专利名称：一种移动办公室的实现方法
一种移动办公室的实现方法
摘要:本发明涉及移动办公室的实现技术，具体地说， 一种涉及充分利用现代计算机 网络通讯与数据处理技术，构建不受时间和空间限制、对不需要与具体实物直接接触的管 理职能、业务处置、学术交流等活动相关的各项工作进行处置的系统(移动办公室)的实现方 法。
该方法采取特定加密算法与完善的权限设置和控制技术，以管理职能和业务处置、学 术交流所涉及的文档、表单为核心处理对象，依据系统所有者性质、业务类型和行业特点， 为系统所有者构筑适合办公需要的规范完善的文档库、表单库，按办公需要和法定要求配 置各种处理流程；提供以Web页面操作和基于NSM通讯协议的可视软话及会议沟通为主 要方式的移动式办公自动化系统。
通过此方法设计的移动办公室，使用者可以非常方便地依据权限了解和占有系统所有 者及相关政府部门、企事业单位的信息资料，及时准确地从系统获知与己有关的工作项目 和内容，把握工作动态和工作进度，并依权限和既定的流程进行规范化处置，保持与系统 者之间、使用者与使用者之间、使用者与使用者群之间及时的、持续的无障碍沟通，真正 完全实现无纸化办公，有效避免工作失误，降低所有者管理成本、提高工作效率。
背景技术：
:随着计算机网络技术的不断发展和政府、企事业单位对信息处理需求的不 断提升，几乎都配备了各种办公用计算机、并构建了各种不同用途的信息处理的计算机网 络，建立了不同规模的各种各样的信息发布和信息处理的应用系统。
这些系统因某项管理智能实现和信息处理的需要而产生，具有其特定的历史根源和现实 作用，但也因基于某种应用而不乏存在各种历史局限型。集中表现在
(1) 功能简单，整体健壮性不强；
(2) 缺少有效的信息共享及安全控制机制，与其他系统连接很难得到普遍认同；
(3) 虽然能够借助于互联网实现不受地域影响的办公，但却无法涵盖移动办公的方方面面 的应用需要；(4) 虽然有即时通讯功能，但却打破了传统的拨号方式，应用面受限；
(5) 管理维护成本高
发明内容
:针对目前计算机管理和应用系统多而杂乱、生产与管理功能区分不明确、 开发维护成本高的缺陷，本发明提供一套全新的构建办公自动化系统——移动办公室1的 实现思路及方法。
该方法以政府机关、企事业单位进行职能管理和事务处置、学术交流所涉及的文档25、 表格26、流程27为研究对象，给出了政府机关、企事业单位通过健全文档安全管理、实现 日常工作流程控制、消息化文档传输，实现不受时间和地域限制的移动办公平台(简称移动 办公室l)的技术方案和步骤。
(1) 设计、开发或购买能够满足移动办公需求的计算机信息综合处理系统；
(2) 根据所有者管理模式、组织结构18和岗位设置，在系统内建立一套与所有者现实 完全匹配的虚拟组织架构18，并对架构内各组成机构18、工作群组23、岗位角色21进行 科学划分；
(3) 收录所有者职员20信息，建立用户22档案信息库，规定用户22担任的角色21 并指定所属群组23;
(4) 根据所有者管理模式、规范和需求，建立适合其性质、业务类型和行业特点的文 档框架24类型库，并设置必要的访问权限；
(5) 依据所有者管理模式、规范和需求，配置可满足其办公需要的各种文档25存放档 案库2，分配空间大小并设置访问权限；
(6) 根据管理规范和标准化的管理职能和业务处理的程序化要求，设置适合其实现管 理职能和业务处置的各种流程27;
(7) 收录和建立所有者实现管理职能和业务处理的各种表格库3，并将其绑定到特定处 理流程27，确保与该表格26相关的管理智能和业务处理规范化、流程化；
(8) 与基于NSM协议的可视电话31及会议32系统进行集成，满足移动办公时进行音视 频及时沟通的需要；
(9) 实现与其他专业管理和生产系统16的无缝联结，确保办公所需的文档25和信息能 够及时进入系统内，其他系统16方便地利用系统内的文档25;鹏配备可以接受系统运行所产生消息的辅助程序相，保证用户能够及时地从系统获 知与己有关的信息并进行处置。
(11)根据系统所有者的组织架构，确定系统服务器设置数量与分布方式，以适应和满 足文档、流程安全管理控制的实际需要。
采用该方法设计的移动办公室1(以下简称系统)可提供以下功能
(1) 系统对象(包括文档25、文档框架24、表单26、流程27、用户22、角色21、群组
23、权限等)均有严格的生命周期。只有处于生命周期内才有效，失效对象可由系统管理员 激活变为有效。
(2) 系统内文档25可根据所涉及的内容不同，分别绑定不同的文档框架24。系统可通 过对文档框架24的不断丰富和完善，适应和满足各种管理职能与业务处置的实际需要。
(3) 系统内文档25访问和处置均有详实的记录，任何一次变动均能产生新的版本。文 档25有效期内和权限允许的情况下，用户22可随时通过列文档25版本对保存在系统内各 种版本进行访问。
(4) 系统内任何一个文档库2就是一个安全完善的电子档案库2。保存于电子档案库2 中的文档25只对拥有权限的用户22开放。没有权限或权限过期的用户22未经授权不能对 该文档25的进行访问和处置。
(5) 系统带有功能强大的搜索引擎。用户22可以随时通过该引擎搜索出符合条件的对 象(包括文档25、文档框架24、表单26、流程27、用户22、角色21、群组23、权限等)资 料索引信息。只有拥有访问权的信息，用户22才能进行访问和权限范围内允许的处置。
(6) 可以针对管理职能和业务处置的实现需要，收集和设置各种表格26和表单库4。 通过对这些表格26提交和流程27的执行，实现各种各样的管理职能和业务处置。
(7) 所有实现管理职能和进行业务处置的流程27均有详实的过程记载。用户22可以通 过对流程27的统计分析和执行过程的追踪，避免不必要的失误发生和提高工作效率。
(8) 系统提供(不限于)下列方式保持用户22之间、用户22与系统所有者之间、用户22
与用户群23之间的联系和沟通。
公告所有者可以随时将重要信息、文件、通知和告示类文档25以公告形式向系统内
所有用户22发布。在生命周期内的公告，其访问不需要任何授权。论坛用户22可以依据管理职能和业务需要，随时在系统内开设有针对性的论坛30， 收集和听取其他用户22的不同言论、观点和意见。
消息文档25添加、变更和销毁，流程27发起、处置和完成，用户22均可通过预先 设定，获得系统内因文档25、流程27变化和处置而发出的各种信息。
共享:储存文档25的各档案库2的所有被授权用户22对该档案库2和储存其内的文档 25拥有有限的共享权。拥有共享权的用户22可以通过文档25的共享进行交流和发起各种 讨论。
邀请:.无论是保存在私有文件夹3内文档25，还是保存在档案库2中的文档25，其文 档25所有者35均可以以邀请方式将文档25的分享和处置权授权给特定用户22或用户群。
委托用户22可随时委托或指派特定用户22代行其职，并以被代理者角色21拥有对 与代理有关的系统对象的操作权限和处置相关流程27。
流程拥有流程27权限用户22可随时根据工作需要启动某项流程27，并与该流程27 涉及用户22 —起实现某类管理职能和进行与流程27有关的业务活动。
电话用户22之间可以随时借助于集成在系统内的可视电话31系统保持不受限制的音 视频联系与沟通
会议拥有会议召集权限的用户22可以根据工作需要预先安排或随时随地发起有多方 参与的可视电话会议32。
(9)系统以(不限于)训油Serace方式向其他系统提供文档25共享服务。其他软件和系
统可以随时随地以系统分配的用户22获取系统内授权文档25访问权进行相应的处置和上
传新的文档25到系统内，拓展系统应用面和提高系统集成度，以适应管理职能实现和业务
处置的变化，降低开发维护成本。
卿系统带有强大的文档转存、销毁和导入、恢复模块。用户22既可随时通过文档转
存将过期文档25转移到其他离线海量存储器中，也可以临时将系统内某些文档25以离线
方式转移出来供无法与服务器正常连接时文档25査阅之用。用户22还可以根据需要将某
些没有用的文档25当作垃圾进行销毁。离线文档25可以随时导入系统内，逻辑上销毁的
文档25亦可通过恢复操作重新出现在系统中。
本发明通过下列方法，保证系统的安全性和及时性-
(1) 系统采用MD5和DES3加密算法保证系统和数据传输过程中安全。
(2) 系统通过打乱服务器文档25存储秩序而保持系统的内容的安全。为保证内容绝对安全，系统所有者可通过选用服务器硬加密或其他技术对文档25进行再加密。
(3) 系统所有对象，包括文档25、文档框架2/1、表单26、流程27等均可通过用户22 及群组23授权和约定生命周期，确保其在系统内的安全可控性。
(4) 系统采用以邀请为主要方式的文档25传递方式而摈弃传统的以E-mail邮件传递方 式，避免了传输过程中泄密事件发生，提高文档传递和处理效率。
(5) 系统可通过专门的文档阅读器14保证某些重要文档25在阅读环节不造成失密，阅 读完毕，访问客户端无任何残留痕迹。
(6) 系统对文档25的访问和流程27处理进行详实记录，可有效避免人为泄密和贻误事 件的发生。
总之，本发明提供的方法以所有者实现管理职能和业务处置不可缺少的文档25作为核 心对象组织系统设计，并将其与管理职能实现和业务处置所需要的表单26、流程27有机结 合起来，以满足了移动办公所需要的三个必要条件快捷地占有办公所需要的资料、准确 了解和获知用户22当前应处理的工作及相关信息并进行相应处理、保持与系统内外部的联 系与沟通为目标，提供了一整套容办公通讯于一体的新的办公自动化系统的实现方法。通 过此方法建立的系统，不仅可以满足用户随时随地办公的需要，降低了运营和管理成本， 提高了工作效率。更重要地是可以确保管理规范化流程化的落实，又真正完全实现了无纸 化办公。
下面将结合附图对本发明作进一步说明，附图中
图1:本发明的系统框架图； 图2:本发明的系统数据流向图； 图3:本发明的系统对象关系权利要求
1、一种移动办公室的实现方法，其特征在于，依据该方法建立移动办公室须遵循以下步骤(1)设计、开发或购买能够满足移动办公需求的计算机信息综合处理系统；(2)根据所有者管理模式、组织结构和岗位设置，在系统内建立一套与所有者现实完全匹配的虚拟组织架构，并对架构内各组成机构、工作群组、岗位角色进行科学划分；(3)收录所有者职员信息，建立用户档案信息库，规定用户担任的角色并指定所属群组；(4)根据所有者管理模式、规范和需求，建立适合其性质、业务类型和行业特点的文档框架类型库，并设置必要的访问权限；(5)依据所有者管理模式、规范和需求，配置可满足其办公需要的各种文档存放档案库，分配空间大小并设置访问权限；(6)根据管理规范和标准化的管理职能和业务处理的程序化要求，设置适合其实现管理职能和业务处置的各种流程；(7)收录和建立所有者实现管理职能和业务处理的各种表格库，并将其绑定到特定处理流程，确保与该表格相关的管理智能和业务处理规范化、流程化；(8)与基于NSM协议的可视电话及会议系统进行集成，满足移动办公时进行音视频及时沟通的需要；(9)实现与其它专业管理和生产系统的无缝联结，确保办公所需的文档和信息能够及时进入系统内，其他系统方便地利用系统内的文档；(10)配备可以接受系统运行所产生消息的辅助程序，保证用户能够及时地从系统获知与己有关的信息并进行处置。(11)根据系统所有者的组织架构，确定系统服务器设置数量与分布方式，以适应和满足文档、流程安全管理控制的实际需要。
2、 根据权利要求1所述，其特征在于，在所述步骤a)中的计算机信息综合处理系统应具备以下功能-(1)系统对象(包括文档、文档框架、表单、流程、用户、角色、群组、权限等)均有严格的生命周期。(2) 系统内文档可根据所涉及的内容不同，分别绑定到不同的文档框架。系统可通过对 文档框架的不断丰富和完善，适应和满足各种管理职能与业务处置的实际需要。(3) 系统内文档访问和处置均有详实的记录，任何一次变动均能产生新的版本。文档有 效期内和权限允许的情况下，用户可随时通过列文档版本对保存在系统内各种版本进行访 问。(4) 系统内任何一个文档库就是一个安全完善的电子档案库。保存在电子档案库中的文 档只对拥有权限的用户开放。没有权限或权限过期的用户未经授权不能对该文档的进行访 问和处置。(5) 系统带有功能强大的搜索引擎。用户可以随时通过该引擎搜索出符合条件的对象(包 括文档、文档框架、表单、流程、用户、角色、群组、权限等)资料索引信息。只有拥有访 问权的信息，用户才能进行访问和进行权限范围内的处置。(6) 可以针对管理职能和业务处置的实现需要，收集和设置各种表格和表单库。通过对 这些表格提交和流程的执行，实现各种各样的管理职能和业务处置。(7) 所有实现管理职能和进行业务处置的流程均有详实的过程记载。用户可以通过对流 程的统计分析和执行过程的追踪，避免不必要的失误发生和提高工作效率。(8) 系统提供公告、论坛、消息、共享、邀请、委托、流程、电话、会议方式保持用户 之间、用户与系统所有者之间、用户与用户群之间的联系和沟通。(9) 系统以WeHService方式向其它提供文档共享服务。其它软件和系统可以随时随地以 系统分配的用户获取系统内授权文档访问权进行相应的处置和上传新的文档到系统内。卿系统带有强大的文档转存、销毁和导入、恢复模块。转存分为永久转储和临时转储。 所有转储文档可以通过倒入进入系统内。
3、 根据权利要求i所述，其特征在于，在所述步骤(4)中的文档框架类型，为本发明的重要对象，为权利要求2功能(5)中搜索引擎实现过滤条件的主要项目来源。
4、 根据权利要求1所述，其特征在于，在所述步骤(5)(6)(7)中的档案库、表单库和流程 库为系统的三个重要库，主要用户存放文档、表单和流程。三者既独立又相互关联，文档、表单和档案库可以通过绑定流程，启动工作流，工作留也可以不需要绑定任何系统内对象 触发工作流发生。流程库中的流程可以引用文档也可以不引用文档。
5、 根据权利要求1所述，其特征在于，在所述步骤(8)中的可视电话及会议系统是以MSM协议为基础实现的免费Voin通讯技术和设备。
6、 根据权利要求1所述，其特征在于，在所述步骤(9)中其它专业管理和生产系统，不限于第三方提供，但必须以系统分配的用户使用，以保证系统的信息安全性。
7、 根据权利要求1所述，其特征在于，在所述步骤卿中接受系统运行所产生消息的辅 助程序，不限于个人计算机上运行的接收程序，也可以为PDA和智能手机上的运行程序。
8、 一种移动办公室的实现方法，其特征在于，依据该方法建立移动办公室通过下列方式保证系统的安全高效性。(1) 系统采用MD5和DES3加密算法保证系统和数据传输过程中安全。(2) 系统通过打乱服务器文档存储秩序而保持系统的内容的安全。(3) 系统内所有对象，包括文档、文档框架、表单、流程等，通过用户及群组授权和约 定生命周期，确保其安全可控。(4) 系统采用以邀请为主要方式的文档传递方式而摈弃传统的以E-mail邮件传递方式， 避免了传输过程中泄密事件发生，同时提高文档传递效率。(5) 系统可通过专门的文档阅读器，确保文档阅读过程的安全性。(6) 系统通过文档访问和流程处理的详实记录，避免人为泄密和贻误事件的发生。
全文摘要
本发明涉及移动办公室实现技术，具体地说，一种涉及利用计算机网络通讯与数据处理技术，构建处理办公事务不受时间和空间限制的计算机系统(移动办公室)的实现方法。该方法倡导采用科学的系统构架、严格的权限控制、特有的网络通讯和信息交流传递技术。采用该方法实现的系统，可以根据需要构建适合移动办公特点的文档、表单、流程库，是一种以Web页面操作为主的多种事务处理方式相结合的综合管理平台。通过该平台，使用者可随时从系统获取已授权文档；及时了解工作进度，依权限和既定流程进行处置，避免工作失误；保持与系统和其他使用者之间即时的、持续的文本、语音沟通，降低所有者管理成本、提高工作效率。
文档编号G06Q10/00GK101576972SQ20081006705
公开日2009年11月11日 申请日期2008年5月6日 优先权日2008年5月6日
发明者聂新民, 陶华青 申请人:深圳市商智通电子商务有限公司