一站式全流程档案信息管理方法
【专利摘要】本发明提供一种一站式全流程档案信息管理方法，包括以下步骤：在凭证箱上粘贴箱号条形码，将整理好的档案文件放入凭证箱中，填写装箱清单，并用保密锁条封箱；档案管理人将封箱后的凭证箱入库，并放置在货位上；将档案信息分别录入存储中心管理系统与客户端系统中。本发明可解决档案管理归档范围小的问题，加强档案业务管理，规范业务操作，明确工作职责，提高工作效率，确保系统安全、高效、稳定地运行；档案信息可分别录入在存储中心管理系统及客户端系统中，其中，存储中心管理系统用于确定凭证箱位置，客户端系统用于记录凭证箱内容物，两套系统由不同人员操作，可实现双盲管理。
【专利说明】
一站式全流程档案信息管理方法
技术领域
[0001]本发明涉及档案管理领域，尤其是一种一站式全流程档案信息管理方法。
【背景技术】
[0002]随着计算机的日益发展，档案管理中逐步引进计算机管理技术，出现各种电子档案管理系统，并随着电子档案管理系统的不断发展，为了更好的做好文件与档案的无缝连接，在电子档案管理系统逐步出现了文档一体化管理。现在的文档一体化只是单纯的对办公流转过程产生的文件进行归档，此种一体化的缺点是归档范围较小，并且对文件的收集范围较为狭窄。
[0003]针对相关技术中档案管理归档范围小的问题，目前尚未提出有效的解决方案。
【发明内容】
[0004]为解决上述技术中存在的不足，本发明提供一种一站式全流程档案信息管理方法，以解决档案管理归档范围小的问题。
[0005]为实现上述目的，本发明提供一种一站式全流程档案信息管理方法，包括以下步骤:
[0006]S1、在凭证箱上粘贴箱号条形码，将整理好的档案文件放入凭证箱中，填写装箱清单，并用保密锁条封箱；
[0007]S2、档案管理人将封箱后的凭证箱入库，并放置在货位上；
[0008]S3、将档案信息分别录入存储中心管理系统与客户端系统中。
[0009]上述的一站式全流程档案信息管理方法，其中，在所述步骤SI中，包括以下子步骤:
[0010]S11、将8位数字箱号条形码贴附于凭证箱右侧方框内；
[0011]S12、部门档案负责人在与办公室档案管理人员进行沟通、交接、查询工作，并汇总本部门档案总类与名称，由办公室档案管理人员将整理好的档案文件放入凭证箱中；
[0012]S13、填写与凭证箱中放置的档案信息相对应的装箱清单，在装箱清单中注明有部门名称及编号、档案类型，箱号、装箱日期、总册数、装箱人，档案具体要素内容；
[0013]S14、将保密锁条尖端从凭证箱扣手处自下向上穿入，经过纸箱内衬，从封箱孔穿出，插入密封锁孔并拉紧；
[0014]S15、在凭证箱正上方表格中填写封箱日期、保密锁条号码并签字。
[0015]上述的一站式全流程档案信息管理方法，其中，在所述步骤S2中，包括以下子步骤:
[0016]S21、档案负责人将封箱后的凭证箱移交给办公室档案管理人，并填写本次档案移交的类型、数量与交接日期；
[0017]S22、办公室档案管理人先将凭证箱放置在暂存区，待所有凭证箱都移交完毕后，统一运输至档案仓库，并填写入库交接单；
[0018]S23、将凭证箱依次码放在货架中的货位上，使箱号条形码面向外侧。
[0019]上述的一站式全流程档案信息管理方法，其中，在所述步骤S23中，在每个货位中对应放置三个凭证箱。
[0020]上述的一站式全流程档案信息管理方法，其中，在所述步骤S3中，包括以下子步骤:
[0021]S31、在将档案信息分别录入存储中心管理系统时，使用扫描枪逐一对货位条码及箱号条码进行扫描，把扫描结果导入存储中心管理系统中，并保存；
[0022]S32、在将档案信息录入客户端系统时，根据信息量以选择录入方式，在录入完成后保存。
[0023]上述的一站式全流程档案信息管理方法，其中，在所述步骤S32中，若信息量多，则选择在对应的EXCEL表格中录入，再导入客户端系统；若信息量少，则在登陆客户端系统后，直接进行信息录入。
[0024]与现有技术相比，本发明具有以下优点:
[0025]本发明可解决档案管理归档范围小的问题，加强档案业务管理，规范业务操作，明确工作职责，提高工作效率，确保系统安全、高效、稳定地运行；
[0026]档案信息可分别录入在存储中心管理系统及客户端系统中，其中，存储中心管理系统用于确定凭证箱位置，客户端系统用于记录凭证箱内容物，两套系统由不同人员操作，可实现双盲管理。
【具体实施方式】
[0027]本发明提供一种一站式全流程档案信息管理方法，包括以下步骤:
[0028]S1、在凭证箱上粘贴箱号条形码，将整理好的档案文件放入凭证箱中，填写装箱清单，并用保密锁条封箱。
[0029]其中，在步骤SI中，包括以下子步骤:
[0030]311、将8位数字箱号条形码贴附于凭证箱右侧方框内。
[0031]S12、部门档案负责人在与办公室档案管理人员进行沟通、交接、查询工作，并汇总本部门档案总类与名称，由办公室档案管理人员将整理好的档案文件放入凭证箱中。
[0032]S13、填写与凭证箱中放置的档案信息相对应的装箱清单，在装箱清单中注明有部门名称及编号、档案类型，箱号、装箱日期、总册数、装箱人，档案具体要素内容。其中，档案具体要素内容一般包含:时间、册/卷数、公司名称或姓名、合同号等。
[0033]S14、将保密锁条尖端从凭证箱扣手处自下向上穿入，经过纸箱内衬，从封箱孔穿出，插入密封锁孔并拉紧。其中，每个凭证箱左右各使用一个保密锁条。
[0034]S15、在凭证箱正上方表格中填写封箱日期、保密锁条号码并签字。
[0035]另外，在每次开启凭证箱查询后其内部的档案信息后，需要重新对表格进行书写。如遇箱体表格填满，需更换新凭证箱。
[0036]S2、档案管理人将封箱后的凭证箱入库，并放置在货位上。
[0037]其中，在步骤S2中，包括以下子步骤:
[0038]S21、档案负责人将封箱后的凭证箱移交给办公室档案管理人，并填写本次档案移交的类型、数量与交接日期；
[0039]S22、办公室档案管理人先将凭证箱放置在暂存区，待所有凭证箱都移交完毕后，统一运输至档案仓库，并填写入库交接单；
[0040]S23、将凭证箱依次码放在货架中的货位上，使箱号条形码面向外侧。其中，在所述步骤S23中，在每个货位中对应放置三个凭证箱。
[0041]S3、将档案信息分别录入存储中心管理系统与客户端系统中。
[0042]其中，在步骤S3中，包括以下子步骤:
[0043]S31、在将档案信息分别录入存储中心管理系统时，使用扫描枪逐一对货位条码及箱号条码进行扫描，把扫描结果导入存储中心管理系统中，并保存。
[0044]使用扫描枪逐一对货位条码及箱号条码进行扫描，把扫描结果导入存储中心管理系统，以步骤如下:
[0045]I/使用扫描枪进行货位定位:选择扫描枪“入库”按键，扫描货位条码，“深度”选择“ I ”，随后扫描对应的三个箱号条码，点“保存”。按此操作将全部新入库凭证箱进行扫描。
[0046]2/将扫描枪放入底座与电脑连接，在电脑桌面点击“我的电脑”中“我的设备”中盘的” mydocument”文件夹，剪切“rk-save”文件夹，存放于本地硬盘并以当天日期重命名。
[0047]3/通过IE浏览器登陆存储中心管理系统。
[0048]4/货位信息导入:
[0049]☆进入左列“工作指令”的“首次收箱”，点击右上角“新增”，“指令编号”列填写7位以内数字，每次顺序书写，不可重复。点击选择客户按钮，选择客户名称。
[0050]☆点击“浏览”，将以扫描日期重命名的文件上传。从左侧列表可进行多选添加到右侧列表，也可通过条码筛选进行单个条码号的录入。
[0051 ] 如果新入库凭证箱数量较少，也可以人工记明货位及凭证箱号码，在系统中进行手动输入。
[0052]☆点击“完成保存”按钮对首次入库的信息进行保存。
[0053]S32、在将档案信息录入客户端系统时，根据信息量以选择录入方式，在录入完成后保存。其中，若信息量多，则选择在对应的EXCEL表格中录入，再导入客户端系统；若信息量少，则在登陆客户端系统后，直接进行信息录入。
[0054]在信息量较多时，选择先在对应EXCEL表格录入再导入系统，包括以下子步骤:
[0055]I/按照标准填写“header”及“tblitem”表格，客户端对应表格填写规范，其中“filename”及“descript1n”中的内容可根据不同部门情况进行更改。同时，对EXCEL表的名称、表头不得更改，以免无法导入系统。
[0056]2/进入电脑C盘programfiles文件夹的凭证管理软件，双击“空数据库”文件，进入到“数据表”列表界面。
[0057]3/选择左上角的“文件获取外部数据导入”
[0058]4/选择“excel”文件类型，选择本地硬盘中需要导入系统的excel文件(“header”及 “tblitem”)
[0059]5/点击“导入”，点击下一步，将header文件导入到tblHeader表；item文件导入tblitem数据表，点击完成。
[0060]在信息量少时，则在登陆客户端系统后，直接进行信息录，包括以下子步骤:
[0061]I/点击界面上“新建”按钮，选择“标准箱”操作类型，输入凭证箱数量，点击“添加”后会在下面的数据窗口中显示一条数据，点击存储。
[0062]2/指令下达后，指令状态为“未确定”，需进行确认操作:在确认指令界面中，选择刚刚建立的指令索引号(系统自动显示)，填入指定单号后，点击存储完成确认操作。
[0063]3/点击登记凭证箱，在工作单号中选择刚刚确认完毕的工作单号码，“箱号前缀”指凭证箱号码前4位，“起始箱号”、“结束箱号”指凭证箱号码的后4位，点击保存后，完成登记操作。
[0064]此时在凭证箱管理界面中就可以查询到刚刚建立的凭证箱。
[0065]4/将刚创建的凭证箱和档案清单进行“链接”。在清单管理中点击新建，选择刚建立的工单号，填入清单前缀、起止号码，点击保存(清单号一般与箱号一致)。在清单管理中即可显示此信息。
[0066]5/在“档案装箱”管理中，点击新建，填入信息，包含档案类型、名称、日期、所属部门等要素，点击“添加”，确认无误后，点击保存。
[0067]以上所述仅为本发明的较佳实施例，对发明而言仅仅是说明性的，而非限制性的。本专业技术人员理解，在发明权利要求所限定的精神和范围内可对其进行许多改变，修改，甚至等效，但都将落入本发明的保护范围内。
【主权项】
1.一种一站式全流程档案信息管理方法，包括以下步骤: 51、在凭证箱上粘贴箱号条形码，将整理好的档案文件放入凭证箱中，填写装箱清单，并用保密锁条封箱； 52、档案管理人将封箱后的凭证箱入库，并放置在货位上； 53、将档案信息分别录入存储中心管理系统与客户端系统中。2.根据权利要求1所述的一站式全流程档案信息管理方法，其特征在于，在所述步骤SI中，包括以下子步骤: 311、将8位数字箱号条形码贴附于凭证箱右侧方框内； 512、部门档案负责人在与办公室档案管理人员进行沟通、交接、查询工作，并汇总本部门档案总类与名称，由办公室档案管理人员将整理好的档案文件放入凭证箱中； 513、填写与凭证箱中放置的档案信息相对应的装箱清单，在装箱清单中注明有部门名称及编号、档案类型，箱号、装箱日期、总册数、装箱人，档案具体要素内容； 514、将保密锁条尖端从凭证箱扣手处自下向上穿入，经过纸箱内衬，从封箱孔穿出，插入密封锁孔并拉紧； 515、在凭证箱正上方表格中填写封箱日期、保密锁条号码并签字。3.根据权利要求1所述的一站式全流程档案信息管理方法，其特征在于，在所述步骤S2中，包括以下子步骤: 521、档案负责人将封箱后的凭证箱移交给办公室档案管理人，并填写本次档案移交的类型、数量与交接日期； 522、办公室档案管理人先将凭证箱放置在暂存区，待所有凭证箱都移交完毕后，统一运输至档案仓库，并填写入库交接单； 523、将凭证箱依次码放在货架中的货位上，使箱号条形码面向外侧。4.根据权利要求3所述的一站式全流程档案信息管理方法，其特征在于，在所述步骤S23中，在每个货位中对应放置三个凭证箱。5.根据权利要求1所述的一站式全流程档案信息管理方法，其特征在于，在所述步骤S3中，包括以下子步骤: 531、在将档案信息分别录入存储中心管理系统时，使用扫描枪逐一对货位条码及箱号条码进行扫描，把扫描结果导入存储中心管理系统中，并保存； 532、在将档案信息录入客户端系统时，根据信息量以选择录入方式，在录入完成后保存。6.根据权利要求5所述的一站式全流程档案信息管理方法，其特征在于，在所述步骤S32中，若信息量多，则选择在对应的EXCEL表格中录入，再导入客户端系统；若信息量少，则在登陆客户端系统后，直接进行信息录入。
【文档编号】G06Q10/06GK105894163SQ201410777951
【公开日】2016年8月24日
【申请日】2014年12月17日
【发明人】沈琛
【申请人】中信天津外包服务有限公司