专利名称：用于在用户侧处理具有文件附件的电子消息的装置和方法
技术领域：
本发明涉及用于在用户侧处理具有文件附件的电子消息的一种装置和一种方法，并且尤其是涉及一种用于替换用户侧电子邮件中的文件附件的装置和方法。
作为现代电信网络中的通信形式，电子消息或电子邮件既在商务领域内又在私人邻域内越来越多地被使用。
图1示出这样的传统的、用于发送电子消息的电信网络的简化的框图，其中N表示诸如因特网的网络。在这个网络N上通常连接有多个、例如个人计算机(PC)形式的电信终端设备E1至E3，这些电信终端设备作为电子消息的发送者或接收者通常具有所谓的电子邮件客户端(E-Mail-Client)。SMTP(简单邮件传输协议(Simple MailTransport Protocol))电子邮件客户端例如公知为Lotus NotesTM、Microsoft OutlookTM等，并且作为所谓的应用程序被本地存储在电信终端设备E1至E3中。
此外，用户或各个电信终端设备E1至E3通常在中央服务器S上拥有所谓的电子邮箱或消息区域(Nachrichtenfach)。在那里，所有进入的和出去的电子消息或电子邮件被缓冲存储并被转交给网络N中相应的其他的(未示出的)消息服务器(邮件服务器(Mail-Server))。在这个邮件服务器S接收到电子消息或电子邮件时，通常所有被缓冲存储的电子消息也被存储在本地电信终端设备E1至E3或其所属的本地电子邮件客户端上。用户可支配的中央邮箱或中央消息区域的大小通常是有限的。如果用户现在接收到大量的各个电子邮件或电子消息的文件附件(“Attachment”)，那么这些文件附件既被存储在中央邮箱中又被存储在电信设备E1至E 3的本地电子邮件客户端中。
另外，为了能够访问各个数据，各个用户将相应电子消息或电子邮件的文件附件(“Attachment”)存储在他的用户文件系统中，对该用户文件系统他通常拥有个人的访问权限。可是，结果是，文件附件现在被双倍或三倍地存储，其中该文件附件既位于中央邮箱中、本地邮箱或电子邮件客户端中又位于用户文件系统中。由此使得成本由于提高的存储需求而增加。可是，另一方面，如果用户从电子消息中将文件附件删除，则必要的信息丢失，诸如附件被存储在哪里或者电子消息的说明文本与文件附件之间的关系也被存储在那里。
因此，本发明所基于的任务是，提供用于在用户侧处理具有文件附件的电子消息的一种装置和一种方法，其能够减小存储空间需求。
根据本发明，这个任务在方法方面通过权利要求1的措施来解决，并在装置方面通过权利要求7的特征来解决。
优选地，电子消息的文件附件通过对用户文件系统中的由用户所选择的存储位置的存储位置链接来替换，并且被存储到用户文件系统的由用户所选择的存储位置，以致所述文件附件仅仅必须以完整的大小被存储唯一的一次，并因此能够节省存储空间。
此外，可以在用户文件系统的由用户所选择的存储位置上将消息链接建立或存储为对修改过的电子消息的提示，此外由此针对各个所存储的文件附件获得到出处电子邮件或电子消息的反向连接。由此显著改善用户文件系统中所存储的文件附件的管理。
尽管优选地在存储文件附件时应用相同的文件名，但是也可替换地在存储时改变或修改文件名。以相同的方式，所述反向链接或消息链接也可以自动地具有文件附件的已改变的文件名。以这种方式，用户在存储文件附件时得到最大的灵活性。
此外，可以按照由用户所定义的规则或以由用户所确定的文件结构来存储文件附件，由此进一步进行简化并且匹配于用户的个人需要。
在用于在用户侧处理电子消息的装置方面，优选地应用用于发送/接收具有文件附件的电子消息的电子邮件客户端、用于以存储位置链接来替换文件附件的附件替换单元、用于存储文件附件的用户文件系统、用于将已替换的文件附件插入到用户文件系统的所选择的存储位置的附件插入单元和用于控制各个组件的控制单元。以这种方式，能够通过相对微小的修改来相应用户友好地且存储优化地将文件附件存储在诸如PC的电信终端设备中。
在其他的从属权利要求中表征本发明的其他有利的改进方案。
下面参考附图根据实施例来详细说明本发明。
其中图1示出传统的电信网络的简化的框图；图2A至2D为了阐明本发明方法示出电子消息的简化的屏幕视图；图3为了阐明本发明方法示出用户文件系统的简化的屏幕视图；图4示出用于在用户侧处理电子消息的根据本发明的装置的简化的框图；和图5示出流程图，以阐明在执行根据本发明的、用于在用户侧处理电子消息的方法时的主要方法步骤。
图2A至2D示出电子邮件客户端的简化的屏幕视图，以阐明根据本发明的、用于在用户侧处理电子消息的方法的主要方法步骤。
根据图2A至2D，例如将Microsoft的程序OutlookTM用作SMTP电子邮件客户端或用作用于处理电子消息的程序，如例如在电信终端设备中所安装的那样。
当然，也可以相同的方式应用另外的电子邮件程序或电子邮件客户端。
根据图2A，用户例如得到“测试电子邮件(Test-Email)”，其具有对电子邮件附件的说明文本以及名称为“Beispiel.doc”的文件附件(“Attachment”)。不仅说明文本而且文件附件都由电子邮件程序或电子邮件客户端存储在分开的安全文件(例如*.pst文件)中。可是，另一方面，通常存在以下需求，即尤其是在电子邮件客户端或应用程序之外也使用文件附件，并且在分开的用户文件系统中存储或管理该文件附件。
在这个存储过程中，现在介入本发明，其中根据图2B可以例如通过按压或点击鼠标右键来标记文件附件“Beispiel.doc”并得到具有根据Microsoft-WindowsTM已知的可能性的窗口。除了通常在Windows操作系统中已知的可能性、诸如“打开(Oeffnen)”、“打印(Drucken)”、“另存为...(Speichern unter...)”、“快捷方式(Schnellansicht)”、“剪切(Ausschneiden)”、“复制(Kopieren)”等，这个窗口现在此外拥有其他的命令、即“另存为...&链接(Speichern unter...&Verknuepfen)”，所标记的文件、也就是说文件附件“Beispiel.doc”利用该命令通过对用户文件系统中的由用户所选择的存储位置的存储位置链接来替换，并且由此修改所述电子消息。更确切地说，在缓冲存储器(Puffer)中的文件附件的缓冲存储之后进行文件附件的剪切，并且接着在电子邮件中插入所述存储位置链接。
作为在点击命令“另存为...&链接”之后的下一步，图2C示出同样根据WindowsTM常见的屏幕视图，其中现在能够选择位置或用户文件系统，在该位置下应存储所述文件附件。在这种情况下，此外，用户可能改变文件附件的文件名并且建立某一文件结构或者确定用于存储文件附件的预定的规则。
通过点击图2C中的字段“存储”，根据2D现在所述文件附件“Beispiel.doc”由存储位置链接“file://Home-Laufwerk/Beispiel/Beispiel.doc”来替换。在关闭电子消息时，所执行的改变相应地被存储在电子邮件客户端或应用程序中，并由此修改电子消息。
由于在电子消息中所引用的存储位置链接具有比实际文件附件显著更小的存储空间需求(约1k字节)，所以由此得到所提供使用的存储空间需求的优化。然而，没有任何信息丢失，因为所述电子消息此外具有到原来的文件附件的链接，并因此例如通过双击所述存储位置链接“file://Home-Laufwerk/Beispiel/Beispiel.doc”可以在任何时候打开所期望的文件附件。
图3示出用户文件系统的简化的屏幕视图，以阐明相应替换的文件附件的存储过程，其中相同的参考标记再次表示相同或相应的单元，并且不重复说明。
根据图3，例如利用诸如Microsoft ExplorerTM的文件管理应用程序来打开用户文件系统的存储位置，在该存储位置上所述文件附件“Beispiel.doc”通过前面的命令“另存为...&链接”加以存储。
因此，用户可能按习惯管理借助于电子消息所传送的文件附件“Beispiel.doc”。
此外，存在以下可能性，即在根据本发明的方法中，不仅通过电子消息中的诸如“file://Home-Laufwerk/Beispiel/Beispiel.doc”的存储位置链接来替换文件附件，而且此外还在存储文件附件时在用户文件系统的由用户所选择的存储位置上对修改过的电子消息建立消息链接作为所谓的反向链接。
更确切地说，根据图3，在与文件附件“Beispiel.doc”相同的文件夹中产生附加的文件“Verknuepfung mit Beispiel.msg”，其中这个附加的文件表示到电子邮件客户端或消息应用程序的反向链接，并且例如通过双击这个反向链接自动地打开相应的所属的电子消息、例如“测试邮件”。以这种方式，不仅存在从电子消息到用户文件系统的链接，而且还存在从用户文件系统返回到电子消息的链接。
优选地，这个反向链接或消息链接具有与文件附件一样的名称，由此明显地简化对出处电子邮件的检索。如果在根据图2C存储至少一个文件附件时改变了文件名，那么就在建立消息链接时优选地也考虑并相应地应用文件附件的已改变的名字。
此外，如已经表明的那样，文件附件的存储过程可以按照由用户所定义的规则和/或以由用户所定义的文件结构被存储在用户文件系统中，由此除了存储空间优化之外还得到对用户特别友好的文件附件存储系统。
图5示出流程图，以阐明根据本发明的、用于在用户侧处理具有文件附件的电子消息的方法的主要方法步骤，其中在步骤S1中起动例如电子邮件客户端或消息应用程序。如果电子消息具有文件附件，则在步骤S2中通过对用户文件系统中的所选择的存储位置的存储位置链接来替换所述文件附件(Attachment)，并且相应地修改电子消息。在步骤S3中，将文件附件存储在用户文件系统的所选择的存储位置上，其中此外在可选的步骤S4中在用户文件系统的所选择的存储位置上对修改过的电子消息建立反向链接或消息链接。在步骤S5中结束根据本发明的方法。
为了实现前述的方法，下面说明相应的装置，该装置可以特别简单地在各个电信终端设备中加以实现。
图4示出根据本发明的、用于在用户侧处理电子消息的装置的简化框图，其中用参考标记1表示电子邮件客户端或消息应用程序，其例如是前面所说明的程序Microsoft OutlookTM或Lotus NotesTM。在这种情况下，附件替换单元2用于以相应的前面说明的存储位置链接来替换电子邮件客户端1的电子消息的文件附件。此外，附件插入单元4用于将已替换的文件附件插入到用户文件系统3的所选择的存储位置，所述用户文件系统3优选地被构造在本地硬盘上或直接被构造在电信终端设备中。可是，用户文件系统原则上也可以位于内部或外部网络中，只要其访问权是只由相应用户所使能的。
根据图4，此外，附件插入单元4具有链接插入单元4A，其用于将消息链接或反向链接插入到用户文件系统3的所选择的存储位置，所述消息链接反向地指向具有已替换的文件附件的电子消息。电子邮件客户端1、附件替换单元2和附件插入单元4由控制单元5来控制以对它们进行协调。
为了具体实现前面所说明的方法以及所属的装置，各个电信终端设备或PC的所谓的操作系统(OS，operating system)优选地是适合的，其中特别是在应用Microsoft-WindowsTM环境时能够利用特别简单的装置来实现。
以这种方式，通过避免多次存储文件附件得到明显的成本优点，而无须同时负面地影响可管理性。尤其是通过反向链接，能够特别简单地检索所存储的文件附件。
本发明在前面依照SMTP电子邮件客户端“Microsoft OutlookTM”加以说明。可是，本发明不受限于此，并且以相同的方式包括可替换的、用于发送/接收具有存储空间加强的文件附件的电子消息的电子邮件客户端或消息应用程序。
权利要求
1.用于在用户侧处理具有文件附件的电子消息的方法，其具有以下步骤a)通过对用户文件系统中的由用户所选择的存储位置的存储位置链接来替换所述电子消息的至少一个文件附件，以修改所述电子消息；和b)将所述电子消息的至少一个文件附件存储到所述用户文件系统的由用户所选择的存储位置。
2.按照权利要求1所述的方法，其特征在于其他的步骤c)在所述用户文件系统的由用户所选择的存储位置上对所述修改过的电子消息建立消息链接。
3.按照权利要求1或2所述的方法，其特征在于，在存储所述至少一个文件附件时改变所述文件附件的文件名。
4.按照权利要求3所述的方法，其特征在于，在建立所述消息链接时考虑所述文件附件的已改变的文件名。
5.按照权利要求1至4之一所述的方法，其特征在于，所述电子消息是SMTP电子邮件客户端的电子邮件。
6.按照权利要求1至5之一所述的方法，其特征在于，按照所定义的规则和/或以所确定的文件结构来存储所述文件附件。
7.用于在用户侧处理电子消息的装置，其具有用于接收具有文件附件的电子消息的电子邮件客户端(1)；用于以存储位置链接来替换所接收到的电子消息的文件附件的附件替换单元(2)；用于存储文件附件的用户文件系统(3)；用于将已替换的文件附件插入到所述用户文件系统(3)的所选择的存储位置的附件插入单元(4)；和用于控制所述电子邮件客户端(1)、所述附件替换单元(2)和所述附件插入单元(4)的控制单元(5)。
8.按照权利要求7所述的装置，其特征在于，用于将消息链接插入到所述用户文件系统(3)的所选择的存储位置的链接插入单元(4A)，所述链接插入单元(4A)指向具有已替换的文件附件的电子消息。
9.按照权利要求8所述的装置，其特征在于，所插入的消息链接具有与所插入的文件附件一样的文件名。
10.按照权利要求7至9之一所述的装置，其特征在于，所述附件插入单元(4)以已改变的文件名将所述已替换的文件附件存储在所述用户文件系统(3)中。
11.按照权利要求7至10之一所述的装置，其特征在于，所述附件插入单元(4)按照由用户所定义的规则和/或以由用户所定义的文件结构将所述已替换的文件附件存储在所述用户文件系统(3)中。
全文摘要
本发明涉及一种用于在用户侧处理具有文件附件的电子消息的方法，其中电子消息的文件附件通过对用户文件系统中的所选择的存储位置的存储位置链接来替代(S2)，并且电子消息的文件附件被存储在用户文件系统的所选择的存储位置上(S3)。以这种方式可以在用户友好的系统中显著地减小用于存储文件附件的存储器空间需求。
文档编号G06Q10/00GK1816820SQ200480019029
公开日2006年8月9日 申请日期2004年6月7日 优先权日2003年7月4日
发明者T·列德雷尔, J·托茨克 申请人:西门子公司