一种用于代理记账的数据整理系统及其工作方法与流程

本发明涉及财务软件领域，特别涉及一种用于代理记账的数据整理系统及其工作方法。

背景技术：

财务是一个专业性极强的领域，很多中小企业创业自身财务体系的建设不完善，因此选择将财务外包就成为了一个势在必行的选择。代理记账也逐渐成为了时下主要的企业外包服务内容。

目前，现有的代理记账业务中使用的各种账务数据的处理方法及系统，大多数处理系统都只是用于针对代理记账公司和/或代理记账会计的内部管理。代理记账会计将账务信息、发票数据等账务数据录入到数据处理系统中，以进行后续操作，当面对一些具有较大量的原始凭证时，若客户遗漏交接了部分原始凭证，则会在后续操作中增大困难。

技术实现要素：

发明目的：为了克服背景技术中存在的缺点，本发明实施例提供了一种用于代理记账的数据整理系统及其工作方法，能够有效解决上述背景技术中涉及的问题。

技术方案：

一种用于代理记账的数据整理系统，应用于财务软件，所述数据整理系统包括：

原始凭证审核模块，被配置为获取登录所述财务软件的第一用户提交的各项票据以及资料，对所述各项票据以及资料进行审核，并判断所述各项票据以及资料是否符合预设标准；

第一提取模块，被配置为提取出所述各项票据以及资料中的时间信息；

原始凭证整理模块，被配置为将各项票据以及资料按照与其对应的时间信息进行升序排列，并对所述各项票据以及资料进行编号；

原始凭证录入模块，被配置为将整理完毕的各项票据以及资料录入系统，生成凭证汇总表；

结账记录模块，被配置为存储结账过程中制作的各项基础表，并对所述各项基础表进行编号；

补交模块，被配置为获取登录所述财务软件的第一用户补交的票据，并判断所述票据是否符合预设标准；

第二提取模块，被配置为提取出补交票据中的金额数字；

第一判断模块，被配置为逐一提取出各基础表，并判断所述金额数字是否存在于所述基础表中；

第三提取模块，被配置为提取出与所述基础表中所述金额数字对应的第一科目名称，提取出与所述补交票据中所述金额数字对应的第二科目名称；

第二判断模块，被配置为判断所述第一科目名称与所述第二科目名称是否相同；

第一设定模块，被配置为在各基础表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

作为本发明的一种优选方式，还包括：

通知模块，被配置为若在预设时间内第二用户未对所述基础表作出修改，则向所述第二用户发送提醒信息。

作为本发明的一种优选方式，还包括：

第四提取模块，被配置为提取出所述补交票据中的时间信息；

第五提取模块，被配置为在所述凭证汇总表中提取出位于所述时间信息之前与之后的中间位置；

标记模块，被配置为在所述中间位置插入预设标记；

第二设定模块，被配置为在所述凭证汇总表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

作为本发明的一种优选方式，还包括：

删除模块，被配置为删除所述临时处理区域；

编辑模块，被配置为在所述中间位置插入所述补交票据，并修改自所述中间位置向后的票据编号。

作为本发明的一种优选方式，还包括：

获取模块，被配置为将不存在补交票据金额数字以及与第二科目名称不同的基础表的编号发送给第二用户，并获取第二用户选择的基础表的编号；

第六提取模块，被配置为根据所述编号提取出第二用户选择的基础表。

一种用于代理记账的数据整理系统的工作方法，包括以下工作步骤：

s101：获取登录所述财务软件的第一用户提交的各项票据以及资料，对所述各项票据以及资料进行审核，并判断所述各项票据以及资料是否符合预设标准；

s102：若是，提取出所述各项票据以及资料中的时间信息；

s103：将各项票据以及资料按照与其对应的时间信息进行升序排列，并对所述各项票据以及资料进行编号；

s104：将整理完毕的各项票据以及资料录入系统，生成凭证汇总表；

s105：存储结账过程中制作的各项基础表，并对所述各项基础表进行编号；

s106：获取登录所述财务软件的第一用户补交的票据，并判断所述票据是否符合预设标准；

s107：若是，提取出补交票据中的金额数字；

s108：逐一提取出各基础表，并判断所述金额数字是否存在于所述基础表中；

s109：若否，进入s111；若是，提取出与所述基础表中所述金额数字对应的第一科目名称，提取出与所述补交票据中所述金额数字对应的第二科目名称；

s110：判断所述第一科目名称与所述第二科目名称是否相同；

s111：若否，在各基础表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

作为本发明的一种优选方式，s111之后还包括：

判断在预设时间内第二用户是否对所述基础表作出修改；

若否，向所述第二用户发送提醒信息。

作为本发明的一种优选方式，s111还包括：

提取出所述补交票据中的时间信息；

在所述凭证汇总表中提取出位于所述时间信息之前与之后的中间位置；

在所述中间位置插入预设标记；

在所述凭证汇总表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

作为本发明的一种优选方式，还包括：

自动修改完所述凭证汇总表时，删除所述临时处理区域；

在所述中间位置插入所述补交票据，并修改自所述中间位置向后的票据编号。

作为本发明的一种优选方式，s111还包括：

将不存在补交票据金额数字以及与第二科目名称不同的基础表的编号发送给第二用户；

获取第二用户选择的基础表的编号；

根据所述编号提取出第二用户选择的基础表；

在提取出的基础表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

本发明实现以下有益效果：

1.基于客户初期提交的原始凭证按照预设标准进行审核、整理、录入，得出凭证汇总表，会计基于所述凭证汇总表登记明细账、总账等，结账得出若干基础表，例如科目汇总表、科目明细账等，在系统内存储所述基础表；若是客户有遗漏交接的原始凭证，则可直接在系统内补交原始凭证，系统基于补交票据上的科目名称以及金额数字判断该补交票据是否已录入，若是，则直接驳回，若否，则在基础表中设置临时处理区域并通知会计进行处理。

2.若补交票据此时未录入系统，基于补交票据上的时间信息还会在凭证汇总表内的对应位置插入预设标记；此外，系统还可自动将所述补交票据录入凭证汇总表并修改各凭证的编号。

附图说明

此处的附图被并入说明书中并构成本说明书的一部分，示出了符合本公开的实施例，并于说明书一起用于解释本公开的原理。

图1为本发明提供的一种用于代理记账的数据整理系统工作方法流程图。

图2为本发明提供的基础表修改方法流程图。

图3为本发明提供的凭证汇总表修改方法流程图。

图4为本发明提供的凭证汇总表自动修改方法流程图。

图5为本发明提供的基础表筛选方法流程图。

图6为本发明提供的数据整理系统结构框图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。

实施例一

如图1所示，本实施例提供一种用于代理记账的数据整理系统的工作方法，包括以下工作步骤：

s101：获取登录所述财务软件的第一用户提交的各项票据以及资料，对所述各项票据以及资料进行审核，并判断所述各项票据以及资料是否符合预设标准；

s102：若是，提取出所述各项票据以及资料中的时间信息；

s103：将各项票据以及资料按照与其对应的时间信息进行升序排列，并对所述各项票据以及资料进行编号；

s104：将整理完毕的各项票据以及资料录入系统，生成凭证汇总表；

s105：存储结账过程中制作的各项基础表，并对所述各项基础表进行编号；

s106：获取登录所述财务软件的第一用户补交的票据，并判断所述票据是否符合预设标准；

s107：若是，提取出补交票据中的金额数字；

s108：逐一提取出各基础表，并判断所述金额数字是否存在于所述基础表中；

s109：若否，进入s111；若是，提取出与所述基础表中所述金额数字对应的第一科目名称，提取出与所述补交票据中所述金额数字对应的第二科目名称；

s110：判断所述第一科目名称与所述第二科目名称是否相同；

s111：若否，在各基础表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

如图2所示，s111之后还包括：

判断在预设时间内第二用户是否对所述基础表作出修改；

若否，向所述第二用户发送提醒信息。

具体地，本实施例应用于财务软件，供包括两方用户：第一用户与第二用户，其中，所述第一用户指客户，第二用户指代理记账公司的会计。无论是第一用户还是第二用户在使用本系统时均需要注册所述财务软件。

在s101中，第一用户先登录本系统（财务软件），再在指定位置提交需要记账的各项票据以及资料，所述资料可以是票据的补充说明。

提交完毕后，系统获取到所述各项票据以及资料，先对各项票据以及资料进行审核，判断所述各系那个票据以及资料是否符合预设标准，例如，审核所述票据的内容是否真实和正确、审核票据是否合法、审核票据是否合理，在审核过程中，人机结合进行工作。

在s102中，当票据以及资料符合预设标准时，提取出各项票据中的时间信息，将所述时间信息与票据建立一一对应的关系。

在s103中，将各项票据以及资料按照与其对应的时间信息进行升序排列，并对所述各项数据以及资料进行编号。

若存在相同时间信息的多项票据，则按照提交顺序排列，先提交的票据排列在前。

在s104中，将排列完毕的各项票据以及资料按照排列的顺序依次录入系统进行存储，生成一份凭证汇总表。

在s105中，第二用户基于所述凭证汇总表记账，在记账过程中制作若干基础表，包括科目汇总表、科目明细账等，第二用户将所述基础表也导入系统，系统接收到后对各项基础表进行编号。

在s106中，当第一用户缺少提交原始凭证时，再次登入本系统（财务软件），再在指定位置补交遗漏的票据。

重复s101中的审核流程。

在s107中，当补交票据符合预设标准时，获取所述补交票据中的金额数字，若所述补交票据中的金额并非为数字形式，则将其转化为数字形式。

在s108中，将各项基础表逐一与所述金额数字进行比对，判断所述金额数字是否存在与各项基础表中。

在s109中，若各项基础表均不包括所述金额数字，则进入s111。

若所述金额数字存在于某项基础表中，则提取出该项基础表，并在该项基础表中提取出与所述金额数字对应的第一科目名称，在所述补交票据中提取出与所述金额数字对应的第二科目名称。

在s110中，判断所述第一科目名称与所述第二科目名称是否相同。

在s111中，若上述两个科目名称相同，则表明所述补交票据已录入系统，驳回所述补交票据。

若上述两个科目名称不同，则表明所述补交票据确为遗漏提交的原始凭证，在各项基础表的空白区域出设置一临时处理区域，并在所述临时处理区域内填入第二科目名称以及金额数字。

系统内置有一预设时间，若基础表在所述预设时间内未被修改，则向第二用户发送提醒信息，提醒第二用户及时修改基础表。

实施例二

如图3所示，s111还包括：

提取出所述补交票据中的时间信息；

在所述凭证汇总表中提取出位于所述时间信息之前与之后的中间位置；

在所述中间位置插入预设标记；

在所述凭证汇总表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

如图4所示，自动修改完所述凭证汇总表时，删除所述临时处理区域；

在所述中间位置插入所述补交票据，并修改自所述中间位置向后的票据编号。

具体地，若补交票据确为遗漏的原始凭证，则系统还需要对凭证汇总表进行修改。

本实施例包括两种修改方案，其一，系统先提取出所述补交票据中的时间信息，凭证汇总表中的凭证是按照时间升序排列的，并且凭证汇总表中记录有各项凭证的时间信息，系统再在所述凭证汇总表中提取出位于补交票据时间信息之前与之后的两项票据，在上述两项票据的中间位置插入预设标记，所述预设标记用于提醒第二用户补交票据在凭证汇总表中的位置。此外，系统再在所述凭证汇总表的空白区域内设置一临时处理区域，并在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及金额数字，系统在所述预设标记与临时处理区域之间建立连接关系，第二用户点击所述预设标记即可跳转至所述临时处理区域，第二用户点击所述临时处理区域也可调整至所述预设标记。

其二，当第二用户长时间未对所述凭证汇总表进行修改时，系统自动将所述补交票据插入中间位置，并重新调整各票据的编号，最后删除所述临时处理区域，保留预设标记，第二用户在确认所述凭证汇总表后可删除所述预设标记。

实施例三

如图5所示，s111还包括：

将不存在补交票据金额数字以及与第二科目名称不同的基础表的编号发送给第二用户；

获取第二用户选择的基础表的编号；

根据所述编号提取出第二用户选择的基础表；

在提取出的基础表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

具体地，在对基础表进行修改时，可对需要作出修改的基础表进行筛选。

先确定所有不存在补交票据金额数字以及与第二科目名称不同的基础表，再提取出上述基础表的编号，或第二用户对所述基础表的备注信息，将所述编号以及备注信息发送给第二用户，第二用户自行选择需要修改的基础表，第二用户选择基础表的编号进行回复，系统根据第二用户回复的编号提取出对应的基础表，并在提取出的基础表的空白区域设置临时处理区域。

实施例四

如图6所示，一种用于代理记账的数据整理系统，包括：

原始凭证审核模块401，被配置为获取登录所述财务软件的第一用户提交的各项票据以及资料，对所述各项票据以及资料进行审核，并判断所述各项票据以及资料是否符合预设标准；

第一提取模块402，被配置为提取出所述各项票据以及资料中的时间信息；

原始凭证整理模块403，被配置为将各项票据以及资料按照与其对应的时间信息进行升序排列，并对所述各项票据以及资料进行编号；

原始凭证录入模块404，被配置为将整理完毕的各项票据以及资料录入系统，生成凭证汇总表；

结账记录模块405，被配置为存储结账过程中制作的各项基础表，并对所述各项基础表进行编号；

补交模块406，被配置为获取登录所述财务软件的第一用户补交的票据，并判断所述票据是否符合预设标准；

第二提取模块407，被配置为提取出补交票据中的金额数字；

第一判断模块408，被配置为逐一提取出各基础表，并判断所述金额数字是否存在于所述基础表中；

第三提取模块409，被配置为提取出与所述基础表中所述金额数字对应的第一科目名称，提取出与所述补交票据中所述金额数字对应的第二科目名称；

第二判断模块410，被配置为判断所述第一科目名称与所述第二科目名称是否相同；

第一设定模块411，被配置为在各基础表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

通知模块412，被配置为若在预设时间内第二用户未对所述基础表作出修改，则向所述第二用户发送提醒信息。

第四提取模块413，被配置为提取出所述补交票据中的时间信息；

第五提取模块414，被配置为在所述凭证汇总表中提取出位于所述时间信息之前与之后的中间位置；

标记模块415，被配置为在所述中间位置插入预设标记；

第二设定模块416，被配置为在所述凭证汇总表中设置临时处理区域，在所述临时处理区域内填写第二科目名称以及所述金额数字。

删除模块417，被配置为删除所述临时处理区域；

编辑模块418，被配置为在所述中间位置插入所述补交票据，并修改自所述中间位置向后的票据编号。

获取模块419，被配置为将不存在补交票据金额数字以及与第二科目名称不同的基础表的编号发送给第二用户，并获取第二用户选择的基础表的编号；

第六提取模块420，被配置为根据所述编号提取出第二用户选择的基础表。

上述实施例四所提供的系统，仅以上述各功能模块的划分进行举例说明，实际应用中，可以根据需要而将上述功能分配由不同的功能模块完成，即将系统的内部结构划分成不同的功能模块，以完成以上描述的全部或者部分功能。

上述实施例只为说明本发明的技术构思及特点，其目的是让熟悉该技术领域的技术人员能够了解本发明的内容并据以实施，并不能以此来限制本发明的保护范围。凡根据本发明精神实质所作出的等同变换或修饰，都应涵盖在本发明的保护范围之内。