中小企业做账系统的制作方法

专利名称：中小企业做账系统的制作方法
技术领域：
本发明属于一种做账系统，尤指一种利用办公软件制作的适于中小企业做账的系统。
背景技术：
目前，大多数企业使用的做账系统，包括显示界面、数据处理流程等，完全由计算 机语言编译而成。所编译的代码的质量，决定了系统的性能是否稳定、功能是否全面。而高 质量的代码是通过编程人员不断地尝试，不断地修改而形成的，这就需要编程人员付出很 大的精力和心血，无形中就增加了该软件的成本。所以，这类系统的价格大都是很高的，对 于一些中小企业，这是一项不小的开支，以致这些中小企业宁愿采用人工手动做账。但是手 动做账比较繁琐，查询困难，还容易出错，十分不便。

发明内容
针对以上技术存在的不足，本发明提供了一种中小企业做账系统，该系统结构简 洁，功能强大，操作方便，能有效解决上述问题。本发明所采取的技术方案如下中小企业做账系统，采用Excel工作表、WPS表格或文本文档等办公软件，通过函 数链接而成，包括用于记账凭证的录入和打印，生成会计报表的凭证录入模块；用于自动 生成总账和各明细账册的账簿生成模块；用于自动生成各账户各月明细报表，方便核对账 户和盘点的明细报表生成模块；用于年终结转各账户，在新年度账套设定期初数据，同时对 余额为零的账户进行删除的年终结转模块；用于存储各模块导出的数据，并供各模块调用 所存储的数据的存储模块。所述凭证录入模块包括用户资料模板、自查表模板、凭证汇总模板、科目设定模 板、当月录入模板、转录模板、打印金额模板、打印数量金额模板、打印外币模板、打印数量 外币模板、打印单位复式模板、管理员模板、试算明细表模板、平衡表模板、损益表模板、资 产负债表模板、利润分配表模板、现金流量表模板、表外数据输入模板、账套设定模板和使 用说明模板。其中，用户资料模板用于输入用户相关信息资料。自查表模板用于编写会计人员 每个月要做的工作和查漏内容。凭证汇总模板用于模仿数据库结构收集本年往月凭证记 录，用另存方式生成文本文件，供做账使用。科目设定模板依照国家财政部统一制定的会计 科目编制，按会计方法和企业编码原则编制各明细科目及代码。当月录入模板通过函数连 接的方法输入当月凭证内容和附加信息内容。转录模板用于把要打印的凭证复制到这个模 板中以生成各种凭证格式。打印金额模板根据转录模板内容生成金额式凭证。打印数量金 额模板根据转录模板内容生成数量金额式凭证。打印外币模板根据转录模板内容生成外币 和本位金额式凭证。打印数量外币模板根据转录模板内容生成数量、外币和本位金额式凭 证。打印单位复式模板根据转录模板内容生成第一计量数量、第二计量数量和相应本位金额式，或单一数量式凭证。管理员模板是计算平衡表模板、损益表模板和资产负债表模板的主模板，有固定的计算行数，计算行数不够时可以复制增加，设有工作表保护。试算明细表 模板用于复核账务和对账，设工作表保护，密码可自行设置，可自动更新数据，模板中的明 细科目根据科目设定模板自动生成，其明细科目行数与科目设定模板中的一致，设有提示 单元格，用于提示数据是否正确。平衡表模板的数据是根据试算明细表模板和管理员模板 里的数据自动统计出来的，作为资产负债表模板的依据，设有工作表保护表头，其科目名称 要和科目设定模板中的名称一致，设有提示单元格，用于提示数据是否正确，还有设定会计 月份的单元格，可用于往月数据查询，损益表模板中的数据和资产负债表模板中的数据会 自动显示在相对应的月份上。损益表模板自动生成试算明细表模板完成的运算，设有工作 表保护表头。资产负债表模板中的数据是根据平衡表模板中的数据计算得出的，设有工作 表保护表头，其与损益表模板具有平衡关系，设有提示单元格，用于提示数据是否正确。利 润分配表模板中的数据是根据损益表模板和资产负债表模板中的数据计算得出的，设有工 作表保护表头。现金流量表模板中的数据来源于损益表模板、资产负债表模板和表外数据 输入模板中的数据，设有工作表保护表头。表外数据输入模板用于补充资产负债表模板中 没有的部分生成现金流量表模板的统计数据。账套设定模板用于输入账套相关信息资料， 记录每月银行记账汇率。使用说明模板用于说明凭证录入模块的使用方法和注意事项。所述账簿生成模块包括总账模板、三栏数量账模板、多栏账模板、应交增值税账 模板和海关账模板。总账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、总分类账子模板、 管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设定子模板和使用说明子 模板。其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表格，打印出来后用作账簿 的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿。用户资料子模板用于设置用 户的相关信息。使用说明子模板则用于说明总账模板的操作使用方法。使用导入数据子模 板和筛选子模板，在账套设定子模板中输入相关信息资料，可在导入数据子模板中从备份 的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透视表，在透视表页字 段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在总分类账 子模板中生成总分类账簿。三栏数量账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、三栏及数量 金额明细账子模板、外币账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模 板、账套设定子模板和使用说明子模板。其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板 生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的 账簿。账套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用于说明三栏数量账模板的 操作使用方法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信息资 料，可在导入数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模 板中有一个透视表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公 式自动运算即可在三栏及数量金额明细账子模板或外币账子模板导出账簿。三栏及数量金 额明细账子模板或外币账子模板根据筛选子模板更新后的设定，生成三栏账簿。本模板可 用于做本位币三栏账、外币式三栏账和数量金额式账，其行方向有三个标题，使用时选择一 个，其余不用的两个隐藏，列方向的借方、贷方、余额也有三处选择，做本位币三栏账时可把不用部分隐藏。多栏账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、十七栏明细账子 模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账簿封面子模板、账套设 定子模板和使用说明子模板。其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表 格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿。账 套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用于说明多栏账模板的操作使用方 法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信息资料，可在导入 数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透 视表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运 算后，可在十七栏明细账子模板中生成多栏账簿。本模板由十七栏账页设定，部分科目因明 细的多少会调节所需的栏目，列位置的后十二栏设置为组合方式，可把不必用的栏目进行 隐藏。
应交增值税账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、应交增值 税明细账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设定子模 板和使用说明子模板。其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表格，打印 出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿。账套设定子 模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用于说明应交增值税账模板的操作使用方法。 使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信息资料，可在导入数 据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透视 表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算 后，可在应交增值税明细账子模板中生成应交增值税账簿。本模板分借方和贷方明细，根据 本科目分设的明细填列一致的明细到本模板的相应单元格中，管理员子模板则自动生成计
晳社里 异5口米。海关账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、科目设定子模板、筛选子模 板、海关明细账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设 定子模板和使用说明子模板。其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表 格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿。账 套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用于说明海关账模板的操作使用方 法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在账套设定子模板中输入相关信息资料，可在导入 数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据，也可以通过套用当月录入 模板的输入函数公式录入数据。在筛选子模板中有一个透视表，在透视表页字段选定要生 成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在海关明细账子模板中 生成海关账簿。所述明细报表生成模块包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、数量 金额明细表子模板、账套设定子模板和使用说明子模板。其中，账套设定子模板用于设置帐 套名称。使用说明子模板则用于说明明细报表生成模块的操作使用方法。使用导入数据子 模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信息资料，可在导入数据子模板中从备 份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透视表，在透视表页 字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在数量金额明细表子模板中生成明细报表。
所述年终结转模块包括用户资料子模板、导入凭证汇总子模板、筛选子模板、结转 表子模板、账套设定子模板和使用说明子模板。其中，用户资料子模板用于输入用户的相关 信息资料。可在导入凭证汇总子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据， 还可通过刷新筛选子模板中的数据，使结转表子模板生成结转的下个期间的期初数据。在 账套设定子模板中输入账套名称，可确认下个会计期间是否正确，余额为零的账户不转入 下年度的期初数据。本发明的有益效果在于(1)随时可以提供利润状况，不需结算也能生成当前利润表，为企业及时控制成 本、实现财务管理目标提供信息。(2)可以用于做会计账、仓库账、海关账等。(3)记账方便快捷，提供多种查明细账的方法，便于对财账进行日清月结。(4)操作简单容易，有办公软件使用基础就会使用本系统。(5)能综合会计上做账的技巧，可用于一人或多人分工做账。(6)企业物料编码设定、科目设定结构简单，明细科目代码可以结合企业资源规划 系统ERP的编码原则灵活设定。(7)本系统结构简洁，功能强大，可以在网络上共享，使用范围广，适合个人理财、 个体企业和内外资中小企业使用。


图1为本发明的结构框图；图2为用户资料模板的显示界面；图3为自查表模板的显示界面；图4为凭证汇总模板的显示界面；图5为科目设定模板的显示界面；图6为当月录入模板的显示界面；图7为转录模板的显示界面；图8为打印金额模板的显示界面；图9为管理员模板的显示界面；图10为试算明细表模板的显示界面；图11为平衡表模板的显示界面；图12为损益表模板的显示界面；图13为资产负债表模板的显示界面；图14为利润分配表模板的显示界面；图15为现金流量表模板的显示界面；图16为表外数据输入模板的显示界面；图17为使用说明模板的显示界面；图18为导入数据子模板的显示界面；图19为筛选子模板的显示界面；
图20为帐套设定子模板的显示界面；图21为总分类账子模板的显示界面；图22为三栏及数量金额明细账子模板的显示界 面；图23为十七栏明细账子模板的显示界面；图24为应交增值税明细账子模板的显示界面；图25为海关明细账子模板的显示界面；图26为数量金额明细表子模板的显示界面；图27为结转表子模板的显示界面。
具体实施例方式下面将结合附图对本发明的具体实施方式
作进一步说明如图1所示的本发明的结构框图，图中，中小企业做账系统是采用Excel工作表、 WPS表格或文本文档等办公软件，通过Excel函数链接而成的，包括存储模块10、凭证录入 模块20、账簿生成模块30、明细报表生成模块40和年终结转模块50。所述凭证录入模块20用于记账凭证的录入和打印，生成会计报表。该模块包括 用户资料模板、自查表模板、凭证汇总模板、科目设定模板、当月录入模板、转录模板、打印 金额模板、打印数量金额模板、打印外币模板、打印数量外币模板、打印单位复式模板、管理 员模板、试算明细表模板、平衡表模板、损益表模板、资产负债表模板、利润分配表模板、现 金流量表模板、表外数据输入模板、账套设定模板和使用说明模板。其中，用户资料模板用于输入用户相关信息资料(参见图2)。自查表模板用于编 写会计人员每个月要做的工作和查漏内容(参见图3)。凭证汇总模板用于模仿数据库结 构收集本年往月凭证记录，用另存方式生成文本文件，供做账使用(参见图4)。科目设定 模板依照国家财政部统一制定的会计科目编制，按会计方法和企业编码原则编制各明细科 目及代码(参见图5)。当月录入模板通过函数连接的方法输入当月凭证内容和附加信息 内容(参见图6)。转录模板用于把要打印的凭证复制到这个模板中，以生成各种凭证格式 (参见图7)。打印金额模板根据转录模板内容生成金额式凭证(参见图8)。打印数量金 额模板根据转录模板内容生成数量金额式凭证(与图8同)。打印外币模板根据转录模板 内容生成外币和本位金额式凭证(与图8同)。打印数量外币模板根据转录模板内容生成 数量、外币和本位金额式凭证，可作为进出口报关货物的凭证(与图8同)。打印单位复式 模板根据转录模板内容生成第一计量数量、第二计量数量和相应本位金额式，或单一数量 式凭证，可作为仓库进出仓单证、进出口货物海关账凭证等(与图8同)。管理员模板是计 算平衡表模板、损益表模板和资产负债表模板的主模板，有固定的计算行数，计算行数不够 时可以复制增加，设有工作表保护(参见图9)。试算明细表模板用于复核账务和对账(参 见图10)。平衡表模板设有提示单元格，用于提示数据是否正确，还有设定会计月份的单元 格，可用于往月数据查询(参见图11)。损益表模板自动生成试算明细表模板完成的运算， 设有工作表保护(参见图12)。资产负债表模板中设有工作表保护，其与损益表模板具有平 衡关系，设有提示单元格，用于提示数据是否正确(参见图13)。利润分配表模板中的数据 是根据损益表模板和资产负债表模板中的数据计算得出的，设有工作表保护(参见图14)。 现金流量表模板中的数据来源于损益表模板、资产负债表模板和表外数据输入模板中的数据，设有工作表保护(参见图15)。表外数据输入模板用于补充资产负债表模板中没有的部 分生成现金流量表模板的统计数据(参见图16)。账套设定模板，用于输入账套相关信息资 料，记录每月银行记账汇率。使用说明模板用于说明凭证录入模块20的使用方法和注意事 项(参见图17)。其操作过程说明如下首先，在用户资料模板中输入公司名称、有关人员名字，会计年度等相关信息资料，并记录每月银行记账汇率，用于计算。然后，依照国家财政部统一制定的会计科目编制，在科目设定模板中按会计方法 和企业编码原则编制各明细科目及代码。接着，编制会计分录，打印凭证。在当月录入模板内，复制第一行函数计算公式到 第五行以下的各行，录入R、S列“上期余数”项和“上期余额”项的相关数据，录完所有期初 数据后复制存入凭证汇总模板，并排列序号。录入凭证时，可在当月录入模板内，复制第一 行公式到第五行以下的各行，录入日期(用日期型格式)、凭证号、摘要、科目代码、借方、贷 方、进仓数(借外币)和出仓数(贷外币)，做出会计分录。其中进仓数(借外币)、出仓数 (贷外币)以“第一数据\第二数据”的方式录入。录入凭证时，也可在当月录入模板内，复 制第二行函数计算公式到第五行以下的各行，录入日期、凭证号、摘要、科目代码、借方、贷 方、进仓数(借外币)和出仓数(贷外币)，做出会计分录。此函数计算公式可以计算数量 式科目领用时产生的价格和成本。其中进仓数(借外币)、出仓数(贷外币)以“第一数据 \第二数据”的方式录入。打印凭证时，复制当月录入模板中需打印的一笔会计分录，粘贴 到转录模板上，即可在打印金额模板、打印数量金额模板、打印外币模板、打印数量外币模 板和打印单位复式模板上生成相应的凭证格式，按所需格式选择打印。作仓库账、海关账打 印凭证，可以用打印数量金额模板、打印数量外币模板和打印单位复式模板上生成的相应 凭证。可以直接把打印出来的凭证交给主管进行审核和签章。紧接着，生成试算明细表、平衡表、损益表、资产负债表、利润分配表和现金流量 表。其中，打印凭证的后一个表格就是所述的试算明细表。试算明细表中设置的函数可以 动态更新数据，表中的明细科目根据科目设定模板中的数据生成，表格的明细科目行数要 与科目设定模板中的一致，行数不够时可以在末行以后复制。本表是复核账务、对账的其中 一个表格。单元格“01，，处有个平衡关系，提示“已审”表示通过，如果提示“有疑点，，表示 有问题要检查。本表为防止手误破坏公式，一般设有工作表保护，密码可设置。所述平衡表 是根据试算明细表模板和管理员模板里的数据统计出来的报表，作为资产负债表的依据， 可设置其的保护工作表密码。本表的科目名称要和科目设定模板中的名称一致，新增或改 动科目设定模板中的名称，本表要做相应的改动。如果本表单元格“ΗΓ’处提示“有疑点” 表示有错误，需要重新检查有关科目、合计数等；如果提示“已审”表示本表数据平衡。表格 “E2”处是设定会计月份的位置，可用于往月数据查询，损益表模板和资产负债表模板中的 数据会自动显示在相应的月份中。资产负债表是根据平衡表模板中的数据计算得出的，本 表与损益表具有平衡关系，单元格“11”、“13”、“14”设有提示功能，提示“已审”时表示通 过。可对该表设置保护工作表密码。最后，保存当月分录、报表和凭证汇总。当一个月资料录完，当月录入模板内的分 录即可用“值和数字格式”的方式复制并存入凭证汇总中，并排列序号，从而完成当月分录的保存。每个月的平衡表、损益表、资产负债表、现金流量表等报表，可以复制到新的Excel 文档中并以文本格式保存到指定的文件夹，在粘贴时选用“选择性粘贴”中的“值和数字格 式”，以保证数值的正确性，从而完成报表的保存。每月把凭证汇总模板内的数据用报表保 存的方式保存下来，从而完成凭证汇总的保存。或者修改平衡表的日期，即可生成损益表、 资产负债表。
在操作过程中，凭证汇总模板中的“凭证号”处录入数据前后不能有空字符，否则 生成凭证的编号不规范。如果平衡表中提示“有疑点”，需注意检查会计科目字符的一致性， 如试算明细表中的科目字符，平衡表中录入的科目字符号是否一致；还有就是平衡表中是 否缺少了某项科目。当月录入模板中“借方”、“贷方”录入金额只计算到分，如果有公式就 要注意小数位保留两位。正在计算单元格时或正在保存资料时，不要做复制工作，防止数据 出错。所述账簿生成模块30用于自动生成总账和各明细账册。该模块包括总账模板、 三栏数量账模板、多栏账模板、应交增值税账模板和海关账模板。其中，总账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、总分类账子 模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设定子模板和使用说 明子模板(参见图18、图19、图20和图21)。其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子 模板生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要 求的账簿。用户资料子模板用于设置用户的相关信息。使用说明子模板则用于说明总账模 板的操作使用方法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在账套设定子模板中输入账套名 称、有关人员名字等相关信息资料，可在导入数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证 汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透视表，该透视表的选定区域为[导入数据！ $A:$V]，透视表字段页字段为“会计科目”，选具体科目，如管理费用；行字段为“月份”，列 字段为空，数据项为求和项“借方”。使用时在透视表内点鼠标右键，选取“刷新数据”项，在 透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可 在总分类账子模板中生成总分类账簿。正在计算单元格时或正在保存资料时，不要做复制 工作，防止数据出错。如果透视表无效而不能用时，在该表下面空白位置重做新的透视表， 用复制的方式在原位置覆盖原表即可。本模板设有工作表保护，密码可设置。三栏数量账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、三栏及数量 金额明细账子模板、外币账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模 板、账套设定子模板和使用说明子模板(参见图18、图19、图20和图22)。账簿封面子模 板、扉页子模板和目录子模板生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以 此装订成符合会计格式要求的账簿。账套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板 则用于说明三栏数量账模板的操作使用方法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户 资料子模板中输入企业名称、有关人员名字、会计年度等相关信息资料，可在导入数据子模 板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透视表，其 选定区域为[导入数据！ $A:$S]，透视表的字段页字段为"科目代码"，选具体科目，如 1604. 05，行字段为“序号”、“会计科目”、“一级明细”、“二级明细”、“三级明细”、“四级明细”、 “借/贷”，列字段为空，数据项为求和项“进仓数，，和“借外币”。使用时在透视表内点鼠标 右键，再点“刷新数据”项，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动运算即可在三栏及数量金额明细账子模板或外币账子模板生成账簿。本模板可 用于做本位币三栏账、外币式三栏账和数量金额式账，其行方向有三个标题，使用时选择一 个，其余不用的两个隐藏，列方向的借方、贷方、余额也有三处选择，做本位币三栏账时可把 不用部分隐藏。正在计算单元格时或正在保存资料时，不要做复制工作，防止数据出错。如 果透视表无效而不能用时，在该表下面空白位置重做新的透视表，用复制的方式在原位置 覆盖原表即可。本模板设有工作表保护，密码可设置。
多栏账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、十七栏明细账子 模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账簿封面子模板、账套设 定子模板和使用说明子模板(参见图18、图19、图20和图23)。其中，账簿封面子模板、扉 页子模板和目录子模板生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订 成符合会计格式要求的账簿。账套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用于 说明多栏账模板的操作使用方法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板 中输入企业名称、有关人员名字、会计年度等相关信息资料，可在导入数据子模板中从备份 的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。在筛选子模板中有一个透视表，该表的设定如 下在A4建表，选定区域为[导入数据！ $A:$0]。透视表的字段页字段为"会计科目"， 选多栏账科目，如管理费用；行字段为“序号”、“日期”，列字段为“一级明细”，数据项为求和 项“借方”。使用时在透视表内任一位置点鼠标右键弹出一表，点击“刷新数据”项，在本透 视表页字段选择要生成的会计科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，在十七栏 明细账子模板中可得到多栏账簿。表中“序号”为升序，“一级明细”为手动排序。本模板 由十七栏账页设定，部分科目因明细的多少会调节所需的栏目，所以在列位置把后十二栏 设置为组合方式，使用者可以用隐藏方式把不必用的栏目隐藏，或把隐藏了的栏目再取消 隐藏，从而方便浏览和账页打印。正在计算单元格时或正在保存资料时，不要做复制工作， 防止数据出错。如果透视表无效而不能用时，在该表下面空白位置重做新的透视表，用复制 的方式在原位置覆盖原来的表即可。因为本账簿最多十七个栏目，所以明细科目不能超过 十七个。本模板设有工作表保护，密码可设置。应交增值税账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、应交增值 税明细账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设定子模 板和使用说明子模板(参见图18、图19、图20和图24)。其中，账簿封面子模板、扉页子模 板和目录子模板生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合 会计格式要求的账簿。账套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用于说明 应交增值税账模板的操作使用方法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模 板中输入企业名称、有关人员名字、会计年度等相关信息资料，可在导入数据子模板中从备 份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据。该模板中的第一透视表的选定区域为[导 入数据！ $A:$P]，该透视表字段页字段为“会计科目”、“一级明细”；“会计科目”选择“应 交税金科目”，“一级明细”选择“应交增值税明细科目，，；行字段为“序号”、“日期”、“二级明 细”，列字段为空，数据项为求和项“借方”。第二透视表字段页字段为“会计科目”，选与第 一透视表同样的科目，如管理费用，行字段为“月份”、“借/贷”，列字段为空，数据项为求和 项“贷方”。使用时在透视表内点鼠标右键，点选“刷新数据”项，在透视表页字段选定要生 成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在应交增值税明细账子模板中生成应交增值税账簿。本模板分借方和贷方明细，根据本科目分设的明细填列一致 的明细到本表的“E4”至“J4”，“L4”至“P4”单元格，管理员子模板则自动返回计算结果。 正在计算单元格时或正在保存资料时，不要做复制工作，防止数据出错。如果透视表无效而 不能用时，在该表下面空白位置重做新的透视表，用复制的方式在原位置覆盖原表即可。本 模板设有工作表保护，密码可设置。海关账模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、科目设定子模板、筛选子模 板、海关明细账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设 定子模板和使用说明子模板(参见图18、图19、图20和图25)。其中，账簿封面子模板、扉 页子模板和目录子模板生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订 成符合会计格式要求的账簿。账套设定子模板用于设置帐套名称。使用说明子模板则用 于说明海关账模板的操作使用方法。使用导入数据子模板和筛选子模板，在账套设定子模 板中输入账套名称、有关人员名字等相关信息资料，可在导入数据子模板中从备份的文本 文件中导入凭证汇总模板中的数据，也可以通过套用当月录入模板的输入函数公式录入数 据。在筛选子模板中有一个透视表，该透视表的选定区域为[导入数据！ $A:$S]，透视表 字段页字段为“科目代码”，选择具体科目，如1604. 05 ；行字段为“序号”、“会计科目”、“一 级明细”、“二级明细”、“三级明细”、“四级明细”、“借/贷”，列字段为空，数据项为求和项“进 仓数”和“借外币”。使用时在透视表内点鼠标右键，再点选“刷新数据”项，然后选定要生成 的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在海关明细账子模板中生 成海关账簿。正在计算单元格时或正在保存资料时，不要做复制工作，防止数据出错。如果 透视表无效而不能用时，在该表下面空白位置重做新的透视表，用复制的方式在原位置覆 盖原表即可。本模板设有工作表保护，密码可设置。明细报表生成模块40用于自动生成各账户各月明细报表，方便核对账户和盘点。该模块包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、数量金额明细表子模板、账套 设定子模板和使用说明子模板(参见图18、图19、图20和图26)。其中，账套设定子模板用 于设置帐套名称。使用说明子模板则用于说明明细报表生成模块40的操作使用方法。使 用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入企业名称、有关人员名字、会计 年度等相关信息资料，可在导入数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的 数据。在筛选子模板中有一个透视表，该透视表的选定区域为[导入数据！ $E:$T]，透视 表字段页字段为“会计科目”，选择具体科目，如管理费用，行字段为“科目代码”、“一级明 细”、“二级明细”、“三级明细”、“单位/币别”和“借/贷”，列字段为“月份”，数据项为求和 项“上期余额”。月份的属性定为升序。使用时在透视表内点鼠标右键，选取“刷新数据”项， 在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后， 可在数量金额明细表子模板中生成明细报表。正在计算单元格时或正在保存资料时，不要 做复制工作，防止数据出错。如果透视表无效而不能用时，在该表下面空白位置重做新的透 视表，用复制的方式在原位置覆盖原表即可。本模板设有工作表保护，密码可设置。本模板 生成的报表设定为一千行，如果超过，需要在管理员模块增加行。年终结转模块50用于年终结转各账户，在新年度账套设定期初数据，同时对余额 为零的账户进行删除，除了可生成下一个会计年度的期初数外，还可以在“更新数据”中检 测凭证汇总输入的一致性。该模块包括用户资料子模板、导入凭证汇总子模板、筛选子模板、结转表子模板、账套设定子模板和使用说明子模板(参见图19、图20和图27)。其中， 用户资料子模板用于输入用户的相关信息资料。可在导入凭证汇总子模板中从备份的文本 文件中导入凭证汇总模板中的数据，还可在筛选子模板中的透视表的任一位置点右健，选 择“刷新数据”项后，即在结转表子模板中生成结转的下个期间的期初数据。在账套设定子 模板中输入账套名称可确认下个会计期间是否正确，不正确则应调整“转入期间”的日期。 余额为零的账户不转入下年度的期初数据，“数据审核”为“已审”时，则可使用数据做下个 年度期初数据。所述存储模块10则用于存储各模块导出的数据，并供各模块调用所存储的数据， 以实现数据的共享。采用文本文件的格式进行数据保存，比Excel或WPS表格的格式更好， 因为用Excel或WPS表格的格式导入数据，数据容易出错，导入的速度也比较慢。
当然，以上的实施例只是在于说明而不是限制本发明，以上所述仅是本发明的较 佳实施例，故凡依本发明专利申请范围所述的方法所做的等效变化或修饰，均包括于本发 明专利申请范围内。
权利要求
中小企业做账系统，采用办公软件，通过函数链接而成，包括凭证录入模块，用于记账凭证的录入和打印，生成会计报表；账簿生成模块，用于自动生成总账和各明细账册；明细报表生成模块，用于自动生成各账户各月明细报表，方便核对账户和盘点；年终结转模块，用于年终结转各账户，在新年度账套设定期初数据，同时对余额为零的账户进行删除；存储模块，用于存储各模块导出的数据，并供各模块调用所存储的数据。
2.根据权利要求1所述的中小企业做账系统，其特征在于，凭证录入模块包括 用户资料模板，用于输入用户相关信息资料；自查表模板，用于编写会计人员每个月要做的工作和查漏内容； 凭证汇总模板，用于模仿数据库结构收集本年往月的凭证记录，用另存的方式生成文 本文件，供做账使用；科目设定模板，依照国家财政部统一制定的会计科目编制，按会计方法和企业编码原 则编制各明细科目及代码；当月录入模板，通过函数连接的方法输入当月凭证内容和附加信息内容； 转录模板，用于把要打印的凭证复制到这个模板中，以生成各种凭证格式； 打印金额模板，根据转录模板内容生成金额式凭证； 打印数量金额模板，根据转录模板内容生成数量金额式凭证； 打印外币模板，根据转录模板内容生成外币和本位金额式凭证； 打印数量外币模板，根据转录模板内容生成数量、外币和本位金额式凭证； 打印单位复式模板，根据转录模板内容生成第一计量数量、第二计量数量和相应本位 金额式，或单一数量式凭证；管理员模板，是计算平衡表模板、损益表模板和资产负债表模板的主模板，有固定的计 算行数，计算行数不够时可以复制增加，设有工作表保护；试算明细表模板，该模板用于复核账务和对账，设工作表保护，可动态更新数据，模板 中的明细科目根据科目设定模板生成，其明细科目行数与科目设定模板中的一致，设有提 示单元格，用于提示数据是否正确；平衡表模板，该模板的数据是根据试算明细表模板和管理员模板里的数据统计出来 的，作为资产负债表模板的依据，设有工作表保护，其科目名称要和科目设定模板中的名称 一致，设有提示单元格，用于提示数据是否正确，还有设定会计月份的单元格，可用于往月 数据查询，损益表模板中的数据和资产负债表模板中的数据会自动显示在相对应的月份 上；损益表模板，自动生成试算明细表模板完成的运算，设有工作表保护； 资产负债表模板，该模板中的数据是根据平衡表模板中的数据计算得出的，设有工作 表保护，其与损益表模板具有平衡关系，设有提示单元格，用于提示数据是否正确；利润分配表模板，该模板中的数据是根据损益表模板和资产负债表模板中的数据计算 得出的，设有工作表保护；现金流量表模板，该模板中的数据来源于损益表模板、资产负债表模板和表外数据输 入模板中的数据，设有工作表保护；表外数据输入模板，用于补充统计数据资产负债表中没有的部分生成现金流量表； 账套设定模板，用于输入账套相关信息资料，记录每月银行记账汇率； 使用说明模板，用于说明凭证录入模块的使用方法和注意事项。
3.根据权利要求1所述的中小企业做账系统，其特征在于，账簿生成模块包括 总账模板，该模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、总分类账子模 板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设定子模板和使用说明 子模板；其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表格，打印出来后用作账 簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿；用户资料子模板用于设置 用户的相关信息；使用说明子模板则用于说明总账模板的操作使用方法；使用导入数据子 模板和筛选子模板，在账套设定子模板中输入相关信息资料，可在导入数据子模板中从备 份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据；在筛选子模板中有一个透视表，在透视表页 字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在总分类 账子模板中生成总分类账簿；三栏数量账模板，该模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、三栏及 数量金额明细账子模板、外币账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录 子模板、账套设定子模板和使用说明子模板；其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子 模板生成的表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要 求的账簿；账套设定子模板用于设置帐套名称；使用说明子模板则用于说明三栏数量账模 板的操作使用方法；使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信 息资料，可在导入数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据；在筛选 子模板中有一个透视表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板 的公式自动运算即可在三栏及数量金额明细账子模板或外币账子模板导出账簿；三栏及数 量金额明细账子模板或外币账子模板根据筛选子模板更新后的设定，生成三栏账簿；本模 板可用于做本位币三栏账、外币式三栏账和数量金额式账，其行方向有三个标题，使用时选 择一个，其余不用的两个隐藏，列方向的借方、贷方、余额也有三处选择，做本位币三栏账时 可把不用部分隐藏；多栏账模板，该模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、十七栏明细 账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账簿封面子模板、账 套设定子模板和使用说明子模板；其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的 表格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿； 账套设定子模板用于设置帐套名称；使用说明子模板则用于说明多栏账模板的操作使用方 法；使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信息资料，可在导入 数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据；在筛选子模板中有一个透 视表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运 算后，可在十七栏明细账子模板中生成多栏账簿；本模板由十七栏账页设定，部分科目因明 细的多少会调节所需的栏目，列位置的后十二栏设置为组合方式，可把不必用的栏目进行 隐藏；应交增值税账模板，该模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、应交 增值税明细账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套设定子模板和使用说明子模板；其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表格， 打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿；账套设 定子模板用于设置帐套名称；使用说明子模板则用于说明应交增值税账模板的操作使用方 法；使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模板中输入相关信息资料，可在导入 数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据；在筛选子模板中有一个透 视表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运 算后，可在应交增值税明细账子模板中生成应交增值税账簿；本模板分借方和贷方明细，根 据本科目分设的明细填列一致的明细到本模板的相应单元格中，管理员子模板则自动生成 计算结果；海关账模板，该模板包括用户资料子模板、导入数据子模板、科目设定子模板、筛选子 模板、海关明细账子模板、管理员子模板、账簿封面子模板、扉页子模板、目录子模板、账套 设定子模板和使用说明子模板；其中，账簿封面子模板、扉页子模板和目录子模板生成的表 格，打印出来后用作账簿的封面、扉页和目录页，以此装订成符合会计格式要求的账簿；账 套设定子模板用于设置帐套名称；使用说明子模板则用于说明海关账模板的操作使用方 法；使用导入数据子模板和筛选子模板，在账套设定子模板中输入相关信息资料，可在导入 数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据，也可以通过套用当月录入 模板的输入函数公式录入数据；在筛选子模板中有一个透视表，在透视表页字段选定要生 成的会计明细科目，经过管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在海关明细账子模板中 生成海关账簿。
4.根据权利要求1所述的中小企业做账系统，其特征在于，明细报表生成模块包括用 户资料子模板、导入数据子模板、筛选子模板、数量金额明细表子模板、账套设定子模板和 使用说明子模板；其中，账套设定子模板用于设置帐套名称；使用说明子模板则用于说明 明细报表生成模块的操作使用方法；使用导入数据子模板和筛选子模板，在用户资料子模 板中输入相关信息资料，可在导入数据子模板中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中 的数据；在筛选子模板中有一个透视表，在透视表页字段选定要生成的会计明细科目，经过 管理员子模板的公式自动编辑运算后，可在数量金额明细表子模板中生成明细报表。
5.根据权利要求1所述的中小企业做账系统，其特征在于，年终结转模块包括用户资 料子模板、导入凭证汇总子模板、筛选子模板、结转表子模板、账套设定子模板和使用说明 子模板；其中，用户资料子模板用于输入用户的相关信息资料；可在导入凭证汇总子模板 中从备份的文本文件中导入凭证汇总模板中的数据，还可通过刷新筛选子模板中的数据， 使结转表子模板生成结转的下个期间的期初数据；在账套设定子模板中输入账套名称，可 确认下个会计期间是否正确，余额为零的账户不转入下年度的期初数据。
6.根据权利要求1所述的中小企业做账系统，其特征在于办公软件包括Excel工作 表、WPS表格或文本文档。
全文摘要
中小企业做账系统，采用办公软件，通过函数链接而成，包括用于记账凭证的录入和打印，生成会计报表的凭证录入模块；用于自动生成总账和各明细账册的账簿生成模块；用于自动生成各账户各月明细报表，方便核对账户和盘点的明细报表生成模块；用于年终结转各账户，在新年度账套设定期初数据，同时对余额为零的账户进行删除的年终结转模块；用于存储各模块导出的数据，并供各模块调用所存储的数据的存储模块。本系统的有益效果在于不需结算也能生成当前利润表；可做会计账、仓库账、海关账等；具有多种查明细账的方法；可用于一人或多人分工做账；结构简洁，可以在网络上共享，适合个人理财、个体企业和内外资中小企业使用。
文档编号G06Q10/00GK101882266SQ201010206098
公开日2010年11月10日 申请日期2010年6月22日 优先权日2010年6月22日
发明者方志忠 申请人:方志忠