专利名称：纸质表格书面材料的处理系统及其处理方法
技术领域：
本发明涉及一种纸质表格书面材料的处理系统及其处理方法，更确切地说涉及一种投保单的处理系统及其处理方法。
背景技术：
在保险公司、银行等单位的业务中，有多种纸质表格式书面材料进行处理，例如保险公司的投保单、银行的贷款单，等等。
这里所说的保险公司用的投保单就是纸质表格式书面材料中一种，是客户在购买保险服务以前，对自身情况进行说明的书面材料。投保单记录当事人的基本情况，联系方式、计划投保险种信息、既往病史等资料，并且需要经过当事人和保险公司业务员的签字。
投保单对保险公司来说，有如下作用根据投保单记载的情况决定风险控制的方法，如承保、加费、拒保等。
保险公司根据投保单上的信息制作保险合同。签发保险合同后，投保单即作为原始的资料归档备查。
投保单的格式传统的投保单一般是按书本的样式装订的，即若干页A4纸叠在一起，在靠左边的边缘进行装订。
目前，投保单的处理流程是在以往的业务流程中，保险公司需要随着其机构的开设在全国设立独立的录单中心，各机构业务员将客户确认后的投保单交至所在营业部，由营业部对投保单进行初审后，定时将纸质投保单通过物流方式统一送往所属机构的录单中心，录单中心将纸质投保单上的内容以数据的形式录入中心数据库或区域中心数据库。如果录单中心发现投保单内容有误，则将该纸质投保单或打印出相关的确认函件送回营业部重新填写。
上述的流程按照高效率处理投保单的话，存在下述问题是1、由于地理分布的原因，全国性的保险公司必须设置数十乃至上百个录单中心，人力财力开销巨大；2、由于需要保证录单的及时性，一般来说各营业部一天至少要有一次将投保单送至机构录单中心，通常的作法是通过公司的专用配车或指定物流公司来递送，因此需要花费很大的人力和财力的支年；3、有些业务繁忙的营业部一天可能数次送单，即便这样也不能保证投保单及时送至录单中心。特别是遇到有特殊情况需要快速出单的，通常很难提供到支持；4、在承保过程中或承保之后，有时远程的管理人员需要查看原始投保单信息，而需通过投保单保存单位调阅(一般通过传真等方式)，既浪费时间又有成本开销。
因此，需要开发一种处理系统和研究一种处理方法，来适应发展中的保险服务和银行服务。
发明内客本发明的目的在于提供一种纸质表格式书面材料的处理系统，该处理系统是利用现有设备组合而成，但是该系统经过改进后，处理资料的速度大为提高。
本发明的另一个目的在于提供一种纸质表格式书面材料的处理方法，该方法采用一种全新的处理方法来处理纸质表格式书面材料，效率大为提高。
为了达到上述目的，本发明的解决技术方案是上述的处理系统包括扫描仪、保险公司营业部电脑、录单中心电脑、中心数据库/区域中心数据库。其上述设备之间信号传递，将纸质表格书面材料(纸质投保单)送入扫描仪扫描，由保险公司营业部电脑传出，通过内部网络传至录单中心，由中心数据库/区域中心数据库存储。
本发明的处理方法的解决技术方案是，其流程步骤是营业部将纸质表格书面材料(纸质投保单)进行初审后，利用扫描仪将纸质表格书面材料(纸质投保单)扫描成电子影像文件，并将影像文件通过公司内部网络直接传输到总公司的数据库，总公司录单中心工作人员直接从数据库中调看纸质表格书面材料(投保单)影像，并根据影像内容将纸质表格书面材料(投保单)数据录入中心数据库，如果录单中心发现纸质表格书面材料(投保单)内容有误，则利用公司业务系统通过网络将问题反馈给各营业部，营业部修改(投保单)内容后重新扫描上传纸质表格书面材料(投保单)影像。
本发明的有益效果总公司只需在全国范围内设唯一的录单中心，全国的纸质表格书面材料(投保单)都在同一个录单中心录入，投保单影像通过网络传输到录单中心，比人工送纸质表格书面材料(纸质投保单)要迅速的多，几乎没有任何成本，并且减少了人工运送的意外时延和丢失的风险。远程的管理人员需要查看原始纸质表格书面材料(投保单)信息时，可以通过公司网络直接查询纸质表格书面材料(投保单)影像，既便捷又节约成本，节约了大量人力和资本投入，具有很高的经济效益，有推广的前景。
图1为本发明的纸质表格式书面材料的处理系统网络结构示意图；图2为本发明的纸质表格式书面材料的处理方法步骤流程图。
图3为本发明的纸质表格式书面材料的处理时扫描示意图。
具体实施例方式
以下结合附图和实施例对本发明作比较详细地说明。
参照图1，这是本发明的纸质表格式书面材料的处理系统网络结构示意图。
如图所示，上述的处理系统包括扫描仪1、保险公司营业部电脑2、录单中心电脑3、中心数据库/区域中心数据库4。其上述设备之间信号传递是，将纸质表格书面材料(纸质投保单)送入扫描仪1扫描，进入保险公司营业部电脑2，通过网络传至录单中心3，由中心数据库/区域中心数据库4存储。
上述的处理系统，所涉及的设备除扫描仪需要改装外，由通用型改为专用型，其他设备均属于常规设备，但是由它们组合成的系统，就可以产生新的效果，是单个设备不能达到的。
参照图2，这是本发明的纸质表格式书面材料的处理方法步骤流程图。
如图所示，本发明的处理方法其流程步骤是营业部2将纸质表格式书面材料(纸质投保单)进行初审后，利用扫描仪1将纸质表格式书面材料(纸质投保单)扫描成电子影像文件5，并将影像文件通过公司内部网络6直接传输到总公司的录单中心3数据库，录单中心工作人员直接从数据库4中调看纸质表格式书面材料(投保单)影像，并根据影像内容将纸质表格式书面材料(投保单)数据录入中心数据库，如果录单中心发现纸质表格式书面材料(投保单)内容有误，则利用公司业务系统通过网络将问题反馈给各营业部2，营业部修改纸质表格式书面材料(投保单)内容后重新扫描上传纸质表格式书面材料(投保单)影像。
参照图3，这是本发明的纸质表格式书面材料的处理时扫描示意图。
如图所示，本发明的扫描仪由单页改为一次连续多页，改变了过去一页一页不连续扫描，其原理如下一般是按书本的样式装订的，即若干页A4纸叠在一起，在靠左边的边缘进行装订，扫描时只能单页翻开一页一页的扫描，从左到右，现改为多页纵向排列，由上向下扫描，可连续进行，效率可大幅度提高。
以上是本发明的一个较佳的实施例。
第二个实施例，即银行的贷款单，按上述处理方法进行，由基层银行到总行一样实施，效率将同样大幅度提高。
权利要求
1.一种纸质表格书面材料的处理系统，包括保险公司营业部电脑，其特征在于所述的处理系统还包括扫描仪(1)、录单中心电脑(3)、中心数据厍/区域中心数据库(4)，上述设备之间信号传递是，将纸质表格书面材料送入扫描仪(1)扫描，进入保险公司营业部电脑(2)，通过内部网络传至录单中心(3)，再由录单中心把信息传至中心数据库/区域中心数据库(4)存储。
2.如权利要求1所述的纸质表格书面材料的处理系统，其特征于所述的扫描仪(1)由通用型改装成专用型，以适合纸质表格书面材料连续处理之需。
3.一种纸质表格式书面材料的处理方法，其特征在于该处理方法的步骤是第一步是营业部(2)将纸质表格式书面材料进行初审后，第二步利用扫描仪(1)将纸质表格式书面材料扫描成电子影像文件(5)，第三步并将影像文件通过公司内部网络(6)直接传输到总公司的录单中心(3)数据厍，第四步录单中心工作人员直接从数据库(4)中调看投保单影像，并根据影像内容将纸质表格式书面材料数据录入中心数据库，第五步如果录单中心发现纸质表格式书面材料内容有误，则利用公司业务系统通过网络将问题反馈给各营业部(2)，营业部修改纸质表格式书面材料内容后重新扫描上传投保单影像。
4.如权利要求3所述的纸质表格式书面材料的处理方法，其特征在于所述的纸质表格式书面材料，是保险公司的投保单。
5.如权利要求3所述的纸质表格式书面材料的处理方法，其特征在于所述的纸质表格式书面材料由A4纸叠在一起，在靠左边的边缘进行装订，扫描时只能单页翻开一页一页的扫描，从左到右，现改为多页纵向排列，由上向下扫描，可连续进行。
全文摘要
本发明涉及一种纸质表格式书面材料的处理系统及其处理方法，该系统包括营业部电脑、扫描仪、录单中心电脑、中心数据库/区域中心数据库，上述设备之间信号传递是，将纸质表格书面材料送入扫描仪扫描，进入保险公司营业部电脑，通过网络传至录单中心，再由录单中心把信息传至中心数据库/区域中心数据库存储。处理方法其步骤是营业部将纸质表格式书面材料进行初审后，利用扫描仪将纸质表格式书面材料扫描成电子影像文件，并将影像文件通过公司内部网络直接传输到总公司的录单中心数据库，录单中心工作人员直接从数据库中调看投保单影像，并根据影象内容将纸质表格式书面材料数据录入中心数据库。
文档编号G06K11/00GK1790380SQ20041008951
公开日2006年6月21日 申请日期2004年12月14日 优先权日2004年12月14日
发明者田慧敏, 王鑫 申请人:太平人寿保险有限公司