专利名称：文件管理装置和文件管理系统的制作方法
技术领域：
本发明涉及支持文件数字化的技术。
背景技术：
已知提供了一种技术，通过为出版物或文件夹配置发送无线电信号的IC卡来识别出版物或文件等的当前位置。另外，已知提供了一种技术，为分值卡(point card)配置无线标签，使得位于店铺内的读取装置读取由该无线标签发送的信息以测量顾客访问店铺的频度，利用位于店铺内的读取装置读取从该无线标签发送的信息，并在店铺中的几个位置设置读取装置，以检测顾客在店铺内的移动和度过的时间量。
在企业和政府机关中，正在进行利用图像扫描仪读取文件内容并对文件进行数字化的工作，以提高工作中使用的文件的使用效率。在此，在2或3年的时间中对办公室中现存的许多文件逐步进行数字化的情况中，当只是随机地进行数字化时，由于很快地对数字化重要程度不是很高的文件进行数字化，并且由于在觉得合适的时候尽快地完成数字化，所以出现了一些问题，如希望改善使用状况的文件的数字化被推迟。
发明内容
鉴于上述情况提出了本发明，本发明提供了一种文件管理装置和文件管理系统，使得可以从所使用的文件中选出需要进行数字化的文件并设定数字化各个文件的优先顺序。
为了解决上述问题，本发明提供了一种配置有文件管理装置的文件管理系统，所述文件管理装置配置有累积部，其相对应地存储分配给所使用文件的文件标识符、文件的使用场所以及文件的使用时间；计算部，其基于在累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录来计算文件数据使用效率；指定部，其对计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及，输出部，其输出指定部的识别结果。
此外，本发明提供了一种文件管理系统，该系统配置有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；累积部，其相对应地存储由所述多个读取部中的任何一个读取的文件标识符、表示读取文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、以及表示读取所述文件标识符的时间的时间信息；计算部，其基于累积部中与文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；指定部，其对由计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及输出部，其输出指定部的识别结果。
此外，本发明提供了一种文件管理装置，其配置有累积部，其相对应地存储分配给所使用文件的文件标识符、文件的使用场所和文件的使用时间；计算部，其基于累积部中与文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；比较部，其对计算部计算的所有文件数据使用效率进行比较；设定部，其基于比较部的比较结果，为与各个文件数据相对应的各个文件设定数字化优先级；以及输出部，其输出设定部设定的优先级设定结果。
此外，本发明提供了一种文件管理系统，该系统配置有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；累积部，其相对应地存储分配给所使用文件的文件标识符、文件的使用场所和文件的使用时间；计算部，其基于累积部中与文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；比较部，其对计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较；设定部，其依据比较部的比较结果，为与各个文件数据相对应的各个文件设定数字化优先级；以及输出部，其输出设定部设定的优先级设定结果。
此外，本发明提供了一种文件管理方法，其中一个系统具有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；和累积部，其存储信息；所述方法包括相对应地累积由所述多个读取部中任何一个读取的文件标识符、表示读取文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、和表示读取文件标识符的时间的时间信息；基于累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；对计算步骤中计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及，输出识别步骤中的识别结果。
此外，本发明提供了一种文件管理方法，其中一个系统具有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；和累积部，其存储信息；所述方法包括相对应地累积由所述多个读取部中任何一个读取的文件标识符、表示读取文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、和表示读取文件标识符的时间的时间信息；基于累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；对计算步骤中所计算的所有文件数据使用效率进行比较；基于比较步骤中的比较结果，为与各个文件数据相对应的各个文件设定数字化优先级；以及，输出设定步骤中的优先级设定结果。
基于以下附图对本发明的实施例进行详细说明，其中图1示出了粘贴在文件10和文件夹20等上的无线标签30；图2示出了文件管理系统1的构成；图3示出了要放置在书架80的架板81上的标签读取器40b；图4示出了累积装置60中存储的数据的结构；图5是一流程图，示出了到把数据存储在累积装置60中为止文件管理系统1的各个部分的操作；图6是一流程图，示出了在选择最适于数字化的文件10的情况下文件管理系统1的各个部分的操作；
图7示出了客户端70的示例画面；图8是一流程图，示出了在变型例(1)的情况下服务器50的操作。
具体实施例方式
下面，参照附图对本发明的实施例进行说明。
在开始数字化工作之前的六个月到一年之间，在企业或政府办公室内设置根据本发明的文件管理装置和文件管理系统。如图1中所示，将RFID标签30粘贴到现存的办公文件10和文件夹20上。
RFID标签30存储有各个文件10的唯一文件ID和各个文件夹的唯一文件夹ID。具体地，在粘贴到文件10上的各个RFID标签30中，除了文件ID和该文件10的类型和标题等的信息以外，还存储有总页数、重要度和保管场所。另外，粘贴到文件夹20上的RFID标签30存储有文件夹ID、和该文件夹20的重要度与保管场所等的信息，以及文件夹20中装订在一起的各个文件10的文件ID。另外，还可以将RFID标签30配置成仅存储各个RFID标签30的唯一标签标识符，并且可以将上述文件ID和文件夹ID之间的对应关系登记在服务器上的数据库内。
图2示出了文件管理系统的配置。如图中所示，在生成新文件10的位置(例如打印机、传真机和复印机)、在保存文件10和文件夹20的位置(例如书架和档案室的入口)、在使用文件10和文件夹20的位置(例如各个部门)以及在丢弃文件10和文件夹20的位置(例如碎纸机和垃圾箱)设置标签读取器40a-40d。另外，各个标签读取器40a-40d与位于标签读取器附近的RFID标签30进行无线通信，从RFID标签30读取文件ID等的信息，并向服务器50发送所读取的信息和识别标签读取器的标识符(在本说明书中称为“读取器ID”)。
图3(a)和图3(b)示出了在书架80和架板81上设置的标签读取器40b。图3(a)中所示的书架80的各个架板81的内部具有配置有天线和控制单元42的标签读取器40b，以与放在架板81上的文件夹20和文件10上粘贴的RFID标签30进行无线通信，如图3(b)中所示。在本说明书中，除非另有说明，否则将标签读取器40a-40b称为“标签读取器40”。
返回到图2，服务器50把标签读取器40从RFID标签30中读取的文件ID与表示读取信息的标签读取器40的安装场所(例如，打印机A、书架B、会计部、碎纸机A)的位置信息和表示当前时间(年、月、日、时、分、秒)的时间信息相对应地存储到累积装置60中。另外，标签读取器40可采取以下方式，即把从RFID标签30中读取的信息与表示标签读取器40的安装场所的位置信息和表示从RFID标签30读取信息的时间的时间信息发送给服务器50。
图4示出了在累积装置60内存储的数据的一例。如图中所示，针对各个文件ID，累积装置60存储表示读取该文件ID的标签读取器40的安装场所的位置信息和表示读取该文件ID的时间的时间信息。另外，在累积装置60(未示出)中，对于各个文件ID，登记了表示该文件10的类型(例如规划图、说明书、合同等)和标题、总页数、重要度和保管场所等的信息。另外，在从粘贴在文件夹20上的RFID标签30中读取文件夹ID的情况下，在图4中所示的数据中存储文件夹ID而非文件ID。
服务器50对累积装置60存储的信息进行分析，并针对各个文件计算对文件10进行数字化所得到的文件数据的使用效率。然后，服务器50对针对各个文件计算的使用效率进行比较，并选出与具有最高使用效率的文件数据相对应的文件10作为适于进行数字化的文件。客户端70的显示屏显示适于进行数字化的文件10的列表等。
接下来，对文件管理系统1的操作进行说明。首先，办公文件10和文件夹20等粘贴用于存储文件和文件夹ID等的信息的RFID标签30。之后，当粘贴着RFID标签30的文件10或文件夹30由某人带到办公室内时，如图5中所示，使用位于该办公室内各处的标签读取器40从RFID标签30中读取文件ID等的信息(步骤S101)。具体地，当文件10被重新放回书架80时，使用安装在架板81内的标签读取器40b，从粘贴在文件10上的RFID标签30中读取文件ID等。随后，标签读取器40把从RFID标签30读取的文件ID和标签读取器40的读取器ID等的信息发送给服务器50(步骤S102)。
当服务器50接收到文件ID和读取器ID时，其首先及时获取当前时刻，并把该获取的时刻作为文件ID的读取时间。服务器50还具有一数据表，在该数据表中针对各个读取器ID登记有表示标签读取器40的安装场所的信息，并且通过显示该数据表，指定与接收到的读取器ID对应的安装场所。之后，服务器50向累积装置发送从标签读取器40接收到的文件ID、读取该文件ID的标签读取器40b的安装场所以及该文件ID的读取时间(步骤S104)，并在累积装置60中存储这些信息(步骤S105)。这样，存储了由各标签读取器40读取的文件ID、读取文件ID的标签读取器40b的安装场所和各文件ID的读取时间。
图6是一流程图，显示出在选择适于进行数字化的文件10的情况下文件管理系统1的各个部分的操作。如图中所示，当服务器50从客户端70接收到选择操作启动请求时(步骤S201)，其向累积装置60发送累积信息读出请求(步骤S202)。当累积装置60接收到该读出请求时，其读出存储在累积装置60中的信息(参考图4)(步骤S203)，并将该信息发送到服务器50(步骤S204)。之后服务器50对从累积装置60接收到的存储信息进行分析，并针对各个文件10，确定通过对文件10进行数字化所得到的文件数据的使用效率。注意，服务器50确定表示以下所示各项的信息作为文件数据使用效率。
(1)“使用频度”例如，在三个月等的预定时间段内将文件10带入各个使用场所的次数。
(2)“移动路径”表示文件10从取出、使用并归还其保管场所的过程中所经过的位置的历史记录的信息。从该信息中，可以获知文件10经过的使用场所和文件10经过的使用场所的数量。
(3)“平均滞留时间”该时间是文件10在一个场所经过的时间的平均值。通过参照该滞留时间平均值，如果文件10的平均滞留时间比较短，并且如果该文件在大量部门之间使用，则可以确定文件10是用于浏览的。通过在数字化之后将该类型的文件10附加到电子邮件中，可以在更短时间内将信息仅提供给必要的接收者。
(4)“使用寿命”其指生成和毁掉文件10之间的时间；仅对已经通过碎纸或扔进垃圾箱而销毁的文件10计算该时间。当已知文件10的使用寿命时，如果文件10具有短的使用寿命，或者还具有低的使用频度，则知道可以降低其数字化优先级，因为即使进行了数字化，也不太可能将该文件的使用效率提高到所期待的程度。相反地，在文件10具有低使用频度的情况下，如果文件10具有长使用寿命，则可知通过对文件10进行数字化可提高存储空间的使用效率。
(5)“使用时间比率”其为从文件10生成到销毁为止的时间内文件10在各使用场所经过的时间的百分比。另外，可通过求得文件10(一批)被带入使用场所到文件10被带出使用场所的时间差来计算文件10的使用时间。而且，可以通过从文件10的使用寿命中减去文件10在存储区域中经过的时间来计算总的使用时间。
(6)“第一次使用场所和使用频度”在将文件10从其保管场所取走之后第一次使用的场所以及在该场所使用的使用频度。根据该信息，对于文件10来说重要的工作场所以及将文件10带到那里的频度变得很清楚。
(7)“复印次数和复印场所”该信息指文件10复印的次数以及文件10复印的场所。如果复印次数和复印场所的数量很大，则可以预想到对文件10进行数字化将提高使用效率。
服务器50对累积装置60的累积信息进行分析，并且当为各个文件10确定了上述(1)到(7)的使用效率时，基于所确定的使用效率对文件给予分值(步骤S206)。在此设定分值，分值高表示文件适于进行数字化；即，分值高表示文件10的数字化优先级高。
例如，基于以上(1)到(7)的使用效率，服务器50向“使用频度”超过预定阈值的文件10增加30个点，并向“移动路径”表示超过5个使用场所的文件10增加30个点。此外，服务器50向“复印次数”超过3份或者“复印场所”超过3个并且“使用寿命”比预定阈值长的文件10增加20个点。
此外，服务器50基于以上(1)到(7)中各项的使用效率执行点数的加和减，例如“还向具有较短滞留时间并具有5个以上使用场所的文件10增加7个点”，“向具有低使用频度并曾经从保管场所取出而在3个以上部门使用的文件10增加6个点”，“如果文件10的使用频度高但始终仅在一个场所使用，则减去10个点”，以及“如果文件10的使用寿命短并且其使用频度低，则减去10个点”。
这样，当结束向文件10分配点数时，在从具有所分配的分值的文件中选出具有超过预定阈值(例如80点)的分值的文件10之后(步骤S207)，服务器50生成并向客户端70发送表示所选文件10的列表的显示数据(步骤S208)。客户端70根据所接收的显示数据，在显示屏幕上显示适于进行数字化的文件10的列表，如图7中的例子所示(步骤S209)。
此外，服务器50从评过分的文件10中选出得分最高的30％，并且可采用向客户端70发送所生成的表示该列表的显示数据的形式。另外，除了显示以外还可以打印文件10的列表。
在另一配置中，列表不仅可以是适于进行数字化的文件的列表，也可以是在仔细检查低分值之后输出分值较低的不太重要的文件，以及最好是原样保存的文件10。
另外，服务器50可以输出对于所有评分文件10的分值按照升序或降序进行了排序的排序后的文件10的列表，基于分值设定数字化优先级，以及生成并向客户端70输出表示各个文件10的数字化优先级的数据。
通过上述本实施例，在累积装置60中，存储所使用的文件10的ID、使用场所和使用时间。服务器50对累积装置60中存储的信息进行分析，并针对各个文件10计算对文件10进行数字化所得到的文件数据使用效率。之后，通过对利用各个文件的数据所计算的使用效率进行比较，服务器50指定与最高使用效率的文件数据相对应的文件10，并向客户端70输出该指定结果。另外，基于所有文件数据的上述使用效率的比较结果，服务器50向客户端70输出为各个文件建立的数字化优先级。因此，由于在开始数字化工作之前，负责文件10的数字化工作的人员就能够知道不适于进行数字化的文件10的选择结果以及数字化时的优先级，因此他或她能够高效地执行文件10的数字化工作。
(1)对于上述实施例中在办公室内生成新的文件10的情况，存在以下情况手写产生新文件10，由打印机打印出新文件10，由传真机打印出新文件10，以及复印现有文件10并输出新文件10。在此，除手写情况以外，在打印机输出、传真接收和复印机输出的情况中，例如，通过在服务器50中执行图8所示的操作，可以通过在RFID标签30中写入关于新文件10的信息(例如文件ID、重要度和保管场所)来使在累积装置60中登记的工作实现自动化。但是，需要利用LAN等将服务器50连接到将信息写入RFID标签30的写入装置、打印机、传真机和复印机。
如图8中所示，首先，在打印机输出的情况中，服务器50从打印机接收到包括文件数据的打印作业(步骤S301)。接着，服务器50对所接收的打印作业进行分析(步骤S302)，并根据该打印作业获取关于待打印文件10的标题、总页数、重要度和保管场所等的信息(步骤S303)。在此，例如，文件10的标题是文件数据的文件夹名。另外，作为文件数据的附属信息，通过规定必须设定文件10的类型、重要度和保管场所，服务器50可从打印作业中获取关于文件10的类型、重要度和保管场所的信息。
接下来，在传真接收的情况中，服务器50从传真机接收到文件图像数据(步骤S304)。在对所接收的图像数据执行文字识别操作之后(步骤S305)，服务器50对打印该图像数据而获得的文件10的内容进行分析(步骤S306)，并获取诸如文件10的类型、标题、总页数、重要度和保管场所的信息(步骤S307)。在此，文件10的标题可以认为是写在传真封面页之后第一页的第一行上的文字串、在传真封面页之后的第一页上以大于其他文字的字体书写的文字串等。另外，对于文件10的重要度，可以根据作为传真收件人提及的某人的职位来确定，例如将低于“组长”级别指定为“低”，将从“组长”级别到“部长”级别指定为“中”，以及将“部长”级别之上指定为“高”。另外，可以根据传真收件人或通过传真接收到的文件10的类型指定文件10的保管场所。
此外，在复印机输出的情况中，首先，服务器50从复印机接收所复印的文件图像数据(步骤S308)。在此，在作为复印原件的文件10中，由于已经提供了RFID标签30，因此，例如通过在RFID标签30的表面上印刷文件ID码，可以通过对接收到的图像数据进行图像识别操作来指定文件ID(步骤S309)。接下来，服务器50使用所指定的文件ID作为搜索关键字搜索在累积装置60中登记的信息(步骤S310)，并且从累积装置60中登记的信息中获取复印原件文件10的类型、标题、总页数、重要度和保管场所等的信息(步骤S311)。
这样，当获取了关于新文件10的信息时，服务器50发出文件ID(步骤S312)。服务器50随后搜索在累积装置60中登记的信息，并检查是否在累积装置60中已经存储了与所获取的作为新文件10的信息的类型、标题、总页数、重要度和位置信息等相同的信息(步骤S313)。
结果，当在累积装置60中存储有相同信息时(步骤S313是)，相应地在文件10的标题后面分配索引号(步骤S314-S316)。例如，在除了原稿之外将同一文件10复印两次的情况中，由于存在通过复印生成的两份文件10，因此在文件10的原件的标题为“00000”的情况下，通过复印生成的文件10的第一复印件的标题变成“00001”，第二复印件的标题变成“00002”等等。此外，在复印机输出的情况下，文件10的复印件和文件10的原件的保管场所可以不同。在该情况下，由用户相应地设定关于新保管场所的信息。
之后服务器50向写入装置(未示出)发送新文件10的类型、标题、总页数、重要度和保管场所等的信息，并指示RFID 30写入。另外，服务器50同时在累积装置60中登记关于上述新文件10的信息(步骤S317)。采用这种设计，由于可以通过向RFID标签30写入诸如新文件10的文件ID、重要度和保管场所的信息来自动执行在累积装置60中登记的工作，因此可以提高文件管理系统1的便利性。
(2)在以上实施例中对将RFID标签30应用于文件10和文件夹20等的情况进行了说明，但也可以将RFID标签30应用于“透明文件夹”(放文件的透明封袋)和放文件10的盒子等。
另外，可以在文件10的封面和文件夹20的表面上印刷表示文件和文件夹ID的文字串和条码，并且除了文件ID以外，文件10和文件夹20可以具有二维条码，表示文件10的类型、标题、总页数、重要度和保管场所。但是，在该情况中，可以电子方式获取文件10和文件夹20的图像，并且需要使用读取装置而非标签读取器40a-40d，该读取装置通过对获取的图像实施图像识别处理来读取这些信息作为文件ID和文件夹ID。另外，可以将印刷有表示文件ID等的文字串或条码的封条粘到文件10或文件夹20上。
(3)在以上实施例中，从装在文件夹20中的几个文件中检测实际使用的文件10是很困难的。在此，将RFID标签30提供给装在文件夹20中的文件10，可以在标签30中安装光学传感器，并且仅在该光学传感器连续地检测到预定阈值以上的亮度超过10秒的情况下，才允许RFID标签30的无线通信。在该配置中，仅在当用户打开文件夹20并阅览文件10时他或她想使用的时间超过预定时间的情况下，或者在用户从文件夹20中取走文件10以临时使用的情况下，才将来自RFID标签30的诸如文件ID的信息发送到位于该位置附近的标签读取器40。因此，可以从文件夹20中装在一起的多个文件10中准确地检测出用户是否确实使用了文件10。
(4)在上述实施例中对使用标签读取器40a-40d读取文件ID和文件夹ID的情况进行了说明，但是，例如根据文件10的保管员或文件10的使用者，对于所使用的文件，可以从服务器50输入文件ID、使用场所和使用时间，并存储在累积装置30中。
此外，累积装置60可以是安装在服务器50(文件管理装置)中的硬盘。
如上所述，本发明提供了一种配置有文件管理装置的文件管理系统，所述文件管理装置具有累积装置，其相对应地存储分配给所使用的文件的文件标识符、文件的使用场所和文件的使用时间；计算部，其基于累积装置中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录来计算文件数据使用效率；和指定部，其对计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及输出部，其输出指定部的识别结果。
此外，本发明提供了一种文件管理系统，其具有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；累积装置，其相对应地存储由所述多个读取部中的任何一个读取的文件标识符、表示读取文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、以及表示读取所述文件标识符的时间的时间信息；计算部，其基于在累积装置中与文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；指定部，其对由计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及输出部，其输出所述指定部的识别结果。
对于本发明，文件管理装置和文件管理系统基于累积装置所存储的与各个文件的文件标识符相对应的位置信息和时间信息的历史记录，对应于各个文件的文件标识符计算通过对文件进行数字化所得到的各个文件的文件数据使用效率，通过比较所有计算出的文件数据使用效率而指定与使用效率高的文件数据相对应的文件，并输出指定结果。
此外，本发明提供了一种文件管理装置，其配置有累积装置，其相对应地存储分配给所使用的文件的文件标识符、文件的使用场所和文件的使用时间；计算部，其基于累积装置中与文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间来计算文件数据使用效率；比较部，其对由计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较；设定部，其基于比较部的比较结果设定与各个文件数据相对应的各个文件的数字化优先级；以及输出部，其输出由设定部所设定的优先级设定结果。
另外，本发明提供了一种文件管理系统，其配置有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给文件的文件标识符；累积装置，其相对应地存储分配给所使用的文件的文件标识符、文件的使用场所和文件的使用时间；计算部，其基于累积装置中与文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；比较部，其对由计算部所计算的所有文件数据使用效率进行比较；设定部，其依据比较部的比较结果设定与各个文件数据相对应的各个文件的数字化优先级；以及输出部，其输出由设定部设定的优先级设定结果。
在本发明中，文件管理装置和文件管理系统基于累积装置中与各个文件的文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，对应于各个文件的文件标识符计算各个文件的文件数据使用效率，基于所获得的比较结果设定与各个文件数据对应的各个文件的数字化优先级，以及输出该优先级设定结果。
根据本实施例，文件管理装置和文件管理系统可以通知那些执行文件数字化的人员在办公室等中使用的那些文件中哪些文件适于进行数字化，以及如何设定各个文件的数字化优先级。因此，就可以更高效地执行文件数字化。
上面对本发明各个实施例的说明是为了图示和说明的目的。这并不是穷尽性的或者将本发明限定为所揭示的具体形式。对于本领域技术人员来说，显然可以有多种改进和变化。选择和描述这些实施例以更好地解释本发明的原理及其实际应用，使本领域技术人员能够理解本发明，并且理解本发明可以有各种适合于具体用途的实施例和变型例。本发明的范围应该由以下的权利要求及其等同物所限定。
在此以引用的形式引入2004年7月20日提交的日本专利申请No.2004-211465的完整公开内容，包括说明书、权利要求书、附图和摘要。
权利要求
1.一种文件管理装置，包括累积部，其相对应地存储分配给所使用的文件的文件标识符、所述文件的使用场所和所述文件的使用时间；计算部，其基于在所述累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；指定部，其对由所述计算部计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及输出部，其输出所述指定部的指定结果。
2.一种文件管理装置，包括累积部，其相对应地存储分配给所使用的文件的文件标识符、所述文件的使用场所和所述文件的使用时间；计算部，其基于在所述累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；比较部，其对由所述计算部计算的所有文件数据使用效率进行比较；设定部，其基于所述比较部的比较结果，设定与各文件数据相对应的各个文件的数字化优先级；以及输出部，其输出由所述设定部设定的优先级设定结果。
3.一种文件管理系统，包括多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；累积部，其相对应地存储由所述多个读取部中的任何一个读取的文件标识符、表示读取所述文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、以及表示读取所述文件标识符的时间的时间信息；计算部，其基于在所述累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；指定部，其对由所述计算部计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及输出部，其输出所述指定部的指定结果。
4.一种文件管理系统，包括多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；累积部，其相对应地存储由所述多个读取部中的任何一个读取的文件标识符、表示读取所述文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、以及表示读取所述文件标识符的时间的时间信息；计算部，其基于在所述累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；比较部，其对由所述计算部计算的所有文件数据使用效率进行比较；设定部，其基于所述比较部的比较结果，为与各文件数据相对应的各个文件设定数字化优先级；以及输出部，其输出由所述设定部设定的优先级设定结果。
5.根据权利要求3所述的文件管理系统，其中所述文件或所述容器粘贴有存储所述文件标识符的无线标签；以及所述多个读取部中的任何一个与位于附近的所述无线标签进行无线通信，并从所述无线标签中读取所述文件标识符。
6.根据权利要求4所述的文件管理系统，其中所述文件或所述容器粘贴有存储所述文件标识符的无线标签；以及所述多个读取部中的任何一个与位于附近的所述无线标签进行无线通信，并从所述无线标签中读取所述文件标识符。
7.根据权利要求3所述的文件管理系统，其中所述多个读取部中的任何一个对文件或容纳文件的容器的图像执行图像获取，并利用图像识别处理，从所获取的图像中读取所述文件标识符。
8.根据权利要求4所述的文件管理系统，其中所述多个读取部中的任何一个对文件或容纳文件的容器的图像执行图像获取，并利用图像识别处理，从所获取的图像中读取所述文件标识符。
9.根据权利要求3所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括使用所述文件的使用场所；以及所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件确定将所述文件带入所述使用场所的频度，作为通过所述文件的数字化而获得的文件数据的使用效率。
10.根据权利要求4所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括使用所述文件的使用场所；以及所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件确定将所述文件带入所述使用场所的频度，作为通过所述文件的数字化而获得的文件数据的使用效率。
11.根据权利要求3所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括使用所述文件的使用场所；以及，所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件确定将所述文件带入所述使用场所的次数，作为通过数字化而得到的文件数据的使用效率。
12.根据权利要求4所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括使用所述文件的使用场所；以及，所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件确定将所述文件带入所述使用场所的次数，作为通过数字化而得到的文件数据的使用效率。
13.根据权利要求3所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括生成文件的场所、丢弃文件的场所、以及使用所述文件的使用场所；以及所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件确定从生成文件到丢弃该文件的时间，作为通过文件的数字化而得到的文件数据的使用效率。
14.根据权利要求4所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括生成文件的场所、丢弃文件的场所、以及使用所述文件的使用场所；以及所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件确定从生成文件到丢弃该文件的时间，作为通过文件的数字化而得到的文件数据的使用效率。
15.根据权利要求3所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括生成文件的场所、丢弃文件的场所、和使用所述文件的使用场所；以及所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件，考虑被丢弃的文件从生成该文件到丢弃该文件的时间，确定该丢弃文件被带入所述使用场所的比率，作为通过所述文件的数字化而得到的文件数据的使用效率。
16.根据权利要求4所述的文件管理系统，其中所述读取部的安装场所包括生成文件的场所、丢弃文件的场所、和使用所述文件的使用场所；以及所述计算部基于所述累积部中与所述文件的所述文件标识符相对应地存储的位置信息和时间信息的历史记录，针对各个文件，考虑被丢弃的文件从生成该文件到丢弃该文件的时间，确定该丢弃文件被带入所述使用场所的比率，作为通过所述文件的数字化而得到的文件数据的使用效率。
17.一种文件管理方法，其中一个系统具有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；和累积部，其存储信息，所述方法包括相对应地累积由所述多个读取部中任何一个读取的文件标识符、表示读取所述文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、和表示读取所述文件标识符的时间的时间信息；基于所述累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；对计算步骤中计算的所有文件数据使用效率进行比较，并识别出与具有预定使用效率的文件数据相对应的文件；以及输出所述识别步骤中的识别结果。
18.一种文件管理方法，其中一个系统具有多个读取部，其从文件或容纳文件的容器中读取分配给所述文件的文件标识符；和累积部，其存储信息，所述方法包括相对应地累积由所述多个读取部中任何一个读取的文件标识符、表示读取所述文件标识符的读取部的安装场所的位置信息、和表示读取所述文件标识符的时间的时间信息；基于所述累积部中与各个文件的文件标识符相对应地存储的使用场所和使用时间的历史记录，计算文件数据使用效率；对所述计算步骤中计算的所有文件数据使用效率进行比较；基于所述比较步骤中的比较结果，为与各个文件数据相对应的各个文件设定数字化优先级；以及输出所述设定步骤中的优先级设定结果。
全文摘要
提供了一种文件管理装置和文件管理系统，其从办公室中使用的文件中选出适于进行数字化的文件，并设定各个文件的数字化优先级。该文件管理装置包括累积部，其存储所使用文件的文件ID、使用场所和使用时间；计算部，其分析累积部中存储的信息，并针对各个文件计算要进行数字化的文件数据的使用效率；指定部，通过比较为各文件数据计算的使用效率，指定与使用效率比较高的文件数据相对应的文件；以及输出部，其向客户端输出指定结果。
文档编号G06Q10/00GK1725241SQ200510055738
公开日2006年1月25日 申请日期2005年3月18日 优先权日2004年7月20日
发明者池上博章, 丝乘胜彦, 加藤雅弘, 木村俊一, 吉村宏树, 足利英昭, 佐竹雅纪 申请人:富士施乐株式会社