专利名称：一种业务员外勤管理系统及其管理方法
技术领域：
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本发明涉及一种业务员外勤管理系统及其管理方法，使用数据库管理技术
和GPS定位技术，应用于企业营销管理领域。
背景技术：
传统应用公共销售网点进行营销的行业中(最典型的如快速消费品行业) 业务员的外勤是行业营销最基本也是最重要的环节，而对其的管理则是个长期 的老大难的问题。目前较为常用的管理办法是业绩加抽査的办法。即对销售业 绩进行目标管理，而过程管理则主要通过抽査监督的方式进行。但随着行业的 完善和规范，单纯的目标管理显然不适应企业的发展要求，反而过程管理越来
越重要。对于过程管理，传统方法显得无能为力， 一些企业采用的GPS手机跟
踪的方式，原理是实时监视员工的位置，引起了广泛争议。从企业角度，它从 某种程度管理了外勤的工作量，但对具体过程结果以及工作内容仍无法管理。 更重要的是，他涉嫌侵犯了员工的隐私权，最少违背中国的传统道德，必然招 致员工的强烈抵触。
发明目的
基于上述背景，本发明着眼于解决以下目的1、使用GPS技术真实记录业 务员的考勤业务员只有到达既定目的地，系统才会记录到达及到达时间，且 结果不可人为更改。但同时只有考勤记录，不是实时监控。2、业务员业务报表 的电子化业务内容可以一次性形成电子报表，而不用进行二次录入。电子报 表被数据库应用后能够有效提升管理效率降低管理成本。技术方案
本发明通过如下措施来达到对业务员外勤状况的有效管理 一种业务员外勤管理系统，包括硬件、软件两个部分，硬件为含有GPS接 收单元和屏幕手写功能的专用PDA和电脑服务器，软件为专用PDA使用的业 务管理程序和电脑服务器使用的业务管理数据库程序，业务管理程序存储于专 用PDA中，包含GPS值转换模块和应用企业所需的业务管理模块，业务管理数 据库存储于电脑服务器中，用于处理业务管理模块产生的数据。
业务管理程序主要包括两种功能 一是GPS值转换模块该模块的主要功
能为接收GPS信息并转化为业务管理模块所需的内容。该模块在初次到达某目 的地时由GPS接收单元读取该目的地的GPS坐标，并将该值转换为目的地名称。 以后每次到达该目的地，系统自动显示该目的地名称，并同时记录到达的时间。 由于是否到达和到达时间均为由GPS值触发，所以可以作为业务员的外勤工作 的客观考勤。又由于程序只是将时间记录在相应的业务管理模块栏目中，只是 真实记录工作过程，不是实时跟踪业务员的行动，也就不会引发员工的抵触。 二是业务管理模块业务管理模块的具体内容根据用户企业的管理内容不同而 调整，主要记录业务员外勤时根据企业要求而执行的工作内容和结果，较为常 见的内容类似一般销售企业管理常用的业务员工作日报表、门店拜访工作表等。 该模块中的时间地点已由GPS值转换模块完成记录。其他内容业务员使用PDA 的屏幕手写功能直接录入业务管理程序中。因业务员一天的外勤中也许需要完
成对多个目的地的目标客户的拜访，所以每完成一个客户拜访便生成一条记录。 综合一天的记录，程序自动生成一个文件。出于保密的需要，该文件为系统专 用文件，在其他电脑上均无法打开或读取内部数据，必须上传至电脑服务器中 的数据库程序，并由数据库程序转为可用于编辑的数据库文档。由于客观公正的需要，业务管理程序中涉及考勤需要的时间地址，均为GPS 所接收的值，由程序自动填入业务管理模块的相应栏目中，并且即使是在用户 操作专用PDA的过程中也无法对此值进行更改。
又由于GPS定位的值为一个点，而且现在技术导致一个GPS接收单元可以 接收来自多个卫星的信号，卫星越多，定位的点越准确。而在实际生活中，目 的地是有一定范围的，这个范围往往比GPS定位的点要大，而人却不可能每次 都恰好站在同一个位置上，这就会造成一个目的地范围可能会产生多个GPS值。 所以需要使用模糊算法，在初次设置GPS值转换目的地名称时，目测目的地的 实际范围，并根据实际范围给出模糊算法的范围，以使GPS的取值范围能够与 目的地实际范围相吻合。
一种业务员外勤管理办法，包括以下步骤
1 )、使用者初次到达目的地后将该地点GPS值转换为该目的地名称(对目 的地的初始化设置)，并在业务管理程序中设定该目的地档案。该档案是指除了 系统自动记录的时间地点等项目外，其他的无需重复输入的关于该目的地的固 定信息。
2) 、以后每次到该位置附近时业务管理程序自动提示到达该目的地，经确 认后进入相应业务管理模块，并自动记录到达时间。
3) 、填写业务管理模块中的其他相应工作内容生成一条工作记录。
4) 、全天业务记录汇总为一个记录文件传输至业务管理数据库。
5) 、业务管理数据库读取记录文件并转换为可编辑数据库文档，管理者使用 数据库文档进行业务管理。
技术比较
目前尚未有能够将业务员外勤的考勤和工作内容全面电子化管理的应用实施，经过专利检索，也未发现类似技术。 说明书附图
图1为业务员外勤管理系统流程图。
图2为业务员外勤管理方法流程图。 实施例
如附图1所示，本发明提供一种业务员外勤管理系统，包括硬件、软件两
个部分。硬件包含专用PDA和电脑服务器。专用PDA由使用者(业务员)使 用。专用PDA包括GPS接收单元和屏幕手写功能。软件包括业务管理程序和业 务管理数据库。业务管理程序是为专用PDA定制的专用程序，存储于专用PDA 中；业务管理数据库是最终将所有数据汇总并提供给管理者使用的管理数据库， 它存储于电脑服务器中。业务管理程序包括GPS值转模块和业务管理模块。如 附图1所示，使用者(业务员)持专用PDA到达某目的地，GPS接收单元接收 GPS信号到GPS值转换模块，经过模糊算法，GPS值转换模块将信息转换为目 的地的名称和到达时间，并自动写入业务管理模块，同时，使用者(业务员) 通过专用PDA的屏幕手写功能手工输入业务管理模块所需的其他工作信息，从 而形成工作记录。工作记录以专用文件形式被传输到位于电脑服务器中的业务 管理数据库。数据库解读专用文件，并汇总成为数据库文档，供管理者管理使 用。在此流程中，GPS值转换模块使用模糊技术，对GPS接收单元接收到的地 址坐标信息进行识别，以便确认该值是否符合目的地的实际范围，从而触发打 开相应的业务管理模块内容。并且在业务管理程序的整个运行过程中，相关的 时间地点均是不可人为更改的，以确保记录的客观性和真实性。
如附图2所示，本发明同时提供一种业务员外勤管理方法，包括以下步骤: 1)、使用者初次到达目的地后将该地点GPS值转换为该目的地名称，并在业务管理程序中设定该目的地档案。也就是目的地在本管理系统中的初始化过程。 通常情况下一个目的地需要业务员反复拜访，甚至是常年有规律的拜访，所以
需要对该目的地进行初始化操作。在此过程中GPS接收单元首先接收到该地点 的GPS坐标，并根据业务员给出的模糊范围扩大坐标范围，该值被GPS值转换 模块转换为目的地名称(多为商业名称，如某超市)。业务员并根据管理要求填 写该目的地的档案，该档案是指除了系统自动记录的时间地点等项目外，其他 的无需重复输入的关于该目的地的固定信息。
2) 、以后每次到该位置附近时业务管理程序自动提示到达该目的地，经确认 后进入相应业务管理模块，并自动记录到达时间。每次到达被初始化过的地点， GPS接收单元接收的GPS坐标值在初始化坐标范围之内，则专用PDA自动提 示己到达该目的地，并进入业务管理模块，调出需选择、填写的工作内容，以 备业务员进行手工填写。同时，业务管理模块自动调用GPS接收到的时间信息， 并直接填入相应的到达时间栏目中。此过程中，地点必须由GPS坐标触发产生， 时间为GPS接收到的时间信息，均为无法更改，所以即真实反应了业务员在该 目的地外勤的基本考勤状况。
3) 、填写业务管理模块中的其他相应工作内容生成一条工作记录。前面的考 勤只记录了到达情况，业务员在该目的地的工作过程和结果则通过屏幕手写功 能手工选择、填写在业务管理模块的相应栏目中。这些栏目通常由企业常用的 业务管理表格转化而来。填写完的内容和前面的考勤状况相加，即形成一条在 该目的地的工作记录。
4) 、全天业务记录汇总为一个记录文件传输至业务管理数据库。通常业务员 一天要拜访多个目的地，每个目的地均将生成一条工作记录，业务管理程序自 动将多条工作记录以时间(如一天、 一周等)为单位进行汇总，生成一个系统无法用其他程序打开或读取。业务员使用常规手段(如 网络、移动存储器、电缆连线等方式)将该文件上传至电脑服务器。
5)、业务管理数据库读取记录文件并转换为可编辑数据库文档，管理者使用
数据库文档进行业务管理。所有业务员的记录文件均按企业要求以一定时间 (日、周)为单位上传至业务管理数据库，管理者只需在电脑服务器前即可了 解整个企业的业务外勤工作的内容和结果，并能够快速完成比对选择、统计分 析等管理、决策工作。
本发明所涉及的系统和方法改变传统对业务员外勤的管理方法，将业务员 外勤管理完全纳入到电子信息化管理范畴之中。
权利要求
1、一种业务员外勤管理系统，包括硬件、软件两个部分，其特征在于硬件为含有GPS接收单元和屏幕手写功能的专用PDA和电脑服务器，软件为专用PDA使用的业务管理程序和电脑服务器使用的业务管理数据库程序，业务管理程序存储于专用PDA中，包含GPS值转换模块和应用企业所需的业务管理模块，业务管理数据库存储于电脑服务器中，用于处理业务管理模块产生的数据。
2、 根据权利要求1中所述的GPS值转换模块，其特征在于一个目的地名称 对应一个GPS值，当GPS接收单元搜索到该值时即视为到达该目的地，业 务管理程序自动提示进入相应业务管理模块，且在业务管理模块中自动记录 相应时间。
3、 根据权利要求1中所述的GPS值转换模块，其特征在于使用一种模糊算 法，将GPS值扩大到一个符合目的地实际范围的值。
4、 根据权利要求1中所述的业务管理程序，其特征在于业务管理程序使用 的地址和时间均为GPS所接收的地址和时间，不可人为添加或更改。
5、 根据权利要求1中所述的业务管理程序，其特征在于该程序所产生的文 件为专有格式，必须经过权利要求1中所述的业务管理数据库方可使用，无 法使用其他程序打开。
6、 一种业务员外勤管理办法，其特征在于包括以下步骤1) 、使用者初次到达目的地后将该地点GPS值转换为该目的地名称，并在业 务管理程序中设定该目的地档案，2) 、以后每次到该位置附近时业务管理程序自动提示到达该目的地，经确认 后进入相应业务管理模块，并自动记录到达时间，3) 、填写业务管理模块中的其他相应工作内容生成一条工作记录，4) 、全天业务记录汇总为一个记录文件传输至业务管理数据库，5) 、业务管理数据库读取记录文件并转换为可编辑数据库文档，管理者使用数据库文档进行业务管理。
全文摘要
一种业务员外勤管理系统及其管理方法，使用数据库管理技术和GPS定位技术，应用于企业营销管理领域。包括硬件、软件、及其管理步骤，硬件为含有GPS接收单元和屏幕手写功能的专用PDA和电脑服务器，软件为专用PDA使用的业务管理程序和电脑服务器使用的业务管理数据库程序，业务管理程序存储于专用PDA中，包含GPS值转换模块和应用企业所需的业务管理模块，业务管理数据库存储于电脑服务器中，用于处理业务管理模块产生的数据。
文档编号G06Q10/00GK101593316SQ20081012369
公开日2009年12月2日 申请日期2008年5月29日 优先权日2008年5月29日
发明者轩 吴 申请人:轩 吴