数字编档装置和方法

专利名称：数字编档装置和方法
技术领域：
本发明通常涉及处理文件，更具体地说涉及用于对基于纸张的文件进行编索引、成像、存储和检索的系统和方法。
背景技术：
虽然大多数现代计算机系统可用于企业、教育和娱乐目的，但今天计算机最普遍的应用涉及处理信息。字处理、页面布局、数据库、电子数据表格和桌面排版应用被用于全社会准备和传播信息。计算机系统和诸如因特网的计算机网络增长的可用性已使我们中的大部分人可以利用巨大的信息资料挡案库。的确，由于它已经广泛地在大众媒体上讨论，现代计算机系统已将我们的世界带入到“信息时代”。
由这些无处不在的计算机系统引入的信息时代的承诺之一是“无纸化”社会的出现。理论上说计算机可将世界从目前阻碍信息流通和信息管理的纸张泛滥中解放出来。无需“硬拷贝”，具有先进的信息处理能力的基于计算机的系统想来将提供从一个地点到另一个地点的即时电子信息交换。的确，许多企业已经采用具有消除或至少显著减少似乎无止境的流入和流出办公室的纸张流的所述目标的计算机系统。减小基于纸张的信息的负担已经成为普遍的目标。但是，简单的事实是在我们的社会，今天比以往有更多基于纸张的信息、文件处理劳动费用、文件存储额外开销和硬拷贝有关的依赖性。
事实上，无纸化社会之梦在今天的信息工作者疲惫的眼中仍然是微弱的光线。全世界大量大量的纸张继续堆在桌面并充满柜子泛滥于办公室。在我们社会中计算机数量的增加甚至于还加剧了迅速增加的纸张流。随着许多人可利用信息系统，计算机已经使得越来越多的人产生不断增长的纸张量，某地某人必须阅读和处理那些纸张以便使用计算机。
据估计，全球企业每年产生多于两万亿张文件。另外，虽然计算机和计算机用户迅速激增，据估计今天全球使用的信息中不到25％可由计算机访问的形式获得。平均办公室工作人员花费其10％到40％的时间寻找信息，许多是基于纸张的。并且每1美元用于产生一张纸张文件，每10美元用于处理和存储那页文件。正是推动大多数企业和机构的资料工作开始慢慢地阻碍某些企业和机构的生产率，因为这些企业不能有效和高效地管理基于纸张的信息。
由于认识到这一问题，已经尝试更好地管理和控制每天流入到信息流中的资料工作。这些以前实现的解决方案中的某些方案基于直接在计算机系统中建立、存储和访问电子图像的概念，而完全绕过硬拷贝。这一解决方案仅当公司和机构实现对文件的产生和使用的相当紧密的控制、因而能在一定情况下有效减少纸张流的时候有意义。但是特定机构中许多纸张负担直接归因于由外部资源产生的基于纸张的文件。这意味着大多数企业和机构不管其内部的系统如何还将接收和处理基于纸张的信息。
其它已知的解决方案包括文件成像系统，它能扫描基于纸张的文件并存储／检索产生的电子图像。尽管许多不同的文件成像系统自八十年代末就已商用化，但没有一个得到普遍接受。尽管众所周知并一致批评可以计量的纸张信息存储、访问和管理负担，但文件成像系统还没有广泛地被用来替换的传统编档柜。今天，文件成像系统占领不到1％的纸张编档量。文件柜继续填满、桌面叠放的纸张继续增加、并且许多企业处理和桌面仍然属于纸张的范围。国际数据公司(IDC)估计美国企业在1997年将花费250到350亿美元用于编档、存储和检索纸张。根据IDC的调查，当计算整个纸张管理生存期成本时，这一数字将达到1000亿美元。
不管与纸张使用有关的问题和费用如何，继续优选基于纸张的文件管理而不是电子文件成像系统的主要原因源于在工作场所大规模采用成像技术的基本障碍。从根本上说，缺乏用于推动纸张的扫描和检索处理的有效的、节省成本的、适用的方法继续阻碍大多数机构企图采纳广泛适用的文件成像解决方案的努力。缺乏用于图像捕捉和索引的简单的办公自动化平台仍然是广泛使用文件成像的主要障碍。
文件输入(扫描和索引)子系统通常是传统文件成像解决方案中最昂贵的、劳动密集型的、耗时的和易出错的部分。为了有效起见，纸张到数字的转换系统至少必须从事下列行为文件聚集、用于扫描的文件准备、文件分批、文件扫描、扫描质量控制、文件提交高速缓存、文件索引、数据库刷新和永久图像存储。传统文件成像系统建立处理人员、硬件、软件和有关网络活动的输入装配线以便完成这些任务。他们需要网络高速缓存和处理中的图像的传输、具有大屏幕监视器的索引站用以帮助从屏幕击键，以及用于整个文件输入处理的人机控制。所开发的满足这些要求的昂贵的集成系统通常制定对作为目标的、大量的、结构化的纸张流的严格处理。因为用户化的文件输入子系统被调整和建立用于目标企业应用，所以，他们不能良好地适应其它多样化的文件成像需要、较小的工作组编档系统或特定编档系统。遗憾的是，多样化的、较小工作组编档和特定编档系统代表大多数纸张编档。文件输入装配线的范例不能与许多企业和机构中现有的许多纸张传送和编档模式良好相配。
例如大多数传统的文件成像系统操作具有专用扫描和索引设备及人员的集中输入装置。在这一情况中，基于纸张的文件传到成像部，文件成像工作者在此对文件进行标识、分批、组织、准备、扫描和索引。虽然这一系统对大量的结构化的纸张流成像有效，它对于大多数办公室中文件的自然流和文件的使用来说是违反直觉的，因而是不能应用的。大多数办公室工作人员在其办公桌上接收基于纸张的文件并要使用它，然后将它进行编档以便必要时他们或者他们的同事能迅速检索文件。文件的最初用户通常是最有资格索引它的人。文件的集中控制和处置将办公室工作人员从他们的信息源中抽出并且隔离这两个实体。
另外，这些传统文件成像系统中的许多系统还需要获得昂贵的新设备并培训新工作人员简单管理和处理所输入的基于纸张的文件。这种需要增加了许多机构不能克服的采用成本阻碍。另外，目前可获得的文件成像系统使用了具有专利的软件来产生、存储和使用文件图像。在具有专利的文件成像系统中，这些系统故意地限制观众对电子图像的可获得性，并因此减小了与其它系统和可能需要访问特定文件的外部机构进行文件交换的可能性。
采用和实现纸张到数字图像的解决方案的挑战不限于文件图像捕获处理的装置和技术。传统文件成像技术还引入对用户桌面和对企业操作中整个文件流的明显改变。如前说述，在大多数大规模文件成像环境中，最终用户远离整个成像/索引处理并且不控制他们自己的文件流及处置。如要纸张到数字的文件的解决方案真正有用，最终用户必须对处理感到舒服并采用新方法。用户采用因素是关键，因为当与处理纸张有关的负担是根深蒂固的并且通常被接受时，涉及采用和实施文件成像系统的变化是影响广泛的并且很可能是爆炸性的。
通常，纸张到数字的文件的解决方案的成功实现和其后成功的用户采用取决于适当地解决至少下述基本问题·涉及与传统纸张编档相对的图像输入处理的费用和工作显著地增加了吗 如果是，增加的费用对于所产生的图像实用性值得吗？·系统能与传统的纸张使用混合吗 并且在信息的寿命周期中能使每一个介质(纸张和图像)的优点和用户选择最大吗？·电子解决方案能改进现有的从纸张到达桌面时开始的纸张信息管理处理吗 ·用户能容易地学习和适应新方法以编档纸张(数字地)吗 ·作为出发点，新系统将表现出对现有纸张处理和办公自动化资源的接近吗 一旦这些问题被成功地解决，可接受的解决方案可被开发和采用。可是如果没用更好的系统和方法来克服目前文件索引、成像、存储、检索和处理系统的明显局限，世界将增加对继续降低生产率的古老解决方案的依赖。
发明公开按照本发明的最佳实施例，公开一种用于数字编档系统的装置和方法。本文中，数字编档是指对基于纸张的信息从其桌面的接收到索引、扫描、图像存储和图像检索过程的有效管理。本发明的最佳实施例提供使用结合许多现有办公资源的系统对基于纸张的文件进行容易和有效的索引、成像、存储、检索和管理，将它们转换成电子文件。所建议的系统和方法执行每个工作者都可采用的数字编档的桌面解决方案。在本发明的一个实施例中，个人使用web浏览应用程序从标准的台式计算机上来完成对其文件的电子存储和检索的控制。本发明的数字编档系统还独特地使得用户在扫描／成像前可以使用专用台式标签装置对文件进行编索引和加标签。
通过结合各人在其桌面快速和容易地控制基于纸张的文件的标识、索引和存储的能力，这些文件的图像能有效地同化到几乎任何工作环境。通过在扫描前对基于纸张的文件编索引，在可能的最早时刻产生文件的详细目录，延伸了纸张和图像的控制成果的完整性。扫描前编索引在扫描和存储行为之前预建图像存储文件名。这简化了随后的扫描和存储处理，减少了系统和操作费用，并启动开放的图像编档系统，以便文件资料挡案库可使用非专利的方法传输和访问。最后，由于系统排除了对传统的有专利权的软件的依赖性，因而使用费用根本上低于以前的比较方案。
附图简述下文将结合附图描述本发明的最佳实施例，其中同样的标记是指同样的单元，并且

图1是按照本发明最佳实施例用于索引、成像、存储和检索文件的数字编档装置的方框图，图2是适合用于图1中装置的计算机的方框图，图3是按照本发明最佳实施例的桌面文件标签装置的透视图，图3a是按照本发明另一最佳实施例的桌面文件标签装置的透视图，图4是由图3中的文件标签装置产生的标签，图5是按照本发明最佳实施例的文件命名和加标签准则的一般说明，图6是按照本发明最佳实施例的文件命名和加标签准则的具体说明，图7是按照本发明最佳实施例用于处理基于纸张的文件的流程图，图8是用以利用按照本发明最佳实施例的数字编档系统存储文件的基于万维网浏览器的用户接口的屏幕照片，图9是用以利用按照本发明最佳实施例的数字编档系统检索文件的基于万维网浏览器的用户接口的屏幕照片，图10是按照本发明最佳实施例的图像索引和存储系统的方框图，和图11是按照本发明最佳实施例的折叠篮(folding out basket)的透视图。
实现本发明的最佳方式本发明应用各种与因特网、万维网(WWW)、万维网浏览器、JAVA和客户／服务器事务处理有关的概念，对于那些不熟悉这些概念的人，综述部分的说明将提供理解本发明所需的附加详细说明。那些熟悉这些概念的人可以直接从后面的详细描述部分开始。
1．综述因特网目前变得非常流行的一种重要的计算机网络是因特网。由计算机和网络不同以往的迅速扩大产生的因特网已经发展到高度发展的世界范围的链接在一起的计算机系统的网络。因特网的子集WWW是链接的万维网“页面”(它以图形方式将信息呈现给计算机用户)的集合。在各个PC(即工作站)上希望访问万维网的用户通常使用称为“万维网浏览器”的软件应用程序来进行访问。许多商品化万维网浏览器目前可以获得。这些包括以下的应用软件，诸如IBM公司的WebExplore、Netscape公司的网络浏览器(Navigator)、微软公司的Internet Explore、苹果公司的CyberDog和任何其它现有的或将来可被开发出来用于访问或处理万维网上信息的应用程序。
万维网浏览器经由WWW连接到称为“万维网服务器”的其它计算机，并接收来自万维网服务器的信息，该信息被显示在用户的工作站上。显示给用户的信息通常组织成页面，后者使用称为超文本标记语言(HTML)或者诸如XML的其它类似语言等的专门语言来构造。万维网浏览器和万维网服务器间的信息传送是在与作为万维网服务器的客户的万维网浏览器的客户／服务器关系范围内进行的。有大量应用于这一范围的标准协议，它们被本发明所使用。
JAVA计算机编程语言JAVA是一个非常有名并且流行的面向对象的计算机编程语言的名字，它被用于开发软件应用程序。JAVA的流行部分源于其相对简单以及以下事实JAVA是以允许不同的计算机(即平台)执行相同的JAVA代码的形式编写的。换句话说，JAVA是不依赖于平台的。这一特征已经使得JAVA的使用随着因特网增长的流行而极增，它允许许多不同平台的计算机彼此通信。称为“applets”(JAVA的程序)的小型JAVA程序被编写以完成特定的任务。
2．详细描述本发明的数字编档系统和方法提供用于给文件编索引、成像／扫描文件、存储文件和检索文件的一个完整的解决方案。通过执行本发明，用户可以在任何企业环境中快速和容易地管理基于纸张的文件。数字编档处理包含接收基于纸张的文件、在用户的工作站上给文件编索引、产生文件的图像文件名、准备文件的标签、将标签加到文件上、成像／扫描文件、使用预先产生的图像文件名和索引信息来电子存储文件。这种处理使得能够用通常的办公室基础设施实现一般的文件成像，而适应各种纸张文件处置的选择。
现参考图1，按照本发明最佳实施例的数字编档系统100包括计算机200、外围连接201、台式标签装置202、任选的折叠篮203、文件输入装置110、图像存储装置130和通信链路120。数字编档系统100提供用于办公室工作人员索引、存储、和管理从其它地方接收的文件的方法。
外围连接201是任何适合于将计算机外围设备连接到计算机或计算机网络的装置。这包括串行和并行通信电缆两者，诸如工业标准的小型计算机接口(SCSI)连接、RS-232连接、无线红外连接等。用于外围连接201的最佳实施例是经由工业标准电缆连接到计算机200的输入端口的直接物理连接。可是应当指出，尽管外围连接201在图1中示为直接连接到计算机200，也可能直接连接到通信链路120，并且在某些情况下可能更佳。
台式标签装置202表示经由外围连接201连接到计算机200的标签产生装置。台式标签装置202是能够打印标签的专用打印机，打印的标签包括计算机可读的二维条码或与相应的人可读信息(即，可见内容)一道的其它高密度符号。由台式标签装置202产生的所述条码最好与公众字段工业标准PDF 417条码标签格式或其它高密度符号一致，并且所述可见内容向用户提供关于文件的信息。下面还将结合图4进一步描述有代表性的标签。
折叠篮203是任选附件，它能有效地与系统100一起使用。折叠篮203被提供作为物理桌面存储单元，用于已经由用户编索引和加标签后的基于纸张的文件。在工作日内基于纸张的文件可以在折叠篮中分级，然后传送到集中扫描位置，以便按照预定的时间间隔或根据需要进行批扫描。
文件输入装置110是任何形式的能够对文件进行扫描和成像的装置。对于基于纸张的文件，平面扫描仪、鼓型扫描仪、数字复印机、传真机、多功能复印机(“mopiers”)等都是能用于本发明各个实施例的文件输入装置110的例子。文件输入装置110的目的是要对基于纸张的文件进行扫描／成像并产生基于纸张的文件的数字图像以便存储在图像存储装置130中。另外，电子邮件、传真等的数字传输也可认为是各种形式的文件输入装置110。如果文件已经是数字图像，那么不需要扫描文件，并且图像可按照图7描述的方法存储。
图像存储装置130表示大型二级存储器，用于存储由文件输入装置110扫描／成像的图像。诸如硬盘驱动器、可写CD-ROM和DVD驱动器以及光盘库、磁带和本领域技术人员所知的其它装置的各种部件可用来实现图像存储装置130。由文件输入装置110捕获的数字文件图像可经由通信链路120发送到图像存储装置130。图像存储装置130可包含可更换的、可传送的图像存储介质，诸如磁光介质、DVD盘或CD-ROM盘。
通信链路120是任何适合的计算机通信链路或通信装置，包括硬连线连接、内部或外部总线、用于经由调制解调器或高速T1线路的电话接入的连接、红外或其它无线通信、经由有线或无线连接在因特网或内部网络(例如内部网(Intranet))上的计算机网络通信、或计算机和计算机部件间的任何其它适合的连接，无论是目前已知的或是将来开发的。应当指出，通信链路120部分可以是拨号电话连接。下面结合图2来描述计算机200。
操作中，基于纸张的文件由系统100的用户接收。该用户将使用系统100来索引和命名文件。索引信息在索引时间自动地存储在图像索引数据库的某条记录中。系统100产生文件号，该文件号随后在基于纸张的文件被扫描或成像并且文件的图像被产生时成为图像文件名。文件号被用来有效地将文件图像链接到数据库的记录中，以方便之后的文件图像检索。然后，计算机200与台式标签装置202进行通信，并且台式标签装置202为基于纸张的文件产生标签，该标签详述文件名和任何用于标识文件的其它描述信息。
在标签已被产生并加到输入文件的第一页面时，通过使用文件输入装置110将文件输入到系统100。代替只将标签置于第一页面，可在扫描前将条码标签置于基于纸张的文件的每一页。当基于纸张的文件随后被扫描时，基于纸张的文件的图像(包括标签)被产生，并且在第一页标签的条码部分被解码。使用这一解码的信息，以前产生的文件号被从该条码中提取。在扫描／成像后，基于纸张的文件的图像以缺省存储单元存储在图像资料挡案库中，诸如在图像存储装置130中，使用以前产生的文件号作为图像的图像文件名，从而将图像链接到图像索引数据库中的一条记录。
通信链路120提供系统100的各个部件间的通信，并且允许文件图像从设备到设备地传送。在这种方式中，用户可以快速而容易地对基于纸张的文件的电子图像进行访问。通信链路120的例子包括局字段网(LAN)、内部网或因特网。通信链路120逻辑地将系统100的物理部件链接在一起而不管它们物理邻近与否。这是特别重要的，因为在本发明的许多最佳实施例中，预期计算机200、文件输入装置110和图像存储装置130将是地理上遥远的，并且索引处理、扫描／成像处理和存储处理将依次发生，但将是操作上独立的。通过在扫描前对文件加标签，并且通过预建图像存储文件名和在标签中包括文件名，这种方法不需要索引、扫描和存储处理间的任何其它通信和连接。
如前所述，虽然主要涉及输入基于纸张的文件，但还预期输入的电子文件(电子邮件、从因特网下载的文件等)也能通过使用系统100索引和存储。在电子文件的情况下，文件的扫描／成像将是不必要的。
现参考图2，按照本发明最佳实施例的计算机200是IBM兼容的个人计算机系统。可是本领域的技术人员将理解本发明的方法和装置同样地适用于任何其它的计算机系统，不管计算机系统是复杂的多用户计算装置还是诸如个人计算机或工作站的单用户装置。计算机200适当地包含至少一个中央处理单元(CPU)或处理器210、主存储器220、存储控制器230、辅助存储器接口240和终端接口250，所有这些装置都经由系统总线260互联。应该指出，可以对图2示出的计算机系统200作出各种修改、添加、或删除而不脱离本发明的范围，诸如添加高速缓冲存储器或其它外围设备。例如，计算机200还将包括监视器或其它连接到系统总线260的显示设备(未示出)。图2不是详尽的，仅提供来简单地说明计算机系统200的某些显著特征。
处理器210执行计算机200的计算和控制功能，并包含适当的中央处理单元(CPU)。处理器210可以包含诸如微处理器的单片集成电路，或包含协同工作以完成处理器功能的任何适当数量的集成电路装置和／或电路板。处理器210适当地执行主存储器220中面向对象的计算机程序222。
辅助存储器接口240允许计算机200存储和检索来自辅助存储器装置、诸如图像存储装置130、磁盘驱动器(例如硬盘或软盘)或光存储装置(例如CD-ROM)中的信息。一个适当的存储装置是直接存取存储器(DASD)270。如图2所示，DASD 270可以是可从软盘280读取程序和数据的软盘驱动器。重要的是注意由于本发明已经从全功能计算机系统的角度被描述(并将继续被描述)，本领域的技术人员将理解本发明的装置能够作为程序产品以各种形式分布，并且不管用来实际执行该分布的信号携带介质的具体类型或位置如何本发明同样适用。信号携带介质的例子包括诸如软盘(即盘280)和CDROM的可写型介质和诸如数字和模拟通信链路的传输型介质，包括无线通信链路。
通过使用与处理器210分开的处理器(未示出)，存储控制器230负责将请求信息从主存储器220和／或通过辅助存储器接口240送到处理器210。而出于解释目的，存储控制器230被示为分开的实体，本领域的技术人员理解实际上由存储控制器230提供的各功能部分实际可归于与处理器210、主存储器220、和／或辅助存储器接口240有关的电路。
终端接口250允许系统管理者和计算机程序员与计算机系统200通信，通常通过可编程工作站。尽管图2中描述的计算机200只包含单个主处理器210和单个系统总线260，但是应当理解本发明同样适用于具有多个处理器和多个系统总线的计算机系统。同样地，尽管最佳实施例的系统总线260是典型的硬连线的多点总线，但是任何在与计算机有关的环境中支持双向通信的连接装置都能使用。
主存贮器220适当地包含操作系统222、万维网浏览器225、数字编档应用软件227和图像索引数据库228。在此使用的术语“存储器”是指计算机200虚拟存储器空间中的任何存储单元。
应当理解，主存贮器220将不必包含所示的所有装置的全部部件。例如操作系统222的各部分可被装载到指令高速缓冲器(未示出)用于处理器210执行，而其它文件可以适当地存储在磁盘或光盘存储器装置(未示出))。另外，尽管图像索引数据库226被示为归于与操作系统222相同的存储单元，但是应当明白主存贮器220可由多个不同存储单元组成。
操作系统222包括用于操作和控制计算机200的软件。操作系统222通常由处理器210执行。操作系统222可以是单个程序，或者，按照另一种方法，可以是协同执行操作系统功能的多个程序的集合。
万维网浏览器225可以是任何目前已知的或以后开发出来的万维网浏览器软件应用程序。适当的万维网浏览器225的例子包括微软的Internet Explorer和Netscape公司的Navigator。预期其它的计算机厂商将开发适合于本发明各个最佳实施例使用的万维网浏览器。
图像资料档案库226可以是本领域技术人员已知的任何类型的计算机编档或存储结构。在本发明的最佳实施例中，图像资料档案库226只是包含一系列图像的目录或子目录，其中每一个图像具有象下面结合图5和图6解释的那样产生和指定的唯一的文件名。另外，图像资料档案库226可以是能够存储包含图像的记录的结构化查询语言(SQL)兼容的数据库文件。在一个最佳实施例中，图像资料档案库226是在DVD盘上的图像目录，它可以容易地从一个地理位置到另一个地理位置传送。
数字编档应用软件227结合万维网浏览器225工作以提供本发明的各种功能，它包括用户接口和用以准备用于随后扫描／成像和电子编档的文件的索引工具。数字编档应用软件227还结合数据库引擎以便提供对图像资料档案库226和图像索引数据库228的记录管理能力(添加、修改、删除等)以及各种管理应用。
图像索引数据库228最好是结构化查询语言(SQL)兼容的数据库文件，它能够存储信息，所述信息包括编索引后的文件名，用于存储在图像资料档案库226中的图像。另外，图像索引数据库228可以在物理上位于除主存贮器220外的某个位置。例如图像索引数据库228可以存储在经由辅助存储器接口(I／F)240连接到计算机200的外部硬盘驱动器(未示出)。
应当指出，来自图像资料档案库226的某一图像或某些图像可装入到主存贮器220和／或高速缓冲存储器存储单元(未示出)中，用于由数字编档应用软件227和万维网浏览器225查看。通常对万维网浏览器来说，以前观看的图像可以通过使用“向后”或“向前”键再调用。由于本发明与标准的万维网浏览器一起工作，这种功能将适用于使用数字编档应用软件227查看的图像。
现参考图3，图中示出按照本发明最佳实施例的台式标签装置201。在第一最佳实施例中，台式标签装置202在无衬里的标签座(linerless label stock)上产生条码和可见信息。然后该标签被人工地转移到基于纸张的文件，该文件将使用图1中的系统100进行扫描和存储。
现参考图3a，台式标签装置202的另一个最佳实施例将标签直接打印和加(象电子订书机一样)到基于纸张的文件。如图3a所示，台式标签装置201有一开口310，用于接受基于纸张的文件或基于纸张的文件页面。用户可以将所述纸张插入开口310，并且台式标签装置202将标签直接加到纸张上。在台式标签装置202的又一个最佳实施例中，标签信息(条码和可见内容)被直接打印在基于纸张的文件上而没有使用分开的标签。下面结合图5和图6讨论条码和可见信息内容。
现参考图4，图中示出由台式标签装置201产生的样品标签400。如图4所示，标签400包含两个单独的部分可见信息部分410和计算机可读的条码部分420。可见信息部分410以方便的方式提供给系统100的用户，并提供有关基于纸张的文件的或有关基于纸张的文件怎样被处理的基本信息。计算机可读部分420被用于存储图像文件名，它在被扫描的图像存储在图1中的图像存储装置130时使用。由于包含在这两个不同部分的信息可能相同，出于安全考虑，在这两个不同部分的信息可以不同。应当指出，用于对图像文件名进行编码的高密度符号的使用可以包括许多不同类型的符号。这包括这样一些符号以在图标中画影线的形式表示数字信息的符号，或者能够以数字格式表示大量信息任何其它符号。还应指出，条码或标签的机器可读部分可以包括另外的信息。例如关于文件处置的信息或附加的文件索引数据。
现参考图5说明按照本发明最佳实施例的标签500的内容的一般描述。如图5所示，标签500包括在文件被扫描后成为图像文件名的唯一的文件号，并且包含下列部分软件序号字段510、安全字段520、索引日期字段530、用户标识字段540和文件计数字段550。软件序号字段510被用以标识唯一客户。预期提供本发明特征的软件程序的每一个拷贝将有与其有关的唯一序号。这将提供唯一的代码来标识系统100的每一个用户，当与其它号数连在一起时将保证每一个文件号整体上是唯一的。这是重要的，因为预期第三方厂商将提供图像的存储空间，并且厂商必须有可靠的方法唯一地标识、分离、采取安全措施和存储来自多个客户的图像。
安全字段520用以提供各种安全装置、诸如用户建立的代码，以便确保在拥有该文件的公司的控制或安全保护下建立文件号。另外，安全字段520可被用户化及配置以便提供内部安全措施，从而限制对敏感文件图像的访问。索引日期字段530提供由系统100的用户给文件编索引的日期。用户标识字段540用以标识给用于存储的文件编索引的用户。用户的识别通常由系统借助注册标识符来确定。文件计数字段550用于跟踪在特定日期由用户编索引的文件数。
现参考图6，图中举例说明具有对应于图5中字段部分的标签600的特定例子。如图6所示，软件序号字段610包含“TAL123456’。这标识某一特定的客户并能准确地找到发放那个特定文件号的许可的数字编档应用软件。如图6所示，安全字段620包含安全码“4697”，它描述用户定义的用于访问这一特定文件的安全特征。索引日期字段630包含“97292”，它是表示编索引期间的日期的丘里安日期(即1997年10月19日)。用户标识字段640包含用户标识号“0023”。这表示用户0023是给该文件编索引的用户。文件计数字段650包含“0021”，它表示这一特定标签是为该用户在这一天编索引的第21个文件而产生的。为了建立图像存储文件名，把文件名扩展部分附加到图6所示的号数。为了容纳图像文件格式和多页文件的各个页需要唯一的文件名的约定，还可以把任选的页号字段附加到图6所示的数字上。另外，还可加入用于另外目的的其它字段。预期各个附加字段将被开发用于特定的处理环境。
现参考图7，图中说明按照本发明最佳实施例的用于处理文件的方法700。如图7所示，该方法在文件到达用户桌面时(步骤710)开始。当用户准备给文件编索引时，用户将启动数字编档应用软件227以便给文件编索引(步骤720)。虽然数字编档应用软件227可以是单独的软件包，但是在最佳实施例中，数字编档应用软件227是基于万维网浏览器的程序，当被调用时，它自动地运行诸如微软InternetExplore的万维网浏览器，并直接与万维网浏览器一道工作以便给文件编索引、加标签和检索文件。数字编档应用软件227还可作为JAVA支程序或万维网浏览器的插入来执行。
启动数字编档应用软件227后，用户可以访问用户接口并指定编档参数和被编索引的文件的索引(步骤730)。应当指出，图像索引数据库228和／或图像资料档案库226的物理存储单元可以是用户计算机系统上的本地硬盘驱动器、在用户位置的网络存储装置、或物理上和／或地理上不同位置的某些存储单元。
接下来，图像索引数据库228将产生文件号，按照上面图5和图6所说明的约定，该文件号最后成为文件的图像文件名(步骤740)。然后，数字编档应用程序227将产生标签400(步骤750)并打印用于该文件的标签400(步骤760)。如较早说明的，标签400由台式标签装置202产生并随后由用户或台式标签装置202加到文件上。用户使用这种方法告诉系统100怎样编档该文件，并且把编档指令“标记”到该文件上。一旦文件被标记或加标签，该文件就变成链接到系统100的、并且是智能的、自管理的文件。
在文件被编索引和加标签后，该文件可有选择地存储在折叠篮中等待随后的扫描成像(步骤770)。接下来，使用扫描子系统对基于纸张的文件扫描或成像(步骤775)，从而产生该文件的电子图像。在扫描处理后，标签400的条码部分420被扫描子系统解码，并且从条码420中提取以前产生的文件号／图像文件名(步骤780)。通过使用打印在标签400上的指令，文件图像被电子存档在图像存储装置130的特定单元中，将以前产生的文件号／图像文件名(步骤785)与诸如tif的附加的文件扩展部分结合以便标识已被存储的图像的类型。操作规则、彩色编码输出篮(color-coded out basckets)、可见内容或其它用户确定的方法将在扫描后确定基于纸张的文件的处置(步骤790)(例如以输出篮形式返回给始发者、中心编档、破坏等)。在图像存储后，文件图像可任选地由用户检索(步骤795)，用于查看、打印、编辑等。另外，如果基于纸张的文件已被保留，则可以利用文件组织模式，检索基于纸张的文件。如图7中虚线箭头线所示，用户可以对其它基于纸张的文件重复编索引和加标签处理，然后同时对已分级的文件进行批扫描。另外，可以对象所想要的一样多的文件或文件图像重复步骤795。
为检索文件图像，用户将启动结合万维网浏览器225的数字编档应用软件227，并且使用用户接口选择想要的文件图像。数字编档应用软件227访问图像索引数据库228并使用以前产生的用于所需的文件图像的唯一文件号找出图像资料档案库226中的文件图像。万维网浏览器225将使用图像的文件名扩展部分来标识显示图像所需的软件支持。用于图像显示、传真打印、集成等的软件支持可直接由万维网浏览器225提供，或者另外由万维网浏览器225启动其它必要的支撑应用软件程序来提供。如图7中箭头所示的，如果需要的话，这一过程可被重复用于用户接收的每个文件。
系统设置允许用户指定图像资料档案库226的缺省单元，诸如主系统二级存储单元或第三方存储单元。另外，当系统100初次安装时，设置系统参数、以便与任何标准的图像文件格式、诸如TIFF或PDF图像文件格式的图像一起工作。另外，扫描／成像软件可以配置成输出任何标准图像文件格式，并且使用缺省的扫描方式，诸如TIFF。尽管系统100最初配置有各种缺省值，用户可以替换这些缺省值并且任选地选择不同的图像格式用于扫描／成像文件和／或存储的文件图像。系统100将根据用户选择的图像文件格式或用户没有替代的缺省文件格式自动地写适当的文件名扩展部分。
应当指出，在本发明的方法中有几处对传统文件图像处理系统的明显的偏离。按照本发明的方法，在扫描前，基于纸张的文件被按立即响应的方式偏索引，然后用物理的方式、与其索引相联系地加标签。标签部分包含由数字编档应用软件227产生的并且归于图像索引数据库228的计算机或机器可读的图像文件名。图像文件名被扫描子系统在将文件图像写入图像资料档案库226时用来命名图像，从而完成输入处理。这不需要在扫描后出现编索引时所需要的大量的硬件、软件、网络集成、以及系统和用户处理。例如对本发明最佳实施例来说，不需要具有大监视器的图像索引终端、网络和本地图像高速缓存以及高速缓存管理、图像输入处理分级、扫描-索引工作调度、图像检索工作、以及刷新-写-确认动作。
通过预定图像文件名以及将其用作为图像索引数据库228和包含在文件图像资料挡案库226中的文件图像间的链接，本发明不需要用于或者刷新具有图像存储单元指针的图像索引数据库或者建立用于那个目的的中间查找表的后扫描处理。使用条码表示最终的图像文件名并且与有关文件一道传送那个文件名，这不同于常规的文件条码策略，后者只使用指向包含另外的有关索引信息的数据库记录的条码数据。这些方法(在扫描前给文件编索引的独特策略部分)使得执行一般的文件成像解决方案、即“数字编档”成为可能。
另外，单一成像解决方案的传统逐步处理已被分解和分开成能以许多不同方式独立完成的部分。编索引、扫描和存储文件的操作可以物理地、暂时地、和／或逻辑地被分开或分离。这允许最优化的操作部分被组合并被执行以便最好地满足系统用户的需要。这种处理还使用户可以在文件接收点(即用户桌面)开始控制。从文件的最初接收到文件的最终处置以及基于纸张的文件到数字图像的变换，用户保持对文件的控制。最后，这种被划分的数字编档处理还提供某种方式，用于将一些处理部分交给(outsourced)逻辑上与索引处理没有连接的第三方服务提供商。
例如，被编索引和加标签的文件能在第三方服务提供商位置被扫描，其中扫描子系统将知道怎样命名基于文件标签的图像文件。由于这些第三方厂商不是专用系统部分，文件输入装置将不被逻辑地连接到给文件编索引的计算机系统。基于纸张的文件的数字图像可写到可更换的、可传送的图像存储介质(CD-ROM、DVD等)，用于返回给源系统，其中现有的图像索引数据库将知道如何基于所述文件名访问图像。和／或，图像可以物理地存储在第三方服务提供商的设备，诸如因特网服务提供商，因为图像检索请求是基于万维网浏览器的、使用因特网协定、标准的客户-服务器处理、并参考标识文件拥有者和与指定单元的图像文件名一致的文件号。再一次，图像存储装置130在图像扫描或图像存储时通常没有逻辑地连接到计算机200，只在图像检索时连接。这直接与传统单一的文件成像系统或过去混合外部资源的服务相反并且是可能的，因为在文件扫描前系统100的用户给文件编索引并且系统为每个文件产生存储文件名。
数字编档应用程序227可作为单用户产品并以网络识别版本来提供。对于网络版，图像资料挡案库226和图像索引数据库228归于连接到任何网络(内部网或因特网)的服务器。对于网络环境，从网络下载数字编档应用程序227，并且经由网络交互传送图像、文件号和图像索引数据库记录。
另外，通过以万维网浏览器插座或JAVA子程序的形式提供用于数字编档系统的用户接口，万维网浏览器的标准、可获得性、功能性和特征可被支持并被极有益地利用。被用来提供成像文件的屏幕直观表示。可使用本领域技术人员已知的或随后在工业界采用的工业标准图像格式来存储成像的文件。由于大多数标准万维网浏览器已能读取和显示这些不同的图像格式，或自动地启动其它资源(即第三方文件浏览程序万维网浏览器插座)以显示这些标准的图像格式，所以不需要开发或提供专利的图像显示、打印、传真、电子邮件等的装置。
通过建立开放的图像文件存储系统，其中图像索引由标准SQL数据库管理和维护，需要时，图像容易输入到更复杂的存储系统或从其中输出。由于数字图像以非专利的格式存储并且可以经由标准的软件包访问，所以数字图像容易从一个硬件／软件平台传送到另一个硬件／软件平台。这一特征允许用户和第三方应用系统(文件管理系统、工作流系统)容易访问或改变图像资料档案库存储设施或当用户的需要改变时简单地将文件图像从一个系统移到另一个系统。
另外，通过将索引操作与存储操作分开以及通过将扫描操作与索引和存储操作分开，可以实现显著的优点。具体地说，预期商业上的第三方服务提供商，诸如在全国各地提供服务中心的Kinkos和AlphaGraphics，将进入文件扫描市场。用户可以批次地给文件编索引和将标签400加到文件上，然后将该批编索引的文件传送给第三方扫描服务提供商。该服务提供商扫描先前编索引的文件并将文件的数字图像存储在可写的、可传送的介质(即CD-ROM、DVD等)。第三方扫描服务提供商的软件是数字编档应用软件227的延伸，并因而能够根据存储在每个文件的条码部分420中的名字来命名数字图像。当可传送的介质被重新引到系统100某一用户的位置时，利用现在是图像文件名的文件号，图像索引数据库228可以找到扫描的图像。作为可传送介质的另一种选择，图像可通过任何已知的通信线路从扫描服务提供商传回给用户点。这种外部资源扫描的方法使用户可以实现数字编档而没有承担采购专用扫描系统的费用。第三方扫描也可以用于现有文件的大批后援文件转换。
最后，第三方文件图像存储提供商可以为用户的文件图像分配存储空间而不必操心编索引和扫描的细节。传真机或为这一特定目的而修改的类似机器可被用来扫描和发送图像给第三方图像存储提供商。图像可在标准拨号线路(象目前的传真传输)、专用通信线路、或因特网上发送。用户将能够为其文件图像租用存储空间，并将不必对获取大量数字化图像所必需的物理设施和计算机设备投入宝贵的资源。利用万维网浏览器225和数字编档应用程序227，用户可以到达所需的存储单元并访问存储的图像文件，无论它们物理上存储在哪里。这允许企业快速和普及采用数字编档解决方案而没有图像存储系统的传统费用。它还在效能价格合算、安全的基础上广泛地建立可访问的图像资料档案库。
现参考图8，结合万维网浏览器屏幕800说明按照本发明最佳实施例的用于给基于纸张的文件编索引的用户接口。如图8所示，给基于纸张的文件820编索引、将其存储和成像，以便用于系统100。用户可以使用基于万维网浏览器的接口，指定图像资料档案库226中所需文件的存储类别(柜)和子类别(文件夹)。然后用户使用用于被选柜和文件夹中的文件的一系列预定的索引标签字段860，添加任何其它所需的索引信息。
用于逻辑存储文件的索引结构在万维网浏览器屏幕800上由电子编档柜显示830、电子文件夹显示840、和文件标签显示850表示，它可以依次显示被选索引标签字段860中的每一个。在文件820的情况下，电子编档显示830示出用户已选择“发货单”电子编档柜作为文件820的电子图像所需的单元。同样地，用户已选择电子文件夹“PriceCosto”作为所需的存储器文件夹。文件标签显示850包含文件“10023”的名字。快速输入技术被程序地执行以加速索引处理。本发明的最佳实施例将提供语音识别特征用于数据选择和输入，从而使用户可以快速和容易给文件编索引。应当指出，示于图8的可视显示使得用户选择用于存储文件820的图像的逻辑单元，但数字编档应用软件227将控制文件820的数字图像的物理存储单元。
一旦用户输入所需的索引值，用户点击标签键870。这种用户操作通过产生文件820的记录而刷新图像索引数据库228。然后系统100使用上面结合图5和图6描述的文件命名规则在新产生记录的字段中分配唯一的文件号给文件820。唯一的文件号(和任何其它被选择的数据)被发送到用户工作站用于台式标签装置202的打印。如前面说明的，标签400(未示出)用以标识文件820和其被分配的存储文件名。因此当文件820之后被扫描时，系统100将使用以前产生的文件号作为文件名来存储该图像并标记该图像用以检索。
现参考图9，举例说明按照本发明最佳实施例用于检索以前编索引和成像的文件的用户接口。使用与图8所示相同的基于万维网浏览器的接口，用户已经回到与文件820被编索引和命名时相同的电子编档柜和电子文件夹。如图9所示，基于纸张文件820的电子图像920现被显示给在万维网浏览器窗口900中的用户。另外，存储在相同的电子柜和文件夹中的其它电子文件在滚动清单910中被列出。通过从滚动清单910选择所需的电子文件(即用鼠标点击等)可以检索和显示其它电子文件。通过使用万维网浏览器本身的能力和特征，被检索的文件图像可被打印、传真、发电子邮件等。
应当指出，虽然图8和图9在微软的Internet Explore的范围中来说明本发明，随便什么万维网浏览器都可配置成支持本发明。微软的Internet Explore仅用于解释本发明各个细节的目的而示出。
现参考图10，举例说明按照本发明最佳实施例的索引和存储系统1000。如图10所示，图像索引数据库228包含一系列记录1010。每条记录1010包含唯一的文件号，该文件号是在用户使用上面结合图5和图6解释的命名规则给包含在图像资料档案库226中的基于纸张的文件编索引时由系统100产生的。每一条记录1010的唯一文件号存储在字段1011中，并且在这一例子中作为指向存储在图像资料档案库226中特定图像1020的指针。如图1O所示，存储在每一条记录1010字段1011中的名字几乎相同于存储在图像资料档案库226中对应图像的文件名。在最佳实施例中，文件号和对应的图像文件名之间的唯一不同是图像资料档案库226中图像的附加文件名扩展部分(．tif)，它表示标记的文件是TIFF文件。如图10所示，记录1010也可以包含附加的字段用以存储与基于纸张的文件的图像有关的其它信息。这些其它字段可以包括文件索引的日期和时间、表示基于纸张的文件是否已经被扫描或成像的扫描标记、文件索引信息、用户定义的注解等。
现参考图1l，按照本发明最佳实施例的折叠篮1100包括主部分1105、三个可折边1110、双边钩环附件部分1115、可折盖1120、双边钩环片1130和任选的套盒或貯槽1140、1145、和1150。在最佳实施例中，折叠篮1100将放在计算机200附近，便于由用户接收的基于纸张的文件的合适的分级。
折叠篮1100由诸如卡片材料或薄而有柔性的塑料的轻型耐用材料构成。可折边1110和可折盖1120连接到折叠篮的主部分1105，以便每一个边1110和盖1120作为可折的、可改变位置的活页。在最佳实施例中，盖1120将足够的大以便完全盖住主部分1105，并且边1110将足够的大以便至少部分地盖住主部分1105。
片1130是平的两侧面片，它在两个平面具有诸如Velcro的钩环材料。片1130用来把折盖1130固定在两个折叠位置之一，或者在折叠篮1100下以便当基于纸张的文件放在折叠篮中时不碍事，或者按照另一种方法置于折叠篮中文件的顶部，从而将文件固定在适当位置。附加部分1115与片1130合作用以固定可折盖1120在两个位置之一，或者在折叠篮1100的顶部或者在折叠篮1100的下面。
为使用折叠篮1100，用户把可折盖1120旋转到折叠篮1100主部分1105下面并利用附加部分1115和片1130来将它固定在适当位置。用户然后在处理输入基于纸张的文件过程中简单地将被编索引和加标签的文件叠放在折叠篮1100的主部分1105。当用户准备扫描和成像文件时，可折边1110被折向折叠篮1100的主部分1105，至少部分地盖住叠放在折叠篮1100中的纸张。然后，可折盖1120被旋转并折到折叠篮1100中文件的顶部并利用片1130固定到附件部分1115上，以便盖住并固定叠放在折叠篮1100中的文件。一旦可折边1110和可折盖1120被折在文件上，折叠篮1100可以被传送到扫描／成像位置用以输入到系统100。折叠篮1100的精确尺寸将根据被分级和存储在折叠篮1100中纸张的尺寸和数量来确定。
任选的套盒或貯槽1140、1145和1150用来包含用户标识和任何类型的特定指令(用户期望包括的用于处理基于纸张的文件的任何类型的特定指令，诸如唯一处理指示或路由信息)。另外，用以设置扫描机每一特定扫描工作的预打印的“特别处理”封页可被包括在外部套盒或貯槽1140或内部貯槽1145中。
如上面说明的，本发明提供用于数字编档系统的装置和方法。本发明的最佳实施例使用结合许多现有办公室资源的系统提供容易而有效的索引、成像、存储、检索和管理基于纸张的文件，将它们转换成电子文件。所建议的系统和方法执行每一个工作人员都可利用的用于数字编档的桌面解决方案。在本发明的一个最佳实施例中，各人利用标准的万维网浏览器应用软件从标准的台式计算机上完整地控制其文件的电子存储和检索。本发明的数字编档系统还独特地使用户可以在扫描／成像之前使用专用的台式标签装置对文件进行编索引和加标签。
虽然已经参考其最佳实施例具体显示和描述了本发明，但是，本领域的技术人员可以理解其中可以作出形式和细节的各种改变而不超出本发明的精神和范围。
权利要求
1．一种装置，它包括至少一个处理器，连接到所述至少一个处理器的存储器，和驻留在所述存储器中并由所述至少一个处理器执行的数字编档应用程序，所述数字编档应用程序为基于纸张的文件产生唯一的文件号并使用所述唯一的文件号将随后产生的某个所述基于纸张的文件的数字图像链接到图像索引数据库中的某条记录。
2．权利要求1的装置，其特征在于还包括连接到所述至少一个处理器的通信链路。
3．权利要求2的装置，其特征在于所述通信链路包括计算机网络。
4．权利要求3的装置，其特征在于所述数字编档应用程序经由所述通信链路将所述基于纸张的文件的数字图像传送到图像存储装置。
5．一种装置，它包括至少一个处理器，连接到所述至少一个处理器的存储器，驻留在所述存储器中的图像索引数据库，所述图像索引数据库包括许多条记录，驻留在图像存储装置中的图像资料档案库，驻留在所述存储器中并由所述至少一个处理器执行的的数字编档应用程序，所述数字编档应用程序产生唯一的文件号并把所述唯一的文件号存储在所述许多条记录中的一条中，承载所述唯一文件号的附加到文件上的标签，和其中利用所述许多条记录中的一条记录中的所述唯一文件号作为所述图像的文件名把所述文件的图像存储在所述图像资料档案库中。
6．权利要求5的装置，其特征在于所述数字编档应用程序包括基于万维网浏览器的用户接口。
7．权利要求5的装置，其特征在于所述数字编档应用程序经由计算机网络从所述图像资料档案库传送所述文件的图像。
8．权利要求6的装置，其特征在于所述计算机网络是因特网。
9．权利要求6的装置，其特征在于所述计算机网络是内部网。
10．权利要求5的装置其特征在于还包括折叠篮。
11．权利要求10的装置，其特征在于所述折叠篮包括主部分，连接到所述主部分的多个可复原的边部分，连接到所述主部分的可复原的盖，连接到所述可复原的盖上的、平的、两边钩环盖住的片部分，和附加到所述多个可复原的边部分中至少一个边部分的合作钩环附件部分。
12．权利要求10的装置，其特征在于所述折叠篮还包括附加到所述可复原的盖的至少一个套盒。
13．权利要求10的折叠篮，其特征在于所述多个可复原的边部分和所述可复原的盖包括柔韧的塑料材料。
14．权利要求5的装置，其特征在于所述标签包括可见信息部分，和计算机可读的条码部分。
15．权利要求14的装置，其特征在于所述计算机可读的条码部分包括软件序号字段，安全字段，日期字段，用户标识字段，和文件计数字段。
16．一种用于数字编档的装置，所述装置包括至少一个处理器，连接到所述至少一个处理器的存储器，驻留在所述存储器中的图像索引数据库，所述图像索引数据库包括许多条记录，连接到所述至少一个处理器的通信链路，连接到所述通信链路的图像存储装置，存储在所述图像存储装置中的图像资料档案库，驻留在所述存储器中并由所述至少一个处理器执行的的数字编档应用程序，其中所述数字编档应用程序产生唯一的文件号用于基于纸张的文件并把所述唯一的文件号存储在所述许多条记录中的一条中，连接到所述至少一个处理器的台式标签装置，承载所述唯一文件号并由所述台式标签装置打印的标签，和文件输入装置，它在所述唯一文件号被产生后产生所述基于纸张的文件的图像，其中利用所述许多条记录中的一条记录中的所述唯一文件号作为所述图像文件名把所述图像存储在所述图像资料档案库中。
17．权利要求16的装置，其特征在于所述数字编档应用程序包括基于万维网浏览器的应用程序。
18．权利要求16的装置，其特征在于所述文件输入装置是多功能复印机。
19．权利要求16的装置，其特征在于所述文件输入装置是传真机。
20．权利要求16的装置，其特征在于所述文件输入装置是扫描仪。
21．权利要求16的装置，其特征在于所述通信链路是计算机网络，以及所述图像经由所述计算机网络从所述文件输入装置传送到所述图像资料档案库。
22．权利要求21的装置，其特征在于所述计算机网络是因特网。
23．权利要求21的装置，其特征在于所述计算机网络是内部网。
24．权利要求16的装置，其特征在于所述标签包括可见信息部分，和计算机可读的条码部分。
25．权利要求24的装置，其特征在于所述计算机可读的条码部分包括软件序号字段，安全字段，日期字段，用户标识字段，和文件计数字段。
26．一种方法，它包括如下步骤将承载机器可读的文件号的标签附加到基于纸张的文件上，随后扫描所述基于纸张的文件并产生所述基于纸张的文件的数字图像，和利用包括所述文件号的文件名把所述数字图像存入所述图像资料挡案库中。
27．权利要求26的方法，其特征在于所述将标签附加到所述基于纸张的文件的步骤包括使用台式标签装置将所述标签附加到所述基于纸张的文件的步骤。
28．权利要求26的方法，其特征在于还包括使用所述数字图像的文件名从所述图像资料档案库检索所述数字图像的步骤。
29．权利要求26的方法，其特征在于还包括使用台式标签装置产生承载所述机器可读的文件号的所述标签的步骤。
30．一种用于基于纸张的文件的数字编档的计算机执行的方法，所述方法包括如下步骤接收基于纸张的文件，建立关于所述基于纸张的文件的数据库记录，建立关于所述基于纸张的文件的唯一的文件号，把关于所述基于纸张的文件的所述唯一的文件号存储在所述数据库记录中，将标签附加到所述基于纸张的文件上，所述标签包括所述唯一的文件号，扫描所述基于纸张的文件以便建立所述基于纸张的文件的数字图像，从所述基于纸张的文件的所述数字图像提取所述唯一的文件号，和利用包括所述唯一的文件号的文件名把所述基于纸张的所述数字图像存入图像资料挡案库中。
31．权利要求30的方法，其特征在于还包括利用所述文件名对所述基于纸张的文件的图像进行检索的步骤。
32．权利要求30的方法，其特征在于还包括使用台式标签装置产生用于所述基于纸张的文件的标签的步骤。
33．权利要求30的方法，其特征在于把所述基于纸张的文件的所述图像存入图像资料档案库中的步骤包括经由拨号电话线路将所述基于纸张的文件的所述图像传送到所述图像资料档案库的步骤。
34．权利要求30的方法，其特征在于把所述基于纸张的文件的所述图像存入图像资料档案库中的步骤包括经由计算机网络将所述基于纸张的文件的所述图像传送到所述图像资料档案库的步骤。
35．权利要求34的方法，其特征在于所述计算机网络是因特网。
36．权利要求34的方法，其特征在于所述计算机网络是内部网。
37．一种方法，它包括如下步骤接收基于纸张的文件，在图像索引数据库中建立关于所述基于纸张的文件的一条记录，所述记录至少具有一个字段，建立关于所述基于纸张的文件的唯一的文件号，把关于所述基于纸张的文件的所述唯一的文件号存入所述至少一个字段中，将标签附加到所述基于纸张的文件上，所述标签承载包括所述唯一文件号的条码标记，扫描所述基于纸张的文件并建立所述基于纸张的文件的图像，和利用所述唯一文件号把所述图像存入图像资料档案库中，以便将所述图像链接到所述图像索引数据库中的记录。
38．权利要求37的方法，其特征在于还包括利用基于万维网浏览器的接口从所述图像资料档案库检索所述图像的步骤。
39．权利要求37的方法，其特征在于把所述图像存入图像资料档案库中的步骤包括经由因特网将所述图像传送到所述图像资料档案库的步骤。
40．权利要求37的方法，其特征在于把所述图像存入图像资料档案库中的步骤包括将所述图像传送到CD-ROM盘的步骤。
41．权利要求37的方法，其特征在于把所述图像存入图像资料档案库中的步骤包括将所述图像传送到DVD盘的步骤。
42．一种用于索引、排序、和检索基于纸张的文件的数字图像的方法，所述方法包括如下步骤接收所述基于纸张的文件，装入基于万维网的、用于给所述基于纸张的文件编索引的接口，在图像索引数据库中建立关于所述基于纸张的文件的一条记录，所述记录具有至少一个字段，建立关于所述基于纸张的文件的唯一的文件号，把关于所述基于纸张的文件的唯一的文件号存入所述至少一个字段中，使用台式标签装置建立标签，所述标签承载包括所述唯一的文件号的条码标记，将所述标签附加到所述基于纸张的文件上，扫描所述基于纸张的文件和附加到该文件上的标签，从而建立所述基于纸张的文件的数字图像，从所述基于纸张的文件的所述数字图像中检索所述唯一的文件号，经由因特网将所述数字图像传送到所述图像资料档案库，利用所述唯一文件号和作为所述数字图像文件名的附加扩展部分把所述数字图像存入所述图像资料档案库中。
43．一种程序产品，它包括数字编档应用软件，后者产生关于基于纸张的文件的唯一文件号并且使用所述唯一的文件号将表示所述基于纸张的文件的随后产生的图像链接到数据库，和承载所述数字编档应用软件的信号承载介质。
44．权利要求43的程序产品，其中所述数字编档应用软件作为基于万维网浏览器应用软件来执行。
45．权利要求43的程序产品，其中所述信号承载介质包括可写介质。
46．权利要求43的程序产品，其中所述信号承载介质包括传输介质。
47．一种折叠篮，它包括主部分，连接到所述主部分的多个可复原的边部分，连接到所述主部分的可复原的盖，连接到所述可复原的盖上的、平的、两边钩环盖住的片部分，和附加到所述多个可复原的边部分中至少一个边部分的合作钩环附件部分。
48．权利要求47的折叠篮，其特征在于还包括附加到所述可复原的盖的至少一个套盒。
49．权利要求47的折叠篮，其特征在于所述多个可复原的边部分和所述可复原的盖包括柔韧的塑料材料。
50．一种包括唯一的文件标识号的标签，所述标签加到基于纸张的文件上，以便将随后建立的所述基于纸张的文件的数字图像链接到以前在数据库中建立的记录。
51．权利要求50的标签，其特征在于所述唯一的文件标识号包括软件序号字段，安全字段，日期字段，用户标识字段，和文件计数字段。
52．权利要求50的标签，其特征在于所述计算机可读的条码部分包括PDF 417符号。
53．一种方法，它包括如下步骤在第一地理位置建立关于基于纸张的文件的机器可读的标签，所述标签包括文件号，该文件号随后将被用作为所述基于纸张的文件的数字图像的文件名；将所述标签附加到所述基于纸张的文件上；将所述基于纸张的文件传送到第二地理位置；扫描所述基于纸张的文件包括所述标签，以便建立包括所述标签的图像的文件图像，和利用所述标签上的所述文件号作为所述文件图像的文件名，把所述文件图像存入图像资料档案库中，所述图像资料档案库在第三地理位置。
54．权利要求53的方法，其特征在于所述建立关于基于纸张的文件的标签的步骤包括使用台式标签装置建立所述标签的步骤。
55．权利要求53的方法，其特征在于所述第一、第二和第三地理位置相隔1英里以上的距离。
56．一种方法，它包括如下步骤使用台式计算机给基于纸张的文件编索引，从而建立关于所述基于纸张的文件的唯一文件号，把所述唯一的文件号存入图像索引数据库中，将包括所述唯一的文件号的标签附加到所述基于纸张的文件上，将所述基于纸张的文件传送到逻辑上与所述台式计算机分离的文件输入装置，建立所述基于纸张的文件的数字图像，从所述基于纸张的文件的所述数字图像中检索所述唯一的文件号，将所述文件号结合到所述数字图像的文件名中以便将所述数字图像链接到所述图像索引数据库，和利用所述文件名，把所述基于纸张的文件的所述数字图像存储在可更换、可传送的图像存储介质上。
57．权利要求56的方法，其特征在于所述图像存储介质包括DVD盘。
58．权利要求56的方法，其特征在于所述图像存储介质包括CD-ROM盘。
59．权利要求56的方法，其特征在于从所述图像存储介质上检索所述基于纸张的文件的所述数字图像的步骤包括使用计算机网络检索所述基于纸张的文件的所述数字图像的步骤。
60．权利要求56的方法，其特征在于从所述图像存储介质上检索所述基于纸张的文件的所述数字图像的步骤包括使用基于万维网浏览器的接口检索所述基于纸张的文件的所述数字图像的步骤。
61．权利要求56的方法，其特征在于使用运行在台式计算机中的数字编档应用程序给基于纸张的文件编索引的步骤包括使用基于万维网浏览器的接口给基于纸张的文件编索引的步骤。
62．一种方法，它包括如下步骤使用台式计算机给基于纸张的文件编索引，从而建立关于所述基于纸张的文件的唯一的文件号，把所述唯一的文件号存入图像索引数据库中，将包括所述唯一的文件号的标签附加到所述基于纸张的文件上，将所述基于纸张的文件传送到逻辑上与所述台式计算机分离的文件输入装置，建立所述基于纸张的文件的数字图像，从所述基于纸张的文件的数字图像中检索所述唯一的文件号，将所述文件号结合到所述数字图像的文件名中以便将所述数字图像链接到所述图像索引数据库，和利用所述文件名把所述基于纸张的文件的数字图像存储在图像存储介质上，所述图像存储介质逻辑上与所述台式计算机、所述文件输入装置和所述图像索引数据库分离。
63．权利要求62的方法，其特征在于还包括逻辑上将所述台式计算机连接到所述图像存储装置以及检索所述基于纸张的文件的数字图像的步骤。
64．权利要求63的方法，其特征在于从所述图像存储装置检索所述基于纸张的文件的数字图像的步骤经由计算机网络来完成。
65．权利要求63的方法，其特征在于检索所述基于纸张的文件的数字图像的步骤利用基于万维网浏览器的接口检索所述基于纸张的文件的数字图像来完成。
全文摘要
用于数字编档系统的装置和方法;它使用索引(703)、扫描(775)、图像存储(785)和图像检索(795)作为有效管理基于纸张的信息的部分。本发明的最佳实施例提供对纸张文件的容易和有效的管理。使用结合许多现有办公室资源的系统将纸张文件转换成电子文件。所建议的系统执行每一个工作人员可以利用的用于数字编档的桌面解决方案。在本发明的一个最佳实施例中,各人通过使用标准的万维网浏览器应用程序从标准的台式计算机上完整地控制其文件的电子存储和检索。本发明的数字编档系统还独特地使用户可以在扫描/成像(775)之前使用专用的台式标签装置来给文件编索引和加标签(760)。
文档编号G06F15/00GK1290372SQ98813838
公开日2001年4月4日 申请日期1998年12月3日 优先权日1997年12月30日
发明者S·W·伊隆斯 申请人:影像标记公司