专利名称：往来信息整合处理的方法及其系统的制作方法
技术领域：
本发明涉及往来信息的处理方法和系统，特别涉及对多种不同方式的往来信息整合处理的方法及其系统。
背景技术：
随着网络技术和移动通讯科技的发展，人们沟通往来的方式日益多样化，除了传统的会面、电话、信函以外，电子邮件、手机短消息、互联网即时通信(如ICQ、MSN)也日渐成为人们常用的沟通往来方式。
目前，通常人们用计算机直接执行和/或处理的往来包括电话、电邮、传真、短信及即时通信等。电话和传真是由cti技术实现的呼叫中心处理，电邮用outlook或foxmail等电子邮件客户端软件处理，即时通信由即时通信系统进行处理，手机短信则由短消息收发软件管理软件或者即时通信系统的短消息模块处理。不同方式的往来信息会以完全不同的形式储存在不同的系统或模块之中如电邮会被接收在outlook和/或foxmail中，电话录音会存放在呼叫中心指定的文件夹，即时通信和短消息会储存在即使通信和/或短消息服务供应商的服务器中，传真则作为文件储存在操作系统的文件夹中。这些不同的软件有不同的通讯录，各通讯录虽然有的会提供导出和导入的功能，但是每次导入和导出都非常麻烦和不稳定，而且发生一次往来对象资料的变化就必须要经过多次通讯录导入和导出才可以维持对象资料的统一，这是非常繁琐和困难的，几乎没有人愿意这么做。因此，不同的往来方式往来对象的资料通常都是孤立的。
这种传统的处理方法，查询往来对象、检索往来信息必须依赖于操作人员对往来方式时间序列的记忆，非常困难和不可靠。比如操作人员需要知道最近一次给客户的报价，按传统的方法他就必须知道与客户最近一次往来到底是电子邮件、通话、传真或者其他什么方式，然后再使用该方式的管理系统查询；如果他记不清最近一次给客户的报价到底是何种方式进行的，他必定会得出错误的结果。
综上所述，传统的处理方法，每次往来发生时只能在其相应的软件或模块更新信息，而不能自动在其他软件或模块更新信息；由于信息分散地存储，目前还没有任何办法对多个软件中的往来信息进行不受往来方式限制的全面检索、统计，至于其它的数据挖掘也就更加难于进行，因此，无法满足在商务、行政等社会活动中人们对往来对象资料实时管理的需求。
发明创造内容本发明的目的是提供一种可以对多种不同方式的往来信息整合处理的方法及其系统。
为达到上述目的，本发明采取以下技术方案一种往来信息整合处理的方法，包括有以下步骤步骤一、通过与计算机连接的信息接收和发送装置接收和发送各种往来信息；步骤二、通过设置在计算机内的信息处理单元对步骤一接收或发送的往来信息进行处理，辨别出往来信息的识别特征、往来时间以及原始记录；步骤三、设置在计算机内的判断单元将步骤二辨别出的往来信息的识别特征与计算机内的数据库中的内容进行比较；步骤四、如步骤三比较得到的结果是往来信息的识别特征与计算机内的数据库中某往来对象的识别特征一致，那么定义该往来为已知往来对象的往来，并将步骤二中辨别出的往来时间以及原始记录存储到数据库中；步骤五、如步骤三比较得到的结果是往来信息的识别特征与计算机内的数据库中的往来对象的的识别特征都不相同时，此时由操作人员判断该往来信息是否为有价值往来；步骤六、如步骤五判断为无价值往来，则由操作人员将该往来信息删除；步骤七、如步骤五判断为有价值往来，则由操作人员将该往来信息存储到数据库中。
上述的往来信息整合处理的方法中，所述与计算机连接的信息接收和发送装置包括有电话语音处理装置、短消息收发装置、传真处理装置以及设置在计算机上的网络接口。
上述的往来信息整合处理的方法中，所述设置在计算机内的信息处理单元包括有电话语音处理单元、传真处理单元、邮件处理单元、短消息处理单元、即时通信处理单元。
上述的往来信息整合处理的方法中，步骤七中，当操作人员将该往来信息存储到数据库中时，对该往来信息定义一往来对象名称，该往来信息的往来对象名称如果与数据库中某一个往来对象名称一样，则在数据库该往来对象的记录中加入该次往来信息的识别特征；该往来信息的往来对象名称如果与数据库中的往来对象名称都不一样，则在数据库中建立一个新的往来对象记录。
本发明还提供了一种往来信息整合处理的系统，包括有至少一台与互联网连接的计算机，若干与计算机连接的信息接收和发送装置，其特征在于所述计算机包括有与所述信息接收和发送装置一一对应连接的信息处理单元，所述信息处理单元均连接一判断单元，所述判断单元连接一数据库，所述数据库连接一显示查询单元。
上述的往来信息整合处理的系统中，所述与计算机连接的信息接收和发送装置包括有电话语言处理装置、短消息收发装置、传真处理装置以及设置在计算机上的网络接口。
上述的往来信息整合处理的系统中，所述设置在计算机内的信息处理单元包括有电话语言处理单元、传真处理单元、邮件处理单元、短消息处理单元、即时通信处理单元。
上述的往来信息整合处理的系统中，所述判断单元还连接一人工操作单元。
上述的往来信息整合处理的系统中，所述数据库还连接一手工输入单元。
本发明具有以下的优点由于发明同时整合处理多种方式的往来信息，无论哪种往来发生都可以及时地记录在往来对象数据库中并对相关信息及时更新，对往来信息的检索和统计也不再受往来方式的局限，从而使数据库实时管理往来对象资料变得简单可靠且易于实施。该系统和方法不仅简化了繁杂的往来信息管理，同时有序的数据结构和完整的记录也给数据挖掘提供了更多的可能。
图1为本发明所提供的往来信息整合处理的系统的结构示意2为本发明所提供的往来信息整合处理的方法的流程示意图具体实施方式
如图1所示，为本发明提供的一种往来信息整合处理的系统，包括有至少一台与互联网连接的计算机1，若干与计算机1连接的信息接收和发送装置2，具体来讲，接收和发送电话选用电话语音处理装置21，其可以是电话语音卡、也可以是电话语音盒，它同时连接在公用电话网上；接收和发送短消息选用短消息收发装置22，其可以是普通的移动电话，也可以是GSM MODEM或无线短信网关；接收和发送传真选用传真处理装置23，其可以是插有传真模块的电话语音卡，也可以是数码传真机或调制解调器；而接收和发送邮件、即时通信则是通过设置在计算机上的网络接口24与互联网连接，从而实现对邮件或即时通信的处理。计算机1包括有与信息接收和发送装置2一一对应连接的若干信息处理单元3，具体来讲，信息处理单元3包括有电话语音处理单元31、短消息处理单元32、传真处理单元33、邮件处理单元34、即时通信处理单元35；电话语音处理单元31与电话语音处理装置21连接，短消息处理单元32与短消息收发装置22连接，传真处理单元33与传真处理装置23连接，邮件处理单元34和即时通信处理单元35均通过设置在计算机上的网络接口24与互联网连接。信息处理单元3均连接一判断单元4，判断单元4连接一数据库5，数据库5连接一显示查询单元6以及一手工输入单元7，此外，判断单元4还连接有一人工操作单元8。
如图2所示，本发明还提供了一种往来信息整合处理的方法，包括有以下步骤步骤一、通过与计算机连接的信息接收和发送装置接收和发送各种往来信息。其中，接收和发送电话选用电话语音处理装置，接收和发送短消息选用短消息收发装置，接收和发送传真选用传真处理装置，而接收和发送邮件、即时通信则是通过设置在计算机上的网络接口与互联网连接，从而实现对邮件或即时通信的处理；其将接收或发送到的信息均传送给设置在计算机内的信息处理单元。
步骤二、通过设置在计算机内的信息处理单元对步骤一接收或发送的往来信息进行处理，辨别出往来信息的识别特征、往来时间以及原始记录。其中，当发生的往来信息是电话或传真时，电话语音处理装置或传真处理装置检测到通话对象的电话号码，这就被信息处理单元判断为电话及传真这两种往来方式的识别特征，电话与传真发生的时间也被计算机的信息处理单元记录下来，语音处理装置对电话的录音被信息处理单元定义为电话往来方式的原始记录，而传真处理装置传送的图像则是传真往来方式的原始记录；当操作者操作本实施例的系统与其他无线用户进行短信交流时，计算机会实时监控短信收发装置的收发过程，与系统进行短信交流的无线用户的手机号码是短信往来的识别特征，而短信发送时间则是该方式的往来时间，短消息的文本内容则是该方式的原始记录；当操作者操作本实施例的系统对互联网上已设定账号的电子邮箱进行轮询时，通过这些邮箱收发的电子邮件会被接收到计算机中，电子邮件地址是电邮往来的识别特征，电子邮件的发送时间是该方式的往来时间，而电邮的主题、内容及附件就构成了该方式的原始记录；当操作者操作本系统在互联网进行即时通讯时，即时通讯的号码即为其识别特征，进行通信的时间为该方式往来时间，其文本内容定义为原始记录。
步骤三、设置在计算机内的判断单元将步骤二辨别出的往来信息的识别特征与计算机内的数据库中的内容进行比较。具体来讲，数据库包含一个往来对象通讯录表格，其中存储有已知往来对象的各种识别特征，例如电话号码、传真号码、手机号码、电子邮箱地址、即时通信号码等。当前述方式的往来发生并由计算机全部整理为往来对象的识别特征、往来时间及往来内容的原始记录三部分后，计算机的判断单元将对已发生往来的识别特征与数据库中往来对象通讯录表格的记录比对，并根据比对结果将该往来自动分类为已知往来对象的往来和未知往来对象的往来。
步骤四、如步骤三比较得到的结果是往来信息的识别特征与计算机内的数据库中某往来对象的的识别特征一致，那么定义该往来为已知往来对象的往来，并将步骤二中辨别出的往来时间以及原始记录存储到数据库中。同时，操作人员还可通过与判断单元连接的人工操作单元对该往来记录填写内容摘要以及处理措施并一同存储到数据库中，从而完成对已知往来对象的往来的整合处理。
步骤五、如步骤三比较得到的结果是往来信息的识别特征与计算机内的数据库中的往来对象的识别特征都不相同时，此时由操作人员判断该往来信息是否为有价值往来。具体来讲，当往来的识别特征与数据库中的记录都不相同时，该往来被自动分类为未知往来对象的往来，由操作人员根据该往来的内容进行处理，根据内容操作人员判断该往来信息是否为有价值往来，比如错拨的电话，垃圾邮件，广告性传真自然为无价值往来，而某个新客户或某个老客户的新的联系方式自然为有价值往来。
步骤六、如步骤五判断为无价值往来，则由操作人员将该往来信息删除；步骤七、如步骤五判断为有价值往来，则由操作人员将该往来信息存储到数据库中。在具体操作时，当操作人员将该往来信息存储到数据库中时，对该往来信息定义一往来对象名称，该往来信息的往来对象名称如果与数据库中某一个往来对象名称一样，则在数据库该往来对象的记录中加入该次往来信息的识别特征；该往来信息的往来对象名称如果与数据库中的往来对象名称都不一样，则在数据库中建立一个新的往来对象记录。
本发明在完成对往来信息的分类的同时也完成了对往来对象通讯录的实时更新。相对于传统的方法，本发明的先进之处还在于消除了多个孤立的通讯录，无需导入导出即可实时建立一个统一的通讯录，这为往来对象的统一分类和管理提供了必要的前提。
对于难于自动监控的往来或在监控时遗漏的往来，操作人员还可以通过本系统中与数据库连接的手工输入单元进行手工输入往来信息。比如会面，这是一种非常重要的往来方式，它很难用计算机进行自动监控，对该往来信息的记录本系统就手工输入的方案。这样本实施例的系统实现了对更多种类的往来进行更全面的记录、处理。
会面形式的往来，其识别特征定义为会面地址，其原始记录定义为会面时的谈话录音，而会面的时间自然是该方式的往来时间。
在需要检索和统计的时候，通过本系统中与数据库连接的显示查询单元可以对数据库中的记录按照多种条件和目的(如往来时间、识别特征、往来对象名称，甚至是内容中的一个关键词等)进行不受限制的统一检索和统计。
权利要求
1.一种往来信息整合处理的方法，包括有以下步骤步骤一、通过与计算机连接的信息接收和发送装置接收和发送各种往来信息；步骤二、通过设置在计算机内的信息处理单元对步骤一接收或发送的往来信息进行处理，辨别出往来信息的识别特征、往来时间以及原始记录；步骤三、设置在计算机内的判断单元将步骤二辨别出的往来信息的识别特征与计算机内的数据库中的内容进行比较；步骤四、如步骤三比较得到的结果是往来信息的识别特征与计算机内的数据库中某往来对象的识别特征一致，那么定义该往来为已知往来对象的往来，并将步骤二中辨别出的往来时间以及原始记录存储到数据库中；步骤五、如步骤三比较得到的结果是往来信息的识别特征与计算机内的数据库中的往来对象的的识别特征都不相同时，此时由操作人员判断该往来信息是否为有价值往来；步骤六、如步骤五判断为无价值往来，则由操作人员将该往来信息删除；步骤七、如步骤五判断为有价值往来，则由操作人员将该往来信息存储到数据库中。
2.根据权利要求1所述的往来信息整合处理的方法，其特征在于所述与计算机连接的信息接收和发送装置包括有电话语音处理装置、短消息收发装置、传真处理装置以及设置在计算机上的网络接口。
3.根据权利要求2所述的往来信息整合处理的方法，其特征在于所述设置在计算机内的信息处理单元包括有电话语音处理单元、传真处理单元、邮件处理单元、短消息处理单元、即时通信处理单元。
4.根据权利要求1或2或3所述的往来信息整合处理的方法，其特征在于步骤七中，当操作人员将该往来信息存储到数据库中时，对该往来信息定义一往来对象名称，该往来信息的往来对象名称如果与数据库中某一个往来对象名称一样，则在数据库该往来对象的记录中加入该次往来信息的识别特征；该往来信息的往来对象名称如果与数据库中的往来对象名称都不一样，则在数据库中建立一个新的往来对象记录。
5.一种往来信息整合处理的系统，包括有至少一台与互联网连接的计算机，若干与计算机连接的信息接收和发送装置，其特征在于所述计算机包括有与所述信息接收和发送装置一一对应连接的信息处理单元，所述信息处理单元均连接一判断单元，所述判断单元连接一数据库，所述数据库连接一显示查询单元。
6.根据权利要求5所述的往来信息整合处理的系统，其特征在于所述与计算机连接的信息接收和发送装置包括有电话语言处理装置、短消息收发装置、传真处理装置以及设置在计算机上的网络接口。
7.根据权利要求6所述的往来信息整合处理的系统，其特征在于所述设置在计算机内的信息处理单元包括有电话语言处理单元、传真处理单元、邮件处理单元、短消息处理单元、即时通信处理单元。
8.根据权利要求5或6或7所述的往来信息整合处理的系统，其特征在于所述判断单元还连接一人工操作单元。
9.根据权利要求5或6或7所述的往来信息整合处理的系统，其特征在于所述数据库还连接一手工输入单元。
10.根据权利要求8所述的往来信息整合处理的系统，其特征在于所述数据库还连接一手工输入单元。
全文摘要
公开了一种往来信息整合处理的方法及其系统，该方法包括通过信息接收和发送装置接收和发送各种往来信息；通过信息处理单元对接收或发送的往来信息进行处理；由判断单元辨别出往来信息的识别特征与数据库中的内容进行比较，比较结果一致，信息存储到数据库，比较的结果不相同，则由操作人员决定是删除还是存储到数据库中。本发明可同时整合处理多种方式的往来信息，及时地记录、更新各种形式的往来信息，对往来信息的检索和统计不受往来方式的局限，从而使数据库实时管理往来对象资料变得简单可靠且易于实施。该系统和方法不仅简化了繁杂的往来信息管理，同时有序的数据结构和完整的记录也给数据挖掘提供了更多的可能。
文档编号G06F17/30GK1614596SQ20041009690
公开日2005年5月11日 申请日期2004年12月6日 优先权日2004年12月6日
发明者杜斌 申请人:杜斌