专利名称：活动议程的制作方法
技术领域：
本发明一般涉及会议议程，尤其涉及用于有效地管理会议的计算机实现的会议议程工具。
背景技术：
当计划结构化会议时，通常定义议程来以经组织的方式标识会议主题。在会议前，议程向预期的会议出席者通知讨论主题，使得可作出是否出席会议的决策，并可作出任何必需的准备。在会议期间，议程的作用是使得专注于讨论，并可协助会议主持者遵守时间约束。在会议之后，议程可担当所讨论的主题的记录的作用。没有议程的会议缺乏用于维护会议控制的主要工具之一。不论会议出席者是在同一房间中还是从不同的位置在线协作，这都是真实的情况。
议程通常以大纲形式列出提出的讨论主题，通常称为议程项目。每一列出的议程项目的描述可包括诸如讨论主持者的名字、讨论对象、在讨论期间引用的任何文档或展品、为讨论所规定的时间等细节。至今为止，议程在纸张上写出或打印出，或作为可在适当配置的计算设备之间分发并可由其显示的电子文档储存。现有技术的议程通常使用常见的软件工具来创建，如文字处理器程序、电子表格、多媒体演示软件。然而，在本发明之前，除它们所显示的信息之外，议程不提供任何会议管理功能的静态文档。
因此，仍需要一种可通过响应状态变化、调度跟踪并提供能简便访问的附属内容来活动地管理会议的计算机实现的议程工具。在在线会议的环境中，还需要一种向所有连接的出席者提供可动态更新的议程数据的活动议程工具。
发明内容
本发明通过提供用于使用计算机实现的活动议程工具管理会议的系统、方法和接口满足了上述和其它需求。依照本发明的某些方面，一种用于用创新的活动议程工具管理会议的方法涉及显示包括一个议程和多个交互式工具的议程界面。该议程包括可编辑议程项目，其每一个都具有用于记录在会议期间专用于该议程项目的时间的对应的议程项目计时器。在会议期间，以预定或用户指定的顺序选择每一议程项目来讨论。当选择一个议程项目作为讨论的当前议程项目时，启动其对应的议程项目计时器，以记录专用于该讨论的时间。当讨论结束时，将当前的议程项目标记为完成。响应于将当前议程项目标记为完成，停止其对应的议程项目计时器，并显示专用于该项目的时间。
也可维护一会议计时器以记录会议已进行的时间。而且，每一议程项目可具有指定的时间限制。当议程项目被标记为完成时，可确定专用于该讨论的时间和指定的时间限制的时间差。该时间差可任选地在议程中显示。作为另一可任选特征，时间差可在不被标记为完成的议程项目的一个或多个之间重新分配。每一议程项目在会议之前、期间和之后都是可编辑的。议程项目的一个或多个可具有可在会议期间显示的相关联的附属内容。附属内容可储存在本地存储器位置或远程存储器位置中。
依照本发明的某些其它方面，提供了一种用于管理会议的方法，它涉及在多个网络化计算设备的每一个上执行活动议程工具。每一活动议程工具包括用于显示议程界面以及用于维护多个议程项目计时器的功能。议程界面包括一议程和多个交互式控件。议程包括多个可编辑议程项目，其每一个都具有由议程工具维护用于记录在会议期间专用于该议程的时间的对应的议程项目计时器。
显示的议程项目对应于储存在本地或远程存储设备中的计算机可读媒质中的议程数据。在会议期间，每次当所显示的议程项目的至少一个被修改时，可通过交互式控件的一个或多个来改变或更新议程数据。然后可向网络化计算设备的每一个分发议程数据的任何变化，使得每一议程工具可在会议期间更新其议程。可选择一个议程项目作为讨论的当前议程项目，并且可启动其对应的议程项目计时器。
当讨论结束时，可将当前议程项目标记为完成。将议程项目标记为完成促使议程数据被改变，并且这些改变可向网络化计算设备分发。也可将议程项目标记为推迟以推迟其相关的讨论，并以各种其它方式编辑议程项目。将议程项目标记为推迟或编辑议程项目也促使议程数据被改变，并且这些改变可向网络化计算设备分发。
附属内容可与议程项目的一个或多个相关联。附属内容可通过向每一网络化计算设备分配附属内容的副本在每一议程工具之间共享。可选地，附属内容可通过在议程内提供到储存在网络存储设备中的附属内容的副本的链接来共享。下文将参考附图在示例性实施例的详细描述中完整地描述本发明的这些和其它方面、特征和功能。
图1所示是用于实现本发明的某些示例性实施例的代表性操作环境的框图。
图2所示是用于实现本发明的某些示例性实施例的代表性网络化操作环境的框图。
图3所示是依照本发明的某些实施例在会议之前存在的示例性议程界面。
图4所示是依照本发明的某些实施例在创建活动议程的过程中存在的示例性议程界面。
图5所示是依照本发明的某些实施例当在会议期间编辑议程项目时存在的示例性议程界面。
图6所示是依照本发明的某些实施例包括用于编辑议程项目并将议程项目标记为推迟的交互式控件的示例性议程界面。
图7所示是依照本发明的某些实施例包括用于将附属内容与议程项目相关联的交互式控件的示例性议程界面。
图8所示是依照本发明的某些实施例包括用于在议程项目之间自动重新分配时间的功能的示例性议程界面。
图9所示是依照本发明的某些实施例用于创建活动议程的示例性方法的流程图。
图10所示是依照本发明的某些实施例用于使用活动议程管理会议的示例性方法的流程图。
具体实施例方式
本发明提供了用于实现活动议程工具的系统、方法和接口。使用本发明的活动议程工具，会议参与者能够在会议之前创建议程、添加或修改议程项目、改变议程项目的顺序、指定议程项目之间的关系并指定议程项目的时间限制。议程项目可以是分层的，允许有子议程项目。在会议期间，活动议程工具显示议程，并维护计时器以跟踪会议已进行的总时间以及专用于每一议程项目的时间。
议程的每一议程项目可具有指定的时间限制，指示专用于相关的演示或讨论的预期时间量。所有议程项目时间限制的总和表示会议时间限制。当启动相关的演示或讨论时，可令议程项目为“活动”。令议程项目变为活动可涉及激活议程项目计时器以记录专用于该议程的已进行时间等等。令议程项目变为活动也可涉及显示到附属内容的链接或指针。如本发明所使用的，术语“附属内容”指的是与议程项目相关联的任何文档、文件或其它对象。
在会议期间，当相关的讨论结束时，可选择地将议程项目标记为“完成”。如果该主题的讨论被推迟到将来的时间，则可选择地将该议程项目标记为“推迟”。也可为跟踪讨论或其它行动项目选择地指定议程项目。专用于特定议程项目的已进行讨论时间可以大于或小于对该议程项目指定的时间限制。因此，依照专用于议程项目的已进行时间和该议程项目的指定时间限制之差，可手动或自动地向上或向下调节剩余议程项目的时间限制，以保持会议时间限制。
在某些实施例中，可配置活动议程工具用于管理两个或多个连接的设备之间的在线会议。例如，每一连接的客户机设备可执行一活动议程工具，以通过议程界面显示议程。议程的组成部分，如议程项目及其对应的时间限制和附属内容(如果有的话)，可作为议程数据项目储存在连接的客户机设备之一的本地存储器中或连接的存储设备中。连接的客户机设备执行的每一活动议程工具可包括用于显示议程界面模板、管理计时器、响应用户输入等的功能。还可配置每一活动议程工具用于从另一连接的客户机设备或从连接的服务器或存储设备接收议程数据，并用于将这类议程数据填充到议程界面模板中，以创建用于显示议程的议程界面。在一个连接的客户机设备上对议程数据作出的修改可被发送到其它连接的设备，使得对该议程的修改可实时或几乎实时地显示。
现在将继续参考附图描述本发明的示例性实施例和操作环境，贯穿附图，相同的标号表示相同的元件。尽管将在运行在个人计算机上的软件程序模块和操作系统的上下文中一般描述本发明，然而本领域的技术人员将认识到，本发明也可结合用于其它类型的计算机系统配置的其它程序模块来实现，包括手持式设备、多处理器系统、基于微处理器或可编程消费者电子产品、网络个人计算机、小型机、大型机等等。此外，本领域的技术人员将认识到，本发明可以在独立或分布式计算环境中实践。在分布式计算环境中，程序模块可以位于不同的本地和远程存储器存储设备中。这类分布式计算环境的示例包括局域网、企业范围计算机网络、广域网和全球因特网。
在以下的详细描述中，本发明很大程度上借助于过程和由常规计算机组件执行的操作的符号表示来表示，这些组件包括处理单元、存储器存储设备、显示设备和/或输入/输出设备。在分布式计算环境中，本发明描述的过程和操作可由常规的分布式计算机组件执行，如远程文件服务器、远程计算机服务器、远程存储器存储设备等等。由计算机执行的过程和操作包括处理单元或远程服务器对信号的操纵以及在驻留在本地或远程存储器存储设备的一个或多个中的数据结构内对这些信号的维护。这类数据结构在储存在存储器存储设备中的数据集合上施加物理组织，并表示具体的电或磁元件。
本发明包括实施此处所描述且在附图中说明的功能的一个或多个计算机程序模块。然而，应当清楚，可以有许多不同的方式以计算机编程实现本发明，本发明不应当被认为是限于任一组计算机程序指令。此外，例如，熟练的程序员能够基于附图和关联的说明书毫无困难地书写计算机程序指令以实现所揭示的本发明。因此，一组具体的计算机程序指令的揭示并不认为是对如何实现并使用本发明的适当理解是必需的。本发明的计算机程序功能将在以下描述中结合附图更详细地解释。
图1示出了用于实现本发明的某些示例性实施例的代表性操作系统100。示例性操作系统100包括常规个人计算机120形式的通用计算装置。一般而言，个人计算机120包括处理单元121、系统存储器122以及将包括系统存储器122的各类系统组件耦合至处理单元121的系统总线123。系统总线123可以是若干种总线结构类型的任一种，包括存储器总线或存储器控制器、外围总线以及使用各类总线结构的局部总线。系统存储器包括只读存储器(ROM)124和随机存取存储器(RAM)125。基本输入/输出系统(BIOS)126，包含如在启动时协助在计算机120内的元件之间传输信息的基本例程，储存在ROM124中。
计算机120还包括用于对硬盘(未示出)进行读写的硬盘驱动器127、用于对可移动磁盘129，如软盘进行读写的磁盘驱动器128以及用于对可移动光盘131，如CD-ROM或其它光媒质进行读写的光盘驱动器130。硬盘驱动器127、磁盘驱动器128以及光盘驱动器130分别通过硬盘驱动器接口132、磁盘驱动器接口133和光盘驱动器接口134连接至系统总线123。尽管示例性操作环境采用了ROM124、RAM125、硬盘127、可移动磁盘129以及可移动光盘131，本领域的技术人员应当理解，示例性操作环境100中也可使用可储存可由计算机访问的数据的其它类型的计算机可读媒质，如盒式磁带、闪存卡、数字多功能盘、Bernoulli盒式磁盘等等。驱动器及其相关的计算机可读媒质为计算机420提供了计算机可执行指令、数据结构、程序模块和其它数据的非易失存储。
多个软件程序模块135可储存在ROM124、RAM125、硬盘127、磁盘129或光盘131中，包括操作系统136和各种其它程序模块。软件程序模块包括例程、子例程、程序、对象、组件、数据结构等等，执行特定的任务或实现特定的抽象数据类型。依照本发明的示例性实施例，一个或多个活动议程程序模块137(此处也统称为“活动议程工具”)可储存在个人计算机120的合适的存储设备内。一个或多个活动议程程序模块137包括用于执行议程相关功能的计算机可执行指令，这些功能包括但不限于，显示议程数据、管理计时器、提供用于创建并修改议程项目的界面以及管理附属内容、响应用户输入命令等等。议程数据138可储存在一个或多个数据文件139中，数据文件也可驻留在个人计算机120的一个或多个合适的存储设备中。
用户可以通过输入设备，如键盘140和定位设备142向计算机120输入命令和信息。定位设备142可包括鼠标、跟踪球或可结合电子输入板使用的电子笔。其它输入设备(未示出)可包括麦克风、操纵杆、游戏垫、圆盘式卫星天线、扫描仪等等。这些和其它输入设备通常通过耦合至系统总线123的串行端口接口146连接到处理单元121，但也可以通过其它接口连接，如并行端口、游戏端口或通用串行总线(USB)等等。显示设备147，如监视器也可通过接口，如视频适配器148连接到系统总线123。除显示设备147之外，个人计算机120可包括其它外围输出设备(未示出)，如扬声器和打印机。
个人计算机120可以在使用到一个或多个远程计算机149的逻辑连接的网络化环境中操作。远程计算机149可以是另一个人计算机、服务器、客户机、路由器、网络PC、对等设备或其它公用网络节点。尽管远程计算机149通常包括许多或所有上述与计算机120相关的元件，然而为简明性，在图1中仅示出了存储器存储设备150。图1描述的逻辑连接包括局域网(LAN)151和广域网(WAN)152。这类网络环境常见于办公室、企业范围计算机网络、内联网以及因特网。
当在LAN网络环境中使用时，个人计算机120通常通过网络接口或适配器153连接至局域网151。当在WAN网络环境中使用时，个人计算机120通常包括调制解调器154或其它装置，用于通过WAN152，如因特网建立通信。调制解调器154可以是内置或外置的，通过串行端口接口146连接至系统总线123。在网络化环境中，描述的与个人计算机120相关的程序模块或其部分可储存在远程存储器存储设备150中。例如，远程存储器存储设备150包括电子邮件客户端155和因特网web浏览客户端156。可以理解，示出的网络连接是示例性的，也可以使用在计算机之间建立通信链路的其它装置。
现在参考图2，示出了进一步描述用于实现本发明的某些实施例的代表性网络化操作环境的框图。代表性网络化操作环境包括两个或多个网络化计算设备，如个人计算机120、手持式设备220(如，手持式计算机、个人数字助理、移动电话、交互式寻呼机等等)、便携式计算机230(如，膝上计算机、输入板计算机等等)。任意数量和类型的网络化计算设备可包括在网络化环境中。网络化计算设备可作为客户机和/或服务器设备来操作。示例性网络环境也可包括网络化存储设备，如数据库250。
网络化设备通常通过网络235进行通信，但也可或可选地通过直接通信链路等进行通信。网络235可包括任何通信和/或数据网络基础结构。网络235可包括有线和/或无线通信媒质，并可使用一个或多个合适的通信协议的任一个。本领域的技术人员足以熟悉计算机网络，因此此处并未对所涉及的一般原理加以更详细的解释。
每一网络化计算设备可包括参考图1的个人计算机120所描述的组件的一些或全部，以及额外或可选的组件。最小程度上，每一网络化计算设备至少包括用于执行一个或多个活动议程程序模块137的处理器121，以及用于向用户呈现议程界面260的输出设备(如，显示设备147)。每一网络化设备较佳地，但不是必须地，包括其自己的本地存储器设备，如RAM125，用于储存诸如程序模块135和数据文件139等内容。由此，在某些实施例中，活动议程程序模块137可由每一网络化计算设备本地储存和执行。在其它实施例中，活动议程模块137可在可由一个或多个网络化客户机计算设备访问的服务器240上储存和/或执行。
如上所述，活动议程程序模块136可包括用于显示活动议程界面260的功能。如本发明所使用的，术语“活动议程界面”260指的是表示活动议程265的图形用户界面，包括其议程项目266和任一关联的议程计时器267、时间限制268、附属内容269等等，以及诸如命令按钮270、复选框271、交互式菜单等交互式控件。依照某些实施例，活动议程程序模块137可被配置成从本地或远程存储器存储位置检索或接收议程界面模板和议程数据138。活动议程程序模块137然后可将相关的议程数据138填充到议程界面模板的指定字段中，以创建活动议程界面260。
活动议程265可由推动会议的个人或任一其它个体或组创建。在会议之前，对应于活动议程265的议程数据138可储存在本地或远程存储器存储位置中，并且如期望，可与建议的会议出席者和/或其他人共享。议程数据138可储存在一个或多个数据文件139中。活动议程265可在会议之前如所期望的被多次修改，每一次修改都可获得经修改的、删除的或添加的议程数据138。可设置访问特权以指定被授权修改活动议程265的那些个体。
当在计算设备之间共享议程数据138时，它能以一个或多个完整数据文件139的形式提交。然而，在某些实施例中，网络化计算设备的一个或多个可维护议程数据138的本地副本，使得必须仅向那些设备提交议程数据138的最新添加、删除或修改的部分。在这些实施例中，选择的议程数据项目可从议程数据138分析，并可作为数据文件139、数据流等提交。本领域的技术人员将熟悉用于同步两个或多个数据源的各种软件程序和方法，其任一个都可结合本发明使用。
在会议期间，网络化计算设备之一可担当会议主持者设备，其它网络化计算设备可担当会议参与者设备。可为活动议程265设置访问特权，使得仅会议主持者设备被授权在会议期间对活动议程265作出改变。任何修改或新的议程数据138或删除议程数据138的指示可从会议主持者设备发送到其它会议参与者设备，使得所有的会议参与者可察看修改的活动议程265。另外，会议主持者设备可向可由会议参与者设备周期性地访问的中央存储位置，如网络化数据库250发送任何修改或新的议程数据138，或删除议程数据138的指示。
在其它实施例中，一个或多个会议参与者设备也可被授权在会议期间对活动议程265作出改变。任何修改或新的议程数据138或删除议程数据138的指示可从对活动议程265作出改变的网络化计算设备发送到其它网络化计算设备。另外，对议程作出改变的网络化计算设备可将修改或新的议程数据138或删除议程数据的指示138发送到用于随后由其它网络化计算设备访问的中央存储位置。在会议期间对活动议程265作出的改变可包括但不限于，添加、删除或编辑议程项目266、添加或移除与议程项目266相关联的附属内容269、增加或减少议程项目时间限制268、将议程项目266标记为“完成”或“推迟”、指示议程项目266需要跟踪行动以及重新排列议程项目266的顺序。
活动议程程序模块137可包括计时器功能，或可与由计算设备的操作系统136管理的系统时钟接口。计时器可包括议程计时器267和会议计时器，它可被显示或不显示。仅作示例，图2所示的示例性活动议程265显示项目计时器267，但不显示会议计时器。显示的计时器267可从零开始向上计时，或可从指定的时间限制268开始向下计时。在某些实施例中，对议程项目266或会议指定的时间限制268并非“硬性”时间限制，这意味着在分配的时间超时之后，相关的计时器267可继续运行。例如，可通过重起计时器以用在计时器显示旁边显示的减号(-)、加号(+)或某一其它合适的指示符从零开始向上计时，来指示指定时间限制中超过的时间。本领域的技术人员可以理解，可以有许多其它方法来实现并使用计时器，所有这些方法都被认为是在本发明的范围之内。
在某些实施例中，会议主持者设备维护并管理会议计时器来跟踪会议的已进行和/或剩余时间，并维护和管理单个议程项目计时器267来跟踪专用于每一议程项目266的已进行和/或剩余讨论时间。在这些实施例中，会议主持者设备可周期性地将已进行的时间与指定时间限制268向比较，以确定剩余的会议时间和/或议程项目266的剩余的讨论时间。剩余时间值可作为更新的议程数据项目被发送到其它会议参与者设备。在其它实施例中，每一会议参与者设备可维护并管理其自己的一个或多个计时器以跟踪已进行和/或剩余的会议时间，以及专用于议程项目266的已进行和/或剩余讨论时间。在这些其它实施例中，由不同的网络化计算设备维护的计时器可任选地不时地进行同步。
在结合以下描述仔细阅读了图3-8所示的代表性活动议程界面之后，本领域的技术人员将完全理解本发明的活动议程工具的功能和效用。在图3中，示出了在会议之前存在的示例性议程界面260。示例性议程界面260显示活动议程265和各种交互式控件270，如用于激活和去激活议程和会议计时器的“StartAgenda(开始议程)”按钮302(可二选一地切换成“Stop Agenda(停止议程)”)、用于添加议程项目266的“Add(添加)”按钮304、用于调用编辑模式以编辑选择的议程项目266的“Edit(编辑)”按钮306、用于改变选择的议程项目266的位置的“Rearrange(重排列)”按钮308、以及用于删除选择的议程项目266的“Delete(删除)”按钮310。选择或“当前”的议程项目266可通过加亮或某一其它可视区分符来指示。
示例性议程界面260也显示可在会议期间被复选以指示涉及对应的议程项目266的讨论已结束的复选框271。例如，能以大纲形式显示议程项目266，并且每一议程项目266可具有对应的议程项目计时器267。在图3的示例中，议程项目计时器267从指定的时间限制268开始向下计时，并因此显示每一议程项目266的剩余时间。在本示例中，用减号(-)(见图5)来指示专用于一个议程项目的额外时间。图3的代表性活动议程265包括七个议程项目266a-g。
在某些实施例中，议程项目266可作为议程数据138以属性数据结构的形式储存。本领域的计数人员将认识到，数据结构属性可被实现为可向其输入文本或其它值，或可在其中设置标记的字段。由此，议程项目属性可包括“完成”属性，其中可设置标记以指示该议程项目被标记为完成；“主题”属性，其中可输入文本来标识议程项目；“时间限制”属性，可向其输入该议程项目的时间限制268；“当前”属性，其中可设置标记以指示该议程项目在会议期间是活动的；以及“附属内容”属性，可向其插入到一个或多个附属内容项目269的链接或指针。如期望，议程项目属性可被设为默认值。本领域的技术人员可以理解，有许多其它合适的方法来构造议程数据138。因此，本发明并不意味着限于任一具体形式的数据结构或数据存储方法。
图4所示是在创建活动议程265期间存在的示例性议程界面260。图4的示例性议程界面260响应于图3所示的“Add”按钮的激活而显示。当添加和/或编辑新的议程项目266n时所显示的交互式控件270可包括用于保存新的议程项目266n的“Apply Changes(应用改变)”按钮402、用于删除新的议程项目266n或拒绝对新议程项目266n的修改的“Discard Changes(丢弃改变)”按钮404、以及用于将附属内容与新议程项目266n相关联的“Add Collateral Content(添加附属内容)”按钮406。如图4的示例所示，当添加新议程项目266n时，显示默认的属性。在本示例中，默认“主题”属性由字符串“Type New Agenda Item Here(在此处输入新议程项目)”表示，默认“时间限制”属性被设为值“0:00”，默认字符串“AddNew Collateral Content(添加新附属内容)”作为“附属内容”属性显示。如期望，用户可与新议程项目266n交互以改变默认属性。可任选地提供诸如箭头控件408等的交互式控件用于改变活动议程265内的新议程项目266n的位置。在本示例中，假定激活“Discard Changes”按钮404，以拒绝新议程项目266n。当“Discard Changes”按钮404被激活时，显示还原到图3所示的示例性议程界面260。
图5所示是在会议过程中当编辑议程项目266c时存在的示例性议程界面260。在本示例中，假定图3的活动议程265通过激活“Start Agenda”按钮302开始。如图所示，对应于第一议程项目266a和第二议程项目266b的复选框被复选，以将这些项目标记为完成。第一议程项目266a已完成，该议程项目计时器267上还剩余1分33秒，第二议程项目266b在其分配的10分钟讨论时间加上额外的1分40秒之后完成。对应于第二议程项目266b的议程项目计时器267b显示“-1:40”以指示额外时间。
当议程项目266，如第二议程项目266b被标记为完成时，其对应的议程计时器267b停止，并且默认地，下一议程项目266c变为当前并活动(即，其议程计时器267启动)。如期望，也可手动激活不同于下一后续的议程项目266c的议程项目266。在可选的实施例中，活动议程模块137可被配置成等候用户输入命令，如鼠标点击等，以指示哪一议程项目266是要激活的下一项目。
本示例也假定“Edit”按钮306(图3所示)被激活，在第三议程项目计时器267c上还剩余8分53秒的讨论时间。“Edit”按钮306的激活停止议程项目计时器267c，促使显示指定的议程项目时间限制268，并促使显示“Apply Changes”按钮402、“Discard Changes”按钮404和“Add Collateral Content”按钮406。在某些实施例中，“Edit”按钮306的激活也可停止会议计时器。在某些实施例中，活动议程界面260可包括用于打开上下文菜单的“右键点击”功能。上下文菜单可提供用于调用议程项目编辑模式或用于对选择的议程项目266进行添加、删除、重排列等的另一交互式控件270。
在编辑议程项目266，如第三议程项目266c时，可将对应的议程项目时间限制268复位成不同的时间值。如期望，也可编辑其它议程项目266以手动重分配任何剩余的时间。在议程项目编辑模式中，可提供用于添加新议程项目266的“AddNew(添加新项目)”控件502。在图5的示例中，第三议程项目266c包括一PowerPoint文件作为附属内容269。本领域的技术人员可以理解，任一类型的文件或对象可构成附属内容269。附属内容269可由参与会议的每一计算设备本地储存和显示，或可储存在远程存储中，用于在会议之前、期间和/或之后检索。为本示例的目的，可假定未向第三议程项目266c添加任何额外的附属内容269，并且通过激活“Discard Changes”按钮402终止编辑模式，这促使显示还原到图3所示的示例性议程界面260。
图6继续上述示例，并示出了可提供第二组复选框602用于将议程项目266标记为推迟。推迟的议程项目266，如第五议程项目266e，可以是不在会议期间讨论的议程项目。对应于推迟议程项目266e的议程项目计时器267e上剩余的时间可从会议时间中减去，或在其它未完成和未推迟议程项目266之间重新分配。在某些实施例中，尽管未在附图中示出，将议程项目266e标记为推迟也可促使建立跟踪行动项目。跟踪行动项目可以是，例如稍后向会议主持者呈现的作为提醒信息的电子邮件或提示，以在随后的活动议程265中包括被推迟的议程项目266e。
在某些实施例中，可对任一议程项目266建立跟踪行动项目，不论其是推迟、完成或活动。如所描述的，跟踪行动项目可由议程程序模块137自动进行(如，在某一时间间隔之后生成电子邮件或提示，或向会议参与者转发文档或文件。)在该情况下，活动议程程序模块137可包括用于执行跟踪行动项目的功能，或与其它程序模块135(如，电子邮件客户端、日程表应用程序、应用程序服务器)接口来管理或请求跟踪行动项目的执行。跟踪行动项目也可由会议主持者或另一个人执行。因此，为议程项目266建立跟踪行动项目可涉及将通知或意见作为提示信息与需要跟踪的议程项目266相关联。
图6的示例性议程界面260也示出了即使当议程项目266，如议程第三议程项目266c不是“当前”议程项目266时，也可对其进行编辑。在本示例中，前两个议程项目266a-b已完成，第三议程项目266c被跳过或“暂停”，其议程项目计时器267c上还剩余8分53秒，，第四议程项目266d被跳过，第五议程项目266e被推迟。在推迟第五议程项目266e之后，第六议程项目266f变成当前的议程项目266。然而，在第六议程项目266f的议程项目计时器变为活动之前，用户激活“Edit”按钮306(图3所示)，并选择第三议程项目266c来编辑。
图7示出了当编辑活动议程项目266c时响应于“Add Collateral Content”按钮406的激活(见图6)所显示的示例性议程界面260。“Add Collateral Content”按钮406的激活可促使活动议程程序模块137与本地和/或远程文件系统(未示出)接口，以允许用户选择新的附属内容269n。活动议程程序模块137可包括用于向议程项目266c添加新附属内容269n的“拖放”功能。拖放功能在本领域中是都已知的，并因此不需要在此处详细讨论。用于向议程项目266添加附属内容的任何另一其它合适的方法可被结合进本发明中。为本示例的目的，可假定对第三议程项目266c的任何改变(如，添加新附属内容269n)通过激活“Apply Changes”按钮402来接受，它促使显示还原到图3所示的示例性议程界面260。任何应用的改变可发送到参与会议的任一其它网络化计算设备，以更新每一连接的活动议程265。
图8示出了示例性议程界面260，表示在某些实施例中，活动议程程序模块137可包括用于在未完成和未推迟议程项目266之间自动重新分配时间的功能。活动议程程序模块137可被配置成周期性地重新分配“额外”时间，或可被配置成响应于议程项目266被标记为完成来执行该过程。额外时间可以指对应于完成或推迟的议程项目的任一议程项目计时器267上剩余的净余时间。图8也示出了可在活动议程265中可任选地显示的会议计时器802和会议时间限制值804。在所示的示例中，会议计时器802从会议时间限制值804开始向下计时。如期望修改特征，会议时间限制值804可在编辑模式中修改。
在图8的示例中，活动议程程序模块137被配置成在周期的基础上重新分配额外时间。在第一次时间重新分配之前，第一议程项目266a完成，其议程项目计时器267a上剩余1分33秒，第二议程项目266b完成，其议程项目计时器267b上剩余-1分40秒，第三议程项目266c完成，其议程项目计时器267c上剩余3分07秒。由此，前三个议程项目266a-c导致净余3分00秒的额外时间。而且，在第一次时间重新分配之前，第五议程项目266e被推迟。被推迟的议程项目266e向会议添加了15分钟(即，其议程项目计时器267e上剩余的时间量)的额外时间，导致总共18分00秒的净余额外时间。
在第一次额外时间重新分配之后，第四议程项目266d、第六议程项目266f和第七议程项目266g仍然未完成和未推迟。在图8的示例中，活动议程模块被配置成在任何未完成和为推迟的议程项目266d、266f和266g之间均匀地重新分配额外时间。由此，在本示例中，向未完成和未推迟的第四议程项目266d、第六议程项目266f和第七议程项目266g的每一个添加6分00秒的额外时间。在其它实施例中，可与对应于未完成和未推迟的议程项目266的议程项目计时器267上剩余的相对时间长度成比例地重新分配额外时间。本领域的技术人员也可作出重新分配额外时间的其它方法。在又一些其它的实施例中，可从会议时间限制值804中扣除净余额外时间，由此减少的会议的总时间。
图9所示是用于创建活动议程的示例性方法的流程图。示例性方法900假定显示了议程界面，并调用了编辑/创建模式(如，见图4)。该方法在开始块901开始，并前进到步骤902，创建新议程项目。如上所述，议程项目可具有若干属性，如“主题”属性、“时间限制”属性、“完成”属性、“当前”属性、“推迟”属性和“附属内容”属性等等。
在创建之后，可将议程项目属性设为默认值。某些属性，如“主题”、“时间限制”和“附属内容”属性也可由用户在创建议程项目期间设定。因此，在创建议程项目之后，方法移动到块904，指定议程项目主题。然后，在步骤906，可指定议程项目时间限制。
接着到步骤908，确定是否要将任何附属内容与该议程项目相关联。如果没有附属内容要与该议程项目相关联，则方法跳至步骤916，这在下文描述。如果有附属内容要与该议程项目相关联，则方法前进到步骤910，指定第一附属内容项目。指定附属内容项目可涉及向议程项目附加文件或其它对象，或将到文件或对象的链接与该议程项目相关联。这一链接可以是到本地或远程存储器存储的位置超链接或指针。
在步骤910附属内容项目与议程项目相关联之后，可在步骤912设置对附属内容项目的访问权限。例如，具体的访问权限可对一个或多个特定的会议参与者或一个或多个类型的会议参与者(如，管理级参与者、工作组成员等)提供读、写和/或编辑特权。为设置访问权限的目的，会议参与者可由用户名、电子邮件别名、个人标识号或某一其它合适的标识符来标识。也可在会议期间设定或修改访问权限，如果需要这样的灵活性的话。如期望，访问权限也可被设为默认值。由此，访问权限可允许在一些或所有会议参与者之间共享附属内容项目。
可令共享的附属内容项目对一些或所有会议参与者可用，用于察看和/或编辑。由此，在会议之前、期间或之后在其自己的计算设备上察看活动议程的会议参与者能够访问可在会议期间引用的或已引用的共享附属内容项目。本领域的技术人员可以理解，共享附属内容项目可涉及向每一会议参与者提供该项目的副本，或向储存在公用存储位置，如网络数据库中的项目提供共享访问。未共享的附属内容元素仅可由会议主持者(或其它指定的个体)访问，并如期望，可在会议期间由该个体显示。
在步骤912设置了访问权限之后，方法前进到步骤914。在步骤914，确定是否要添加另一附属内容项目。如果是，则方法返回到步骤910，选择另一附属内容项目。在添加了另一附属内容项目之后，如上所述地从步骤912到步骤914重复该方法，直到在步骤914确定没有另外的附属内容项目要添加。当在步骤914确定没有另外的附属内容项目要添加时，方法前进到步骤916。
在步骤916，确定是否要向活动议程添加另一议程项目。如果要添加另一议程项目，则方法返回到步骤902，创建新的议程项目。在步骤902创建了新的议程项目之后，如上所述地从步骤904到步骤916重复该方法，直到在步骤916确定没有另外的议程项目要添加。当在步骤916确定没有另外的议程项目要添加时，方法前进到步骤918。
在步骤918，可任选地对活动议程设置访问权限。再一次，访问权限可对一个或多个选择的会议参与者或其它个体提供读、写和/或修改权限。由此，如期望，活动议程的创建者可使用访问权限来确保仅选择的个体具有修改活动议程的权力。可在会议期间设置或改变议程访问权限，如果期望这样的灵活性的话。
访问权限可构成会议级属性。在其它实施例中，可对个别的议程项目指定访问权限，并且这些权限可构成另外的议程项目属性。如期望，访问权限可被设为默认值。在步骤918设置了议程访问权限之后，方法在步骤920结束。
图10所示是用于使用活动议程管理会议的示例性方法的流程图。以下示例中的会议可涉及执行活动议程工具的单个计算设备。可选地，以下示例中的会议可以是两个或多个连接的计算设备之间的在线会议，其每一个都执行本发明的活动议程工具。由每一连接的计算设备执行的活动议程工具在此处可被简称为“连接的活动议程”。示例性方法1000假定在连接到会议的每一计算设备上显示活动议程界面。方法在开始块1001开始，并前进到步骤1002，用向任何连接的活动议程发布“启动会议计时器”命令来启动会议。
一旦启动了会议计时器，方法移动到步骤1004，选择未完成且未推迟的下一议程项目。明显地，当活动议程被第一次激活时，没有议程项目是完成或推迟的。选择议程项目激活其议程项目计时器。在某些实施例中，可提供用户输入命令来忽略议程项目的自动选择。
议程项目的选择及其议程项目计时器的激活可被记录为对议程数据的改变。在步骤1006，对议程数据的任何改变可被发送到所有连接的活动议程，使得每一活动议程可被相应地更新。下一步在步骤1008，确定会议主持者或其它授权用户是否期望在选择的议程项目上执行操作。作为示例，可向授权用户提供以下选项(i)使用与该议程项目相关联的任何附属内容项目、(ii)编辑该议程项目、(iii)推迟该议程项目到稍后的会议、(iv)完成该议程项目、或者(v)为该议程项目建立跟踪行动项目。
如果在步骤1008确定授权的用户不选择在所选择的议程项目上执行操作，则方法跳至步骤1022，确定所选择的议程项目是否被标记为完成或推迟。例如，当涉及该议程项目的讨论或演示结束或被推迟到稍后的时间时，选择的议程项目可被标记为完成或推迟。只要议程项目未被标记为完成或推迟，方法就返回到步骤1008以再次确定是否在选择的议程项目上执行操作。
如果在步骤1008确定授权用户选择在关联的附属内容上执行操作，则方法移动到步骤1010。在步骤1010，如期望，授权用户能够显示附属内容和/或与其交互。下一步，方法前进到步骤1020，将从使用附属内容所得的任何改变的议程数据发送到任何连接的活动议程。从步骤1020，方法可前进到步骤1022，以确定选择的议程项目是否被标记为完成或推迟。只要议程项目不被标记为完成或推迟，方法返回到步骤1008以确定是否要在选择的议程项目上执行另一操作。
如果在步骤1008确定要在选择的议程项目上执行编辑操作，则方法移动到步骤1012。在步骤1012，授权用户能够编辑议程项目主题、添加附属内容、添加子议程项目、改变议程时间限制、复位议程项目计时器等等。从步骤1012，方法移动到步骤1020，由编辑选择的议程项目引起的任何改变的议程数据被发送到任何连接的活动议程。如上所述，方法从步骤1020前进到步骤1022，以确定选择的议程项目是否被标记为完成或推迟。只要议程项目尚未被标记为完成或推迟，方法就返回到步骤1008，确定是否要在选择的议程项目上执行另一操作。
如果在步骤1008确定授权的用户期望执行操作来为选择的议程项目建立跟踪行动项目，则方法移动到步骤1014。在步骤1014，授权用户与提供的用户界面控件交互，以建立期望的跟踪行动项目。如上所述，跟踪行动项目可以是由活动议程工具执行或管理的自动化任务，或可以是附加到议程项目的提醒通知或注释。其它类型的跟踪行动项目也同样是可能的。从步骤1014，方法移动到步骤1020，由建立跟踪行动项目引起的任何改变的议程数据被发送到任何连接的活动议程。如上所述，方法从步骤1020前进到步骤1022，以确定选择的议程项目是否被标记为完成或推迟。只要议程项目不被标记为完成或推迟，方法就返回到步骤1008，确定是否要在选择的议程项目上执行另一操作。
如果在步骤1008确定授权用户期望在选择的议程项目上执行推迟操作，则方法前进到步骤1016。在步骤1016，将议程项目标记为推迟。在本示例中，假定推迟的议程项目在当前会议的持续时间内被忽略，但是可能在稍后的会议中重新访问。在其它实施例中，如期望，可在当前的会议期间重新访问推迟的议程项目。从步骤1016，方法前进到步骤1020，由将选择的议程项目标记为推迟引起的任何改变的议程数据被发送到任何连接的活动议程。如上所述，方法从步骤1020前进到步骤1022，以确定选择的议程项目是否被标记为完成或推迟。当在步骤1022确定选择的议程项目被标记为推迟时，方法前进到下文描述的步骤1024。
如果在步骤1008确定授权用户期望在选择的议程项目上执行完成操作，则方法前进到步骤1018。在步骤1018，将议程项目标记为完成。在本示例中，假定完成的议程项目在当前会议的持续期间不被重新访问，尽管如期望可实现这一特征。从步骤1018，方法前进到步骤1020，由将选择的议程项目标记为完成引起的任何改变的议程数据被发送到任何连接的活动议程。如上所述，方法从步骤1020前进到步骤1022，以确定选择的议程项目是否被标记为完成或推迟。当在步骤1022确定选择的议程项目被标记为完成时，方法前进到下文描述的步骤1024。
在步骤1024，确定完成的议程项目所剩余的“额外”时间。作为一个示例，“额外”时间可以是表示为议程项目所规定的未使用时间的正值，或可以是表示超出议程时间限制的时间量的负值。额外时间可任选地在活动议程中显示。每一连接的活动议程可独立地确定额外时间，因此在这一点上，不必要发送改变的议程数据。相反，可期望发送涉及额外时间的改变的议程数据，以同步每一连接的活动议程。
在步骤1024确定了额外时间之后，在步骤1026确定是否应当将额外时间重新分配给剩余的议程项目。可重新分配额外时间，以保持指定的会议时间限制。可在完成每一议程项目之后，或以指定的时间间隔重新分配额外时间。当然，可期望完全不重新分配额外时间。
如果在步骤1026确定不重新分配额外时间，则方法前进到下文解释的步骤1032。然而，如果在步骤1026确定要重新分配额外时间，则方法前进到步骤1028，调节未完成并且未推迟的每一议程项目的时间限制。可以用均匀地划分的额外时间相等的量来调节时间限制，或可与时间限制的相对持续时间成比例地调节时间限制。在步骤1028重新分配额外时间之后，方法前进到步骤1030，由重新分配额外时间引起的任何改变的议程数据被发送到任何连接的活动议程。从步骤1030，方法移动到下文描述的步骤1032。
在1032，确定是否所有的议程项目都被标记为完成或推迟。如果有未被标记为完成或推迟的任何议程项目，则方法返回到步骤1004，选择未完成或推迟的下一议程项目。下一议程项目的选择启动其议程项目计时器。在步骤1004之后，如上所述地从步骤1006到步骤1032重复该方法，直到最后确定所有的议程项目都被标记为完成或推迟。当在步骤1032最后确定所有的议程项目都被标记为完成或推迟时，方法在步骤1034结束。
基于上述内容，可以见到，本发明提供了用于管理会议的活动议程工具的系统、方法和接口。本领域的技术人员可以清楚本发明的许多其它修改、特征和实施例。例如，本发明的议程工具本身可以被实现为与另一对象，如电子邮件消息关联的附属内容。因此，也应当理解，上述的本发明的许多方面仅通过示例加以描述，并非本发明需要或关键的元素，除非另外明确指明。具体地，严格地作为说明而非本发明本身的限制提供了上述的图形用户界面、交互式控件、数据结构和过程流。因此，应当理解，上述内容仅涉及本发明的某些实施例，可在不脱离所附权力要求书中所定义的本发明的精神和范围的情况下作出许多改变。
权利要求
1.一种使用计算机实现的议程工具来管理会议的方法，其特征在于，它包括在多个网络化计算设备的每一个上执行所述议程工具，所述议程工具包括用于显示议程界面和用于维护多个议程项目计时器的功能；其中，所述议程界面包括一议程和多个交互式控件，所述议程包括多个可编辑的议程项目，其每一个都具有一由所述议程工具维护的、用于记录在会议期间专用于所述议程项目的时间的对应的议程项目计时器；其中，所显示的议程项目对应于储存在计算机可读媒质上的议程数据，所述议程数据在每当会议期间通过所述交互式控件的一个或多个修改所述议程项目的至少一个时被改变；以及其中，对所述议程数据的改变被分发到所述网络化计算设备的每一个，使得每一议程工具可在会议期间更新其议程。
2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，它还包括以下步骤选择所述议程项目之一作为当前议程项目，并启动相应的议程项目计时器，以记录在会议期间专用于所述当前议程项目的讨论的时间；以及当所述讨论结束时，将所述当前议程项目标记为完成，其中，将所述议程项目标记为完成促使所述议程数据被改变。
3.如权利要求2所述的方法，其特征在于，所述当前议程项目具有一指定的时限；以及其中，所述方法还包括确定专用于所述讨论的时间与所指定的时限之间的时间差、及在所述议程中显示所述时间差的步骤。
4.如权利要求3所述的方法，其特征在于，它还包括在未被标记为完成的所述议程项目的一个或多个之间重新分配所述时间差的步骤。
5.如权利要求1所述的方法，其特征在于，它还包括将所述议程项目之一选择为当前议程项目，并将所述当前议程项目标记为推迟，以推迟涉及所述当前议程项目的讨论的步骤；以及其中，将所述议程项目标记为推迟促使所述议程数据被改变。
6.如权利要求5所述的方法，其特征在于，所述当前议程项目具有一指示为所述讨论所规定的时间量的指定的时限，以及其中，所述方法还包括在未被标记为完成或推迟的所述议程项目的一个或多个之间重新分配为所述讨论所规定的时间量的步骤。
7.如权利要求1所述的方法，其特征在于，每一议程工具还包括用于维护一用于记录会议已经进行的时间的会议计时器的功能。
8.如权利要求1所述的方法，其特征在于，所述议程项目的一个或多个具有可在会议期间显示的相关联的附属内容。
9.如权利要求8所述的方法，其特征在于，所述附属内容在所述议程工具的每一个之间共享。
10.如权利要求9所述的方法，其特征在于，所述附属内容通过向所述网络化计算设备的每一个分发所述附属内容的副本来共享。
11.如权利要求9所述的方法，其特征在于，所述附属内容通过在所述议程内提供到储存在网络存储设备上的所述附属内容的副本的链接来共享。
12.一种用于管理会议的计算机实现的议程工具，其特征在于，它包括用于显示议程界面并用于维护多个议程项目计时器的计算机可执行指令，其中，所述议程界面包括一议程和多个交互式控件，并且其中，所述议程包括多个可编辑的议程项目，其每一个都与一用于记录会议期间专用于所述议程项目的时间的相应议程项目计时器相关联；用于储存及检索对应于所显示的议程项目的议程数据、并用于在会议期间每当通过所述交互式控件的一个或多个修改所述议程项目的至少一个时改变所述议程数据的计算机可执行指令；以及用于向参与会议的多个网络化计算设备的每一个分发任何对所述议程数据的改变的计算机可执行指令。
13.如权利要求12所述的议程工具，其特征在于，它还包括用于执行以下动作的计算机指令选择所述议程项目之一作为当前议程项目，并启动所对应的议程项目计时器来记录会议期间专用于所述当前议程项目的讨论的时间；以及当所述讨论结束时，将所述当前议程项目标记为完成，其中，将所述议程项目标记为完成促使所述议程数据被改变。
14.如权利要求13所述的议程工具，其特征在于，所述当前议程项目具有一指定的时限；以及其中，所述议程工具还包括用于确定专用于所述讨论的时间与所指定的时限之间的时间差、及在所述议程中显示所述时间差的计算机可执行指令。
15.如权利要求14所述的议程工具，其特征在于，它还包括用于执行以下动作的计算机可执行指令在未被标记为完成的所述议程项目的一个或多个之间重新分配所述时间差。
16.如权利要求12所述的议程工具，其特征在于，它还包括用于维护一用于记录会议已进行的时间的会议计时器的计算机可执行指令。
17.如权利要求12所述的议程工具，其特征在于，它还包括用于将附属内容与所述议程项目的一个或多个相关联、及用于在会议期间显示所述附属内容的计算机可执行指令。
18.一种使用计算机实现的议程工具来管理会议的方法，其特征在于，它包括显示包括一议程和多个交互式控件的议程界面，其中，所述议程界面包括多个可编辑的议程项目，其每一个都具有一用于记录会议期间专用于所述议程项目的时间的相应议程项目计时器；以及对于未被标记为完成的每一议程项目，执行以下步骤选择所述议程项目作为当前议程项目，并启动其对应的议程项目计时器以记录会议过程中专用于所述当前议程项目的讨论的时间；当所述讨论结束时，将所述当前议程项目标记为完成；以及响应于将所述当前项目标记为完成，停止其对应的议程项目计时器并显示专用于所述讨论的时间。
19.一种在其上储存了用于执行权利要求18所述的计算机可执行指令的计算机可读媒质。
20.如权利要求18所述的方法，其特征在于，它还包括维护一会议计时器以记录会议已进行的时间的步骤。
21.如权利要求18所述的方法，其特征在于，所述当前议程项目具有一指定的时限；并且其中，所述方法还包括确定专用于所述讨论的时间与所指定的时限之间的时间差、及在所述议程中显示所述时间差的步骤。
22.如权利要求21所述的方法，其特征在于，它还包括在未被标记为完成的所述议程项目的一个或多个之间重新分配所述时间差。
23.如权利要求18所述的方法，其特征在于，所述议程项目的一个或多个具有可在会议期间显示的相关联的附属内容。
全文摘要
提供了一种可在一个或多个网络化计算设备上执行的活动议程工具。每一连接的活动议程工具包括用于显示议程界面并用于维护议程计时器的功能。议程界面包括一议程和各种交互式工具。议程包括多个可编辑议程项目，其每一个都具有一由议程工具维护、用于记录会议期间专用于该议程项目的时间的对应的议程项目计时器。可在网络计算设备之间共享的附属内容可与议程项目的一个或多个相关联。在会议期间每次修改显示的议程项目时，表示显示的议程项目的议程数据被改变。对议程数据的任何改变可被分配到网络化计算设备的每一个，使得每一连接的议程工具可在会议期间更新其议程。
文档编号G06Q10/00GK1619565SQ20041009581
公开日2005年5月25日 申请日期2004年11月18日 优先权日2003年11月18日
发明者J·P·勒麦尔, K·L·扬, M·D·麦丁, M·O·蒂亚诺, R·A·勒班, S·P·尼扎, S·J·麦特洛克 申请人:微软公司