专利名称：员工出差用的电子表单处理系统的制作方法
技术领域：
本发明是有关于一种员工出差用的电子表单处理系统，更特别地是有关于种能节省人工作业以降低成本的员工出差用的电子表单处理系统。
目前，以上所述的流程大都是以人工作业方式完成。然而，由于该等流程是属于常规性作业，因此，若耗费人力资源来处理如此的作业的话实属浪费。这对于规模越大的公司越重要。再者，人工作业方式存在的缺点为效率差而且容易产生错误。
本发明的内容据此，由于目前一般的公司皆架设有内部网络，因此，一种能配合内部网络以节省人工作业、降低成本的员工出差用的电子表单处理系统是有必要的。
本发明的目的是为提供一种能节省人工作业，以降低成本的员工出差用的电子表单处理系统。
根据本发明的特征，一种员工出差用的电子表单处理系统，其适于与公司的内部网络配合一起使用，该电子表单处理系统包含一输入装置，其是用以输入有关申请出差的员工的出差人员资料，及有关出差时点资料；至少一资料库，其是用以储存整个公司的员工资料及对应的代理人的代理人资料；及一资料处理单元，其是用以接收该出差人员资料和该出差时点资料，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，根据该代理人资料以电子邮件方式把该出差人员资料与该出差时点资料通知对应的代理人。
本发明该资料库更储存整个公司的员工所对应的主管的主管资料，且其中，该输入装置更是用以输入有关申请出差的员工的出差原因资料，该资料处理单元根据该主管资料以电子邮件方式把该出差人员资料、出差时点资料、出差原因资料及代理人资料传输至该申请出差的员工主管，并且等待该主管决定该申请出差的员工的出差是否被核准；该资料处理单元在决定该中请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至会计部门作业系统作进一步的处理；该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至证照部门作业系统借作进一步的处理；该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至人事部门出勤作业系统作进一步的处理；该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至出差地的相关部门作业系统借作进一步的处理。
本发明的其他优点、目的及特征，能够通过以下配合附图的本案较佳实施例的详细说明来获得进一步了解，其中本发明是适于与公司的内部网络结合一起使用。
本发明的具体实施方式
请参阅
图1所示，本发明员工出差用的电子表单处理系统的较佳实施例被显示。该电子表单处理系统大体上包含一输入装置1、一第一资料库2、一第二资料库3、及一资料处理单元4。
该输入装置1可以是为像键盘、滑鼠、手写输入装置等一般适于把有关申请出差的员工的姓名与编号的资料的出差员工资料及有关申请出差的员工的出差日期与地点的出差时点资料输入的输入装置。
该第一资料库2是用以储存整个公司的包括员工的姓名与编号及其对应的代理人姓名与编号的代理人资料。
该第二资料库3是用以储存整个公司的包括员工的姓名与编号及其对应的主管的姓名与编号的主管资料。
该资料处理单元4是连接至该输入装置1、该第一资料库2及该第二资料库3。该资料处理单元4亦连接至人事部门出勤作业系统5、会计部门作业系统6、证照处理部门作业系统7、及出差地的相关部门作业系统8。
请配合参阅图2所示，当员工要申请出差时，是首先于步骤S1利用该输入装置1把申请出差的员工的出差人员资料、出差时点资料及为何要出差的出差原因资料输入。
接着，该资料处理单元4是于步骤S2从该第一资料库2撷取申请出差的员工的对应的代理人姓名与编号的代理人资料及从该第二资料库3撷取申请出差的员工的对应的主管的姓名与编号的主管资料。
然后，于步骤S3中，该第一资料处理单元4根据该主管资料产生电子邮件，通知申请出差员工的主管，有关该出差人员资料、出差时点资料、出差原因资料及代理人资料，并且等待该主管的决定。
当主管于步骤S4中决定不同意该申请出差的员工的出差申请时，该资料处理单元4是于步骤S5产生电子邮件通知申请出差的员工；否则，该资料处理单元4于步骤S6产生电子邮件通知申请出差的员工出差申请已获准。该资料处理单元4是于步骤S6中更产生电子邮件通知申请出差的员工的代理人及把该出差人员资料及该出差时点资料传输至各相关部门作业系统，以利各相关部门的后续处理。例如，把出差人员资料及出差时点资料传输至该人事部门出勤作业系统5以利人事部门统计出差员工数目及避免误把出差员工视为旷职。会计部门作业系统6则处理出差费用的预支作业及自动追踪出差后的报销作业。证照处理部门作业系统7处理出差人员的证照申办与交通工具的安排。而出差地的相关部门作业系统8则是处理出差人员出差当地事宜。由于该人事部门出勤作业系统5、会计部门作业系统6、证照处理部门作业系统7、及出差地的相关部门作业系统8的详细流程与本案无关，其的详细说明于此恕不赘述。
通过以上的构造，当申请出差的员工把相关的资料输入后，便可继续处理工作，直到系统通知其的申请是否获得同意，以及各相关部门处理完成后的通知，而毋须各部门一一追踪处理，省时省力。
惟以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，大凡熟悉此项技艺的人士依照本发明的精神所作成的各种变化与修饰，仍应包括于本案申请专利范围。
权利要求
1.一种员工出差用的电子表单处理系统，其适于与公司的内部网络配合一起使用，其特征在于该电子表单处理系统包含一输入装置，其是用以输入有关申请出差的员工的出差人员资料及有关的出差时点资料；至少一资料库，其是用以储存整个公司的员工资料及对应的代理人的代理人资料；一资料处理单元，其是用以接收该出差人员资料和该出差时点资料，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，根据该代理人资料以电子邮件方式把该出差人员资料与该出差时点资料通知对应的代理人。
2.如权利要求1所述的电子表单处理系统，其特征在于该资料库更储存整个公司的员工所对应的主管的主管资料，且其中，该输入装置更是用以输入有关申请出差的员工的出差原因资料，该资料处理单元根据该主管资料以电子邮件方式把该出差人员资料、出差时点资料、出差原因资料及代理人资料传输至该中请出差的员工主管，并且等待该主管决定该申请出差的员工的出差是否被核准。
3.如权利要求1所述的电子表单处理系统，其特征在于，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至会计部门作业系统作进一步的处理。
4.如权利要求1所述的电子表单处理系统，其特征在于，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至证照部门作业系统借作进一步的处理。
5.如权利要求1所述的电子表单处理系统，其特征在于，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至人事部门出勤作业系统作进一步的处理。
6.如权利要求1所述的电子表单处理系统，其特征在于，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，更把该出差人员资料和该出差时点资料传输至出差地的相关部门作业系统借作进一步的处理。
全文摘要
一种员工出差用的电子表单处理系统，其是适于与公司的内部网络配合一起使用，该电子表单处理系统包含一输入装置，其是用以输入有关申请出差员工的出差人员资料及有关的出差时点资料；至少一第一资料库，其是用以储存整个公司的员工资料及对应的代理人的代理人资料；及一资料处理单元，其是用以接收该出差人员资料和该出差时点资料，该资料处理单元在决定该申请出差的员工的出差被核准时，根据该代理人资料以电子邮件方式把该出差人员资料与该出差时点资料通知对应的代理人。
文档编号G06F17/30GK1397898SQ0112031
公开日2003年2月19日 申请日期2001年7月18日 优先权日2001年7月18日
发明者卢静仪, 简正辉, 周业棣, 田芳瑜, 张伟民, 叶惠玉, 许慧玲 申请人:金宝电子工业股份有限公司