发票和运费结算单的匹配和争议解决的制作方法
【专利摘要】本申请公开了用于接收、验证和管理关于运费船运的争议的系统和方法。
【专利说明】发票和运费结算单的匹配和争议解决
[0001] 与其他的申请的关系
[0002] 本申请要求于2012年5月16日提交的美国临时申请第61/647, 790号的优先权， 其内容明确地通过引用并入本文。
【技术领域】
[0003] 本文描述的特征大体上涉及电子数据处理系统，特别地涉及用于船运的自动化数 据处理系统。
[0004] 背景
[0005] 今天，船运货物是复杂的业务。承运人具有有限量的船货空间，并且据此，托运人 经常地与多个承运人商谈以协调仅一个集装箱的运送。典型地，为了限制运送货物的不确 定性和成本，托运人与多个承运人签合同以向每个承运人以双方商定的价格提供预定的业 务量。这给予托运人从多个不同的承运人选择以把货物在不同的港口之间运输的灵活性并 且增加当托运人需要运送集装箱而同时保证各个承运人的业务量时运送集装箱的可能性。 在实践中，托运人相继地联系承运人以检查可用性。例如，多个集装箱可能需要冷冻。某些 承运人可能不具有可用于在给定的那天运送被冷冻的货物的船货空间。据此，即使托运人 和承运人已经在运送货物的商谈之前签署了合同，事实上仍然要求托运人与多个承运人商 谈，此时确保船货的运输。
[0006] 因为托运人通常与多个承运人签合同，所以要求托运人学习和理解多种不同的承 运人特点。当每个承运人尝试通过互联网的自动化和/或直接预订时，承运人之间的差异 被加大。每个承运人预订系统（或平台）在外观和感觉上以及在人们请求货物运输的过程 上可能是不同的。这迫使每个托运人学习每个承运人的平台以有效地并且高效率地预订货 物的装运。对于托运人来说，整个的过程是困扰的并且耗费时间的。承运人则面对不正确 的或不可调和的预订报告，导致更多的丢失的资源。
[0007] 货运代理人向这种复杂的业务添加又一层面的复杂度。货运代理人通常代表托运 人协调货物的运输。例如，如果托运人期望从芝加哥将货物船运至东京，那么货运代理人代 表托运人与承运人商谈和/或协调以安排待被运送的货物。
[0008] 因为托运人或货运代理人通常使用多个承运人运送货物，所以追踪和跟踪不同的 承运人当中的货物也是高成本的。因为托运人或货运代理人经常与多个承运人协调货物的 运输，所以要求他们学习如何根据特定的承运人的平台追踪和跟踪货物。因为在任何给定 的时间托运人可具有几百个正被许多不同的承运人船运的集装箱并且想要知道关于他们 的装运货物的状态和相关的信息，所以托运人和承运人二者都贡献大量的资源以追踪和跟 踪集装箱。非罕见的是，承运人贡献整个的工作组来操作来自托运人的要求关于他们的货 物的地点信息的电话呼叫。
[0009] 近年来，开发者已经使用互联网来创建把买方和卖方汇集在一起进行商谈并且给 予公司和他们的供应商容易地共享信息的能力的虚拟市场。已经作出通过使用互联网降低 托运人的成本的某些尝试。一个尝试是给予承运人张贴关于陆地、航运和空运承载货船的 公布运价和折扣信息而允许顾客在预订之前评价价格的能力。另一个使用互联网的尝试给 予托运人接收来自多个参与船货运输的实体的多个出价的能力。这些系统仅识别与所选择 的承运人进行业务的成本并且不再识别其它。这没有解决必须使用多个承运人平台来向不 同的承运人提交预订请求的问题。在多个承运人被用于单个船运的情况下，这也没有使得 货物在承运人之间容易交换。
[0010] 最后，仓储货物、运输货物、报关业务和贸易金融是非常复杂的业务的复杂的部 分。据此，存在对用于操作货物的物流和运输的更高效率的系统的需要。
[0011] 应付账款（A/P)是美国的几乎每个企业采用的过程。以其最简单的形式，A/P是 结算债务（典型地用发票表示）的支付和确定花费的相关联的会计分录的创建和分配。虽 然在小企业中的A/P可以由会计师或簿记员使用分类帐或电子数据表进行操作，但是在大 企业中的A/P已经演变为高度专业化的应用，涉及把之前不同的系统（例如采购、库存、总 分类帐（G/L)和应付账款）链接在一起成为单个集成的系统的企业资源规划（ERP)系统。
[0012] 使用制造公司作为实例，采购获取了在支持制造过程中保持目标库存水平所必需 的材料。为了记载采购、建立期望的项的精确的性质和它们的各自的量、设置价格等等，采 购订单（P.O.)被买方电子地或以纸张形式创建并且被发送至卖方。卖方完全地或部分地 (根据该P.O.的要求）按订单供应，并且把材料传送至买方的指定的地点。一旦被买方 接收，那么材料被记录在库存控制系统中。同时卖方准备表示在所提供的材料的交换中的 预期和应付款项的发票并且把该发票传送至买方。买方的应付账款部门把发票与最初的 P.O.比较以确保正确地授权采购并且确认发票上的项是与在P.O.中记载的项是一致的。 A/P部门还通过库存控制过程确认用发票表示的材料已经以令人满意的条件被接收。
[0013] 概述
[0014] 本概述不意图确定本文中要求保护的本发明的关键的或基本的特征，而是仅概括 其某些特征和变化形式。
[0015] 本公开内容的一个或多个方面涉及辅助卖主的发票与来自那些卖主的被提供至 客户的之前的估计的匹配的增强的自动化匹配系统。在第一方面中，自动化匹配系统允许 将多个行条目缩减成一组或两组收费以辅助匹配所估计的费用和实际的费用。在第二方面 中，自动化匹配系统允许基于各个卖主和客户的错综复杂事物的业务规则的执行。
[0016] 在一个方面中，提供一种使用电子数据交换的争议解决处理的方法，包括：把电子 发票链接于电子运费结算单；把所述发票与所述运费结算单比较；确定与所述发票相关联 的值和与所述运费结算单相关联的值的争议；传输EDI争议消息；以及接收EDI争议响应 消息。
[0017] 上文描述的各个特征可以使用计算机或处理设备来实施，其可以通过执行计算机 可执行的指令操作以实现所描述的各种特征。据此，本文的某些实施方案包括存储那些指 令的计算机可读介质。其他的细节和特征还将在下文的章节中进行描述。
[0018] 附图简述
[0019] 本文的某些特征在附图的各图中以示例的方式图示，并且不以限制的方式图示， 并且在附图中相同的参考标号是指相同的元件。
[0020] 图1示出了托运人和承运人通过其与彼此交互的常见承运人系统。
[0021] 图2示出了常见承运人系统中的各部件的例证性的硬件实例。
[0022] 图3示出了本文描述的特征可以在其中实施的例证性的计算环境。
[0023] 图4示出了承运人、中介人和托运人及相关的实体之间的例证性的操作关系。
[0024] 图5示出了例证性的具有争议解决时期的自动匹配操作。
[0025] 图6示出了发票和结算单在实体之间的传递。
[0026] 图7示出了对发票和运费结算单的操作。
[0027] 图8-17示出了自动匹配系统如何尝试把发票和运费结算单关联的例证性的实 例。
[0028] 图18示出了关于自动匹配过程的状态图。
[0029] 图19示出了关于在发票匹配门户中操作发票的状态图。
[0030] 图20示出了关于付款人发票/贷项清单处理的状态图。
[0031] 图21示出了关于与被链接的贷项清单的自动匹配过程的状态图。
[0032] 图22示出了关于发票门户的状态图。
[0033] 图23示出了关于运费结算单的自动匹配过程的消息状态图。
[0034] 图24示出了关于运费结算单的自动匹配过程的状态图。
[0035] 图25示出了关于运费结算单线路转移的自动匹配过程的状态图。
[0036] 图26示出了关于争议现状状态转移的状态图。
[0037] 图27示出了用于发票和运费结算单的初始处理的过程。
[0038] 图28示出了用于操作业务规则并且保存执行结果的过程。
[0039] 图29示出了用于接收并且处理发票和其他的文件的过程。
[0040] 图30示出了用于操作运费结算单的过程。
[0041] 图31示出了用于在发票门户上检查和呈现发票的过程。
[0042] 图32示出了用于操作发票副本的过程。
[0043] 图33示出了用于处理争议的过程。
[0044] 图34示出了另外的用于处理争议的过程。
[0045] 图35示出了用于匹配发票和运费结算单的过程。
[0046] 图36示出了用于管理争议响应的过程。
[0047] 图37示出了用于解决发票上的其余的问题的过程。
[0048] 图38示出了另一个用于解决发票上的其余的问题的过程。
[0049] 图39示出了另一个用于处理运费结算单的过程。
[0050] 图40示出了用于匹配出口运费结算单的过程。
[0051] 图41示出了与发票和贷项结算单的处理相关的过程。
[0052] 图42示出了另一个与发票和贷项结算单的处理相关的过程。
[0053] 图43示出了与自动匹配相关的过程。
[0054] 图44示出了与自动匹配发票和运费结算单相关的过程。
[0055] 详细描述
[0056] 自动匹配系统尝试分别地匹配来自承运人和货运代理人/托运人的发票和运费 结算单，以减少每个实体的人员产生的手动检查操作。为了允许发票的电子检查，自动匹配 系统可以使用通过预定义的标准（包括，例如，联合国（EDIFACT)开发的并且被新泽西州的 Parsippany的INTTRA公司进一步采用并且增强的电子数据交换（EDI)格式）的电子开票。 其他的已知的电子发票标准也可以被使用并且不进行进一步描述。此外，图像发票可以进 行OCR(光学字符识别）以产生用于后续的处理的文本内容。
[0057] 通过自动匹配系统，出票人（在上文的实例中的承运人）受益于及时的发票检查 和检测到的差异的及时通知。付款人（在上文的实例中的货运代理人）同样受益于对多个 接收到的发票的自动化发票检查。
[0058] 注意，元件之间的各种连接在以下的描述中进行了阐述。注意，除非另有规定，否 则这些连接通常可以是直接的或间接的，并且本说明书不意图在该方面进行限制。
[0059] 为了辅助理解在此描述的各个方面，以下的描述被如下地组织：
[0060] I.综述
[0061] A.各方
[0062] B.提交区间和争议解决区间
[0063] II.提交区间
[0064] A.各方提交
[0065] a.发票和贷项清单以及 [0066] b.所估计的发票
[0067] B.把发票和贷项清单链接于所估计的发票
[0068] C.缩减常见费用条目
[0069] 1.解析标准费用代码
[0070] 2.缩减方法和过程 [0071] 3.缩减异常
[0072] 4.所有费用代码和固定收费
[0073] 5.包含仅非预期的费用或非预期的费用和正常的费用的混合的发票/贷项清单。
[0074] III.争议解决区间
[0075] A.验证/匹配发票
[0076] 1.业务规则
[0077] a)业务规则驱动的自动匹配
[0078] b)字母和数字比较规则
[0079] c)日期和时间比较规则
[0080] d)列表值比较规则
[0081] e)使用阈值的比较
[0082] f)操作汇率比较
[0083] g)对特定方的变化
[0084] 2.自动匹配发票标头条目
[0085] a)通过标头字段匹配
[0086] b)匹配专用标头字段
[0087] 3.自动匹配费用行条目
[0088] a)通过费用代码或费用代码和其他的信息（例如集装箱大小类型）匹配
[0089] b)关于任何费用代码的业务规则 [0090] c)检测缺少的和另外的费用
[0091] d)出口发票费用的方向检查 [0092] e)不可缩减的费用
[0093] f)要求手动处理的电子邮件和EDIFACT消息
[0094] B.争议发票和解决争议
[0095] 1.产生争议和矛盾 [0096] a)提出争议并拿回发票
[0097] b)争议解决时期和检查时间区间
[0098] c)响应于争议
[0099] d)限制自动匹配争议循环 [0100] e)手动争议相对于自动匹配
[0101] 2.解释结果
[0102] a) -般的争议信息
[0103] b)全部的争议细节
[0104] c)矛盾细节
[0105] d)标头条目发票矛盾
[0106] e)费用行条目发票矛盾
[0107] f)发票争议计数
[0108] 3.应用完全链接的贷项清单
[0109] IV.其他的考虑
[0110] A.设置出票人/付款人公司
[0111] B.使能EDI订购
[0112] C.订购电子邮件通知
[0113] D.配置偏好和业务规则选项
[0114] 1.定义标头规则
[0115] 2.定义费用行规则
[0116] a)用于特定的费用的业务规则
[0117] b)用于所有的费用的业务规则
[0118] 3.维持业务规则
[0119] 在说明书中使用了以下术语。
[0120] a.托运人一具有待被运输的货物的任何实体。该实体可以期望货物被运输或可 以正在为了另一个实体运输货物。
[0121] b.承运人一把货物从起点运输至目的地的任何实体。承运人可以国内和/或国 际运输货物。例如，承运人可以把托运人的货物从芝加哥运输至西雅图或同一个承运人可 以把货物从芝加哥运输至巴黎。承运人可以使用卡车、火车、飞机、轮船和/或类似的来运 输货物。
[0122] c.承运人平台一支持使能与承运人交换信息的接口的承运人计算机系统。
[0123] d.通用承运人系统一支持通用承运人接口的基础设施，包括在一个或多个硬件 设备中的数据存储部（包括动态存储部（例如硬盘、光盘等等）、静态存储部（例如固态存 储器等等）和其他的已知的存储介质）。
[0124] e.通用承运人接口 一使多个托运人和多个承运人能够通信的接口。
[0125] f.用户一使用常见承运人系统的任何实体。所有的用户可以在使用常见承运人 系统上具有不同程度的兴趣。常见承运人系统的主要用户可以是托运人、第三方物流提供 者、货运代理人、收货人、经纪人、交易门户、承运人等等。
[0126] g. AM-自动匹配过程
[0127] h. CN--贷项清单
[0128] i. COMDIS-争议和争议响应
[0129] j. EDI--电子数据交换
[0130] k. FS--运费结算单
[0131] I. IFTFCC-借助于edifact或贷项清单的入站发票
[0132] m. IFTCCA-借助于edifact的运费结算单
[0133] n. TCC--运输费用/价格计算
[0134] 〇. FLCN--完全链接的贷项清单
[0135] p.PLCN--部分链接的贷项清单
[0136] q. LCN--经链接的贷项清单
[0137] 本发明的各方面可以在由一个或多个计算机或其他的设备执行的计算机可执行 的指令（例如程序模块）的一般情况下进行描述。计算机或处理设备可以通过执行计算机 可执行的指令来操作以实施所描述的各个特征。据此，本文的某些实施方案包括存储那些 指令的计算机可读的介质。通常，程序模块包括进行特定的任务或实施特定的抽象数据类 型的例行程序、程序、对象、组成部分和数据结构。典型地，程序模块的功能可以在各个实施 方案中根据需要进行被组合或分配。
[0138] I.综述
[0139] 下文描述了各方以及在其期间发票被提交、匹配并且提出争议的解决的计时区 间。
[0140] A.各方
[0141] 图1图示了根据本发明的一个或多个实施方案的代表性的基础设施的实例。用户 IOla-IOle经由终端通过包括服务器102b-102c和数据库102a的常见承运人系统102与多 个不同的承运人103通信。在一个实施方案中，用户使用终端与常见承运人系统102交换 信息。这些终端可以是如本领域中已知的标准个人计算机。在可选择的实施方案中，用户 可以使用如本领域中已知的手持设备或其他的便携式设备来与常见承运人系统102通信。 此外，来自多个用户的通信可以在向常见承运人系统102的传输之前在用户的地点处一起 进行批处理。虽然图1示出了五个用户、五个承运人终端、一个数据库和三个服务器，但是 图1仅是例证性的并且用户和/或用户终端、承运人和/或承运人终端、服务器和数据库的 数量不以任何方式被限制。此外，虽然各种实施方案在单个系统的背景下进行描述，但是本 领域的技术人员可以意识到所描述的功能可以在多个系统中进行实施。此外，网站可以在 网络中的另外的系统处成镜像并且，如果期望的话，一个或多个管理系统或其他的计算机 资源可以被用于促进各种功能。系统处的计算机程序包括合适的用于产生共同地包括该站 点的用户界面的屏幕组的屏幕例行程序。
[0142] 图2更详细地图示了常见承运人系统102。常见承运人系统包括，例如并且不限于 服务器104a_104c。服务器104a包括可以被用于通过电子邮件接收和发送数据的邮件服务 器105。服务器104a还包括用于通过互联网接收和发送数据的服务器106。服务器104b包 括作为服务器108与服务器105和106之间的通信桥梁的服务器107。服务器107轮询服 务器105和106以获得新的消息，把消息拆包并且发送至服务器108。针对来自服务器107 的出站轮询，服务器108加入接收者的地址并且触发消息的传递。当服务器107不能够处 理EDI消息时，电子邮件将被发送至预定义的电子邮件地址。
[0143] 服务器108通过当被服务器107调用时验证数据并且把数据变换到常见承运人系 统中以进行处理而处理EDI消息。对于出站EDI消息，服务器108被服务器109调用并且 服务器109在常见承运人系统处理中为服务器108加入出站EDI消息。服务器104b包括 服务器109和110。服务器109转换常见承运人系统布局并且把常见承运人系统布局加载 至数据库表的集合，或反之亦然。服务器109还轮询服务器108以获得任何新的消息，打开 与数据库的连接并且填充对应于EDI消息类型的数据库表。对于出站EDI消息，服务器109 扫描由EDI处理器填充的数据库表且转换消息并且然后触发服务器108以处理常见承运人 布局格式。参照服务器ll〇，EDI处理器是处理被服务器109置入数据库表中的EDI消息的 服务器110的一部分。服务器110扫描数据库表的抬头以查找被标记为例如已提交的的第 一未处理的消息。状态然后从已提交的改变至在数据库111中处理并且如果成功的话，状 态接着改变为完成。
[0144] 在过去，承运人（出票人）和托运人/代理人/收货人（付款人）二者都花费大 量的时间在发票检查、批准和争议解决上，这由于这些工作的手动的并且耗费劳动力的本 质而导致高的成本。因此，及时的且精确的发票结算过程的缺乏最终影响出票人和付款人 二者的操作，在资信情况（credit position)、营运资金优化、船货延迟以及结合被设计为 审计、改正和改进历史交易的增量业务处理的必要性的方面进行影响。根据在本申请中提 出的构思，用计算机实施的匹配工具，通过其的被实施的过程，有利地解决例如围绕货运行 业中高频率的发票不精确性的担忧。
[0145] 本文描述的用于发票的自动匹配系统的优点中的某些是对海运运费结算过程的 效率、精确度和透明性的引入；特别是关于精简海运运费发票的验证的能力。这通过利用付 款人的以应计发票（或运费结算单）的形式的现有内部数据进行。自动匹配系统自动地通 过把其与使用支配验证过程的预定义的业务规则提供的运费结算单进行比较而验证运费 发票的精确度。在检测到发票数据不满足业务规则时，自动匹配系统自动地向出票人提出 争议并且相应地告知付款人。
[0146] 图3示出了自动匹配系统的例证性的实例，该自动匹配系统包括出票人（被称为 承运人301)、付款人（被称为货运代理人/托运人/收货人302)、和自动匹配门户303。自 动匹配门户303包括如本领域中已知的、访问如被设置在一个或多个计算机存储设备（硬 盘驱动器、光盘驱动器、闪速存储器和其他的已知的存储设备）上的一个或多个数据库的 一个或多个硬件网络服务器。与门户303通信并且已经接收（或在接收来自承运人301的 服务的过程中）的实体在图1中作为货运代理人302被示出。
[0147] 承运人301和货运代理人302中的每个都包括一个或多个被连接到互联网以与门 户303通信的常规的计算机和存储设备。承运人301包括具有关于包装/集装箱的各种船 运价格305和与针对货运代理人302 (或在302处的任何其他的实体）进行的各种作业相 关联的作业文件集的数据库304。通过与数据库304的交互，承运人301准备发票307并且 把已准备的发票308通过电子数据消息传送系统314(例如EDI)发送至门户303。承运人 301接收并且张贴支付款项（在321和322)。如果任何争议发生，那么它们在326处被操 作和解决。可以由门户303通过EDI、电子邮件和/或网页的用户界面等将该争议通知给承 运人301，如示出为消息交换328的。
[0148] 货运代理人302(在本文中出于简单性而被使用，但是可以视情况而定指托运人 或收货人）包括含有价格信息310 (可能对各个承运人通用的或特定的）和与船运操作相 关的作业文件311的数据库309。通过与数据库309的交互，货运代理人302收集费用细 节312并且准备运费结算单313且把其通过电子数据消息传送系统315 (例如EDI)发送至 门户303。在接收（在步骤323中）已批准的发票319 (例如通过EDI)时，货运代理人302 准备支付（在步骤324中）并且授权支付（在步骤325中）以结算发票319。如果发票受 到争议，那么可以由门户303通过电子邮件和/或网页的用户界面等（可能包括EDI)将该 争议通知给货运代理人302,如示出为消息交换329的。货运代理人在步骤327中检查并且 解决该争议。
[0149] 门户303从承运人301接收电子发票308并且从货运代理人302接收运费结算单 313。门户303在步骤316进行包括代码标准化的各种自动化匹配操作。然后，在步骤317 中，门户303尝试匹配发票308和结算单313。对于被匹配而没有争议的发票308和结算单 313,生成发票319并且将其例如通过EDI传输至货运代理人302。对于具有一个或多个与 它们相关联的争议的发票308和结算单313,它们被转发至争议操作，如在步骤324中示出 的关于承运人301和货运代理人302之间的解决。最后，分析报告330和331在争议操作 步骤320产生并且根据需要或期望分别转发至承运人301和货运代理人302。
[0150] 在图3中进行的操作的各个方面在下文关于图4进行描述。图4示出了三个实 体：出票人401、付款人402、和门户403。出票人401是执行服务的实体。例如，出票人401 可以是将执行服务、正在执行服务或已经执行服务（例如把集装箱从一个港口运输至另一 个）的承运人。出票人401包括如本领域中已知的管理其操作404(其中记载了费用产生） 和出票405 (其中针对提供的服务，执行了开发票，应用贷记并且发生重开票）的计算机系 统。
[0151] 付款人402可以是相关的托运人、代理人或收货人。付款人402,相似于出票人 401，包括常规的操作系统408 (管理应计费用）和应付账款系统409 (管理开发票和贷记重 开票操作），如目前本领域中已知的。争议操作系统410被用于接受或拒绝来自出票人401 的争议响应。
[0152] 开发票门户403管理争议的接收、匹配、产生，以及对出票人401和付款人402之 间的争议的响应的传输。开发票门户403包括包含例如安全/认证层411、管理层412和主 数据层413的应用层407。主数据层413可以包括关于每个出票人401和付款人402之间 的与每个如何指定其的发票、贷项凭单和运费结算单中的信息相关的细微差异的一个或多 个表格。
[0153] 应用层407执行以下的四个主要的过程：接收发票和贷项清单414,自动匹配发票 /贷项清单/运费结算单415,争议操作416,和工作流程控制417。
[0154] 图4示出了各种消息在出票人401、门户403和付款人402之间进行交换。这些消 息如下地在以下的表格1中进行识别：
【权利要求】
1. 一种使用电子数据交换的争议解决处理的方法，包括： 把电子发票链接于电子运费结算单； 把所述发票与所述运费结算单比较； 确定与所述发票相关联的值和与所述运费结算单相关联的值的争议； 传输邸I争议消息；W及 接收EDI争议响应消息。
2. 根据权利要求1所述的方法，还包括要求精确的匹配否则发送争议消息的步骤。
3. 根据权利要求1所述的方法，其中所述争议仅在容差范围外时被触发。
4. 一种系统，包括： 发票口户，其从出票人接收发票并且从付款人接收运费结算单； 发票操作系统，其被配置为： 把所述发票链接于所述电子运费结算单； 自动匹配系统，其被配置为把所述发票与所述运费结算单比较并且确定与所述发票相 关联的值和与所述运费结算单相关联的值的争议； 其中所述发票口户在发现争议时把争议消息传输至所述出票人和所述付款人。
【文档编号】G06Q30/04GK104471602SQ201380037965
【公开日】2015年3月25日 申请日期:2013年5月16日 优先权日:2012年5月16日
【发明者】蒂姆·加农 申请人:英特拉有限公司