一种批量分发格式文件的方法和系统与流程

本发明属于计算机
技术领域：
，更具体地，涉及一种批量分发格式文件的方法和系统。
背景技术：
：相比于传统信件，电子邮件和其他通讯工具具有书写快速、节能环保、成本低廉、通讯及时等优点，因此成为当代的主要通讯方式，有些甚至成为相对正式的交流方式。因此用户在需要与多个对象进行通讯时，操作智能化就显得尤为重要。目前，用户每次在需要对多个联系人发送通讯信息时，都需要重新添加每个联系人的通讯地址，当需要对多个联系人发送不同的通讯信息时，需要用户逐个输入不同的通讯信息，即使是发送格式相同的模板信息和附件时，也需要用户复制模板并且依次填写模板,再依次加上附件，这样在需要发送大量通讯信息时，就需要用户一直进行复杂重复的操作，不仅会降低用户的工作效率，而且出错率也较高。目前通讯信息发送存在以下技术问题：(1)当每次需要给多个联系人发送通讯信息时，都需要重新添加联系人的通讯地址；(2)当需要给多个联系人发送多个模板信息和附件时，需要复制模板并且填写模板。专利cn106375196s公开了一种批量邮件的发送方法和装置。所述批量邮件的发送方法包括：当判断邮件发送请求中包含多个收件人信息时，从所述邮件发送请求中提取每个收件人信息，并对所述收件人信息进行编码，生成邮件头内容；根据所述邮件发送请求中的邮件模板识别码读取预先存储的与所述邮件模板识别码相对应的邮件模板；将所述邮件头内容与所述邮件模板进行拼接，生成待发送邮件；根据所述邮件头内容发送所述待发送邮件。该发明提高了向多个收件人发送内容相同的邮件的效率；然而，在很多需要发送邮件的情况下(例如需要向客户发送费单，或者发送请柬、贺卡、成绩单等)，需要同时为邮件添加一个附件，并且很多情况下还需要发送不同的邮件内容，上述方法无法解决类似的情况。技术实现要素：针对现有技术的以上缺陷或改进需求，本发明提供了一种批量分发格式文件的方法和系统，其目的在于实现批量发送不同的信息，由此解决通讯信息发送的操作复杂繁琐问题。为实现上述目的，按照本发明的一个方面，提供了一种批量分发格式文件的方法，根据格式文件向分发对象发送格式信息和格式文件；包括：根据格式文件获得关键字；根据所述关键字以及与关键字相对应的数据库获得分发对象和格式信息；根据所述格式文件和所述格式信息获得待发送信息，并发送给所述分发对象。优选地，所述格式文件包括第一格式文件、第二格式文件、……、第n格式文件，上述批量分发格式文件的方法，具体包括以下步骤：s1、i＝1；s2、根据第i格式文件获得关键字；s3、根据所述关键字以及与关键字相对应的数据库获得分发对象和格式信息；其中，所述格式信息包括模板信息；s4、根据所述第i格式文件和所述格式信息获得待发送信息，并发送给所述分发对象；s5、判断i是否等于n；是则统计分发结果，批量分发结束；否则i＝i+1，返回步骤s2；其中，n为格式文件的数量，n大于等于2。作为进一步优选地，所述格式信息还包括模板附件。作为进一步优选地，在所述步骤s1之前还包括：预置格式文件和数据库。作为进一步优选地，在所述步骤s2之前还包括：根据文件是否包含关键字，判断当前检索的文件是否是格式文件；是则获得第i格式文件并进入步骤s2；否则检索下一文件。作为进一步优选地，所述关键字包括第一关键字和第二关键字；所述数据库包括第一数据库和第二数据库。作为更进一步优选地，所述步骤s3包括：s31、根据所述第一关键字以及与第一关键字相对应的第一数据库获得所述分发对象；s32、根据所述第二关键字以及与第二关键字相对应的第二数据库获得所述模板信息；s33、根据所述模板信息获得所述格式信息。作为更进一步优选地，所述关键字还包括第三关键字；所述数据库还包括第三数据库。作为更进一步优选地，所述步骤s3还包括：根据所述第三关键字以及与第三关键字相对应的第三数据库获得所述模板附件，并根据模板信息以及模板附件获得所述格式信息。作为更进一步优选地，所述数据库还包括无效分发对象数据库。在所述步骤s31和所述步骤s32之间还包括：根据所述分发对象是否存在于所述无效分发对象数据库中，判断所述格式文件是否匹配成功；若所述分发对象存在于所述无效分发对象数据库中，则所述格式文件匹配失败，标记所述第i格式文件匹配失败，并向外部发出第二提示信号，进入步骤s5；否则匹配成功，标记所述第i格式文件是匹配成功，并向外部发出第一提示信号，进入步骤s32。作为进一步优选地，在所述步骤s4和s5之间，还包括：从外部获取待发送信息的发送结果，并根据外部的发送结果，判断所述分发对象是否成功接收格式信息，是则标记所述第i格式文件分发成功，否则标记所述第i格式文件分发失败。作为进一步优选地，所述步骤s5还包括，当i等于n时，向外部发出分发结束的信号；在所述步骤s5中的所述分发结果包括分发成功的格式文件，分发失败的格式文件以及匹配失败的格式文件。作为进一步优选地，在所述步骤s3之前还包括：判断所述数据库是否包含与格式文件对应的所述关键字；是则进入步骤s3；否则向外部发出重新判断提示或者检索下一文件提示。按照本发明的另一个方面，还提供了一种批量分发格式文件的系统，包括：数据库、关键字提取模块、信息编译模块、信息发送模块；所述关键字提取模块用于根据格式文件获得关键字；所述信息编译模块用于根据所述关键字以及与关键字相对应的数据库获得分发对象和格式信息；所述信息发送模块用于根据所述格式文件和所述格式信息获得待发送信息，并发送给所述分发对象。优选地，所述关键字包括第一关键字以及第二关键字，所述数据库包括第一数据以及第二数据库，所述信息编译模块包括：第一信息编译模块，用于根据第一关键字以及与第一关键字相对应的第一数据库获得分发对象；第二信息编译模块，用于根据第二关键字以及与第二关键字相对应的第二数据库获得模板信息；第一格式信息生成模块，用于根据模板信息获得所述格式信息。作为进一步优选地，所述关键字还包括第三关键字，所述数据库还包括第三数据库，所述信息编译模块还包括：第三信息编译模块，用于根据第三关键字以及与第三关键字相对应的第三数据库获得模板附件；第二格式信息生成模块，用于根据模板信息和模板附件获得所述格式信息。优选地，所述格式文件包括第一格式文件、第二格式文件、……、第n格式文件，n为格式文件的数量，n大于等于2；所述关键字提取模块用于根据第i格式文件获得第i格式文件对应的关键字，i为1～n的整数；所述系统还包括：格式文件数量判断模块，用于判断i是否等于n，并在i＝n时向外部发出分发结束的信号；分发对象判断模块，用于根据所述分发对象是否存在于所述无效分发对象数据库中，判断所述格式文件是否匹配成功，是则发出与当前格式文件对应的第一提示信号，否则发出与当前格式文件对应的第二提示信号；信息统计模块，用于根据分发结束的信号，第一提示信号以及第二提示信号，统计格式信息的发送结果。作为进一步优选地，所述系统还包括：格式文件识别模块，用于根据文件中是否包含关键字，判断当前检索的文件是否是格式文件；关键字识别模块，用于判断所述数据库是否包含与格式文件对应的所述关键字，并根据判断结果向外部发出提示。总体而言，通过本发明所构思的以上技术方案与现有技术相比，由于根据格式文件中的关键字向分发对象批量发送不同的待发送信息，能够取得下列有益效果：(1)本发明根据格式文件获得关键字，根据关键字获得分发对象和格式信息，实现了分发对象和待发送信息的自动生成和自动发送；(2)本发明所发送的格式文件为多个，能依次针对多个格式文件获得不同的格式信息以及分发对象，实现了格式文件和格式信息的批量发送；(3)本发明可根据关键字和与关键字相对应的数据库获得分发对象和格式信息，所述格式信息还包括模板附件，因此实现了批量发送信息时可携带多个附件的效果；(4)本发明可以统计发送结果，如统计出分发成功的格式文件、分发失败的格式文件以及匹配失败的格式文件，以方便查阅；(5)本发明可以根据判断结果向外部发出提示信号，实现了选择和提示的效果。附图说明图1是本发明具体实施方式的结构示意图；图2是本发明具体实施方式中的信息编译模块结构示意图；图3是本发明具体实施方式的方法步骤流程图；图4是实施例1的方法步骤流程图；图5是实施例1的第一次审查意见通知书模板；图6是实施例1的授权通知书模板；图7是实施例1生成的待发送第一次审查意见通知书的格式信息；图8是实施例1生成的待发送授权通知书的格式信息；图9是实施例2的成绩通知书模板；图10是实施例2的课表通知书模板；图11是实施例2生成的待发送成绩通知书的格式信息；图12是实施例2生成待发送课表通知书的格式信息。具体实施方式为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。此外，下面所描述的本发明各个实施方式中所涉及到的技术特征只要彼此之间未构成冲突就可以相互组合。本发明公开了一种批量分发格式文件的方法和系统，其中，所述格式文件指的是包括一个或多个关键字的文件；当格式文件为多个时，其包括第一格式文件、第二格式文件、……、第n格式文件。如图1所示，所述系统包括数据库、关键字提取模块、信息编译模块以及信息发送模块等；所述数据库可以为一个或多个，例如可以包括第一数据库和第二数据库，也可以包括第一数据库、第二数据库和第三数据库等；所述方法包括：关键字提取模块根据格式文件获得关键字，可以根据格式文件的文件名或者内容提取关键字，所述关键字可以为一个或多个，例如可以包括第一关键字和第二关键字，也可以包括第一关键字、第二关键字和第三关键字等，而数据库则与关键字的数量对应；信息编译模块根据所述关键字以及与关键字相对应的数据库获得分发对象以及格式信息，所述格式信息包括模板信息，有时还会包括模板附件，所述模板附件同样根据所述关键字以及与关键字相对应的数据库获得；信息发送模块向所述分发对象发送待发送信息，所述待发送信息包括格式信息以及格式文件。一个包括三个与关键字所对应的数据库的系统结果示意图如图2所示，上述系统中的所述信息编译模块包括第一信息编译模块、第二信息编译模块、第三信息编译模块、第一格式信息生成模块、第二格式信息生成模块；所述方法包括：关键字提取模块提取出第一关键字后，第一信息编译模块根据第一关键字以及与第一关键字相对应的第一数据库获得分发对象，所述分发对象包括分发对象的通讯地址；关键字提取模块提取出第二关键字后，第二信息编译模块根据第二关键字以及与第二关键字相对应的第二数据库获得模板信息，所述模板信息即为待发送信息的信息正文；若存在第三关键字以及与第三关键字相对应的第三数据库，则在关键字提取模块提取出第三关键字后，第三信息编译模块根据第三关键字以及与第三关键字相对应的第三数据库获得模板附件，所述模板附件和格式文件均作为待发送信息的附件；若不存在第三关键字以及与第三关键字相对应的第三数据库，则仅将格式文件作为待发送信息的附件；获得模板信息后，若不存在模板附件，则第一格式信息生成模块根据模板信息获得所述格式信息或根据第一关键字及其对应的数据库生成相应的格式信息；若存在模板附件，则第二格式信息生成模块根据模板信息和模板附件获得所述格式信息。如图1所示，上述系统还包括格式文件识别模块、关键字识别模块、分发对象判断模块、格式文件数量判断模块、信息统计模块；所述方法包括：在根据格式文件获得关键字之前，本系统首先要检索文件，每检索一个文件，格式文件识别模块就根据该文件是否包含关键字，判断当前检索的文件是否是格式文件；若当前检索的文件是格式文件，则关键字识别模块判断所述数据库是否包含格式文件中的关键字，并根据判断结果向外部发出提示；其中，所述数据库还包括无效分发对象数据库；在根据第一关键字以及与第一关键字相对应的数据库获得分发对象这一步骤之后，分发对象判断模块根据所述分发对象是否存在于所述无效分发对象数据库中，判断所述格式文件是否匹配成功；若所述分发对象存在于所述无效分发对象数据库中，则所述格式文件匹配失败，否则所述格式文件匹配成功；并根据判断结果，向外部发出提示信号，是则发出与当前格式文件对应的第一提示信息，否则发出与当前格式文件对应的第二提示信号；在每一个格式文件分发完成后，格式文件数量判断模块判断是否检索到第n格式文件，是则向外部发出分发结束的信号，否则继续检索下一文件；在格式文件数量判断模块发出分发结束的信号后，信息统计模块根据分发结束的信号，第一提示信号以及第二提示信号，统计格式信息的发送结果，即，统计分发成功的格式文件，分发失败的格式文件以及匹配失败的格式文件。所述格式文件中的关键字可以为一个或多个，相应的数据库也为一个或多个；当关键字以及数据库为多个时，可选取多个数据库中的一个或多个关键字及其对应的数据库获得分发对象，也可选取多个数据库中的一个或多个关键字及其对应的数据库获得格式信息。以关键字为两个，分发对象为一个，模板信息为两个，且不存在模板附件为例；则可根据第一关键字和第一数据库获得分发对象，同时根据第一关键字和第一数据库获得第一模板信息，根据第二关键字和第二数据库获得第二模板信息；将第一模板信息和第二模板信息组成的格式信息作为正文，格式文件作为附件发送给分发对象。如图3所示，上述系统分发n个格式文件(n为大于等于2的整数，格式文件分别为第一格式文件至第n格式文件)的具体步骤如下：s1.i＝1；s2.从第i格式文件中获得关键字；s3.判断所述关键字是否与数据库对应，是则进入下一步；否则判断i是否等于n，是则统计分发结果，批量分发结束，否则向外部发出提示信息，i＝i+1，返回上一步；例如，当数据库中无法获得相应的格式文件的关键字时，则会判断出所述关键字与数据库不对应；s4.根据所述关键字以及与关键字相对应的数据库获得分发对象以及模板信息；s5.向所述分发对象发送所述模板信息以及格式文件，所述格式文件作为所述模板信息的附件；s6.判断i是否等于n，是则统计分发结果，批量分发结束；否则i＝i+1，返回步骤s2。实施例1本实施例用于实现专利电子官文的邮件发送。本实施例的系统包括专利信息数据库、客户信息数据库、代理人数据库、模板信息数据库、邮件系统、显示设备。本实施例的格式文件是具有一定命名规则的附件。例如，专利局下发的电子官文里具有一定的关键字，包括申请号、电子官文类型、发文号、发文日期等。该系统可以直接从电子官文里提取申请号和电子官文的类型，也可以将电子官文转换成pdf格式后再以一定的规则命名。例如命名规则可以为：申请号+官文类型+扩展名，例如，格式文件命名为：2017123456780第一次审查意见通知书.pdf、2018115678900授权通知书.pdf。所述专利信息数据库用于存储专利信息，如表1所示，包括内部编号、申请日、申请号、
专利名称：、专利类型、申请人、发明人、代理人；表1专利信息数据库所述客户信息数据库用于存储客户信息，如表2所示，包括申请人、联系人姓名、联系人邮箱地址、联系人电话、联系人地址；表2客户信息数据库所述代理人数据库用于存储代理人信息，如表3所示，包括代理人姓名、代理人邮箱地址、代理人电话、代理人办公地点；表3代理人数据库代理人姓名代理人邮箱地址代理人电话代理人办公地点所述模板信息数据库用于存储模板信息，包括第一次审查意见通知书模板.txt、授权通知书模板.txt等；所述邮件系统用于完成邮件发送；所述显示设备用于显示提示信息以及发送结果。所述第一次审查意见通知书模板.txt如图5所示：所述授权通知书模板.txt如图6所示：如图4所示，本实施例的方法包括以下步骤：(1)预置格式文件及数据库。将格式文件按照一定的规则存储，如将电子官文里的格式文件提取，转换为pdf格式后命名为2017123456780第一次审查意见通知书.pdf、2018115678900授权通知书.pdf；所述2017123456780第一次审查意见通知书.pdf作为第一格式文件，所述2018115678900授权通知书.pdf作为第二格式文件；所述第一格式文件和第二格式文件都包括13位申请号、官文类型和扩展名；所述13位申请号作为第一关键字，所述官文类型作为第二关键字。创建并保存专利信息数据库、客户信息数据库、代理人数据库、模板信息数据库；专利信息数据库包括：内部编号、申请日、申请号、
专利名称：、专利类型、申请人、发明人、代理人；客户信息数据库包括申请人、联系人姓名、联系人邮箱地址、联系人电话、联系人地址；代理人数据库包括代理人姓名、代理人邮箱地址、代理人电话、代理人办公地点；模板信息数据库包括第一次审查意见通知书模板.txt、授权通知书模板.txt。其中，不同数据库之间用外键相互关联：从表1-表3可看出，专利信息数据库和客户信息数据库将申请人作为外键、专利信息数据库和代理人数据库将代理人姓名作为外键；所述专利信息数据库、客户信息数据库、代理人数据库作为第一数据库；所述模板信息数据库作为第二数据库；所述专利信息数据库中的申请号作为第一数据库的关键字，所述模板信息数据库中的模板名称作为第二数据库的关键字。由于专利事务所或大型公司一般都会以access表格等形式保存专利申请信息，此类数据库可利用现成已创建的表格获得。(2)识别格式文件并获取关键字。根据文件扩展名pdf识别出格式文件，再根据格式文件名称获取第一关键字和第二关键字，如对于第一格式文件2017123456780第一次审查意见通知书.pdf，第一关键字为2017123456780，第二关键字为第一次审查意见通知书；对于第二格式文件2018115678900授权通知书.pdf，第一关键字为2018115678900，第二关键字为授权通知书。(3)数据库检索。根据关键字和数据库获得分发对象和格式信息。根据第一关键字(如2017123456780或2018115678900)检索专利信息数据库，得到第一关键字对应的专利信息(如表4所示，申请号为2017123456780、
专利名称：为杯子、申请人为xx公司、代理人为李四或申请号为2018115678900、
专利名称：为茶几、申请人为yy公司、代理人为赵五)，根据专利信息数据库中的申请人字段(如xx公司或yy公司)判断该申请人是否可以接收格式信息，否则在显示设备上发出提示信息，并继续检索下一文件，是则根据所述申请人字段(如xx公司或yy公司)在客户信息数据库中检索该申请人(如xx公司或yy公司)对应的联系人姓名、联系人邮箱地址(如表5所示，联系人姓名为张某，联系人邮箱地址为789456@qq.com或联系人姓名为王某，联系人邮箱地址为456123@qq.com)，因为第一次审查意见通知书同时需要抄送代理人，而授权通知书不需要抄送代理人，因此第一次审查意见通知书需要根据专利信息数据库中的代理人字段(如李四)在代理人数据库中检索该代理人对应的邮箱地址、电话、办公地点(如表6所示，代理人邮箱地址为123456@qq.com、代理人电话为12345678900、代理人办公地点为xx广场xx室)。表4根据第一关键字得到的专利信息申请号
专利名称：申请人代理人2017123456780杯子xx公司李四2018115678900茶几yy公司赵五根据第二关键字(如第一次审查意见通知书或授权通知书)检索模板信息数据库，得到第二关键字对应的模板信息(如第一次审查意见通知书模板.txt，模板信息如图5所示或授权通知书模板.txt，模板信息如图6所示)。表5根据申请人得到的联系人信息申请人联系人姓名联系人邮箱地址xx公司张某789456@qq.comyy公司王某456123@qq.com表6根据代理人得到的代理人信息代理人姓名代理人邮箱地址代理人电话代理人办公地点李四123456@qq.com12345678900xx广场xx室此时，若匹配失败，如第一关键字在专利信息数据库中没有记录，或缺少联系人邮箱地址等，则标记该格式文件匹配失败，重新进入下一个格式文件的检索。(4)编译信息。由于第一次审查意见通知书必须由相应的代理人配合完成，所以根据第二关键字可以判断出“20171234567890第一次审查意见通知书”的分发对象不仅包括对应的联系人，也包括代理人。而授权通知书不需要代理人配合，因此“2018115678900授权通知书”可仅选取申请人对应的联系人。同时，由于授权通知书与办理登记手续通知书通常会同时到来，同时还会生成一个办理登记的费用；检索与授权通知书的第一关键字相同的办理登记手续通知书(即2018115678900办理登记手续通知书)，同时根据办理登记手续通知书上的缴费信息，生成一个与授权通知书相同申请号的办理登记费单，即(2018115678900办理登记费单)，办理登记费单上除了办理登记手续通知书上的官费信息，还有与第一关键字对应的代理费信息；此时，若匹配失败，如检索不到与授权通知书的第一关键字相同的办理登记手续通知书，则标记该格式文件匹配失败，重新进入下一个格式文件的检索。若匹配成功，则标记该格式文件匹配成功，进入下一步；将从专利信息数据库中检索得到的信息(如申请号、
专利名称：)、客户信息数据库中检索得到的信息(如联系人姓名)、代理人数据库中检索得到的信息(如代理人邮箱地址、代理人电话、代理人办公地点)填写到相对应的模板信息的变量字段，获得信息正文(第一次审查意见通知书格式信息正文如图7所示，授权通知书格式信息正文如图8所示)，并将对应的第一格式文件作为信息附件，获得待发送信息。(5)发送邮件。根据从客户信息数据库中检索得到的对应的联系人邮箱地址发送所述待发送格式信息，并获得服务器返回的发送结果(发送成功或发送失败)。如“2017123456780第一次审查意见通知书”的发送对象为申请人对应的联系人以及代理人，格式信息正文如图7所示，附件为“2017123456780第一次审查意见通知书.pdf”；而“2018115678900授权通知书”的发送对象为申请人对应的联系人，格式信息正文如图8所示，附件为“2018115678900授权通知书.pdf”，“2018115678900办理登记手续通知书.pdf”和“2018115678900办理登记费单”。(6)判断是否是最后一个文件。如果所有格式文件都已发送完毕，即当前格式文件为最后一个格式文件，则统计发送结果，所述发送结果包括匹配成功的邮件、匹配失败的邮件，匹配成功的邮件又包括发送成功的邮件，发送失败的邮件，以供流程人员寻找发送失败或匹配失败的原因(联系人方式错误，或者该关键字在数据库中不存在等)；否则识别下一个格式文件，返回步骤(2)。实施例2本实施例用于实现在学校通知书的发送，例如，学校可能需要给学生家长发送学生这一学期的课表以及在学期末发送学生成绩单让家长了解学生的本学期学习情况，也可能需要定时召开家长会等。本实施例的系统包括学生通讯数据库、学生成绩数据库、课程数据库、教师信息数据库、模板信息数据库、微信。本实施例的格式文件是通知书文件以及学生通讯数据库中的一条记录，其中，所述学生通讯数据库中的第j条记录为第j格式文件，j为2～m的整数，m为学生通讯数据库中的记录条数。例如，每一个学年的每一个学期都需要给每个学生的家长发通知书，而且会有不同的通知书，例如，给家长发的学生成绩通知书可以命名为2015学年第二学期成绩通知书.pdf，课表通知书可以命名为2015学年第二学期课表通知书.pdf。所述学生通讯数据库用于存储学生通讯信息，如表7所示，包括学生学号、学生姓名、学生班级、家长姓名、家长联系电话、家长微信号、家长邮箱地址、学生家庭住址；表7学生通讯数据库所述学生成绩数据库用于存储学生成绩，如表8所示，包括学生学号、学年学期、考试日期、课程代码、课程成绩；表8学生成绩数据库学生学号学年学期考试日期课程代码课程成绩所述课程数据库用于存储课程信息，如表9所示，包括课程代码、课程名称、授课教师代码、授课教师姓名；所述教师信息数据库用于存储教师信息，如表10所示，包括教师代码、教师姓名、教师职位、教师联系电话、教师微信号、教师邮箱地址、教师办公室；表9课程数据库课程代码课程名称授课教师代码授课教师姓名表10教师信息数据库所述模板信息数据库包括成绩通知书模板.txt、课表通知书模板.txt；所述成绩通知书模板.txt如图9所示；所述课表通知书模板.txt如图10所示；所述微信用于发送通讯信息。本实施例的方法包括以下步骤：(1)预置格式文件及数据库。将学生通讯数据库中的第i条记录的学生学号作为第一关键字；并将通知书按照一定的规则存储，例如可以将通知书命名为2015学年第二学期成绩通知书.pdf、2015学年第二学期课表通知书.pdf；所述通知书包括10位学年学期和通知书名；所述通知书名作为第二关键字，10位学年学期作为第三关键字。创建并保存学生通讯数据库、学生成绩数据库、课程数据库、教师信息数据库、模板信息数据库；学生通讯数据库包括学生学号、学生姓名、学生班级、家长姓名、家长联系电话、家长微信号、家长邮箱地址、学生家庭住址；学生成绩数据库包括学生学号、学年学期、考试日期、课程代码、课程成绩；课程数据库包括课程代码、课程名称、授课教师代码、授课教师姓名；教师信息数据库包括教师代码、教师姓名、教师职位、教师联系电话、教师微信号、教师邮箱地址、教师办公室；模板信息数据库包括成绩通知书模板.txt、课表通知书模板.txt。其中，不同数据库之间用外键相互关联；学生通讯数据库和学生成绩数据库将学生学号作为外键，学生成绩数据和课程数据库将课程代码作为外键，课程数据库和教师信息数据库将教师代码作为外键；所述学生通讯数据库作为第一数据库；所述模板信息数据库作为第二数据库；所述学生通讯数据库、学生成绩数据库、课程数据库、教师信息数据库作为第三数据库；所述学生通讯数据库中的学生学号作为其关键字；所述模板信息数据库中的模板名称作为第二数据库的关键字；所述学生成绩数据库中的学年学期作为第三数据库的关键字；。一般学校都会用专门的系统存储这些数据库，因此，此类数据库可利用现成已创建的数据库获得。(2)识别格式文件并获取关键字。根据学生通讯数据库的第i条记录的学生学号获得第一关键字(如学生学号为0123456或学生学号为0123457)；根据文件扩展名pdf识别出通知书文件，再根据通知书文件名称获取第二关键字以及第三关键字，如对于2015学年第二学期成绩通知书.pdf，第三关键字为2015学年第二学期，第二关键字为成绩通知书；对于2015学年第二学期课表通知书.pdf，第三关键字为2015学年第二学期，第二关键字为课表通知书。(3)数据库检索。根据关键字和数据库获得分发对象和格式信息。检索学生通讯数据库的一条记录，获得第一关键字(如学生学号为0123456或学生学号为0123457)，并获得字段信息学生姓名、学生班级、家长姓名、家长微信号、家长邮箱地址(如表11所示，学生姓名为张某某，学生班级为四年级三班，家长姓名为张三，家长微信号为zs0123456，家长邮箱地址为0123456@qq.com或学生姓名为李某某，学生班级为三年级四班，家长姓名为李四，家长微信号为ls0123457，家长邮箱地址为0123457@qq.com)；表11获得学生通讯信息根据第二关键字(如成绩通知书或课表通知书)检索第二数据库，得到第二关键字对应的模板信息(如成绩通知书模板.txt，模板信息如图9所示或课表通知书模板.txt，模板信息如图10所示)；根据第三关键字(如2015学年第二学期)检索第三数据库，得到与第三关键字对应的成绩信息(如学生姓名、课程名称、课程成绩、授课教师姓名、教师职位、教师联系电话、教师微信号、教师邮箱地址、教师办公室)或得到与第三关键字对应的课表信息(如学生姓名、课程名称、授课教师姓名、教师职位、教师联系电话、教师微信号、教师邮箱地址、教师办公室)；此时，若匹配失败，如第二关键字在第二数据库中没有记录，或缺少家长微信号等，则标记该格式文件匹配失败，重新进入下一格式文件的检索。(4)编译信息。根据筛选得到的成绩信息(如学生姓名、课程名称、课程成绩、授课教师姓名、教师职位、教师联系电话、教师微信号、教师邮箱地址、教师办公室)或课表信息生成子表(如成绩单或课程表)作为模板附件，并将筛选得到的字段信息填写到成绩通知书模板或课表通知书模板中生成格式信息正文(如生成的成绩通知书格式信息正文如图11所示或生成，生成的课表通知书格式信息正文如图12所示)，模板附件和通知书文件生成附件文件，格式信息正文和附件文件一起作为待发送信息。(5)发送信息。将所述待发送信息发送给相对应的家长微信号和/或相对应的家长邮箱地址。(6)判断是否是最后一个文件和最后一条记录。如果所有通知书文件和所有学生通讯数据库中的记录都已检索并发送完毕，即当前格式文件为最后一个格式文件，则统计发送结果，所述发送结果包括匹配成功的邮件、匹配失败的邮件，匹配成功的邮件又包括发送成功的邮件、发送失败的邮件，以供发送人员寻找发送失败或匹配失败的原因(微信号不存在或者关键字在数据库中不存在等)；否则识别下一格式文件，返回步骤(2)。本领域的技术人员容易理解，以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内所作的任何修改、等同替换和改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。当前第1页12