机密文件管理系统的制作方法

专利名称：机密文件管理系统的制作方法
技术领域：
本发明涉及对使用通过网络连接的图像形成装置打印的机密 文件进行管理的才几密文件管理系统。
背景技术：
众所周知，近年出现了具有复印功能、传真功能、扫描功能、 打印功能、或者图像归档功能等多种功能的图像形成装置。并且， 这样的图像形成装置通过例如网络等与任意数量的个人计算才几(以下称为PC)以及外部连接。并且，这样的图像形成装置根据来自 通过网纟备连4妻的PC的打印要求4丸4于打印处理。并且，用户根据需要在图像形成装置中打印机密性较高的文 件。在这样的机密性较高的文件的打印处理中，通过碎纸机或重叠 打印的功能进行处理，以使他人无法确认信息。但是，由于没有管 理冲几密文件的打印或复印的履历等信息，所以容易一皮他人复印，信 息被泄漏。关于信息泄漏，将打印机密文件的打印者的信息(打印 曰期和时间、份数、剩余的可打印份数、机密管理号等)作为标记 或图案打印才几密文件，从而可以限制机密文件的复印。并且，打印 者的信息由图像形成装置或外部存储装置进行管理。但是，由于无 法使过去的数据履历的删除和机密文件的处置吻合，所以存在无法 管理机密文件是被处置了还是在打印的状态中的问题。发明内容乂人而，本发明^是供一种对才几密文件和才几密文件的打印或复印的 履历凄t据进行管理的才几密文件管理系统。本发明的才几密文件管理系统包括第一存4诸部，用于存4诸文件； 输入部，用于输入作为所述文件打印后的利用设定的打印文件数 据；第二存储部，用于存储通过上述输入部输入的上述打印文件数 据；打印部，用于打印上述文件；以及，控制部，基于存储在上述 第二存储部中的上述打印文件数据，管理上述打印文件。本发明的其它特征和优点将在随后的it明书中阐述，并且，部 分地从说明书中变得显而易见，或者通过实施本发明而了解。本发 明的目的和其他优点可通过在所写的说明书、权利要求书、以及附 图中所特别指出的结构来实现和获得。


结合在附图中并构成说明书一部分的附图示出了本发明的实 施例，并且连同以上给出的概括描述和以下给出的具体实施例的详 细描述一起用于阐述本发明的原理。图1是本发明实施方式中的网络结构的概略示意图；图2是本发明实施方式中的图像形成装置的外观的示意图；图3是示出本发明实施方式中的图像形成装置的主要部分结构 的框图;图4是示出本发明实施方式中的PC的主要部分的结构的框图；图5是示出本发明实施方式中的管理服务器的主要部分结构的 框图；图6是本发明实施方式中的石争纸机的结构示意图；图7是本发明实施方式中的图像形成装置以及文件处置装置的 结构示意图；图8是显示在本发明实施方式中的PC的显示部的示意图；以及图9是显示在本发明实施方式中的图像形成装置的显示部的示 意图。
具体实施方式
参照附图对本发明的实施例进行说明。图l是概略示出连接有 多个图像形成装置(下面称为MFP (多功能外围设备))、多个PC 和外部存储装置(管理服务器)和多个文件处置装置(碎纸机)的 网纟备结构的示意图。^。图l所示，MFP1、 MFP2、 PC 3、 PC 4、管 理服务器5、碎纸机6、碎纸机7通过网络连接。网络可以是互联 网，但是在这里使用局域网。并且，在该实施例中，说明通过网络 连4妄有MFP 1和MFP 2的二台MFP、 PC3和PC 4的二台PC、石卒 纸才几6和石卒纸才几7的二台石卒纸才几的情况。^f旦是MFP、 PC以及石争纸 机的lt量并不限定于此。MFP1或MFP2是具有传真功能、打印功能、复印功能、扫描 功能、网络功能等的多功能打印才几。并且，MFP1或MFP2是打印 或复印才几密文件的装置。并且，打印才几密文件时，MFP1或MFP2还是在上述机密文件上打印字符的装置。还具有其他的功能，将在后面的动作例中详细"i兌明。PC 3或PC 4是打印机密文件时输入打印者是谁、打印日期和 时间、打印了哪种机密文件(只是标题或概略信息)、打印的机密 文件是保管在哪里(保存的架子(storing shelf)的所在地等)的文 件还是临时打印的文件、分别打印几份、分别保管到何时或者处置 到何时、是否是禁止复印的文件等机密文件数据的装置。还具有其 他功能，将在后面的动作例中进行说明。管理服务器5是管理(更新或删除、保存)机密文件数据的装(例如一维条形码(JAN码等)、二维码(CODE49或QR码等)、 标记(机密文字或水印文字等)、机密文件数据的排列等)的装置。 并且，还具有乂人打印或复印时间开始经过一定期间时或过期时(例 如，文件的保管期限的前后等)，向打印者或机密文件管理者等指 定者发送消息的功能。还具有其他功能，将在后面的动作例中详细 说明。石争纸才几6或石f纸才几7是细切才几密文件，以^f吏他人无法i人识才几密 文件的装置。图2示出了本发明可以适用的MFP 1的主要部分。MFP 1以及 MFP2分别具有相同的结构，因此，对MFP 1的结构进行说明。图 2所示的MFP 1包括图像形成部主体100,用于将图像信息作为 一皮称之为例如硬拷贝或者打印输出的输出图像输出；纸张供给部 200，可以向图像形成部主体100供给用于图像输出的任意尺寸的 纸张(输出介质)；以及，扫描器106,将作为在图像形成部主体 100中形成图像的对象的图像信息，从保持图像信息的对象件(以 下称为原稿)中作为图傳_数据获取。此外，在扫描器106上一体设置有自动原稿输送装置300，当原稿为薄片状时，在形成图^象输出 或者获取(下面称为读取)图像信息之后，该装置将已经读取的原 稿从读取位置排出到排出位置上。并且，在MFP1的规定位置、例 如扫描器106的前面的端部设置有指示输入部、即控制面板(操作 部)113，用于指示图^象形成部主体100中的图像形成的开始或指 示扫描器106开始读取原稿图像信息。图3是示出MFP1的中心部分的结构的框图。MFP 1包括CPU 101、 ROM 102、 RAM 103、存4诸部104、凄t据4争^奂部105、扫描器 106、打印才几107、调制解调器108、 NCU109、电话机控制部110、 电^各信号4企测部iil、网结 接口 112、控制面才反113以及时钟部114。it匕夕卜，CPU 101、 ROM 102、 RAM 103、存^f渚吾卩104、凄丈才居專争 ^奐部105、扫描器106、打印才几107、调制解调器108、 NCU 109、 电话才几控制部110 、电^各信号才企测部111 、网络4妄口 112 、控制面板 113以及时钟部114通过总线线^各115相互连4妻。并且，NCU 109 上连接有调制解调器108以及电话机控制部110。并且，电话机控 制部110上连4妄有电3各信号4企测部111。CPU 101通过基于存储在ROM 102中的控制程序对各部进行 整体地控制的控制处理，从而实现作为MFP 1的动作。ROM 102 存储CPU 101的控制程序等。RAM 103作为用于存储CPU 101进行各种处理所需要的各种信息的工作区等净皮使用。存储部104例如 是硬盘驱动装置(HDD)。存储部104临时保存图像数据，同时存 储与各种设定有关的数据。数据转换部105是对图像数据进行为了 压缩冗余度的编码处理，同时进行为了压缩冗余度而编码的图像数 据的解码。扫描器106读取输送的原稿，生成表示该输送原稿的图 l象凄t据。打印才几107将图^f象^:据所表示的图〗象打印在记录纸张上。调制解调器108调制图像数据后生成传真传送信号，或者调制从CPU 101接收的指令后生成指令传送信号。调制解调器108将这 些传送信号通过NCU 109发送到公共电话电路(PSTN用户线)。 并且，调制解调器108对通过PSTN用户线到来且通过NCU 109 接收的传真传送信号进行解调后再生图像数据，或者对指令传送信 号进行解调后再生指令。NCU 109连接有收容在PSTN中的PSTN 用户线。并且，NCU 109对该连接着的PSTN用户线进行状态监视 或向网中发信处理等。并且，NCU 109 i殳定向PSTN用户线发送的 传真传送信号的电平。电话机控制部IIO上根据需要连接外部电话 机。电^各信号一企测部111通过NCU 109以及电话才几控制部110接收 通过PSTN用户线到来的信号，且检测规定信号的到来。网络接口 112用于与网络的连接。网络接口 112接收来自通过 网络连接的例如PC7的打印数据的打印作业。并且，网络接口 112 通过网络传送数据。控制面板113包括接受用户对CPU 101的各种 指示的l叙入的才喿作部113a和在CPU 101的控制下显示需要告知用 户的各种信息的显示部113b等。时钟部114总是进行计时动作， 且输出表示现在时刻的现在时刻信息。图4是示出本发明可以适用的PC的结构系统的构成框图。PC 3以及PC 4分别具有相同的结构，因此对PC 3的结构进行说明。 如图4所示，PC3包才舌CPU31、存4诸部32、网纟各4妄口 33、车lT入部 34、显示4空制部35以及显示部36。 CPU 31用于^U亍存4诸在ROM、 NVM或者硬盘驱动器(HDD)等的存储部32中的程序。存储部 32用于存储各种设定数据、控制程序或者控制数据等的各种数据。 存储部32也存储机密文件的数据。网络接口 33进行经由网络的数 据的通信。输入部34可以输入各种设定或者可以对处理作出确定。 显示4空制吾卩35 4空制向显示部36显示的画面。显示4空制部35基于 用户在输入部34输入的输入信息，读取存储在存储部32中的程序以及控制数据后进行画面显示。显示部36是显示器，用于显示显 示控制部35控制的画面。图5是示出本发明可以适用的管理服务器的控制系统的结构框 图。如图5所示，管理服务器5包括CPU 51、存储部52、网络接 口 53、输入部54、显示4空制部55以及显示部56。 CPU 51用于#1 行存储在ROM、 NVM或者硬盘驱动器(HDD)等存储部52中的 程序。存储部52用于存储各种设定数据、控制程序或者控制数据 等各种数据。网络接口 53进行经由网络的数据的通信。输入部54 可以專lr入各种i殳定或者可以对处理作出确定。显示控制部55控制 向显示部56显示的画面。显示控制部55基于用户在输入部54输 入的输入信息，读取存储在存储部52中的程序以及控制数据后显 示画面。显示部56是显示器，用于显示显示^t空制部55^:制的画面。图6是示出本发明可以适用的碎纸机的结构的示意图。碎纸机 6包4舌文件插入部61、字符读耳又部62、细切部63、片屑收容部64。 石卒纸才几6通过LAN与MFP 1以及MFP 2、 PC 3以及PC 4、管理月良 务器5连接。字符读取部62具有读取打印在机密文件上的字符的 功能。纟田切部63细切才几密文件。字符读耳又部62具有在细切部63 细切机密文件之前读取打印在机密文件上的字符的结构。并且，碎 纸机7包括在细切部设置字符读取装置、在细切的同时读取字符的 字符读耳又细切部75和文件插入部71、片屑收容部74。石卒纸才几7通 过LAN与MFP 1以及MFP 2、 PC 3以及PC 4、管理月良务器5连4妄。 具有在细切才几密文件之前读耳又打印在才几密文件上的字符的结构，在 本实施例中可以使用任意一个。其次，说明本发明的第一实施例。打印者在例如^吏用PC3指示 打印才几密文件时，通过l命入部34对于乂人存4诸部32读出的才几密文件， 输入利用者是谁、打印日期和时间、打印什么样的机密文件(只是 标题或概略信息)、打印的才几密文件是保管在什么地方(保存的架子的所在地等)的文件还是临时打印的文件、分别打印几份、分别 保管到何时或者何时进行处置、是否是禁止复印的文件等的机密文 件数据，将机密文件数据发送到管理服务器5。机密文件也可以保存在这样的未图示的存储装置中从通过LAN连接的PC可以访问，接收上述机密文件数据的管理服务器5包括这样的应用程序 对在存储部52管理的所有机密文件数据进行比较，确认作为打印 对象的机密文件过去是否打印过。之后，管理服务器5的CPU 51 判断打印的机密文件的机密文件数据没有包括在管理服务器5管理 的机密文件数据中，则CPU 51进行在存储部52保存新的机密文件 数据的处理。并且，管理服务器5包括如下的应用程序当作为打 印对象的机密文件过去被打印过时，向PC 3通知打印对象是已经 打印过的机密文件的信息以及利用者是谁、打印日期和时间、等机 密文件数据的信息。因此，当由管理服务器5管理着作为打印对象 的机密文件的机密文件数据时，管理服务器5的CPU 51向PC 3发 送再次打印确-认的信息。并且，PC3的CPU 31在显示部36显示为 了向用户通知用于选择是进行再次打印还是取消的画面。从管理服务器5接收打印确认通知的PC 3的CPU 31将用户通 过输入部34输入的再次打印开始信息发送到管理服务器5中，则 管理服务器5的CPU 51变更在存储部52管理着的机密文件数据， 且进行保存。管理月良务器5的CPU 51在变更4几密文件lt据且进行 保存时，将打印的年月日或日期和时间信息作为机密文件数据一起 进行保存。并且，管理服务器5包括将存储在存储部52中的才几密文件数 据转换为字符(例如，JAN码等的一维条形码、或CODE 49或QR 码等二维码、机密文字或水印文字、机密文件数据的列表等)的应 用程序。这时，PC3指示机密文件的多份打印时，管理服务器5的CPU 51将4几密文件lt据转换为可以分别识别每个才几密文件是所打 印的数量中的第几个的字符。在这里，由管理服务器5的存储部52保存机密文件数据，但_ 是由于保存机密文件数据并不需要较大的存储区域，因此也可以由 MFP1的存卩诸部104代替管理服务器5保存才几密文件lt据。使指定 的MFP具有上述功能，/人而本实施方式的系统可以实i见简单^f匕。 在打印4凡密文件时，MFP 1的打印才几107在才几密文件上打印由管理 服务器5生成的字符(例如，JAN码等的一维条形码、或CODE 49 或QR码等二维码、机密文字或水印文字、机密文件数据的列表等)。 即，MFP 1的打印才几107同时打印斗几密文件和字符。其次，在MFP 1复印打印有字符的才几密文件时，MFP 1的扫描 器106读取打印在机密文件上的字符。MFP 1的扫描器106读取打 印在才几密文件上的字符时，用户通过显示部113b的触纟莫式面才反或 才喿4乍吾卩U3a等进4亍头见定的丰lr入，则MFP 1的^丁印才几107开始4丁印。 规定的输入是用户的信息(例如姓名或工作人员的编号、固体识别 信息等，输入方式中有通过显示部113b的触摸式面板或操作部113a 等的密码4lr入或4妾触型IC卡等4妄触l命入方式或指紋^人i正或面^^人 证、声音认证、Felica等的非接触型IC卡等非接触输入方式)、打 印后的用法的信息(例如，复印的机密文件是用于保管的打印还是 临时的打印，如果保管，则保管在哪里、保管到何时、保管几份； 临时打印时，何时处置等)。之后，打印机107开始机密文件的打印。并且，还可以是在用户于MFP 1执行打印有字符的机密文件的 复印之前，用户通过显示部113b的触摸式面板或操作部113a输入 复印机密文件的信息(例如，按下显示部113b的触摸式面板或操 作部113a的机密文件复印按钮，从而输入信息)，输入用户的信息 或打印后的用法4言息，乂人而MFP 1的打印才几107开始打印。MFP 1的CPU 101将输入的打印后的用法(use)信息的数据 发送到管理服务器5。管理服务器5的CPU 51基于从MFP 1发送 过来的打印后的用法信息数据对存储在存储部52中的才几密文件凝: 据进行更新，并进行保存。管理服务器5的CPU 51将更新的才几密 文件数据重新转换为字符，MFP 1的打印机107在打印才几密文件时， 在机密文件中打印新的字符。并且，MFP 1具有在控制面板113上显示机密文件数据的功能。 例4口，用户4安下MFP 1的显示吾p 113b的触4莫式面才反或才喿4乍部113a 的机密数据显示按钮。之后，用户在显示部113b的触摸式面板或 操作部113a输入密码。由于MFP 1根据密码的输入来判断是否可 以操作，因此，可以限定成只有指定者才可以进行该才喿作。MFP 1 的CPU 101基于通过显示部113b的触纟莫式面一反或纟乘作部113a的车叙 入，以扫描器106扫描机密文件，读取字符。MFPl的CPU将读 取的字符转换成机密文件数据，在MFP 1的显示部113b显示机密 文件数据。因此，关于才几密文件，指定者可以确认由谁打印、在哪 里保管有几份等的机密文件数据。并且，管理服务器5的CPU 51基于存储在存储部52中的机密 文件凄t据，乂人打印或者复印经过一定时间之后或过期之后，通过网 络接口 53向指定者(例如，打印者或复印者、或者机密文件管理 者、打印者或复印者的上司等)发送经过或状况等的消息。管理服 务器5在机密文件处理之前向指定者发送例如保管期限/处理期限 的一周前、4呆管期限/处理期限的当日或过了〗呆管期限/处理期限的 次日的每日消息。而且，通过输入部54可i殳定指定者和送信的频 率。并且，当"i殳定为由MFP的存^f诸部来存4诸才几密文件^:据时，可 以i殳定为具有上述发送消息的功能的MFP。例如，或者可以使指定 的MFP具有该发送消息的功能，或者是打印或复印机密文件的MFP 具有该功能。机密文件数据的内容(可以在打印的字符中包括信息)是打印者/复印者是谁、打印/复印的日期和时间、打印/复印了哪种 机密文件(只是标题或概略信息)、打印/复印的机密文件是保管在 哪里(保存的架子的所在地等)的文件还是临时打印的文件、分别 打印/复印几份、分别保管到何时或何时进行处置、是否是禁止复印 的文件。为了通知机密文件的处置，由管理服务器5向指定者发送消息， /人而可以防止指定者忘i己处置才几密文4牛。其次，下面iJL明打印或复印的4几密文件的处理。当处置打印或复印的机密文件时，通过用户以碎纸机6细切机密文件，可以保持 机密性。开始时，在图6所示的碎纸机的文件插入部61插入机密 文件，则字符读取部62读取打印在机密文件上的字符。碎纸机6 将由字符读取部62读耳又的字符信息发送到管理机密文件数据的管 理服务器5或者MFP 1 (代替管理服务器5时)。管理服务器5的CPU 51基于在碎纸机6的字符读取部62读:f又 的字符信息和存储在存储部52中的机密文件数据，确i人要以石卒纸 才几6处置的4几密文件和处置批准的一致性。处置批准的一致性是例 如由管理服务器5的CPU 51对存储在机密文件数据中的保管期限 或者处置期限和要处置4几密文件的时间进行比4交来执4亍。确认了处 置批准的一致性，则由细切部63细切冲几密文件。细切的机密文件 的纸片收容在片屑收容部64中。在碎纸机6的字符读耳又部62中的 读耳又方式有例如手动扫描方式或CCD扫描方式、激光扫描方式、 图^^扫描方式。那时，管理H务器5的CPU 51更新所处置的4几密文件的才几密 文件数据。例如，更新机密文件数据的打印份数。对于碎纸机6的 细切部63细切的才几密文件，管理力良务器5的CPU 51判断存4诸在才几 密文件数据中的打印/复印份数为1份时，碎纸机6的细切部63细切机密文件，则管理力良务器5删除存储在存4诸部52中的对应于该机密文件的机密文件数据。如上述，管理服务器5实现处置的机密文件和机密文件数据之 间的 一 致性，乂人而可以正确地管理现在打印的才几密文件还剩下几 份、保存到何时等。并且，上述处置糸l:准具有如下结构在细切一几密文件之前，予贞 先从打印者或复印者、或者机密文件管理者、或者打印者或复印者 的上司等获得处置批准。例如，机密文件管理者或者打印者或复印 者的上司等从管理服务器5或者通过LAN连4妄的各自的PC设定枳』 密文件的处置批准。并且，管理服务器5在存储于存储部52中的 机密文件数据中添加存储处置批准信息。处置批准例如是对于存储 在机密文件数据中的表示保管期限或者处置期限的信息。在碎纸机6中无法确认要处置的机密文件与机密文件数据之间 的处置批准的一致性时，碎纸机6以未图示的蜂鸣器发出警告声， 以4更向要处置4几密文件的用户表示无法确认处置批准的意思、也;t尤 是说，再次确认是否可以进行处置。也可以以未图示的警告灯等代 替发出警告声的蜂鸣器。并且，由用户按下未图示的处置确认按钮， 启动^晬纸才几6的细切部63,细切才几密文件。在每次处置才几密文〗牛时 或所处置的文件是最后被处置的机密文件时等可以设定是否可以 进4亍处置的再次确i人的通知。碎纸机6发出通知，询问是否可以对无法确认处置批准的才几密 文件进4亍处置，乂人而可以防止用户误处置机密文件。并且，图7是在图2所示的MFP1中设置了文件处置部8的结 构例的示意图。MFP 1的动作与上述的动作例相同。文件处置部8 由细切部81和片屑收容部82构成。打印在才几密文件上的字符的读取是由扫描器106执行。当用户处置机密文件时，按下MFP1的显 示部113b的触-漠式面板或梯:作部113a之后，将才几密文件插入自动 原稿输送装置300中。扫描器106读取打印在由自动原稿输送装置300输送到的才几密 文件上的字符。MFP 1的CPU 101通过网络4妄口 112向管理才几密文 件数据的管理服务器5或者MFP (以MFP代替管理服务器5使用 时)发送由扫描器106读:f又的字符信息。管理月良务器5的CPU 51 确认要处置的机密文件和记录在机密文件数据中的处置批准之间 的一致性。并且，管理服务器5的CPU 51确认机密文件和处置批 准之间的一致性，则机密文件被输送到文件处理部8中，纟田切部81 细切机密文件。被细切的机密文件的纸片收容在片屑收容部82中。那时，管理"l务器5的CPU 51更新所处置的才几密文件的4几密 文件数据。例如，更新机密文件数据的打印份数。对于碎纸机6的 细切部63细切的机密文件，管理服务器5的CPU 51判断存储在^L 密文件数据中的打印/复印份数为1份时，碎纸才几6的细切部63细 切才几密文件，则管理服务器5删除存储在存4诸部52中的对应于该 才几密文件的才几密文件H才居。并且，用户在MFP1复印机密文件时，管理服务器5的CPU 51 确认由扫描器106读取的机密文件的字符信息与存储在存储部52 中的才几密文件凄t据的处置批准之间的 一致性。当在才几密文件数:悟中 i殳定有禁止复印的信息时，管理月l务器5的CPU 51通过网络冲妄口 53向MFP 1发送机密文件的复印是被禁止的信息。接收到禁止复 印的信息的MFP 1的CPU 101将才几密文件移送到细切部81，控制 其进4亍细4刀。如上述，管理服务器5判断无法获得机密文件的处置批准，则不会向要复印机密文件的用户退还，而是由细切部81细切机密文件。因此，无法复印禁止复印的才几密文件，可以确保才几密性。并且，当想变更由管理服务器5的存储部52存储的机密文件 ^:据时(例如，将禁止复印改为可以复印、或者变更^^几密文件的^f呆 管地址等)，例如管理管理力良务器5的机密文件管理者可以使用显 示部36或输入部34变更机密文件数据。因此，用户用MFP1复印 才几密文件时，管理月良务器5确认MFP 1的扫描器106读取的机密文 件的字符信息与存储在管理服务器5的存储部52的机密文件凝:据 的处置4比准之间的一f丈性。并且，管理力l务器5的CPU 51判断变更了才几密文件数据，则 将变更的机密文件数据转换为新的字符。并且，管理服务器5向 MFP 1发送新的字符信息。MFP 1的打印机107打印机密文件的同 时在才几密文件上打印新的字符信息。此外，自动原稿输送装置300 将复印原稿输送到文件处理部8，细切部81细切机密文件。如上述，指定的才几密文件管理者可以变更才几密文件数据。并且， 用户复印机密文件时，管理服务器5判断对应于机密文件附带的字 符的机密文件数据已经变更，则MFP1在复印件上打印变更的新的 冲几密文件数据所对应的字符。并且，由细切部81细切复印原稿的 才几密文4牛，因此，相同冲几密文件不会重复复印，可以正确地管J里才几 密文件的处置和才几密文件数据。此外，虽将机密文件数据作成一维条形码、二维条形码、标i己， 但也可将机密数据存储在RFID、电路图案(circuit pattern )、存4诸 元件等的数据保管器件中，粘贴在打印文件上来进行管理。并且， 这时设置读取数据的各自专用的读取器来代替扫描器。其次，参照图8、图9 i兌明本发明的第二实施例。例如，用户 在MFP1打印在会议上使用的机密文件时，PC3的CPU31根据用 户的丰叙入，在显示部36启动图8所示的打印才几马区动器。用户在4丁 印机驱动器上设定递交(deliver)机密文件的每一个人的姓名。在 打印才几驱动器中，打印者/人地址名册选4奪每一个参加会议的人，登 记递交该资料的人(参加者)。并且，MFP1的打印才几107在打印才几的字符和姓名。并且，关于分发的资料，管理服务器5的存储部52中存储打 印者是谁、打印日期和时间、打印了哪种机密文件(只是标题或相无 略信息)、打印的机密文件是保管在哪里(保存的架子的所在地) 的文件还是临时打印的文件、分别打印了几份、分别保管到何时或 者何时进行处置、是否是禁止复印的文件等数据。管理服务器5的 存储部52存储的上述凄t据可以在MFP 1的打印才几107打印分发资 料之前，存储在管理服务器5的存储部52中。其次，图9示出了用户在MFP 1复印机密文件时，MFP 1的控 制面一反113显示的i殳定画面。用户在4空制面纟反113的触4莫式面才反或 操作部113a选择图9所示的安全，贝'J CPU 101在控制面板113上 显示可以选冲奪地址名册图标的画面。并且，用户选4奪地址名册图标， 将递交复印件的人作为登记者进行登记。MFP1的存储部104存4诸 递交复印件的人的登记者数据。在这里，用户还可以将与上述的枳j 密文件数据相同的信息作为登记者数据进行登记。基于存储在MFP 1的存储部104中的递交复印件的人的登记者 数据，在通过打印机107复印复印件时，CPU101进行控制，以侵_ 在递交给每一个人的复印件上打印不同的字符。CPU 101将各自的 登记者数据发送到管理服务器5,管理服务器5的存储部52存储登 i己者凄U居。其次，对收到复印件的登记者在碎纸机6中处置打印有自己的字符的复印件的情况进^S兌明。登记者将复印件插入文件插入部61 中，则字符读取部62读取打印在复印件上的字符。管理服务器5 的CPU 51基于由碎纸机6的字符读取部62读取的字符信息和存储 在存储部52中的登记者数据，确认在碎纸才几6中要处置的复印件 与处置批准的一致性。处置批准的一致性是例如通过管理服务器5 的CPU 51对存储在登记者数据中的保管期限或者处置期限和要处 置复印件的时间进行比较来执行。由管理服务器5的CPU 51确i人 处置水匕准的一致性，则细切部63细切机密文件。 一皮细切的复印4牛 收容在片屑收容部64中。那时，管理服务器5的CPU 51更新登记者数据。例如，存储 在登记者数据中的复印件的分发者。管理服务器5的CPU 51根据 由碎纸机6的字符读取部62读取的字符判断是交给谁的复印件。 管理月l务器5的CPU 51确认处置批准的一致性，则从存储在登记 者数据的复印件的分发者中删除处置批准的复印件的分发者的姓 名，更新登记者凄t据。才艮据本实施例，即使是用户在MFP 1打印或复印才几密文件之后 递交给他人时，也可以登记递交打印件或复印件的人。并且，MFP 1的存储部104或者管理服务器5的存储部52不仅可以登记打印者 或者复印者，还可以登记所有收到资料的人(登记者)。因此，拥 有打印件或复印件的人的管理变为容易。并且，当拥有打印件或复 印件的人要处置打印件或复印件时，可以管理未处置打印件或复印 件的是谁。本领域技术人员将很容易了解其他优点和修改。因此，本发明 更广泛的方面并不限于具体实施例以及在本文中所示和所述的典型实施例。因此，可以在不脱离由附加权利要求及其等效物限定的 总体发明概念的精神和范围内，作出各种的修改。
权利要求
1.一种机密文件管理系统，其特征在于包括第一存储部，用于存储文件；输入部，用于输入作为所述文件打印后的利用设定的打印文件数据；第二存储部，用于存储通过所述输入部输入的所述打印文件数据；打印部，用于打印所述文件；以及控制部，基于存储在所述第二存储部的所述打印文件数据，管理所述打印文件。
2. 根据权利要求1所述的机密文件管理系统，其特征在于将存储在所述第二存储部的所述打印文件数据转换成打 印凄t据，通过所述打印部与所述文件一起进4于打印。
3. 才艮据^^利要求2所述的才几密文件管理系统，其特征在于所述打印文件^t据包括所述文件打印后的用户、打印4分 数、保管期限、处置期限、是否可以复印中的至少一个。
4. 根据权利要求3所述的机密文件管理系统，其特征在于所述打印数据是一维条形码、二维条形码、指定的标记、 规定数据列表中的任意 一 个。
5. 才艮据4又利要求1所述的才几密文件管理系统，其特征在于将所述第二存储部所存储的所述打印文件数据记录在数 据管理部件中。
6. 根据权利要求5所述的机密文件管理系统，其特征在于所述数据管理部件是RFID、电路图案、存储元件中的任 意一个。
7. 根据权利要求4所述的机密文件管理系统，其特征在于包括扫描部，用于读耳又打印在通过所述打印部打印的打印件 上的所述打印数据；以及据对应的所述打印信息lt据。
8. 才艮据;f又利要求4所述的才几密文件管理系统，其特征在于包括插入部，用于插入通过所述打印部打印的打印件；读取部，用于读耳又打印在插入所述插入部的所述打印件 上的所述打印数据；以及处置部，基于一艮据所述读耳又部读取的所述打印lt据的处 置许可，进行所述打印件的处置。
9. #4居—又利要求8所述的才几密文件管理系统，其特征在于所述控制部/人所述第二存储部获取与通过所述读耳又部读 取的所述打印数据对应的所述打印信息数据，判断是否设定有 包括在所述打印信息数据中的针对所述打印件的所述处置许可。
10. 根据权利要求9所述的机密文件管理系统，其特征在于所述处置部是^卒纸才几。
11. 根据权利要求IO所述的机密文件管理系统，其特征在于所述控制部基于所述处置部的所述打印件的处置，更新 与打印在所述打印件上的所述打印数据对应的所述打印信息 数据的所述打印份数。
12. 根据权利要求10所述的机密文件管理系统，其特征在于所述控制部基于所述处置部的所述打印件的处置，乂人所所迷打印数据对应的用户。
13. 根据权利要求12所述的机密文件管理系统，其特征在于所述控制部在^Mv所述打印件的打印结束后经过失见定期间 之后，通知预先i殳定的联络地址。
14. 根据权利要求10所述的机密文件管理系统，其特征在于在未^L定所述处置"i午可时，所述处置部通知未i史定所述 处置i午可。
15. 根据权利要求7所述的机密文件管理系统，其特征在于包括输送部，由所述控制部判断与通过所述扫描部读取的所 述打印数据对应的所述打印信息数据所包括的是否可以复印 所述打印件为不可复印时，输送所述打印件；以及细切部，对通过所述输送部输送的所述打印件进4亍细切。
16. 根据权利要求15所述的^L密文件管理系统，其特征在于所述控制部基于所述处置部的所述打印件的处置，从所所述打印数据对应的用户。
17. —种机密文件管理系统，其特征在于包括存储部，用于存储作为文件打印后的利用设定的打印文 件数据；扫描部，用于读耳又与同所述文件一起打印在打印件上的 所述打印文件数据对应的打印数据；控制部，对与通过所述扫描部读耳又的打印IM居》于应的打 印文件数据和存储在所述存〗诸部中的打印文件数据进4亍比4交；打印部，当所述控制部判断出变更了存储在所述存储部 中的打印信息数据时，将与存储在所述存储部中的变更了的打 印信息#:据对应的打印It据附加在通过所述扫描部读耳又的打 印件的文件上，并进行打印；输送部，输送通过所述扫描部读取的所述打印件；以及细切部细切通过所述输送部输送的所述打印件。
18. —种才几密文件管理方法，其特征在于包括以下步骤输入作为文件打印后的利用i殳定的打印文件数据；存储输入的所述打印文件数据；以及基于存储的所述打印文件数据，管理所述文件的打印。
全文摘要
本发明的一个图像形成装置管理系统包括存储文件的第一存储部、用于输入作为上述文件打印后的利用设定的打印文件数据的输入部、用于存储通过上述输入部输入的上述打印文件数据的第二存储部、打印上述文件的打印部、以及，基于存储在上述第二存储部中的上述打印文件数据，管理上述打印文件的控制部。
文档编号H04N1/44GK101246531SQ20081000791
公开日2008年8月20日 申请日期2008年2月15日 优先权日2007年2月15日
发明者宫崎康成, 平原嘉幸, 落合法和, 高桥和伸 申请人:株式会社东芝;东芝泰格有限公司