无纸办公系统的制作方法

专利名称：：无纸办公系统的制作方法
技术领域：
：本发明涉及一种基于局域网(LAN)或广域网(WAN)(TCP/IP协议)的无纸办公系统，也称WebOA(网络办公自动化)。大型公司的总部与各个分厂一般不在同一地点办公，而且在全国有若干个分支机构如办事处、销售点、代办点等等，所有的公文传递大多采用传真的方式，配备专人负责传真收发、登记、发放、跟踪处理。既浪费资金又浪费人力物力，当总部高层管理人员出差时文件签批处理就会有延误，办事效率在公文传递环节上形成瓶颈。近几年来，随着电子网络的发展，有的公司一度采用电子邮件来传递公文。对于电子邮件，几乎每个网民都拥有一个或多个免费的邮件服务，我们只需填写一些服务提供商要求的基本资料，就可以拥有一个永远属于自己的邮件地址。尽管各个邮件服务提供商都在不遗余力地扩充服务、增大空间，但邮件服务至少在以下方面的缺陷不能满足办公自动化的要求一、使用电子邮件，收件人都在同一时间收到，没有签批的层次区分。二、当一名员工使用电子邮件发一份文件给主管，主管签批后转给经理，这时经理却无法确认主管转来的文件是否是员工发送的原文。三、最完善的电子邮件工具都无法做到对所有的文件是可查询的。四、电子邮件服务不支持机构注册使用，对所有注册的用户完全一视同仁，没有权限设置，对内外用户无法识别。五、电子邮件服务对文件的传递没有流程控制，不能监督、控制文件的签批情况，对签批的时限也无从控制。当文件传递除出错时，无法找到出错环节。本发明的目的，是提供一种LAN或WAN的OA系统，也就是一种基于局域网(LAN)或广域网(WAN)(TCP/IP协议)的无纸办公系统。本发明是这样实现的通过在网页上放置各种控件，实现客户端、网络服务器、数据库之间的互动链接。用数据库记录文件相关信息，其中一个字段记录收件人编码，通过该字段记录的收件人编码次序判定文件的签批流程。所有文件的相关信息记录在服务器的数据库中，文件、意见的附件记录在服务器相应目录，读取文件时，采用不可更改的方式从服务器调出，保持文件的内容、签批意见原貌不可更改。所有文件的相关信息记录在服务器的数据库中，通过对数据库的检索，可以根据用户的查询条件，如日期、内容、发文人等进行查询已发文件、已阅文件。注册用户的所有相关信息都存放在服务器的数据库中，例如机构代码，在用户登录时进行身份验证，判定用户机构，根据用户的机构代码进行权限处理，用户只能对机构内的其他用户收、发文件。用户所有文件的收文状态、接收时间、签批时间都记录在服务器的数据库中，系统可以对所有用户的文件号、接收时间、签批时间进行查询，对有超时限文件的用户进行事务提醒，并将有超时限文件的用户及文件进行记录备案，实现文件流程的控制。文件签批顺序、收文状态等信息记录在服务器的数据库中，系统根据发文人、签批人定义的文件签批顺序、收文状态，进行文件流程检查，对意外的数据传输错误、服务器处理错误及时进行纠正。与现有技术相比，所具有的优点、特点或者积极效果1、文件流程化。文件发送人员可任意定义文件的签阅流程单用户的直接签阅、多用户的逐级签阅、多用户的分别签阅等。文件签阅人员也可对文件进行转送、抄送操作。文件所有签阅流程完成后，会自动连带所有签阅信息反馈至文件发送人。2、文件完整性。所有文件一经发送，文件内容、发送人员、发送时间等相关信息都被完整记录，签阅人员只可对文件进行签批、转阅操作，无法更改其原始相关信息；同样，文件一经签批，签阅人员、签阅时间、签批意见等相关信息也被完整记录，并随原文件一起呈送至高级签阅人员。3、有文件永久存档，注册用户可在权限范围内任意查询文件，甚至可以监督文件的签批过程，以控制文件的传递时限。4、用户可根据自己的需要，购买第三方中立机构提供的数字证书进行加密传输，以确保文件不被泄露。本系统完全解决了前述五个电子邮件服务的弊端，使我们的工作多了一个锐利的工具！网上办公系统作为办公自动化的文件处理工具，可以做到文件处理流程化，发文的正文、附件不能更改，对所有的文件可以查询，使得移动办公变成现实，无论是在家、酒店、地球另一端的办事处或者是波音777的商务客舱，只要接入INTERNET，即可处理各项工作事务，极大方便用户使用。附图1为本发明设计实用的控件示意图。附图2为本发明在WEB服务器的ODBC中建立SQL连接示意图。附图3为本发明Recordset与ODBC相连接示意图。附图4为本发明实施例中建立服务中心示意图。附图5为本发明实施例中组建WAN网络示意图。附图6为本发明软件操作示意图。附图7为本发明软件操作示意图。附图8为本发明软件操作示意图。附图9为本发明软件操作示意图。附图10为本发明软件操作示意图。具体的，本发明采用MSSQLServer大型数据库、三层结构(Client、WebServer、SQLServer)，Client端采用瘦客户机方式，即只需安装InternetExplorer，通过WWW来办公。一、开发后台采用大型数据库SQL6.5，提供强劲的数据检索，通过ODBC向WWW浏览器提供动态数据交换。使用MicrosoftVisualInterDEV6.0开发工具，采用JavaScript/VBScript语言编写。二、调试客户端系统在Win95/98、NT4.0Server、NT4.0Workstation系统上调试通过。三、软硬件要求WEB服务器硬件PIII500/128M/10G系统MicrosoftWindowsNT4.0、IIS4SQL服务器硬件PIII500/128M/10G系统MicrosoftWindowsNT4.0、SQL6.5Client工作站硬件P200/32M/4G系统MicrosoftWindows95/98、NT4.0Server/Workstation。运行InternetExplorer4.0。本发明实施时设计使用的控件介绍如下如图1所示，本发明主要使用以下几种控件Textbox、Listbox、Grid、Label、Buttont、Recordset。下面将各控件用法、功能说明如下RecordsetTextbox、Listbox、Grid、Label要与数据相连，就要将一个或多个Recordset加到页面上，Recordset是与数据库联系的桥梁。Recordset定义一组记录，这个记录可以从Web页面上进行访问。Recordset空间规定一条数据链接、一个数据库对象SQL语句及其他决定数据如何从数据库读出和向数据库写入的属性。移动这个记录集的指针位置，调用move、moveFirst、movePrevious、moveNext、moveLast、moveAbsolute、getBookmark、setBookmark方法。使用BOF、EOF属性，验证当前记录位置是否有效。修改记录集，调用以下方法updateRecord、cancelUpdate、addrecord、deleterecord。返回记录集，用getCount方法。打开和关闭一个记录集，调用open、close、isOpen方法。Textbox创建标记和可编辑文本，供检取某个数据库或向这个数据库写入。要把Textbox控件绑定到一个Recordset控件上，就把Textbox控件的Recordset属性设置为页面上的一个Recordset的名字，再把DataField属性设置为这个记录集的一个字段。控制如何显示，用Show、hide、isVisible方法。控制宽度，用getColumnCount和setColumuCount方法。控制高度，用getRowCount和setRowCount方法。Listbox创建一个列表框脚本对象。可以将Listbox绑定到一个记录集上，在ListboxProerties对话框的Lookup标签卡，从另一个记录集移入列表。如果希望创建一个静态列表，取代绑定数据列表，就选择Lookup标签卡的Staticlist选项。调用Hide、show、isvisible方法控制列表框何时显示调用additem、removeitem、clear、getcount方法改变对象中的项目。调用getValue、setValue、getText和setText方法操纵当前项。调用selectByValue或selectBttext来选择列表中的项。Grid在设计其间创建一个栅格对象，在运行其间数据绑定栅格生成相应的HTML。说明使用Grid控件创建数据绑定表。Grid属性对话框的数据标签允许选择输出的记录源和栏。Grid属性对话框中的其他标签允许对表的样子进行格式化。调用Hide、show、isvisible方法控制Grid何时显示.。为操纵Grid的导航控件，要调用getPagingNavbar和getRecordserNavbar方法。为显示Grid的所有栏，可以调用bindAllColumns方法。Lahel创建一个标签脚本这个对象创建一个绑定到数据上的文本串，可以使用Label控件显示某个数据库中的数据，作为页面上的只读文本。LabelPropertiex对话框上Format(格式)标签卡的设置决定文本如何格式化。例如可以选择一种具体的字体、尺寸、颜色。创建的文本不是交互式的，他创建文本时从数据库读出，但不能向数据库写入。调用Hide、show、isvisible方法控制habel何时显示.操纵Label文本，要调用getCaption和setCaption方法。Button创建一种按钮脚本对象。按钮控件支持图像或文本在按钮上显示。使用Caption(标题)属性显示文本。要显示图像，就把Image属性设置成一个图像的URL。使用AltText属性规定在图像装载其间显示文本，或在图像装载失败时显示文本。调用Hide、show、isvisible方法控制Button何时显示。本系统用以上几种控件，通过Recordset控件为桥梁，与服务器上的ODBC数据库进行动态数据交换，编写真正的动态数据交互式网页。采用Recordset与数据库连接A、连接数据库访问数据库信息的第一步是和数据库源建立连接。ADO提供Connection对象，可以使用该对象建立和管理应用程序和ODBC数据库之间的连接。Connection对象具有各种属性和方法，可以使用它们打开和关闭数据库连接，并且发出查询请求来更新信息。尽管Connection对象简化了连接数据库和查询任务，但Connection对象仍有许多不足。确切地说，检索和显示数据库信息的Connection对象不能用于创建脚本；您必须确切知道要对数据库作出的更改，然后才能使用查询实现更改。对于检索数据、检查结果、更改数据库，ADO提供了Recordset对象。正如它的名称所暗示的那样，Recordset对象有许多您可以使用的特性，根据您的查询限制，检索并且显示一组数据库行，即记录。Recordset对象保持查询返回的记录的位置，允许您一次一项逐步扫描结果。根据Recordset对象的指针类型属性设置，您可以滚动和更新记录。数据库指针可以让您在一组记录中定位到特定的项。指针还用于检索和检查记录，然后在这些记录的基础上执行操作。Recordset对象有一些属性，可用于精确地控制指针的行为，提高您检查和更新结果的能力。例如，您可以使用CursorType和CursorLocation属性设置指针的类型，将结果返回给客户端应用程序(结果通常保留在数据库服务器上)并显示其他用户对数据库的最后一次更改。B、检索记录一个成功的数据库应用程序都使用Connection对象建立链接并使用Recordset对象处理返回的数据。通过“协调”两个对象的特定功能，您可以开发出几乎可以执行任何数据处理任务的数据库应用程序。例如，下面的服务器端脚本使用Recordset对象执行SQLSELECT命令。SELECT命令检索一组基于查询限制的信息。查询也包含SQLWHERE子句，用来缩小查询的范围。此例中，WHERE子句将查询限制为所有的Customers数据库表中包含的姓Smith的记录。操作数据库操作网页页面上各个控件，通过Recordset与ODBC数据库交换数据。现举例说明A、构建数据库建立一SQL数据库在SQL服务器上DarabaseDevices中建立Device，然后在这个Device上建立Database，在Database中建立table/******ObjectTabledbo.PERScriptDate00-6-1183038********/ifexists(select*fromsysobjectswhereid＝object_id(’dbo.PER’)andsysstat&Oxf＝3)droptabledbo.PERGO/******ObjectTabledbo.PERScriptDate00-6-1183038******/CREATETABLEdbo.PER(PEIDvarchar(3)NOTNULL，DPIDvarchar(3)NOTNULL，PENamevarchar(8)NULL，PassWordvarchar(6)NULL，Rightvarchar(3)NULL，Positionvarchar(18)NULL，LevelIDvarchar(1)NULL，PDvarchar(1)NULL，Tel01varchar(20)NULL，Tel02varchar(20)NULL，TelHvarchar(20)NULL，Mobilevarchar(20)NULL，Pagervarchar(20)NULL，Yidvarchar(20)NULL，Repvarchar(255)NULL，qyvarchar(3)NULL，dvarchar(1)NULL，qy1varbinary(3)NULL，qy2varchar(3)NULL)GOB、建立ODBC连接如图2所示，在WEB服务器的ODBC中建立SQL连接。C、Recordset与ODBC相连如图3所示，通过ODBC与SQL中的某个table连接。D、交换数据通过Recordset的updateRecord、cancelUpdate、addrecord、deleterecord。方法操作数据库。下面，以一个最佳实施例解释实现本发明创造的具体方式A、硬件资源以一集团公司为例，各总部、各工厂都已经有自己的局域网，各地的办事处都有计算机可以接入Internet。B、规划网络1、建立服务中心如图4所示，一台SQL服务器，一台WAB服务器，一台Backup服务器组成星型网络，通过防火墙、路由器、DTU、DDN专线接入Internet，2、组建WAN网络如图5所示，各总部、分厂等已经集中办公的区域，利用现有的局域网，增加一代理服务器，通过Internet与服务器交换数据。各个分支机构，办事处，外出人员等，单机连上Internet，形成一个WAN办公网络三、软件安装设置A、构建数据库建立一SQL数据库在SQL服务器上DatabaseDevices中建立Device，然后在这个Device上建立Database，在Database中建立tableB、建立ODBC连接如图2所示，在WEB服务器的ODBC中建立SQL连接C、安装系统文件将系统文件由光盘拷贝到硬盘指定目录。D、初始化设置本系统有灵活多样的部门设置、人员设置、级别设置、权限设置。安装好后，极短的时间内，就可以按照各公司的要求设置基本数据。操作简单，很快操作人员就可以熟练使用。四、软件操作如图6所示，输入部门(1-1)、姓名(1-2)、密码(1-3)，按确认(1-4)按钮，系统核对身份后将进入系统目录界面。进入系统后，如图7所示，界面上设有多项快捷按钮，点击以后可迅速进入各项功能操作。具体如下(2-1)可在必要时更改密码。(2-2)点击可签批尚未签批过的文件。如无文件，会显示“第1份共0份”。(2-3)点击可查询已签批过的文件。在查询时，应注意先选择发文时间段，然后根据各项条件进行组合查询。(2-4)点击可查询本人各个时间段所发的文件。(2-5)点击可进行发新文件的操作。通常用WORD编辑工具起草文件后以附件形式发送。应慎重选择“逐级签批”和“直接签批”。写新文件如图8所示，1.“致”(3-1)和“抄”(3-2)的含义“致”的对象是需要签批意见的人，“抄”的对象是需要执行或是知会的人！2.逐级签批(3-3)的含义选择“逐级签批”后，文件将按照“致”的顺序逐个送达，如“致甲-乙-丙-丁”，则只有甲签批后，乙才能收到文件，此时乙不签批，丙就收不到文件，而丁则要丙签批后才能收文，但后批者可阅读前面各签批人的意见，故致的对象通常按职位进行选择；3.直接签批的含义选择“直接签批”后，文件将同时送达各个“致”的对象，但各个对象互相之间看不到签批意见。4.“事”(3-4)的内容必须简明扼要，以便查询；5.无论是逐级签批还是直接签批，只有所有“致”的对象全部签批完毕后，“抄”送对象才能收到文件。6.当文件签批完毕时，文件将自动回转到原发文人的“未阅收件”中，并自动弹出提示框！此时需要根据提示检查文件的运转有无出现错误，当发现错误时，须在意见栏内写明，并按“否决”键。此时文件自动回转到文件监控人，文件监控人将根据原发文人的审核意见进行系统验证处理。7.如文件很长，可以发送附件(3-5)。查询文件如图10所示，1、在“已阅收件”、“已发收件”中，可以通过文号、文件来源、文件标题、文件内容、发文时间段、签阅时间段等条件对已阅读过的文件进行查询。当根据时间段进行查询时，如果是近两月内的发文，应在“近两月内”前打勾，否则选择年份、季度，再根据其他的查询条件进行组合查询。(5-1)2、可以查看文件签批情况。(5-2)3、对已阅、已发文件可以再进行抄、转的操作(5-3)签批文件如图9所示，1、如无文件，会显示“第1份共0份”。(4-5)2、可以阅读文件正文(4-7)、附件(4-8)、其他人签批的意见(4-9)。3、在意见栏(4-1)签写意见，按确定(4-2)完成，文件继续传递到下一级人员签批。按否决(4-10)终止文件，文件不再传递，4、可以签转(4-3)，使文件按新定义的流程传递。可以再抄(4-4)给其他人审阅。5、可以查看文件签批情况。(4-6)五、使用本系统后的情况各地用户通过严格的认证登录到服务器，收发、处理公文。与电子邮件比较本系统有严格的流程控制，并且发文原件不可更改，可查询任何时候的文件等几大优点与传统传真文件比较节约大量资金，流程有更严格的规范、节约人力物力。文件传递实现零等待。极大提高了办公效率，办公将形成一个新概念只要可以打电话的地方就是办公室。权利要求1.一种在网络上运行的无纸办公系统，其特征在于通过在网页上放置控件，实现客户端、网络服务器、数据库之间办公文件的互动链接。2.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于用数据库记录文件相关信息，其中一个字段记录收件人编码，通过该字段记录的收件人编码次序判定文件的签批流程。3.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于所有文件的相关信息记录在服务器的数据库中，文件、意见的附件记录在服务器相应目录，读取文件时，采用不可更改的方式从服务器调出，保持文件的内容、签批意见原貌不可更改。4.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于所有文件的相关信息记录在服务器的数据库中，通过对数据库的检索，可以根据用户的查询条件，如日期、内容、发文人等进行查询已发文件、已阅文件。5.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于注册用户的所有相关信息都存放在服务器的数据库中，例如机构代码，在用户登录时进行身份验证，判定用户机构，根据用户的机构代码进行权限处理，用户只能对机构内的其他用户收、发文件。6.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于用户所有文件的收文状态、接收时间、签批时间都记录在服务器的数据库中，系统可以对所有用户的文件号、接收时间、签批时间进行查询，对有超时限文件的用户进行事务提醒，并将有超时限文件的用户及文件进行记录备案，实现文件流程的控制。7.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于文件签批顺序、收文状态等信息记录在服务器的数据库中，系统根据发文人、签批人定义的文件签批顺序、收文状态，进行文件流程检查，对意外的数据传输错误、服务器处理错误及时进行纠正。8.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于主要使用以下几种控件Textbox、Listbox、Grid、Label、Buttont、Recordset。9.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于控件Textbox、Listbox、Grid、Label要与数据相连，就要将一个或多个Recordset加到页面上，Recordset是与数据库联系的桥梁，Recordset定义一组记录，这个记录可以从Web页面上进行访问，Recordset空间规定一条数据链接、一个数据库对象SQL语句及其他决定数据如何从数据库读出和向数据库写入的属性。10.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于控件Textbox为创建标记和可编辑文本，供检取某个数据库或向这个数据库写入，要把Textbox控件绑定到一个Recordset控件上，就把Textbox控件的Recordset属性设置为页面上的一个Recordset的名字，再把DataField属性设置为这个记录集的一个字段。11.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于控件Listbox为创建一个列表框脚本对象，可以将控件Listbox绑定到一个记录集上，在ListboxProerties对话框的Lookup标签卡，从另一个记录集移入列表。如果希望创建一个静态列表，取代绑定数据列表，就选择Lookup标签卡的Staticlist选项。12.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于控件Grid在设计其间创建一个栅格对象，在运行其间数据绑定栅格生成相应的HTML。13.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于控件Label创建一个标签脚本这个对象创建一个绑定到数据上的文本串，可以使用Label控件显示某个数据库中的数据，作为页面上的只读文本，LabelPropertiex对话框上Format(格式)标签卡的设置决定文本如何格式化。14.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于控件Button创建一种按钮脚本对象。15.根据权利要求1所述的无纸办公系统，其特征在于采用MSSQLServer大型数据库、三层结构(Client、WebServer、SQLServer)，Client端采用瘦客户机方式，即只需安装InternetExplorer，通过WWW来办公。16.一种建立移动办公系统的方法，其特征在于通过Recordset控件为桥梁，与服务器上的ODBC数据库进行动态数据交换，编写真正的动态数据交互式网页。17.根据权利要求16的一种建立移动办公系统的方法，其特征在于其建立的步骤为A、构建数据库建立一SQL数据库在SQL服务器上DatabaseDevices中建立Device，然后在这个Device上建立Database，在Database中建立table，B、建立ODBC连接在WEB服务器的ODBC中建立SQL连接，C、Recordset与ODBC相连通过ODBC与SQL中的某个table连接，D、交换数据通过Recordset的updateRecord、cancelUpdate、addrecord、deleterecord方法操作数据库。18.根据权利要求16所述的一种建立移动办公系统的方法，其特征在于操作步骤如下1、输入部门(1-1)、姓名(1-2)、密码(1-3)，按确认(1-4)按钮，系统核对身份后将进入系统目录界面，2、进入系统后，界面上设有多项快捷按钮，点击以后可迅速进入各项功能操作(2-1)可在必要时更改密码(2-2)点击可签批尚未签批过的文件。如无文件，会显示“第1份共0份”(2-3)点击可查询已签批过的文件。在查询时，应注意先选择发文时间段，然后根据各项条件进行组合查询(2-4)点击可查询本人各个时间段所发的文件(2-5)点击可进行发新文件的操作。通常用WORD编辑工具起草文件后以附件形式发送。应慎重选择“逐级签批”和“直接签批”写新文件3、写新文件“致”(3-1)和“抄”(3-2)的含义“致”的对象是需要签批意见的人，“抄”的对象是需要执行或是知会的人逐级签批(3-3)的含义选择“逐级签批”后，文件将按照“致”(3-1)的顺序逐个送达，如“致(3-1)甲-乙-丙-丁”，则只有甲签批后，乙才能收到文件，此时乙不签批，丙就收不到文件，而丁则要丙签批后才能收文，但后批者可阅读前面各签批人的意见，故致的对象通常按职位进行选择；直接签批的含义选择“直接签批”后，文件将同时送达各个“致”的对象，但各个对象互相之间看不到签批意见。“事”(3-4)的内容必须简明扼要，以便查询；无论是逐级签批还是直接签批，只有所有“致”的对象全部签批完毕后，“抄”送对象才能收到文件。当文件签批完毕时，文件将自动回转到原发文人的“未阅收件”中，并自动弹出提示框！此时需要根据提示检查文件的运转有无出现错误，当发现错误时，须在意见栏内写明，并按“否决”键。此时文件自动回转到文件监控人，文件监控人将根据原发文人的审核意见进行系统验证处理。如文件很长，可以发送附件(3-5)。4、查询文件在“已阅收件”、“已发收件”中，可以通过文号、文件来源、文件标题、文件内容、发文时间段、签阅时间段等条件对已阅读过的文件进行查询。当根据时间段进行查询时，如果是近两月内的发文，应在“近两月内”前打勾，否则选择年份、季度，再根据其他的查询条件进行组合查询。(5-1)可以查看文件签批情况。(5-2)对已阅、已发文件可以再进行抄、转的操作(5-3)5、签批文件如无文件，会显示“第1份共0份”(4-5)可以阅读文件正文(4-7)、附件(4-8)、其他人签批的意见(4-9)在意见栏(4-1)签写意见，按确定(4-2)完成，文件继续传递到下一级人员签批。按否决(4-10)终止文件，文件不再传递，可以签转(4-3)，使文件按新定义的流程传递可以再抄(4-4)给其他人审阅可以查看文件签批情况(4-6)。全文摘要本发明涉及一种基于局域网(LAN)或广域网(WAN)(TCP/IP协议)的无纸办公系统,也称WebOA(网络办公自动化),通过在网页上放置各种控件,实现客户端、网络服务器、数据库之间的互动链接。本发明可以做到文件处理流程化,发文的正文、附件不能更改,对所有的文件可以查询,使得移动办公变成现实,极大提高了办公效率,办公将形成一个新概念:只要可以打电话的地方就是办公室。文档编号G06F17/00GK1334526SQ0011726公开日2002年2月6日申请日期2000年7月13日优先权日2000年7月13日发明者刘建军申请人:珠海传奇网络科技有限公司