文件自动分类管理方法和系统的制作方法
【技术领域】
[0001] 本发明涉及文件管理技术领域，特别是涉及一种文件自动分类管理方法和系统。
【背景技术】
[0002] 在企业及图书馆日常工作中，常常需要将纸质文档扫描后归档，以便与后续进行 查看和数据统计，文档管理在各个行业起着越来越重要的作用。
[0003] 传统的文件管理方法是通过计算机操控，把文件扫描到计算机中的指定目录保 存，文件名称随机生成或由用户录入。因此，在处理大批量的档案归档管理工作中工作效率 不高，且扫描后人工归档为工作人员带来了繁重的工作量，容易出现人为错误。传统的文件 管理方法存在管理效率低的确定。
【发明内容】
[0004] 基于此，有必要针对上述问题，提供一种可提高管理效率的文件自动分类管理方 法和系统。
[0005] 一种文件自动分类管理方法，包括以下步骤：
[0006] 接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应 关系；
[0007] 获取待分类文件，并接收分类编码；
[0008] 根据所述分类编码以及归档规则对所述待分类文件进行命名；
[0009] 根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存 储。
[0010] 一种文件自动分类管理系统，包括：
[0011] 归档规则接收模块，用于接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文 件名称、存储位置的对应关系；
[0012] 获取模块，用于获取待分类文件，并接收分类编码；
[0013] 命名模块，用于根据所述分类编码以及归档规则对所述待分类文件进行命名；
[0014] 存储模块，用于根据所述分类编码以及归档规则，分别将所述待分类文件发送至 对应位置进行存储。
[0015] 上述文件自动分类管理方法和系统，接收归档规则并存储；获取待分类文件，并接 收分类编码。根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名；根据分类编码以及归档 规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。按照分类编码自动对文件进行命名和 分类归档存储，实现了文件的自动归档，避免了人工归档的繁琐过程，提高了档案管理的效 率和准确性。
【附图说明】
[0016] 图1为一实施例中文件自动分类管理方法的流程图；
[0017] 图2为另一实施例中文件自动分类管理方法的流程图；
[0018] 图3为一实施例中文件自动分类管理系统的结构图；
[0019] 图4为另一实施例中文件自动分类管理系统的结构图。
【具体实施方式】
[0020] 一种文件自动分类管理方法，如图1所示，包括以下步骤：
[0021] 步骤SllO :接收归档规则并存储。归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置 的对应关系，接收并存储归档规则以便后续对文件进行归档存储操作。
[0022] 步骤S130 :获取待分类文件，并接收分类编码。
[0023] 待分类文件指需要进行分类存储的文件，本实施例中待分类文件包括扫描文件、 视频文件和音频文件中的至少一种。分类编码用于区分文件类型，分类编码的具体形式可 以根据实际使用的需求自行设定。用户在导入需要存储的文件的同时，可通过键盘等设备 输入该文件所对应的分类编码，以便对文件进行分类存储。表1所示为一实施例中不同单 据名称与对应的分类编码。
【主权项】
1. 一种文件自动分类管理方法，其特征在于，包括w下步骤： 接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名称、存储位置的对应关 系； 获取待分类文件，并接收分类编码； 根据所述分类编码W及归档规则对所述待分类文件进行命名； 根据所述分类编码W及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储。
2. 根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，根据所述分类编码W 及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储之后，还包括W下步骤： 接收查询指令，并根据所述查询指令提取对应的文件信息进行显示。
3. 根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，所述待分类文件包括 扫描文档；所述获取待分类文件，并接收分类编码的步骤之前，还包括W下步骤： 对纸质文档进行扫描，得到所述扫描文档。
4. 根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，所述根据所述分类编 码W及归档规则对所述待分类文件进行命名的步骤，包括W下步骤： 根据所述分类编码W及归档规则获取对应的当前归档编号； 根据所述当前归档编号对所述待分类文件进行命名。
5. 根据权利要求1所述的文件自动分类管理方法，其特征在于，所述根据所述分类 编码W及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应位置进行存储的步骤，包括W下步 骤： 根据分类编码W及归档规则对所述待分类文件进行分类； 依次查询是否存在与各类文件对应的存储目录； 若是，则在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文件； 若否，则建立对应的存储目录，并在对应的存储目录下新建子目录存储对应待分类文 件。
6. -种文件自动分类管理系统，其特征在于，包括： 归档规则接收模块，用于接收归档规则并存储，所述归档规则表征分类编码与文件名 称、存储位置的对应关系； 获取模块，用于获取待分类文件，并接收分类编码； 命名模块，用于根据所述分类编码W及归档规则对所述待分类文件进行命名； 存储模块，用于根据所述分类编码W及归档规则，分别将所述待分类文件发送至对应 位置进行存储。
7. 根据权利要求6所述的文件自动分类管理系统，其特征在于，还包括查询模块，所述 查询模块用于在所述存储模块根据所述分类编码W及归档规则，分别将所述待分类文件发 送至对应位置进行存储之后，接收查询指令，并根据所述查询指令提取对应的文件信息进 行显示。
8. 根据权利要求6所述的文件自动分类管理系统，其特征在于，所述待分类文件包括 扫描文档；所述文件自动分类管理系统还包括扫描模块， 所述扫描模块用于在所述获取模块获取待分类文件，并接收分类编码之前，对纸质文 档进行扫描，得到所述扫描文档。
9. 根据权利要求6所述的文件自动分类管理系统，其特征在于，所述命名模块包括： 编号提取单元，用于根据所述分类编码W及归档规则获取对应的当前归档编号； 文件命名单元，用于根据所述当前归档编号对所述待分类文件进行命名。
10. 根据权利要求6所述的文件自动分类管理系统，其特征在于，所述存储模块包括： 文件分类单元，用于根据分类编码W及归档规则对所述待分类文件进行分类； 目录查询单元，用于分别依次查询是否存在与各类文件对应的存储目录； 文件存储单元，用于存在对应的存储目录时，在对应的存储目录下新建子目录存储对 应待分类文件；W及不存在对应的存储目录时，建立对应的存储目录，并在对应的存储目录 下新建子目录存储对应待分类文件。
【专利摘要】本发明涉及一种文件自动分类管理方法和系统，接收归档规则并存储；获取待分类文件，并接收分类编码。根据分类编码以及归档规则对待分类文件进行命名；根据分类编码以及归档规则，分别将待分类文件发送至对应位置进行存储。按照分类编码自动对文件进行命名和分类归档存储，实现了文件的自动归档，避免了人工归档的繁琐过程，提高了档案管理的效率和准确性。
【IPC分类】G06F17-30
【公开号】CN104636469
【申请号】CN201510072915
【发明人】劳卫伦, 张远亮, 张志亮, 陈酌灼, 林克全
【申请人】广州供电局有限公司
【公开日】2015年5月20日
【申请日】2015年2月10日