一种高效的办公用房调配方法及系统与流程

[0001]
本发明涉及资源管理领域，特别涉及一种高效的办公用房调配方法及系统。


背景技术：

[0002]
办公用房调配管理是机关工作后勤保障不可或缺的部分。
[0003]
由于历史制度和管理制度等各种原因，省直房地产管理部门业务办理及数据盘点清算主要依赖于传统的纸质流转、人工统计的方式。且对于如此庞大的房地资产管理更加侧重于各项相关业务的办理，而忽略了对实物的管理，造成了房与地、房地与业务、业务与业务间的关联性、延续性不强，进而导致房地资产家底存量不清，信息更新不及时，账实不符问题普遍存在; 管理部门缺少准确的数据支撑，办公资源配置不合理，统一调剂困难; 管理手段传统、单一，难以做到步步留痕、事事记录，缺少有效的监管等一系列问题。总体上，目前的针对办公用房管理所采用的技术，由于实施成本、管理的复杂度等原因，并没有很好的应用起来。
[0004]
随着机关单位办公用房制度改革的不断深入，房产精细化管理不断加强。为了规范党政机关办公用房管理，落实办公用房的五“统一”的管理要求，进一步推动机关办公用房的超标管理、清理与整改等工作的动态长效管理，实现办公用房资源合理配置和节约集约使用，基于大数据时代下“信息数据化、操作图形化，管理网格化”的理念，探索建立办公用房智慧化管理平台。
[0005]
现有办公用房工作，只是将办公用房地产管理涉及的所有基础数据和业务数据进行整合，采用电子表格记录了为办公用房使用现状。
[0006]
用房申请发起线下用房申请，用房申请采用线下提交申请，由直属领导审核通过后，再由用房管理部门根据申请需求情况在现有电子表格里查找是否满足的用房后手工调配，依据手动调配匹配合适的办公用房。
[0007]
现有技术平台的办公用房申请用房流程较长，房屋调配任务需要线下沟通并手工调配，管理人员由于采用档案数据等原因，调配任务占用办公用房时间较长，部分办公用房资源浪费，从而影响工作人员日常办公用房使用，导致房产配置不严格，动态管理不及时；管理不统一，维修改造不规范。


技术实现要素：

[0008]
本发明提供一种高效的办公用房调配方法及系统，旨在解决线下调配办公用房占用时间长，管理不统一等，造成时间、资源浪费的问题。
[0009]
本发明提供一种高效的办公用房调配方法，包括以下步骤：s1.预先调配：将办公用房作为快速申请通道的匹配调配资源放入到系统调度池中，按照设定的预调配方案库进行调配或调整或增加用房，并输出调配结果；s2.手动调配：对存量房进行检索，并依据指定区域进行调配，并输出调配结果；s3.预先调配与手动调配的切换：申请人提交办公用房申请，系统执行预先调配方案并
输出结果后通知申请人，申请人若同意系统预先调配方案则一键完成调配方案；申请人若不同意系统预先调配方案则切换为执行手动调配方案，并输出最终调配结果。
[0010]
作为本发明的进一步改进，所述步骤s1中预先调配包括以下调配规则：集中规则：针对申请人同时申请多个办公用房的申请单，优先从系统调度池选取同一指定区域内空闲房源集中调配；从属规则：针对申请人所在单位的组织结构，调配就近于直属单位现有办公用房的空闲房源；区域规则：以行政区划进行办公用房预调配，优先分配申请单位所在同一行政区域内的空闲房源；意向规则：优先调配申请人选取的意向空闲房源或意向空闲房源的区域范围；人员职级规则：根据空闲房源的配置参数，按照申请人的职级由高到低进行调配；计划用房高于非计划用房规则：根据申请单位的用户计划，优先调配空闲房源给有计划的申请单位。
[0011]
作为本发明的进一步改进，所述步骤s1中，预先调配调整集中规则、从属规则、区域规则、意向规则、人员职级规则、计划用房高于非计划用房规则中每一项的加权比例配比，并建立多个预先调配模型。
[0012]
作为本发明的进一步改进，所述步骤s1预先调配的步骤中，若按照设定的预调配方案库调配不到房源时，则执行一下步骤：s11.判断在配置值内是否有即将到期的临时用房，若有则直接分配；若无则执行步骤s12；s12.以配置值为基准，扩大检索的行政区域范围，并判调配行政区域范围内的空闲房源或即将到期的房源。
[0013]
作为本发明的进一步改进，所述步骤s2中，申请人完成申请流程后，经办人员从现有所有空闲房源搜索，主要进行以下规则操作：s21.区域搜索匹配，在申请单位同一楼层、同一地址、周边查找空闲或即将到期临时办公用房；s22.单位搜索匹配，在申请单位直属的机构的位置楼栋、楼层搜索满足申请单的房产信息；s23.职级搜索匹配，根据国管局办公用房职级标准规定，搜索满足申请单的房间信息并进行调配；s24.根据搜索条件后，通过矢量化楼层平面图进行手动调配，完成办公用房调配任务。
[0014]
作为本发明的进一步改进，所述步骤s3的预先调配与手动调配切换具体包括：s31.申请人在办公用房申请中，若预先调配未匹配出方案，则进入手动调配，其余申请则执行步骤s32；s32.发起预先调配，通过系统筛选按照优先级发放调配方案，根据匹配优先级规则配置，若未匹配到方案，切换到手动调配，若手动调配出方案，则调配完成。
[0015]
本发明还提供一种高效的办公用房调配系统，包括：办公用房管理系统：对申请人的申请单进行预先调配和/或手动调配的管理程序；申请人系统：为申请人提供用房申请、申请信息查询、申请进度查询、申请通过详细用
房情况的操作系统；管理调配端系统：为办公用房管理调配人员提供用房审核及调配、申请信息管理、日常报表查询的操作系统；房屋运维管理系统：对房产建筑信息进行新增、填入楼宇信息、选择楼宇点位、查看新加办公用房信息的操作系统；所述申请人系统、管理调配端系统、房屋运维管理系统分别与办公用房管理系统连接并信息交互。
[0016]
作为本发明的进一步改进，所述办公用房管理系统内嵌包括：用房申请模块：主要提供用房申请、用房提审、办公用房申请进度跟踪的执行模块；用房审批模块：主要提供办公用房审批、办公用房预先调配、办公用房手动调配的执行模块；调配设置模块：根据调配配置，将用房申请需求进行预先调配或者手动调配，反馈到申请人处的执行模块；预先调配模块：根据预调配办公用房列表，进行预先调配配置、自动调配规则配置、区域楼层面积配置的执行模块；手动调配模块：针对预先调配无效，或临时增加、减少人员情况的申请，发起人工调配的模式，并依据区域、楼层匹配办公用房的执行模块；楼宇管理模块：对房产建筑信息进行新增，填入楼宇信息，选择楼宇点位，对建筑信息的详情进行查看，编辑已存在的楼宇信息，对楼宇信息进行导入导出功能的执行模块；楼层管理模块：对楼层信息进行新增，对楼层信息的详情及平面图进行查看，编辑已存在楼层信息的执行模块。
[0017]
本发明的有益效果是：系统介入调配流程后，提高办公用房调配效率；减少人工调配的干预，平衡各部门的办公用房使用；采用更优的办公用房预调配模型算法，在调配工作时提供用房需求的匹配方案，有效提升了用房调配的工作效率。
附图说明
[0018]
图1是本发明一种高效的办公用房调配方法的流程框图；图2是本发明一种高效的办公用房调配系统的结构示意图。
具体实施方式
[0019]
为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。
[0020]
实施例一：如图1所示，本发明的一种高效的办公用房调配方法，包括以下步骤：s1.预先调配：将办公用房作为快速申请通道的匹配调配资源放入到系统调度池中，按照设定的预调配方案库进行调配或调整或增加用房，并输出调配结果；s2.手动调配：对存量房进行检索，并依据指定区域进行调配，并输出调配结果；s3.预先调配与手动调配的切换：申请人提交办公用房申请，系统执行预先调配方案并输出结果后通知申请人，申请人若同意系统预先调配方案则一键完成调配方案；申请人若
不同意系统预先调配方案则切换为执行手动调配方案，并输出最终调配结果。
[0021]
办公用房调配分为两种调配方式：预先调配、手动调配；预先调配平台需将一部分办公用房方案作为快速申请通道匹配调配方案将办公用房方案放入系统调度池进行用房调配；手动调配依据存量房、指定区域、楼宇、楼层进行调配，从而满足工作人员日常申请办公用房需求。
[0022]
预先调配是系统根据现在办公存量用房的情况建立的一套有效调配模型，辅助办公用房管理人员进行决策分析，完成预先调配后，系统会优先通知申请单位的人员，若申请单位同意系统分配方案，一键调配完成调配工作，若是沟通后不同意此方案，则采用手工调配流程，手工完成办公用房调配工作。
[0023]
步骤s1中的预先调配包括以下调配规则：集中规则：针对申请人同时申请多个办公用房的申请单，优先从系统调度池选取同一指定区域内空闲房源集中调配；针对首次申请用户并申请多个房间的申请单，优先从现有主要空闲楼层可一次性满足需求选取，保证办公人员日常办公便利性，集中调配可以保证同一单位的办公地点相近，使调配更合理化。
[0024]
从属规则：针对申请人所在单位的组织结构，调配就近于直属单位现有办公用房的空闲房源；具体行政与事业从属规则，为方便行政办公单位与下辖直属事业单位的业务沟通，办公用房申请单位为相关单位，以单位组织结构为准建立预调配规则，并进行用房预调配。
[0025]
区域规则：以行政区划进行办公用房预调配，优先分配申请单位所在同一行政区域内的空闲房源；区域规则也是行政从属规则，以行政区划进行办公用房预调配，优先在同区（县）、街道（镇）的申请单位调配于同一区域。
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意向规则：优先调配申请人选取的意向空闲房源或意向空闲房源的区域范围；具体为申请单意向区域，申请单位经办人员最为知晓所属单办公区域，将此规则加权考虑进调配规则内，以满足用户申请需求。
[0027]
人员职级规则：根据空闲房源的配置参数，按照申请人的职级由高到低进行调配；系统可根据房间面积、房间号、职级属性、房屋朝向等配置参数，将人员的职级从局、处、科进行高低分配，尽量符合现有人性化的配置方式。
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计划用房高于非计划用房规则：根据申请单位的用户计划，优先调配空闲房源给有计划的申请单位；预先调配规则中，会将每年的用户计划作为参考条件；按计划进行调配，使调配更具合理化，也能符合用房的规划。
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以上几个规则，可根据业务时期不同，进行不同的加权比例配比，根据系统分配的结果情况，适当优化调配模型，方便管理人员进行人性化用房调配管理。
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步骤s2中的手动调配采用如下匹配方式：手工调配采用图形化的操作界面，将楼层平面图各个房间属性进行展示，如楼层、房号、单位、面，加入线下沟通等人为因素，调配人员，根据长期工作经验进行办公用房调配。
[0031]
申请人完成申请流程后，经办人员，将从现有所有空闲的房产搜索，主要进行以规则操作：s21.区域搜索匹配，尽量在申请单位同一楼层、同一地址、周边查找空闲或即将到期临时办公用房，以满足申请单需求；
s22.单位搜索匹配，尽量在申请单位直属的机构的位置楼栋、楼层搜索满足申请单的房产信息，方便人员进行手工调配；s23.职级搜索匹配，根据国管局办公用房职级标准规定，搜索满足申请单的房间信息并进行调配；s24.调配人员根据搜索条件后，通过矢量化楼层平面图进行手动调配，完成办公用房调配任务。
[0032]
步骤s3的预先调配与手动调配切换具体包括：s31.申请人在办公用房申请中，若预先调配未匹配出方案，则进入手动调配，其余申请则执行步骤s32；s32.发起预先调配，通过系统筛选按照优先级发放调配方案，根据匹配优先级规则配置，若未匹配到方案，切换到手动调配，若手动调配出方案，则调配完成。
[0033]
该办公用房调配方法在调配过程中，会根据情况在预先调配与手动调配之间切换。具体在办公用房流程为当前用房申请进行调配，在用房申请中，若预先调配未匹配出方案，则进入手动调配。其余则发起预先调配，通过系统筛选按照优先级发放调配方案，根据匹配优先级规则配置，若未匹配到方案，切换到手动匹配，若快速匹配调配方案，则调配完成。
[0034]
该办公用房调配方法以下为例子：xx市土地矿产管理服务中心是一家事业单位，申请人员申请2间办公用房，意向位置为xx市自然资源和规划局大楼，根据预先调配算法规则，矿产管理服务中心作为自然资源和规划局从局事业单位，根据从属规则、区域规则，意向规则系统优先自然资源和规划局大楼选取空闲房间进行分配，若无空闲房间，再选择是否到期（2个月内，配置值）的临时用房进行分配，若也无数据，将以此行政区域内5公里（可配置）进行空闲国有房产或即将到期的房屋进行分配，直至满足最后2间用房相同位置的需求，并完成预调配方案，下发申请人，由申请人决定是否接受方案，若不接受方案，则进入手工调配方式，直到调配到合适的办公用房。
[0035]
实施例二：如图2所示，本发明一种高效的办公用房调配系统，包括：办公用房管理系统1：对申请人的申请单进行预先调配和/或手动调配的管理程序；申请人系统2（app或小程序）：为申请人提供用房申请、申请信息查询、申请进度查询、申请通过详细用房情况等的操作系统，满足政府公务人员办公用房需求；管理调配端系统3（app或小程序）：为办公用房管理调配人员提供用房审核及调配、申请信息管理、日常报表查询等的操作系统；房屋运维管理系统4（app或小程序）：可对房产建筑信息进行新增，填入楼宇信息，选择楼宇点位，保存即可新增一条建筑信息，而在管理调配端系统可查看新加办公用房的楼宇、楼层、点位、房间等信息的操作系统；申请人系统2、管理调配端系统3、房屋运维管理系统4分别与办公用房管理系统1连接并信息交互。
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其中，办公用房管理系统1内嵌包括：用房申请模块：主要提供用房申请、用房提审、办公用房申请进度跟踪等功能的执行模
块；用房审批模块：主要提供办公用房审批、办公用房预先调配、办公用房手动调配等功能的执行模块；调配设置模块：根据调配配置，将用房申请需求进行预先调配或者手动调配，反馈到申请人处的执行模块；预先调配模块：根据预调配办公用房列表，进行预先调配配置、自动调配规则配置、区域楼层面积配置的执行模块；手动调配模块：针对预先调配无效，或临时增加、减少人员情况的申请，发起人工调配的模式，并依据区域、楼层匹配办公用房的执行模块；楼宇管理模块：可对房产建筑信息进行新增，填入楼宇信息，选择楼宇点位，保存即可新增一条建筑信息；对建筑信息的详情进行查看；编辑已存在的楼宇信息；对楼宇信息进行导入导出功能的执行模块；楼层管理模块：对楼层信息进行新增，进入楼宇已有，跳转至楼层信息展示。导入楼层平面图，导入成功后可填入楼层信息，可对楼层信息的详情及平面图进行查看，可编辑已存在的楼层信息的执行模块。
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本发明技术借助gis技术、自动化信息采集技术、大数据技术，结合数据清理、集成、约束、变换等数据图形化技术，通过用房调配核定模型，简化办公用房申请分配流程，有效解决办公人员公共用房使用需求。
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办公用房调配是基于现有人工调配与日常办公用房使用数据优化算出后实现的办公用房预调配，调配规则尽量匹配现有工作流程，从而为办公用房管理带来如下的效益：（1）提升调配管理业务水平，并可掌握办公用房的相关信息如：人数、职位、房间类型、面积大小等；（2）促进完善办公用房管理制度，减少人工干预，可有效规范办公用房管理；（3）降低办公用房调配成本，控制办公用房超标调配，降低调配时间、用房腾退不及时现象，杜绝办公用房调配超标的问题，相对集中用房，结合预先调配，降低办公用房调配成本；（4）发挥办公用房使用效益，根据需求在线申请办公用房、通过预先模拟调配，匹配调配方案库，展示调配方案。确保办公用房不误时、不误事，既保证任务的完成，又节约开支，减少损耗，发挥办公用房调配效率。
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以上内容是结合具体的优选实施方式对本发明所作的进一步详细说明，不能认定本发明的具体实施只局限于这些说明。对于本发明所属技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干简单推演或替换，都应当视为属于本发明的保护范围。