一种erp各类待抵账款及第三方交易立冲管控系统及其方法
【技术领域】
[0001] 本发明属于企业资源计划系统技术领域，尤指一种能将各类待抵账款及第三方交 易立冲管控的系统及其方法，使得在各类账款的交易作业中，可根据各类科目的特性定义 财务分类灵活的管理不同的交易对象，使财务会计在账款系统、票据融资系统中得以更精 确的管控各类待抵账款。
【背景技术】
[0002] 企业资源计划系统（EnterpriseResourcePlanning,以下简称ERP)的概念是在 1990年代初期依据信息科技的发展及供应链管理所提出的观念，以顺应制造业管理信息系 统的发展趋势。简单地说，ERP是一个大型模块化、整合性的流程导向系统，整合企业内部财 务会计、制造、进销存等信息流，快速提供决策信息，提升企业的营运绩效与快速反应能力。 它是e化企业的后台心脏与骨干。
[0003]-般在财务报表上所显示的会计科目，可以称之为控制科目（控制账目，Control Account)或总账科目，属于汇总各相关明细科目（明细账目，SubsidaryAccount)后的余 额。如：赊销交易，当发生一笔赊销交易时(假设客户为A)，就会计分录而言，借方为应收账 款_A;贷方为销货收入。贝IJ"应收账款"称为控制科目；A即用来表示其明细科目。因为 就会计或管理的目的来说，不仅须了解交易对财务报表的影响，亦须了解此交易对明细科 目的影响。通过适当的立冲账，可了解哪一客户欠公司多少货款(也才能据此编制应收账款 账龄分析、了解个别客户的信用状况)。
[0004]而所谓"立冲账" 一般在ERP系统就是通过总账会计系统设定一会计科目（控制科 目/账）时，亦须考虑该会计科目有无相关明细科目/账，以便日后某科目的控制科目余额 会等于其各明细科目余额。设定会计科目立冲的主要目的是减少设立过多子科目，又可达 到对冲效果。会计上常见的这类科目有：银行存款、应收票据、应收账款、存货、固定资产等。 在目前所有的ERP系统解决此类立冲账款的方式有二种：
[0005] 如图1所示，其中第一种是在会计科目设定多阶明细科目，之后传票作业时即可 依相同的明细科目做为立冲的依据，此种做法会计人员必须依交易性质或交易对象异动 时，不断的设定其对应的明细会计科目，且前端作业人员必须配合实时提供异动的信息，否 则会造成事务数据到总账系统时无对应的会计科目可用，导致会计人员在月底产生结账压 力及负担。
[0006]另，第二种解决方案是在会计科目设定异动码立冲，之后传票作业时即可依相同 的异动码组合作为立冲的依据，以D公司的系统为例，如图2所示为其设定步骤流程：
[0007] 步骤一：执行异动码类型维护，如表一所示，其主要是建立各种异动码类型(如交 易对象或交易凭证)及其数据转入来源和方式。此作业的来源字段，则有赖于信息人员协助 方可正确完成；
[0008]表一
【主权项】
1. 一种ERP各类待抵账款及第三方交易立冲管控系统，该系统包含一数据层、一逻辑 事务层及一表示层，且数据层和逻辑事务层之间、以及逻辑事务层和表示层之间均通过一 网络连接；其特征在于： 所述数据层包括一数据库服务器及一 ERP数据库，该ERP数据库用于储存用于管理财 务的相关数据，而数据库服务器负责管理对数据库的访问与维护，并执行数据的更新和检 索； 而所述逻辑事务层包括一应用程序服务器，该应用程序服务器中运行一 ERP系统的财 务信息管理程序，该财务信息管理程序用于执行账款或异动交易以及接收数据输入、处理 数据及返回数据处理结果；以及 所述表示层包括多个客户端，而该等客户端为典型的计算机、工作站，且在该等客户端 上分别运行前述ERP系统的财务信息管理程序的客户端程序，客户端程序负责接收用户输 入和前述财务信息管理程序返回的数据处理结果； 再者前述的财务信息管理程序包含管理待抵账及第三方交易的各项子功能模块，且第 三方交易的各项子功能模块包含多个储存于数据层中的ERP数据库中的数据文件，该等数 据文件包括一待抵账款立账档、一待抵账款冲账档、一交易对象档及一财务分类档； 另该财务信息管理程序包含一请款人员资料区及一财务人员资料区，其中财务人员资 料区内包含一待抵立账功能区及一待抵冲账功能区，其中待抵立账功能区设有一待抵立账 选择界面，该待抵立账选择界面内设有一交易对象选项及一财务分类选项，而待抵冲账功 能区设有一待抵冲账选择界面，该待抵冲账选择界面内设有一自动冲账选项及一人工冲账 选项。
2. 根据权利要求1所述的ERP各类待抵账款及第三方交易立冲管控系统，其特征在于， 该财务信息管理程序中的第三方交易的各项子功能模块包含一应收账款管理作业模块、一 应付账款管理作业模块、一应收票据管理作业模块、一应付票据管理作业模块、一固定资产 管理作业模块及一人事薪资管理作业模块，且以上应收账款管理作业模块、应付账款管理 作业模块、应收票据管理作业模块、应付票据管理作业模块、固定资产管理作业模块及人事 薪资管理作业模块分别用于对相应账款交易中的各项数据进行包括新增、删除、修改、打印 及查询其中的数据在内的各项操作，以实现相对应数据的管理，且该财务信息管理程序并 于数据层中的ERP数据库中储存有多个对应的作业文件，ERP数据库中包含一应收账款作 业文件、一应付账款作业文件、一应收票据作业文件、一应付票据作业文件、一固定资产作 业文件及一人事薪资作业文件，前述应收账款作业文件、应付账款作业文件、应收票据作业 文件、应付票据作业文件、固定资产作业文件及人事薪资作业文件分别用于记录相应账款 异动息。
3. -种ERP各类待抵账款及第三方交易立冲管控方法，该方法应用于如权利要求1所 述的ERP各类待抵账款及第三方交易立冲管控系统中，其特征在于： 将账款事务数据内容的使用性质归属为请款人员或交易作业人员，并将各类账款事 务数据内容存放于请款人员资料区内，而将数据内容的使用性质归属为财务人员或会计人 员，并将数据内容存放于财务人员资料区内，又将财务人员资料区中的待抵立账功能区内 的交易对象选项的数据选项来源选择为交易对象文件，且将待抵立账功能区内的财务分类 选项的数据选项来源选择为财务分类文件，而于完成选择后，该待抵立账功能区依据选择 特性判断产生立账数据，并写入待抵账款立账档； 将财务人员数据区中的待抵冲账功能区内的待抵冲账选择界面选择自动冲账选项或 人工冲账选项，在完成选择待抵冲账功能区后，依据选择特性自待抵账款立账文件产生冲 账数据，并写入待抵账款冲账档，同时回写相关被冲数据到待抵账款立账档。
【专利摘要】本发明涉及一种ERP各类待抵账款及第三方交易立冲管控系统及其方法，其主要将请款人作业数据及财务人员作业数据依职责分别显示管控，通过财务分类、厂商分类、客户分类将各种交易区分会计分录特性的信息，管理在ERP系统各类账款交易产生或收付款时，将含有各种待抵账款的交易，以一立账功能产生立账文件科目记录和这些科目应被管理记录、以使得财务人员在后续各种交易异动时，可利用一冲账功能有效的管控各类待抵账款，因此本发明能协助财务人员解决以往必须在总账系统中建立很多明细科目或采用科目异动码、并做科目细项立冲的困扰，而达到漏冲账务的内控的功效。
【IPC分类】G06Q10-06
【公开号】CN104809536
【申请号】CN201410042412
【发明人】何锡旺, 钟淑青
【申请人】上华数码科技股份有限公司, 何锡旺
【公开日】2015年7月29日
【申请日】2014年1月28日