一种利用erp系统生成单据的方法
【专利摘要】本发明涉及一种利用ERP系统生成单据的方法。该方法包括：步骤1：ERP系统获得确认数据项；步骤2：以确认数据项作为查询条件，在ERP系统中查询数据，并显示查询结果；其中，查询结果为N个单据数据子集的集合，N为不小于1的整数；步骤3：从查询结果中选取M个单据数据子集作为单据操作对象；其中，M为不小于1且不大于N的整数；步骤4：依次对每个单据操作对象中的非确认数据项进行录入，使所有单据操作对象组成的单据操作集合符合生成单据的目的；步骤5：根据单据操作集合生成单据。本发明能快速、准确地生成单据。
【专利说明】一种利用ERP系统生成单据的方法
【技术领域】
[0001]本发明涉及ERP系统应用【技术领域】，特别是涉及一种利用ERP系统生成单据的方法。
【背景技术】
[0002]利用ERP系统来生成单据(如入库单据、移库单据、出库单据等)是当今企业里常见的物品管理方法，省时省力，因而应用比较广泛。
[0003]现有的ERP系统，其对单据上的数据只是采取了存储的管理方式，使用不方便。例如，因对某物品进行出库操作而要生成出库单据时，只能采取手工录入的方式在ERP系统中依次录入各仓库的出库物品名称、出库的物品的各项属性(如颜色、批次、尺寸、有效期等)以及出库数量等数据项，这种方式不仅费时费力，而且还会因录入者事先不了解各仓库的物品储存量、物品属性等信息而引发二次甚至多次录入的麻烦，这也会影响生成的单据的速度和质量。
【发明内容】
[0004]本发明所要解决的技术问题是提供一种利用ERP系统生成单据的方法，能快速、准确地生成单据。
[0005]本发明解决上述技术问题的技术方案如下:一种利用ERP系统生成单据的方法，其特征在于，该方法包括:
[0006]步骤1:所述ERP系统获得确认数据项；
[0007]步骤2:以所述确认数据项作为查询条件，在所述ERP系统中查询数据，并显示查询结果；其中，所述查询结果为N个单据数据子集的集合，N为不小于I的整数；
[0008]步骤3:从所述查询结果中选取M个所述单据数据子集作为单据操作对象；其中，M为不小于I且不大于N的整数；
[0009]步骤4:依次对每个所述单据操作对象中的非确认数据项进行录入，使所有单据操作对象组成的单据操作集合符合生成所述单据的目的；
[0010]步骤5:根据所述单据操作集合生成所述单据。
[0011]本发明的有益效果是:本发明中，ERP系统在获得确认数据项的基础上进行自动查询和自动显示查询结果，可帮助录入者初步筛选出N个单据数据子集，这减少了录入者在海量数据中选择单据操作对象的麻烦，省时省力且提高了准确率；录入者在单据数据子集中选择M个作为单据操作对象来进行非确认数据项的录入，得到符合单据生成目的的单据操作集合，进而在该单据操作集合的基础上生成单据，不仅减少了录入的工作量，而且速度快、质量高。另外，由于本发明自动显示出初步筛选的查询结果，录入者进行非确认数据项的录入有了参考，因此，本发明还可以防止二次甚至多次录入的情况发生，进一步提高了生成单据的速度和准确率。
[0012]在上述技术方案的基础上，本发明还可以做如下改进:[0013]进一步，所述单据所涉及的物品具有批次数据项；则
[0014]在所述步骤I之后，所述步骤2之前，还包括步骤1021:判断所述确认数据项是否包括所述批次数据项，是则执行所述步骤2，否则，执行步骤1022 ；
[0015]步骤1022:按照预定批次匹配方法确定所述批次数据项，并将所述批次数据项加入所述确认数据项；其中，所述预定批次匹配方法包括下列方法中的任一种:
[0016]方法一:先被录入所述ERP系统的物品的批次比后被录入所述ERP系统的物品的批次更优先被确定为所述批次数据项；
[0017]方法二:有效期结束在先的物品的批次比有效期结束在后的物品的批次更优先被确定为所述批次数据项。
[0018]进一步，在所述步骤1021中，在判断结果为否的情况下，在执行所述步骤1022之前，还包括:判断是否按照预定批次匹配方法确定所述批次数据项，是则执行步骤1022，否贝U，执行所述步骤2。
[0019]进一步，所述步骤I中，所述ERP系统获得确认数据项的方法包括:在所述ERP系统中录入所述确认数据项。
[0020]进一步，所述步骤I中，所述ERP系统获得确认数据项的方法包括:将生成其他单据时在所述ERP系统中录入的数据项作为所述确认数据项。
[0021]进一步，所述步骤5的方法包括:
[0022]步骤51:判断所述确认数据项是否为生成所述其他单据时在所述ERP系统中录入的数据项，是则执行步骤52，否则，执行步骤53 ；
[0023]步骤52:为该单据与所述其他单据建立关联关系；根据所述单据操作集合生成所述单据，该单据包括与所述其他单据的所述关联关系；
[0024]步骤53:根据所述单据操作集合生成所述单据。
[0025]进一步，所述步骤2中，显示查询结果的方法为:在弹出窗口中显示所述查询结果O
【专利附图】
【附图说明】
[0026]图1为本发明提出的利用ERP系统生成单据的方法的流程图；
[0027]图2为本发明提出的ERP系统获得确认数据项的示意图。
【具体实施方式】
[0028]以下结合附图对本发明的原理和特征进行描述，所举实例只用于解释本发明，并非用于限定本发明的范围。
[0029]本发明提出了一种利用ERP系统生成单据的方法。本发明中的ERP (EnterpriseResource Planning,企业资源计划)系统指的是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。图1为该方法的流程图。如图1所示，该方法包括:
[0030]步骤101 =ERP系统获得确认数据项。
[0031]本发明中的确认数据项指的是在ERP系统进行预筛选(即步骤2)之前可以确认的数据项，例如，该单据所涉及的物品的名称、物品的属性(如货号、颜色、尺寸、产地、有效期、批次、所在仓库等)中的一部分或全部，其数量可以仅为I个，也可为2个以上。该确认数据项在步骤2中作为预筛选的查询条件使用。当然，如果确认数据项的数量为2个以上，则在作为查询条件时，各确认数据项通过逻辑关系联立，例如通过“逻辑与”、“逻辑或”、“逻辑非”、“逻辑与非”、“逻辑或非”、“逻辑异或”等。
[0032]本步骤中，ERP系统获得确认数据项的方法可以为:在ERP系统中录入确认数据项，即通过手工录入的方式向ERP系统提供确认数据项。
[0033]当然，ERP系统获得确认数据项的方法还可以为:将生成其他单据时在ERP系统中录入的数据项作为确认数据项。例如，在生成入库单据时，已在该ERP系统中录入了一号仓库中牛奶的部分或全部属性，则当前在生成移库单据时，无需再次手工录入这些属性信息，只需在获得“一号仓库”、“牛奶”等关键性确认数据项的基础上，自动将这些属性信息作为确认数据项显示出来，从而减少了录入者的录入负担，同时也提高了生成单据的效率和准确率。
[0034]图2为本发明提出的ERP系统获得确认数据项的示意图。如图2所示，该实施例中，本步骤所获得的确认数据项只有“批次”一项，其值为“ 11”。图2还列出了该物品的部分属性，如“仓库”、“货位”、“辅助项”、“本次数量”、“本次主计量单位数量”、“换算率”、“颜色”、“批次”、“到期日期”等。除了确认数据项(图2中为批次)，其余的数据项可称为非确认数据项，(如图2中的“仓库”、“货位”、“辅助项”、“本次数量”、“本次主计量单位数量”、“换算率”、“颜色”、“到期日期”等)。
[0035]步骤102:以确认数据项作为查询条件，在ERP系统中查询数据，并显示查询结果；其中，查询结果为N个单据数据子集的集合，N为不小于I的整数。
[0036]本步骤是在步骤101的基础上进行的预筛选步骤。由于ERP系统中储存的数据量很大，如果录入者在该海量数据中查询合适的数据，则不仅费时费力，而且容易出错。因此，本发明在步骤101的基础上进行本步骤的预筛选，可极大地减少录入者的工作量，提高生成单据的效率和准确性。此外，还可以消除二次甚至多次录入的麻烦。
[0037]本步骤中，显示查询结果的方法可以为:在弹出窗口中显示查询结果。
[0038]当然，显示查询结果的方法也可以为:在步骤101提供的主界面中显示查询结果，也就是将被筛除的数据隐藏起来，只显示符合确认数据项要求的数据。
[0039]以图2为例，以“批次为11”作为查询条件进行查询，在显示出来的查询结果中，只会保留“序号”为“6”的数据作为单据数据子集，N的值为I。
[0040]步骤103:从查询结果中选取M个单据数据子集作为单据操作对象；其中，M为不小于I且不大于N的整数。
[0041]步骤102只是预筛选，录入者还要从步骤102提供的查询结果中选取M个单据数据子集作为单据操作对象，并进一步对各单据操作对象进行非确认数据项的录入，从而最终形成单据操作集合。
[0042]本步骤中，被选取的M个单据数据子集中，每一单据数据子集被称为一单据操作对象。
[0043]仍以图2为例，在以“批次为11”作为查询条件进行查询并显示出查询结果(只有序号为6的数据)后，N等于1，因而单据操作对象的数量M也只能为I。录入者进一步要对序号为6的数据(根据图2，其“仓库”为“[112] 112”，其“本次数量”为“10.000000”，其“本次主计量单位数量”为“ 10.000000 ”，其“换算率”为“ 1.0000000 ”，其“批次”为“ 11 ”)进行
非确认数据项(如图2中的“货位”、“辅助项”、“颜色”、“到货日期”等)的录入，才能最终得到单据操作集合，也就是符合单据生成目的的数据集合。
[0044]步骤104:依次对每个单据操作对象中的非确认数据项进行录入，使所有单据操作对象组成的单据操作集合符合生成单据的目的。
[0045]本步骤是对单据操作对象中非确认数据项的录入步骤，其执行目标是使最终得到的单据操作集合符合本发明所涉及的单据的生成目的。例如，如果该单据是100双42尺码的白色球鞋的出库单据，则本步骤执行完毕后得到的单据操作集合中，物品的名称属性为“球鞋”，出库数量属性为“100双”，颜色属性为“白色”，尺码为“42”。而物品其他的属性，如“仓库”、“批次”等则依录入者的选择而任意确定。
[0046]步骤105:根据单据操作集合生成单据。
[0047]在步骤104获得单据操作集合的基础上，本步骤生成单据，该单据上的数据项与步骤104得到的单据操作集合的相应数据项相同。
[0048]由于单据都是有一定的目的的，例如，出库单据是反映某种物品的出库操作的单据，入库单据则反映某种物品的入库操作，这会涉及ERP系统中数据的变更，因此，本步骤还要在步骤104的基础上，对ERP系统中与单据操作集合中的数据项有关的数据项进行修改。例如，一出库单据涉及二号仓库中100箱牛奶的出库操作，则本步骤就要将ERP系统中对于二号仓库的牛奶数量减少100箱，以更新该ERP系统的数据。
[0049]由此可见，本发明中，ERP系统在获得确认数据项的基础上进行自动查询和自动显示查询结果，可帮助录入者初步筛选出N个单据数据子集，这减少了录入者在海量数据中选择单据操作对象的麻烦，省时省力且提高了准确率；录入者在单据数据子集中选择M个作为单据操作对象来进行非确认数据项的录入，得到符合单据生成目的的单据操作集合，进而在该单据操作集合的基础上生成单据，不仅减少了录入的工作量，而且速度快、质量高。另外，由于本发明自动显示出初步筛选的查询结果，录入者进行非确认数据项的录入有了参考，因此，本发明还可以防止二次甚至多次录入的情况发生，进一步提高了生成单据的速度和准确率。
[0050]如上所述，步骤101中，ERP系统获得确认数据项的方法可以有两种，第一种方法是在ERP系统中录入确认数据项，第二种方法是将生成其他单据时在ERP系统中录入的数据项作为确认数据项。其中，第二种方法涉及有关该物品的其他单据，这就需要为本发明所涉及的单据与其他单据建立关联关系，以备今后的查阅。因此，本发明中的步骤105的方法包括下面的步骤1051至步骤1053:
[0051]步骤1051:判断确认数据项是否为生成其他单据时在ERP系统中录入的数据项，是则执行步骤1052，否则，执行步骤1053 ；
[0052]步骤1052:为该单据与其他单据建立关联关系；根据单据操作集合生成单据，该单据包括与其他单据的关联关系；
[0053]步骤1053:根据单据操作集合生成单据。
[0054]步骤1051的判断结果为是，则执行步骤1052，而不执行步骤1053 ;步骤1051的判断结果为否，则执行步骤1053，而不执行步骤1052。
[0055]步骤1052中，该单据指的是本发明利用ERP系统所要生成的单据，其他单据指的是步骤101获得的确认数据项的来源单据。步骤1052所生成的单据包括该步骤所建立的关联关系，可以通过在生成的单据上标注所述其他单据的单据属性(如单据名称、单据号等)的形式来表示。同样，在ERP系统中，也应在所述其他单据上标注该单据的单据属性(如单据名称、单据号等)，从而保证逻辑完整。
[0056]本发明生成的单据所涉及的物品可以具有多种属性，每个属性可以用一个数据项来表征。例如，“批次”属性可以用批次数据项来表征，“颜色”属性可以用颜色数据项来表征，等等。不同的物品有相同的属性，比如都有名称属性，也就都有名称数据项来进行表征；不同物品也可以有不同的属性，例如牛奶有“有效期”、“批次”等属性，而铅笔则没有“有效期”属性。多数物品都有“批次”属性，也就都具有批次数据项，对于这种物品，还可以实现批次数据项的自动匹配，以进一步减少录入者的工作量，提高生成单据的速度和质量。
[0057]对于物品具有批次数据项的情况，在步骤101之后，步骤102之前，还包括步骤101021:判断确认数据项是否包括批次数据项，是则执行步骤102，否则，执行步骤101022 ；
[0058]步骤101022:按照预定批次匹配方法确定批次数据项，并将批次数据项加入确认数据项；其中，预定批次匹配方法包括下列两种方法中的任一种:
[0059]方法一:先被录入ERP系统的物品的批次比后被录入ERP系统的物品的批次更优先被确定为批次数据项；
[0060]方法二:有效期结束在先的物品的批次比有效期结束在后的物品的批次更优先被确定为批次数据项。
[0061]如果步骤101021的判断结果为否，则执行步骤101022，执行完毕之后，接下来也要执行步骤102。
[0062]步骤101022提供了预定批次匹配方法的两个实施例。方法一作为第一实施例，可称为“先入系统先出单据”的匹配方法，对于强调流通速度的物品(如一般的工业产品)比较适合；方法二作为第二实施例，可称为“有效期结束在先者优先”的匹配方法，对于强调有效期结束前出货的物品(如食品等)比较适合。
[0063]上述为利用预定批次匹配方法来自动确定批次数据项的方法，并未考虑每次生成单据的具体情况。为了进一步提高本发明的人性化特点，在上述的步骤101021中，在判断结果为否的情况下，在执行步骤101022之前，还可以包括:判断是否按照预定批次匹配方法来确定批次数据项，是则执行步骤101022，否则，执行步骤102。这就考虑到了在此次生成单据的过程中除了可以按照预定批次匹配方法来确定批次数据项之外，还可以不确定批次数据项的情况。
[0064]由此可见，本发明具有以下优点:
[0065](I)本发明中，ERP系统在获得确认数据项的基础上进行自动查询和自动显示查询结果，可帮助录入者初步筛选出N个单据数据子集，这减少了录入者在海量数据中选择单据操作对象的麻烦，省时省力且提高了准确率；录入者在单据数据子集中选择M个作为单据操作对象来进行非确认数据项的录入，得到符合单据生成目的的单据操作集合，进而在该单据操作集合的基础上生成单据，不仅减少了录入的工作量，而且速度快、质量高。另夕卜，由于本发明自动显示出初步筛选的查询结果，录入者进行非确认数据项的录入有了参考，因此，本发明还可以防止二次甚至多次录入的情况发生，进一步提高了生成单据的速度和准确率。[0066]以上所述仅为本发明的较佳实施例，并不用以限制本发明，凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
【权利要求】
1.一种利用ERP系统生成单据的方法，其特征在于，该方法包括: 步骤1:所述ERP系统获得确认数据项； 步骤2:以所述确认数据项作为查询条件，在所述ERP系统中查询数据，并显示查询结果；其中，所述查询结果为N个单据数据子集的集合，N为不小于I的整数； 步骤3:从所述查询结果中选取M个所述单据数据子集作为单据操作对象；其中，M为不小于1且不大于N的整数； 步骤4:依次对每个所述单据操作对象中的非确认数据项进行录入，使所有单据操作对象组成的单据操作集合符合生成所述单据的目的； 步骤5:根据所述单据操作集合生成所述单据。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述单据所涉及的物品具有批次数据项；则 在所述步骤I之后，所述步骤2之前，还包括步骤1021:判断所述确认数据项是否包括所述批次数据项，是则执行所述步骤2，否则，执行步骤1022 ； 步骤1022:按照预定批次匹配方法确定所述批次数据项，并将所述批次数据项加入所述确认数据项；其中，所述预定批次匹配方法包括下列方法中的任一种: 方法一:先被录入所述ERP系统的物品的批次比后被录入所述ERP系统的物品的批次更优先被确定为所述批次数据项； 方法二:有效期结束在先的物品的批次比有效期结束在后的物品的批次更优先被确定为所述批次数据项。
3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，在所述步骤1021中，在判断结果为否的情况下，在执行所述步骤1022之前，还包括:判断是否按照预定批次匹配方法确定所述批次数据项，是则执行步骤1022，否则，执行所述步骤2。
4.根据权利要求1-3中任一权利要求所述的方法，其特征在于，所述步骤I中，所述ERP系统获得确认数据项的方法包括:在所述ERP系统中录入所述确认数据项。
5.根据权利要求1-3中任一权利要求所述的方法，其特征在于，所述步骤I中，所述ERP系统获得确认数据项的方法包括:将生成其他单据时在所述ERP系统中录入的数据项作为所述确认数据项。
6.根据权利要求5所述的方法，其特征在于，所述步骤5的方法包括: 步骤51:判断所述确认数据项是否为生成所述其他单据时在所述ERP系统中录入的数据项，是则执行步骤52，否则，执行步骤53 ； 步骤52:为该单据与所述其他单据建立关联关系；根据所述单据操作集合生成所述单据，该单据包括与所述其他单据的所述关联关系； 步骤53:根据所述单据操作集合生成所述单据。
7.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述步骤2中，显示查询结果的方法为:在弹出窗口中显示所述查询结果。
【文档编号】G06F17/30GK103902563SQ201210576161
【公开日】2014年7月2日 申请日期:2012年12月26日 优先权日:2012年12月26日
【发明者】李长山, 陈艳宏, 周可敬, 阎海涛, 梁彦鹏, 司晓红 申请人:航天信息软件技术有限公司