专利名称：通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统及其方法
技术领域：
本发明涉及一种企业电子化知识管理平台，特别是指一种建立在网络硬件平台上，应用在利用电子邮件来进行的企业提案数据审查机制之上，通过计算机程序的执行针对具有不同属性类别的提案内容数据进行筛选，可以精简提案数据筛选流程、加速提案数据筛选速度、减少提案筛选错误发生的系统及其方法。
「提案」，便是企业取得知识技术以及员工提供创意想法的最佳渠道与方式。传统的企业，往往通过最传统的方法模式来建立起企业与员工间的提案制度，一般都是通过订立相关的提案条文规定，让有意愿的员工可以在自发性的提供创意提案后能够获得固定的奖励而已，并无法做更有效的激励；而对于提案之后的后续处理，则是必须使用大量的人力、时间和纸张去处理，不仅浪费许多资源，而且通过人为的处理方式也很容易出错而且效率十分的低落，甚至在人为的提案处理的公平性上也往往会遭受到许多的争议；再加上提案中的创新技术和知识又往往是企业中最重要而宝贵的可利用资源，如何有效加以整合和管理也相当的重要而不可或缺。因此，企业在逐渐迈向电子化知识管理的同时，思索如何建立一套完整的提案制度，能够有效激励员工发挥创意，在提案审查上能够公平而有效率，并且能够对于企业无形的提案资产加以有效的管理，应是目前企业经营维持竞争优势的最重要关键课题之一。
「提案审查」，应是整个提案制度中最重要的部分之一，一般说来提案审查包含有两个部分，一是形式审查，另一则是实质审查。过去在传统提案制度中，形式审查的部分都是通过人来进行的，这样的方式不仅浪费许多人力、时间，最重要的是在筛选的过程中，除了基本申请数据的一般筛选项目之外，负责筛选的人往往都还得必须要进行不同属性类别提案内容数据的专业筛选项目，由于这部分所牵涉的领域范围较为广泛，再加上筛选人员的水平常常参差不齐，所以可能会导致在初步的筛选过程中发生过于主观或是认知不一的情况，导致提案数据的各个进度受到影响。
因此，如何有效应用目前发达的计算机科技来辅助企业提案审查的完整机制建立，能够将提案数据的初步筛选借助计算机所执行的系统和方法，来精简提案数据筛选流程、加速提案数据筛选速度效率、减少提案数据筛选错误发生，是企业目前所应正视的问题。
本发明的内容本发明的目有是为了解决上述问题而提出一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统及其方法，主要的目的在于通过本发明所建立的提案初步筛选机制，针对不同属性类别的提案内容数据采取不同的筛选比对规则去执行筛选，使企业的提案数据筛选过程更精简、错误少而且效率高。
本发明的目的可通过如下措施来实现一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，是建立在网络系统硬件平台上；提供申请人利用电子邮件进行提案申请，完成提案申请后可进行对应的提案筛选处理，该系统包含一邮件处理模块，用于接收申请人一提案申请数据加以记录，以及负责一通知邮件数据的分类发送；一筛选比对模块，用于根据该提案申请数据的一属性类别选择一筛选规则进行提案数据筛选；及一邮件生成模块，用于根据提案数据的筛选比对结果，配合一邮件生成规则的设定，实时产生对应的该通知邮件数据。
该系统还在电子邮件的一使用者操作接口中设有各种电子邮件样版窗体，供申请人选择进行提案数据申请用。
该提案申请数据包含一申请基本数据及一提案内容数据。
该通知邮件数据包含一修正通知邮件数据及一合格通知邮件数据。
该筛选规则包含一申请数据规则及一内容数据填写规则。
该邮件生成规则会根据该筛选比对结果数据，依照不同的通知对象及通知主题，分别产生不同的邮件内容数据。
本发明的目的还可通过如下措施来实现一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，建立在网络硬件平台上，提供申请人利用电子邮件进行提案数据申请，完成提案数据申请后可进行对应的提案数据筛选处理，该方法包含下列步骤申请人选择电子邮件样版窗体填写及传送一提案申请数据；撷取一筛选规则对该提案申请数据进行比对；及根据筛选结果数据产生并发送一通知邮件数据完成提案数据自动筛选过程。
该方法还包含利用电子邮件的一使用操作接口提供各种电子邮件样版窗体，供申请人选择进行提案数据申请的步骤。
该提案申请数据包含一申请基本数据及一提案内容数据。
该筛选规则包含一申请数据规则及一内容数据填写规则。
该通知邮件数据包含一修正通知邮件数据及一合格通知邮件数据。
该撷取的筛选规则对该提案申请数据进行比对的步骤，还包含下列步骤读取该提案申请数据的一属性类别数据；根据该属性类别数据撷取对应的该筛选规则；根据一邮件生成规则产生该合格通知邮件数据；进行该通知邮件数据的发送；及将该提案申请数据分类储存。
该方法还包含发出该修正通知邮件数据的步骤。
该邮件生成规则会根据该筛选比对结果，依照不同的通知对象及通知主题，分别产生不同的邮件内容数据。
本发明的优点在于通过本发明计算机程序的系统执行运作，将可以大幅减少过去人为处理提案数据初步筛选时所发生的错误，同时减少许多人力和时间上的支出和浪费，并且提高提案数据的筛选效率，同时通过系统完整的提案数据自动筛选机制的建立，可以使企业的提案数据筛选流程更加地精简，进而能够确实控制及掌握提案数据申请的进度。
而通过电子邮件来进行提案数据自动筛选系统及其方法，还可以让员工在本地端(local)通过自己最常使用而且最为熟悉的邮件软件，简易而便利的进行提案数据的申请，从而获得快速而正确的提案数据筛选结果，还通过电子邮件的实时传送，可以随时掌握提案筛选的各项信息。
具体的实施方式本发明还结合附图对实施例作进一步详述本发明为一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统及其方法，该系统及方法是利用网络硬件平台，通过网络50的连结，包含网际网络以及企业网内网络，让提案申请人能够借助最常使用以及最熟悉的电子邮件的使用者操作接口100，来进行提案数据申请的作业，借助电子邮件形式的数据往返过程，可以让申请人实时获得本发明的提案筛选系统200所给予的对应筛选结果数据。
首先，
图1为本发明的系统的具体架构，该图是本发明的系统运作架构图，说明如下(1)邮件处理模块210，用来接收申请人由使用者操作接口100所传送内含有提案申请数据内容的电子邮件，并对申请人的提案申请数据加以记录，另外，本邮件处理模块210还提供提案数据完成筛选时所有通知邮件数据的分类发送的工作。
事实上，使用者操作接口100是被整合在电子邮件软件当中，可以提供多种的提案数据申请样版窗体供申请人选择填写，由于企业中提案数据的属性类别种类繁多，例如专利创意提案、活动企划提案…，每种提案数据所套用的格式或者是所需数据的字段有所差异，因此使用者操作接口100会根据申请人所选择的提案属性类别数据而提供合适的提案数据申请样版窗体给申请人进行提案申请数据的填写。每个提案申请数据中大致上可区分为两个部分，分别为申请基本数据如员工编号、员工部门代号、员工级职…及提案内容数据包括提案类别、提案标题、提案摘要、提案说明、提案附档…。
(2)邮件生成模块220，会根据提案数据经过筛选的结果，依照系统所设定的邮件生成规则来产生对应的通知邮件数据。由于提案数据的筛选包括申请数据以及内容填写等不同方面，所以当提案不合格的时候，必须要通知提案申请人进行提案申请数据方面的修正，因此，本邮件生成模块220会依照不合格的原因，撷取出不同的邮件生成规则包括不同的通知对象、通知主题、通知内容…来产生对应的修正通知邮件数据；反之，若是提案申请数据完全符合筛选规则可以进行后续提案审查的时候，本邮件生成模块220同样也会根据邮件生成规则来产生合格通知邮件数据。
(3)筛选比对模块230，主要是将申请人的提案申请数据依照不同的属性类别进行不同的筛选比对作业，由于各种不同性质的提案数据都有不同标准的规定要求，因此，当本筛选比对模块230接收到一提案申请数据时会根据其属性类别数据，去选择出对应的筛选规则进行提案数据筛选，其中筛选规则大致上也可以分为两大部分一是申请数据规则，用于检验申请基本数据是否完整正确…；另一是内容数据填写规则，用于检验提案内容数据是否齐全及是否符合审查标准…。
图2为本发明的主要运作流程经过，该图是本发明所提之通过电子邮件进行提案数据自动筛选系统及其方法的主要运作流程图，说明如下首先，申请人必须先通过整合在电子邮件软件中的使用者操作接口100，依照提案数据的属性类别数据选择适当的提案样版窗体，进行提案申请数据的填写及传送的动作即步骤300，事实上在使用者操作接口中预先储存有拥有各种不同属性类别数据所对应的提案样版窗体可供申请人选择，而提案申请数据则主要包含了申请基本数据及提案内容数据两个部分；当本提案筛选系统200接收到申请人的提案申请数据后会依照筛选规则的内容对提案申请数据进行逐一的比对作业即步骤400；当筛选完毕之后，会根据提案数据的筛选结果，产生对应的通知邮件数据，包括修正通知邮件及合格通知邮件，进行发送，至此完成整个提案数据自动筛选的流程经过即步骤500。
最后，为了更进一步说明本发明的筛选比对流程经过，以下用图3来说明，该图是本发明所的通过电子邮件进行提案数据自动筛选系统及其方法的筛选比对流程图，说明如下当本提案筛选系统200接收到申请人所传送的提案申请数据时，会由筛选比对模块230将该提案申请数据中的提案属性类别数据给读取出来即步骤410；然后筛选比对模块230会根据提案属性类别数据的不同选择不同的筛选规则出来即步骤420，然后进行逐一项目比对的动作；此时，系统会判别提案申请数据是否符合申请数据方面的规则？即步骤430，如果不符合的话，则通过邮件生成模块220中所设定的邮件生成规则产生对应的修正通知邮件数据即步骤540，生成的邮件数据会被送至邮件处理模块210中进行发送的处理，以便通知申请人可以对提案申请数据的内容进行补正即步骤530，否则的话表示提案申请内容符合申请数据规则，则继续比对判别提案申请数据是否符合内容填写方面的规则？即步骤440，如果不符合的话，则通过邮件生成模块220中所设定的邮件生成规则产生对应的修正通知邮件数据即步骤540，生成的邮件数据会被送至邮件处理模块210中进行发送的处理，以便通知申请人可以对提案申请数据的内容进行补正即步骤530，若提案申请数据通过步骤430及步骤440的检验，表示提案申请数据在形式上已经具备合格的条件，可以进行后续的审查工作的话，则根据邮件生成规则产生通过筛选的合格通知邮件数据给申请人即步骤510，然后将提案申请数据根据不同的属性类别数据进行分类储存的动作即步骤520，至此算是完成一个提案数据筛选比对的经过流程。
虽然本发明以前述的较佳实施例揭露如上，然其并非用以限定本发明，故任何本领域的普通技术人员，所作些许的更动与润饰，均不脱离本发明的精神和范围，因此本发明的保护范围应以其权利要求书所界定者为准。
权利要求
1.一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，是建立在网络系统硬件平台上；提供申请人利用电子邮件进行提案申请，完成提案申请后可进行对应的提案筛选处理，该系统包含一邮件处理模块，用于接收申请人一提案申请数据加以记录，以及负责一通知邮件数据的分类发送；一筛选比对模块，用于根据该提案申请数据的一属性类别选择一筛选规则进行提案数据筛选；及一邮件生成模块，用于根据提案数据的筛选比对结果，配合一邮件生成规则的设定，实时产生对应的该通知邮件数据。
2.如权利要求1所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，其特征在于该系统还在电子邮件的一使用者操作接口中设有各种电子邮件样版窗体，供申请人选择进行提案数据申请用。
3.如权利要求1所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，其特征在于该提案申请数据包含一申请基本数据及一提案内容数据。
4.如权利要求1所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，其特征在于该通知邮件数据包含一修正通知邮件数据及一合格通知邮件数据。
5.如权利要求1所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，其特征在于该筛选规则包含一申请数据规则及一内容数据填写规则。
6.如权利要求1所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统，其特征在于该邮件生成规则会根据该筛选比对结果数据，依照不同的通知对象及通知主题，分别产生不同的邮件数据。
7.一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，建立在网络硬件平台上，提供申请人利用电子邮件进行提案数据申请，完成提案数据申请后可进行对应的提案数据筛选处理，该方法包含下列步骤申请人选择电子邮件样版窗体填写及传送一提案申请数据；撷取一筛选规则对该提案申请数据进行比对；及根据筛选结果数据产生并发送一通知邮件数据完成提案数据自动筛选过程。
8.如权利要求7所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，其特征在于该方法还包含利用电子邮件的一使用操作接口提供各种电子邮件样版窗体，供申请人选择进行提案数据申请的步骤。
9.如权利要求7所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，其特征在于该提案申请数据包含一申请基本数据及一提案内容数据。
10.如权利要求7所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，其特征在于该筛选规则包含一申请数据规则及一内容数据填写规则。
11.如权利要求7所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，其特征在于该通知邮件数据包含一修正通知邮件数据及一合格通知邮件数据。
12.如权利要求7所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，其特征在于该撷取的筛选规则对该提案申请数据进行比对的步骤，还包含下列步骤读取该提案申请数据的一属性类别数据；根据该属性类别数据撷取对应的该筛选规则；根据一邮件生成规则产生该合格通知邮件数据或修正通知邮件数据；进行该通知邮件数据的发送；及将该提案申请数据分类储存。
13.如权利要求12所述的通过电子邮件进行提案数据自动筛选的方法，其特征在于该邮件生成规则会根据该筛选比对结果，依照不同的通知对象及通知主题，分别产生不同的邮件数据。
全文摘要
本发明涉及一种通过电子邮件进行提案数据自动筛选的系统及其方法，通过本发明的计算机程序执行，可以根据提案申请数据所具有的不同属性类别，分别采取不同筛选规则来进行提案内容数据的自动筛选；其中本发明系统包含邮件处理模块、邮件生成模块及筛选比对模块；本发明的方法则包含下列步骤申请人选择电子邮件样版窗体填写及传送提案申请数据、然后由系统撷取筛选规则对提案申请数据进行比对、最后根据筛选结果产生并发送通知邮件数据完成提案数据自动筛选过程。
文档编号G06F15/16GK1464412SQ02123080
公开日2003年12月31日 申请日期2002年6月13日 优先权日2002年6月13日
发明者林振丰, 林茂如, 陈明煌, 陈达男 申请人:英业达股份有限公司