专利名称：邮件档案管理系统及方法
技术领域：
本发明是关于一种邮件档案管理系统及方法。
背景技术：
一般现有的邮件管理系统如图1中所示，邮件管理系统7经由网际网络8与邮件管理系统9做网络连结，而邮件管理系统7与终端装置72、73做连结，邮件管理系统9与终端装置92、93做连结。邮件管理系统7含有邮件服务器71，而邮件管理系统9则含有邮件服务器91。邮件管理系统7的邮件服务器71的网域名称系统DNS地址，例如，为Abc.com，邮件服务器71中含有群组A、群组B，其中，群组A的使用者有Adam，Ken，Mary，其中，Adam为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址(Internet E-Mail Address)，分别为Adam@abc.com，Ken@abc.com以及Mary@abc.com；而群组B的使用者有Roger，Jack，Ann，其中，Jack为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，分别为Roger@abc.com，Jack@abc.com以及Ann@abc.com。邮件管理系统9的邮件服务器91的网域名称系统DNS地址，例如，为Xyz.com，邮件服务器91中含有群组X、群组Y，其中，群组X的使用者有Bryan，Mac，Tylor，其中，Tylor为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，分别为Bryan@xyz.com，Mac@xyz.com以及Tylor@xyz.com；而群组Y的使用者有Nancy，Peter，John，其中，Peter为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，分别为Nancy@xyz.com，Peter@abc.com以及John@abc.com。
位于终端装置92的使用者Mac，在登入邮件服务器91后，欲将邮件911传送给邮件管理系统7的邮件服务器71的使用者Ken时，首先，可在邮件911的接收者的网际网络电子邮件地址字段内，填入Ken的电子邮件地址Ken@abc.com再做传送。由于使用者Mac归属于群组X，所以邮件911将先传送至邮件服务器91的群组X，经由群组X中的信件管理员Tylor，而将在Mac的邮件目录中的邮件911，经由网际网络8，而传送给邮件管理系统7。邮件管理系统7在接收到邮件911后，邮件服务器71将邮件911归属于群组A，而群组A的信件管理员Adam，再将邮件911归于使用者Ken的邮件目录。使用者Ken利用终端装置72，而登入(Login)邮件服务器71，以读取在其邮件目录中的邮件911。当位于终端装置73的使用者Ann，欲传送邮件711给邮件管理系统7的邮件服务器71的使用者Nancy时，亦用如上所述的相同道理，在此，不再赘述。
现有的邮件管理系统，在接收到邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将邮件予以归属于不同群组，群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件；无法在接收邮件后，依群组名称，及/或邮件主题，及/或传送端地址，而将邮件予以分门别类、以及分类储存，所以，当使用者阅读完邮件后，若想在以后，再次阅读邮件存盘时，将无分类规则可言，而无法以邮件主题，及/或传送端地址，而对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取。
所以，如何克服上述现有邮件管理系统，无法在接收邮件后，依群组名称，及/或邮件主题，及/或传送端地址，而将邮件予以分门别类、以及分类储存，并且，在再次阅读邮件存盘时，无法以邮件主题，及/或传送端地址，而对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的问题，乃是待解决的。
发明内容
本发明的主要目的在于提供一种邮件档案管理系统及方法，其应用在网络环境中，在接收到邮件、档案后，可依邮件主题、档案档名，而将邮件、档案予以重新命名并作整理，经处理后的邮件、档案，将归属于不同的使用者或者使用者群组，在使用者或群组中的邮件、档案，依传送端地址，及/或邮件主题，及/或档案型式，而予以储存在数据库。
本发明的另一目的在于提供一种邮件档案管理系统及方法，其在储存邮件、档案后，使用者或群组的使用者对邮件、档案进行读取、查询时，依其本身所具有的权限或者其所属群组的权限，利用群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取。
为了达到上述目的，本发明提供了一种邮件档案管理系统及方法，可将邮件主题、档案档名予以重新命名并做整理，经处理后的邮件、档案归于不同的使用者或使用者群组，且依使用者权限、群组权限的区分，而让不同使用者或不同群组的使用者，依其本身所具有的权限，利用群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取，而能安全、保密、分层存取管理及使用邮件、档案。
本发明提供了一种邮件档案管理方法，在网络环境中，在接收到邮件后，可依邮件主题、传送端地址，而将邮件予以处理并做储存，对邮件进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的邮件，以包含接收/传送模块、分析处理模块、邮件转换模块、存取模块、以及资料储存模块的邮件档案管理系统来管理邮件，此邮件档案管理方式，包含以下程序(1)邮件档案管理系统的接收/传送模块，接收到邮件后，将这些邮件送至分析处理模块；(2)分析处理模块将自接收/传送模块而来的邮件，传送到邮件转换模块；(3)邮件转换模块在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别；邮件转换模块并将经分类处理后的邮件传送给存取模块；以及(4)存取模块在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块中的邮件数据库的不同群组，这些不同群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件。
本发明还提供了一种邮件档案管理系统，其包含接收/传送模块、分析处理模块、邮件转换模块、档案转换模块、存取模块、以及资料储存模块。接收/传送模块负责接收来自于网际网络的邮件、档案，以及，将自邮件转换模块、档案转换模块而来的邮件、档案传送给网际网络；接收/传送模块在接收来自于网际网络的邮件、档案后，将激活分析处理模块，并将这些邮件、档案送到分析处理模块以进行处理。分析处理模块在接收到邮件、档案后，将邮件及档案分辨出来，并分别地传送到邮件转换模块、以及档案转换模块，以进行进一步的处理。邮件转换模块在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别。例如，利用邮件主题，将邮件分为私人信息信件类、以及广告信件类；及/或利用邮件传送端地址，而将邮件分为本国信件类、以及国外信件类，同一邮件可同时隶属于一个或一个以上的信件类，例如，邮件可为广告信件类；邮件可为私人信息信件类以及本国信件类。邮件转换模块并将经分类处理后的邮件传送给存取模块。档案转换模块在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别。例如，利用文件名称，将档案分为文件档案类、以及图形档案类；及/或利用档案传送端地址，而将邮件分为本国档案类、以及国外档案类，同一档案可同时隶属于一个或一个以上的档案类，例如，档案可为文件档案类；档案可为图形档案类以及本国档案类。档案转换模块并将经分类处理后的档案传送给存取模块。存取模块在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块中的邮件数据库的不同群组，这些不同群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件；存取模块在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块中的档案数据库的不同群组，这些不同群组中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录内，以让使用者能在其档案目录中读取档案。存取模块并负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件、档案请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限。存取模块包含索引查询模块，此索引查询模块负责处理使用者对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的邮件数据库、以及档案数据库，进行检索以找出使用者所需的邮件、档案。资料储存模块包含邮件数据库、使用者数据库、以及档案数据库。邮件数据库中存有不同群组的资料，每一群组中又储存不同的使用者邮件目录，使用者邮件目录中存有邮件。邮件数据库中并储存分类索引以及使用者邮件目录的邮件分类索引对应表，当使用者进行查询索引时，只要检索此邮件分类索引对照表，即可快速地找出邮件。使用者数据库含有使用者的帐户、使用权限、以及个人资料，将提供资料而让存取模块能查核使用者。档案数据库中存有不同群组的资料，每一群组中又储存不同的使用者档案目录，使用者档案目录中存有档案。档案数据库中并储存分类索引以及使用者档案目录的档案分类索引对应表，当使用者进行查询索引时，只要检索此档案分类索引对照表，即可快速地找出档案。
在进行邮件、档案接收处理过程时，邮件档案管理系统的接收/传送模块，负责接收到来自传送端的邮件、档案，并将这些邮件、档案送至分析处理模块。分析处理模块将邮件及档案分辨出来，并分别地传送到邮件转换模块、以及档案转换模块，以进行进一步的处理。邮件转换模块依设定功能，将所接收到的邮件予以处理，在此，可依邮件的邮件主题及/或传送端地址，而将邮件归于不同的群组，并经由存取模块，而将邮件储存在资料储存模块的邮件数据库，以供不同群组的使用者读取。档案转换模块依设定功能，将所接收到的档案予以处理，在此，可依文件名称及/或传送端地址，将档案予以处理并归于不同的群组，以利不同群组的使用者读取，并经由存取模块，而将档案储存在资料储存模块的档案数据库。对于存取模块中的不同群组的使用者而言，其所具有的邮件、档案读取权限不同，在进行邮件、档案读取过程时，首先，存取模块配合资料储存模块中的使用者数据库，将核对使用者是归属于何种群组，是否对某些邮件、档案具有读取权限。当群组的使用者经存取模块核可后，接着，索引查询模块负责处理使用者对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的邮件数据库、以及档案数据库，进行检索以找出使用者所需的邮件、档案。利用本发明的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法时，可达到便于管理及使用邮件、档案的目的。
本发明的邮件档案管理系统及方法的优点如下1.提供一种新颖的邮件档案管理系统及方法，应用在网络环境中，在接收到邮件、档案后，可依邮件主题、档案檔名，而将邮件、档案予以重新命名并作整理，经处理后的邮件、档案，将归属于不同的使用者或者使用者群组，在使用者或群组中的邮件、档案，依传送端地址，及/或邮件主题，及/或档案型式，而予以储存在数据库。
2.在储存邮件、档案后，使用者或群组的使用者对邮件、档案进行读取、查询时，依其本身所具有的权限或者其所属群组的权限，利用群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取。
下面结合附图及实施例对本发明进行详细说明图1为一系统方块图，其中显示现有的邮件管理系统的基本系统组织结构，以及邮件流向；图2为一系统方块图，其中显示应用本发明的邮件档案管理系统的一实施例的基本硬件组态结构；图3为一运作流程图，其中显示应用于图2中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的一流程程序；图4为一示意方块图，用以说明应用于图2中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的组织结构图；图5为一运作流程图，其中显示应用于图4中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的一流程程序；图6为一运作流程图，其中显示应用于图4中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的又一流程程序；图7为一示意表格，用以说明如图5的邮件档案管理方法所用到的邮件索引分类对应表的结构内容；以及图8为一示意表格，用以说明如图6的邮件档案管理方法所用到的档案索引分类对应表的结构内容。
具体实施例方式
图2为一系统方块图，其中显示应用本发明的邮件档案管理系统的一实施例的基本硬件组态结构。如图中所示，本发明的邮件档案管理系统1包含接收/传送模块11、分析处理模块12、邮件转换模块13、档案转换模块14、存取模块15、以及数据储存模块16。
接收/传送模块11负责接收来自于网际网络的邮件、档案，以及，将自邮件转换模块13、档案转换模块14而来的邮件、档案传送给网际网络；接收/传送模块11在接收来自于网际网络的邮件、档案后，将激活分析处理模块12，并将这些邮件、档案送到分析处理模块12以进行处理。
分析处理模块12在接收到邮件、档案后，将邮件及档案分辨出来，并分别地传送到邮件转换模块13、以及档案转换模块14，以进行进一步的处理。
邮件转换模块13在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别。例如，利用邮件主题，将邮件分为私人信息信件类、以及广告信件类；及/或利用邮件传送端地址，而将邮件分为本国信件类、以及国外信件类，同一邮件可同时隶属于一个或一个以上的信件类，例如，邮件可为广告信件类；邮件可为私人信息信件类以及本国信件类。邮件转换模块13并将经分类处理后的邮件传送给存取模块15。
档案转换模块14在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别。例如，利用文件名称，将档案分为文件档案类、以及图形档案类；及/或利用档案传送端地址，而将邮件分为本国档案类、以及国外档案类，同一档案可同时隶属于一个或一个以上的档案类，例如，档案可为文件档案类；档案可为图形档案类以及本国档案类。档案转换模块14并将经分类处理后的档案传送给存取模块15。
存取模块15在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块16中的邮件数据库17的不同群组171，这些不同群组171中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录172内，以让使用者能在其邮件目录172中读取邮件；存取模块15在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块16中的档案数据库18的不同群组181，这些不同群组181中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录182内，以让使用者能在其档案目录182中读取档案。存取模块15并负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件、档案请求后，存取模块15将配合在数据储存模块16中的使用者数据库19，以核对使用者的使用权限。存取模块15包含索引查询模块151，此索引查询模块151负责处理使用者对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块151依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块16中的邮件数据库17、以及档案数据库18，进行检索以找出使用者所需的邮件、档案。
资料储存模块16包含邮件数据库17、使用者数据库19、以及档案数据库18。邮件数据库17中存有不同群组171的资料，每一群组171中又储存不同的使用者邮件目录172，使用者邮件目录172中存有邮件。邮件数据库17中并储存分类索引以及使用者邮件目录172的邮件分类索引对应表173，当使用者进行查询索引时，只要检索此邮件分类索引对照表173，即可快速地找出邮件。使用者数据库19含有使用者的帐户、使用权限、以及个人资料，将提供资料而让存取模块能15查核使用者。档案数据库18中存有不同群组181的资料，每一群组181中又储存不同的使用者档案目录182，使用者档案目录182中存有档案。档案数据库18中并储存分类索引以及使用者档案目录182的档案分类索引对应表183，当使用者进行查询索引时，只要检索此档案分类索引对照表183，即可快速地找出档案。
图3为一运作流程图，其中显示应用于图2中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的流程程序。如图3中所示，首先，在步骤21，邮件档案管理系统1的接收/传送模块11，接收到邮件、档案后，将这些邮件、档案送至分析处理模块12，并进到步骤22。
在步骤22，分析处理模块12将判断自接收/传送模块11而来的信息为邮件或者为档案，若为邮件，则将邮件传送到邮件转换模块13，并进到步骤23；若为档案，则将档案传送到档案转换模块14，则进到步骤25。
在步骤23，邮件转换模块13在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别；例如，利用邮件主题，将邮件分为私人信息信件类、以及广告信件类；及/或利用邮件传送端地址，而将邮件分为本国信件类、以及国外信件类，同一邮件可同时隶属于一个或一个以上的信件类，例如，邮件可为广告信件类；邮件可为私人信息信件类以及本国信件类；邮件转换模块13并将经分类处理后的邮件传送给存取模块15，并进到步骤24。
在步骤24，存取模块15在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块16中的邮件数据库17的不同群组171，这些不同群组171中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录172内，以让使用者能在其邮件目录172中读取邮件，并进到步骤27。
在步骤25，档案转换模块14在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别；例如，利用文件名称，将档案分为文件档案类、以及图形档案类；及/或利用档案传送端地址，而将邮件分为本国档案类、以及国外档案类，同一档案可同时隶属于一个或一个以上的档案类，例如，档案可为文件档案类；档案可为图形档案类以及本国档案类；档案转换模块14并将经分类处理后的档案传送给存取模块15，并进到步骤26。
在步骤26，存取模块15在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块16中的档案数据库18的不同群组181，这些不同群组181中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录182内，以让使用者能在其档案目录182中读取档案，并进到步骤27。
在步骤27，决定是否对邮件、档案进行索引查询，若决定进行索引查询，则进到步骤28；若不进行索引查询，则进到步骤30。
在步骤28，存取模块15负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件、档案请求后，存取模块15将配合在数据储存模块16中的使用者数据库19，以核对使用者的使用权限，并进到步骤29。
在步骤29，确认使用者的使用权限后，存取模块15的索引查询模块151，负责处理使用者对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块151依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块16中的邮件数据库17、以及档案数据库18，进行检索以找出使用者所需的邮件、档案，并进到步骤30。
步骤30，结束邮件档案管理过程。
图4为一示意方块图，用以说明应用如图2中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的组织结构图。如图中所示，其中所用的档案管理系统4、5为如图2中的邮件管理系统1，网际网络3的二端的邮件档案管理系统4、5，经由网际网络3而做网络连结，邮件档案管理系统4、5、分别与终端装置31、32做连结，以及与终端装置33、34做连结。
邮件档案管理系统4的网域名称系统DNS地址，为Test.com，邮件档案管理系统4的资料储存模块46中的邮件数据库47具有群组471，群组471中含有群组T1、群组T2，其中，群组T1的使用者有Ron，Pam，其中，Pam为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，分别为Ron@test.com以及Pam@test.com；而群组T2的使用者有Joe，Jane，其中，Jane为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，分别为Joe@test.com，以及Jane@test.com。
邮件档案管理系统5的网域名称系统DNS地址，为Try.com，邮件档案管理系统5的资料储存模块56中的邮件数据库57具有群组571，群组571中含有群组S1、群组S2，其中，群组S1的使用者有Paul，Steve，其中，Steve为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，分别为Paul@try.com以及Steve@try.com；而群组S2的使用者有Tar，其中，Tar为信件管理员，而所对应的使用者的网际网络电子邮件地址，为Tar@try.com。
图5为一运作流程图，其中显示应用于图4中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的一流程程序。在步骤101，位于终端装置31的使用者Ron，进行登入邮件档案管理系统4动作，邮件档案管理系统4的存取模块45负责对使用者的帐户、权限审核，当使用者提出使用邮件请求后，存取模块45将配合在数据储存模块46中的使用者数据库49，以核对使用者的使用权限，并进到步骤102。
在步骤102，使用者Ron登入邮件档案管理系统4后，欲将邮件411传送给在邮件档案管理系统5的群组S1的使用者Paul时，在邮件411的接收者的网际网络电子邮件地址字段内，填入Paul的电子邮件地址Paul@try.com，并在邮件主题字段内填入问候生日快乐私人信息，且在寄件人的地址字段内填入Ron@test.com，并将邮件411传送给邮件转换模块43，并进到步骤103。
在步骤103，邮件转换模块43将邮件411传至接收/传送模块41，并进到步骤104。
在步骤104，接收/传送模块41将邮件411经由网际网络3而传送到邮件档案管理系统5，并进到步骤105。
在步骤105，邮件档案管理系统5的接收/传送模块51，收到邮件411后，将邮件411送至分析处理模块52，并进到步骤106。
在步骤106，分析处理模块52将判断自接收/传送模块51而来的信息为邮件411，将邮件411传送到邮件转换模块53，并进到步骤107。
在步骤107，邮件转换模块53在接收到邮件411后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，邮件411的邮件主题为问候生日快乐私人信息，而传送端地址为Test.com，利用邮件主题，将邮件411归于私人信息信件类；以及，由于传送端地址Test.com属于国外DNS地址，将邮件411归于国外信件类，所以，当分类完成后，邮件411转为邮件412，而邮件412归于私人信息信件类、以及国外信件类，邮件转换模块53将邮件412送到存取模块55，并进到步骤108。
在步骤108，存取模块55在接到分类邮件412后，按邮件收件人Paul所属的群组S1，而将分类后的邮件412，予以归属并储存在资料储存模块56中的邮件数据库57的群组571中的群组S1，群组S1的信件管理员Steve，会将邮件412做处理并归于相对应的使用者Paul的邮件目录572内，以让使用者Paul能在其邮件目录572中读取邮件；并且，存取模块55按邮件412的分类为私人信息信件类、以及国外信件类，收件人为Paul，而填入使用者邮件目录572的邮件分类索引对应表573中，并进到步骤109。
在步骤109，Steve对邮件进行索引查询，存取模块55负责对使用者Steve的权限审核，当使用者Steve提出邮件请求后，存取模块55将配合在数据储存模块56中的使用者数据库59，以核对使用者Steve的使用权限，并进到步骤110。
在步骤110，确认使用者Steve为群组571中的群组S1信件管理员使用权限后，存取模块55的索引查询模块551，负责处理使用者Steve对所需的邮件进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块551依使用者Steve所输入的群组名称S1，及/或邮件主题为私人信息信件类，及/或传送端地址为国外信件类，而对储存在资料储存模块56中的邮件数据库57进行检索，而找出使用者Paul的邮件目录572内的邮件412，并进到步骤111。
步骤111，结束邮件档案管理过程。
图6为一运作流程图，其中显示应用于图4中的邮件档案管理系统以进行邮件档案管理方法的又一流程程序。在步骤201，位于终端装置32的使用者Jane，进行登入邮件档案管理系统4动作，邮件档案管理系统4的存取模块45负责对使用者的帐户、权限审核，当使用者提出使用档案请求后，存取模块45将配合在数据储存模块46中的使用者数据库49，以核对使用者的使用权限，并进到步骤202。
在步骤202，使用者Jane登入邮件档案管理系统4后，欲将档案401传送给在邮件档案管理系统5的群组S2的使用者Tar时，填入档案401的接收端DNS地址为Try.com、接收者所在群组为群组571中的群组S2、以及接收者为Tar，并将档案401传送给邮件转换模块43，在此，档案401为Word文件档，格式为Doc檔，而档名为Test.doc，并进到步骤203。
在步骤203，邮件转换模块43将档案401传至接收/传送模块41，并进到步骤204。
在步骤204，接收/传送模块41将档案401经由网际网络3而传送到邮件档案管理系统5，并进到步骤205。
在步骤205，邮件档案管理系统5的接收/传送模块51，收到档案401后，将档案401送至分析处理模块52，并进到步骤206。
在步骤206，分析处理模块52将判断自接收/传送模块51而来的信息为档案401，将档案401传送到档案转换模块54，并进到步骤207。
在步骤207，档案转换模块54在接收到档案401后，依档案401档名为Test.doc，得知为Word文件档Doc格式，及/或传送端地址Test.com，对档案401进行分门别类的处理，将档案401归于Word文件档，以及，由于传送端地址Test.com属于国外DNS地址，将档案401归于国外档案类，所以，当分类完成后，档案401转为档案402，而档案402归于Word文件档、以及国外档案类，档案转换模块54将档案402送到存取模块55，并进到步骤208。
在步骤208，存取模块55在接到分类档案402后，按档案收件人Tar所属的群组S2，而将分类后的档案402，予以归属并储存在资料储存模块56中的档案数据库58的群组581中的群组S2，群组S2的档案管理员Tar，会将档案402做处理并归于相对应的使用者Tar的档案目录582内，以让使用者Tar能在其档案目录582中读取档案；并且，存取模块55按档案402的分类为Word文件档、以及国外档案类，收件人为Tar，而填入使用者档案目录582的档案分类索引对应表583中，并进到步骤209。
在步骤209，Tar对档案402进行索引查询，存取模块55负责对使用者Tar的权限审核，当使用者Tar提出档案请求后，存取模块55将配合在数据储存模块56中的使用者数据库59，以核对使用者Tar的使用权限，并进到步骤210。
在步骤210，确认使用者Tar为群组571中的群组S2档案管理员使用权限后，存取模块55的索引查询模块551，负责处理使用者Tar对所需的档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块551依使用者Tar所输入的群组名称S2，及/或文件名称为Word檔名案的Doc檔，及/或传送端地址为国外档案类，而对储存在资料储存模块56中的档案数据库58进行检索，而找出使用者Tar的档案目录582内的档案402，并进到步骤211。
步骤211，结束邮件档案管理过程。
图7为一示意表格，用以说明如图5的邮件档案管理方法所用到的邮件索引分类对应表的结构内容。如图中所示，邮件分类索引对应表573包含主题类别、传送端类别、邮件名称、邮件所属群组、以及邮件所属目录。以图4中的邮件412为例，在邮件分类索引对应表573中，各字段为主题类别私人信息信件(问候生日快乐)；
传送端类别国外信件(FromTest.com)；邮件名称412；邮件所属群组571-S1；以及邮件所属目录572-Paul。
图8为一示意表格，用以说明如图6的邮件档案管理方法所用到的档案索引分类对应表的结构内容。如图中所示，档案分类索引对应表583包含文件名称类别、传送端类别、文件名称、档案所属群组、以及档案所属目录。以图5中的档案402为例，在档案分类索引对应表583中，各字段为文件名称类别Word(Doc檔)；传送端类别国外档案(FromTest.com)；文件名称402(Test.doc)；档案所属群组581-S2；以及档案所属目录582-Tar。
综合以上的实施例，我们可以得到本发明的一种邮件档案管理系统及方法，应用在网络环境中，在接收到邮件(Mail)、档案(File)后，可依邮件主题、档案档名，而将邮件、档案予以重新命名并作整理，经处理后的邮件、档案，将归属于不同的使用者或者使用者群组，在使用者或群组中的邮件、档案，依传送端地址，及/或邮件主题，及/或档案型式，而予以储存在数据库；使用者或群组的使用者对邮件、档案进行读取、查询时，依其本身所具有的权限或者其所属群组的权限，利用群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取。
以上所述仅为本发明的较佳实施例而已，并非用以限定本发明的范围；凡其它未脱离本发明所揭示的精神下所完成的等效改变或修饰，均应包含在本发明的保护范围内。
权利要求
1.一种邮件档案管理方法，在网络环境中，在接收到邮件后，可依邮件主题、传送端地址，而将邮件予以处理并做储存，对邮件进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的邮件，以包含接收/传送模块、分析处理模块、邮件转换模块、存取模块、以及资料储存模块的邮件档案管理系统来管理邮件，此邮件档案管理方式，包含以下程序(1)邮件档案管理系统的接收/传送模块，接收到邮件后，将这些邮件送至分析处理模块；(2)分析处理模块将自接收/传送模块而来的邮件，传送到邮件转换模块；(3)邮件转换模块在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别；邮件转换模块并将经分类处理后的邮件传送给存取模块；以及(4)存取模块在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块中的邮件数据库的不同群组，这些不同群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件。
2.根据权利要求1所述的邮件档案管理方法，其特征在于该方法还包含以下程序(1)对邮件进行索引查询，存取模块负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限；以及(2)确认使用者的使用权限后，存取模块的索引查询模块，负责处理使用者对所需的邮件进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的邮件数据库，进行检索以找出使用者所需的邮件。
3.一种邮件档案管理方法，在网络环境中，在接收到邮件后，可依邮件主题、传送端地址，而将邮件予以处理并做储存，对邮件进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的邮件，以包含接收/传送模块、分析处理模块、邮件转换模块、存取模块、以及资料储存模块的邮件档案管理系统来管理邮件，此邮件档案管理方式，包含以下程序(1)邮件档案管理系统的接收/传送模块，接收到邮件后，将这些邮件送至分析处理模块；(2)分析处理模块将自接收/传送模块而来的邮件，传送到邮件转换模块；(3)邮件转换模块在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别；邮件转换模块并将经分类处理后的邮件传送给存取模块；(4)存取模块在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块中的邮件数据库的不同群组，这些不同群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件；(5)决定是否对邮件进行索引查询，若决定进行索引查询，则进到步骤(6)；若不进行索引查询，则进到步骤(8)；(6)存取模块负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限；(7)确认使用者的使用权限后，存取模块的索引查询模块，负责处理使用者对所需的邮件进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的邮件数据库，进行检索以找出使用者所需的邮件；以及(8)结束邮件档案管理过程。
4.一种邮件档案管理方法，在网络环境中，在接收到档案后，可依文件名称、传送端地址，而将档案予以处理并做储存，对档案进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的档案，以包含接收/传送模块、分析处理模块、档案转换模块、存取模块、以及资料储存模块的邮件档案管理系统来管理档案，此邮件档案管理方式，包含以下程序(1)邮件档案管理系统的接收/传送模块，接收到档案后，将这些档案送至分析处理模块；(2)分析处理模块将自接收/传送模块而来的档案，若为邮件，传送到档案转换模块；(3)档案转换模块在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别；档案转换模块并将经分类处理后的档案传送给存取模块；以及(4)存取模块在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块中的档案数据库的不同群组，这些不同群组中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录内，以让使用者能在其档案目录中读取档案。
5.根据权利要求4所述的邮件档案管理方法，其特征在于该方法还包含以下程序(1)对档案进行索引查询，存取模块负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用档案请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限；以及(2)确认使用者的使用权限后，存取模块的索引查询模块，负责处理使用者对所需的档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的档案数据库，进行检索以找出使用者所需的档案。
6.一种邮件档案管理方法，在网络环境中，在接收到档案后，可依文件名称、传送端地址，而将档案予以处理并做储存，对档案进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的档案，以包含接收/传送模块、分析处理模块、档案转换模块、存取模块、以及资料储存模块的邮件档案管理系统来管理档案，此邮件档案管理方式，包含以下程序(1)邮件档案管理系统的接收/传送模块，接收到档案后，将这些档案送至分析处理模块；(2)分析处理模块将自接收/传送模块而来的档案，若为邮件，传送到档案转换模块；(3)档案转换模块在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别；档案转换模块并将经分类处理后的档案传送给存取模块；(4)存取模块在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块中的档案数据库的不同群组，这些不同群组中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录内，以让使用者能在其档案目录中读取档案；(5)决定是否对档案进行索引查询，若决定进行索引查询，则进到步骤(6)；若不进行索引查询，则进到步骤(8)；(6)存取模块负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用档案请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限；(7)确认使用者的使用权限后，存取模块的索引查询模块，负责处理使用者对所需的档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的档案数据库，进行检索以找出使用者所需的档案；以及(8)结束邮件档案管理过程。
7.一种邮件档案管理方法，在网络环境中，应用于包含接收/传送模块、分析处理模块、邮件转换模块、档案转换模块、存取模块、以及资料储存模块的邮件档案管理系统，在接收到邮件、档案后，可依邮件主题、传送端地址、档案文件名，而将邮件、档案予以处理并做储存，对邮件、档案进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的邮件、档案，此邮件档案管理方式，包含以下程序(1)邮件档案管理系统的接收/传送模块，接收到邮件、档案后，将这些邮件、档案送至分析处理模块；(2)分析处理模块将判断自接收/传送模块而来的信息为邮件或者为档案，若为邮件，则将邮件传送到邮件转换模块，并进到步骤(3)；若为档案，则将档案传送到档案转换模块，则进到步骤(5)；(3)邮件转换模块在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别；邮件转换模块并将经分类处理后的邮件传送给存取模块；(4)存取模块在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块中的邮件数据库的不同群组，这些不同群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件，并进到步骤(7)；(5)档案转换模块在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别；档案转换模块并将经分类处理后的档案传送给存取模块；(6)存取模块在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块中的档案数据库的不同群组，这些不同群组中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录内，以让使用者能在其档案目录中读取档案；(7)决定是否对邮件、档案进行索引查询，若决定进行索引查询，则进到步骤(8)；若不进行索引查询，则进到步骤(10)；(8)存取模块负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件、档案请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限；(9)确认使用者的使用权限后，存取模块的索引查询模块，负责处理使用者对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的邮件数据库、以及档案数据库，进行检索以找出使用者所需的邮件、档案；以及(10)结束邮件档案管理过程。
8.一种邮件档案管理系统，在网络环境中，在接收到邮件、档案后，可依邮件主题、传送端地址、档案文件名，而将邮件、档案予以处理并做储存，对邮件、档案进行读取、查询时，利用索引查询方式，而得到所要的邮件、档案，此邮件档案管理系统包含接收/传送模块，此接收/传送模块负责接收来自于网际网络的邮件、档案，以及，将自邮件转换模块、档案转换模块而来的邮件、档案传送给网际网络；接收/传送模块在接收来自于网际网络的邮件、档案后，将激活分析处理模块，并将这些邮件、档案送到分析处理模块以进行处理；分析处理模块，此分析处理模块在接收到邮件、档案后，将邮件及档案分辨出来，并分别地传送到邮件转换模块、以及档案转换模块，以进行进一步的处理；邮件转换模块，此邮件转换模块在接收到邮件后，依邮件主题及/或传送端地址，对邮件进行分门别类的处理，将邮件主题及/或传送端地址相同的邮件，归于同一类别；邮件转换模块并将经分类处理后的邮件传送给存取模块；档案转换模块，此档案转换模块在接收到档案后，依文件名称及/或传送端地址，对档案进行分门别类的处理，将文件名称及/或传送端地址相同的档案，归于同一类别；档案转换模块并将经分类处理后的档案传送给存取模块；存取模块，此存取模块在接到分类邮件后，按邮件收件人所属的群组，而将分类后的邮件，予以归属并储存在资料储存模块中的邮件数据库的不同群组，这些不同群组中的信件管理员，会将邮件做处理并归于相对应的使用者的邮件目录内，以让使用者能在其邮件目录中读取邮件；存取模块在接到分类档案后，按档案收件人所属的群组，而将分类后的档案，予以归属并储存在资料储存模块中的档案数据库的不同群组，这些不同群组中的档案管理员，会将档案做处理并归于相对应的使用者的档案目录内，以让使用者能在其档案目录中读取档案；存取模块并负责对使用者的权限审核，当使用者提出使用邮件、档案请求后，存取模块将配合在资料储存模块中的使用者数据库，以核对使用者的使用权限；存取模块包含索引查询模块，此索引查询模块负责处理使用者对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取的请求，索引查询模块依使用者所输入的群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，而对储存在资料储存模块中的邮件数据库、以及档案数据库，进行检索以找出使用者所需的邮件、档案；以及；资料储存模块，此资料储存模块包含邮件数据库、使用者数据库、以及档案数据库；邮件数据库中存有不同群组的资料，每一群组中又储存不同的使用者邮件目录，使用者邮件目录中存有邮件；邮件数据库中并储存分类索引以及使用者邮件目录的邮件分类索引对应表，当使用者进行查询索引时，只要检索此邮件分类索引对照表，即可快速地找出邮件；使用者数据库含有使用者的帐户、使用权限、以及个人资料，将提供资料而让存取模块能查核使用者；档案数据库中存有不同群组的资料，每一群组中又储存不同的使用者档案目录，使用者档案目录中存有档案；档案数据库中并储存分类索引以及使用者档案目录的档案分类索引对应表，当使用者进行查询索引时，只要检索此档案分类索引对照表，即可快速地找出档案。
全文摘要
一种邮件档案管理系统及方法，应用在网络环境中，在接收到邮件(Mail)、档案(File)后，可依邮件主题、档案档名，而将邮件、档案予以重新命名并作整理，经处理后的邮件、档案，将归属于不同的使用者或者使用者群组，在使用者或群组中的邮件、档案，依传送端地址，及/或邮件主题，及/或档案型式，而予以储存在数据库；使用者或群组的使用者对邮件、档案进行读取、查询时，依其本身所具有的权限或者其所属群组的权限，利用群组名称，及/或邮件主题，及/或文件名称，及/或传送端地址，对所需的邮件、档案进行索引查询、以及读取，可达到便于管理及使用邮件、档案的目的。
文档编号G06F17/30GK1402159SQ0113081
公开日2003年3月12日 申请日期2001年8月22日 优先权日2001年8月22日
发明者詹渊超, 郭玫琦 申请人:英业达股份有限公司