一种纸质文件存取管理方法及服务器与流程

本发明涉及文件智能化技术领域和计算机技术领域，尤其涉及一种纸质文件存取管理方法及服务器。

背景技术

现代企业、学校及政府部门内部都会有大量的文件需要分门别类进行存放。现有的文件存取方式中，文件的具体存放位置需预先设定在存放信息中，待文件存放在具体位置后，并将文件的存放信息及其对应的编码信息采用rfid电子标签或其它标签等进行归类整理后，录入主机管理软件中，在查找文件时通过读取rfid电子标签或其它标签的编码信息及其存放信息中的具体位置，然后按图索骥进行查找。但是，上述文件的查找过程比较繁琐，不能一目了然，特别是文件柜较多且存放文件的单元格过多的情况，容易造成查找时间过长，导致工作效率极低。

技术实现要素：

本发明实施例所要解决的技术问题在于，提供一种纸质文件存取管理方法及服务器，不仅能提高文件管理效率，还能减轻劳动强度。

为了解决上述技术问题，本发明实施例提供了一种纸质文件存取管理方法，所述方法包括以下步骤：

服务器识别出待存取纸质文件后，进一步获取用户对所述待存取纸质文件的操作指令，并根据用户的操作指令，确定所述待存取纸质文件当前进入的管理模式；其中，所述管理模式包括存放和取出；

当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为存放时，自动给所述待存取纸质文件预分配有与一文件柜上的某一单元格相对应的存放地址，控制所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜，且待确定所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格被重新推入其对应文件柜后，将所述待存取纸质文件预分配的存放地址进行保存，进一步关闭所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格的报警提示；

当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为取出时，自动获取所述待存取纸质文件已保存的存放地址后，确定出所述待存取纸质文件已保存的存放地址所对应的文件柜及其上的单元格，控制所述待存取纸质文件已保存存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜。

其中，所述服务器识别出待存取纸质文件是通过扫描并读取出所述待存取纸质文件上预设的条码信息来实现。

其中，任一单元格的报警提示均由所述服务器控制点亮预先设置在单元格上的指示灯来实现或控制预先设置在单元格上的蜂鸣器发声来实现。

其中，所述存放地址包括文件柜编号，以及文件柜上的行编号及其对应每一行的单元格编号。

其中，所述方法进一步包括：

对所述待存取纸质文件进行时间标记、存取人员标记及管理模式标记并保存。

本发明实施例还提供了一种服务器，所述服务器包括：

管理模式选择单元，用于识别出待存取纸质文件后，进一步获取用户对所述待存取纸质文件的操作指令，并根据用户的操作指令，确定所述待存取纸质文件当前进入的管理模式；其中，所述管理模式包括存放和取出；

纸质文件存放管理单元，用于当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为存放时，自动给所述待存取纸质文件预分配有与一文件柜上的某一单元格相对应的存放地址，控制所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜，且待确定所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格被重新推入其对应文件柜后，将所述待存取纸质文件预分配的存放地址进行保存，进一步关闭所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格的报警提示；

纸质文件取出管理单元，用于当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为取出时，自动获取所述待存取纸质文件已保存的存放地址后，确定出所述待存取纸质文件已保存的存放地址所对应的文件柜及其上的单元格，控制所述待存取纸质文件已保存存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜。

其中，所述存放地址包括文件柜编号，以及文件柜上的行编号及其对应每一行的单元格编号。

实施本发明实施例，具有如下有益效果：

本发明在存放纸质文件时，服务器会预分配有与一文件柜上的某一单元格相对应的存放地址，通过控制预分配存放地址所对应的单元格报警提示及推出，快速确定出纸质文件存放的具体位置，待存放后重新推入单元格并保存预分配存放地址；而在取出纸质文件时，服务器只需读取存放地址来确定取出纸质文件的文件柜及单元格，通过控制所读取存放地址对应的单元格报警提示及推出，快速准确定位纸质文件取出的具体位置，因此不仅能提高文件管理效率，还能减轻劳动强度。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动性的前提下，根据这些附图获得其他的附图仍属于本发明的范畴。

图1为本发明实施例提供的纸质文件存取管理方法的流程图；

图2为本发明实施例提供的纸质文件存取管理方法的应用场景图；

图3为本发明实施例提供的服务器的系统结构示意图。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图对本发明作进一步地详细描述。

如图1所示，为本发明实施例中，提供的一种纸质文件存取管理方法，所述方法包括以下步骤：

步骤s1、服务器识别出待存取纸质文件后，进一步获取用户对所述待存取纸质文件的操作指令，并根据用户的操作指令，确定所述待存取纸质文件当前进入的管理模式；其中，所述管理模式包括存放和取出；

具体过程为，如图2所示，本发明实施例中的纸质文件存取管理方法是在服务器1及多个文件柜l形成的系统上实现；其中，

文件柜l均由多个单元格t形成，且每一个文件柜l、每一个单元格t都有预定义的地址编码设计，从而在服务器1中形成纸质文件管理的存放地址。在一个实施例中，存放地址包括文件柜编号，以及文件柜上的行编号及其对应每一行的单元格编号。例如，纸质文件b的存放地址为“al145”，代表纸质文件b的存放地址位于文件柜a上的第一行第45个单元格中；其中，a代表文件柜编号，l1代表文件柜a上的第一行，45代表第45个单元格。

为了实现智能管理，需要在每一个文件柜l上都设有与服务器1进行通信（例如无线或有线）的控制器21，并且每一个单元格t上都设有与控制器21相连并控制的报警提示装置22（如指示灯或蜂鸣器等）及控制的驱动机构23来驱动每一个单元格t露出或推入文件柜l，从而可以由服务器1来控制每一个报警提示装置22和/或驱动机构23，快速、便捷、正确的定位待存取纸质文件的存放和取出位置，不仅可提高文件管理效率，还能减轻劳动强度。

服务器1上预先设定有管理软件，该管理软件会预存有文件位置存放数据库，且该文件位置存放数据库是由上述存放地址组成。管理软件可接受用户查询、存取等操作指令，并在接收到用户对应输入的存取指令后，选择待存取纸质文件当前需要进入的管理模式是存放还是取出。其中，服务器识别出待存取纸质文件是通过条码扫描机扫描并读取出待存取纸质文件上预设的条码信息来实现，该条码信息以标签的方式粘帖在待存取纸质文件上。

步骤s2、当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为存放时，自动给所述待存取纸质文件预分配有与一文件柜上的某一单元格相对应的存放地址，控制所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜，且待确定所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格被重新推入其对应文件柜后，将所述待存取纸质文件预分配的存放地址进行保存，进一步关闭所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格的报警提示；

具体过程为，当选择进入存放模式时，服务器1的管理软件会给待存取纸质文件自动预分配一个存放地址，该存放地址应该是空置的（即没有其他纸质文件已使用存放），且对应一个文件柜l上的某一单元格t。然后，服务器1会发出控制指令给预分配的存放地址所对应文件柜l上的控制器21，找到该存放地址对应的单元格，通过控制所找到单元格的报警提示装置22进行报警提示，同时通过驱动机构23驱动所找到单元格露出文件柜，从而快速、便捷、正确的定位待存取纸质文件的存放位置。

待存取纸质文件放入所找到单元格中，将所找到单元格重新推入文件柜中，触发并反馈待存取纸质文件已存放的信号后，服务器1会自动将待存取纸质文件预分配的存放地址进行保存，同时再次发送控制指令给所对应文件柜l上的控制器21来关闭所对应的单元格的报警提示。应当说明的是，触发并反馈待存取纸质文件已存放的信号是通过在每一个单元格t上设置继电器来实现，该继电器会与对应文件柜l上的控制器21相连。单元格t抵压继电器，当单元格t先被推出后重新推入，使得继电器完成闭合到断开再闭合的过程来形成待存取纸质文件已存放的信号。

可以理解的是，单元格t的报警提示装置22包括但不限于指示灯、蜂鸣器等，因此任一单元格的报警提示可由服务器1控制点亮预先设置在单元格t上的指示灯来实现或控制预先设置在单元格t上的蜂鸣器发声来实现。单元格t的驱动机构23可以是机械驱动的推拉机构，也可以是活动抽屉，或者其他结构。

当然，为了便于对待存取纸质文件的追溯，可以对待存取纸质文件进行时间标记、存取人员标记及管理模式标记（如存取标记）并保存。

步骤s3、当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为取出时，自动获取所述待存取纸质文件已保存的存放地址后，确定出所述待存取纸质文件已保存的存放地址所对应的文件柜及其上的单元格，控制所述待存取纸质文件已保存存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜。

具体过程为，当选择进入取出模式时，服务器1的管理软件直接根据待存取纸质文件上预设的条码信息，自动获取待存取纸质文件已保存的存放地址，该存放地址含有对应一个文件柜l上的某一单元格t的具体位置。然后，服务器1会发出控制指令给对应文件柜l上的控制器21，找到该存放地址对应的单元格，通过控制所找到单元格的报警提示装置22进行报警提示，同时通过驱动机构23驱动所找到单元格露出文件柜，从而快速、便捷、正确的定位待取出纸质文件的存放位置。

当然，单元格的报警提示装置22包括但不限于指示灯、蜂鸣器等，因此任一单元格的报警提示可由服务器1控制点亮预先设置在单元格t上的指示灯来实现或控制预先设置在单元格t上的蜂鸣器发声来实现。

当然，为了便于对待存取纸质文件的追溯，可以对待存取纸质文件进行时间标记、存取人员标记及管理模式标记（如取出标记）并保存。

如图3所示，为本发明实施例中，提供的一种服务器，所述服务器包括：

管理模式选择单元110，用于识别出待存取纸质文件后，进一步获取用户对所述待存取纸质文件的操作指令，并根据用户的操作指令，确定所述待存取纸质文件当前进入的管理模式；其中，所述管理模式包括存放和取出；

纸质文件存放管理单元120，用于当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为存放时，自动给所述待存取纸质文件预分配有与一文件柜上的某一单元格相对应的存放地址，控制所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜，且待确定所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格被重新推入其对应文件柜后，将所述待存取纸质文件预分配的存放地址进行保存，进一步关闭所述待存取纸质文件预分配的存放地址所对应的单元格的报警提示；

纸质文件取出管理单元130，用于当确定出所述待存取纸质文件当前进入的管理模式为取出时，自动获取所述待存取纸质文件已保存的存放地址后，确定出所述待存取纸质文件已保存的存放地址所对应的文件柜及其上的单元格，控制所述待存取纸质文件已保存存放地址所对应的单元格进行报警提示并推出其对应文件柜。

其中，所述存放地址包括文件柜编号，以及文件柜上的行编号及其对应每一行的单元格编号。

实施本发明实施例，具有如下有益效果：

本发明在存放纸质文件时，服务器会预分配有与一文件柜上的某一单元格相对应的存放地址，通过控制预分配存放地址所对应的单元格报警提示及推出，快速确定出纸质文件存放的具体位置，待存放后重新推入单元格并保存预分配存放地址；而在取出纸质文件时，服务器只需读取存放地址来确定取出纸质文件的文件柜及单元格，通过控制所读取存放地址对应的单元格报警提示及推出，快速准确定位纸质文件取出的具体位置，因此不仅能提高文件管理效率，还能减轻劳动强度。

本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分步骤是可以通过程序来指令相关的硬件来完成，所述的程序可以存储于一计算机可读取存储介质中，所述的存储介质，如rom/ram、磁盘、光盘等。

以上所揭露的仅为本发明较佳实施例而已，当然不能以此来限定本发明之权利范围，因此依本发明权利要求所作的等同变化，仍属本发明所涵盖的范围。