专利名称：工作流管理系统、方法和存储介质的制作方法
技术领域：
本发明涉及一种工作流处理的方法和系统，尤其是一种处理用于工作流的电子文档的打印结果的技术。
背景技术：
使用计算机网络的工作流支持系统已经被广泛用于改善运作效率等。在这样的工作流支持系统中，被执行操作的文档通常以电子文档的形式传递给负责的人员。每一个形成工作流并且被人执行的操作被称为“活动”或者“任务”。在负责特定活动的人员已经对目标电子文档执行完成他/她所分配的程序后，工作流支持系统将该产生的电子文档传给负责下一活动的人员。
传统的工作流支持系统以在诸如网络之类的信息系统上的电子文档的交换作为前提。负责的人员可以以硬拷贝的形式输出电子文档，但是已知系统没有对将其上包括有笔迹的硬拷贝返回到工作流中给予适当考虑。例如，尽管负责的人员能够扫描硬拷贝并且注册包括有他/她的活动的结果的硬拷贝的经扫描的图像的文件，然而这需要包括人工向系统注册经扫描的图像文件的麻烦的操作。
作为处理工作流中电子文档的传统技术，日本专利特许公开2004-192501公开了一种通过诸如电子邮件或者G3传真之类的不同于传统方法的方法将工作流文档传输至缺席的用户的系统。根据该系统，当接收所传输的文档的用户通过G3传真的F编码或者电话通信的DTMF信号的方法通知工作流管理系统该用户已经完成他/她的处理时，系统提示下一用户开始工作流处理。
日本专利特许公开Hei 11-143980公开了一种在工作流中同时使用电子邮件和普通纸邮件的情况下使用的系统，并且当有与电子邮件相对应的普通邮件时，该系统能够自动添加指示存在这么一封邮件的消息给那封特定的电子邮件。
尽管这些参考文献中的系统在电子工作流系统中处理纸文档，然而它们都不读取纸文档并将其放入工作流系统中。
尽管与工作流无关，然而也存在如下所公知的系统其连同电子文档的ID(标识信息)一起打印电子文档，并且当复制打印结果时识别该ID以获取和打印该电子文档的数据，从而取得真实和清晰的复制结果。
当在不同的工作流实例中使用相同的文档时，这种使用电子文档的ID的方法会引起问题。更特别的是，尽管打印结果被读取来识别ID，然而因为电子文档的打印结果被分配了相同的文档ID，所以系统并不能确定所读取的结果应该被注册给这些不同的工作流实例中的哪一个。此外，当工作流在处理过程中分成多个流并且在多个人员已经对其执行任务后相同的文档被多次打印和返回至工作流时，因为这种多次被打印的文档被分配相同的文档ID，所以系统不能仅从文档ID来确定所读取的图像应该返回至工作流的哪个分支。
尽管从内部控制的观点来看管理连续流中的电子文档和纸文档也很重要，然而支持或者管理工作流的传统系统没有考虑管理从电子文档转变至纸文档并且又从纸文档转变至电子文档的连续流。
发明内容
本发明能够读取由打印电子工作流中使用的电子文档所产生的而且其上包括有由用户添加的笔迹等之类的纸页，并且将所打印的文档适当地返回至电子工作流。
根据本发明的一个方面，提供了一种工作流管理系统，其包括打印控制部分，该打印控制部分一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同电子文档一起打印用于标识该工作流或者工作流的活动的标识信息，所述工作流或者活动是由读取电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；标识信息识别部分，其识别由图像读取设备读取的标识信息；以及关联部分，它将由图像读取设备连同标识信息一起读取的电子文档的图像或者由对该图像执行的处理所产生的数据与由被识别的标识信息所标识的目的地相关联。
根据本发明的另一方面，提供了一种由计算机执行的工作流处理方法，该方法包括一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同电子文档一起打印用于标识该工作流或者工作流的活动的标识信息，所述工作流或者活动是由读取电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；识别由图像读取设备读取的标识信息；以及将由图像读取设备连同标识信息一起读取的电子文档的图像或者由对该图像执行的处理所产生的数据与由被识别的标识信息所标识的目的地相关联。
根据本发明的其他方面，提供了一种可由计算机读取的存储介质，该存储介质存储可由计算机执行的指令的程序来执行用于工作流管理的功能，该功能包括一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同电子文档一起打印用于标识该工作流或者工作流的活动的标识信息，所述工作流或者活动是由读取电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；识别由图像读取设备读取的标识信息；以及将由图像读取设备连同标识信息一起读取的电子文档的图像或者由对该图像执行的处理所产生的数据与由被识别的标识信息所标识的目的地相关联。
在本发明中，短语“将所读取的电子文档的图像或者由对该图像执行的预定处理所产生的数据与由从代码所识别的标识信息所标识的目的地相关联”指的是既向目的地提供图像或者数据又向目的地提供图像或者数据被存储的位置。
通过结合附图阅读以下说明书，本发明的这些和其他的方面将变得更加清楚，其中相同的参考标号应用于类似的元件，图中图1示出了工作流支持系统的功能性配置；图2是描述物理环境中电子工作流和被打印的材料之间的关系的图；
图3是描述分支成多个流的工作流的图；图4示出了工作流支持系统的功能性配置的另一个示例；图5示出了图4的系统中在分配信息存储部分中保留的示例数据内容；图6是图4的系统中由分配管理部分执行的示例性处理程序的流程图；图7示出了工作流支持系统的示例硬件配置；以及图8示出了工作流支持系统中服务器的示例硬件配置。
具体实施例方式
现在将参考附图描述本发明的实施例。
首先将参考图1描述根据本实施例的工作流支持系统的示意性配置。工作流管理部分10根据工作流的流定义产生和执行各个工作流实例。例如，对于发票处理流，为每种情况单独地形成发票，并且在接收到必需的核准后发出发票。在此情况下，用于处理每张发票的实例根据发票处理的流定义被产生和执行，从而为此发票执行工作流。由工作流管理部分10为工作流管理所执行的处理的典型示例例如包括管理电子文档的流通；标识执行活动的人员；以及通知负责该活动的人员或者相关方。
电子文档管理部分12保留和管理工作流中使用的一组电子文档。在工作流中，文档例如在全体人员中流通，并且当必要时被附加以注释、印章或者签名。一些文档在每个活动中都需要。因此由电子文档管理部分12管理工作流中使用的文档的电子数据。部分12也根据由工作流管理部分10提供的信息来管理对该组的每个被管理的电子文档的访问权限。通常，对工作流实例或者其中每个活动中使用的电子文档的访问仅由负责该工作流实例或者活动的人员和相关方授权。因为工作流管理部分10管理关于负责每个工作流实例和活动的人员以及相关方的信息，所以电子信息管理部分12根据这样的信息来管理对各个电子文档的访问权限。
显示部分14显示由工作流管理部分10产生的各种屏幕图像。
在传统的工作流管理系统中提供了以上描述的工作流管理部分10、电子文档管理部分12和显示部分14，并且能够使用已有的设备。
工作流管理部分10向用户提供用户界面，用于发布打印工作流实例或者活动中使用的电子文档的指令。例如，用于发布打印出特定活动中使用的电子文档的指令的GUI(图形用户界面)例如被显示在用于该活动的用户界面屏幕上。活动中使用的电子文档例如是该活动中被请求查看的文档、该活动的操作结果被写在其上的文档等等。反映活动的操作结果的电子文档通常被用于以后的活动中，因此可以在活动屏幕等上提供用于打印出结果电子文档的用户界面。
通过这种用户界面接收到来自用户的打印输出指令时，工作流管理部分10就命令代码信息产生部分16产生要与电子文档一起被打印的代码图像。代码产生指令包括要被嵌入在代码图像中的信息。
要被嵌入在代码图像中的信息包括唯一指示电子文档所属的工作流实例的工作流ID。工作流ID是当工作流实例被激活时由工作流管理部分10分配的ID，并且被用于唯一标识该工作流实例。即便从相同的工作流定义产生的多个实例也具有不同的值。因为打印出电子文档的指令是在用于该工作流实例中的活动的用户界面屏幕上做出的，所以工作流管理部分10知道该特定工作流实例的ID，因此能够在代码产生指令中嵌入该ID。此外，诸如接收电子文档和代码图像的打印结果的人员(对打印结果执行操作的人员)的名字或者标识信息之类的信息可以与代码图像一起被打印，从而帮助发布打印指令的人员正确将打印结果传递给应该接收它的人。
一接收到代码产生指令，代码信息产生部分16就以预定格式产生指示在指令中包括的工作流ID的代码图像。对于代码图像格式，能够使用诸如QR代码、条形码和二维条形码之类的多种代码，并且本发明的机理并不依赖于代码图像的格式。
打印控制部分18从代码信息产生部分16接收要被打印的电子文档和代码图像，并且控制打印机20彼此关联地打印出这两部分。作为一个示例，代码图像被打印以便被叠加在电子文档上。例如，通过例如将代码图像放在用于打印页眉或者页脚的页边空白区域上，能够在电子文档的空白空间上打印代码图像。此外，当使用装备有不可见颜色材料(比如一种墨粉——吸收可见光并且反射红外射线)的槽的已知打印机时，打印控制部分18可以将电子文档的打印数据提供给普通的、可见颜色材料槽，而将代码图像提供给不可见颜色材料槽，从而取得一种打印输出结果，其中对于人眼不可见的代码图像被打印在电子文档图像上。
作为一个替代例子，打印控制部分18例如通过使打印机20输出一张其上打印有代码图像的纸页作为用于电子文档的打印结果的封面纸页来控制打印机20在与电子文档分离的纸页上打印出代码图像。对于诸如合同文档之类的不允许包括除了预先约定的信息外的其他信息的文档，代码图像可以打印在一张单独的纸上。对于这种情况，为了读取同时打印的电子文档并且将其放入工作流中，打印代码图像的纸页能够在其上打印操作的描述。打印的操作描述可以包括诸如“将这张纸页(代码图像)放置在要被装载的文档的顶部，将纸页设置在自动文档进纸器中，并且按下开始按钮”或者“在文档前装载此纸页”之类的指令，或者是描述操作的描述图。
或者，要由接收电子文档的人员执行的操作的描述可以与代码图像一起打印。操作的描述可以被预先注册至工作流管理部分10，并且当需要时提供给打印控制部分18。
通过上述配置，工作流实例中使用的文档被打印出来。发布打印指令的用户将电子文档和代码图像的打印结果交给合适的负责的人员(那人可以是他/她自己)。接收该打印结果的人员对打印结果执行适当的操作(比如书写或者签名)，并且为了将它返回到工作流实例中而使工作流支持系统的读出部分22读取结果。
读出部分22光学方式读取在诸如纸张之类的介质上的图像，并且输出所读取图像的数据。
代码识别部分24从读出部分22提供的图像数据中提取代码图像，并且根据预定的编码方案解码代码图像，从而获取由代码图像指示的字符串信息。所获取的字符串信息包括工作流ID。所提取的工作流ID被传递给分配管理部分26。代码识别部分24将读出部分22提供的图像数据(包括从电子文档的打印结果读取的图像)传递给分配管理部分26。在采用代码图像和电子文档在单独的纸页上打印的这种配置的系统中，代码识别部分24将从电子文档的打印结果读取的图像与代码图像的识别结果一起提供给分配管理部分26。
分配管理部分26将代码识别部分24提供的被读取的电子文档的图像数据提供给工作流管理部分10，作为从代码识别部分24接收的工作流ID所指定的工作流实例的输入。一接收到该数据，工作流管理部分10就输入图像数据到由该ID指定的工作流实例。这重新启动了此特定实例的流。可以对输入的图像数据执行字符识别处理，使得书写在文档上的内容当需要时可以被转换成文本数据并且被嵌入到电子文档中。
这样，根据本系统，当电子文档被打印时，指定该电子文档所属的工作流实例的工作流ID的代码图像也被打印。当包括笔迹等等的电子文档的打印结果被返回至工作流时，工作流ID从代码图像的打印结果中被识别来指定该文档要被返回的工作流实例。结果，用户通过如下简单的操作就能够将电子文档的打印结果返回到电子工作流实例中如果代码图像被叠加打印在电子文档上，那么使读出部分22读取打印结果；或者如果电子文档和代码图像被打印在单独的纸页上，那么使读出部分22读取与电子文档的打印结果相关联的代码图像的打印结果(例如通过在预定时间周期内连续读取这两部分)。
如图2所示，例如当工作流流为串行时，此系统有效地运行。更特别地是，当打印出特定活动2的操作结果的电子文档时(1)，工作流管理部分10将此特殊的工作流实例置于暂停状态。接收该电子文档(以及代码图像)的打印结果的用户对打印结果执行诸如书写必要的信息、添加他/她的签名和盖章之类的操作(2)，并且使读出部分22来读取操作结果的纸页(3)。代码识别部分24和分配管理部分26然后指定由读取操作结果纸页而产生的图像要被返回至的工作流实例。当活动2的操作结果被输出时，工作流管理部分10识别出该实例被暂停，因此从分配管理部分26一接收到带有指定的工作流ID的图像，就确定该图像是紧跟活动2的活动3的操作结果，从而接收该图像。结果是，通过打印转变到物理世界的工作流的流返回到电子工作流。
尽管图2示出了一个打印出活动2的操作结果的示例，然而活动2的负责的人员能够打印电子文档来为活动2服务(通常活动1的输出结果)，对打印结果执行操作，以及由他/她自己将它返回至工作流实例。在这种情况下，当电子文档被打印出来时，工作流管理部分10可以暂停处于“工作状态”的活动2，并且当分配管理部分26提供作为活动2的操作结果的读取图像时，能够识别和接收它。
为了防止获取了电子文档的打印结果的未被授权的人员将结果返回到工作流，读出部分22可以提示用户输入认证信息。用户被请求输入的认证信息例如可以是一对用户ID和密码。或者，可以提供给读出部分22用于读取用户的ID卡(比如IC卡或者磁卡)的读卡器，使得读卡器获取IC卡中的信息。读出部分22或者与其相连的用户认证系统根据认证信息执行用户认证。如果用户认证失败，那么禁止读出部分22本身的读取操作，或者尽管允许读取操作，但是禁止将读取结果返回工作流。如果用户认证成功，那么用户ID与代码识别结果和读取图像一起通过分配管理部分26提供给工作流管理部分10。工作流管理部分10确定在由代码指定的工作流实例中负责该活动(读取的图像要被合并到其中)的人员是否符合由用户ID指定的用户，并且如果符合，那么允许合并操作，而如果不符合，那么取消合并操作。
尽管诸如工作流ID之类的以上示例信息被描述为诸如QR代码之类的代码图像，但是本发明并不局限于此，并且该信息可以表达成字符串。在这种情况下，代码识别部分24通过字符识别能够获取代码的内容。
上述实施例也许不能完全处理工作流被分成多个分支的情况。以下描述了用于处理这种情况的示例。
更特别的是，在此示例中，代码信息产生部分16产生包括用于唯一指定通过读取电子文档的打印结果所获取的图像应该被合并到其中的活动的“目的活动ID”。活动ID例如可以是工作流实例ID与用于在该实例中指定此活动的标识信息的组合。或者，可以不管工作流实例ID而为系统中每个活动分配唯一的ID。
当为其从特定活动屏幕发布打印输出指令的电子文档反映活动的结果时；也就是说，在后续活动中要对其执行操作的电子文档的情况下，目的活动就是“后续活动”。因为对特定活动的被处理的结果执行处理的“后续活动”在工作流实例中被确定，所以工作流管理部分10能够向代码信息产生部分16通知“后续活动”的ID。
作为一个示例，考虑这么一种情况当紧接活动1的流被分成三个活动(也就是说，如图3所示的活动2、3和4)时，发布打印反映活动1的操作结果的电子文档的指令。工作流管理部分10从工作流实例信息中识别到这三个活动(即，活动2、3和4)接着活动1；为每个活动2、3和4产生代码图像；并且命令代码信息产生部分16和打印控制部分18连同电子文档一起打印出每个代码图像。结果，伴随有不同的目的活动ID的代码图像的电子文档的硬拷贝被输出。注意，指示每个目的活动的负责的人员的信息(比如该人的名字)也可以连同每个代码图像一起被打印，以便减少打印该文档的用户将打印结果交给不适当的人的可能性。一获取打印结果，各个活动2、3、4的负责的人员就对打印结果执行必要的操作，并使读出部分22读取操作结果。结果是，活动2、3和4的操作结果被放到工作流实例中，从而使得能够执行下一个活动5。
尽管在图3所描述的示例中，一发布打印反映活动1的操作结果的文档的指令，接着活动1的并行活动2、3和4的文档就被同时打印出来，然而本发明并不局限于这种情况，并且可以提供用于为每个紧接的活动发布打印指令的用户界面。
此外，尽管在图3所描述的示例中由对活动进行操作所产生的文档被打印出来，然而为了打印出活动中要对其执行操作的文档，包括作为目的活动ID的活动本身的ID的代码图像也应该被打印。
接下来，下面描述了这么一个示例，通过将更大量的信息合并到与电子文档相关联进行打印的代码图像中来取得进一步的控制。
更特别的是，在此例子中，例如，工作流管理部分10在其上进行操作的服务器的名字被嵌入到代码图像中。服务器名字在本工作流支持系统所连接的网络(局域网或者因特网)上应该被唯一分配。结果是，读取代码图像的代码识别部分24能够识别哪一个工作流管理部分10管理同时读取的电子文档的打印结果中的图像，使得该图像能够被传递到工作流管理部分10运行的服务器上。当在网络上提供多个工作流管理部分10时，将服务器名字嵌入到代码图像中是有用的。
代替将服务器名字嵌入到代码图像中，网络可以包括位置解析服务器，位置解析服务器用于从工作流ID和目的活动ID两者之一或者两者一起解析出工作流管理部分10的位置，其中该工作流管理部分10对文档的读取结果被合并到其中的工作流进行管理，以使代码识别部分24能够通过使用这种位置解析服务器对工作流管理部分10进行定位。
作为另一个要被嵌入到代码图像中的信息项，采用了一种源活动ID，用于唯一指定其中发布了打印出电子文档的指令的活动(这对于工作流管理部分10也是已知的)。通过将源活动ID嵌入到代码图像中，例如当由多个活动打印的文档被放入到相同的目的活动中时，接收代码图像的识别结果的工作流管理部分10能够标识哪一个活动已经执行了每个文档的输入。
唯一指定电子文档要被向其进行输出的打印机20的打印机ID可以被嵌入到代码图像中。例如，能够控制打印操作以便只允许网络上的打印机组中只有有限的打印机来打印工作流中使用的电子文档，并且如果代码图像不包括任何被允许打印图像的打印机的ID，那么取消将与代码图像一起读取的图像放入到工作流实例中的操作。
此外，关于何时发布打印指令的数据和时间信息(输出时间)可以被嵌入到代码图像中。当由于某些原因要被放到相同的目的活动中的文档被多次打印时，为了确定多次打印结果中的哪一个要被放到特定目的活动中，能够使用输出时间信息。例如，当由于打印机20中卡纸导致文档的打印结果被丢弃时，或者当正确的打印结果丢失时，电子文档可以被重新打印。在这种情况下，必须避免如下情况，就是未被授权的人获取和将被丢弃的纸或者丢失的打印结果放回到工作流中。为此目的，工作流管理部分10需要简单地控制打印操作，以使得仅当例如从代码图像识别的输出时间是感兴趣的电子文档的打印输出中最新的时候，连同代码图像一起被读取的文档的图像被放入到工作流实例中。作为另一个示例，相同的电子文档的所有多次打印结果的最早的打印输出可以被认作原件，从而禁止其他的打印结果被放到工作流中，并且在这种情况下也能够使用输出时间信息。尽管在上述示例中最新的或者第一个打印结果被选择性地放回到工作流中，然而本发明并不局限于这样的示例，并且“输出时间”信息可以被用作将相同的电子文档的打印结果中的一个选择性地放回到工作流中的一个确定标准。
或者除输出时间信息之外，相同的电子文档被输出的次数(接收打印指令的工作流管理部分10也获取此信息)可以被嵌入到代码图像中。结果是，能够获取关于连同代码图像一起被读取的文档被打印多少次的信息，从而取得控制，以便识别满足诸如最新的或者第一个打印结果之类的预定条件的打印结果，并且将它选择性地放回到工作流。
此外，代替相同的电子文档被输出的次数，由打印机20输出的电子文档的次数总数(不管哪一个电子文档被输出，每次打印机20输出电子文档时，该数目都增加)可以被嵌入到代码图像中，从而取得类似的控制。
发布打印出电子文档的指令的用户的ID可以被嵌入到代码图像中作为输出人ID。因为在访问工作流实例中的活动之后由用户发布打印电子文档的指令，所以工作流管理部分10能够识别作为输出人的用户，并且通知代码信息产生部分16作为输出人ID的ID。
此外，指定谁是负责对打印出的文档执行操作的人员(也就是说，负责目的活动的人员)的负责人ID可以被嵌入到代码图像中。类似于目的活动ID，到电子文档被输出时，负责人ID对于工作流管理部分10也是已知的。通过将负责人ID嵌入到代码图像中，工作流管理部分10或者识别代码图像的代码识别部分24能够确定引发读取代码图像的人是否对应于责任人ID，从而判断输入是否来自于合适的负责的人员。通过向读出部分22提供用于输入用户的认证信息的组件可以达到这种确定。
图4不出了其中使用了除了工作流ID或者目的活动ID之外的信息的示例系统配置。在此示例中，除了图1的系统配置外还提供了分配信息存储部分28。分配信息存储部分28是一个数据库，其存储有当打印电子文档时获取的上述各种类型的信息。当电子文档被打印时，工作流管理部分10例如注册类似于被提供给代码信息产生部分16的信息到分配信息存储部分28。
图5示出了在分配信息存储部分28中保留的示例数据内容。该示例中的一行对应于与一项打印输出操作相关的记录。在此示例中，与记录的标识号“No.”一起注册的信息包括工作流ID、输出活动ID、目的活动ID、打印机ID、输出时间、输出人ID、以及负责人ID。每次工作流管理部分10请求分配信息存储部分28注册数据时，唯一分配记录的标识号。如上所述还使用其他的信息项。注意，仅以示例的方式给出了图5中所示的信息项。分配信息存储部分28不需要保留图5中所示的所有项，并且可以保留那些除了所描述的项之外的信息项。
图6中示出了在此系统中由分配管理部分26执行的示例处理程序。以下描述图5中显示的信息项(除了记录标识号外)都被包括在代码图像中的示例。
当用户使读出部分22读取代码图像和文档的打印结果时，代码识别部分24识别代码图像以及代码图像中所包括的诸如工作流ID和输出时间之类的信息，并且提供这样的识别结果给分配管理部分26。分配管理部分26接收由读出部分22读取的图像和代码图像的识别结果(S1)，并且从分配信息存储部分28中提取具有与代码图像的识别结果相符的内容的记录(S2)。分配管理部分26从分配信息存储部分28中存储的记录中获取具有与代码识别结果相符的工作流ID、输出活动ID、以及目的活动ID的记录，并且确定步骤S2中提取的记录是否在所获取的记录中具有最新的输出时间(S3)。
因为此示例采用只取走相同的电子文档的打印结果中最新的一份的规则，所以如果记录不是最新的，就执行错误处理(S4)。在错误处理中，例如“无效文档。取消读取”之类的错误消息声明被显示在读出部分22的用户界面屏幕上。或者，指示因为文档无效所以取消读取操作的记录可以被放置在由其本身管理的日志中。
当所读取的文档被确定是最新的时，分配管理部分26确定由被输入到读出部分22的用户认证信息所指定的用户是否与从分配从代码图像中识别出的负责人ID(即，由分配信息存储部分28保留的记录中的负责人ID)相符合(S5)，并且，如果不符，就执行错误处理，其中诸如“未授权的用户输入。取消注册”之类的消息被显示在读出部分22的用户界面屏幕上(S6)。如果用户ID符合负责人ID，那么就请求工作流管理部分10将读出部分22读取的文档的图像放置到从代码图像中识别的工作流ID和目的活动ID所指定的活动中(S7)。对于此步骤，可以向工作流管理部分10指定负责人ID作为负责目的活动的人员。
尽管图6中的示例示出了这么一个流程，就是施加控制使得只有相同的电子文档的多个打印结果中最新的输出被认可有效，并且只有负责目的活动的人员可以将打印结果返回到工作流实例，然而这只是一个示例。或者，例如只有第一个打印结果可以被认为有效并且被返回到工作流实例。此外，也可以控制系统使得根据“先进先服务”原则将最先被读取的打印结果作为有效文档返回到工作流实例中。取决于目的活动，可以合并多个打印结果。在这种情况下，由读取多个打印结果所产生的图像的版本可以被管理并且向目的活动注册，从而指定文档被读取的顺序。
为了向目的地注册读取的文档的图像，可以删除原始的电子文档文件(打印出的电子文档)并且可以注册读取的图像文件来替代原始文件，从而保存系统的磁盘容量。如果磁盘容量足够，那么可以不删除原始的电子文档文件而额外地注册读取的图像文件。当电子文档管理部分12具有管理文档的版本的功能时，在除较晚版本外注册较早版本的时候，这样读取的图像可以被注册为原始的电子文档的新版本。
以上描述了可以被嵌入到代码图像中的信息项以及使用这种项可达到的控制的实例，并且本领域的技术人员能够了解，能够由使用这种项中的信息的分配管理部分26和工作流管理部分10来执行上述控制。
尽管在以上示例中，图5中显示的记录的信息项被嵌入到代码图像中，然而唯一指定记录的记录标识信息可以被替代地嵌入到代码图像中。在这种情况下，可以通过从分配信息存储部分28中提取从代码图像识别的记录标识信息来指定诸如工作流ID和目的活动ID之类的信息项。因此，如同本领域的技术人员所了解的那样，诸如工作流ID或者目的活动ID之类的信息项本身不需要被嵌入到代码图像中，而只要求嵌入唯一指定这种必要信息项的数据。可以由工作流管理部分10或者分配信息存储部分28唯一地分配记录标识信息。或者，由打印电子文档的打印机的打印机ID和由该打印机所打印的文档的总数组成的一个对可以被用作记录标识信息(在此情况下，由该打印机打印出的文档的总数可以作为分配信息存储部分28中的记录的一个信息项被注册)。
此外，尽管在以上示例中分配管理部分26将读出部分22读取的文档的图像连同代码图像指示的目的ID(工作流ID或者目的活动ID，或者两者一起)一起提供给工作流管理部分10，然而，作为选择，指示读取的文档的图像被存储的位置(比如URL)的信息可以被提供给工作流管理部分10，从而被合并到工作流实例中。
此外，代替将读出部分22读取的图像放到工作流实例中，由对图像执行的诸如字符识别处理和摘要处理之类的预定处理所产生的数据可以被合并。
在以上示例中，代码信息产生部分16根据工作流管理部分10提供的信息产生代码图像。代替这样产生代码图像，代码信息产生部分16可以在数据库中存储大量代码图像，以便与从工作流管理部分10接收到的信息相对应的代码图像能够从数据库中被读取，并且与电子文档一起被打印。
以上描述的工作流支持系统例如可以作为服务器32和多功能设备(MFD)34的组合来实现，该组合能够通过诸如因特网或者局域网之类的网络30彼此通信(或者通过专用通信电缆直接连接)。在一个示例系统结构中，服务器32执行图1或者图4中所描述的系统组件中的工作流管理部分10、电子文档管理部分12、显示部分14、代码信息产生部分16、打印控制部分18以及分配管理部分26的功能。MFD 34执行打印机20、读出部分22以及代码识别部分24的功能。可以由服务器32执行代码识别部分24的功能。可以由MFD 34执行打印控制部分18的功能。
打印电子文档和代码图像的MFD 34不必是读取文档和图像的同一个MFD 34。自然，打印设备可以是简单的打印机而不是MFD，读取设备可以是简单的扫描仪而不是MFD。
通过利用通用计算机系统执行描述上述工作流管理部分10、电子文档管理部分12、代码信息产生部分16以及分配管理部分26的功能的程序来实现服务器32。如图8所示，该计算机系统具有电路配置，其包括如下硬件经由总线46连接的CPU(中央处理单元)40、存储器(主要存储)42、各种I/O(输入/输出)接口44等。例如，HDD(硬盘驱动器)48以及用于读取诸如闪存、CD和DVD之类的符合多种标准的可移动非易失性存储介质的磁盘驱动器50通过I/O接口44连接至总线46。这种驱动器48或者50起到存储器外部的存储设备的作用。描述上述实施例的处理内容的程序被存储在这样的外部存储设备中，并且被安装在计算机系统中。存储在外部存储设备中的程序被读出并装载到存储器42中，并且由CPU 40执行，从而实现上述实施例的处理。
尽管可以将用于服务器32的程序开发为具有上述工作流管理部分10、电子文档管理部分12、代码信息产生部分16和分配管理部分26的所有功能的程序，然而已有的程序可以被用于这些部分中的工作流管理部分10和电子文档管理部分12。在这种情况下，代码信息产生部分16和分配管理部分26的功能例如可以被开发作为所谓的插件，并且被合并到工作流管理部分10的程序中。
尽管在图7中所描述的示例中，工作流管理部分10、电子文档管理部分12、代码信息产生部分16和分配管理部分26的功能实现在单个服务器32中，然而这些功能可以被分配到网络30上协同工作的多个服务器来实现上述工作流支持系统。
尽管通过使用特定示例以带有某种程度的特殊性的形式描述了本发明的优选形式，然而应该理解本发明并不局限于此。此外本领域的技术人员应该理解到在不脱离本发明的精神和范围的情况下可以对本发明做出各种改变和修改。
权利要求
1.一种工作流处理系统，包括打印控制部分，其一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同所述电子文档一起打印用于标识所述工作流或者所述工作流的活动的标识信息，所述工作流或者所述活动是由读取所述电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；标识符识别部分，其识别由图像读取设备读取的标识信息；以及关联部分，其将由所述图像读取设备连同所述标识信息一起读取的所述电子文档的图像或者由对所述图像执行的处理所产生的数据与由所述被识别的标识信息所标识的所述目的地相关联。
2.如权利要求1所述的系统，其中所述关联部分将由读取相同的电子文档的多个打印结果中满足预定条件的一个打印结果所产生的图像与所述目的地相关联。
3.如权利要求2所述的系统，还包括用于记录所述打印设备打印所述标识信息的时间或者记录指示所述标识信息的打印顺序的信息的部分，其中所述关联部分根据所述标识信息被打印时的时间记录或者关于顺序的信息来指定与所述标识信息一起读取的所述电子文档的多个图像中最新的打印结果相对应的并且与相同的目的地相对应的图像，并且将指定的图像与所述目的地相关联。
4.如权利要求1所述的系统，其中所述关联部分将由连同关于读取或者打印出结果的顺序的信息一起读取相同的电子文档的多个打印结果所产生的图像与所述目的地相关联。
5.如权利要求1所述的系统，其中所述打印控制部分使所述打印设备用不可见颜色材料打印所述标识信息。
6.如权利要求1所述的系统，其中所述关联部分将所述目的地与所述图像读取设备读取的所述电子文档的图像相关联来替代所述电子文档的原始文件。
7.如权利要求1所述的系统，其中所述关联部分将所述电子文档的图像与所述目的地相关联作为不同于所述电子文档的原始文件的文件。
8.如权利要求1所述的系统，其中所述关联部分将所述电子文档的图像与所述目的地相关联作为所述电子文档的新版本。
9.如权利要求1所述的系统，其中所述打印控制部分使所述打印设备连同所述标识信息一起打印指示负责所述目的地的所述活动的人员的信息。
10.如权利要求1所述的系统，其中所述打印控制部分使所述打印设备连同所述标识信息一起打印由用户对所述电子文档的打印结果执行的操作的描述。
11.一种由计算机执行的工作流处理方法，包括一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同所述电子文档一起打印用于标识所述工作流或者所述工作流的活动的标识信息，所述工作流或者所述活动是由读取所述电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；识别由图像读取设备读取的所述标识信息；以及将由所述图像读取设备连同所述标识信息一起读取的所述电子文档的图像或者由对所述图像执行的处理所产生的数据与由被识别的标识信息所标识的所述目的地相关联。
12.如权利要求11所述的方法，其中使打印设备打印的步骤包括使所述打印设备用不可见颜色材料来打印所述标识信息。
13.如权利要求11所述的方法，其中使打印设备打印的步骤包括使所述打印设备连同所述标识信息一起打印指示负责所述目的地的活动的人员的信息。
14.如权利要求11所述的方法，其中使打印设备打印的步骤包括使所述打印设备连同所述标识信息一起打印由用户对所述电子文档的打印结果执行的操作的描述。
15.一种可由计算机读取的存储介质，所述存储介质存储可由所述计算机执行的指令的程序来执行用于工作流管理的功能，所述功能包括一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同所述电子文档一起打印用于标识所述工作流或者所述工作流的活动的标识信息，所述工作流或者所述活动是由读取所述电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；识别由图像读取设备读取的所述标识信息；以及将由所述图像读取设备连同所述标识信息一起读取的所述电子文档的图像或者由对所述图像执行的处理所产生的数据与由被识别的标识信息所标识的所述目的地相关联。
16.如权利要求15所述的存储介质，其中使打印设备打印的步骤包括使所述打印设备用不可见颜色材料来打印所述标识信息。
17.如权利要求15所述的存储介质，其中使打印设备打印的步骤包括使所述打印设备连同所述标识信息一起打印指示负责所述目的地的活动的人员的信息。
18.如权利要求15所述的存储介质，其中使打印设备打印的步骤包括使所述打印设备连同所述标识信息一起打印由用户对所述电子文档的打印结果执行的操作的描述。
全文摘要
一种工作流管理系统包括打印控制部分，该打印控制部分一接收到打印工作流中使用的电子文档的指令，就使打印设备连同电子文档一起打印用于标识该工作流或者工作流的活动的标识信息，所述工作流或者活动是由读取电子文档的打印结果所产生的图像要被送往的目的地；标识符识别部分，其识别由图像读取设备读取的标识信息；以及关联部分，其将由图像读取设备连同标识信息一起读取的电子文档的图像或者由对该图像执行的过程所产生的数据与由被识别的标识信息所标识的目的地相关联。
文档编号G06Q10/00GK1979548SQ20061015340
公开日2007年6月13日 申请日期2006年9月14日 优先权日2005年12月9日
发明者桂林浩 申请人:富士施乐株式会社