专利名称：：根据单据生成凭证的方法
技术领域：
：本发明涉及电数字数据处理领域，特别涉及才艮据单据生成凭证的方法。技术背景凭证又称会计凭证，是用来证明经济业务事项发生、明确经济责任并据以登记账簿、具有法律效力的书面证明。可以分为两大类即原始凭证和记账凭证。原始凭证即本文所称单据，是在经济业务事项发生或者完成时填写的，证明经济业务事项已经发生或者完成，以明确经济责任并用作记账原始依据的一种凭证，它是进行会计核算的重要资料。记账凭证即本文所称凭证，是会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。现有小企业应用软件用户大多一人多岗，业务量比较大。业务数据可以日常处理，而财务数据往往到月末才进行处理，且对财务与业务数据一致性要求高，使得用户在月底的工作量大，有大量重复劳动；凭证一般是用户根据业务数据单独手工制作，无法根据业务数据自动生成凭证，效率低，容易出错。
发明内容本发明提出一种根据单据生成凭证的方法，包括根据用户指令确定要生成的凭证类別的步骤；收集单据及其信息的步骤；设置参数的步骤；根据参数、单据和/或信息生成凭证的步骤。优选地，上述凭证类别包含凭证大类和单据类别，凭证大类分别包含至少一单据类别。优选地，上述单据产生业务数据，将业务数据划分为多个科目，分别对科目指定科目来源，通过科目来源获取生成凭证所需的信息。优选地，上述收集单据及其信息的步骤包括收集符合用户要求的所有单据的信息；将收集到的信息显示给用户；接受用户对信息的确认。优选地，上述设置参数的步骤包括设置生成凭证的相关参数；判断单据数据是否完整，若数据完整则4艮据参数、单据和/或信息生成凭证。优选地，上述设置参数的步骤，当通过判断单据数据步骤，发现单据数据不完整则向用户返回单据凝:据不完整的提示信息；根据用户指令选择进行编辑凭证或跳过凭证。优选地，上述根据参数、单据和/或信息生成凭证的步骤包括根据凭证生成规则，取相应科目，组织写入财务系统数据库凭证表，生成凭证；向用户返回生成的凭证和/或报告。优选地，上述收集单据及其信息的步骤还包括判断当前财务期间所属的业务系统是否已结账；若未结账则根据用户指令进行结账。j止日，万'/^通ii勿、，/f^、in义分平佐王风'咒i正的样式，总结出各种业务单据生成凭证规则，并分析要生成的凭证中涉及到的科目和金额的获取方式和来源，从而解决凭证自动生成的问题。本发明可以减轻用户80%以上的凭证录入工作量，操作简单，数据准确。用户做完业务单据后，只须经过软件简单引导，就可以实现业务单据自动生成凭证，实现保持财务业务数据高度一致，效率高，不易出错。图l是本发明第一实施例流程示意图；图2是本发明第二实施例选择凭证大类界面示意图；图3是本发明第二实施例日常业务单据生成凭证的子流^f呈示意图；图4是本发明第二实施例选择单据类别界面示意图；图5是本发明第二实施例显示单据信息界面示意图；图6是本发明第二实施例设置相关参数界面示意图；图7是本发明第二实施例显示根据日常业务单据生成的凭证和/或报告界面示意图；图8是本发明第二实施例根据期末结转成本生成凭证的子流程示意图；图9是本发明第二实施例选择单据类別界面示意图；图10是本发明第二实施例显示单据信息界面示意图；图ll是本发明第二实施例设置相关参数界面示意图；图12是本发明第二实施例显示根据期末结转成本生成的凭证和/或报告示意图；图13是本发明第二实施例需生成凭证的数据示意图。本发明目的的实现、功能特点及优点将结合实施例，参照附图做进一步说明。具体实施方式本发明提出第一实施例，基于企业财务系统实现根据单据生成凭证的凭证生成方法，流程如图1所示包括步骤SIO，根据用户指令确定要生成的凭证类别；步骤Sll,收集单据及其信息；步骤S12，设置参数；步骤S13，根据参数、单据和/或信息生成凭证。上述单据是本实施例的用户日常建立的，本实施例选取至少一单据，取其包含的信息以生成凭证。上述参数用于确定凭证生成规则和生成凭证，由用户指定或由本实施例依照凭证生成规则确定。例如有一个业务单据(购货单一>采购收货)，该单据表体只有一行商品，设定一张凭证的主要数据包括科目、科目所挂核算项目、借货方向和借货方金额，则生成凭证规则包括但不限于1)根据单据体的分录取商品对应"商品类型"中"库存商品"的会计科目作为凭证的第一行分录，并放在借方，金额取单据表体中对应"成本金额"的值。2)判断"税额"是否大于O，如果大于0，则直接取特殊科目"应交税金一应交增值税—进项税额"作为凭证的第二行分录，并放在借方，金额取单据表体中对应"税额"的值；如果为0，则忽略。3)判断单据表头"本次收款"字段是否大于O,如果大于O,则取表头"结算账户，，中的"会计科目，，作为凭证的第三行分录，并放在货方，金额取单据表头中对应"本次收款"的值；如果为O,则忽略。4)判断单据表体"采购费用，，是否大于O，如果大于O,则取该商品对应"商品类型，，中"采购费用结算，，的会计科目作为凭证分录的第四行，并放在货方，金额取单据表体中对应"采购费用"的值；如果为0，则忽略。5)判断表体"成本金额"之和+表体"税额"之和-表头"本次付款金额"-表体"采购费用"是否大于0，如果大于0，则直接取特殊科目"应付账款"，核算项目"供应商，，取单据表头上"供应商"的值，金额为""成本金额"之和+表体"税额"之和-表头"本次付款金额"-表体"采购费用""；如果为O,则忽略。上述生成凭证规则为一具体示例，才艮据实际应用和财务系统的不同，生成凭证规则可以采用其他逻辑，其原理与本实施例类似，故不赘述。基于上述实施例，本发明提出第二实施例。以某业务数据为例，该业务数据的数据库组织逻辑如表1所示<table>tableseeoriginaldocumentpage6</column></row><table><table>tableseeoriginaldocumentpage7</column></row><table>表1上述业务数据是在日常随着业务进行采购、销售、仓存以及资金等单据的录入并审核确认的。业务数据分为多个会计科目，以下筒称科目，是为记录各项经济业务而对会计要素按其经济内容或用途所进行分类的项目。对上述结构的业务数据，本实施例在相关基础资料中设置商品类型中对应科目、出入库类别中对应科目、收支类别中对应科目和结算账户中对应科目等几个科目来源，根据科目来源可以查找到对应科目的凄t据，以保证凭证的顺利生成。科目来源分别对应多个科目，例如对本实施例的业务数据，^^艮据商品类型分为如表2所示的多个科目<table>tableseeoriginaldocumentpage7</column></row><table>表2其中存货科目是指商品成本归集科目；销售收入科目是指销售收入归集科目；销售成本科目是指销售成本结转归集科目；委托代销科目是指委托代销发出商品归集科目；采购费用结算科目是指购货单采购费用的对方科目；组装拆卸费用科目是指组装拆卸费用的归集科目。同理，根据出入库类别设置代码、名称、助记码和会计科目等相关科目，根据收支类别设置代码、名称、助记码和会计科目等相关科目，根据结算账户设置代码、名称和科目名称等相关科目。在指定科目来源时，本实施例判断这些科目来源对应的科目是否为最明细科目、下挂核算项目、是否进行数量金额核算和/或是否进行外币核算，如果有这些设置(应收/应付/预收/预付科目除外)，则提示用户"您所选择的科目为非明细科目/下挂了核算项目/进行了数量金额核算/核算了外币，请重新选择科目。"根据用户发出的"确定"指令回到选择科目界面，供用户重新选择；如果没有这些设置，则完成选择。本实施例以向导方式与用户交互，实现生成凭证，本实施例工作流程与上一实施例类似，首先根据用户指令确定要生成的凭证类别。凭证类别包含凭证大类和单据类别，凭证大类分为根据日常业务单据生成凭证和根据期末结转成本生成凭证两种，每种凭证大类都分别包含多种单据类别。结合业务数据示例，参照图2，日常业务单据生成凭^L和根据期末结转成本生成凭证二者择一，本实施例也可提供其他类别的凭证，工作流程与日常业务单据生成凭证或一艮据期末结转成本生成凭证类似，故不赘述。当用户选定凭证大类为#4居日常业务单据生成凭证，则如图3所示，日常业务单据生成凭证的子流程包括步骤S201,根据用户指令选择需要生成凭证的单据类别和单据日期；步骤S202,收集符合用户要求的所有单据的信息，显示给用户，供用户确认，若用户确认无误则进4亍步骤S203;步骤S203,设置生成凭证的相关参数，进行步骤S204;步骤S204，判断单据数据是否完整，若数据完整则进行步骤S205，否则进行步骤S206;步骤S205,按照凭证生成规则，根据参数、单据和/或信息到相关设置中获取相应科目，组织并写入财务系统数据库凭证表，生成凭证，进行步骤S209;步骤S206，跟据用户指令选择进行步骤S207或步骤S208;步骤S207,根据用户指令，实现用户手工编辑凭证，然后进行步骤S205;步骤S208,根据用户指令跳过凭证，然后进行步骤S205;步骤S209，向用户返回生成的凭证和/或报告，报告内容包括生成凭证成功张数、凭证字号、生成凭证失败张数和失败原因，日常业务单据生成凭证的子流程结束。参照图4，上述步骤S201，根据用户指令选4奪需要生成凭证的单据类别和单据日期，单据类别包括但不限于购货单(采购收货、采购退货、估价冲回(蓝单))、估价入库单(估价入库、估价退货、估^T冲回(红单))、销售单收入部分(销售发货、销售退货、委托结算)、其他入库单、盘盈单、收款单(应收款、预收款、预收退款)、付款单(应付款、预付款、预付退款)、核销单(预收冲应收、应收转应收、预付沖应付、应收冲应付、应付转应付)、其他收款单(收款结算、其他应收)和/或其他付款单(费用结算、其他应付)。这些单据的开始日期必须大于等于当前财务系统所属期间的第一天，结束日期只要大于等于开始日期即可。而业务单据日期范围采用默认设置开始日期默认为当前财务系统所属期间的第一天，结束日期默认为当前财务系统所属期间的最后一天。参照图5,上述步骤S202，收集符合用户要求的所有单据的信息，单据必需为已审核单据；信息包括但不限于单据日期、单据类型、单据编号和/或摘要。本实施例只收集显示符合凭证生成规则且已审核未生成凭证、单据总金额不为O的信息。参照图6，上述步骤S203，设置生成凭证的相关参数，参数包括生成凭证方式、凭证日期、凭证字、凭证摘要、合并同方向的相同科目和/或数据不完整处理选择。本实施例提供三种生成凭证方式供用户选择按单生成凭证(默认选择)、按单据类型生成汇总凭证和所有选择单据生成汇总凭证。其中按单生成凭证是一张业务单据生成一张凭证，单据与凭证是一对一的关系；按单据类型生成汇总凭证是每种业务单据类型的所有单据合并生成一张凭证，单据与凭证是多对一的关系；而所有选择单据生成汇总凭证将用户选择的所有单据汇总合并生成一张凭证，单据与凭证式多对一的关系。本实施例的凭证日期参数不需要用户发出指令选择，系统根据凭证生成规则默认给出凭证日期如果用户选择的生成凭证方式是"按单生成凭证"则默认取单据上择单据生成汇总凭证"'，则默认取单-据所属会计期间的最后一天；^果用户选择了跨期单据，则默认按期间生成多张凭证，即相同期间的单据合并生成一张，日期均取单据所在会计期间的最后一天。上述跨期单据是指跨越两个会计期间的单据，根据步骤S201中选取的单据的时间范围可以判断是否为跨期单据。凭证摘要参数方面，如果用户选择的生成凭证方式"按单生成凭证"则摘要灰显，默i/^又单据摘要，若单据无摘要，则默认取"单据类型+单据编号"作为凭证摘要；如果用户选择的生成凭证方式为"按单据类型生成汇总凭证"或"所有选择单据生成汇总凭证"，则凭证摘要为必录项，若用户未录入凭证摘要则在用户完成设置参数点击"完成"时，本实施例向用户发出提示信息"请输入摘要"。合并同方向的相同科目参数，如果选择该参数则对于生成的凭证中，如果同方向中存在科目相同的情况，将相同科目的分录行进行合并；如果用户不选该参数则不做合并处理。步骤S204,数据不完整处理，具体来说是在生成凭证时进行数据完整性检查，当步骤S202或步骤S203收集的单据、单据的信息或相关参数不完整，例如相关设置中没有设置对应科目，则进行步骤S206;数据完整则进行步骤S205。上述步骤S205,根据凭证生成规则，本实施例到相关设置中取相应的核算类型、出入库类型、收支类别和/或特别科目等相应科目，组织并写入财务系统数据库凭证表，生成凭证。上述步骤S206,向用户返回提示信息"XXXX中没有设置对应科目，建议先设置好以后再生成凭证，是否继续？"用户可选择"编辑凭证"进入步骤S207,或选^奪"跳过凭证"进入步骤S208，本实施例默认选4奪"跳过凭证"。步骤S207,根据用户指令，弹出凭证界面，调出不完整凭证进行编辑。如果整张凭证都无法获取相应金额，则不再弹出凭证让用户编辑，直接跳过进行步骤S205。上述步骤S208，根据用户指令跳过凭证，则本实施例不对用户做任何提示，继续往下生成其他凭证，直到所有单据完成生成凭证过程。参照图7,为步骤S209向用户返回的才艮据日常业务单据生成的凭证和/或报告。当用户选定凭证大类为根据期末结转成本生成凭证，则如图8所示，根据期末结转成本生成凭证的子流程包括步骤S211,判断当前财务期间所属的业务系统是否已结账，若已结账则进行步骤S214，否则进行步骤S212;步骤S212，根据用户指令选择进行步骤S213或结束流程；步骤S213,调用财务系统的结账功能进行结账，然后进行步骤S214;步骤S214,根据用户指令选择确定要生成凭证的单据类别和单据日期；步骤S215,显示符合用户要求的所有单据的信息，供用户确认，若用户确认无误则进行步骤S216;步骤S216,设置生成凭证的相关参数，进行步骤S217;步骤S217,判断单据数据是否完整，若数据完整则进行步骤S218，否则进行步骤S219;步骤S218，按照凭证生成规则，根据参数、单据和/或信息到相关设置中获取相应科目，组织并写入财务系统数据库凭证表，生成凭证，进行步骤S222;步骤S219,跟据用户指令选择进行步骤S220或步骤S221;步骤S220,根据用户指令，实现用户手工编辑凭证，然后进行步骤S222;步骤S221，根据用户指令跳过凭证，然后进行步骤S222;步骤S222,向用户返回生成的凭证和/或报告，报告内容包括生成凭证成功张数、凭证字号、生成凭证失败张数和失败原因，根据期末结转成本生成凭证的子流程结束。上述步骤S211，判断当前财务期间所属的业务系统是否已结账，如果已经结账，则进行步骤S214;如果没有结账则进行步骤S212。上述步骤S212，向用户发出提示信息"业务系统结账后才能进行期末成本结转凭证的制作，是否进行业务系统结账？"若用户选择"是"则进行步骤S213，否则结束流程。上述步骤S213，调用财务系统的业务结账功能进行业务结账，完成结账后进行步骤S214。参照图9，步骤S214，根据用户指令选择需要生成凭证的单据类别和单据日期。单据类别包括但不限于委托代销单(委托代销、委托退货)、销售单(销售发货、销售退货、委托结算)成本部分、其他出库单、盘亏单、组装单、拆卸单、调拨单和/或调价单。单据的日期范围是当前财务系统所在的期间的起止日期。参照图10，上述步骤S215,显示符合用户要求的所有单据的信息，这些单据必须为已审核未生成凭证、单据总金额不为0的单据；信息包括但不限于单据日期、单据类型、单据编号和/或摘要。参照图11,上述步骤S216，设置生成凭证的相关参数，具体做法与步骤S203类似，故不赘述。上述步骤S217~步骤S222的具体^:法分别与步骤S204~步骤S209类似，故不赘述。参照图12，为步骤222向用户返回的才艮据期末结转成本生成的凭证和/或报告。本实施例中采用的生成凭证规则是根据财务规则和规范指定，以上述业务数据为例，结合表l所示，如有一个业务单据(购货单一〉采购收货)需生成凭证的数据如图13所示，设定一张凭证的主要数据包括科目、科目所挂核算项目、借货方向和借货方金额，生成凭证规则为即如果生成作证规则资料字段"FGetAcctIDWhere"取值不为空则通过FGetAcctIDWhere取值的SQL语句取到科目表相应的科目；否则取FACCTIDField的取值为科目；如果FIsDetailID取值为1则有挂核算项目，取上面科目所挂的对应核算项目值，否则没挂核算项目，不取任何项目值；借货方向取FDC字段值，金额能过組SQL取值，SQL语句表达为"Select"&表中FAmountField对应值&"from"&表中FFrom对应表名&Where&所在生成单据的对应条件"。将通过上述生成凭证规则取得的数据组织写入预设的财务系统数据库凭证表，即生成凭证。基于上述实施例，本发明提出第三实施例，提出查询凭证，即根据生成的凭证1D调出相应凭证并返回给用户。对于生成凭证成功的单据，可以在上述生成凭证流程的步骤S222或步骤S209，列出报告、生成的凭证及其链接，供用户通过链接打开凭证和/或与凭证关联的单据，选取一凭证可到财务系统的"凭证管理"功能模块进行进一步查询、修改和删除操作。若没有生成凭证，则向用户返回报告，4艮告内容包括生成凭证失败张数和失败原因，用户也可以选择"编辑凭证"调出不完整凭证进行编辑。另外，用户指令为"关闭凭证报告"则向用户返回生成凭证的凭证序时簿。本实施例还提出，对于某些单据不需要生成凭证的情况，例如表3所示的日常业务单据生成凭证情况汇总<table>tableseeoriginaldocumentpage12</column></row><table><table>tableseeoriginaldocumentpage13</column></row><table><table>tableseeoriginaldocumentpage14</column></row><table>表4本实施例将上述不需要生成凭证的情况汇总纳入生成凭证规则，首先在步骤S202或步骤S215中，将整单金额为0(即所有表体金额都为0)的单据过滤掉，不根据这些单据生成凭证。而单据转化成凭证的过程为以业务单据一条分录为最小单位进行处理，当遇到表体存在金额为0(即部分行表体金额为0)的分录，在单据转化为凭证时，就不转化成凭证中的分录而是忽略掉。由此可实现应用生成凭i正失见则灵活控制生成凭证。本实施例还提出根据凭证生成分录顺序规则处理生成的凭证，具体是将凭证生成分录顺序纳入生成凭证规则，应用生成凭证规则实现灵活控制生成凭证。例如对于按单生成凭证，凭证生成分录顺序规则包括如果一张单只有1行记录则按照生成凭证规则和财务系统数据库凭证表生成凭证；如果一张单有多行记录，不合并相同科目则先将第一行记录的借方科目生成完，然后生成第二行记录的借方，直到所有记录的借方生成完，再开始生成第一行记录的货方，接着生成第二行记录的货方，直到所有记录的货方生成完；如果一张单有多行记录，合并相同科目则合并后，根据第四点的样式和顺序排列凭证的分录顺序。对于按单据类型合并生成凭证，凭证生成分录顺序规则包括如果不合并相同科目则按单据逐个生成凭证，即先将第一张单上的借方生成完，然后第一张单的货方生成完，直到第一张单的借货方都生成完，接着第二张单的借方生成完，然后第二张单的货方，直至所有单据全部生成完；如果合并相同科目合并后，根据则按照生成凭证规则和财务系统数据库凭证表排列凭证的分录顺序。对于按所选单据合并生成凭证，凭证生成分录顺序规则包括如果不合并相同科目则按单据逐个生成凭证，即先将第一张单上的借方生成完，然后第一张单的货方生成完，直到第一张单的借货方都生成完，接着第二张单的借方生成完，然后第二张单的货方，直至所有单据全部生成完；如果合并相同科目则合并后，遵循先借再货的原则重新排列。以上所述仅为本发明的优选实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其他相关的
技术领域：
，均同理包括在本发明的专利保护范围内。权利要求1.一种根据单据生成凭证的方法，包括根据用户指令确定要生成的凭证类别的步骤；收集单据及其信息的步骤；设置参数的步骤；根据参数、单据和/或信息生成凭证的步骤。2.如权利要求l所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于所述凭证类别包含凭证大类和单据类别，所述凭证大类分别包含至少一单据类别。3.如权利要求l所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于所述单据产生业务数据，将业务数据划分为多个科目，分别对科目指定科目来源，通过科目来源获取生成凭证所需的信息。4.如权利要求1至3任意一项所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于，所述收集单据及其信息的步骤包括收集符合用户要求的所有单据的信息；将所述收集到的信息显示给用户；接受用户对信息的确认。5.如权利要求1至3任意一项所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于所述单据信息包括但不限于单据日期、单据类型、单据编号和/或摘要。6.如权利要求1至3任意一项所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于，所述设置参数的步骤包括设置生成凭证的相关参数；判断单据数据是否完整，若数据完整则根据参数、单据和/或信息生成凭证。7.如权利要求6所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于，所述生成凭证的相关参数包括但不限于生成凭证方式、凭证日期、凭证字、凭证摘要和/或合并同方向的相同科目。8.如权利要求1至3任意一项所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于，所述设置参数的步骤，当通过判断单据数据步骤，发现单据数据不完整则向用户返回单据数据不完整的提示信息；根据用户指令选择进行编辑凭证或跳过凭证。9.如权利要求1至3任意一项所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于，所述才艮据参数、单据和/或信息生成凭证的步骤包括根据凭证生成规则，取相应科目，组织写入财务系统数据库凭证表，生成凭证；向用户返回生成的凭证和/或报告。10.如权利要求1至3任意一项所述的根据单据生成凭证的方法，其特征在于，所述收集单据及其信息的步骤还包括判断当前财务期间所属的业务系统是否已结账；若未结账则根据用户指令进行结账。全文摘要本发明提出一种根据单据生成凭证的方法，包括根据用户指令确定要生成的凭证类别的步骤；收集单据及其信息的步骤；设置参数的步骤；根据参数、单据和/或信息生成凭证的步骤。本发明提供的根据单据生成凭证的方法通过分析不同业务单据生成凭证的样式，总结出各种业务单据生成凭证规则，并分析要生成的凭证中涉及到的科目和金额的获取方式和来源，从而解决凭证自动生成的问题。本发明可以减轻用户80％以上的凭证录入工作量，操作简单，数据准确。用户做完业务单据后，只须经过软件简单引导，就可以实现业务单据自动生成凭证，实现保持财务业务数据高度一致，效率高，不易出错。文档编号G06Q10/00GK101226613SQ20081000617公开日2008年7月23日申请日期2008年2月21日优先权日2008年2月21日发明者琳丁申请人:金蝶软件(中国)有限公司