专利名称：利用文字识别技术的销售管理系统及利用该系统的销售管理方法
技术领域：
本发明涉及一种进行汽车、保险、制药等商品销售的销售活动中，上司管理下属职 员的销售业绩，并可以提供应对方案的系统及方法。本发明由于涉及在线进行的销售管理 系统及方法，所以与电子商务领域的发明密切相关。而且，本发明涉及识别销售人员持有的客户名片上记载的信息，并分类存储该信 息，然后利用其进行销售流程的系统，所以与文字识别技术也密切相关。
背景技术：
很早以前，市场营销与销售已经成为企业生存的必须活动。市场营销通过可能收 集到的客观数据来判断市场状况，并对其进行科学分析后应用到企业经营上。从这一点可 以说市场营销是非常静态、理性的业务。相反，销售需要负责此业务的职员直接访问客户并 达成交易。从这一点可以看出销售是非常动态、感性的业务。由于销售人员为完成分配给 自己的任务，需要不断地与客户见面，所以销售人员所受到的压力非常严重，会威胁到身心 健康。在销售人员所受到的压力中，不可忽视的压力因素来自于上司对销售人员业绩的 评价。很多公司为了监督鼓励销售人员的业绩，通常在早上、晚上组织会议，然而在此时，销 售业绩相对较低的职员必然会受到来自上司的严重压力。另外，大部分的销售人员为了在所述会议中给上司做销售相关报告，而需要制作 报告书，此时需要耗费很多时间。所述报告书中包括获得的客户数、潜在客户对象、潜在客 户的需求分析、未来具体销售计划等。而且，上司基于销售人员所做的报告书，需要研究以 何种方式指导销售活动，并给予指示。所述会议依据流传至今的传统销售流程的七个步骤 进行，而且所述七个步骤均在离线状态下进行。所述销售流程的七步骤涉及分析人的基本欲望后建立销售商品的战略。所述七步 骤包括挖掘潜在客户步骤、前续接触步骤、初次面谈步骤、提供解决方案步骤、结束劝导加 入会员步骤、确保转介绍新客户步骤、以及后续客户服务步骤。如前所述，所述各步骤已是 业界广为周知的内容，很多公司在检查所述过程的同时，监督鼓励销售人员的业绩。下面详细说明所述销售流程的七步骤。所述七步骤的销售流程中作为第一步骤的挖掘潜在客户步骤(Prospecting)是 在销售人员获得的客户中重新确定认为会购买商品的客户之步骤。为了将上述客户分类到 潜在客户中，上述客户必须满足以下四项条件。(一)理解商品；(二)对商品有需求；(三)对商品有购买力；(四)满足公司规定的资格条件。通常，如上所述的潜在客户是通过亲友或熟人介绍或者销售人员自己挖掘的。挖
3掘潜在客户步骤(Prospecting)是销售人员最为感到困难的步骤。如果不能有效地挖掘潜 在客户，将会直接关系到销售业绩低。第二步骤是前续接触步骤(Tel印hone Approach)，这是首次试图与确定的潜在客 户接触的步骤。通常使用的方式为电话、DM、E-mail、直接访问等，其中主要使用的是用电话 接触的方式。所述步骤中避免对商品进行说明，主要致力于与潜在客户建立面谈约会。具 体步骤说明如下(一)自我介绍；(二)郑重地请求谅解；(三)说明打电话的目的；此时主要告知是通过第三人介绍的。(四)请求访问；此时，由销售人员提出访问时间，并得到潜在客户同意。(五)如果约会定下来，则表示感谢；(六)即使被拒绝，仍然对抽出时间表示感谢，并确认其理由。第三步骤是初次面谈步骤(Opening Interview)，这是通过事先接触与潜在客户 建立面谈约会后，首次进行面谈的步骤。初次面谈中互相认识、制造气氛、介绍公司和商品 以及让客户认知商品的必要性，并激发购买欲望。而且，收集与后续进行的提供解决方案步 骤和客户服务步骤中将提供的服务相关的适当信息。作为第四步骤的提供解决方案步骤(Presentation)基于初次面谈步骤中收集的 信息，并考虑客户的需求、经济能力等，提供最佳的解决方案，即最适合客户的商品。并且， 在所述提供解决方案步骤中通过对商品进行积极说明来引导客户购买商品。为达到上述目 的所使用的方法主要以“大部分人存在这种问题，而为解决这种问题除了本商品以外没有 其它应对方案”的方式赋予动机。第五步骤是结束劝导加入会员步骤(Closing)，在此步骤中以积极自信的态度结 束商品的购买，并签署协议。第六步骤是确保转介绍新客户步骤(Referred Leads)。这步骤是获得新客户，即 获得将成为潜在客户的步骤。当所述协议签署成功之后，客户必然对商品存有好感，所以如 果事后托付该客户转介绍其他客户，会很爽快地答应。为此，首先需要制造友好的气氛，使 客户安下心后，再郑重地托付客户转介绍新客户，并索取新客户的基本信息。此时，获得转 介绍的新客户的名片。最后第七步骤是后续客户服务步骤(Customer Service)。该步骤基于得到的客户 信息，在生日、结婚纪念日或者节假日等发送祝贺信或者赠送简单礼物。而且，该步骤是定 期通过打电话或移动电话短消息服务问候或者随时接受客户的不便，以此来提高与客户的 亲密感。通过本步骤也可以请求转介绍并获得其他客户。这种销售流程七步骤在离线状态下进行，并且其业绩检查或者会议也在离线状态 下进行。因此，大部分销售人员对依所述销售流程七步骤进行的会议感到很有负担。例如， 如果销售人员提供自己获得的客户名单，则上司将提出“其中，究竟谁会成为潜在客户？ ” 之类的一般性问题。对这种提问，销售人员会提供符合潜在客户条件的客户名单，然而所述 条件是上司即使不听销售人员的回答也能够知道的一般性的内容。接着进行的会议中上司会确认是否进行了前续接触步骤，即会问“与潜在客户是否建立电话约会？ ”。对此，销售人 员通常回答已经约好或者未能约好的原因，即做出“没有时间”、“毫无关心”、“没有钱”等理 所当然的回答。对此，上司提供的解决方案大部分较普遍，例如“请以这样那样的方式建立 访问约会。，，或“重新设置潜在客户”。综上所述，销售人员和上司进行的销售相关会议是为了监督鼓励业绩而不可缺少 的过程，但该会议是在参加会议的销售人员和上司均已知道该原因和解决方案的状态下进 行的，因此组织该会议等于浪费时间。但是，如果不进行这种会议，则事实上无法管制公司 职员，从而发生无法提高业绩的问题。为解决如上所述的离线状态下的销售管理上存在问题，部分文献已提出了其解决 方案，其中可以例举韩国专利公报第10-579635号。所述发明专利是将销售专业人员制作 的销售管理算法(algorithm)及时应用到销售人员身上，为支持销售活动而计划的，其具 体内容如下上述发明专利的结构特征如下登记客户之后，进行分组，从算法数据中读取相应 于该客户所属的组的信息内容，并将其显示于画面。此时，如果使用者表示肯定或否定，则 执行与所述肯定或否定相对应的操作。但是，所述发明专利存在销售人员需要登记自己客户的麻烦，并存在为对其进行 管理需要给销售人员提供额外程序(program)的问题。而且，没有给出各步骤的具体程序 (procedure)和进行过程，所以不熟悉电算业务的销售人员很难利用该发明，并且，当制作 给上司看的报告书时，存在像以往那样需要制作文件的麻烦。S卩，所述发明专利仅仅将销售人员执行的相关程序进行电算化之后，将其以软件 形式提供而已。尤其是，如果销售人员登记自己客户信息的步骤上存在的问题未得到解决， 则如上所述发明专利之技术并没有特别的应用价值。大多数销售人员通过名片获得客户信息。然而，常常工作在外的销售人员不可能 清闲地呆在办公室内分类并输入销售人员持有的名片上记载的姓名、地址、联系电话、公 司、职位等信息。因此，如上所述的销售支持系统很难在现实中得到应用，所述系统没有以 可自动识别名片上记载内容的文字识别技术为基础。
发明内容
本发明的目的在于解决如上所述的问题，即缩短现有离线状态下进行的销售管理 会议的时间，并提供一种可以将所述缩短时间应用到销售业务中，从而提高业绩的、既科学 又具体的系统。另外，本发明的目的在于解决现有销售管理支持系统上未解决的、需要输入客户 信息的问题，并提供一种通过解决所述问题来实现现有七步骤程序的完全电算化，从而可 以省略与销售管理相关的不必要的会议之系统和方法。为解决上述问题，本发明以利用文字识别技术的销售管理系统作为主要装置，所 述利用文字识别技术的销售管理系统包括名片输入器，用于输入客户的名片；文字识别服务器，用于识别已输入的所述名片上的信息并对其进行分类；客户数据库，用于存储已分类的所述信息；
销售流程提示服务器，读取所述客户数据库中存储的信息，并提供各步骤销售流 程；销售管理服务器，若选择所述销售流程提示服务器提示的各销售流程的步骤，则 依序进行该步骤，并将其结果存储到下述结果数据库中；障碍因素数据库，存储所述销售管理服务器中进行的销售流程不能依序进行的理 由；结果数据库，用于存储销售管理结果；报告结果服务器，将所述结果数据库中存储的销售管理结果传输给下述上司终端 上；以及上司终端，接受销售管理结果报告之后，记载对该结果的审阅意见。而且，本发明还提供一种利用文字识别技术的销售管理方法。该方法包括以下步 骤通过名片输入器输入客户名片；通过文字识别服务器识别已输入的所述客户名片上的信息，并对其进行分类后， 存储到客户数据库中；通过销售流程提示服务器读取存储到所述客户数据库上的信息，并提示各步骤的 销售流程；通过销售管理服务器依序进行所述销售流程提示服务器提示的各步骤销售流程， 并将其结果存储到结果数据库上；通过报告结果服务器读取结果数据库上存储的销售管理结果，并将其传输给上司 终端；以及通过上司终端确认从所述报告结果服务器传输的销售管理结果。本发明的系统不仅可以容易使不熟悉销售活动的新职员熟练掌握，而且具有可以 提高销售业绩的效果。并且，本发明可以解决现有销售管理方法上存在的问题，即上司在 管理下属职员的销售业绩时，其业务非常复杂并需要消耗很多时间的问题。另外，上任职员在长期执行销售业务时积累的经验可以容易传授给新职员，当上 任职员离开公司时，可以自动交接客户信息，新职员不需要付出额外的劳动，便可以自动管 理客户。而且，本发明具有可以标准化各销售步骤中发生的障碍因素等的效果。
图1是显示七步骤销售流程顺序的流程图。图2是本发明的利用文字识别技术的销售管理系统的硬件结构图。图3是可以执行销售流程提示服务器提示的销售流程七步骤的窗口的例图。图4是显示本发明利用文字识别的销售管理方法的流程的流程图。符号说明1.名片输入器2.文字识别服务器3.销售流程提示服务器4.销售管理服务器
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5.报告结果服务器
6.上司终端
7.客户数据库
8.障碍因素数据库
9.结果数据库
具体实施例方式本发明的硬件结构由名片输入器、文字识别服务器、客户数据库、销售流程提示服 务器、销售管理服务器、障碍因素数据库、结果数据库、报告结果服务器、以及上司终端组 成。名片输入器是销售人员可以输入名片的装置，所述名片是由客户转介绍或者直接 挖掘的客户的名片，可以是扫描机、可拍照手机等。文字识别服务器从通过所述名片输入器输入的名片图像中分别识别并分类姓名、 地址、公司、职位、联系电话等名片的主要信息。这种文字识别服务器可以消除销售人员需 要一一输入名片内容的麻烦，是应用本发明系统时不可缺少的结构要素。而且，为了首次启 动本系统，文字识别服务器提供有可以点击特定客户的窗口。客户数据库用于存储在文字识别服务器中识别并分类的客户信息。销售流程提示服务器读取存储到所述客户数据库中的客户信息，并提示对应于所 述客户信息的各步骤的销售流程。对应于所述客户信息的各步骤的销售流程如下如果在本系统的文字识别服务器提供的客户目录中点击特定客户，则可执行所述 销售流程七步骤的窗口被激活。例如，如果特定客户已是被挖掘的潜在客户，那么当点击第 一窗口时，第一步骤不会被激活，并显示“是已被选择为潜在客户的客户”、“请执行前续接 触步骤"等信息。图3是显示可执行销售流程七步骤的窗口的例图。而且，当销售人员执行针对特定客户例如“洪吉童”的销售业务时，如果“洪吉童” 没有被分类到潜在客户内，那么点击“洪吉童”时，所述销售流程提示服务器中可执行销售 流程七步骤的窗口被激活，从而引导流程从第一步骤的挖掘潜在客户步骤开始执行。在此 情况下，由于第一步骤没有结束，所以当销售人员没有认知这种事实，就点击了第二步骤的 前续接触步骤或者第三步骤的初次面谈步骤时，就会显示第一步骤还没有结束的信息，并 引导执行第一步骤。如果选择所述销售流程提示服务器提示的各销售流程的步骤，则销售管理服务器 依序进行该步骤，并将其结果存储到下述的结果数据库中。而且，当所述销售流程不能依序 进行时，从下述的障碍因素数据库读取其理由，并提示该理由。所述已提示的各销售流程中，例如点击第一步骤的“挖掘潜在客户步骤”，姓名、地 址、公司、职位、联系电话等客户信息和前述的潜在客户的要件一起被激活，并显示是否分 类为潜在客户的确认信息。此时，如果销售人员点击决定将客户确定为潜在客户，则所述客 户被分类为潜在客户，并且其结果被存储到结果数据库内。如上所述，各步骤的进行结果可以按各步骤进行整理，也可以综合整理。就综合整 理而言，签署协议后，“后续服务步骤”中提供最终客户目录，并且如果点击特定客户，则客 户信息中电话号码、生日、结婚纪念日、最终面谈日、更换商品预计日期等的、为进行后续客户管理的基本信息被激活并显示。然后如果确认并点击该信息，则最终销售流程结束结果 被制作整理之后，存储到结果数据库中。当所述销售流程不能顺利进行而终止时，障碍因素数据库标准化其理由并将其进 行存储。例如，导致初次面谈步骤未能进行的理由可以是“客户没有时间”、“客户不关心”、 “已经有了其它商品”、“对公司或销售人员不满意”等各种理由，而障碍因素数据库存储各 步骤的上述理由。如上所述，销售管理服务器读取所述理由，并提示该理由。所述结果数据库中存储的流程进行结果通过报告结果服务器传输给上司终端，而 上司确认所述结果之后，可以通过E-mail等将其审阅意见或者详细指示内容发送给销售 人员。下面通过附图和实施例进一步详细说明本发明。本发明中使用的术语等仅仅是用 于详细说明本发明的实施而举的例子而已，很明显本发明的保护范围并不局限于此。图1是显示七步骤销售流程顺序的流程图。如前所述，七步骤销售流程是科学并系统地确认、分析客户购买商品的欲望和心 理以及购买过程之后所确立的理论。并且，所述七步骤销售流程由挖掘潜在客户步骤、前续 接触步骤、初次面谈步骤、提供解决方案步骤、结束劝导加入会员步骤、确保转介绍新客户 步骤、以及后续客户服务步骤构成。这是汽车销售、保险及金融商品销售、制药销售等所有 销售活动的基础，销售人员根据所述七步骤销售流程进行销售活动，并将各步骤的进行程 序报告给上司，且接受上司的具体业务指示。图2是本发明的利用文字识别技术的销售管理系统的硬件结构图。如图2所示，本发明的硬件由名片输入器、文字识别服务器、客户数据库、销售流 程提示服务器、销售管理服务器、障碍因素数据库、结果数据库、报告结果服务器、以及上司 终端组成。名片输入器是销售人员可以输入名片的装置，所述名片是由客户转介绍或者直接 挖掘的客户的名片，可以是扫描机、可拍照手机等。文字识别服务器从通过所述名片输入器输入的名片图像中分别识别并分类姓名、 地址、公司、职位、联系电话等名片的主要信息。这种文字识别服务器可以消除销售人员需 要一一输入名片内容的麻烦，是应用本发明系统的不可缺少的结构要素。而且，为了首次启 动本系统，文字识别服务器提供有可以点击特定客户的窗口。客户数据库用于存储在文字识别服务器中识别并分类的客户信息。销售流程提示服务器读取存储到所述客户数据库中的客户信息，并提示对应于所 述客户信息的各步骤的销售流程。对应于所述客户信息的各步骤的销售流程可以如下如果在本系统的文字识别服务器提供的客户目录中点击特定客户，则可执行所述 销售流程七步骤的窗口被激活。例如，如果特定客户已是被挖掘的潜在客户，那么当点击第 一窗口时，第一步骤不会被激活，并显示“是已被选择为潜在客户的客户”、“请执行前续接 触步骤"等信息。图3是显示可执行销售流程七步骤的窗口的例图。而且，当销售人员执行针对特定客户，例如“洪吉童”的销售业务时，如果“洪吉童” 没有被分类到潜在客户内，那么点击“洪吉童”时，所述销售流程提示服务器中可执行销售 流程七步骤的窗口被激活，从而引导流程从第一步骤的挖掘潜在客户步骤开始执行。在此 情况下，由于第一步骤没有结束，所以当销售人员没有认知这种事实，就点击了第二步骤的前续接触步骤或者第三步骤的初次面谈步骤时，就会显示第一步骤还没有结束的信息，并 引导执行第一步骤。如果选择所述销售流程提示服务器中提示的各销售流程的步骤，则销售管理服务 器依序进行该步骤，并将其结果存储到下述的结果数据库中。而且，当所述销售流程不能依 序进行时，从下述的障碍因素数据库读取其理由，并提供该理由。所述已提供的各销售流程中，例如点击第一步骤的“挖掘潜在客户步骤”，姓名、地 址、公司、职位、联系电话等客户信息和前述的潜在客户的要件一起被激活，并显示是否分 类为潜在客户的确认信息。此时，如果销售人员点击决定将客户确定为潜在客户，所述客户 被分类为潜在客户，并且其结果被存储到结果数据库内。如上所述，各步骤的进行结果可以按各步骤进行整理，也可以综合整理。就综合整 理而言，签署协议后，“后续服务步骤”中提示最终客户目录，并且如果点击特定客户，则客 户信息中电话号码、生日、结婚纪念日、最终面谈日、更换商品预计日期等的、为进行后续客 户管理的基本信息被激活并显示。然后如果确认并点击该信息，则最终销售流程结束结果 被制作整理之后，存储到结果数据库中。当所述销售流程不能顺利进行而终止时，障碍因素数据库标准化其理由并将其进 行存储。例如，导致初次面谈步骤未能进行的理由可以是“客户没有时间”、“客户不关心”、 “已经有了其它商品”、“对公司或销售人员不满意”等各种理由，而障碍因素数据库存储各 步骤的上述理由。如上所述，销售管理服务器读取所述理由，并提示该理由。所述结果数据库中存储的流程进行结果通过报告结果服务器传输给上司终端，而 上司确认所述结果之后，可以通过E-mail等将其审阅意见或者详细指示内容发送给销售 人员。图3是可执行销售流程提示服务器提示的销售流程七步骤的窗口的例图。其详细 说明如前所述。图4是显示本发明利用文字识别的销售管理方法的流程的流程图。下面详细说明 利用文字识别的销售管理方法。如果销售人员通过名片输入器输入客户的名片，则文字识别服务器识别所述输入 的客户名片上的姓名、地址、联系电话、职位等信息，并将其进行分类后，存储到客户数据库 内。销售人员通过文字识别服务器点击特定客户时，销售流程提示服务器就读取存储到所 述客户数据库上的信息，并提示对应于该信息的各步骤的销售流程。对应于该信息的各步 骤的销售流程如前所述。销售管理服务器依序进行所述销售流程提示服务器提示的各销售流程的步骤，并 按步骤或综合整理其结果之后，将其结果存储到结果数据库中。在此过程中，如果不能进行 到下一步骤时，销售管理服务器从障碍因素数据库读取其理由，并提示该理由。报告结果服务器读取存储到结果数据库上的销售管理结果，并将其传输给上司终 端，而上司通过上司终端确认从所述报告结果服务器传输的销售管理结果之后，指示必要 的业务，这样即完成本发明的方法。本发明涉及一种进行汽车、保险、制药等商品销售的销售活动中，上司管理下属职 员的销售业绩，并可以提供应对方案的系统及方法。因此，本发明涉及在线进行的销售管理 系统及方法，所以与电子商务领域的发明密切相关。
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而且，本发明涉及识别销售人员持有的客户名片上记载的信息，并分类存储该信 息，然后利用其进行销售流程的系统，从而本发明也与文字识别技术密切相关。
权利要求
一种利用文字识别技术的销售管理系统，其特征在于，包括名片输入器，用于输入客户的名片；文字识别服务器，用于识别已输入的所述名片上的信息并对其进行分类；客户数据库，用于存储已分类的所述信息；销售流程提示服务器，读取所述客户数据库中存储的信息，并提供与所述信息相对应的各步骤销售流程；销售管理服务器，若选择所述销售流程提示服务器提示的各销售流程的步骤，则依序进行该步骤，并将其结果存储到下述结果数据库中；障碍因素数据库，存储所述销售管理服务器中进行的销售流程不能依序进行的理由；结果数据库，用于存储销售管理结果；报告结果服务器，将所述结果数据库中存储的销售管理结果传输给下述上司终端；以及上司终端，接受销售管理结果报告之后，记载对该结果的审阅意见，所述各步骤销售流程包括挖掘潜在客户步骤、前续接触步骤、初次面谈步骤、提供解决方案步骤、结束劝导加入会员步骤、确保转介绍新客户步骤、后续客户服务步骤。
2.根据权利要求1所述的利用文字识别技术的销售管理系统，其特征在于所述销售管理服务器从障碍因素数据库中读取不能进行到下一步骤的理由，并提示该 理由。
3.一种利用文字识别技术的销售管理方法，其特征在于，包括以下步骤 通过名片输入器输入客户名片；通过文字识别服务器识别已输入的所述客户名片上的信息，并对其进行分类后，存储 到客户数据库中；通过销售流程提示服务器读取存储到所述客户数据库上的信息，并提示与其对应的各 步骤的销售流程；通过销售管理服务器依序进行所述销售流程提示服务器提示的各步骤销售流程，并将 其结果存储到结果数据库上；通过报告结果服务器读取结果数据库上存储的销售管理结果，并将其传输给上司终 端；以及通过上司终端确认从所述报告结果服务器传输的销售管理结果， 进一步包括以下步骤当所述销售管理服务器中销售流程不能依序进行时，从障碍因素数据库中读取不能进 行到下一步骤的理由，并提示该理由。
全文摘要
本发明涉及一种利用文字识别技术的销售管理系统及其方法。具体而言，所述销售管理系统包括名片输入器，用于输入客户的名片；文字识别服务器，用于识别已输入的所述名片上的信息并对其进行分类；客户数据库，用于存储已分类的所述信息；销售流程提示服务器，读取所述客户数据库中存储的信息，并提供与所述信息相对应的各步骤销售流程；销售管理服务器，若选择所述销售流程提示服务器提示的各销售流程的步骤，则依序进行该步骤，并将其结果存储到下述结果数据库中；障碍因素数据库，存储所述销售管理服务器中进行的销售流程不能依序进行的理由；结果数据库，用于存储销售管理结果；报告结果服务器，将所述结果数据库中存储的销售管理结果传输给下述上司终端；以及上司终端，接受销售管理结果报告之后，记载对该结果的审阅意见。本发明具有可以使离线状态进行的现有七步骤销售流程完全自动化的效果。
文档编号G06Q30/00GK101965584SQ200980108067
公开日2011年2月2日 申请日期2009年11月11日 优先权日2008年11月12日
发明者李基俊 申请人:七系统有限公司