专利名称：网络影音文件传真装置及同步分类归档作业方法
技术领域：
本发明涉及一种网络影音文件传真装置及同步分类归档作业方法，特别指在传真文件上附加影音与手写说明，通过网络传出的网络影音文件传真和同步归档装置。
背景技术：
在信息传递愈来愈讲求速度的时代，电子化是不可避免且环保的做法，但是不论在如何进步的作业环境中，电子化的结果仍造成一些数据传递的风险与档案损毁的可能性，所以许多的数据仍需要纸张来往的纪录、纸张副本归档，传真(facsimile)甚至仍被视为是一个最有保障的传递方式。
为了取代原有的传真机，利用接上计算机系统的扫描仪(Scanner)与打印机，搭配电子邮件(Email)或连接调制解调器(Modem)达到类似传真的功能，除了一般扫描仪只能将文件扫描进计算机外，可通过传真同步归档软件通过调制解调器传送至彼端的传真机或打印机打印输出，或可通过计算机繁琐的操作程序步骤处理转化成附加档案才能利用的夹档方式以电子邮件方式传给别人。
现有技术如图1所示的美国专利US5,862,202(申请日1997年4月10日)，图示为其传真实施路线与装置的方块示意图。本地有一传真指向装置16分别连接本地传真机17与本地计算机15，进一步通过电话线连接公众交换电话网络(PSTN)18，而传真指向装置16与本地计算机15也通过一传真传送装置14连接因特网(Internet)13，再与远程设备连接，如远程计算机12与远程打印机11。通过上述设备本地的使用者可以传真指向装置16达到多种传送文件的方式，如本地传真机17通过传真指向装置16以公众交换电话网络18传真文件至远程传真机19；本地传真机17通过传真指向装置16导向传真传送装置14，再通过因特网13将文件传送至连接远程计算机12的远程打印机11打印输出；或本地计算机15通过传真传送装置14将文件传送至远程计算机12，再以远程打印机11打印而达到传真机的功能。
目前现有技术还有组合打印、传真、扫描与复印等功能的多功能打印机(Multifunction Printer，MFP)，但仍只是组合一般打印机、传真机、复印机与扫描仪等已知功能的机器，仍利用现有连接电话系统的传真机传递，有其实时性、方便性与简单操作的优点，但仍有以下缺点1.每次传真都是昂贵的支出。
2.目前只能传送黑白纸张。
3.传递数据多是只能传A4以下大小的纸张。
4.传真接收的品质没有保障，其纸张笔迹会变淡或失真。
5.传真机几乎是家庭一台或公司一台所有人共享，无法做到每个人一台独立使用。
6.传真机需占据一条电话线。
所以如能有新的传送方法解决上述缺点，那么就可颠覆已知既有做法，本发明即针对传统传真机的缺点，也组合一般使用的扫描仪、打印机与复印机的功能，并配合一专用的计算机软件，搭配连接计算机系统的影像摄取装置、语音撷取装置与手写系统等外设，利用现有因特网(Internet)宽带资源，提供一种使用方便、简单的网络影音文件传真打印装置，使人人都有一台传真打印的多功能事务机，可提升工作效率，达到真正个人独立工作的境界及全面普及的目的。
发明内容
本发明为一种网络影音文件传真装置及同步分类归档作业方法，是利用习用的扫描仪、打印机或其整合的产品，加上计算机系统中本发明所提供的网络影音文件传真同步归档软件，通过连接该计算机系统的多媒体外设，可在传真文件上附加影音与手写说明，达到节省成本、简易使用且功能强大的传真功能，而且提供一种使用方便、简单的网络影音文件传真打印装置，使人人都有一台传真打印的多功能事务机，可提升工作效率，达到真正个人独立工作的境界及全面普及的目的。
该网络影音文件传真同步归档装置包括有以有线或无线方式连接一因特网的计算机；连接该计算机的影像摄取装置，以摄取使用者影像；连接该计算机的语音撷取装置，以撷取使用者的语音；扫描装置；以及安装在计算机中，为一组合连接该计算机的影像摄取装置、语音撷取装置与扫描装置的网络影音文件传真同步归档软件，通过该网络影音文件传真同步归档软件录制一影音信息，附加在该文件后产生一影音传真文件。
而其作业方法包括有启动计算机并连接一网络；执行网络影音文件传真同步归档软件；扫描文件，通过扫描装置扫描；接收文件，由网络影音文件传真同步归档软件以有线或无线方式接收；录制一影音内容，并在开启该文件时录制；预览影音内容与文件；选定一个或多个接收者；以及传送附加影音内容的文件。
图1所示为习用的传真实施路线与装置的方块示意图；图2A所示为本发明实施例的架构示意图之一；图2B所示为本发明实施例的架构示意图之二；图2C所示为本发明实施例的架构示意图之三；图3所示为本发明网络影音文件传真同步归档装置示意图；图4A所示为本发明网络影音文件传真同步归档软件中归档/分类系统示意图；图4B所示为本发明网络影音文件传真同步归档软件操作画面示意图；图5为本发明网络影音文件传真同步归档的作业方法实施例的步骤流程图；图6所示为会员使用者接收的流程图。
附图标记说明11远程打印机12远程计算机13因特网14传真传送装置15本地端计算机
16传真指向装置17本地端传真机18公众交换电话网络19远程传真机20因特网A第一公司B第二公司21第一服务器23第二服务器22a，22b，22c，24a，24b，24c，26a，26b，26c计算机设备25远程服务器20’网络服务提供业者(ISP)27计算机设备31计算机310网络影音文件传真同步归档软件32影像摄取装置33语音撷取装置34扫描装置35手写装置36服务器360名单37彼端计算机38影音播放装置41文件图档43功能选区45影音录制程序47手写内容42文件预览区44自动归档区46分类索引区
具体实施例方式
本发明是通过组合视频系统，利用扫描仪与个人计算机内专用的网络影音文件传真同步归档软件，在传真文件上附加影音与手写说明，并通过因特网送出，达到节省成本、简易使用且功能强大的影音传真功能。
本发明可让现有己连上因特网的计算机用户只需在个人计算机内加装专用的网络影音文件传真同步归档软件，利用原有的外设装置，可达到利用网络传送方式的传真功能。若彼端的设备并未加装本发明应有的设备，可以通过传统电子邮件方式接收附加有影音或手写说明的传真文件，若彼端有装设本发明应有的设备，即可达到双向收发附加有影音或手写说明的传真文件，利用本发明的装置可达到以下功能1.传真文件附加影音说明。
2.报表文件远程完整打印。
3.所有文件、图片、传真过程自动存盘。
4.传真文件(及影音加工)可实时计算机收听看。
5.传真文件实时做影音加工说明，立即回复系统。
6.无纸传送，文件签名传送。
请参阅图2A所示本发明实施例的架构示意图，实施例所示为两间公司A，B通过因特网20达到本发明网络影音文件传真同步归档的目的。其中第一公司A的员工分别使用计算机设备22a，22b，22c，并将它以有线或无线方式连接第一服务器21，并借以连接因特网22，其中以路由器(router)、集线器(hub)等连接方式并不在此赘述。而第二公司B的员工使用计算机设备24a，24b，24c，以有线或无线方式连接第二服务器23，再以无线或有线方式连接因特网20。
若第一公司A的人员利用计算机设备22a的扫描仪制作一欲传真的电子文件，由计算机内的网络影音文件传真同步归档软件接收，随文件可录制一段影音内容说明该文件的内容或是要提示的影音，并可配合手写装置在电子文件上加以标记，该传真同步归档软件也可将手写的轨迹状态录制起来，以便接收者能轻易得知寄件者表达的内容。当计算机设备22a中欲传真的文件加上影音与手写说明送出，即通过因特网20送达彼端的接收者，如第二公司B的员工，该员工可通过计算机设备24a接收，以电子邮件软件(如outlook)接收，以计算机内多媒体播放软件(如Media Player等)与图片浏览软件播放其影音传真文件，也可以本发明的网络影音文件传真同步归档软件接收，实时得到附加影音说明与手写内容的传真文件。
本发明提出的服务器，如第一服务器A与第二服务器B，其中包括有该服务器所属公司的员工名单，若员工间传真文件，仅借服务器中名单即可送达，若其它公司或人员以登录该名单，也可以查表方式提供简单的传送方式，并非限于一般所使用的电子邮件。当传真文件寄出，所有影音内容与文件内容都先保留(queue)在服务器内，有待接收者联机该服务器，即下载该传真文件。
图2B所示为本发明实施例的架构示意图之二，若使用者为单一会员使用者，并不与人共享如图2A所示的内部服务器，可登录(需会员)连接因特网20的远程服务器25，多个单一会员使用者可通过网络服务提供者(ISP)20’连接因特网20，再与此远程服务器25连接，其计算机设备26a，26b，26c可借此架构中的网络影音文件传真同步归档软件收发本发明的影音传真文件。进一步还可以通过普通电子邮件方式传送给其它非会员使用者，当其它使用者收取该电子传真邮件时，可自动启动计算机内多媒体软件，如Media Player、RealPlayer等影音软件，或其它图片浏览程序等。
图2C所示为单一使用者为非登入某一特定服务器的会员使用者时，局域网内部的使用者，通过计算机设备22a，22b，22c连接特定影音传真服务器21，将影音传真文件传送至远程使用者，其计算机设备27通过网络服务提供业者(ISP)20’连接因特网20，就可以接收该影音传真文件，或以普通电子邮件接收，接收时自动启动计算机内多媒体软件，或其它图片浏览程序观看该文件。
上述传真文件连接架构可以等效扩大实施，并为熟悉这项技术者可据以实施。
本发明利用因特网达到免费的影音传真功能，需包括图3所示的装置示意图。其中计算机31中设置有集成影音、手写与扫描功能的网络影音文件传真同步归档软件310，计算机31进一步还连接有接口设备，如网络摄像机(webcam)、摄像机(DV，D8，V8等)的影像摄取装置32、如内建或外接于计算机31的麦克风的语音撷取装置33、如扫描仪或内含多功能事务机的扫描装置34、如手写输入或绘图等的手写装置35，与如屏幕、喇叭等影音播放装置38，该计算机31还连接因特网20，可通过电子邮件方式以网络传送黑白或彩色文件至彼端计算机37。以上各连接方式皆可以有线或无线方式达到。
本发明的另一实施例是需要一连接因特网20的服务器36，可设置在本地端(local)或远程(remote)，服务器36中存储有一包括所有使用者或会员的名单360，当其中使用者传送包括影音的黑白或彩色文件时，即对照名单360内存储的会员名单而存储于内存中，当接收者联机时，可以多种认证或身分识别方式下载该文件，可用相对应的软硬件接收并观看该影音文件，不会因为计算机关机而影响其作业功能。且本发明的传送方式一次可有多个接收者，并不限制单一接收者的传送。
本发明计算机37与扫描装置34的组合方式，是为了利用计算机37中的网络影音文件传真同步归档软件310达到功效，另一实施例中，可组合计算机功能在扫描装置中，将所有功能内置(embedded)于扫描装置，即可通过简单的功能按键达到网络传真文件的作用。
当本发明执行扫描文件时，传真文件是自动存入一归档/分类系统，可借此索引找寻文件，或分类。如图4A所示的示意图，当欲传真的文件经选取或扫描后，即显示在归档/分类系统的文件预览区42，此系统画面也包括自动归档区44，当文件扫描完成后，即同步自动按照日期时间归档，可省去存盘与归档繁复的程序，并包括归档与删除等功能，借以手动归档建立分类索引，或删除该扫描文件；而分类索引区46则提供有别于自动归档功能的手动分类归档功能，使用者可依扫描文件的属性建立分类索引，以便日后查询作业。另外，更可在此归档/分类系统中加入影音说明，通过一影音录制程序将影音录制于归档的文件中，以加强提示日后的使用者。
图4B所示则为其中网络影音文件传真同步归档软件操作画面的示意图。当欲传真的文件经扫描装置扫描产生一个数字文件图文件41，即由本发明的网络影音文件传真同步归档软件310接收，并显示于计算机屏幕上，软件中设计有功能选区43，其中至少包括有加入影音、重录、放弃、存盘等多个功能选项，且不以此述为限，视需要可加入不同功能。使用者可根据需要加上影音说明，即点选「加入影音」的按钮，计算机屏幕会出现网络影音文件传真同步归档软件310所附加的影音录制程序45，使用者可借以录制一段影音，而同时可借手写装置在文件图文件41上随意写下想要标记的内容，如图示的手写内容47，完成后存档或直接点选传送键，以网络服务器或电子邮件方式送给接收者。当彼端接收者接收此影音传真文件，即可在观看传真内容时，同时有影音或手写内容出现。
而图5所示为本发明网络影音文件传真同步归档装置的作业方法步骤流程。其中的一个实施例为当一连接各种影音、手写、扫描等外设的计算机欲传送一文件时，步骤包括有步骤S501开始时，启动计算机并连接网络，本发明的一个实施例需借网络连接一包括各使用本发明装置的使用者的影音传真服务器，可以传统的密码账号、硬件身份芯片等各种方式达到身份确认，同时也需要确定各影音外设与软件都正确安装；步骤S502执行本发明专用的网络影音文件传真同步归档软件，该软件组合连接计算机的影音设备与手写装置，其中一个实施例可纳入接收者电子邮件名单，另一实施例可通过连接因特网自步骤S501提及的服务器下载使用者名单；步骤S503将欲扫描的文件放入连接计算机的扫描装置，制作一电子文件；或是可于一归档/分类系统选取己归档的电子文件，此文件可做简单的旋转调整，以适合各种状况；步骤S504由网络影音文件传真同步归档软件以有线或无线方式接收该文件，并开启于计算机屏幕上，更可加以原稿打印；之后可将文件置于归档/分类系统中，此文件更可做简单的旋转调整，再加以归档；步骤S505此时判断是否加入影音说明？可通过该软件中的功能选项，如旋转、重新扫描、传送、放弃、加入影音说明或手写等，或以图片的编辑作出传送前的修改，若并不加入影音说明，则于修该后直接进行步骤S508的动作；步骤S506若需在文件中插入影音或手写说明，则在开启该文件时，通过网络影音文件传真同步归档软件组合连接计算机的影像摄取装置与语音撷取装置录制一影音内容，并可在过程中利用手写装置在文件上标记；步骤S507录制完毕后，进行预览该影音内容与文件，可判断是否重录该影音内容，此时，并可选择是否将此影音传真文件存入网络影音文件传真同步归档软件中的归档/分类系统(S510)中，以备将来使用与查询；步骤S508确认后，选择一传送方式与接收者，待进行选定一个或多个接收者后，可以连接服务器的名单中选择，也可在电子邮件名单中选择；步骤S509按下传送功能，即进行本发明网络影音文件传真的动作后结束本实施例。
图6所示为会员使用者接收的流程。会员使用者启动计算机并连接网络，并需启动该网络传真同步归档软件(步骤S601)，并借以登陆一服务器，本发明的实施例是以传统的密码账号、硬件身份芯片等各种方式达到身份确认；由该服务器上接收影音传真文件(步骤S603)，此时，同步处理此文件，由归档/分类系统(S610)加以分类与建档；使用者可决定是否立刻阅读处理信息文件？(步骤S605)；若不立刻阅读处理信息文件，可存储至归档/分类系统中；若要立刻阅读处理该文件时，即阅读该影音传真文件，或在归档/分类系统中取出文件阅读(步骤S607)，并可加入转寄、回复等动作，亦可在此转寄与回复传真件中加入影音说明；处理文件后，即以归档、删除、回复寄件者或转寄他人(步骤S609)，此时可存入归档/分类系统(S610)。
若接收者为非会员或没有登陆主机的会员时，便以传统电子邮件接收，当收取影音传真文件时，即触发计算机系统内多媒体影音软件阅读。
综上所述，本发明为一种网络影音文件传真同步归档装置及作业方法，是利用现有的扫描仪、打印机或其组合的产品，加上计算机系统中本发明所提供的网络影音文件传真同步归档软件，可在传真文件上附加影音与手写说明，达到节省成本、简易使用且功能强大的传真功能，实为一不可多得的发明物品，极具产业上的实用性、新颖性及创造性，完全符合发明专利申请要件，故依法提出申请，敬请详查并授予本案专利，以保障发明者权益。
以上所述仅为本发明的较佳可行实施例，不是因此限制本发明的权利保护范围，故凡是运用本发明说明书及附图内容所作出的等效结构变化，均应包含于本发明的权利要求保护范围内。
权利要求
1.一种网络影音文件传真装置，该装置包括有一计算机，以有线或无线方式连接一因特网；一影像摄取装置，连接该计算机，以摄取使用者影像；一语音撷取装置，连接该计算机，以撷取使用者的语音；一扫描装置，连接该计算机，以扫描一文件；以及一网络影音文件传真同步归档软件，安装于该计算机中，为一组合连接计算机的影像摄取装置、语音撷取装置与扫描装置的计算机软件；通过网络影音文件传真同步归档软件录制一影音信息，附加于该文件后产生一影音传真文件。
2.如权利要求1所述的网络影音文件传真装置，其中所述的计算机进一步还连接有一手写装置。
3.如权利要求1所述的网络影音文件传真装置，其中所述的计算机通过因特网连接一存储有使用者名单的服务器。
4.如权利要求1所述的网络影音文件传真装置，其中所述的网络影音文件传真同步归档软件包括一影音录制程序。
5.如权利要求1所述的网络影音文件传真装置，其中所述的网络影音文件传真同步归档软件包括一归档/分类系统。
6.一种网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中通过一网络影音文件传真同步归档软件组合连接一计算机的一影像摄取装置、一语音撷取装置与一扫描装置达到网络影音文件传真同步归档的目的，该方法步骤包括有启动该计算机并连接一网络；执行该网络影音文件传真同步归档软件；选取或扫描一文件，从一归档/分类系统选取或用扫描装置扫描；接收该文件，由网络影音文件传真同步归档软件以有线或无线方式接收；录制一影音内容，通过网络影音文件传真同步归档软件组合连接该计算机的影像摄取装置与语音撷取装置达成，并在开启该文件时录制；预览该影音内容与该文件；选定一传送方式与一个或多个接收者；以及传送附加该影音内容的文件。
7.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在执行该网络影音文件传真同步归档软件的步骤时，通过网络连接包括有接收者名单的服务器。
8.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在执行录制影音内容的步骤时，可通过一手写装置在该文件上进行标注。
9.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在选定一个或多个接收者的步骤中，其中接收者名单是由一连接该网络的服务器中下载。
10.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在接收文件的步骤后，若不加入影音内容，则直接传送该文件。
11.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在选定一个或多个接收者的步骤可在电子邮件名单中选择。
12.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中所述的网络影音文件传真同步归档软件包括一影音录制程序。
13.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在预览影音内容与文件的步骤时，可选择将该影音内容与文件存入所述的归档/分类系统中。
14.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在选取或扫描该文件的步骤时，可旋转调整该文件。
15.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，在所述的归档/分类系统中，通过一影音录制程序加入一影音说明。
16.如权利要求6所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，在扫描装置扫描的步骤后，立即同步自动归档。
17.一种网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中通过一网络影音文件传真同步归档软件组合连接一计算机的一影像摄取装置、一语音撷取装置与一扫描装置达到网络影音文件传真同步归档的目的，该接收端的接收步骤包括有启动该网络传真同步归档软件；接收一影音传真文件，并同时由一归档/分类系统加以分类与归档；阅读该影音传真文件；存盘后存入该归档/分类系统。
18.如权利要求17所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在所述的启动网络传真同步归档软件的步骤后，登入一服务器。
19.如权利要求17所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在所述的接收影音传真文件的步骤后，决定是否立刻阅读处理信息文件，或可存储至该归档/分类系统中。
20.如权利要求17所述的网络影音文件传真及同步分类归档作业方法，其中在所述的阅读影音传真文件的步骤后，可进行回复、转寄。
全文摘要
本发明为一种网络影音文件传真装置及同步分类归档作业方法，是利用已有技术的扫描仪、打印机或其组合的产品，加上计算机系统中本发明所提供的网络影音文件传真同步归档软件，并可通过连接该计算机系统的影像摄取装置、语音撷取装置与手写系统等外设，在传真文件上附加影音与手写说明，通过因特网送出，达到节省成本、简易使用且功能强大的传真功能。
文档编号H04M11/06GK1764223SQ20041008774
公开日2006年4月26日 申请日期2004年10月20日 优先权日2004年10月20日
发明者吴超竑 申请人:大竑企业股份有限公司