一种会议室管理预约方法、系统及存储装置与流程

本发明涉及办公自动化技术领域，具体涉及一种会议室管理预约方法、系统及存储装置。

背景技术：

随着计算机技术的飞快发展，计算机在企业应用的普及，社会信息化也是社会发展的必然趋势，然而现在很多公司、高校实验室、医院会议室等都存在会议管理的问题，而现在绝大部分的会议管理还处于传统手工作业的状态，由人工定期通过对挂在会议室外的通知板进行改写操作，或者在公司内部群里进行发布，来达到会议室管理的目的，管理方面偏人工化；比如当需要举行某一个主题的会议时，需要人为提前进行会议室预约，预约完成后再通知与会人员，不仅效率低还容易出错，不利于管理，降低了会议室的使用及预约的效率。

因此，现有技术还有待于改进和发展。

技术实现要素：

本发明要解决的技术问题在于，针对现有技术的上述缺陷，提供一种会议室管理预约方法、系统及存储装置，旨在通过线上预约会议室，解决了传统会议室预约不方便的问题，减轻了管理人员以往繁忙的工作和出错的概率，提高会议室管理效率，使用户有更多时间来获取信息、了解信息、掌握信息。

本发明解决技术问题所采用的技术方案如下：

一种会议室管理预约方法，其中，所述会议室管理预约方法包括以下步骤：

预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息；

网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约；

会议室预约完成后通过网页端或者移动终端进行审核，当预约审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述会议信息包括：预约时间、预约会议室、预约人、与会人员以及预约内容。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述预约完成的会议发送到服务器进行审核，当预约审核通过后生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示之后还包括：

当会议室显示屏显示开始接收与会人员签到时，服务器接收所有与会人员通过网页端或者移动终端进行线上的会议签到。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息具体包括：

通过网页端或者移动终端的后台设置一分配使用权限与维护会议室基本信息的管理人员账号；

通过网页端或者移动终端的后台接收管理人员分配各职位人员账号对应的使用权限的操作，控制不同的用户只能使用被分配有使用权限的功能；

通过服务器输入所有会议室的数量、会议室编号以及会议室大小信息，建立会议室数据信息，用于接收用户的会议室查询后提供会议室类型的选择。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约具体包括：

网页端或者移动终端接收具有预约权限的用户的预约会议室的操作；

网页端或者移动终端根据用户的会议室使用要求提供满足条件并且处于当前可用的会议室供用户进行选择；

当接收到用户选择完会议室的点击事件之后，完成预约并进入预约审核。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息之前还包括：

将每天的工作时间划成固定时间域与会议室进行关联，并将每个会议室对应的显示屏进行关联，所述显示屏用于接收和显示包含会议信息的预约会议记录。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述会议室预约完成后通过网页端或者移动终端进行审核，当预约审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示具体包括：

网页端或者移动终端接收分配有审核权限的管理员帐号对会议室预约进行审核的操作；

当服务器接收到预约审核成功的指令后，自动生成一条包含会议信息的预约会议记录；

服务器实时推送所述预约会议记录到当前预约成功的会议室对应的显示屏上进行显示。

所述的会议室管理预约方法，其中，所述会议签到包括：普通签到和二维码签到；

所述普通签到为接收与会人员在会议开始前预设时间通过移动终端的快速签到功能按键，实现一键签到；

所述二维码签到为接收与会人员通过移动终端对会议室显示屏上对应的会议二维码进行扫描，扫描成功后，移动终端发送数据到服务端对与会人员进行签到处理。

一种会议室管理预约系统，其中，所述系统包括：

服务器，用于建立会议室数据信息以及生成包含会议信息的预约会议记录并发送到显示屏；

网页端，用于分配各职位人员对应的使用权限以及进行接收用户指令进行预约操作；

移动终端，用于分配各职位人员对应的使用权限、进行接收用户指令进行预约操作以及进行会议签到；

显示屏，用于接收和显示包含会议信息的预约会议记录以及显示会议二维码供用户进行扫描签到；

所述服务器分别和所述移动终端、网页端以及显示屏进行通信连接；所述移动终端、网页端以及显示屏通过数据显示同步连接；

所述网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过所述服务器建立会议室数据信息；所述网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约；所述网页端或者移动终端对会议室预约进行审核，当预约审核通过后所述服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应的会议室的所述显示屏上进行显示。

一种存储装置，其中，所述存储装置存储有计算机程序，所述计算机程序能够被执行以用于实现所述的会议室管理预约方法。

本发明公开了一种会议室管理预约方法、系统及存储装置，所述方法包括：预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息；网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约；会议室预约完成后通过网页端或者移动终端进行审核，当预约审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示。本发明通过线上预约会议室，解决了传统会议室预约不方便的问题，减轻了管理人员以往繁忙的工作和出错的概率，提高会议室管理效率，使用户有更多时间来获取信息、了解信息、掌握信息。

附图说明

图1是本发明会议室管理预约方法的较佳实施例的流程图。

图2是本发明会议室管理预约方法中配置用户权限以及建立会议室数据信息的较佳实施例的流程图。

图3是本发明会议室管理预约方法中对可用会议室进行会议室预约的较佳实施例的流程图。

图4是本发明会议室管理预约方法中已预约会议室显示屏显示会议信息内容的示意图。

图5是本发明会议室管理预约方法中对预约会议室进行审核和显示的较佳实施例的流程图。

图6是本发明会议室管理预约系统的较佳实施例的功能原理框图。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚、明确，以下参照附图并举实施例对本发明进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

本发明较佳实施例所述的会议室管理预约方法，如图1所示，一种会议室管理预约方法，其中，包括以下步骤：

步骤s100，预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息。

具体地，权限功能是用户使用会议室预约的基础，管理人员通过网页端或者移动终端后台分配好公司（学校、医院等，即本发明可以应用到多个领域，如学校实验室管理、办公室管理、实验室管理；医院病房管理等）各职位人员账号（每个人都有一个单独的账号）对应的使用权限，用户只能使用被分配有使用权限的功能，这为系统的使用规范与安全提供了很好的保证。

会议室主要由企业分配的管理人员账号在后台网页端进行维护，对会议室进行对应其企业的实际情况进行增删查改，例如对会议室的变更、增加了新的会议室以及会议室类型变更等，并且对已经开完的会议或者临时取消的会议进行删除，每天到达一预定时间后自动清楚之前的会议记录。

在设计上，会议室将与对应的预约记录和预约时间关联，用户可以通过查询会议室的使用情况，了解会议室的可预约性。

进一步地，如图2所示，所述预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息具体包括：

步骤s101，通过网页端或者移动终端的后台设置一分配使用权限与维护会议室基本信息的管理人员账号；

步骤s102，通过网页端或者移动终端的后台接收管理人员分配各职位人员账号对应的使用权限的操作，控制不同的用户只能使用被分配有使用权限的功能；

步骤s103，通过服务器输入所有会议室的数量、会议室编号以及会议室大小信息，建立会议室数据信息，用于接收用户的会议室查询后提供会议室类型的选择。

本发明结合移动终端（主要是指智能手机）作为工作的第二平台甚至是首选平台，符合蓬勃兴起的办公移动化支持，特别是随着移动网络的普及和带宽的提高,特别是4g、高速wifi的不断演进为深化移动应用提供了便捷条件的环境下，移动设备办公已经成为了强烈的需要。

步骤s200，网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约。

具体地，会议室预约是本发明的核心功能，预约方式主要是，分配有预约会议室的用户，通过网页端或者移动终端，根据期望预约时间，查询出当前可用会议室进行会议室预约。

在设计上，首先将每天的工作时间划成固定时间域，与会议室进行关联，作为预约的键值，通过点击事件表进行筛选，然后在数据库底层，把筛选得出的可预约会议室作为主体返回给用户进行选择预约。

进一步地，如图3所示，所述网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约具体包括：

步骤s201，网页端或者移动终端接收具有预约权限的用户的预约会议室的操作；

步骤s202，网页端或者移动终端根据用户的会议室使用要求提供满足条件并且处于当前可用的会议室供用户进行选择；

步骤s203，当接收到用户选择完会议室的点击事件之后，完成预约并进入预约审核。

本发明中，首先用户通过后台服务器建立会议室数据信息，然后用户在网页端或者手机（移动终端）软件，通过时间条件筛选出可预约会议室，进行预约；预约完成的会议会有管理人员审核，只有审核通过的会议才会正式生效。

步骤s300，会议室预约完成后通过网页端或者移动终端进行审核，当预约审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示。

具体地，由于预约会议的审核影响到会议室的预约结果，同时根据实际情况，系统设定只有分配有审核权限的管理员帐号，可以对预约进行审核操作，以防止其他使用人员误操作造成预约失效等不正常使用情况。

在预约过程中，预约成功的会议在服务端会生成一条预约会议记录，记录包含会议的详细信息，如图4所示，所述会议信息包括：预约时间、预约会议室、预约人、与会人员以及预约内容等信息。管理员可以通过后台网页端或者移动设备终端对预约会议记录进行审核，只有审核通过的会议才会正式生效。

审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示；本发明结合商用显示屏，使会议室资源的使用情况达到高可视以及高明确性，减轻管理人员以往繁忙的工作，减小出错的概率，提高其管理效率，使人们有更多时间来获取信息、了解信息、掌握信息。

进一步地，如图5所示，所述会议室预约完成后通过网页端或者移动终端进行审核，当预约审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示具体包括：

步骤s301，网页端或者移动终端接收分配有审核权限的管理员帐号对会议室预约进行审核的操作；

步骤s302，当服务器接收到预约审核成功的指令后，自动生成一条包含会议信息的预约会议记录；

步骤s303，服务器实时推送所述预约会议记录到当前预约成功的会议室对应的显示屏上进行显示。

会议室使用情况显示是本发明的亮点功能之一，每个会议室都会对应配有一块专用的会议显示屏，会议显示屏显示会议室的预约情况；用户预约会议成功并通过审核后，服务端会实时推送对应的会议记录到会议显示屏上，用户通过会议显示屏可清楚明了的了解到每个会议室当前或将来一段时间的使用情况。

另外，所述预约完成的会议发送到服务器进行审核，当预约审核通过后生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示之后还包括：

当会议室显示屏显示开始接收与会人员签到时，服务器接收所有与会人员通过网页端或者移动终端进行线上的会议签到。

会议预约成功并通过审核后，所有与会人员在会议开始前一段时间需要对参与会议进行签到操作；所述会议签到包括两种方式，分别为普通签到和二维码签到。

所述普通签到为接收与会人员在会议开始前预设时间通过移动终端的快速签到功能按键，实现一键签到；普通签到是本发明默认的签到方式，在会议预约时，默认选择的就是普通签到模式；选择了普通签到模式的会议，与会人员只需要在会议开始前5分钟（默认时间，后台系统可修改），通过手机在配套app上找到快速签到功能按键，即可实行一键签到；普通签到比较便捷，同时对与会人员没有任何位置上限制。

对于一些对与会人员是否确实到位有明确要求的会议，可选择第二种签到方式二维码签到；所述二维码签到为接收与会人员通过移动终端对会议室显示屏上对应的会议二维码进行扫描，扫描成功后，移动终端发送数据到服务端对与会人员进行签到处理。选择了二维码签到的会议，与会人员需要通过手机app上的二维码扫面功能，对会议室显示屏上对应的会议二维码进行扫描，扫描成功后，app会发送数据到服务端，对人员进行签到处理，这样就保证了与会人员的确实到会。

本发明还提供了一种会议室管理预约系统，如图6所示，所述系统包括：

服务器10，用于建立会议室数据信息以及生成包含会议信息的预约会议记录并发送到显示屏；

网页端20，用于分配各职位人员对应的使用权限以及进行接收用户指令进行预约操作；

移动终端30，用于分配各职位人员对应的使用权限、进行接收用户指令进行预约操作以及进行会议签到；

显示屏40，用于接收和显示包含会议信息的预约会议记录以及显示会议二维码供用户进行扫描签到；

所述服务器10分别和所述移动终端30、网页端20以及显示屏40进行通信连接；所述移动终端30、网页端20以及显示屏40通过数据显示同步连接；

所述网页端20或者移动终端30的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过所述服务器10建立会议室数据信息；所述网页端20或者移动终端30接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约；所述网页端20或者移动终端30对会议室预约进行审核，当预约审核通过后所述服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应的会议室的所述显示屏40上进行显示。

网页端20或者移动终端30均可通过服务器10进行会议室预约以及进行会议数据查询，服务器10对预约的会议进行审核，另外，通过移动终端30对预约成功的会议在参加之前进行签到操作，预约成功的会议信息可通过服务器10发送到显示屏40上进行显示用于告知与会人员，或者通过群发短信（如qq、微信等）的方式通知所有与会人员。

本发明还提供一种存储装置，其中，所述存储装置存储有计算机程序，所述计算机程序能够被执行以用于实现所述会议室管理预约方法。

综上所述，本发明提供了一种会议室管理预约方法、系统及存储装置，所述方法包括：预先通过网页端或者移动终端的后台分配各职位人员账号对应的使用权限，并通过服务器建立会议室数据信息；网页端或者移动终端接收用户的预约指令后，通过使用条件筛选出当前可用会议室进行会议室预约；会议室预约完成后通过网页端或者移动终端进行审核，当预约审核通过后服务器生成一条包含会议信息的预约会议记录，并发送到对应会议室的显示屏上进行显示。本发明通过线上预约会议室，解决了传统会议室预约不方便的问题，减轻了管理人员以往繁忙的工作和出错的概率，提高会议室管理效率，使用户有更多时间来获取信息、了解信息、掌握信息。

当然，本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分流程，是可以通过计算机程序来指令相关硬件（如处理器，控制器等）来完成，所述的程序可存储于一计算机可读取的存储介质中，该程序在执行时可包括如上述各方法实施例的流程。其中所述的存储介质可为存储器、磁碟、光盘等。

应当理解的是，本发明的应用不限于上述的举例，对本领域普通技术人员来说，可以根据上述说明加以改进或变换，所有这些改进和变换都应属于本发明所附权利要求的保护范围。