文档管理支持系统、信息管理服务器装置以及信息介质控制装置的制作方法

专利名称：文档管理支持系统、信息管理服务器装置以及信息介质控制装置的制作方法
技术领域：
本发明的实施方式涉及文档管理支持系统、信息管理服务器装置以及信息介质控制装置。
背景技术：
作为管理各个文件的技术，例如已知以下4种方法。作为第一方法，提出了对文件附加包含识别信息的IC标签，在该文件的各处理点读取IC标签，管理工序的工作流程管理系统。作为第二方法，提出了通过数字复合机对在封面上粘贴了包含识别信息的条形码的文档进行图像数据化并进行数据库管理，使文档的检索高速化的文档管理系统。作为第三方法，提出了在回收物上粘贴识别号码，管理入货信息、解体信息、出货信息的回收物管理系统。作为第四方法，提出了在文档上粘贴识别符，当分发目的地确认取得时，通过邮件等通信手段通知领取确认的文档管理系统。但是，在第一至第四方法中未提出在限制文件的复制的同时管理文件的生命周期的方法。现有技术文献专利文献专利文献1 日本特开2008-158890号公报专利文献2 日本特开2005-258933号公报专利文献3 日本特开2002-342451号公报专利文献4 日本特开2000-151581号公报


图1是表示各实施方式的文档管理支持系统的结构的示意图。图2是表示各实施方式的变形例的示意图。图3是表示各实施方式的另一变形例的示意图。图4是表示各实施方式的管理文件的结构例的示意图。图5是表示第一实施方式的文档管理支持系统的结构的示意图。图6是表示该实施方式中的信息管理DB的结构的示意图。图7是表示该实施方式中的管理ID表的结构的示意图。图8是表示该实施方式中的系统管理表的结构的示意图。图9是表示该实施方式中的访问日志管理表的结构的示意图。图10是表示该实施方式中的主策略表的结构的示意图。图11是表示该实施方式中的客户管理表的结构的示意图。
图12是表示该实施方式中的数据原本管理表的结构的示意图。图13是表示该实施方式中的利用者管理DB的结构的示意图。图14是表示该实施方式中的管理客户DB的结构的示意图。图15是用于说明该实施方式的动作的示意图。图16是用于说明该实施方式的动作的示意图。图17是用于说明该实施方式的动作的示意图。图18是用于说明该实施方式的动作的示意图。图19是用于说明该实施方式的动作的示意图。图20是用于说明该实施方式的动作的示意图。图21是表示该实施方式中的打印画面结构例的示意图。图22是表示该实施方式中的复制文档的结构例的示意图。图23是表示该实施方式中的信息资产管理台帐的结构例的示意图。图M是表示第二实施方式的文档管理支持系统的结构的示意图。图25是用于说明该实施方式的动作的示意图。图沈是用于说明该实施方式的动作的示意图。图27是用于说明该实施方式的动作的示意图。图观是表示该实施方式中的复印操作画面结构例的示意图。图四是表示该实施方式中的复印操作画面结构例的示意图。图30是表示该实施方式中的复印操作画面结构例的示意图。图31是表示该实施方式中的复印操作画面结构例的示意图。
具体实施例方式根据一个实施方式，文档管理支持系统具备互相可通信的多个信息介质控制装置以及信息管理服务器装置。各信息介质控制装置具备上位系统部、信息介质中央控制部、 管理请求通信部、管理文件控制部、管理客户DB以及管理文件打印控制部。信息管理服务器装置具备管理请求接受部、策略评价部、信息管理控制部、信息管理DB以及管理台帐生成部。信息介质控制装置的管理客户DB存储管理文件管理表，在该管理文件管理表中写入了包含管理ID以及电子数据本体的管理文件。信息管理服务器装置的信息管理DB存储系统管理表，在该系统管理表中针对管理文件的每个管理ID写入了与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、以及基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略。信息管理服务器装置的信息管理DB存储主策略表，该主策略表包含基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略。信息介质控制装置的上位系统部接受与作为复制对象的电子数据本体对应的管理ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并送出包含接受了输入的管理ID、复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息。信息介质中央控制部以及管理请求通信部向信息管理服务器装置发送包含所送出的复制请求信息和该信息介质控制装置的地址信息的综合复制请求信息。
信息管理服务器装置的策略评价部，判定从信息介质控制装置的管理请求通信部接收到的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息，是否满足与综合复制请求信息内的管理ID对应的系统管理表内的利用限制策略。策略评价部判定接收到的综合复制请求信息内的地址信息是否满足许可策略。信息管理控制部，在策略评价部的判定结果为满足利用限制策略以及许可策略时，发行与接收到的综合复制请求信息内的管理ID不同的子管理ID，并根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入系统管理表，并且将与写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”。管理台帐生成部、信息管理控制部以及管理请求接受部，生成包含表示所发行的子管理ID的子管理ID标签、综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并将包含该管理台帐信息的处理结果信息发送到作为综合复制请求信息的发送源的信息介质控制装置。信息介质控制装置的管理请求通信部，在发送综合复制请求后，从信息管理服务器装置接收包含管理台帐信息的处理结果信息，该管理台帐信息具有该综合复制请求信息内的管理ID、表示与该管理ID不同的子管理ID的子管理ID标签、以及分发目的地信息。管理文件控制部以及管理文件打印控制部，根据与作为复制对象的电子数据本体对应的管理ID，从管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、处理结果信息中包含的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含管理台帐信息的管理台帐打印数据，输出文档打印数据以及管理台帐打印数据。上位系统部、信息介质中央控制部以及管理请求通信部，在分发了根据输出的文档打印数据打印的纸文档后进行了回收的情况下，当通过专用读取器从该纸文档读入子管理ID标签表示的子管理ID时，生成包含该读入的子管理ID的已回收更新请求，并将该已回收更新请求发送给信息管理服务器装置。信息管理服务器装置的信息管理控制部，根据从信息介质控制装置的管理请求发送部接收到的已回收更新请求内的子管理ID，将状态信息更新为“已回收”。接着，使用

各实施方式。各实施方式中的各装置，关于每个装置，能够通过硬件结构、或硬件资源和软件的组合结构中的任意一种来实施。作为组合结构的软件，使用预先从网络或存储介质安装到对应的装置的计算机中，用于实现对应的装置的功能的程序。首先，说明成为各实施方式中的文档管理支持系统的前提的术语或概要等。图1 是表示各实施方式的文档管理支持系统的结构的示意图。该文档管理支持系统为用于对信息介质进行集中系统管理的信息管理服务器装置100、用于对与利用者相关的信息进行集中管理的利用者管理服务器装置200、使用被集中系统管理的信息介质的多个信息介质控制装置SOO1 300m可互相通信的结构。在此，将各信息介质控制装置SOO1 300m中的任意的信息介质控制装置表示为“信息介质控制装置300”。另外，为了便于说明，将1台信息管理服务器装置100和m台信息介质控制装置SOO1 300m作为不同的装置来说明，但是不限于此，如图2所示，可以是任意1台信息介质控制装置300包含信息管理服务器装置100的结构，或者如图3所示，可以是由2台以上m台以下的任意台数i的信息介质控制装置300 分别分担执行信息管理服务器装置100的η个功能(其中，i < η)的结构。在图3所示的变形例中，可以在i台信息介质控制装置300中各分担1个信息管理服务器装置100的功能(i = η的情况)，或者可以在i台信息介质控制装置300中的至少1台中分担信息管理服务器装置100的2个以上的功能(i < η的情况)。另外，在分散配置不足η个的F个功能块(例如图5中的各部101 106)具有η个功能的信息管理服务器装置100时，可以是 i台信息介质控制装置300分别分担执行F个功能块的结构(其中，i<F)。此外，在i = F时以及i < F时，分别将所述i = η时以及i < η时的“功能”称为“功能块”即可。综上所述，图3表示基于2 < i < F < η的关系，可以使i台信息介质控制装置300分担信息管理服务器装置100的η个功能或F个功能块。利用者管理服务器装置200具备与利用者的利用者ID信息相关联地写入利用者的姓名、职务、岗位等利用者信息的利用者管理DB ；和当接受到包含利用者ID信息的利用者信息请求时，将与该利用者ID信息关联的利用者信息发送到信息介质控制装置300的功能。在此，所谓信息介质，如电子数据或物理介质(纸介质、记录媒体等)，意味着“保存信息的介质”。作为记录媒体，例如能够使用CDR0M、DVD、SD卡、FD等。与之相伴，各信息介质控制装置SOO1 300m只要是能够输入电子数据的装置则能够实现，例如根据利用的信息介质，作为便携电话、PC(Pers0nal Computer)、数字复合机、打印机、复印机/扫描仪、 碎纸机、微型胶片读取机、DVD读取机、多驱动器等各种装置来实现，与信息管理服务器装置 100协调动作。在这样的文档管理支持系统中，赋予对所述信息介质进行单个识别的唯一的管理 ID(Identificati0n)，根据管理ID与信息原本相关联地对信息介质的生成/废弃、相互关系性(系统或介质类别)、与介质使用有关的状况进行集中系统管理。当信息介质是电子数据时，在文档管理支持系统中，将该电子数据变换为包含管理ID的文件形式的电子文件。将变换后的电子文件称为管理文件。管理文件，除了成为对象的信息的电子数据本体以外，还包含包含管理ID或属性信息的标题信息、利用控制策略、针对本管理文件的认证信息。管理文件如图4的结构例所述，具备标题部、利用控制策略部、主体部、数据认证部。标题部具备该电子数据的管理ID、父信息介质的管理ID、世代号码、介质类别、文件信息、文件存储信息、信息管理服务器信息。但是，标题部的结构不限于此。作为父信息介质的管理ID，例如使用复制电子数据时的原电子数据的管理ID、打印电子数据并输出纸介质时的原电子数据的管理ID、通过扫描仪使纸介质电子数据化时纸介质被赋予的管理ID。世代号码，是以向本管理系统最初登录的管理文件作为起点，表示该管理文件在以父、子、孙来管理的系统关系中处于第几代的世代数值。例如当将父辈的管理文件的世代号码设为1时，相当于其副本的子信息介质的世代号码为2，并且相当于子信息介质的副本的孙信息介质的世代号码为3。但是，世代号码的表现形式不限于此。文件信息包含该电子数据的文件形式、文件大小、该电子数据的生成者信息、生成日期时间信息以及生成场所信息。文件存储信息包含表示是否对在主体部中存储的该电子数据本体进行了加密的信息，在进行了加密的情况下还包含与该加密算法、加密密钥以及加密模块相关的信息。
信息管理服务器信息是信息管理服务器的MAC地址或IP地址、URI、用于对认证数据部进行验证的信息。作为用于对认证数据部进行验证的信息，可以是存储加密密钥信息或与该密钥相关的加密密钥证书的形式。在利用控制策略部中存储该电子文件的可利用期限、可利用的场所/组织等公开范围信息、网络环境、利用者或可利用的设备信息、利用次数等，记载了与该电子数据的利用条件对应的许可或禁止的该电子文件的处理的、与利用制约相关的利用控制策略信肩、ο在主体部中存储该电子数据自身或对该电子数据实施了加密处理后的加密数据。在数据认证部中存储由信息管理服务器装置对标题部、利用控制策略部以及主体部实施加密处理后的认证数据信息。作为数据认证信息，能够利用DSA(Digital Signature Algorithm)、RSA(Rivest-Shamir-Adleman Scheme)、ECDSA(Elliptic Curve DSA)等使用公幵密钥密码的电子签名、或使用散列函数或公共密钥密码的MAC(Message Authentication Code)0以上是对成为各实施方式中的系统的前提的术语或概要等进行的说明。表示所述系统的“文档管理支持系统”的名称，例如也可以适当变更为“信息生命周期管理系统”、“资料回收支持系统”、“资料分发支持系统”、“文档分发回收支持系统”等。另外，名称内的“信息”、“文档”以及“资料”能够进一步替换。以下，依次说明这样的文档管理支持系统的各实施方式。<第1实施方式>图5是表示第1实施方式的文档管理支持系统的结构的示意图，表示了图1所示的结构中的1台信息管理服务器装置100和任意的1台信息介质控制装置300。在本实施方式中，将信息介质控制装置300中、包含PC (Personal Computer)或移动终端的、具有通过上位应用程序对在该信息介质控制装置内管理的管理文件进行打印的功能的设备作为信息介质控制装置310来处理。在此，信息管理服务器装置100具备管理请求接受部101、信息管理控制部102、 策略评价部103、信息管理控制部104、信息管理DB105以及管理台帐生成部106。此外，各部在将接受的信息直接送出等情况下，可以适当地进行一体化或省略。例如管理请求接受部101以及信息管理控制部102，在将接受的信息直接送出等情况下可以一体化或省略。另外，在将接受的信息直接送出等情况下，可以将各部适当地一体化或省略，这在其它装置以及以下的各实施方式中也相同。在此，管理请求接受部101、信息管理控制部102、策略评价部103、信息管理控制部104以及管理台帐生成部106，成为例如通过由未图示的CPU执行包含后述的信息管理服务器装置100内的各步骤的程序来实现的功能块。在此，作为包含信息管理服务器装置100内的各步骤的程序，例如是用于实现以下各功能(al) (a7)的程序即可，在此，在所述各功能(al) (a7)中，根据希望，使用附加了各种信息或各步骤的功能等任意的附加事项的功能。但是，以下的各功能(al) (a7) 是代表性的例子，因此，也包含若干任意的附加事项。例如，通过降低基于策略的文档管理的严格化水平，可以省略(a4)的第二判定功能以及与其关联的地址信息。另外，通过直接使用子管理ID，能够省略表示子管理ID的子管理ID标签。
(al)是将系统管理表1052写入到信息管理DB105的功能，所述系统管理表1052 针对管理文件的每个管理ID，写入了与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略。(a2)是将基于信息介质控制装置300的地址信息的许可策略写入到信息管理 DB105的主策略表IOM的功能。(a3)是判定从信息介质控制装置300接收到的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与综合复制请求信息内的管理ID对应的系统管理表 1052内的利用限制策略的第一判定功能。(a4)是判定该接收到的综合复制请求信息内的地址信息是否满足许可策略的第二判定功能。(a5)是当第一以及第二判定功能的判定结果为满足利用限制策略以及许可策略时，发行与接收到的综合复制请求信息内的管理ID不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入系统管理表1052，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”的功能。(a6)是生成包含表示发行的子管理ID的子管理ID标签、综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，将包含该管理台帐信息的处理结果信息发送到作为综合复制请求信息的发送源的信息介质控制装置300的功能。(a7)是根据从信息介质控制装置300接收到的已回收更新请求内的子管理ID，将系统管理表1052内的状态信息更新为“已回收”的功能。如图3所示，在使多个信息介质控制装置300分担信息管理服务器装置100的各功能时，例如如下进行变形即可。即，代替信息管理服务器装置100，使用各信息介质控制装置中的2台以上的信息介质控制装置300，例如在7台信息介质控制装置的情况下，分别将用于实现信息管理服务器装置100具备的各功能(al) (a7)的各单元分散配置在该2台以上7台以下的信息介质控制装置300的任意一个中即可。S卩，在使用7台信息介质控制装置300的情况下，在各信息介质控制装置300中配置各功能(al) (a7)的某一个。在使用2台信息介质控制装置300的情况下，在一方的信息介质控制装置300中配置各功能(al) (a7)中的任意1个 6个功能，在另一方的信息介质控制装置300中配置剩余的6个 1个功能。在使用3台 6台信息介质控制装置300的情况下，同样将各功能(al) (a7)分散配置在各信息介质控制装置300中。信息管理DB105能够作为可从未图示的CPU进行读/写的存储装置来实现，如图 6所示，存储管理ID表1051、系统管理表1052、访问日志管理表1053、主策略表1054、客户管理表1055以及数据原本管理表1056。管理ID表1051如图7所示，将发行的管理ID、发行日期时间以及发行请求源信息互相关联地存储，在失效的情况下，还关联地存储失效日以及失效请求源信息。系统管理表1052如图8所示，存储管理台帐的发行信息和电子数据本体的系统管理信息。作为管理台帐的发行信息，包含管理台帐的管理ID。作为电子数据本体的系统管理信息，把与电子数据本体的父子关系对应的管理 ID、生存信息(生存(alive)、消失(dead)、电子数据本体的生成日期时间 消失日期时间)、状态信息(生存(alive)中的当前状况(已分发、已回收)、消失(dead)时刻的状况(废弃、损坏))、用户信息、介质类别、利用限制策略(期限、场所(许可分发的分发目的地)、访问(许可复制的复制请求者))、所在地信息以及实体ID互相关联地存储，在复制的情况下，对于复制源(父)的电子数据本体或管理文件的管理ID，把为了复制新发行的管理 ID、复制(子)的管理文件的标题部内的生成日期时间信息、用户信息、介质类别、利用限制策略、所在地信息以及实体ID互相关联地存储。在此，作为管理ID的发行号码的体系，保证该系统中的独一无二性，如果通过管理ID相关联地管理复制的父子关系，则可以是序列号。另外，为了能够知晓各管理ID的父子关系，可以使管理ID的结构具有含义来发行。例如，可以把特定位的值设为父子关系值。在图8的例子中，下数第4位(千位)成为父子关系值，“0”表示最上位的父，“1” 表示该父的子，“2”表示该子的子(=父的孙)。此外，下数第3位(百位)成为介质类别， “1”表示电子数据，“2”表示纸介质，“3”表示记录媒体。下数第1 2位(个位和十位) 是同世代、同一介质类别的识别号码。下数第5 8位(#和其右方的3位的值)是电子数据ID，如果是具有同一电子数据ID的管理文件，则与父子无关地包含同一电子数据。另外， 所在地信息中的设备X、Y、Z以及职员B等与某个信息介质控制装置310x、310y、310z、310B 对应，因此，也可以称为信息介质控制装置310x、310y、310z、310B。父子关系值“0”表示的最上位的父，不生成管理文件。父子关系值“1”以上表示的父，生成管理文件。另外，实体 ID是识别电子数据本体(数据原本)的信息，在复制了电子数据的情况下，与所述的管理 ID不同，复制源(父)的实体ID和复制(子)的实体ID互相相同。访问日志管理表1053如图9所示，针对每个操作的日期时间，包含客户ID、操作类别、管理ID、处理状态。客户ID是表示进行了操作的职员的ID，也可以称为操作者ID或职员ID。操作类别表示注册状况、新登录、电子数据复制、阅览、删除等操作的类别。管理ID 是表示被操作的电子数据的管理ID。处理状态是表示操作类别所表示的处理的成功或失败 (认证错误等)的处理结果的状态信息。在访问日志管理表1053中管理的内容，除此以外还可以使用对对象管理文件施加了操作的该设备的场所信息(公司内/公司外、GPS信息) 等，不限于图9所示的信息。主策略表IOM如图10所示，针对每个策略号码将策略类别以及拒绝/许可策略互相关联地存储。策略号码是策略的识别信息，也可以称为策略ID。策略类别是表示通过拒绝/许可策略控制的对象的类别的信息，例如能够适当使用位置控制、时间控制、权限控制等。拒绝/许可策略是表示判定条件和满足判定条件时的控制内容的信息。控制内容包含许可或拒绝的对象(命令或请求等)，另外，有时也包含公司内有线连接或公司内无线连接等处理。客户管理表1055如图11所示，将客户ID、职员号码、权限级别、终端类别以及MAC 地址互相关联地存储。也可以包含OS信息、设备管理号码这样的与成为对象的信息介质控制装置相关的信息。数据原本管理表1056如图12所示，将实体ID、文件名、大小、散列值、电子数据本体以及外部保存信息互相关联地存储。在此，实体ID是电子数据本体(数据原本)的识别信息。文件名是在管理文件中存储的管理对象数据本体(电子数据本体)的文件名。大小是在管理文件中存储的管理对象数据本体的文件大小。散列值是在管理文件中存储的管理对象数据本体的散列值。电子数据本体是在管理文件中存储的管理对象数据本体。外部保存信息，当将管理对象数据本体保存在信息管理DB105的外部时，是其保存目的地信息。 在本实施方式中，作为外部保存信息指定了信息介质控制装置310，因此不使用数据原本表 1056。与之相反，在不使用外部保存信息的情况下，在信息介质控制装置310内的管理文件管理表3161的管理文件实体中不保存管理对象数据本体(电子数据本体)。另一方面，利用者管理服务器装置200具备利用者信息请求接受部201以及利用者管理DB202。利用者信息请求接受部201例如成为通过由未图示的CPU执行包含后述的利用者管理服务器装置200内的各步骤的程序而实现的功能块。利用者管理DB202能够作为可从未图示的CPU进行读/写的存储装置而实现，如图13所示，存储利用者管理表2021。利用者管理表2021针对每个利用者ID将姓名、职务以及岗位相关联地存储。另一方面，信息介质控制装置310具备上位系统部311、信息介质中央控制部 312、上下文信息取得部313、管理请求通信部314、管理文件控制部315、管理客户DB316以及管理文件打印控制部317。上位系统部311、信息介质中央控制部312、上下文信息取得部313、管理请求通信部314、管理文件控制部315以及管理文件打印控制部317，例如成为通过未图示的CPU执行包含后述的信息介质控制装置310内的各步骤的程序而实现的功能块。在此，作为包含信息介质控制装置310的各步骤的程序，例如是用于实现以下的各功能(bl) (b7)的程序即可，在此，在这些各功能(bl) (b7)中，根据希望，使用附加了各种信息或各步骤的功能等任意附加事项的功能。但是，以下的各功能(bl) (b7)是代表性的例子，因此也包含若干任意的附加事项。例如，与所述(a4)的第二判定功能相关的地址信息能够省略。另外，通过直接使用子管理ID，能够省略表示子管理ID的子管理ID 标签。(bl)将包含管理ID以及电子数据本体的管理文件写入管理客户DB316的管理文件管理表3161的功能。(b2)接受与复制对象的电子数据本体对应的管理ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并且将包含接受了输入的管理ID、复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息送出的功能。(b3)将包含送出的复制请求信息和该信息介质控制装置310的地址信息的综合复制请求信息发送到信息管理服务器装置100的功能。(b4)在发送综合复制请求信息后，从信息管理服务器装置100接收处理结果信息的功能，所述处理结果信息包含具有该综合复制请求信息内的管理ID、表示与该管理ID不同的子管理ID的子管理ID标签、以及分发目的地信息的管理台帐信息。(b5)根据在综合复制请求信息中包含的、与复制对象的电子数据本体对应的管理 ID，从管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、处理结果信息中包含的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含管理台帐信息的管理台帐打印数据，并将文档打印数据以及管理台帐打印数据输出到打印装置400的功能。(b6)在分发通过输出的文档打印数据打印的纸文档后进行了回收的情况下，当通过专用读取器(标签读入单元)500从该纸文档读入子管理ID标签表示的子管理ID时，生成包含该读入的子管理ID的已回收更新请求，将该已回收更新请求发送到信息管理服务器装置100的功能。此外，如图2所示，在信息介质控制装置300具备信息管理服务器装置100的各功能的情况下，例如可以如下那样变形。即，作为包含信息介质控制装置310的各步骤的程序，例如是用于实现以下各功能(cl) (cl2)的程序即可，在这些各功能(cl) (cl2)中， 根据希望，使用附加了各种信息或各步骤的功能等任意附加事项的功能即可。但是，与前文所述相同，以下的各功能(cl) (Cl》是代表性的例子，还包含若干任意的附加事项。(cl)将写入了包含管理ID以及电子数据本体的管理文件的管理文件管理表3161 写入到管理客户DB316的功能。(c2)针对管理文件的每个管理ID，将与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略写入管理客户DB316的系统管理表1052的功能。(c3)将基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略写入管理客户DB316的主策略表IOM的功能。(c4)接受与复制对象的电子数据本体对应的管理ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并且送出包含接受了输入的管理ID、复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息的功能。(c5)送出包含所送出的复制请求信息和该信息介质控制装置300的地址信息的综合复制请求信息的功能。(c6)判定所送出的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与综合复制请求信息内的管理ID对应的系统管理表1052内的利用限制策略的第一判定功能。(c7)判定所送出的综合复制请求信息内的地址信息是否满足许可策略的第二判定功能。(c8)当第一以及第二判定功能的判定结果为满足利用限制策略以及许可策略时， 发行与所送出的综合复制请求信息内的管理ID不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入系统管理表1052，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”的功能。(c9)生成包含表示所发行的子管理ID的子管理ID标签、综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并送出包含该管理台帐信息的处理结果信息的功能。(clO)根据在送出的处理结果信息内的管理台帐信息中包含的管理ID，从管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、管理台帐信息内的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含管理台帐信息的管理台帐打印数据，并将文档打印数据以及管理台帐打印数据输出到打印装置400的功能。(cll)在分发根据所输出的文档打印数据打印的纸文档后进行了回收的情况下， 当通过专用读取器(标签读取单元)500从该纸文档读入子管理ID标签表示的子管理ID 时，生成包含该读入的子管理ID的已回收更新请求，并送出该已回收更新请求的功能。(cl2)根据所送出的已回收更新请求内的子管理ID，将状态信息更新为“已回收” 的功能。
管理客户DB316能够作为可从未图示的CPU进行读/写的存储装置而实现，如图 14所示，存储管理文件管理表3161以及访问日志表3162。管理文件管理表3161针对每个管理ID包含状态信息(例如阅览中、-(废止)、可利用等)、管理文件属性信息(生成日期时间信息(alive)、废止(dead)时的废止日期时间信息)以及管理文件实体。作为管理文件属性信息，在此使用管理文件标题部的部分信息 (例如除了上述生成/废止日期时间信息以外，表示该管理文件的复制源的管理文件(父管理文件)的管理ID)，但是，该记载范围，根据该设备的环境设定或信息管理服务器装置的规定，能够为多种形式。另外，作为管理文件属性信息，可以包含通过该设备对各管理文件的访问次数等、未记载在管理文件标题部的动态的利用信息。访问日志表3162，针对每个操作的日期时间，包含操作类别、管理ID、管理文件名。操作类别表示注册状况、新登录、电子数据复制、阅览、删除等操作的类别。管理ID是表示被操作的电子数据的管理ID。管理文件名例如是在该电子数据的管理ID上连接了表示该电子数据的文件形式的扩展名的信息。在访问日志表中管理的内容，除此以外还有对对象管理文件施加了操作的该设备的场所信息(公司内/公司外、GPS信息)等，不限于此。打印装置400是信息介质控制装置SOO1 300m中的一台，但是在此作为通常的打印机来使用。接着，使用图15至图20的示意图，说明以上那样构成的文档管理支持系统的动作。在此，说明指定被赋予了管理ID的管理文件和文档分发目的地信息，使打印装置400 输出包含针对每个分发目的地不同的子管理ID或分发目的地信息的打印文档的动作。在信息介质控制装置310的上位系统部311中，如图21所示，向利用者提示用于选择管理文件、分发目的地、管理台帐输出有无来进行打印请求的打印画面G10。此时，上位系统部311适当地向利用者管理服务器装置200的利用者信息请求接受部201进行询问， 从管理客户DB202取得利用者信息，并显示分发目的地信息。另外，对打印的各复制文档赋予包含用于针对每一部分进行单个识别的子管理ID的识别标签，而且，根据需要打印打印时刻、分发目的地姓名、职务等信息。图22表示复制文档del dc3的结构例，是作为管理文件选择重要顾客名单，将识别标签作为QR码(注册商标)的例子，但是，不限于此例。例如，如果识别标签是能够通过打印装置赋予(打印或粘贴)，可存储管理ID的光学标签或电子标签，则不限于QR码，可以是条形码、二维码、彩色码、水印、RFID等任意形态。另外，在识别标签中，除了管理ID以外，还可以包含使用期限、世代号码、URL、电话号码、邮件地址。由此，例如可以获得以下效果通过便携电话的摄像装置读取QR码，根据便携电话上显示的电话号码或邮件地址，与本信息的询问目的地直接取得联系，或者访问在便携电话中存储的管理Web站点的URL来取得与本信息相关的详细信息，或者顺利地执行回收 /废弃的状态变更。该管理Web站点作为受理回收/废弃请求，承担对信息管理服务器装置100发送已回收更新请求的(后述)、图20的上位系统部311来进行工作。并且，便携电话作为后述的专用读取器500而工作，通过移动通信网将管理ID发送到上位系统部311(管理Web站点)ο为了将输出的复制文档的回收处理严格化，可以与该复制文档一起打印信息资产管理台帐。图23是信息资产管理台帐dm的结构例。在信息资产管理台帐dm中，根据成为基础的管理文件的管理ID信息以及复制文档的各管理ID (QR码)，表示信息资产的父子关系。另外，能够记载各复制文档del、...的分发目的地信息、分发日、回收日以及废弃日，将管理复制文档的所有者或管理状况的作业自动化。通过这种自动化方法，能够减轻手工作业的作业工时或人的错误，得到业务效率提高和一致性强化的效果。接着，说明打印复制文档以及信息资产管理台帐的详细动作。信息介质控制装置310的上位系统部311向信息介质中央控制部312送出包含所选择的管理文件信息(包含与复制对象的电子数据本体对应的管理ID)、请求请求者信息、 分发目的地信息、管理台帐输出有无信息的打印请求信息(STl)。通常在预先决定了管理台帐输出的有无的情况下，可以仅在例外时输入管理台帐输出有无信息。即，管理台帐输出有无信息能够适当省略。另外，打印请求信息也可以称为复制请求信息。请求请求者信息也可以称为复制请求者信息。信息介质中央控制部312，当取得打印请求信息时，向上下文信息取得部313送出取得与请求时的信息介质控制装置310相关的信息的上下文信息请求(ST2)。上下文信息取得部313利用操作系统的功能来取得该信息介质控制装置310的IP 地址这样的能够掌握该信息介质控制装置310的利用位置或利用形式的信息来作为上下文信息，并发送给信息介质中央控制部312 (ST3)。在该信息介质控制装置310中，在处于能够取得GPS、红外线地址、无线节点等场所以及空间信息的状态时，可以包含该空间信息。 另外，可以包含MAC地址、操作系统、终端产品信息等信息。根据上下文信息，文档管理支持系统判断是否符合可打印指定的管理文件的条件，按照该判断执行打印处理。信息介质中央控制部312向通信请求通信部314送出包含从上位系统部311取得的打印请求信息以及从上下文信息取得部313取得的上下文信息的综合打印请求信息 (ST4)。另外，综合打印请求信息也可以称为综合复制请求信息。通信请求通信部314与信息管理服务器装置100进行通信，送出综合打印请求信息(ST5)。信息管理服务器装置100的管理请求接受部，把通过与信息介质控制装置310的通信取得的综合打印请求信息发送给信息管理控制部102 (ST6)。信息管理控制部102从综合打印请求信息内的打印请求信息以及上下文信息中， 选择为了判定是否允许该打印请求而需要的信息，作为策略评价请求信息发送给策略评价部 103 (ST7)。策略评价部103根据策略评价请求信息，针对成为复制源的管理文件的利用控制策略，参照信息管理DB105的系统管理表1052以及主策略表1054，判定请求的打印处理是否在执行条件的范围内。将本判定结果作为策略评价结果信息，发送给信息管理控制部 102 (ST8)。作为判定条件的例子，存在是否没有超过可复制利用的期限、是否信息介质控制装置310不通过无线LAN访问而通过有线LAN访问、是否为拥有打印权限的高级职员等项目。例如在图10所示的主策略表IOM的策略号码001 003的情况下，判定上下文信息内的IP地址是否满足许可策略。另外，例如在图8所示的系统管理表IOM的情况下，根据复制请求者信息是否表示“职员A(生成者)”、或者分发目的地信息是否表示“事业部C内” 等，判定是否满足利用限制策略。使用系统管理表1052以及主策略表IOM的判定的顺序可以先执行任意一个。即，策略判定的顺序是任意的。
信息管理控制部102，在根据策略评价结果拒绝了打印执行时，经由管理请求接受部101向信息介质控制装置310通知执行权限的错误，结束处理。在根据策略评价结果承认了打印执行时，向信息管理控制部104送出包含综合打印请求信息的管理ID发行请求信息，请求复制文档的ID发行处理以及管理台帐的生成处理(ST9)。信息管理控制部104，当取得管理ID发行请求信息时，发行复制文档的份数的管理ID(=子管理ID，与综合打印请求信息内的管理ID不同)以及管理台帐的管理ID，在信息管理DB105的管理ID表1051、系统管理表1052中写入发行信息。此时，信息管理控制部 104以根据综合打印请求信息内的管理ID，在系统管理表1052中写入所发行的子管理ID， 并且将与写入的子管理ID对应的生存信息内的状态信息更新为“已分发”的方式写入发行信息。另外，信息管理控制部104将管理台帐的管理ID、发行日、父管理ID、公开范围(复制了父管理ID的利用限制策略内的“场所”的内容)、复制请求者、操作类别、分发目的地、子管理ID、分发日、回收日(空栏)、废弃日(空栏)等管理台帐的发行信息写入系统管理表 1052。另外，在访问日志管理表1053中写入该打印请求的日志信息。信息管理控制部104 将包含发行的管理台帐的管理ID的管理台帐生成请求发送给管理台帐生成部106 (STlO)。管理台帐生成部106根据管理台帐生成请求，生成包含表示所发行的子管理ID的子管理ID标签、综合打印请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并发送给信息管理控制部104 (STll)。在此，通过将子管理ID变换为条形码、二维码、水印或彩色码等子管理ID标签，生成包含子管理ID的子管理ID标签来生成管理台帐信息，但是不限于此，也可以不将子管理ID变换为子管理ID标签地生成管理台帐信息。另外，管理台帐信息不限于上述的子管理ID标签、综合打印请求信息内的管理ID以及分发目的地信息， 在此如图20所示，包含管理台帐的管理ID、发行日、复制请求者信息、操作类别等信息。另外，作为管理台帐信息，如果包含管理台帐的管理ID、综合打印请求信息内的管理ID、子管理ID (或子管理ID标签)以及分发目的地信息这4种信息，则容易管理文档。信息管理控制部104将包含为了复制文档而发行的子管理ID的子管理ID信息以及管理台帐信息发送给信息管理控制部102(ST12)。由于管理台帐信息包含子管理ID标签，因此可以省略子管理ID信息。信息管理控制部102将包含策略评价结果信息、子管理ID信息以及管理台帐信息的服务器处理结果信息发送到管理请求接受部101 (ST13)。管理请求接受部101向信息介质控制装置310送出服务器处理结果信息(ST14)。管理请求通信部314把从信息管理服务器装置100接收的服务器处理结果信息发送给信息介质中央控制部312(ST15)。信息介质中央控制部312根据服务器处理结果信息内的策略评价结果信息确认能够执行打印处理，将包含成为复制源的管理文件信息、子管理ID信息以及管理台帐信息的管理文件打印请求发送给管理文件控制部315 (ST16)。策略评价结果信息及其确认处理， 仅在策略评价结果为“许可”时接收包含子管理ID信息以及管理台帐信息等的服务器处理结果信息，因此能够省略。管理文件控制部315根据在该管理文件打印请求内的管理文件信息中包含的管理ID，从管理客户DB315的管理文件管理表3161中取得管理文件实体。从该管理文件实体中提取在主体部中存储的电子数据本体，将包含该电子数据本体、子管理ID信息以及管理台帐信息的打印处理信息发送给管理文件打印控制部317(ST17)。另外，管理文件控制部 315，关于子管理文件，将子管理ID、状态“已分发”以及管理文件标题部分信息写入到管理文件管理表3161，并且在访问日志表3612中写入日期时间、操作类别“打印”、子管理ID以及管理文件名。管理文件打印控制部317生成包含电子数据本体、管理台帐信息内的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含管理台帐信息的管理台帐打印数据，将文档打印数据以及管理台帐打印数据输出到打印装置400(ST18)。打印数据的生成，在管理台帐信息不包含子管理ID标签而包含子管理ID时，根据管理台帐信息内的子管理ID生成条形码、二维码、彩色码、水印等光学码(子管理ID标签)，对电子数据本体的打印数据进行覆盖(光学的覆盖)。此时，根据需要，可以将打印请求日期时间信息、分发目的地信息与光学标签一起进行覆盖。也可以是在光学标签中存储打印请求日期时间信息、分发目的地信息、 废弃期限等文档属性信息的方式。打印装置400根据各复制文档的文档打印数据以及管理台帐信息的管理台帐打印数据执行打印处理，如图22以及图23所示，输出复制文档del dc3以及信息资产管理台帐dm的各纸文档。打印装置400当打印处理完成时，向管理文件打印控制部317送出打印结果信息(ST19)。送出打印结果信息的时刻，可以在请求的全部复制文档以及管理台帐的打印完成后，也可以是将各打印文档以及管理台帐每打印完一份时送出打印结果信息的形式。管理文件打印控制部317当取得打印结果信息时向管理文件控制部315送出打印结果通知(ST20)。在打印结果通知中可以包含输出日期时间、张数、用纸类别、颜色、单色或黑白打印的类别、每一张的页数、双面打印、花纹打印等打印信息。管理文件控制部315将打印输出结果信息写入管理客户DB316的访问日志表3162 中。当向管理客户DB316的写入完成时，向信息介质中央控制部312送出打印结果通知 (ST21)。信息介质中央控制部312向管理请求通信部314送出打印结果通知(ST22)。管理请求通信部314向信息管理服务器装置100送出打印结果通知(ST23)。管理请求接受部101向信息管理控制部102送出从信息介质控制装置310收到的打印完成通知(ST24)。信息管理控制部102向信息管理控制部104送出打印结果通知(ST25)。信息管理控制部104在信息管理DB105的系统管理表1052中写入复制文档信息。 此时，作为根据打印源的管理文件的管理ID复制的子信息介质，将父子关系性、介质类别、 分发目的地信息等所在地信息存储在该系统管理表1052中。信息管理控制部104，当完成向信息管理DB105的写入时，向信息管理控制部102送出打印完成应答(ST26)。信息管理控制部102向管理请求接受部101送出打印完成应答(ST27)。管理请求接受部101向信息介质控制装置310送出打印完成应答(ST28)。管理请求通信部315向信息介质中央控制部313送出从信息管理服务器装置100 取得的打印完成应答(ST29)。信息介质中央控制部313将正常完成打印处理作为打印处理完成信息，向上位系统部311送出，并完成处理。可以是在打印处理完成信息中包含所发行的子管理ID信息的、包含与复制文档相关的信息的形式。接着，使用图20说明回收了复制文档del dc3时的动作。专用读取器500通过回收了复制文档del dc3的用户的操作，读入复制文档 del dc3的子管理ID标签(QR码)表示的子管理ID、以及信息资产管理台帐dm的管理 ID标签(QR码)表示的管理ID，并送出到上位系统部311。上位系统部311将包含这些复制文档del dc3的子管理ID以及信息资产管理台帐dm的管理ID的已回收更新请求经由信息介质中央控制部312以及管理请求通信部314 发送到信息管理服务器装置100。在信息管理服务器装置100中，信息管理控制部104经由管理请求接受部101以及信息管理控制部102接受该已回收更新请求。信息管理控制部104根据该已回收更新请求，将信息管理DB105内的系统管理表 1052的生存信息内的状态信息从“已分发”更新为“已回收”，将表示更新内容的访问日志信息写入访问日志管理表1053，将更新完成通知经由管理请求接受部101以及信息管理控制部102发送到信息介质控制装置310。在信息介质控制装置310中，管理文件控制部315经由管理请求通信部314以及信息介质中央控制部312接受该更新完成通知。管理文件控制部315根据该更新完成通知，在管理客户DB315内的访问日志表 3162中写入访问日志(日期时间、操作类别“已回收”、子管理ID)，并且将与管理文件管理表3161的子管理ID相应的状态更新为“已回收”，将DB更新完成送出到信息介质中央控制部 312。信息介质中央控制部312，当收到DB更新完成时，将回收处理完成信息送出到上位系统部311。如上所述，根据本实施方式，在满足利用限制策略以及许可策略的情况下，根据包含管理台帐信息的处理结果信息，输出包含子管理ID以及电子数据本体的文档打印数据、 和包含管理台帐信息的管理台帐数据。由此，即使在复制规定了严格的管理策略的文档时， 也可以实现复制文档严格并且高效的分发。另外，在将所打印的纸文档分发后进行回收的情况下，发送包含表示从该纸文档读入的子管理ID标签的子管理ID的已回收更新请求，根据已回收更新请求内的子管理ID，将状态信息更新为“已回收”。由此可以实现复制文档的高效率的回收。因此，即使在对规定了严格的管理策略的文档进行复制时，也可以实现直到复制文档的严格并且高效率的分发以及回收为止的文档生命周期管理。例如，作为对规定了严格的管理策略的文档进行复制的状况的一例，假定在将需要回收的机密资料复制到纸文档上来进行会议的情况下，存在通过手写对分发的各纸文档附加序列号，创建管理本文档的分发目的地或回收状况的分发管理台帐的业务情景。此时， 为了进行严密的信息管理，在把机密资料打印或复印在纸文档上的利用者操作时的状况下，需要每次验证是否拥有可以执行该操作的权限，或者分发目的地是否拥有取得该纸文档的权限。但是，在现有的4种方法中，无法使与序列号的记载或台帐生成、权限的认证等信息管理相伴的业务巧妙地自动化。因此，在现有的4种方法中，由于人的错误的可能性，存在产生违反一致性的担心、或伴随信息管理的业务负荷增大的担心。综上所述，现有的4种方法，在对规定了严格的管理策略的文档进行复制的情况下不适当，由于人的错误的可能性，存在无法实现复制文档的严格的文档生命周期管理这样的不良情况。而且，现有的4种方法还存在由于与信息管理相伴的业务负荷的增大，无法实现高效率的文档生命周期管理的不良情况。另一方面，在本实施方式中如前所述，没有这样的不良情况。。另外，在本实施方式中，可以自动输出赋予了不同管理ID的复制文档、和管理复制原本和复制文档的关系或管理状态(分发、回收、废弃等)的文档管理台帐。由此，在本实施方式中，除了可以自动进行分发前的文档管理号码的号码赋予作业或管理台帐的生成作业，还可以经由各复制文档的子管理ID或管理台帐的管理ID，高效率地向系统反映各复制文档的管理状态。例如，用专用读取器500或便携终端从在复制文档上打印的二维码中读取管理 ID,向信息管理服务器100送出回收、废弃等状态，由此，在系统管理表1052中自动反映复制文档的管理状态。通过自动统计该反映，可以构建高效率地确定未分发、未回收、未废弃的复制文档及其所在地，并且通过邮件或电话催促所有者或管理责任人将成为对象的复制文档转移到适当的管理状态的机制。而且，根据本实施方式，还可以构建通过专用读取器500或便携终端从在复制文档中打印的管理ID标签读取管理ID，向信息管理服务器装置100询问该文档的利用期限、 应该废弃/回收的日期时间的机制。由此，可以构建在通过信息管理服务器装置100变更了利用期限、废弃/回收日期时间的管理策略的情况下，持有复制文档的用户主动地取得与该文档的适当的处理相关的信息的机制。〈第2实施方式〉图M是表示第2实施方式的文档管理支持系统的结构的示意图，对于与图5相同的部分赋予相同符号，省略其详细说明。在此主要说明不同的部分。以下的各实施方式也同样省略重复的说明。本实施方式是第1实施方式的变形例，是从打印了管理ID的纸文档复印打印了子管理ID的复制文档的方式。在本实施方式中，将信息介质控制装置300中的、数字复合机或复印机等具有操作面板并且具有从纸文档复印纸文档的功能的设备作为信息介质控制装置320来处理。在此，信息介质控制装置具备上位系统部321、信息介质中央控制部322、上下文信息取得部323、管理请求通信部324、IC卡读取部325、Web服务器326、面板控制部327、 打印控制部328、扫描仪部329。上位系统部321具备取得来自IC卡读取部325的复印请求者的利用者ID信息和来自面板控制部327的画面选择信息，作为复印请求信息送出到信息介质中央控制部322 的功能；取得利用者ID信息、画面选择信息，根据需要向Web服务器部3 请求Web页，取得面板显示用页信息的功能。信息介质中央控制部322具备接受来自上位系统部321的复印请求信息，向打印控制部3 请求成为复印原本的纸文档信息，取得该复印原本的父管理ID信息的功能；从上下文信息取得部323取得上下文信息的功能；向管理请求通信部3M送出包含复印请求信息、复印原本的父管理ID信息以及上下文信息的综合复印请求信息的功能。上下文信息取得部323具备针对来自信息介质中央控制部322的上下文信息请求，从操作系统的关系功能等取得IP地址、MAC地址等与该介质控制装置320相关的上下文信息，并向信息介质中央控制部322送出的功能。管理请求通信部3M具备当取得来自信息介质中央控制部322的综合复印请求信息时，与信息管理服务器装置100通信来送出该综合复印请求信息的功能；从信息管理服务器装置取得服务器处理结果信息，向信息介质中央控制部322送出的功能。IC卡读取部314具备从复印请求者的IC卡读取利用者ID信息，将该利用者IC 信息送出到上位系统部321的功能。Web服务器部3 具备根据来自上位系统部321的页请求，生成在该信息介质控制装置的面板上显示的面板页信息，并向上位系统部321送出的功能；从利用者管理服务器装置200取得生成该面板页信息时需要的利用者信息的功能。面板控制部327具备在该信息介质装置320的面板上显示从上位系统部321取得的面板页信息的功能；向上位系统部321送出在面板画面上选择的画面选择信息的功能。打印控制部3 具备根据来自信息介质中央控制部322的原稿读入请求，向扫描仪部3 请求复印父文档信息的扫描的功能；解析以及提取来自扫描仪部329的该复印父文档信息所附带的管理ID信息，向信息介质中央控制部322送出的功能。扫描仪部3 具备根据来自打印控制部3 的父文档的扫描请求，读取父文档的扫描图像，向打印控制部3 送出包含该扫描图像信息的扫描结果信息的功能。接着，使用图25至图27的结构图说明进行复制文档的复印以及信息资产管理台帐的打印的详细动作。在信息介质控制装置320的面板上，作为画面等待状态，如图观的画面结构例所示，显示了催促将利用者的ID卡通过该信息介质控制装置320的IC卡读取器的画面G20。 在此，当ID卡通过IC卡读取器时，IC卡读取部325向上位系统部321送出所读取的利用者ID信息(ST41)。上位系统部321向Web服务器部3 送出包含所取得的利用者ID信息的页请求信息(ST42)。Web服务器部326向利用者管理服务器装置200送出含有在页请求信息中包含的利用者ID信息的利用者信息请求(ST43)。利用者管理服务器装置200从利用者信息请求接受部210向管理客户DB202取得与该利用者ID相关的利用者信息，并向Web服务器部3 送出(ST44)。在此，“与利用者 ID相关的利用者信息”包含利用者ID表示的利用者信息，可以适当地在该利用者ID表示的利用者信息中附加一部分(例如家姓、隶属等)相同的利用者信息。Web服务器部3 生成用于显示包含所获得的利用者信息以及操作按钮的面板操作画面用Web页的面板页信息，送出到上位系统部321 (ST45)。该Web页如图四的复印操作画面G30的结构例所示，可以包含请求者信息(利用者ID表示的利用者信息)的显示区域g31、和显示为“综合复制”的复印操作按钮32g，也可以适当地省略扫描操作按钮g33、注销操作按钮g34。
上位系统部321将取得的面板页信息送出到面板控制部327 (ST46)。面板控制部327在该信息介质控制装置320的面板上显示所取得的面板页信息。 当在面板上通过触摸面板等输入单元选择了复印操作按钮g32时，面板控制部327将所选择的信息作为画面选择信息，向上位系统部321送出(ST47)。上位系统部321向Web服务器部3 送出用于请求与该利用者ID相关的综合复制用的面板页的页请求信息(ST48)。Web服务器部3 如图30所示，生成用于显示包含请求者信息g41，包含分发目的地信息的选择区域g42、管理台帐输出有无的复选框g43、复印操作按钮g44以及注销操作按钮g45的画面G40的面板页信息，向上位系统部321送出(ST49)。作为分发目的地信息， 可以使用在步骤ST44中取得的利用者信息(共同的属性的利用者信息)，(在未取得共同的属性的利用者信息的情况下)，也可以使用再次执行与ST44相同的处理而取得的利用者信息(共同的属性的利用者信息)。上位系统部321向面板控制部327送出面板页信息(STST50)。面板控制部327在该信息介质控制装置320的面板上显示所取得的面板页信息。 接着，向上位系统部321送出包含在面板上选择的分发目的地信息、管理台帐输出有无的画面选择信息(ST51)。上位系统部321向信息介质中央控制部322送出包含复印请求者的利用者ID信息、分发目的地信息、管理台帐输出有无的复印请求信息(ST52)。信息介质中央控制部322为了读入成为复印原本的原稿，向打印控制部3 送出原稿读入请求(ST53)。打印控制部328当接受原稿读入请求时，向扫描仪部3 送出请求原稿的扫描图像信息的扫描请求(ST54)。扫描仪部329，当接受扫描请求时，向打印控制部3 送出包含读入成为复印原本的原稿而获得的扫描图像信息的扫描结果信息(ST55)。打印控制部3 从扫描图像信息取得嵌入的该文档信息的管理ID信息，作为父管理ID信息，送出到信息介质中央控制部322(ST56)。信息介质中央控制部322当取得父管理ID信息时，向上下文信息取得部323送出取得与请求时的信息介质控制装置320相关的信息的上下文信息请求(ST57)。上下文信息取得部323与实施方式1的ST2相同地，利用操作系统的功能取得该信息介质控制装置320的IP地址等可以掌握该信息介质控制装置320的利用位置、利用形式的信息作为上下文信息，并送出到信息介质中央控制部322(ST55)。信息介质中央控制部322向管理请求通信部3 送出包含从上位系统部321取得的复印请求信息、从打印控制部3 取得的父管理ID信息、以及从上下文信息取得部323 取得的上下文信息的综合复印请求信息ST56(ST56)。管理请求通信部3M与信息管理服务器装置100进行通信，送出综合复印请求信息(ST57)。信息管理服务器装置100进行与第1实施方式的步骤ST5至ST14相同的处理，向信息介质控制装置320送出服务器处理结果信息(ST58至ST66)。在此，假定可以将综合打印请求信息称为综合复印请求信息。
管理请求通信部324向信息介质中央控制部322送出从信息管理服务器装置100 取得的服务器处理结果信息(ST67)。信息介质中央控制部322向打印控制部3 送出包含服务器处理结果信息中包含的子管理ID信息以及管理台帐信息的复印请求信息(ST68)。打印控制部328，当取得复印请求信息时，根据子管理ID信息生成条形码、二维码、彩色码、水印等光学码，针对复制文档的每一部分，生成在父文档的扫描图像中的父管理ID信息的光学码信息上覆盖的打印用数据并进行打印。另外，处理管理台帐信息来打印管理台帐。当各文档输出处理完成时，向信息介质中央控制部322送出复印完成信息 (ST69)。信息介质中央控制部322，当取得复印完成信息时，向管理请求通信部3M送出复印结果信息(ST70)。管理请求通信部324向信息管理服务器装置100送出复印结果信息(ST71)。信息管理服务器装置100进行与第1实施方式的步骤ST23至SD8相同的处理， 向信息介质控制装置320送出复印完成应答(ST76)。在此，将打印完成应答称为复印完成应答。管理请求通信部324向信息介质中央控制部322送出从信息管理服务器装置100 取得的复印完成应答(ST77)。信息介质中央控制部322，当接受到复印完成应答时，向上位系统部321送出用于向面板上通知复印完成的复印处理完成信息(ST78)。上位系统部321将该复印处理完成信息作为页请求信息，送出到Web服务器部 326(ST79)。Web服务器部3 如图31所示，生成用于显示包含请求者信息g51，包含包含父管理ID、分发目的地信息以及复印份数的复制完成消息g52的画面G50的面板页信息，送出到上位系统部321(ST80)。上位系统部321向面板控制部327送出面板页信息(ST81)。面板控制部327根据面板页信息显示图31所示的画面G50并完成处理。与第1实施方式同样地执行回收时的动作。如上所述，根据本实施方式，当从打印了管理ID的纸文档复印打印了子管理ID的复制文档时，可以得到与第1实施方式相同的效果。另外，根据以上说明的各实施方式，可以在限制文件的复制的同时，管理文件的生命周期。上述各实施方式中记载的方法，作为可以由计算机执行的程序，也可以存储在磁盘(软盘(floppy disc)(注册商标)、硬盘等)、光盘(CD-R0M、DVD等)、光磁盘(MO)、半导体存储器等存储介质中来颁发。另外，作为该存储介质，只要是可以存储程序并且可以由计算机读取的存储介质， 其存储形式可以是任意形态。另外，根据从存储介质安装在计算机中的程序的指示在计算机上运行的OS(操作系统)、或数据库管理软件、网络软件等MW(中间件)等，可以执行用于实现上述实施方式的各处理的一部分。
而且，上述各实施方式中的存储介质不限于与计算机独立的介质，也包含下载通过LAN或因特网等传送的程序来存储或临时存储的存储介质。另外，存储介质不限于1个，从多个介质执行上述实施方式中的处理的情况也包含在上述实施方式中的存储介质中，介质结构可以是任意结构。上述实施方式中的计算机，根据在存储介质中存储的程序来执行上述实施方式中的各处理，可以是个人计算机等由一个组成的装置、将多个装置进行网络连接而得的系统等任意结构。另外，上述实施方式中的计算机不限于个人计算机，也包含在信息处理设备中包含的运算处理装置、微型计算机等，是能够通过程序来实现实施方式的功能的设备、装置的总称。上述实施方式不限定于其原来的形态，在不脱离其主旨的范围内可以对构成要素进行变形来具体化。另外，通过上述实施方式中公开的多个构成要素的适当的组合，可以形成各种变形例。例如可以从实施方式中所示的全部构成要素中删除若干构成要素。而且也可以适当组合不同实施方式中的构成要素。
权利要求
1. 一种文档管理支持系统，具备可互相通信的多个信息介质控制装置(30(^-30(^)以及信息管理服务器装置(100)，其特征在于， 所述各信息介质控制装置具备管理文件管理表存储单元(bl，316)，其存储管理文件管理表(3161)，所述管理文件管理表写入了包含管理ID以及电子数据本体的管理文件；复制请求送出单元032，311，ST1)，其接受与作为复制对象的电子数据本体对应的管理 ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并且送出包含接受了所述输入的管理ID、 复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息；综合复制请求发送单元(b3，312，314，ST4 SI^)，其向所述信息管理服务器装置发送包含所述送出的复制请求信息、和该信息介质控制装置的地址信息的综合复制请求信息；处理结果接收单元(b4，314，ST15)，其在所述综合复制请求信息的发送后，从所述信息管理服务器装置接收包含管理台帐信息的处理结果信息，所述管理台帐信息具有该综合复制请求信息内的管理ID、表示与该管理ID不同的子管理ID的子管理ID标签、以及所述分发目的地信息；打印数据输出单元(b5，315，317，ST17 ST18)，其基于与作为所述复制对象的电子数据本体对应的管理ID，从所述管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、所述处理结果信息中包含的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含所述管理台帐信息的管理台帐打印数据，并输出所述文档打印数据以及管理台帐打印数据；以及已回收更新请求发送单元(M，311，312，314)，其在将通过所述输出的文档打印数据打印的纸文档分发后进行了回收的情况下，当通过标签读取单元(500)从该纸文档读取子管理ID标签表示的子管理ID时，生成包含该读取的子管理ID的已回收更新请求，并将该已回收更新请求发送到所述信息管理服务器装置， 所述信息管理服务器装置具备系统管理表存储单元(105)，其存储系统管理表(1052)，所述系统管理表(1052)针对所述管理文件的每个管理ID，写入了与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略；主策略表存储单元(105)，其存储包含基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略的主策略表(1054)；第一判定单元(a3，103，ST8)，其判定从所述复制请求发送单元接收的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与所述综合复制请求信息内的管理 ID对应的所述系统管理表内的利用限制策略；第二判定单元(a4，103，ST8)，其判定所述接收到的综合复制请求信息内的地址信息是否满足所述许可策略；子管理ID发行单元(a5，104)，其在所述第一以及第二判定单元的判定结果为满足所述利用限制策略以及所述许可策略时，发行与所述接收到的综合复制请求信息内的管理ID 不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入所述系统管理表中，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”；管理台帐信息生成单元(a6，106，104，102，101，STll ST14)，其生成包含表示所述发行的子管理ID的子管理ID标签、所述综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并将包含该管理台帐信息的所述处理结果信息发送到作为所述综合复制请求信息的发送源的信息介质控制装置；以及已回收更新单元(a7，104)，其根据从所述已回收更新请求发送单元接收到的已回收更新请求内的子管理ID，将所述状态信息更新为“已回收”。
2. 一种文档管理支持系统，具备可互相通信的多个信息介质控制装置(30(^-30(^) 中的2台以上的各第1信息介质控制装置、和所述多个信息介质控制装置中的与所述各第 1信息介质控制装置不同的各第2信息介质控制装置，其特征在于， 所述各第2信息介质控制装置具备管理文件管理表存储单元(bl，316)，其存储管理文件管理表(3161)，所述管理文件管理表中写入了包含管理ID以及电子数据本体的管理文件；复制请求送出单元032,311，STl)，其接受与作为复制对象的电子数据本体对应的管理 ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并且送出包含所述接受了输入的管理ID、 复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息；综合复制请求发送单元(b3，312，314，ST4 SI^)，其将包含所述送出的复制请求信息、和该信息介质控制装置的地址信息的综合复制请求信息发送到所述信息管理服务器装置；处理结果接收单元(b4，314，ST15)，其在所述综合复制请求信息的发送后，从所述信息管理服务器装置接收包含管理台帐信息的处理结果信息，所述管理台帐信息具有该综合复制请求信息内的管理ID、表示与该管理ID不同的子管理ID的子管理ID标签、以及所述分发目的地信息；打印数据输出单元(b5，315，317，ST17 ST18)，其根据与所述作为复制对象的电子数据本体对应的管理ID，从所述管理文件取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、所述处理结果信息中包含的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含所述管理台帐信息的管理台帐打印数据，并输出所述文档打印数据以及管理台帐打印数据；以及已回收更新请求发送单元(M，311，312，314)，其在将通过所述输出的文档打印数据打印的纸文档分发后进行了回收的情况下，当通过标签读取单元(500)从该纸文档读取子管理ID标签表示的子管理ID时，生成包含该读取的子管理ID的已回收更新请求，并将该已回收更新请求发送到所述信息管理服务器装置，所述各第1信息介质控制装置将由以下单元组成的各手段分别分散配置 系统管理表存储单元(105)，其存储系统管理表(1052)，所述系统管理表(1052)针对所述管理文件的每个管理ID，写入了与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略；主策略表存储单元(105)，其存储包含基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略的主策略表(1054)；第一判定单元(a3，103，ST8)，其判定从所述复制请求发送单元接收的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与所述综合复制请求信息内的管理 ID对应的所述系统管理表内的利用限制策略；第二判定单元(a4，103，ST8)，其判定所述接收到的综合复制请求信息内的地址信息是否满足所述许可策略；子管理ID发行单元(a5，104)，其在所述第一以及第二判定单元的判定结果为满足所述利用限制策略以及所述许可策略时，发行与所述接收到的综合复制请求信息内的管理ID 不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入所述系统管理表中，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”；管理台帐信息生成单元(a6，106，104，102，101，STll ST14)，其生成包含表示所述发行的子管理ID的子管理ID标签、所述综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并将包含该管理台帐信息的所述处理结果信息发送到作为所述综合复制请求信息的发送源的信息介质控制装置；以及已回收更新单元(a7，104)，其根据从所述已回收更新请求发送单元接收到的已回收更新请求内的子管理ID，将所述状态信息更新为“已回收”。
3. 一种信息介质控制装置(300)，其特征在于， 具备管理文件管理表存储单元(cl，3161)，其存储管理文件管理表(3161)，所述管理文件管理表中写入了包含管理ID以及电子数据本体的管理文件；系统管理表存储单元(c2，105)，其存储系统管理表(1052)，所述系统管理表中针对所述管理文件的每个管理ID，写入与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略；主策略表存储单元(c3，105)，其存储包含基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略的主策略表(1054)；复制请求送出单元(c4)，其接受与作为复制对象的电子数据本体对应的管理ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并且送出包含所述接受了输入的管理ID、复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息；综合复制请求送出单元(c5)，其送出包含所述送出的复制请求信息、和该信息介质控制装置的地址信息的综合复制请求信息；第一判定单元(c6)，其判定所述送出的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与所述综合复制请求信息内的管理ID对应的所述系统管理表内的利用限制策略；第二判定单元(c7)，其判定所述送出的综合复制请求信息内的地址信息是否满足所述许可策略；子管理ID发行单元(c8)，当所述第一以及第二判定单元的判定的结果为满足所述利用限制策略以及所述许可策略时，发行与所述送出的综合复制请求信息内的管理ID不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入所述系统管理表，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”；管理台帐信息生成单元(c9)，其生成包含表示所述被发行的子管理ID的子管理ID标签、所述综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并送出包含该管理台帐信息的所述处理结果信息；打印数据输出单元(clO)，其根据所述送出的处理结果信息内的管理台帐信息中包含的管理ID，从所述管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、所述管理台帐信息内的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和所述管理台帐信息的管理台帐打印数据，并输出所述文档打印数据以及管理台帐打印数据；已回收更新请求送出单元(cll)，其在将通过所述输出的文档打印数据打印的纸文档分发后进行了回收的情况下，通过标签读取单元(500)从该纸文档读取子管理ID标签表示的子管理ID，生成包含该读取的子管理ID的已回收更新请求，并送出该已回收更新请求； 以及已回收更新单元(cl2)，其根据所述送出的已回收更新请求内的子管理ID，将所述状态信息更新为“已回收”。
4. 一种信息介质控制装置(300)，其能够与信息管理服务器装置(100)通信，所述信息管理服务器装置(100)保存针对管理文件的每个管理ID，写入与该管理ID关联的子管理 ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略的系统管理表(105 ；包含基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略的主策略表(1054)的各表， 所述信息介质控制装置的特征在于， 具备管理文件管理表存储单元(bl，316)，其存储管理文件管理表(3161)，所述理文件管理表(3161)中写入了包含管理ID以及电子数据本体的所述管理文件；复制请求送出单元032，311，ST1)，其接受与作为复制对象的电子数据本体对应的管理 ID、复制请求者信息以及分发目的地信息的输入，并且送出包含与所述接受了输入的管理 ID、复制请求者以及分发目的地信息的复制请求信息；综合复制请求发送单元(b3，312，314，ST4 SI^)，其向所述信息管理服务器装置发送包含所述送出的复制请求信息、和该信息介质控制装置的地址信息的综合复制请求信息；处理结果接收单元(b4，314，ST15)，在所述信息管理服务器装置中，判定从所述复制请求发送单元接收的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与所述综合复制请求信息内的管理ID对应的所述系统管理表内的利用限制策略，并且判定所述接收到的综合复制请求信息内的地址信息是否满足所述许可策略，当满足所述利用限制策略以及所述许可策略时发行与所述接收到的综合复制请求信息内的管理ID不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入所述系统管理表，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”，生成包含表示所述发行的子管理ID的子管理ID标签、所述综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并发送包含该管理台帐信息的所述处理结果信息，由此，接收从所述信息管理服务器装置发送的处理结果信息；打印数据输出单元(b5，315，317，ST17 ST18)，其基于所述接收到的处理结果信息内的管理台帐信息中包含的管理ID，从所述管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、所述处理结果信息中包含的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含所述管理台帐信息的管理台帐打印数据，并输出所述文档打印数据以及管理台帐打印数据；以及已回收更新请求发送单元(M，311，312，314)，其在将通过所述输出的文档打印数据打印的纸文档分发后进行了回收的情况下，当通过标签读取单元(500)从该纸文档读取子管理ID标签表示的子管理ID时，生成包含该读取的子管理ID并用于将所述状态信息更新为 “已回收”的已回收更新请求，并将该已回收更新请求发送到所述信息管理服务器装置。
5. 一种信息管理服务器装置(100)，其能够与信息介质控制装置(300)通信，所述信息介质控制装置保存写入了包含管理ID以及电子数据本体的管理文件的管理文件管理表 (3161)，所述信息管理服务器装置的特征在于，系统管理表存储单元(105)，其存储系统管理表(1052)，所述系统管理表(105 中针对所述管理文件的每个管理ID，写入了与该管理ID关联的子管理ID以及状态信息、和基于复制请求者信息以及分发目的地信息的利用限制策略；主策略表存储单元(105)，其存储包含基于信息介质控制装置的地址信息的许可策略的主策略表(1054)；从所述信息介质控制装置接收包含复制请求信息和该信息介质控制装置的地址信息的综合复制请求信息的单元(101)，所述复制请求信息包含与输入到所述信息介质控制装置的作为复制对象的电子数据本体对应的管理ID、复制请求者信息以及分发目的地信息； 第一判定单元(a3，103，ST8)，其判定所述接收到的综合复制请求信息内的复制请求者信息以及分发目的地信息是否满足与所述综合复制请求信息内的管理ID对应的所述系统管理表内的利用限制策略；第二判定单元(a4，103，ST8)，其判定所述接收到的综合复制请求信息内的地址信息是否满足所述许可策略；子管理ID发行单元(a5，104)，其在所述第一以及第二判定单元的判定结果为满足所述利用限制策略以及所述许可策略时，发行与所述接收到的综合复制请求信息内的管理ID 不同的子管理ID，根据该综合复制请求信息内的管理ID将该子管理ID写入所述系统管理表中，并且将与所写入的子管理ID对应的状态信息更新为“已分发”；管理台帐信息生成单元(a6，106，104，102，101，STll ST14)，其生成包含表示所述发行的子管理ID的子管理ID标签、所述综合复制请求信息内的管理ID以及分发目的地信息的管理台帐信息，并将包含该管理台帐信息的所述处理结果信息发送到所述信息介质控制装置；在所述信息介质控制装置中，根据在所述接收到的处理结果信息内的管理台帐信息中包含的管理ID，从所述管理文件中取出电子数据本体，生成包含该取出的电子数据本体、所述管理台帐信息内的子管理ID标签以及分发目的地信息的文档打印数据、和包含所述管理台帐信息的管理台帐打印数据，并输出所述文档打印数据以及管理台帐打印数据，在将通过所述输出的文档打印数据打印的纸文档分发后进行了回收的情况下，当通过标签读取单元(500)从该纸文档读取子管理ID标签表示的子管理ID时，生成包含该读取的子管理 ID的已回收更新请求，并发送该已回收更新请求，由此，从所述信息介质控制装置接收所述已回收更新请求的单元(101)；以及已回收更新单元(a7，104)，其根据所述接收到的已回收更新请求内的子管理ID，将所述状态信息更新为“已回收”。
全文摘要
根据一个实施方式，信息管理服务器装置在从信息介质控制装置接收到的综合复制请求信息满足利用限制策略以及许可策略时，发送包含管理台帐信息的处理结果信息，该管理台帐信息包含子管理ID。信息介质控制装置根据处理结果信息，输出包含子管理ID以及电子数据本体的文档打印数据、和包含管理台帐信息的管理台帐数据。另外，信息介质控制装置，在分发根据文档打印数据打印的纸文档后进行了回收的情况下，发送包含通过专用读取器从该纸文档读取的子管理ID的已回收更新请求。信息管理服务器装置根据该已回收更新请求内的子管理ID，将状态信息更新为“已回收”。
文档编号G06Q10/10GK102449650SQ201080023719
公开日2012年5月9日 申请日期2010年5月27日 优先权日2009年5月29日
发明者宫崎真悟, 小川美奈子, 森尻智昭 申请人:东芝解决方案株式会社, 株式会社东芝