专利名称：：企业内使用者端的档案总管系统及其方法
技术领域：
：本发明涉及一种监测系统及其方法，特别是涉及一种档案总管表现形式的企业内使用者端的档案总管系统及其方法，是应用于企业内监测使用者端的系统及其监测的方法。
背景技术：
：由于近年来政府推动商业自动化政策，鼓励企业电脑化，在迈入企业E化的时代，随着整个产业资讯化的洪流，国内各型企业E化的脚步不曾停过，在企业电子化之后所要面对的就是企业资料(资料即信息、数据，以下均称为资料)保护的问题，企业营运资讯是企业的重要资产，因此能否妥善管理企业资讯，已经成为一个企业的营运能力优劣的重要指标。尤其在知识经济的时代，企业资讯是企业永续发展的关键课题，为确保企业营运资讯的安全无虞，近年来国内许多企业发生内部人员窃取机密技术文件的案件，造成企业的重大损失，同时亦有许多企业因为资讯管理的问题导致客户资料外泄，再次证明了资料防护的重要性，故建立企业资讯防护机制来防止内部人员泄密实为一项刻不容緩的工作。在现有技术中，针对管控随身携带的储存硬件或是蓝牙通讯等周边设备，皆已经设有良好的机制来防止可携式储存装置的连接，进而防止企业资料的外泄，同时对于企业内部网路对外连通的管制方面，亦有现有习知技术具有良好的效能。由于电脑的应用非常广泛，且近年来不论是硬件或是软件都有突破性的发展，所以电脑资源的管理实为不易，一般为了有效防堵资料的外泄，并提高员工的工作效率，现有习知技术皆是以封锁的方式来达成其防护的目的，例如以防火墙来防止外部恶意的入侵，阻止员工^f吏用与工作无关的程序(程序即程式，本文中均称为程序)，或是限制内部网路连接外部网际网路来防止资料外流。但是在电脑资讯非常流通的今日，防堵式的防护机制已经不能完全的适用于企业，由于目前市场上有非常多样的硬件，仍然可提供员工将企业资料加以携出，而且传统的防堵方式有个很严重的缺点，就是完全无法侦测与记录资料的流向，若是今天由某员工将企业机密资料携出，企业则完全无法得知资料由何人所携出？如此就更难追踪出可能的流向，来做出可能有的防卫，并预估可能产生的损失，同时有效的统计出企业内部的程序使用状况及工作效率。由此可见，上述现有的档案总管系统及其方法在系统结构、监测方法与使用上，显然仍存在有不便与缺陷，而亟待加以进一步改进。为了解决上述存在的问题，相关厂商莫不费尽心思来谋求解决之道，但是长久以来一直未见适用的设计被发展完成，而一般产品及方法又没有适切的结构及方法能够解决上述问题，此显然是相关业者急欲解决的问题。因此如何能创设一种新的企业内使用者端的档案总管系统及其方法，实属当前重要研发课题之一，亦成为当前业界极需改进的目标。有鉴于上述现有的档案总管系统及其方法存在的缺陷，本发明人基于从事此类产品设计制造多年丰富的实务经验及专业知识，并配合学理的运用，积极加以研究创新，以期创设一种新的企业内使用者端的档案总管系统及其方法，能够改进一般现有的系统结构及其检测方法，使其更具有实用性。经过不断的研究、设计，并经反复试作样品及改进后，终于创设出确具实用价值的本发明。
发明内容本发明的目的在于，克服现有的档案总管系统存在的缺陷，而提供一种新型结构的企业内使用者端的档案总管系统，所要解决的技术问题是使其可以强化现有技术所未能达到之处，并进一步将使用者端各种的状态加以侦测记录，非常适于实用。本发明的另一目的在于，克服现有的档案总管系统监测方法所存在的缺陷，而提供一种新的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，所要解决的技术问题是使其可以侦测并记录各种移动储存装置的连接与移除动作，更进一步还可以记录档案状态变化，从而更加适于实用。本发明的目的及解决其技术问题是采用以下的技术方案来实现的。依据本发明提出的一种企业内使用者端的档案总管系统，该档案总管系统用以监测一使用者端的使用状态，该档案总管系统包含有至少一个使用者端，该使用者端是用以处理资讯，并设置有一监看程序，该监看程序更在一使用者改变该使用者端的使用状态时，传送一监测记录；一内部网路，该内部网路与该使用者端相连接，该内部网路用以传送该监测记录；以及一伺服器端，该伺服器端与该内部网路连接，该伺服器端用以接收监测记录并储存，并将该监测记录生成一报表。本发明的目的及解决其技术问题还可采用以下技术措施进一步实现。前述的企业内使用者端的档案总管系统，其中所述的报表中更包含有以下资料一档案的编辑行为；及一硬件的^f吏用行为。前述的企业内使用者端的档案总管系统，其中所述的档案的编辑行为更显示有以下资料该档案一建立状态；该档案一删除状态；该档案一移动状态；及该档案一变更状态。前述的企业内使用者端的档案总管系统，其中所述的硬件的使用行为更显示有以下资料该硬件一新增状态；及该硬件一移除状态。本发明的目的及解决其技术问题还采用以下技术方秉来实现。依据本发明提出的一种企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，该监测方法包括以下步骤当一使用者端登入于一伺服器端时，侦测该使用者端一监看程序；启动该监看程序并侦测该使用者端的使用状态，并在该使用者端一硬件或一档案产生变更时，产生一监测记录；通过一内部网路传送该监测记录至该伺服器端；及将该监测记录储存于该伺服器端，并由该伺服器端产生一报表。本发明的目的及解决其技术问题还可釆用以下技术措施进一步实现。前述的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其中所述的侦测该使用者端的该监看程序，如该使用者端并无设置该监看程序，该伺服器端则将该监看程序直接设置于该使用者端。前述的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其中所述的产生该监测记录更包含有该档案的编辑行为；及该硬件的使用行为。前述的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其中在该伺服器端产生该报表，该报表中更包含有该档案一建立状态；该档案一删除状态；该档案一移动状态；该档案一变更状态；该硬件一新增状态；及该硬件一移除状态。本发明与现有技术相比具有明显的优点和有益效果。由以上技术方案可知，本发明的主要技术内容如下为达到上述目的，本发明提出一种企业内使用者端的档案总管系统，其包含有监看程序设置于企业使用者端之中，并监测使用者端的各种使用状态，当使用者端执行档案操作或是连接外接周边硬件时，监看程序则会将以上动作加以记录，并将记录传回至企业伺服器端，以期达成使用者端使用状态的监测，并利于企业对于整体资源掌控及后续追踪。另夕卜，为达到上述目的，本发明另提出一种企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其当一使用者端登入于一伺服器端时，侦测并启动该使用者端的一监看程序以侦测该使用者端的使用状态，并在该使用者端一硬件或一档案产生变更时，产生一监测记录，之后则通过一内部网路传送该监测记录至该伺服器端以将该监测记录储存于该伺服器端，并由该伺服器端产生一报表。借由上述技术方案，本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法至少具有下列优点及有益效果本发明由于使用监看程序以记录硬件与档案的变化，因此可以轻易追查出档案资料的流向，迅速采取有效的防卫措施，而可避免产生更多的损失。综上所述，本发明是有关于一种企业内使用者端的档案总管系统及其方法。该企业内使用者端的档案总管系统，可以强化现有技术所未能达到之处，并进一步将使用者端各种的状态加以侦测记录，非常适于实用。该企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，可以侦测并记录各种移动储存装置的连接与移除动作，更进一步还可以记录档案状态变化，更加适于实用。本发明具有上述诸多优点及实用价值，其不论在系统结构、监测方法或功能上皆有较大的改进，在技术上有显著的进步，并产生了好用及实用的效果，且较现有的档案总管系统及其方法具有增进的突出功效，从而更加适于实用，并具有产业的广泛利用价值，诚为一新颖、进步、实用的新设计。上述说明仅是本发明技术方案的概述，为了能够更清楚了解本发明的技术手段，而可依照说明书的内容予以实施，并且为了让本发明的上述和其他目的、特征和优点能够更明显易懂，以下特举较佳实施例，并配合附图，详细说明如下。图1是本发明企业内使用者端的档案总管系统的架构示意图。图2a是本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法的实施步骤流程图一。图2b是本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法的实施步骤流程图二。图2c是本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法的实施步骤流程图三。100:伺服器端110:资料库120:资讯处理单元130:内部网路200(an):使用者端210(a-n):监看程序220(a~n):处理单元步骤300:—伺服器端接受至少一个使用者端登入步骤301:侦测使用者端是否安装一监看程序步骤302:自伺服器端下载并安装监看程序步骤310:启动监看程序步骤320:通过监看程序侦测使用者端电脑内硬件与档案状态的变更步骤330:通过监看程序汇整出使用者端软件与硬件的状态变更列表步骤340:回传至伺服器端并储存步骤350:是否自伺服器端登出步骤3201:使用者端是否新增或移除一硬件步骤3202:监看程序记录硬件的变更与发生时间步骤3210:使用者端电脑内档案的编辑行为步骤3211:使用者端是否建立或复制一档案步骤3212:使用者端是否删除一档案步骤3213:^使用者端是否移动一档案步骤3214:使用者端是否变更一档案的属性步骤3215:监看程序记录档案状态的变更与发生时间具体实施例方式为更进一步阐述本发明为达成预定发明目的所采取的技术手段及功效，以下结合附图及较佳实施例，对依据本发明提出的企业内使用者端的档案总管系统及其方法其具体实施方式、结构、监测方法、步骤、特征及其功效，详细说明如后。有关本发明的前述及其他技术内容、特点及功效，在以下配合参考图式的较佳实施例的详细说明中将可清楚的呈现。为了方便说明，在以下的实施例中，相同的元件以相同的编号表示。本发明为一种企业内使用者端的档案总管系统及其方法，下面首先就系统架构进行详细说明。请参阅图1所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统的架构示意图。本发明的企业内使用者端程序执行的档案总管系统，其包含有伺服器端100以及使用者端200(200a-200n)，而祠服器端100及使用者端200(200a200n)之间则利用内部网路130来连接，其中每一使用者端200中更设置有监看程序210，使用者端200是为企业内部的个人电脑，内部设置有处理单元220用于提供企业员工处理资讯(数据、信息)之用，而内部设置的监看程序210则在改变使用者端200(200a200n)的使用状态时，传送出监测记录，此监控记录则藉由内部网路130传送至祠服器端100，伺服器端100在接收监测记录后则将其加以储存于资料库110中，并由资讯处理单元120将监测记录生成一报表，以供企业需要时利于检视。接下来，就本发明的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法进行详细说明。请参阅图2a所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法的实施步骤流程图一。首先，一伺服器端接受至少一个使用者端登入(步骤300)，然后使用者端启动监看程序(步骤310),再通过监看程序侦测使用者端电脑内硬件与档案状态的变更(步骤320)，此部份可以包含了硬件连接状态的监测，或是各种类型档案的使用状态监测，当硬件或是档案产生了任何的异动时，使用者端则通过监看程序汇整出使用者端软件与硬件的状态变更列表(步骤330)，此列表即为一监测记录，然后由使用者端回传至伺服器端并储存(步骤340)，最后侦测使用者端是否自伺服器端登出(步骤350),如果使用者端已经登出伺服器端，则结束监测程序，若是仍与伺服器端连线，则回到步骤32G继续执行。接下来就本发明的监测程序的内容部分,做更进一步的详细说明。请参阅图2b所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法的实施步骤流程图二。图中左側的流程，是在伺服器端接受至少一个使用者端登入(步骤300)时，首先会侦测使用者端是否安装一监看程序(步骤301),若是使用者端已经设置有监看程序，则直接执行启动监看程序(步骤310)，若是使用者端还未安装监看程序，则自伺服器端下载并安装监看程序(步骤302)后，再进行启动监看程序(步骤310)的程序。图中右侧的流程，是在侦测使用者端电脑内硬件与档案状态的变更(步骤320)时，侦测到硬件连接状态的变化所执行的流程步骤，当监看程序启动后，则持续侦测使用者端是否新增或移除一硬件(步骤3201),若是暂无硬件新增或是移除则回到步骤3201持续侦测，当有硬件连接于使用者端，或是由使用者端移除时，监看程序记录硬件的变更与发生时间(步骤3202)。接下来，就本发明的监测步骤中针对档案资料的步骤流程做一详细说明。请参阅图2c所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统及其方法的实施步骤流程图三。当监看程序启动后，则针对使用者端电脑内档案的编辑行为(步骤3210)作一侦测，此侦测流程中包含有侦测^使用者端是否建立或复制一档案(步骤3211)、使用者端是否删除一档案(步骤3212)、使用者端是否移动一档案(步骤3213)，或是使用者端是否变更一档案的属性(步骤3214),例如变更原档案名称等，并在以上各步骤中若有任何一项条件成立时，由监看程序记录档案状态的变更与发生时间(步骤3215)。接下来，就以上的监测步骤列举实施例加以详细说明。请参阅下面的表一所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统的第一实施例。表一<table>tableseeoriginaldocumentpage10</column></row><table>当使用者端HUANG在日期2005/10/30连接上网域FINEART的伺服器端时，使用者端HUANG的监看程序则开始运作，假设在时间PM2:10时，一DVD-ROM硬件与使用者端HUANG连接，此时在监测记录上可看见硬件状态变更的栏位上会记录一个新增的讯息，假设在时间PM2:20又有一卸除式磁碟与使用者端HUANG连接，此时在监测记录上又可看见记录有另一个新增的讯息，当时间PM2:40时，卸除式磁碟由使用者端Hl^NG卸除，此时监看程序会列增一个移除讯息，又在时间PM3:00时，DVD-ROM硬件亦由^f吏用者端HUANG移除，此时监测记录上又可看见记录有另一个移除的讯息，藉由以上的监测方式可达到使用者端与硬件间完全监测的目的。除了以上监测硬件连接的实施例之外，接下来就档案的监测列举实施例加以说明。请参阅下面的表二所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统的第二实施例。表二<table>tableseeoriginaldocumentpage11</column></row><table>服器端时，并使监看程序开始运作后，假设在时间PM2:07时，使用者将D:\fineart\a.doc复制到C:\DocumentsandSettingsXCraigX桌面Va.doc,此时在监测记录中的档案编辑行为栏位中则会记录了一复制(copy)的记录，假设在时间PM2:08时，使用者将C:\DocumentsandSettings\Craig\桌面U.doc档案变更名称为C:\DocumentsandSettingsXCraigX桌面\b.doc，此时在监测记录中则会新增记录了一变更档案名称(rename)的记录。又假设在时间PM2:11时，使用者将C:\DocumentsandSettings\Craig\桌面^.doc复制到F:\b.doc,此时在监测记录中则会新增加一个复制(copy)的记录，使用者若是在时间PM2:21时，将C:\DocumentsandSettingsV:raigX桌面M).doc移动到I:\b.doc,监测记录则会新增加一个移动(move)的记录，藉由以上的监测方式可达到使用者端档案运作状态的完全监测的目的。当以上两个监测记录生成后，可以通过伺iR器端的资讯处理单元生成一报表，请参阅下面的表三所示，是本发明企业内使用者端的档案总管系统的第三实施例。<table>tableseeoriginaldocumentpage12</column></row><table>表中所示的报表则可以清楚的看出，使用者端在PM2:07将档案(a,doc)由D硬件装置复制(copy)到桌面，然后在PM2:08将此桌面的档案(a.doc)更名(rename)为档案(b.doc)，PM2:10则将DVD-R0M硬件连接上使用者端，并在PM2:11将档案(b.doc)复制(copy)到DVD-ROM硬件(F:'\)中;使用者又在PM2:20将卸除式》兹碟硬件连接上使用者端，并在PM2:11将档案(b.doc)移动(move)到卸除式磁碟(I:\)中，最后在PM2:40移除卸除式磁碟(I:\)，又在PM3:00移除DVD-ROM硬件(F:\)，由以上报表贝'J可清楚了解原本储存于硬件装置(D:\)中的档案(a.doc)，在日期2005/10/30在使用者端HUANG被传送到DVD-ROM硬件(F:\)及卸除式,兹碟(1:\)之中。以上所述，仅是本发明的较佳实施例而已，并非对本发明作任何形式上的限制，虽然本发明已以较佳实施例揭露如上，然而并非用以限定本发明，任何熟悉本专业的技术人员，在不脱离本发明技术方案范围内，当可利用上述揭示的方法及技术内容作出些许的更动或修饰为等同变化的等效实施例，但凡是未脱离本发明技术方案的内容，依据本发明的技术实质对以上实施例所作的任何简单修改、等同变化与修饰，均仍属于本发明技术方案的范围内。权利要求1、一种企业内使用者端的档案总管系统，该档案总管系统用以监测一使用者端的使用状态，其特征在于该档案总管系统包含有至少一个使用者端，该使用者端是用以处理资讯，并设置有一监看程序，该监看程序更在一使用者改变该使用者端的使用状态时，传送一监测记录；一内部网路，该内部网路与该使用者端连接，该内部网路用以传送该监测记录；以及一伺服器端，该伺服器端与该内部网路连接，该伺服器端用以接收监测记录并储存，并将该监测记录生成一报表。2、根据权利要求1所述的企业内使用者端的档案总管系统，其特征在于其中所述的报表中更包含有以下资料一档案的编辑行为；及一硬件的使用行为。3、根据权利要求2所述的企业内使用者端的档案总管系统，其特征在于其中所述的档案的编辑行为更显示有以下资料该档案一建立状态；该档案一删除状态；该档案一移动状态；及该档案一变更状态。4、根据权利要求2所述的企业内使用者端的档案总管系统，其特征在于其中所述的硬件的使用行为更显示有以下资料该硬件一新增状态；及该硬件一移除状态。5、一种企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其特征在于该监测方法包括以下步骤当一使用者端登入于一伺服器端时，侦测该使用者端一监看程序；启动该监看程序并侦测该使用者端的使用状态，并在该使用者端一硬件或一档案产生变更时，产生一监测记录；通过一内部网路传送该监测记录至该伺服器端；及将该监测记录储存于该伺服器端，并由该伺服器端产生一报表。6、根据权利要求5所述的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其特征在于其中所述的侦测该使用者端的该监看程序，如该使用者端并无设置该监看程序，该伺服器端则将该监看程序直接设置于该使用者端。7、根据权利要求5所述的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其特征在于其中所述的产生该监测记录更包含有该档案的编辑行为；及该硬件的使用行为。8、根据权利要求5所述的企业内使用者端的档案总管系统的监测方法，其特征在于其中在该伺服器端产生该报表，该报表中更包含有该档案一建立状态；该档案一删除状态；该档案一移动状态；该档案一变更状态；该硬件一新增状态；及该硬件一移除状态全文摘要本发明是有关于一种企业内使用者端的档案总管系统及其方法。该档案总管系统包含有至少一个使用者端，该使用者端是用以处理资讯，并设置有一监看程序，更在一使用者改变该使用者端的使用状态时传送一监测记录；一内部网路，与使用者端连接，用以传送监测记录；及一伺服器端，与内部网路连接，用以接收监测记录并储存，并将监测记录生成一报表。该档案总管系统包含有监看程序设置于企业使用者端之中，并监测使用者端的各种使用状态，当使用者端执行档案操作或是连接外接周边硬件时，监看程序则会将以上动作加以记录，并将记录传回至企业伺服器端，以期达成使用者端使用状态的监测。文档编号G06Q10/00GK101315683SQ20071010739公开日2008年12月3日申请日期2007年6月1日优先权日2007年6月1日发明者赖颂杰申请人:精品科技股份有限公司