专利名称：文档管理方法、系统和设备的制作方法
技术领域：
本发明涉及一种文档管理方法、系统和设备。本发明尤其涉及一种允许网络上的客户设备更新同一网络上所管理的文档信息的文档管理系统中的文档管理方法、系统和设备。
背景技术：
已知一种用于在通过因特网或内部网等网络连接的环境下共享文档的方法。例如，存在如下系统，所述系统通过使用Web浏览器或专用客户软件使PC等客户设备注册、更新、删除和获取安装了文档管理软件的文档管理设备上所管理的文档信息和文档文件。
为了使用普通文档管理设备，用户必须注册由要该设备管理所管理的用户信息，并且必须基于该设备所发布的用户ID和密码等用户识别信息来对用户进行认证。认证用户信息用于检查对于文档浏览的访问权。另外，当用户注册或更新文档信息或文档文件时，与处理后的文档信息相关联地存储认证后的用户信息，从而进行操作记录。
作为普通更新方法，用户指定文档，并做出文档更新的声明，这被称为“注销(check-out)”，从而排除其它用户的更新。在校正注销后的文档后，用户指定校正后的文档，并执行登记(check-in)处理。也就是说，设置处于注销状态的文档为专用状态，以防止其它任何用户的更新。用户执行登记处理以解除文档的专用状态。该功能已众所周知，并且用于许多现有文档管理设备(JPA11-085598)。
然而，在为了更新而注销文档时，排除其它用户的更新处理。被排除的用户不能更新该文档，并且必须等待，直到正在注销的用户登记该文档或解除该文档的注销状态为止。如果在操作者希望更新到期文档的期间，其它用户注销了该文档，则操作效率变得低。也就是说，由于在正在注销的用户登记该文档以使得该操作者能够注销该文档之前该操作者必须等待，因而一直不能进行该操作。
各个用户不能获知其它用户的时间表，即，各用户的预期注销时间和注销目标文档、以及登记注销后的文档的预期时间。例如，假定一个用户当前正注销文档，并且当登记了该文档时另一用户想要注销该文档。然而，如果其它用户也想注销该文档，则他/她可能首先注销该文档。因此在操作前必需始终监视是否释放了文档。这样大大降低了用户的操作效率。
在用户必须更新多个文档时出现了另一问题。为了更新多个文档，用户通常多次重复文档注销操作、文档更新操作和文档登记操作。然而，如上所述，另一用户可以容易地注销目标文档，则经常以下面的方式防止其它用户的注销。该用户首先注销所有要更新的文档，然后对于各文档重复文档更新操作和文档登记操作。
然而，在立即注销文档的方法中，在轮到文档更新之前，文档一直处于注销状态中。文档更新的顺序越晚，文档处于未处理的时间越长。在不进行处理期间，没有必要注销文档。也就是说，如果用户一次性注销了文档，则许多文档较必需时间更长的时间保持注销。这因而阻碍了想要更新该文档的其它用户注销该文档。也就是说，其它用户的操作效率较所需降低得更多。
发明内容
为了解决上述在先技术的问题做出本发明，并且，本发明的目的是提供一种能够进行文档操作的预约(reservation)、并防止所有用户的操作效率的任何下降的文档管理方法和设备。
为了解决上述问题，本发明的文档管理设备用于将多个用户通过网络可访问的电子文件存储为存储单元中的共享文档，并对该电子文件进行管理，该文档管理设备包括注销开始日期预约单元，用以预约基于多个用户中的用户的指令设置共享文档处于专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档；注销单元，用以在当前日期已到达注销开始日期时，设置已预约了该注销开始日期的共享文档处于专用状态；以及登记单元，用以响应于正在注销该共享文档的用户的指令，使该共享文档从专用状态释放出来。
本发明的文档管理系统包括至少一个客户设备和文档管理设备，其中，该文档管理设备用于将多个用户通过网络可访问的电子文件存储为存储单元中的共享文档，并对该电子文件进行管理；该文档管理系统包括注销开始日期预约单元，用以预约基于多个用户中的用户的指令设置共享文档处于专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档；注销单元，用以在当前日期已到达注销开始日期时，设置预约了该注销开始日期的共享文档处于专用状态；以及登记单元，用以响应于正在注销该共享文档的用户的指令，使该共享文档从专用状态释放出来。
本发明的文档管理方法用于将多个用户通过网络可访问的电子文件存储为存储单元中的共享文档，并对该电子文件进行管理，该文档管理方法包括预约步骤，用以预约基于多个用户中的用户的指令设置共享文档处于专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档；注销步骤，用于在当前日期已到达注销开始日期时，设置预约了该注销开始日期的共享文档处于专用状态；以及登记步骤，用于响应于正在注销该共享文档的用户的指令，使该共享文档从专用状态释放出来。
根据本发明，可以提供一种能够进行文档操作的预约、并防止所有用户的操作效率的任何下降的文档管理方法和设备。
更具体地，在文档管理设备中准备用于使用户预约注销的部件，从而实现平稳的文档管理，同时最小化等待时间并消除文档操作定时的限制。
另外，在该文档管理设备中准备用于作为一个流程来管理多个注销预约的部件和用于根据实际操作状态校正注销预约的部件。这样使得多个文档的注销预约操作变得容易，并且还允许根据实际操作状态管理注销预约。
通过以下参考附图对典型实施例的说明，本发明的其它特性显而易见。
包括在说明书中并构成说明书的一部分的附图，示出了本发明的实施例，并与说明书一起用来解释本发明的原理。
图1是示出根据实施例的文档管理系统的装置结构的例子的框图； 图2是示出根据该实施例的文档管理设备的硬件结构的例子的框图； 图3是示出根据第一实施例的文档管理设备的功能配置的例子的框图； 图4是示出根据该实施例的客户设备的硬件结构的例子的框图； 图5是示出根据该实施例的客户设备的功能配置的例子的框图； 图6A是示出根据第一实施例的文档信息的数据结构的例子的图； 图6B是示出根据第一实施例的版本信息的数据结构的例子的图； 图6C是示出根据第一实施例的注销信息的数据结构的例子的图； 图6D是示出根据第一实施例的注销预约信息的数据结构的例子的图； 图6E是示出根据第一实施例的用户信息的数据结构的例子的图； 图7是示出根据第一实施例的文档浏览画面的例子的图； 图8是示出根据第一实施例的文档信息详细情况显示画面的例子的图； 图9是示出根据第一实施例的注销预约列表画面的例子的图； 图10是示出根据第一实施例的注销预约设置画面的例子的图； 图11是示出根据第一实施例的注销预约完成画面的例子的图； 图12是示出根据第一实施例的注销预约取消画面的例子的图； 图13是示出根据第一实施例的错误画面的例子的图； 图14是示出根据第一实施例的注销画面的例子的图； 图15是示出根据第一实施例的注销限制接受画面的例子的图； 图16是示出根据第一实施例的注销完成画面的例子的图； 图17是示出根据第一实施例的登记画面的例子的图； 图18是示出根据第一实施例的登记完成画面的例子的图； 图19是示出根据第一实施例的发送邮件的格式的例子的图； 图20是示出根据第一实施例的注销预约处理的过程的例子的流程图； 图21是示出根据第一实施例的预约注销期间结束状态确认处理的过程的例子的流程图； 图22是示出根据第一实施例的预约注销期间开始处理的过程的例子的流程图； 图23是示出根据第一实施例的注销处理的过程的例子的流程图； 图24是示出根据第一实施例的注销实际处理的过程的例子的流程图； 图25是示出根据第一实施例的登记处理的过程的例子的流程图； 图26是示出根据第一实施例的登记实际处理的过程的例子的流程图； 图27是示出根据第二实施例的文档管理设备的功能配置的例子的框图； 图28A是示出根据第二实施例的文档信息的数据结构的例子的图； 图28B是示出根据第二实施例的版本信息的数据结构的例子的图； 图28C是示出根据第二实施例的注销信息的数据结构的例子的图； 图28D是示出根据第二实施例的注销预约信息的数据结构的例子的图； 图28E是示出根据第二实施例的预约流程信息的数据结构的例子的图； 图28F是示出根据第二实施例的预约流程结构信息的数据结构的例子的图； 图28G是示出根据第二实施例的用户信息的数据结构的例子的图； 图29是示出根据第二实施例的文档浏览画面的例子的图； 图30是示出根据第二实施例的文档信息详细情况显示画面的例子的图； 图31是示出根据第二实施例的注销预约列表画面的例子的图； 图32是示出根据第二实施例的预约流程指定画面的例子的图； 图33是示出根据第二实施例的注销预约设置画面的例子的图； 图34是示出根据第二实施例的注销预约完成画面的例子的图； 图35是示出根据第二实施例的注销预约取消画面的例子的图； 图36是示出根据第二实施例的错误画面的例子的图； 图37是示出根据第二实施例的注销画面的例子的图； 图38是示出根据第二实施例的注销限制接受画面的例子的图； 图39是示出根据第二实施例的注销完成画面的例子的图； 图40是示出根据第二实施例的登记画面的例子的图； 图41是示出根据第二实施例的登记完成画面的例子的图； 图42是示出根据第二实施例的发送邮件的格式的例子的图； 图43是示出根据第二实施例的注销预约处理的过程的例子的流程图； 图44是示出根据第二实施例的预约注销期间结束状态确认处理的过程的例子的流程图； 图45是示出根据第二实施例的预约注销期间开始处理的过程的例子的流程图； 图46是示出根据第二实施例的注销处理的过程的例子的流程图； 图47是示出根据第二实施例的注销实际处理的过程的例子的流程图； 图48是示出根据第二实施例的登记处理的过程的例子的流程图； 图49是示出根据第二实施例的预约流程调整处理的过程的例子的流程图；以及 图50是示出根据第二实施例的登记实际处理的过程的例子的流程图。
具体实施例方式 以下将参考附图详细说明用于实现本发明的最佳模式。实施例中所述的构件的相对配置和数据内容等不是旨在限制本发明的范围，除非特别说明。
第一实施例 下面将说明根据本发明的第一实施例的文档管理设备。
实施例的文档管理系统的结构的例子 图1是示出包括根据该实施例的文档管理系统的整个系统的结构的例子的框图。
文档管理系统具有全面管理作为电子文件的文档的文档管理设备101和用作文档管理设备101中的文档信息显示、注册、更新和删除等操作的接口的客户设备102。文档管理设备101和客户设备(终端)102通过网络103连接。
文档管理系统不是必须仅包括一个客户设备102，而是可以包括多个客户设备。网络103是用以连接多个装置的基础架构，并表示
等网络系统。使用LAN(局域网)或WAN(广域网)作为网络103。
将文档管理设备101所管理的文档数据存储在文档管理设备101中。可选地，如果文档管理设备101可以访问网络103中的独立存储装置，文档数据可以存在于该存储装置中。在该实施例中，在假定文档数据存在于文档管理设备101的情况下进行说明。在文档管理设备101中，作为多个用户共享的文档来管理文档数据。
实施例的文档管理设备的配置的例子 文档管理设备的硬件结构的例子 参考图2的框图说明文档管理设备101的硬件结构。
如图2所示，文档管理设备101包括CPU 201、RAM 202、ROM 203、NIC 205、VRAM 208、KBC 210、HDD 213和IOC 214。通过传输各种类型的数据和控制信息的系统总线200连接这些单元。
CPU 201是执行文档管理设备101的各种类型的控制和操作的中央处理单元。RAM 202是随机存取存储器，用作CPU 201的主存储器，并提供执行程序存储区、执行程序执行区和数据存储区。该实施例的文档管理设备使计算机执行可执行程序，并使得计算机用作后述的本发明的各处理单元(图3)。通过执行后面所述的流程图的步骤进行本发明的各处理单元的处理。在该实施例中，通过执行计算机程序实现各处理单元。然而，本发明不局限于此。可以利用专用电子电路(硬件)来实现某些或全部处理单元。
ROM 203是存储CPU 201的操作处理过程的只读存储器。ROM 203存储用于控制文档管理设备101的单元的基本程序(通常称为BIOS)和运行该系统所需的信息。
NIC 205是在文档管理设备与外部网络之间控制输入和输出信号的控制器。NIC 205是用以将该设备连接到调制解调器206或网络103的通信控制器。调制解调器206是ISDN连接的调制解调器或终端适配器等通信装置，其被连接到NIC 205，以通过使用公用网络向其它设备发送数据、或从其它设备接收数据。
VRAM 208是光栅化要显示在CRT 209上的图像数据并控制显示的视频RAM。CRT 209是与VRAM 208连接以显示文档管理设备101的各种类型的信息的显示装置。CRT 209包括在文档管理设备101中，或与文档管理设备101分开。作为显示装置，还可以使用液晶显示装置或触摸屏液晶显示装置。
KBC 210是接收和控制来自与文档管理设备101连接的KB (键盘)211或鼠标212等输入装置的输入信号的控制器。KB211和鼠标212是接收用户输入的信息的输入装置。还可以使用上述触摸屏液晶显示装置的输入单元代替该输入装置。
HDD 213是用于存储文档管理设备101中所使用的应用程序、文档数据和各种管理数据的硬盘驱动器。
IOC 214是控制对于文档管理设备101用作信息输入装置的扫描器216和用作输出装置的PRT(打印机)215的输入/输出信号的控制器。还可以连接扫描器216和PRT 215以外的外部输入或输出装置，例如，从外部连接的HDD或MO驱动器等信息装置。PRT 215是用于打印保持在文档管理设备101中的电子图像数据的打印机。扫描器216是用于读取纸质文档表面上的所述内容作为电子图像数据的读取装置。
文档管理设备的功能配置的例子 接着参考图3的框图说明文档管理设备101的功能配置。注意，注销表示设置排除其它用户访问共享文档的专用状态，而登记表示为了释放共享文档而复位专用状态。
如图3所示，文档管理设备101包括以下元件。
文档管理设备包括文档信息存储单元301和文档信息操作单元302。文档管理设备还包括注销信息存储单元303、注销信息操作单元304、注销预约信息存储单元305、以及注销预约信息操作单元306。文档管理设备还包括用户信息存储单元307和用户信息操作单元308。这些单元301～308用作信息处理部分。
文档管理设备包括用作处理控制部分的文档注销处理控制单元309、文档登记处理控制单元310、文档注销预约处理控制单元311、以及用户认证处理控制单元312。
文档管理设备还包括网络通信单元314、文档信息处理控制单元315和显示内容创建单元316。
文档信息存储单元301是用于存储注册的文档信息和文档文件的地方，并被分配在RAM 202或HDD 213中。文档信息操作单元302包括存储在RAM中的、且由CPU 201执行的可执行程序，并且针对文档信息存储单元301执行文档信息或文档文件的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
注销信息存储单元303是用于存储在文档信息存储单元301中存储的文档的注销信息的地方，并被分配在RAM 202或HDD213中。注销信息操作单元304包括存储在RAM中的、且由CPU201执行的可执行程序，并且针对注销信息存储单元303执行注销信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
注销预约信息存储单元305是用于存储存储在文档信息存储单元301中的文档的注销预约信息的地方，并被分配在RAM202或HDD 213中。注销预约信息操作单元306包括存储在RAM中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且针对注销预约信息存储单元305执行注销预约信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
用户信息存储单元307是用于存储使用文档管理设备101的用户的信息的地方，并被分配在RAM 202或HDD 213中。用户信息操作单元308包括存储在RAM 202中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且针对用户信息存储单元307执行用户信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
文档注销处理控制单元309使用文档信息操作单元302、注销信息操作单元304、注销预约信息操作单元306、用户信息操作单元308和显示内容创建单元316。文档注销处理控制单元309响应于从客户设备102发送的文档注销处理的请求，来控制注销处理。
文档登记处理控制单元310使用文档信息操作单元302、注销信息操作单元304、注销预约信息操作单元306、用户信息操作单元308和显示内容创建单元316。文档登记处理控制单元310响应于从客户设备102发送的文档登记处理的请求，来控制登记处理。
文档注销预约处理控制单元311使用文档信息操作单元302、注销信息操作单元304、注销预约信息操作单元306、用户信息操作单元308和显示内容创建单元316。文档注销预约处理控制单元311响应于从客户设备102发送的文档注销预约处理的请求，来控制注销预约处理。文档注销预约处理控制单元311对应于本发明的注销开始日期预约单元或预期登记日期预约单元。
当将客户设备102与文档管理设备101连接时，用户认证处理控制单元312使用注销预约信息操作单元306和显示内容创建单元316来执行用户认证处理。
网络通信单元314通过调制解调器206或NIC 205与网络103连接，并将通过网络103从客户设备102接收的处理请求发送给文档管理设备101中的各处理控制单元。网络通信单元314还将来自文档管理设备101中的各控制单元的处理结果发送给客户设备102。
文档信息处理控制单元315使用文档信息操作单元302、注销信息操作单元304和注销预约信息操作单元306。文档信息处理控制单元315创建要发送给客户设备102的文档信息详细情况显示画面801(后面说明)的显示内容。
显示内容创建单元316进行向客户设备102提供的文档管理画面上的显示内容的创建和格式化。特别地，假定显示文档内容创建单元316根据客户端上的显示形式来提供显示内容，并针对专用客户软件创建HTML等超文本格式或二值格式的显示内容。
实施例的客户设备的配置的例子 客户设备的硬件结构的例子 参考图4的框图说明图1中的客户设备102的硬件结构。
如图4所示，客户设备102包括CPU 401、RAM 402、ROM403、NIC 405、VRAM 408、KBC 410、HDD 413和IOC 414。通过传输各种类型的数据和控制信息的系统总线400来连接这些单元。
CPU 401是执行客户设备102的各种类型的控制和操作的中央处理单元。RAM 402是随机存取存储器，其用作CPU 401的主存储器，并提供执行程序存储区域、执行程序执行区域和数据存储区域。ROM 403是存储CPU 401的操作处理过程的只读存储器。ROM 403存储用于控制客户设备102的单元的基本程序(通常称为BIOS)和运行该系统必需的信息。
NIC 405是在文档管理设备与外部网络之间控制输入和输出信号的控制器。NIC 405是用以将该设备连接到调制解调器406或网络103的通信控制器。调制解调器406是ISDN连接的调制解调器或终端适配器等通信装置，其被连接到NIC 405，以通过使用公用网络向其它设备发送数据、或从其它设备接收数据。
VRAM 408是光栅化要显示在CRT 409上的通信数据、并控制显示的视频RAM。CRT 409是与VRAM 408连接以显示客户设备102的各种类型的信息的显示装置。CRT 409包括在客户设备102中、或与客户设备102分开。作为显示装置，还可以使用液晶显示装置或触摸屏液晶显示装置。
KBC 410是接收和控制来自与客户设备102连接的KB 411或鼠标412等输入装置的输入信号的控制器。KB 411和鼠标412是接收用户输入的信息的输入装置。还可以使用上述触摸屏液晶显示装置的输入单元代替该输入装置。
HDD 413是用于存储客户设备102中使用的应用程序、文档数据和各种管理数据的硬盘驱动器。
IOC 414是控制对于客户设备102用作信息输入装置的扫描器416和用作输出装置的PRT 415的输入/输出信号的控制器。还可以连接扫描器416和PRT 415以外的外部输入或输出装置和例如外部地连接的HDD或MO驱动器等信息装置。PRT 415是用于打印保持在客户设备102中的电子图像数据的打印机。扫描器416是用于读取纸质文档表面上的所述内容作为电子图像数据的读取装置。
客户设备的功能配置的例子 接着参考图5的框图说明客户设备102的功能配置。
如图5所示，客户设备102包括显示内容处理控制单元501、文档文件操作单元502、环境信息存储单元503、环境信息操作单元504和网络通信单元505。
显示内容处理控制单元501解释从文档管理设备101发送的显示内容，并将显示内容显示在CRT 409上。显示内容处理控制单元501还执行处理控制，以通过网络通信单元505将文档信息或文档文件的内容从KB 411或鼠标412发送到文档管理设备101。
文档文件操作单元502通过例如经由NIC 405搜索HDD413、RAM 402或外部盘，来指定将注册在文档管理设备中的文档文件。
环境信息存储单元503是用于存储客户设备102连接的文档管理设备101的连接目的地信息的地方，并被分配在RAM 402或HDD 413中。环境信息操作单元504包括存储在RAM 402中的、并由CPU 401执行的可执行程序，并且针对环境信息存储单元503执行环境信息的输入和输出处理。
网络通信单元505通过调制解调器406或NIC 405与网络连接，并通过网络103将从文档管理设备101接收的处理结果发送给显示内容处理控制单元501。网络通信单元505还将来自显示内容处理控制单元501的处理请求内容发送给文档管理设备101。
实施例中保持的数据的格式和结构 图6A～6E是用于解释该实施例中所使用的数据的格式和结构的图。以下数据项是解释该实施例的最少必需项。
图6A和6B是示出存储在图3所示的文档管理设备101的文档信息存储单元301中的信息的格式和结构的图。
图6A中的文档信息601表示针对各文档所存储的信息的格式。
以包括作为项的文档ID 602、文档名称603和表示状况的状况604的表的形式，来管理文档信息601。设置“正常”、“异常”和“注销中”中的一个来作为由状况604表示的状况值。
指定每个文档信息作为基于文档ID 602的唯一信息。存储在文档信息601中的一个单位以记录605表示。
图6B中的版本信息611表示针对每当更新文档时改变的各版本所存储的信息的格式。
以包括作为项的文档ID 612、版本ID 613、注册日期614、正在注册的用户ID 615和文件内容616的表的形式，来管理版本信息611。文档ID 612与文档信息601中定义的文档ID 602链接。
使用文档ID 612和版本ID 613指定各版本信息。版本信息611中存储的一个单位以记录617表示。也就是说，将具有单个文档ID的文档信息存储在版本信息表中，作为具有不同版本ID的不同记录。
图6C是示出存储在图3所示的文档管理设备101的注销信息存储单元303中的信息的格式和结构的图。
注销信息621表示用于存储处于注销中的各文档的信息的格式。
以包括作为项的文档ID 622、注销日期623和正在注销的用户ID 624的表的形式，来管理注销信息621。文档ID 622与文档信息601中定义的文档ID 602链接。该表中具有信息的文档信息当前处于注销中。
每个注销信息表示基于文档ID 622的唯一信息。存储在注销信息621中的一个单位以记录625表示。
图6D是示出存储在图3所示的文档管理设备101的注销预约信息存储单元305中的信息的格式和结构的图。
以包括作为项的文档ID 632、预约注销日期633、正在预约的用户ID 634、预期登记日期635、前一预约跟踪标志636和状况637的表的形式，来管理注销预约信息631。
文档ID 632与文档信息601中定义的文档ID 602链接。设置“未处理”、“处理中”和“处理后”的其中一个作为状况637表示的状况值。
该表中具有信息的文档信息当前具有注销预约。存储在注销预约信息631中的一个单位以记录638表示。
图6E是示出存储在图3所示的文档管理设备101的用户信息存储单元307中的信息的格式和结构的图。
用户信息641是关于可以访问文档管理设备101、并可以操作文档的用户的信息。
以包括作为项的用户ID 642、用户名称643和邮件地址644的表的形式，来管理用户信息641。
指定每个用户信息作为基于用户ID 642的唯一信息。在此定义的用户信息用作图6B中的正在注册的用户ID 615、图6C中的正在注销的用户ID 624、或图6D中的正在预约的用户ID 634。存储在用户信息641中的一个单位以记录645表示。
实施例的显示画面的例子 接着说明通过该实施例中所使用的文档管理设备101来显示在客户设备102上的画面。在这里所述的画面上，显示最少必需内容，但是还可以显示其它任何信息。这些附图中所示的画面结构和表示并不特别局限于该实施例的画面结构和表示。
文档浏览画面的例子 图7是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的文档浏览画面的例子的图。
图7中的文档浏览画面701用于浏览由文档管理设备101所管理的文档信息，并且包括文档信息显示区域702和按钮707～710。
文档信息显示区域702是用于显示由文档管理设备101管理的文档信息的列表、并识别各文档的区域，并且包括文档ID703，文档名称704和状况705，作为显示的文档信息。当客户设备102的用户从文档列表中选择文档信息时，选中文档706改变其显示方式以表示该文档正被选中。
按钮707启动用于显示针对作为选中文档706选择的文档而做出的注销预约(例如，图9)的列表的处理。当用户按下按钮707时，将文档信息显示区域702中的选中文档706的文档信息发送给文档注销预约处理控制单元311。
按钮708启动作为选中文档706所选择的文档(对于该例子，选择处于注销中的文档)的登记处理(例如，图17)。当用户按下按钮708时，将文档信息显示区域702中的选中文档706的文档信息发送给文档登记处理控制单元310。
按钮709启动作为选中文档706所选择的文档(对于该例子，选择未被注销的正常文档)的注销处理。当用户按下按钮709时，将文档信息显示区域702中的选中文档706的文档信息发送给文档注销处理控制单元309。
按钮710启动用于显示作为选中文档706所选择的文档的详细信息(例如，图8)的处理。当用户按下按钮710时，将文档信息显示区域702中的选中文档706的信息发送给文档信息处理控制单元315。
文档信息详细情况显示画面的例子 图8是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的文档信息详细情况显示画面的例子的图。
图8中的文档信息详细情况显示画面801用于显示在用户按下图7中的按钮710时的文档浏览画面701上所选择的选中文档(这里为“建议01”)的详细信息。文档信息详细情况显示画面801包括文档信息显示区域802、文档版本信息显示区域808和按钮812。
文档信息显示区域802是用于显示文档所保持的信息和该文档的状态的区域，并且包括文档ID 803、文档名称804、状况805、注销日期806和正在注销的用户807。仅在状况805为“注销中”时才显示注销日期806和正在注销的用户807。
文档版本信息显示区域808是用于显示文档更新的版本信息的日志的区域，并且包括版本ID 809、注册日期810和正在注册的用户811。
按钮812结束该画面。当用户按下按钮812时，画面返回到图7中的文档浏览画面701。
注销预约列表画面的例子 图9是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约列表画面901的例子的图。
图9中的注销预约列表画面901用于显示在用户按下图7中的按钮707时的文档浏览画面701上所选择的选中文档(这里为“说明书01”)所设置的注销预约信息。注销预约列表画面901包括文档信息显示区域902、注销预约信息显示区域906和按钮910～912。
文档信息显示区域902是用于显示文档所保持的信息和该文档的状态的区域，并且包括文档ID 903、文档名称904和状况905。
注销预约信息显示区域906包括作为注销开始日期的预约开始日期907、作为预期登记日期的预约结束日期908、和正在预约的用户909。这里所显示的日期是与由注册在图6D的注销预约信息631中的文档ID 903所指定的文档有关的多个注销预约信息，并且按照预约开始日期907的升序显示日期。预约开始日期907与预约结束日期908之间的间隔为进行注销的预期时期。
按钮910完成该画面。当用户按下按钮910时，画面返回到图7中的文档浏览画面701。
按钮911启动用于取消(删除)显示在注销预约信息显示区域906中的注销预约信息的处理。用户选择显示在注销预约信息显示区域906上的多个预约信息中的一个，并按下按钮911。利用该操作，将所选择的预约信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311。画面改变成图12中的注销预约取消画面1201。该处理对应于注销预约取消处理。
按钮912启动用于添加与文档ID 903有关的注销预约的处理。当用户按下按钮912时，将显示在该画面上的文档信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311。画面改变成图10中的注销预约设置画面1001。
注销预约设置画面的例子 图10是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约设置画面的例子的图。
使用图10中的注销预约设置画面1001作为用以添加显示在图9中的注销预约列表画面901上的文档的注销预约的设置画面。注销预约设置画面1001包括注销预约设置信息显示区域1002、复选框1007、以及按钮1008和1009。
注销预约设置信息显示区域1002包括文档ID 1003、文档名称1004、预约开始日期1005和预约结束日期1006。预约开始日期1005和预约结束日期1006处于可输入状态，以使用户指定预约时期。用户使用预定格式(在该例子中为年、月和日)指定预期开始和结束日期。
复选框1007用于指定如果取消前一注销预约、或者在预约结束日期前登记文档，是否提前开始预约的注销。当复选框1007具有选中标记时，在结束前一的注销预约后立即开始下一注销。当复选框1007没有选中标记时，在所指定的预约开始日期之前，一直不进行注销。
按钮1008取消该画面的设置内容，并将画面改变成图9中的注销预约列表画面901。
按钮1009启动用于注册在该画面上所设置的注销预约信息的处理。当用户按下按钮1009时，将输入到该画面的注销预约信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311。文档管理设备101将注销预约信息注册在注销预约信息存储单元305中。然后，画面改变成图11中的注销预约完成画面1101。
如果在文档注销预约处理控制单元311的处理过程中发生错误，则画面改变成图13中的错误画面1301。后面将参考图20详细说明该处理的序列。
注销预约完成画面的例子 图11是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约完成画面1101的例子的图。
图11中的注销预约完成画面1101用于显示通过按下图10中的注销预约设置画面1001上的按钮1009所启动的文档注销预约处理的结果。注销预约完成画面1101包括文档ID 1102、文档名称1103、预约开始日期1104、预约结束日期1105和按钮1106。
文档ID 1102、文档名称1103、预约开始日期1104和预约结束日期1105是用于向用户通知注册的注销预约信息的显示区域。
按钮1106完成该画面。当用户按下按钮1106时，画面返回到图9中的注销预约列表画面901。
注销预约取消画面的例子 图12是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约取消画面1201的例子的图。
图12中的注销预约取消画面1201用作取消显示在图9中的注销预约列表画面901上的注销预约信息的确认画面。注销预约取消画面1201包括文档ID 1202、文档名称1203、预约开始日期1204、预约结束日期1205、以及按钮1206和1207。
文档ID 1202、文档名称1203、预约开始日期1204和预约结束日期1205是用于根据图6A中的文档信息和图6D中的注销预约信息来显示取消目标预约信息的区域。所显示的内容表示在图9的注销预约列表画面901的注销预约信息显示区域906中所选择的内容。
使用按钮1206以取消用于取消该画面上所显示的预约信息的处理。当用户按下按钮1206时，画面返回到图9中的注销预约列表画面901，而不执行预约取消处理。
按钮1207启动用于取消(删除)显示在该画面上的注销预约信息的处理。当用户按下按钮1207时，将显示在该画面上的注销预约信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311，并从注销预约信息存储单元305中删除该注销预约信息。然后，画面改变成图9中的注销预约列表画面901。在删除预约信息后，如果在取消的预约后跟着预约，则在画面改变成注销预约列表画面901前，根据该预约的内容进行预约时期转换处理。
如果在文档注销预约处理控制单元311的处理过程中发生错误，则画面改变成图13中的错误画面1301。
错误画面的例子 图13是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的错误画面1301的例子的图。
图13中的错误画面1301用于在客户设备102上显示在文档管理设备101中所执行的各处理的过程中发生错误时的错误内容。错误画面1301包括具有错误的目标文档的文档ID 1302、文档名称1303、错误消息显示区域1304和按钮1305。
文档ID 1302和文档名称1303是用以显示具有错误的目标文档信息的区域。错误消息显示区域1304显示发生了的错误的内容。这里所显示的消息不必总是字符串，而是还可以是图像等其它任何方式。
按钮1305完成该画面。当用户按下按钮1305时，画面返回到图7中的文档浏览画面701或图9中的注销预约列表画面901。
注销画面的例子 图14是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销画面1401的例子的图。
图14中的注销画面1401用于确认在图7中的文档浏览画面701上所选择的选中文档706的注销处理。注销画面1401包括文档ID 1402、文档名称1403、状况1404、以及按钮1405和1406。
文档ID 1402、文档名称1403和状况1404是用于在显示该画面时显示在图7的文档浏览画面701上所选择的选中文档706的最新信息的区域。
使用按钮1405以取消用于注销显示在该画面上的文档信息的处理。当用户按下按钮1405时，画面返回到图7中的文档浏览画面701，而不执行注销处理。
按钮1406启动用于注销文档ID 1402所表示的文档的处理。当用户按下按钮1406时，将显示在该画面上的文档信息发送给文档管理设备101的文档注销处理控制单元309。
当文档注销处理控制单元309完成注销处理时，画面改变成图16中的注销完成画面1601。然而，如果在文档注销处理控制单元309的注销处理中发现存在限制，则将该限制的内容显示在图15中的注销限制接受画面1501上。在用户指示接受该限制内容后，进行注销处理。如果在文档注销处理控制单元309的处理过程中发生了错误，则画面改变成图13中的错误画面1301。后面将参考图23详细说明注销处理的序列。
注销限制接受画面的例子 图15是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销限制接受画面1501的例子的图。
图15中的注销限制接受画面1501包括文档ID 1502、文档名称1503、限制内容显示区域1504、以及按钮1505和1506。
文档ID 1502和文档名称1503是用以显示注销目标的文档信息的区域。限制内容显示区域1504是在注销处理中为用户显示限制的内容的区域。限制内容显示区域1504显示例如表示用户可以注销和操作被其它预约限制的文档的时期的消息。
如果用户不同意显示在该画面上的限制内容，则使用按钮1505以取消文档信息注销处理。当用户按下按钮1505时，画面返回到图7中的文档浏览画面701，而不执行注销处理。
如果用户可以同意显示在该画面上的限制内容，则使用按钮1506以继续文档信息注销处理。当用户按下按钮1506时，文档管理设备101的文档注销处理控制单元309执行注销处理。当结束注销处理时，画面改变成图16中的注销完成画面1601。如果在文档注销处理控制单元309的处理过程中发生了错误，则画面改变成图13中的错误画面1301。
注销完成画面的例子 图16是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销完成画面1601的例子的图。
通过按下图14中的注销画面1401上的按钮1406或图15中的注销限制接受画面1501上的按钮1506，来启动图16中的注销完成画面1601。注销完成画面1601用于显示注销处理的结果，并且包括文档ID 1602、文档名称1603和按钮1604。
文档ID 1602和文档名称1603是用于向用户通知注销的文档信息的区域。
按钮1604完成该画面。当用户按下按钮1604时，画面返回到图7中的文档浏览画面701。
登记画面的例子 图17是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的登记画面1701的例子的图。
图17中的登记画面1701用于执行在图7中的文档浏览画面701上所选择的选中文档(这里为“建议01”)的登记处理设置。登记画面1701包括登记文档信息显示区域1702、以登记来注册文档文件的文档文件信息显示区域1707、以及按钮1708和1709。
登记文档信息显示区域1702是用以在显示该画面时显示作为登记目标的选中文档706的最新信息的区域。登记文档信息显示区域1702包括文档ID 1703、文档名称1704、状况1705和注销日期1706。
文档文件信息显示区域1707是用以显示表示在登记时所注册的文档文件的显示信息的区域。文档文件信息显示区域1707显示要注册的文档信息的路径和文件名称。用户还可以直接输入该信息。
按钮1708启动用于指定要注册的文件的处理。该按钮的操作使得可以识别客户设备提供的本地文件或通过网络访问的远程站点中的文件。通过OS提供这样的画面，在该实施例中，该画面不具有特定的特性特征，并且省略基于附图的详细说明。将在通过该按钮所显示的选择画面上所选择的注册目标文档的路径和文件名称显示在文档文件信息显示区域1707中。
按钮1709启动用于将在文档文件信息显示区域1707中指定的文件注册为新版本的文档的登记处理。当用户按下按钮1709时，将登记显示在该画面上的文档必需的信息发送给文档管理设备101的文档登记处理控制单元310。
当文档登记处理控制单元310完成登记处理时，画面改变成图18中的登记完成画面1801。如果在文档登记处理控制单元310的处理过程中发生了错误，则画面改变成图13中的错误画面1301。后面将参考图25详细说明登记处理的序列。
登记完成画面的例子 图18是示出显示在图1中客户设备102的CRT 409上的登记完成画面1801的例子的图。
图18中的登记完成画面1801用于显示通过按下图17中的登记画面1701上的按钮1709所启动的文档登记处理的结果。登记完成画面1801包括文档ID 1802、文档名称1803、状况1804、最新版本ID 1805和按钮1806。
文档ID 1802、文档名称1803、状况1804和最新版本ID 1805是用于向用户通知登记的文档信息的区域。
按钮1806完成该画面。当用户按下按钮1806时，画面返回到图7中的文档浏览画面701。
实施例的通知邮件的格式的例子 图19是示出发送给该实施例的客户设备的通知邮件1901的格式的例子的图。
图19中的邮件格式1901包括邮件头区域1902和邮件正文区域1905。邮件头区域1902包括说明作为目的地的邮件地址的目的地1903和说明要发送邮件的标题的标题1904。对于实际的邮件协议，还可以定义除上述信息以外的多个头信息。在该实施例中，尽管添加任何其它头信息不是特别地不可能，但是仅示出了多个最少必需的信息。
邮件正文区域1905包括作为目标的文档名称1906、具有文档名称1906的文档的注销终止日期1907、以及针对邮件永久显示的消息1908。
通过根据外部程序设置数据来准备邮件格式。
实施例的文档管理设备的操作的例子 下面将参考流程图说明根据该实施例的文档管理设备的操作的例子。
用于使文档管理设备执行文档注销预约的处理的例子 图20是示出图1所示的文档管理设备101的注销预约处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的图10中的注销预约设置画面1001上的按钮1009，来启动图20中的处理。图20示出由文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311所执行的处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有在图10中的注销预约设置画面1001上输入的文档ID 1003、预约开始日期1005、预约结束日期1006、复选框1007、以及正执行该操作的用户的用户ID。
如图20所示，在步骤S2001，通过文档管理设备101的注销预约信息操作单元306，从注销预约信息存储单元305获取注销预约信息631。注销预约信息631与从客户设备102接收的图10中的文档ID 1003相匹配。当结束该获取处理时，处理进入步骤S2002。
在步骤S2002，判断是否存在在步骤S2001中所获取的注销预约信息631。如果存在该信息，则处理进入步骤S2003。如果不存在该信息，则处理进入步骤S2007。
在步骤S2003，进行直到步骤S2006的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S2001中所获取的注销预约信息631的记录的数量一样多。
首先，指定注销预约信息631的记录的其中一个，并且处理进入步骤S2004。在步骤S2004，从该记录获取注销预约信息631的预约注销日期633和预期登记日期635的值，并且处理进入步骤S2005。
在步骤S2005，确认在步骤S2004所获取的两个项以及作为注销预约处理中的输入值的预约开始日期1005和预约结束日期1006是否满足下面的条件。
在本说明书中，“＜”和“＞”表示年代顺序。较小的值表示较早的日期和时间，而较大的值表示较晚的日期和时间。另外，“＝”表示相同的日期和时间。
比较条件 (新的预约开始日期1005)＜(预约预期登记日期635)； 且 (新的预约结束日期1006)＞(预约注销日期633)。
如果满足该比较条件，则新预约时期与已预约的时期重叠。判断这样为错误，并且处理进入步骤S2008。如果这两个比较条件均不满足，则新预约时期与已预约时期不重叠。处理进入步骤S2006。
步骤S2006表示结束了对于在步骤S2001中所获取的注销预约信息631的一个记录的重叠检查。如果注销预约信息631仍具有未经过该重叠检查的记录，则处理返回到步骤S2004。如果处理了注销预约信息631的所有记录，则处理进入步骤S2007。由于确认新的预约数据与任一现有预约数据均不重叠，因而在步骤S2007注册该新的注销预约信息。在这种情况下，通过在注销预约信息631的项中设置以下数据来创建新记录638。
要设置的注销预约信息(图6D) 文档ID 632←输入值“文档ID 1003” 预约注销日期633←输入值“预约开始日期1005” 正在预约的用户ID 634←正在登录的用户的用户ID 预期登记日期635←输入值“预约结束日期1006” 前一预约跟踪标志636←输入值“复选框1007” 状况637←“未处理” 通过文档管理设备101的注销预约信息操作单元306，将新创建的记录638存储在注销预约信息存储单元305中。当步骤S2007中的注册处理完成时，结束注销预约处理。
另一方面，当例如在检查预约时期中检测到重叠错误时，执行步骤S2008。将错误内容输出到图13中的错误画面1301，以向用户通知错误内容。当用户确认该错误信息，并按下图13中的错误画面1301上的按钮1305时，结束注销预约处理，而不进行预约。当结束该处理时，显示图11中的注销预约完成画面1101。用于使文档管理设备确认预约时期的结束状态的处理的例子 图21是示出图1所示的文档管理设备101的预约注销时期结束状态确认处理的过程的例子的流程图。
不是响应于用户的动作来执行该处理，而是在文档管理设备101中定期地和自动地执行该处理。执行间隔没有特别限制。图21示出该定期执行的处理的一个循环的序列。文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311通过使用图2中的CPU201执行该处理。
该处理所需的数据有结束警告的预约时期的剩余天数的阈值。预先在文档管理设备101中设置该内容。
如图21所示，在步骤S2101，在存在于图6D中的注销预约信息631中的多个预约信息中，根据下面的条件获取预约期间马上将结束的预约信息。
获取条件 (状况637不是“处理后”)； 且 ((该处理执行的当前日期)+(系统中所设置的剩余天数的阈值))＞(预期登记日期635) 或 ((该处理执行的当前日期)+(系统中所设置的剩余天数的阈值))＞(预约注销日期633) 假定基于文档ID来排序满足该条件的注销预约信息631的记录。当结束该获取处理时，处理进入步骤S2102。
在步骤S2102，判断是否存在在步骤S2101中所获取的注销预约信息631的至少一个记录。如果存在至少一个记录，则处理进入步骤S2103。如果不存在记录，则结束该处理。
在步骤S2103，进行直到S2107的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S2101中所获取的注销预约信息631的记录的数量一样多。
首先，指定注销预约信息631的记录中的一个，并且处理进入步骤S2104。在步骤S2104，通过使用注销信息操作单元304，从注销信息存储单元303获取相应的注销信息621的记录。通过使用从在步骤S2103中所指定的注销预约信息631的记录所获取的文档ID 632作为关键字，来进行该获取。当结束该记录获取处理时，处理进入步骤S2105。
在步骤S2105，确认是否存在在步骤S2104中所获取的注销信息621。如果存在该信息，则处理进入步骤S2106。如果不存在该信息，则处理进入步骤S2107。
在步骤S2106，通过使用用户信息操作单元308，从用户信息存储单元307获取相应的用户信息641。通过使用在步骤S2104中所获取的注销信息621的记录的正在注销的用户ID 624作为关键字，来进行该获取。另外，通过使用将同一注销信息621的记录的文档ID 622用作为关键字的文档信息操作单元302，来从文档信息存储单元301获取相应的文档信息601。
使用这些多个所获取的信息，发送使用图19所示的邮件格式1901的邮件。以下面的方式创建要以邮件格式1901指定的多个信息。在目的地1903中设置所获取的用户信息641的邮件地址644。在标题1904中设置字符串“确认注销终止日期”。在文档名称1906中设置所获取的文档信息601的文档名称603。在注销终止日期1907中设置在步骤S2103中所指定的注销预约信息631的预期登记日期635和预约注销日期633中满足步骤S2101中的获取条件的一个。将消息“接近注销的终止日期。请在指定的终止日期之前进行登记操作或取消注销预约”应用于消息1908。
立即发送创建的邮件。当结束邮件发送时，处理进入步骤S2107。
在步骤S2107，判断是否处理了在步骤S2101中所获取的注销预约信息631的所有记录。如果仍有未处理的记录，则处理返回到步骤S2103。如果不存在未处理的记录，则该处理退出该循环，并完成该处理。
用于使文档管理设备注销预约时期将要开始的文档的处理的例子 图22是示出图1所示的文档管理设备101的注销预约执行处理的过程的例子的流程图。
不是响应于用户的动作来执行该处理，而是在文档管理设备101中定期地和自动地执行该处理。执行间隔没有特别限制。图22示出该定期执行的处理的一个循环的序列。文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元311通过使用图2中的CPU201执行该处理。
如图22所示，在步骤S2201，在存在于图6D中的注销预约信息631中的多个预约信息中，根据下面的条件获取预约期间将开始的预约信息。
获取条件 (状况637不为“处理后”) 且 (该处理执行的当前日期)≥(预约注销日期633) 假定基于文档ID 632和预约注销日期633排序满足该条件的注销预约信息631的记录。如果存在多个相同的文档ID 632，则仅保留预约注销日期633表示最早日期的记录，并且从目标记录中删除其余记录。当结束基于该条件的目标记录获取处理时，处理进入步骤S2202。
在步骤S2202，判断是否存在在步骤S2201所获取的注销预约信息631的至少一个记录。如果存在至少一个记录，则处理进入步骤S2203。如果不存在记录，则结束该处理。
在步骤S2203，进行直到S2209的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S2201中所获取的注销预约信息631的记录一样多。
首先，指定注销预约信息631的记录中的一个记录，并且处理进入步骤S2204。
在步骤S2204，执行文档的注销处理，其中，该文档与在步骤S2203中所指定的、待处理的注销预约信息631的记录中所述的文档ID 632相对应。为了进行该处理，启动图24所示的注销实际处理。当结束图24中的注销实际处理时，存储处理结果，并且处理进入步骤S2205。
在步骤S2205，判断在步骤S2204中所存储的注销实际处理的结果。如果该处理是正常结束的，则处理进入步骤S2206。如果该处理是异常结束的，则处理进入步骤S2208。
在步骤S2206，由于注销处理是正常结束的，因而以下面的方式更新注销预约信息。将在步骤S2203中所指定的注销预约信息631的记录的状况637的值改变为“处理中”。通过注销预约信息操作单元306来更新存储在注销预约信息存储单元305中的注销预约信息631。当结束更新处理时，处理进入步骤S2207。
在步骤S2207，由于结束了文档的注销处理，因而通过邮件向预约注销的用户通知注销了该文档。为此，通过使用将在步骤S2203中所指定的注销预约信息631的文档ID 632用作为关键字的文档信息操作单元302，来从文档信息存储单元301获取相应的文档信息601。另外，通过使用将正在预约的用户ID 634用作为关键字的用户信息操作单元308，来从用户信息存储单元307获取相应的用户信息641。
该步骤中所发送的邮件使用图19中的邮件格式1901。以下面的方式在邮件格式1901中指定多个信息。在目的地1903中设置该步骤所获取的用户信息641的邮件地址644。在标题1904中设置字符串“注销完成”。在文档名称1906中设置该步骤所获取的文档信息601的文档名称603。在注销终止日期1907中设置在步骤S2203中所指定的注销预约信息631的预期登记日期635。在消息1908中指定消息“你的注销时期开始。请开始注销文档的操作”。当结束所创建的邮件的发送时，处理进入步骤S2209。
在步骤S2208，根据步骤S2204中的注销实际处理的错误，分别向预期注销用户(预约了共享文档的注销的用户)和现正在注销的用户(现正在注销共享文档的用户)发送邮件。
对于预期注销用户，发送表示未正常进行预期注销的邮件。为此，通过使用将在步骤S2203中所指定的注销预约信息631的文档ID 632用作为关键字的文档信息操作单元302，来从文档信息存储单元301获取相应的文档信息601。另外，通过使用将正在注销的用户ID 634用作为关键字的用户信息操作单元308，从用户信息存储单元307获取相应的用户信息641。
该步骤中向预期注销用户要发送的邮件使用图19中的邮件格式1901。以下面的方式在邮件格式1901中指定多个信息。在目的地1903中设置该步骤所获取的用户信息641的邮件地址644。在标题1904中设置字符串“注销失败”。在文档名称1906中设置该步骤所获取的文档信息601的文档名称603。在注销终止日期1907中设置在步骤S2203中所指定的注销预约信息631的预约注销日期633。将消息“你的注销时期已经到了，但是注销处理失败”应用于消息1908。
对于现正在注销的用户，发送用于请求注销的共享文档的登记执行或注销取消的邮件。为此，通过使用文档信息操作单元302使用在步骤S2203中所指定的注销预约信息631的文档ID632作为关键字，从文档信息存储单元301获取相应的文档信息601。另外，通过使用将注销信息621的正在注销的用户ID624用作为关键字的用户信息操作单元308，从用户信息存储单元307获取相应的用户信息641。通过使用将文档ID 632用作为关键字注销信息操作单元304，从注销信息存储单元303获取正在注销的用户ID 624。
该步骤中向现正在注销的用户所要发送的邮件使用图19中的邮件格式1901。以下面的方式在邮件格式1901中指定多个信息。在目的地1903中设置该步骤所获取用户信息641的邮件地址644。在标题1904中设置字符串“紧急登记”。在文档名称1906中设置该步骤所获取文档信息601的文档名称603。在注销终止日期1907中设置在步骤S 2203中所指定的注销预约信息631的预约注销日期633。将消息“你的注销时期已终止。因为其它用户已做出了该文档的下一个注销预约，因而请执行该文档的紧急登记或取消该文档的注销。”应用于消息1908。当结束所创建的邮件的发送时，处理进入步骤S2209。
在步骤S2209，判断是否处理了在步骤S2201中所获取的注销预约信息631的所有记录。如果仍存在未处理的记录，则处理返回到步骤S2203。如果不存在未处理的记录，则该处理退出该循环，并完成该处理。
用于使用户执行注销的处理的例子 图23是示出图1所示的文档管理设备101的注销执行处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的、图14中的注销画面1401上的按钮1406，启动图23中处理。图23示出文档管理设备101的文档注销处理控制单元309所执行的文档注销处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有在注销画面1401上所指定的文档ID1402和正在执行该操作的用户的用户ID。
如图23所示，在步骤S2301，获取与输入数据的文档ID 1402相对应的注销预约信息的列表。通过经由注销预约信息操作单元306从注销预约信息存储单元305获取与文档ID 1402相对应的注销预约信息631来进行该处理。假定基于项的预约注销日期633按照升序来排序此时所获取的注销预约信息631的记录。当结束该获取处理时，处理进入步骤S2302。
在步骤S2302，判断是否存在在步骤S2301中所获取的注销预约信息631的记录。如果存在记录，则处理进入步骤S2303。如果不存在记录，则处理进入步骤S2310。
在步骤S2303，进行直到S2307的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S2301中所获取的注销预约信息631的记录一样多。
首先，指定注销预约信息631的记录的其中一个，并且处理进入步骤S2304。在步骤S2304，获取在步骤S2303中所指定的注销预约信息631的记录的预约注销日期633和预期登记日期635。当结束该获取处理时，处理进入步骤S2305。
在步骤S2305，使用在步骤S2304中所获取的预约注销日期633和预期登记日期635的信息，根据下面的条件将该处理执行的当前日期与预约时期进行比较。
比较条件 (该处理执行的当前日期)≥(预约注销日期633) 且 (该处理执行的当前日期)＜(预期登记日期635) 如果满足这些条件，则当前时间包括在要注销的文档的预约时期中。因此判断为注销处理本身是不可以的。为此，如果满足该条件，则处理进入步骤S2311。如果不满足这些条件，则所比较的记录未包括在注销时期中，并且处理进入步骤S2306。
在步骤S2306，检查在注销时期外是否满足以下条件。该检查的比较条件如下。
比较条件 (该处理执行的当前日期)＜(预约注销日期633) 如果满足该条件，则注销时期仍未开始，而后边的预约施加了注销限制。处理进入步骤S2308。否则，在预约信息端不存在注销限制，并且处理进入步骤S2307。
步骤S2307表示结束了针对在步骤S2301中所获取的注销预约信息631的一个记录的重叠检查。如果注销预约信息631仍存在未处理的记录，则处理返回到步骤S2303。如果处理了注销预约信息631的所有记录，则该处理进入步骤S2310。
通过步骤S2306中的比较判断为将在当前注销处理后开始预约的注销。在步骤S2308，文档注销处理控制单元309准备表示注销时期受限的信息，并将该信息发送给显示内容创建单元316，从而为正在注销的用户显示图15中的注销限制接受画面1501。在注销限制接受画面1501上显示在步骤S2303中所指定的注销预约信息631的文档ID 632和预约注销日期633。特别地，将预约注销日期633包含在消息中。步骤S2308包括直到在客户设备102的CRT 409上显示该画面的处理。
当看见该画面的用户按照他/她的判断按下图15中的注销限制接受画面1501上的按钮1505或1506时，处理进入步骤S2309。
在步骤S2309，判断用户按下了按钮1505(取消)或按钮1506(接受)中的哪一按钮。对于取消，在不执行注销处理的情况下结束该处理。对于接受，判断为用户接受对于注销时期的限制。该处理退出步骤S2304～2307的循环，并且处理进入步骤S2310。
在步骤S2310，因为确认不存在注销预约重叠，因而执行实际注销处理。后面将参考图24的流程图详细说明该处理。当完成步骤S2310中的注销处理时，结束该处理。
在步骤S2305判断为预约注销时期已经开始了，并且另一用户正在执行注销。于是，在步骤S2311，显示错误画面1301以向正请求注销的用户通知已注销了目标文档。当用户按下错误画面1301上的按钮1305时，结束该处理。
文档管理设备中的注销实际处理的例子 图24是示出图1所示的文档管理设备101的注销实际处理的过程的例子的流程图。
在图22和23的注销处理序列中的步骤S2204或S2310中启动图24中的处理。图24示出由文档管理设备101的文档注销处理控制单元309所执行的文档注销实际处理的序列。图2中的CPU201执行该处理。
该处理所需的数据有注销目标的文档ID和正执行该操作的用户的用户ID。
如图24所示，在步骤S2401，获取与由输入的数据所指定的文档ID相对应的文档信息601和注销信息621。当结束文档信息601和注销信息621的获取时，处理进入步骤S2402。
在步骤S2402，判断是否存在在步骤S2401中所获取的文档信息601。如果不存在该文档信息，则发生错误，并且处理进入步骤S2408。如果存在该文档信息，则处理进入步骤S2403。在步骤S2403，判断是否存在在步骤S2401中所获取的注销信息621。如果存在该信息，则另一用户当前正在注销该文档，并且发生错误。处理进入步骤S2408。如果不存在注销信息621，则用户可以注销该文档，并且处理进入步骤S2404。如果在步骤S2401中所获取的文档信息601的状况604具有除“正常”以外的值，则发生错误，并且处理进入步骤S2408。如果状况为“正常”，则结束所有允许/禁用注销检查，并且处理进入步骤S2405。
在步骤S2405，将在步骤S2401中所获取的文档信息601的状况值改变成“注销中”。通过使文档注销处理控制单元309经由文档信息操作单元302来更新文档信息存储单元301中的现有数据，进行该处理。当结束该文档信息更新处理时，处理进入步骤S2406。
在步骤S2406，将该文档信息添加到图6C中的注销信息621，以表示该文档处于注销中。下面的多个信息用作注销信息621的项。作为输入的数据给予该处理的文档ID用作文档ID622。该处理的执行日期用作注销日期。像象文档ID一样，作为输入的数据给予该处理的、正执行该操作的用户的用户ID用作正在注销的用户ID 624。使用这些数据，文档注销处理控制单元309通过注销信息操作单元304向注销信息存储单元303添加新数据。当结束该注销信息添加处理时，处理进入步骤S2407。
在步骤S2407，判断在步骤S2405和S2406所执行的更新处理。利用该处理判断，完成注销处理，并且结束该处理。
在步骤S2408，执行各步骤中已发生的错误的处理。向处理启动源通知该错误，并且结束该处理。
用于使用户执行登记的处理的例子 图25是示出图1所示的文档管理设备101的登记执行处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的、图17中的登记画面1701上的按钮1709，启动图25中的处理。图25示出由文档管理设备101的文档登记处理控制单元310所执行的文档登记处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有在登记画面1701上指定的文档ID1703、在文档文件信息显示区域1707中所指定的或通过按钮1708所指定的注册的文档文件、以及正执行该操作的用户的用户ID。
如图25所示，在步骤S2501，用户登记具有在图17中的登记画面1701上所指定的文档ID的文档。后面将参考图26中的流程图详细说明该处理。在该步骤中，执行图26中的处理结果获取的处理启动。在存储该处理结果后，处理进入步骤S2502。
在步骤S2502，获取步骤S2501中的登记处理结果。如果该结果是错误，则处理进入步骤S2513。如果该处理正常结束，则处理进入步骤S2503。
在步骤S2503，确认是否存在与登记的文档的文档ID相匹配的注销预约信息631。在该步骤中，注销预约信息操作单元306获取满足下面的条件的注销预约信息631。
搜索条件 文档ID 632＝输入的数据“文档ID 1703”； 且 (预约注销日期633)≥(处理执行日期)； 且 (预期登记日期635)≥(处理执行日期)。
当结束该信息获取处理时，处理进入步骤S2504。
在步骤S2504，检查在步骤S2503中所获取的注销预约信息631是否具有记录。如果注销预约信息631不具有记录，则判断为当前注销不是根据预约处理的注销，而是使用图23中的处理序列的、根据图14中的画面的直接注销处理。处理进入步骤S2512。如果存在记录，则处理进入步骤S2505以处理该记录。
在步骤S2505，从在步骤S2503中所获取的注销预约信息631的记录信息获取预期登记日期635。临时存储该信息，并在后面的步骤S2507中使用该信息。将该记录的状况637改变成“处理后”，并且将预期登记日期635改变成处理执行日期。文档登记处理控制单元310通过注销预约信息操作单元306更新注销预约信息存储单元305中的现有数据。当结束该文档信息更新处理时，处理进入步骤S2506。
在步骤S2506，获取登记的文档接着的预约信息。在该步骤中，注销预约信息操作单元306获取满足下面的条件的注销预约信息631。对于该搜索条件，使用在步骤S2505中临时存储的预期登记日期635。
搜索条件 文档ID 632＝输入的数据“文档ID 1703”； 且 (预约注销日期633)≥((临时存储的预期登记日期)+1天)； 且 (前一预约跟踪标志636)＝真。
当结束基于该搜索条件的信息搜索处理时，处理进入步骤S2507。
在步骤S2507，检查在步骤S2506中所获取的注销预约信息631是否具有记录。如果不存在记录，则不必通过跟踪开始预约的注销，并且处理进入步骤S2512。如果存在记录，则处理进入步骤S2508。该处理对应于进行注销检查的预期时期。
在步骤S2508，获取在步骤S2506中所获取的注销预约信息631的正在预约的用户ID 634。正在预约的用户ID 634用作在后面执行步骤S2509中的输入的数据。将记录的状况637改变成“处理中”，并且将预约注销日期633改变成处理执行日期。文档注销处理控制单元309通过注销预约信息操作单元306更新注销预约信息存储单元305中的现有数据。当结束该文档信息更新处理时，处理进入步骤S2509。该提前处理对应于进行注销改变的注销开始日期改变、或者第一或第二预期时期。
在步骤S2509，给出在步骤S2508中所存储的正在预约的用户ID和输入的数据的文档ID。文档注销处理控制单元309根据图24所示的注销实际处理序列，开始注销处理。当结束该注销实际处理时，处理进入步骤S2510。
在步骤S2510，判断步骤S2509中的注销处理是否正常结束。如果该处理不是正常结束，则发生错误，并且处理进入步骤S2513。如果该处理正常结束，则处理进入步骤S2511。
在步骤S2511，向已预约了注销的用户发送邮件。为此，通过使用将在步骤S2506中所指定的注销预约信息记录的文档ID 632用作为关键字的文档信息操作单元302，从文档信息存储单元301获取相应的文档信息601。另外，通过使用将在步骤S2508中所存储的正在预约的用户ID用作为关键字的用户信息操作单元308，从用户信息存储单元307获取相应的用户信息641。
该步骤中所发送的邮件使用图19中的邮件格式1901。以下面的方式在邮件格式1901中指定多个信息。在目的地1903中设置该步骤所获取的用户信息641的邮件地址644。在标题1904中设置字符串“注销完成”。在文档名称1906中设置该步骤所获取的文档信息601的文档名称603。在注销终止日期1907中设置在步骤S2503中所指定的注销预约信息631的预期登记日期635。将消息“在所安排的结束日期前完成了操作者的前一操作，因此，你的注销时期已经开始了。请开始注销的文档的操作。”指定为消息1908。当结束所创建的邮件的发送时，处理进入步骤S2512。
在步骤S2512，判断在该处理中所改变的所有多个信息。当结束信息判断时，结束该处理。
文档管理设备中的登记实际处理的例子 图26是示出图1所示的文档管理设备101的登记实际处理的过程的例子的流程图。
在图25中的登记处理序列中启动图26中的处理。图26示出由文档管理设备101的文档登记处理控制单元310所执行的文档登记实际处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有注销目标的文档ID、在输入画面上所指定的注册的文档文件、以及正执行该操作的用户的用户ID。
如图26所示，在步骤S2601，搜索并获取满足下面的搜索条件的注销信息621。
搜索条件 文档ID 622＝输入的数据“文档ID” 当结束基于该搜索条件的信息获取处理时，处理进入步骤S2602。
在步骤S2602，判断在步骤S2601中所获取的注销信息621是否具有记录。如果该文档当前处于注销中，则存在相应的记录。如果存在记录，则处理进入步骤S2603。如果不存在记录，则发生错误，并且处理进入步骤S2608。在步骤S2603，检查在步骤S2601中所获取的注销信息621的记录的正在注销的用户ID 624与作为输入的数据给出的、正在执行该操作的用户的用户ID是否一致。如果用户ID不同，则由于违规登记访问而发生错误，并且处理进入步骤S2608。如果用户ID相互一致，则处理进入步骤S2604。在步骤S2604，确认是否存在作为输入的数据所给出的注册文件。如果不存在该文档文件，则发生错误，并且处理进入步骤S2608。如果存在该文件，则处理进入步骤S2605。
在步骤S2605，作为登记处理，添加所指定的文档的版本。首先，注销信息操作单元304通过使用输入的数据的文档ID作为关键字，从存储在注销信息存储单元303中的版本信息获取最新版本的版本号。增大最新版本的值以获得新版本的版本号，从而创建版本信息611的新记录。
对于该新记录，指定输入的数据的文档ID作为文档ID 612。指定通过增大所获得的新版本号作为版本ID 613。指定处理执行日期作为注册日期614。指定输入的数据的正在操作的用户ID作为正在注册的用户ID 615。指定输入的数据的注册的文档文件作为文件内容616。文档登记处理控制单元310进行控制，从而使文档信息操作单元302执行新版本添加操作，以在文档信息存储单元301中新注册利用以上数据所创建的记录。当结束该版本信息记录注册时，处理进入步骤S2606。
在步骤S2606，根据版本添加更新多个相关信息。首先，文档登记处理控制单元310进行控制，以使注销信息操作单元304执行信息删除操作，以从注销信息存储单元303中删除在步骤S2601中所获取的记录。接着，文档信息操作单元302执行文档信息获取操作，以从文档信息存储单元301获取与输入的数据的文档ID相匹配的文档信息601的记录。将所获取的记录的状况604的值改变成“正常”。文档登记处理控制单元310进行控制，以使文档信息操作单元302执行文档信息更新操作，以更新文档信息存储单元301中相同文档ID的记录。当结束该步骤中的更新处理时，处理进入步骤S2607。
在步骤S2607，判断在步骤S2605和S2606中执行的更新操作。当结束该信息判断处理时，结束该处理。
在步骤S2608，执行各步骤中所发生的错误的处理。向处理启动源通知该错误，并且结束该处理。
第二实施例 以下说明根据本发明的第二实施例的文档管理设备。
实施例的文档管理系统的结构的例子 可以认为包括根据第二实施例的文档管理系统的整个文档管理系统的结构与第一实施例中参考图1所述的结构相同，并且不重复对其的说明。
实施例的文档管理设备的配置的例子 文档管理设备的硬件结构的例子 同样可以认为根据第二实施例的文档管理设备101的硬件结构与第一实施例中参考图2所述的结构相同，并且不重复对其的说明。
实施例的文档管理设备的功能配置的例子 接着参考图27的框图说明文档管理设备101的功能配置。
如图27所示，文档管理设备101包括以下元件。
文档管理设备包括文档信息存储单元2701、文档信息操作单元2702、注销信息存储单元2703、以及注销信息操作单元2704。文档管理设备还包括注销预约信息存储单元2705、注销预约信息操作单元2706、预约流程信息存储单元2707、以及预约流程信息操作单元2708。文档管理设备还包括用户信息存储单元2709和用户信息操作单元2710。这些单元2701～2710用作信息处理部分。
文档管理设备包括用作处理控制部分的文档注销处理控制单元2711、文档登记处理控制单元2712、文档注销预约处理控制单元2713、以及用户认证处理控制单元2714。
文档管理设备还包括网络通信单元2715、文档信息处理控制单元2716、以及显示内容创建单元2717。
文档信息存储单元2701是用于存储注册的文档信息和文档文件的地方，并被分配在RAM 202或HDD 213中。文档信息操作单元2702包括存储在RAM中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且对于文档信息存储单元2701执行文档信息或文档文件的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
注销信息存储单元2703是用于存储文档信息存储单元2701中所存储的文档的注销信息的地方，并被分配在RAM 202或HDD 213中。注销信息操作单元2704包括存储在RAM中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且对于注销信息存储单元2703执行注销信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
注销预约信息存储单元2705是用于存储文档信息存储单元2701中所存储的文档的注销预约信息的地方，并被分配在RAM202或HDD 213中。注销预约信息操作单元2706包括存储在RAM中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且对于注销预约信息存储单元2705执行注销预约信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
预约流程信息存储单元2707是用于存储预约流程信息的地方，并且被分配在RAM 202或HDD 213中，其中，预约流程信息将存储在注销预约信息存储单元2705中的一个或多个注销预约信息相关联，并作为“流程(还称为组)”对它们进行管理。预约流程信息操作单元2708包括存储在RAM中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且对于预约流程信息存储单元2707执行预约流程信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。预约流程信息操作单元2708的操作实现流程管理(组管理)。
用户信息存储单元2709是用于存储使用文档管理设备101的用户的信息的地方，并被分配在RAM 202或HDD 213中。用户信息操作单元2710包括存储在RAM 202中的、并由CPU 201执行的可执行程序，并且对于用户信息存储单元2709执行用户信息的注册、更新、删除和获取等输入和输出处理。
文档注销处理控制单元2711使用文档信息操作单元2702、注销信息操作单元2704、注销预约信息操作单元2706、用户信息操作单元2710和显示内容创建单元2717。文档注销处理控制单元2711响应于从客户设备102所发送的文档注销处理的请求，控制注销处理。
文档登记处理控制单元2712使用文档信息操作单元2702、注销信息操作单元2704、注销预约信息操作单元2706、用户信息操作单元2710、以及显示内容创建单元2717。文档登记处理控制单元2712响应于从客户设备102所发送的文档登记处理的请求，控制登记处理。
文档注销预约处理控制单元2713使用文档信息操作单元2702、注销信息操作单元2704、注销预约信息操作单元2706、预约流程信息操作单元2708、用户信息操作单元2710、以及显示内容创建单元2717。文档注销预约处理控制单元2713响应于从客户设备102所发送的文档注销预约处理的请求来控制注销预约处理，还控制预约流程处理。
当将客户设备102连接到文档管理设备101时，用户认证处理控制单元2714使用注销预约信息操作单元2706和显示内容创建单元2717来执行用户认证处理。
网络通信单元2715通过调制解调器206或NIC 205与网络连接，并将通过网络103从客户设备102所接收的处理请求发送给文档管理设备101中的各处理控制单元。网络通信单元2715还将来自文档管理设备101中的各控制单元的处理结果发送给客户设备102。
文档信息处理控制单元2716使用文档信息操作单元2702、注销信息操作单元2704、以及注销预约信息操作单元2706。文档信息处理控制单元2716创建要发送给客户设备102的文档信息详细情况显示画面3001的显示内容。
显示内容创建单元2717对要提供给客户设备102的、文档管理画面上的显示内容进行创建和格式化。特别地，假定显示内容创建单元2717根据客户端的显示形式提供显示内容，并针对专用客户软件创建HTML等超文本格式的、或二值格式的显示内容。
实施例的客户设备的配置的例子 客户设备的硬件结构的例子 可以认为根据第二实施例的客户设备102的硬件结构与第一实施例中参考图4所述的结构相同，并且不重复对其的说明。
客户设备的功能配置的例子 可以认为客户设备102的功能配置与第一实施例中参考图5所述的功能配置相同，并且不重复对其的说明。
实施例中处理的数据的格式和结构 图28A～28G是用于解释该实施例中所使用的数据的格式和结构的图。以下数据项是用于解释该实施例的最少必需项。
图28A和28B是示出存储在图27所示的文档管理设备101的文档信息存储单元2701中的信息的格式和结构的图。
图28A中的文档信息2801表示为各文档所存储的信息的格式。文档信息2801包括作为项的文档ID 2802、文档名称2803、以及表示状况的状况2804。设置“正常”、“异常”和“注销中”中的一个作为状况2804所表示的状况值。
每个文档信息均表示基于文档ID 2802的唯一信息。存储在文档信息2801中的一个单位以记录2805表示。
图28B中的版本信息2811表示为各版本所存储的信息的格式，其中，每当更新该文档时，版本发生改变。
以包括作为项的文档ID 2812、版本ID 2813、注册日期2814、正在注册的用户ID 2815和文件内容2816的表的形式，管理版本信息2811。文档ID 2812与文档信息2801中定义的文档ID 2802链接。
每个版本信息表示基于文档ID 2812和版本ID 2813的唯一信息。存储在版本信息2811中的一个单位以记录2817表示。
图28C是示出存储在图27所示的文档管理设备101的注销信息存储单元2703中的信息的格式和结构的图。
注销信息2821表示存储处于注销中的各文档的信息的格式。
以包括作为项的文档ID 2822、注销日期2823和正在注销的用户ID 2824的表的形式，管理注销信息2821。文档ID 2822与文档信息2801中定义的文档ID 2802链接。该表中的具有信息的文档信息当前处于注销中。
每一注销信息均表示基于文档ID 2822的唯一信息。存储在注销信息2821中的一个单位以记录2825表示。
图28D是示出存储在图27所示的文档管理设备101的注销预约信息存储单元2705中的信息的格式和结构的图。
以包括下面的项的表的形式来管理注销预约信息2831。项包括预约ID 2832、文档ID 2833、预约注销日期2834、正在预约的用户ID 2835、预期登记日期2836、前一预约跟踪标志2837、以及状况2838。
每一注销预约信息均表示基于预约ID 2832的唯一信息。文档ID 2833与文档信息2801中定义的文档ID 2802链接。将“未处理”、“处理中”和“处理后”的其中一个设置为状况2838所表示的状况值。该表中具有信息的文档信息当前具有注销预约。存储在注销预约信息2831中的一个单位以记录2839表示。
图28E和28F是示出存储在图27所示的文档管理设备101的预约流程信息存储单元2707中的信息的格式和结构的图。
图28E中的预约流程信息2841表示将一个或多个注销预约信息2831置于流程中的预约流程的信息。
以包括作为项的预约流程ID 2842、管理用户ID 2843和流程调整2844的表的形式，管理预约流程信息2841。
每个预约流程信息均表示基于预约流程ID 2842的唯一信息。管理用户ID 2843表示管理预约流程信息的用户，并且与用户ID 2862(后面说明)链接。将“调整”和“不调整”中的一个设置为流程调整2844所表示的流程调整值。存储在预约流程信息2841中的一个单位以记录2845表示。
图28F中的预约流程结构信息2851定义注销预约信息2831和预约流程信息2841之间的关联，并且表示各预约流程中所包括的注销预约信息。
以包括作为项的预约流程ID 2852、流程顺序2853和预约ID2854的表的形式，管理预约流程结构信息2851。
预约流程ID 2852与预约流程信息2841中定义的预约流程ID2842链接。流程顺序2853取1或大于1的整数值。流程顺序2853利用数值1、2、3......表示一个预约流程中的多个注销预约信息的时序顺序。在一个预约流程中从不指定一个数值两次。预约ID 2854表示包括在预约流程信息中的注销预约信息，并且与注销预约信息2831中定义的预约ID 2832链接。
预约流程结构信息表示基于预约流程ID 2852和流程顺序2853的唯一信息。从不将一个注销预约信息设置为多个预约流程的结构信息。因为这个原因，预约流程结构信息2851可以表示基于预约ID 2854的唯一信息。存储在预约流程结构信息2851中的一个单位以记录2855表示。创建一个预约流程表示在预约流程信息2841中创建了一个记录，并且在预约流程结构信息中创建了一个或多个记录。
图28G是示出存储在图27所示的文档管理设备101的用户信息存储单元2709中的信息的格式和结构的图。
用户信息2861表示用以保持可以访问文档管理设备101、并可以操作文档的用户的用户信息的格式。以包括作为项的用户ID 2862、用户名称2863和邮件地址2864的表的形式，管理用户信息2861。
每个用户信息表示基于用户ID 2862的唯一信息。在此所定义的用户信息用作图28B中的正在注册的用户ID 2815、图28C中的正在注销的用户ID 2824、图28D中的正在预约的用户ID2835、或图28E中的管理用户ID。作为用户信息2861所保持的一个单位以记录2865表示。
实施例的显示画面的例子 接着说明该实施例中所使用的文档管理设备101显示在客户设备102上的画面。这里所述的画面显示最少必需内容，并且可以显示其它任何信息。该附图中所示的画面结构和表示方法不特别局限于该实施例的画面结构和表示方法。
文档浏览画面的例子 图29是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的文档浏览画面的例子的图。
图29中的文档浏览画面2901用于浏览由文档管理设备101所管理的文档信息，并且包括文档信息显示区域2902和按钮2907～2910。
文档信息显示区域2902是用于显示由文档管理设备101所管理的文档信息的列表、并识别各文档的区域，并且包括文档ID2903、文档名称2904和状况2905，作为所显示的文档信息。当客户设备102的用户从文档列表选择文档信息时，所选择的文档2906改变它的显示方式以表示正在选择该文档。
按钮2907启动用于显示针对作为选中文档2906选择的文档所进行的注销预约的列表。当用户按下按钮2907时，将在文档信息显示区域2902中的选中文档2906的文档信息发送给文档注销预约处理控制单元2713。
按钮2908启动作为选中文档2906所选择的文档的登记处理。当用户按下按钮2908，将文档信息显示区域2902中的选中文档2906的文档信息发送给文档登记处理控制单元2712。
按钮2909启动作为选中文档2906所选择的文档的注销处理。当用户按下按钮2909时，将文档信息显示区域2902中的选中文档2906的文档信息发送给文档注销处理控制单元2711。
按钮2910启动用于显示作为选中文档2906所选择的文档的详细信息的处理。当用户按下按钮2910时，将文档信息显示区域2902中的选中文档2906的信息发送给文档信息处理控制单元2716。
文档信息详细情况显示画面的例子 图30是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的文档信息详细情况显示画面3001的例子的图。
图30中的文档信息详细情况显示画面3001用于显示在图29中的文档浏览画面2901上所选择的选中文档(这里为“建议01”)的详细信息。文档信息详细情况显示画面3001包括文档信息显示区域3002、文档版本信息显示区域3008和按钮3012。
文档信息显示区域3002是用以显示文档所保持的信息和该文档的状态的区域，并且包括文档ID 3003、文档名称3004、状况3005、注销日期3006、以及正在注销的用户3007。仅当状况3005为“注销中”时才显示注销日期3006和正在注销的用户3007。
文档版本信息显示区域3008是用以显示文档更新的版本信息的日志的区域，并且包括版本ID 3009、注册日期3010和正在注册的用户3011。
按钮3012完成该画面。当用户按下按钮3012时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901。
注销预约列表画面的例子 图31是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约列表画面3101的例子的图。
图31中的注销预约列表画面3101用于显示为在图29中的文档浏览画面2901上所选择的选中文档(这里为“说明书01”)所设置的注销预约信息。注销预约列表画面3101包括文档信息显示区域3102、注销预约信息显示区域3106、以及按钮3110～3112。
文档信息显示区域3102是用于显示文档所保持的信息和该文档的状态的区域，并且包括文档ID 3103、文档名称3104和状况3105。
注销预约信息显示区域3106包括预约开始日期3107、预约结束日期3108和正在预约的用户3109。这里所显示的数据是与注册在图28D中的注销预约信息2831中的文档ID 3103所指定的文档有关的多个注销预约信息，并且按照预约开始日期3107的升序显示该数据。
按钮3110完成该画面。当用户按下按钮3110时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901。
按钮3111启动用于取消显示在注销预约信息显示区域3106中的注销预约信息的处理。用户选择显示在注销预约信息显示区域3106上的多个预约信息中的一个，并按下按钮3111。利用该操作，将所选择的预约信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713。画面改变成图35中的注销预约取消画面3501。
按钮3112启动与文档ID 3103相对应的注销预约的预约流程指定处理。当用户按下按钮3112时，将显示在该画面上的文档信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713，并且画面改变成图32中的预约流程指定画面3201。
预约流程指定画面的例子 图32是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的预约流程指定画面3201的例子的图。
图32中的预约流程指定画面3201用于在为显示在图31中的注销预约列表画面3101上的文档添加注销预约中，指定包括注销预约的预约流程。预约流程指定画面3201包括文档信息显示区域3202、单选按钮3205、先有预约流程选择区域3206、单选按钮3210、新预约流程信息指定区域3211、以及按钮3214和3215。
文档信息显示区域3202包括文档ID 3203和文档名称3204。这里显示图31中的注销预约列表画面3101上所显示的文档的文档ID和文档名称。
单选按钮2305和3210配成一对。当它们中的一个处于ON时，另一个为OFF。用户打开单选按钮3205以向先有预约流程的其中一个添加新的注销预约。相反，用户打开单选按钮3210以创建新的预约流程，并向该预约流程添加新的注销预约。
先有预约流程选择区域3206包括选择3207、预约流程ID3208和流程调整3209。这里显示由正在操作该画面的用户所管理的预约流程的列表。更具体地，从注册在图28E中的预约流程信息2841中的预约流程信息中提取管理用户ID 2843与正在操作该画面的用户的用户ID相匹配的多个预约流程信息，并且按照预约流程ID的升序显示该多个预约流程信息。
选择3207包括单选按钮，该单选按钮允许用户仅选择显示在先有预约流程选择区域3206中的预约流程中的一个。仅当单选按钮3205处于ON时才可使用选择3207。
新预约流程信息指定区域3211包括单选按钮3212和3213。单选按钮3212和3213配成一对。当它们中的一个处于ON时，另一个为OFF。在新预约流程信息指定区域3211中，用户指定将在新创建的且注册在图28E中的预约流程信息2841的流程调整2844中设置的值。当单选按钮3212处于ON时，在流程调整2844中设置“调整”。当单选按钮3213处于ON时，在流程调整2844中设置“不调整”。后面将接合图33中的注销预约设置画面详细说明流程调整的“调整”和“不调整”的意义。
按钮3214在无需处理的情况下完成该画面。当用户按下按钮3214时，画面返回到图31中的注销预约列表画面3101。
按钮3215启动关于文档ID 3203的注销预约和预约流程设置处理。当用户按下按钮3215时，将该流程信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713，并且画面改变成图33中的注销预约设置画面3301。该信息包括显示在该画面上的文档信息、以及表示单选按钮3205和3210中哪一个处于ON的信息。当用户在单选按钮3205处于ON时按下按钮3215，该信息包括与先有预约流程选择区域3206中打开的选择3207的单选按钮相对应的预约流程信息。当用户在单选按钮3210处于ON时按下按钮3215，该信息包括在新预约流程信息指定区域3211中指定的信息。
注销预约设置画面的例子 图33是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约设置画面的例子的图。
图33中的注销预约设置画面3301用作设置画面，用以向为图32中的预约流程指定画面3201上的选择或新创建所指定的预约流程添加注销预约。该注销预约对应于显示在图31中的注销预约列表画面3101中的文档。注销预约设置画面3301包括预约流程信息显示区域3302、注销预约列表信息显示区域3305、注销预约设置信息显示区域3312、复选框3319、以及按钮3320和3321。
预约流程信息显示区域3302包括预约流程ID 3303和流程调整3304。当用户选择向图32中的预约流程指定画面3201上的先有预约流程添加注销预约时，显示所选择的预约流程的信息。当用户选择在预约流程指定画面3201上新添加预约流程时，由于还没有添加预约流程信息，因而在预约流程ID 3303中不显示信息。然而，流程调整3304显示在图32中的预约流程指定画面3201上的新预约流程信息指定区域3211中所指定的流程调整值。
注销预约列表信息显示区域3305包括选择3306、顺序3307、文档ID 3308、文档名称3309、预约开始日期3310、以及预约结束日期3311。当用户选择向图32中的预约流程指定画面3201上的先有预约流程添加注销预约时，基于下面的信息设置注销预约列表信息显示区域3305的项。
该基础信息包括预约流程信息显示区域3302中的预约流程ID3303和图28F中的预约流程结构信息2851的记录2855，该记录2855的预约流程ID 2852与该预约流程ID 3303相匹配。该信息还包括预约ID 2832与该记录2855的预约ID 2854相匹配的、图28D中的注销预约信息2831的记录2839。
结果，按照顺序3307的升序在注销预约列表信息显示区域3305中显示这些项。在这些项中，将流程顺序2853显示在顺序3307中。在文档ID 3308中显示文档ID 2833。在文档名称3309中显示文档名称2803。在预约开始日期3310中显示预约注销日期2834。在预约结束日期3311中显示预期登记日期2836。
选择3306包括允许用户从所显示的列表仅选择多个信息中的一个信息的单选按钮。在图33的例子中，以黑色内圆的形式表示所选择的单选按钮。
当用户选择创建新的预约流程并在图32中的预约流程指定画面3201中添加注销预约时，在注销预约列表信息显示区域3305中不显示信息。也不显示选择3306。
注销预约设置信息显示区域3312包括预约插入位置3313、文档ID 3314、文档名称3315、预约开始日期3316、以及预约结束日期3317。
预约插入位置3313包括单选按钮“在前插入”和“在后插入”。仅在下面的情况下才能够向预约插入位置3313进行输入。首先，用户选择向在图32中的预约流程指定画面3201上的先有预约流程添加注销预约。其次，在注销预约列表信息显示区域3305中显示一个或多个注销预约信息，并且打开了选择3306的单选按钮中的一个。
用户可以打开预约插入位置3313的单选按钮“在前插入”和“在后插入”中的一个。在图33的例子中，以黑色内圆的形式表示所选择的单选按钮。这表示将在选择3306处于ON的注销预约前或后添加新的注销预约。当用户选择创建新的预约流程并在图32中的预约流程指定画面3201上添加注销预约时，在注销预约列表信息显示区域3305中不显示信息。因此，预约插入位置3313也是不可用的。
预约开始日期3316和预约结束日期3317处于可输入状态，以使用户指定预约时期。用户使用预定格式(在该例子中为年、月和日)指定预期开始和结束日期。
然而，当用户通过注销预约列表信息显示区域3305中的选择3306和预约插入位置3313来指定用以插入注销预约的位置时，可以指定作为预约开始日期3316和预约结束日期3317的日期值是受限制的。当注销预约信息存在于插入位置前时，仅可以指定晚于前面的注销预约信息的预约结束日期3311的日期作为预约开始日期3316。当注销预约信息存在于插入后时，则仅可以指定早于后面的注销预约信息的预约开始日期3310的日期作为预约结束日期3317。
复选框3319用于指定如果取消前一预约、或者在预约结束日期前登记该文档，是否提前开始预约的注销。当复选框3319具有选中标记时，在结束前一预约后立即开始下一注销。如果没有选中标记，则不进行注销直到指定的预约开始日期。
这里将详细说明预约流程信息显示区域3302中的复选框3319与流程调整3304之间的不同。
流程调整3304指定是否提前向其添加注销预约的注销流程中的预约注销开始日期。当一个注销预约流程至少具有两个注册的注销预约，并且在预期注销结束日期前执行第一个注销预约的登记时，指定流程调整3304。流程调整3304指定是否提前下一注销预约的注销开始日期。如果用户指定“调整”、并且流程调整的提前是可以的，则执行提前。如果用户指定“不调整”，则不执行提前。
将解释图33中例子。指定预约流程信息显示区域3302中的流程调整3304为“调整”。这表示在该预约流程中执行流程调整的提前。在注销预约列表信息显示区域3305的第一行的注销预约中，即，在顺序3307和文档ID 3308分别为“1”和“0009”的文档中，预约结束日期3311为“2005/01/10”。在第二行的文档中，即，在顺序3307和文档ID 3308分别为“2”和“0012”的文档中，预约开始日期3310为“2005/01/11”。这表示将具有文档ID“0009”的文档的登记安排在2005年1月10日，并且将具有文档ID“0012”的文档的注销安排在下一天，即，2005年1月11日。
利用“流程调整”，如果在预期登记日期的前一天，也就是说在2005年1月9日，登记第一行的具有文档ID“0009”的文档，则具有文档ID“0012”的下一文档的预约开始日期提前到2005年1月10日。同样将预约结束日期转换所转换的天数。甚至对于第三和随后的预约，如果可能，也转换预约开始日期和预约结束日期。
复选框3319不像“流程调整”，不设置预约流程中每一注销预约的提前。利用复选框3319的设置，当针对一个文档注册多个注销预约，并且在预期登记日期前执行前一注销预约的登记时，提前下一注销预约的预约开始日期。
按钮3320取消该画面上所设置的内容，并且将该画面改变成图32中的预约流程指定画面3201。
按钮3321启动用于注册在该画面上所设置的注销预约信息的处理。当用户按下按钮3321时，将下面的信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713。文档管理设备101将该信息注册在预约流程信息存储单元2707和注销预约信息存储单元2705中。然后，画面改变成图34中的注销预约完成画面3401。该信息包括显示在注销预约设置画面3301上的预约流程信息。当在注销预约列表信息显示区域3305中显示一个或多个注销预约信息时，该信息包括选择3306打开的行的顺序3307。该信息还包括输入到注销预约设置信息显示区域3312的信息。
如果在文档注销预约处理控制单元2713的处理过程中发送了错误，则画面改变成图36中的错误画面3601。后面将参考图43详细说明该处理的序列。
注销预约完成画面的例子 图34是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约完成画面3401的例子的图。
图34中的注销预约完成画面3401用于显示通过按下图33中的注销预约设置画面3301上按钮3321所启动的文档注销预约处理的结果。注销预约完成画面3401包括预约流程信息显示区域3402、注销预约列表信息显示区域3405和按钮3411。
预约流程信息显示区域3402包括预约流程ID 3403和流程调整3404。当用户选择向图32中的预约流程指定画面3201上的先有预约流程添加注销预约时，显示所选择的预约流程的信息。当用户选择在预约流程指定画面3201上新添加预约流程时，显示新添加的预约流程的预约流程ID。流程调整3404表示在图32中的预约流程指定画面3201的新的预约流程信息指定区域3211中所指定的流程调整值。
注销预约列表信息显示区域3405包括顺序3406、文档ID3407、文档名称3408、预约开始日期3409、以及预约结束日期3406。
注销预约列表信息显示区域3405与图33中的注销预约列表信息显示区域3305相同。也就是说，注销预约列表信息显示区域3405是用以确认包括在图33中新添加的注销预约信息的、注册在预约流程中的注销预约信息的显示区域。与其余的注销预约信息相比，加亮新添加的注销预约信息，如注销预约列表信息显示区域3405中所示。
按照顺序3406的升序列出注销预约。将新添加的注销预约信息插入到通过选择3306所指定的位置和图33中的预约插入位置3313。对于插入位置后的每一注销预约信息，一旦插入一个注销预约信息，则将顺序3406的序列号增大1。
在图33中的注销预约设置画面3301上，顺序3307表示序列号1、2和3。打开与“2”相对应的选择3306，并且选择注销插入位置3313的“在后插入”。当添加了新的注销预约时，将新的注销预约信息添加到“2”后的第三位置。将添加前的第三注销预约信息在注销预约列表信息显示区域3405中显示为第四注销预约信息。
按钮3411完成该画面。当用户按下按钮3411时，画面返回到图31中的注销预约列表画面3101。
注销预约取消画面的例子 图35是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销预约取消画面3501的例子的图。
图35中的注销预约取消画面3501用作当用户按下按钮3111时，取消显示在图31中的注销预约列表画面3101上的注销预约信息的确认画面。注销预约取消画面3501包括文档ID 3502、文档名称3503、预约开始日期3504、预约结束日期3505、以及按钮3506和3507。
文档ID 3502、文档名称3503、预约开始日期3504和预约结束日期3505是用以根据图28A中的文档信息和图28D中的注销预约信息显示取消目标预约信息的区域。所显示的内容表示在图31中的注销预约列表画面3101的注销预约信息显示区域3106中所选择的内容。
使用按钮3506以取消用于取消显示在该画面上的预约信息的处理。当用户按下按钮3506时，画面返回图31中的注销预约列表画面3101，而不执行预约取消处理。
按钮3507启动用于取消显示在该画面上的注销预约信息的处理。当用户按下按钮3507时，将显示在该画面上的注销预约信息发送给文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713。从存储在注销预约信息存储单元2705中的、图28D中的注销预约信息和存储在注销流程信息存储单元2707中的、图28F中的注销流程信息中，删除该注销预约信息。然后，画面改变成图31中的注销预约列表画面3101。在删除该预约信息后，如果在取消的预约后接着预约，则在画面改变成注销预约列表画面3101前，根据该预约的内容进行预约时期转换处理。
如果在文档注销预约处理控制单元2713的处理过程中发生了错误，则画面改变成图36中的错误画面3601。
错误画面的例子 图36是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的错误画面3601的例子的图。
图36中的错误画面3601用于在客户设备102上显示在文档管理设备101中执行的各处理过程中发生了错误时的错误内容。错误画面3601包括具有错误的目标文档的文档ID 3602、文档名称3603、错误消息显示区域3604以及文档名称3605。
文档ID 3602和文档名称3603是用以显示具有错误的目标文档信息的区域。
错误消息显示区域3604显示发生了错误的内容。这里所显示的消息不必始终为字符串，并且可以是图像等任何其它方式。
按钮3605完成该画面。当用户按下按钮3605时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901或图31中的注销预约列表画面3101。
注销画面的例子 图37是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销画面的例子的图。
图37中的注销画面3701用于确认在图29中的文档浏览画面2901上所选择的选中文档(这里为“说明书01”)的注销处理。注销画面3701包括文档ID 3702、文档名称3703、状况3704、以及按钮3705和3706。
文档ID 3702、文档名称3703和状况3704是用以显示显示该画面时在图29中的文档浏览画面2901上所选择的选中文档2906的最新信息的区域。
使用按钮3705以取消用于注销显示在该画面上的文档信息的处理。当用户按下按钮3705时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901，而不执行注销处理。
按钮3706启动用于注销由文档ID 3702所表示的文档的处理。当用户按下按钮3706时，将显示在该画面上的文档信息发送给文档管理设备101的文档注销处理控制单元2711。当文档注销处理控制单元2711完成注销处理时，画面改变成图39中的注销完成画面3901。然而，如果在文档注销处理控制单元2711的注销处理中发现限制，则将限制的内容显示在图38中的注销限制接受画面3801上。在用户接受该限制后，进行注销处理。如果在文档注销处理控制单元2711的处理过程中发生了错误，则画面改变成图36中的错误画面3601。后面将参考图46详细说明注销处理的序列。
注销限制接受画面的例子 图38是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销限制接受画面3801的例子的图。
图38中的注销限制接受画面3801包括文档ID 3802、文档名称3803、限制内容显示区域3804、以及按钮3805和3806。
文档ID 3802和文档名称3803是用以显示注销目标的文档信息的区域。
限制内容显示区域3804是用以显示注销处理中针对用户的限制的内容的区域。限制内容显示区域3804显示例如表示用户在可以注销和操作文档的时期受到另一预约的限制的消息。
如果用户不同意显示在该画面上的限制内容，则使用按钮3805以取消文档信息注销处理。当用户按下按钮3805时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901，而不执行注销处理。
如果用户可以同意显示在该画面上的限制内容，则使用按钮3806以继续文档信息注销处理。当用户按下按钮3806时，文档管理设备101的文档注销处理控制单元2711执行注销处理。当结束注销处理时，画面返回到图39中的注销完成画面3901。如果在文档注销处理控制单元2711的处理过程中发生了错误，则画面改变成图36中的错误画面3601。
注销完成画面的例子 图39是示出显示在图1中的客户设备102的CRT 409上的注销完成画面3901的例子的图。
图39中的注销完成画面3901用于显示注销处理的结果，并且包括文档ID 3902、文档名称3903和按钮3904。通过按下图37中的注销画面3701上的按钮3706、或图38中的注销限制接受画面3801上的按钮3806来启动注销处理。
文档ID 3902和文档名称3903是向用户通知注销的文档信息的区域。
按钮3904完成该画面。当用户按下按钮3904时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901。
登记画面的例子 图40是示出显示在图1中客户设备102的CRT 409上的登记画面4001的例子的图。
图40中的登记画面4001用于执行在图29中的文档浏览画面2901上所选择的选中文档(这里为“建议01”)的登记处理设置。登记画面4001包括登记文档信息显示区域4002、注册登记中的文档文件的文档文件信息显示区域4007、以及按钮4008和4009。
登记文档信息显示区域4002是用以显示在显示该画面时作为登记目标的选中文档2906的最新信息的区域。登记文档信息显示区域4002包括文档ID 4003、文档名称4004、状况4005和注销日期4006。
文档文件信息显示区域4007是用以显示表示登记时将注册的文档文件的信息的区域。文档文件信息显示区域4007显示要注册的文档信息的路径和文件名称。用户还可以直接输入该信息。
按钮4008启动用于指定要注册的文件的处理。该按钮的操作使得可以识别由客户设备所提供的本地文件或通过网络访问的远程站点中的文件。通过OS提供针对此的画面，在该实施例中，该画面没有特定的特性特征，并且省略基于附图的详细说明。将在利用该按钮所显示的选择画面上所选择的注册目标文档的路径和文件名称，显示在文档文件信息显示区域4007中。
按钮4009启动用于将在文档文件信息显示区域4007中指定的文件注册为该文档的新版本的登记处理。当用户按下按钮4009时，将登记显示在该画面上的文档所需的信息发送给文档管理设备101的文档登记处理控制单元2712。
当文档登记处理控制单元2712完成登记处理时，画面改变成图41中的登记完成画面4101。如果在文档登记处理控制单元2712的处理过程中发生了错误，则画面改变成图36中的错误画面3601。后面将参考图48详细说明登记处理的序列。
登记完成画面的例子 图41是示出显示在图1中客户设备102的CRT 409上的登记完成画面4101的例子的图。
图41中的登记完成画面4101用于显示通过按下图40中的登记画面4001上的按钮4009所启动的文档登记处理的结果。登记完成画面4101包括文档ID 4102、文档名称4103、状况4104、最新版本ID 4105和按钮4106。
文档ID 4102、文档名称4103、状况4104和最新版本ID 4105是用以向用户通知登记的文档信息的区域。
按钮4106完成该画面。当用户按下按钮4106时，画面返回到图29中的文档浏览画面2901。
实施例的通知邮件的格式的例子 图42是示出发送给该实施例中所使用的客户设备的通知邮件的格式的例子的图。
图42中的邮件格式4201包括邮件头区域4202和邮件正文区域4205。
邮件头区域4202包括描述作为目的地的邮件地址的目的地4203、以及描述要发送的邮件的标题的标题4204。在实际邮件协议中，还定义上述信息以外的多个头信息。虽然添加任何其它头信息没有特别限制，但是在该实施例中仅示出多个最少必需信息。
邮件正文区域4205包括作为目标的文档名称4206、具有文档名称4206的文档的注销终止日期4207、以及针对邮件永久显示的消息4208。
通过根据外部程序设置数据来准备邮件格式。
实施例的文档管理设备的操作的例子 下面将参考流程图说明根据该实施例的文档管理设备的操作的例子。
用于使文档管理设备101执行文档注销预约的处理的例子 图43是示出图1所示的文档管理设备101的注销预约处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的、图33中的注销预约设置画面3301上的按钮3321，启动图43中的处理。图43示出由文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713所执行的处理的序列。图2中的CPU 201执行该注销预约处理。
该注销预约处理所需的数据如下。该信息包括在注销预约设置画面3301上输入的预约流程ID 3303、流程调整3304、选择3306、以及预约插入位置3313。该信息还包括文档ID 3314、预约开始日期3316、预约结束日期3317、复选框3319、以及正在执行该操作的用户的用户ID。
如图43所示，在步骤S4301，通过文档管理设备101的注销预约信息操作单元2706，从注销预约信息存储单元2705获取注销预约信息2831。注销预约信息2831于从客户设备102接收的、图33中的文档ID 3314相匹配。当结束该获取处理时，处理进入步骤S4302。在步骤S4302，判断是否存在在步骤S4301中所获取的注销预约信息。如果存在该信息，则处理进入步骤S4303。如果不存在该信息，则处理进入步骤S4307。
在步骤S4303，进行直到S4306的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S4301中所获取的注销预约信息3831的记录数量一样多。
首先，指定注销预约信息2831的记录的其中一个，并且处理进入步骤S4304。在步骤S4304，从该记录获取注销预约信息2831的预约注销日期2834和预期登记日期2836的值，并且处理进入步骤S4305。
在步骤S4305，确认在步骤S 4304中所获取的这两个项、以及作为注销预约处理中的输入值的预约开始日期3316和预约结束日期3317是否满足下面的条件。
比较条件 (新的预约开始日期3316)＜(预约的预期登记日期2836)； 且 (新的预约结束日期3317)＞(预约注销日期2834)。
如果满足该比较条件，则将新预约时期与已预约的时期重叠。将此确定为错误，并且处理进入步骤S4313。如果不满足该比较条件中的任何一个，则将新预约时期与预约时期不重叠。处理进入步骤S 4306。该判断对应于允许/禁用插入判断方法。
步骤S4306表示针对在步骤S4301中所获取的注销预约信息2831的一个记录结束了重叠检查。如果注销预约信息2831仍具有记录，则处理返回到步骤S4304。如果处理了注销预约信息2831的所有记录，则处理进入步骤S4307。
由于确认新预约数据与任一现有预约数据不重叠，并且可以进行新的注销预约信息的注册，因而在步骤S4307中确定预约流程的处理，在该处理中，将注册注销预约信息。
当用户打开图32中的预约流程指定画面3201上的单选按钮3205时，通过先有预约流程选择区域3206中的选择3207，选择将向其添加注销预约的注销流程。在图33中的注销预约设置画面3301上的预约流程ID 3303中指定预约流程ID。另一方面，当用户打开预约流程指定画面3201上的单选按钮3210时，选择新预约流程创建。因此，注销预约设置画面3301上的预约流程ID3303是空的。
如上所述，如果预约流程ID 3303是空的，则处理进入步骤S 4312，以创建新的预约流程。为了向先有预约流程添加注销预约，处理进入步骤S4308。
在步骤S4308-1，获取将向先有预约流程添加新的注销预约的位置前后的多个注销预约信息。将紧跟在新的预约信息的插入位置之前的注销预约信息称为“前一预约信息”，而将紧跟在插入位置之后的注销预约信息称为“后一预约信息”。
为了向先有预约流程添加新的注销预约信息，应当已利用图33中的注销预约设置画面3301上的选择3306选择了一个现有预约信息，并且已获取了顺序3307。因此，基于注销流程ID 3303和指定的顺序3307来搜索与图28F中的预约流程结构信息2851的预约流程ID 2852和流程顺序2853相匹配的记录。因此获取相应记录的预约ID 2854。当用户指定预约插入位置3313的“在前插入”时，预约ID为后一预约信息的预约ID(＝“后一预约ID”)。当用户指定预约插入位置3313的“在后插入”时，预约ID为前一预约信息的预约ID(＝“前一预约ID”)。
当用户指定预约插入位置3313的“在前插入”时，将该搜索所使用的顺序3307的值减小1，并且搜索与预约流程ID 2852和流程顺序2853相匹配的记录。如果在预约流程结构信息2851中存在相匹配的记录，则该记录的预约ID 2854为“前一预约ID”。使用前一预约ID搜索图28D中的注销预约信息2831，从而获取注销ID 2832与前一预约ID相匹配的记录。该记录的“预期登记日期”为“前一预约信息的结束日期”。然而，如果指定最上面的注销预约信息作为预约插入位置，则不存在相应的数据。在这种情况下，不存在“前一预约信息的结束日期”。
另一方面，当用户指定预约插入位置3313的“在后插入”时，将顺序3307的值增大1，并且搜索与预约流程ID 2852和流程顺序2853相匹配的记录。如果在预约流程结构信息2851中存在相匹配的记录，则该记录的预约ID 2854为“前一预约ID”。使用“前一预约ID”搜索图28D中的注销预约信息2831，从而获取预约ID2832与该前一预约ID相匹配的记录。该记录的“预期登记日期”为“前一预约信息的开始日期”。然而，如果指定最后的注销预约信息作为预约插入位置，不存在相应的数据。在这种情况下，不存在“前一预约信息的开始日期”。
使用“前一预约信息的结束日期”和“后一预约信息的开始日期”，执行步骤S4309中的判断。
在步骤S4308-2中，将要添加的新注销预约信息的预约开始日期和预约结束日期分别与在步骤S4308-1中所获取的“前一预约信息的结束日期”和“后一预约信息的开始日期”进行比较。通过该比较检查要添加的注销预约信息的时期是否与预约流程中的前一和后一注销预约信息的时期重叠。比较条件如下。
比较条件1 前一预约信息没有结束日期； 或 (新的预约开始日期3316)＞(前一预约信息的结束日期)。
比较条件2 后一预约信息没有开始日期； 或 (新的预约结束日期3317)＞(前一预约信息的开始日期)。
在步骤S4309，检查新的预约注销的时期是否与该流程中已预约的注销信息的时期重叠。当两个比较条件1和2都满足时，判断为设置了适当的时期。处理进入步骤S4310以注册新的注销预约信息。如果条件的其中一个不满足，则该时期与预约流程中的前一或后一预约信息重叠。将此判断为错误，并且处理进入步骤S4313。
在步骤S4310，将新数据注册在注销预约信息2831中。
对于注销预约信息2831的项，基于以下面的方式所设置的数据来创建新记录2839。
通过新生成唯一ID值来设置预约ID 2832。该ID唯一识别注销预约信息2831中的记录2839。在文档ID 2833中设置在图33中的注销预约设置画面3301上所指定的文档ID 3314。
在预约注销日期2834中设置在图33的注销预约设置画面3301上所指定的预约开始日期3316。在正在预约的用户ID 2835中设置当前登录的用户的用户ID。在预期登记日期2836中设置在图33的注销预约设置画面3301上所指定的预约结束日期3317。
如果图33中的注销预约设置画面3301上的复选框3319处于ON，则在前一预约跟踪标志2837中设置“真”。如果复选框3319处于OFF，则设置“假”。在状况2838中设置“未处理”。
在步骤S4311，将与在步骤S4310中注册的注销预约信息相对应的预约流程结构信息新注册在预约流程结构信息2851中。另外，改变先有预约流程结构信息中的流程顺序值。
对于预约流程结构信息2851的项，基于以下面的方式所设置的数据来创建新记录2855。
首先说明将在流程顺序2853中设置的值和先有预约流程结构信息中的流程顺序值的更新。
通过按照预约注销日期2834的升序排序具有相同预约流程ID的多个注销预约信息2831，并从最上面开始顺序分配连续编号1、2、3......，来设置流程顺序2853。
当用户在预约流程指定画面3201上选择“创建新预约流程信息，并添加注销预约”时，在当前正处理的预约流程中仅存在步骤S4310中所添加的一个注销预约信息。在这种情况下，流程顺序2853为“1”。另外，不发生用于更新先有预约流程结构信息中的流程顺序值的处理。
当用户在预约流程指定画面3201上选择“向先有预约流程添加注销预约”时，可以在多个现有注销预约信息之间插入注销预约信息。因此，不仅需要向预约流程结构信息的新记录添加，而且还需要用于更新具有相同预约流程ID的其它记录的流程顺序2853的值的处理。
首先，搜索注销预约信息2831以获取具有与当前正处理的预约流程ID相同的预约流程ID的所有记录2839。为此，需要预约ID 2832和记录2839。所获取的信息的预约ID 2832还包括响应于当前处理请求在步骤S4310中所添加的注销预约信息的预约ID。按照预约注销日期2834的升序排序这些记录，并且从最上面开始顺序向这些记录分配连续编号1、2、3....。利用该处理，确定与它们相对应的预约ID 2832和新流程顺序值。也就是说，完成预约ID和流程顺序值的对应表。
基于预约ID和流程顺序值的对应表，基于先有预约流程结构信息的预约ID搜索预约流程结构信息2851。在流程顺序2853中设置对应表中的新的流程顺序值，并且更新该数据。重复执行该处理。
现添加的新预约流程结构信息的流程顺序2853具有与在步骤S4310中所添加的注销预约信息2831的预约ID相对应的值。以上述方式确定预约流程结构信息的流程顺序2853。
当用户通过打开图32中的预约流程指定画面3201上的单选按钮3205来选择“向先有预约流程添加注销预约”时，以下面的方式进行设置。也就是说，设置在图33的注销预约设置画面3301上所指定的预约流程ID 3303。当用户通过打开预约流程指定画面3201上的单选按钮3210来选择“创建新的预约流程信息，并添加注销预约”时，以下面的方式进行设置。也就是说，设置在步骤S4313(后面说明)中添加注册在预约流程信息2841中的记录2846的预约流程ID 2842。
预约流程结构信息的预约ID 2854与在步骤S4310中添加的注销预约信息2831的预约ID 2832中指定的预约ID相同。
利用以上处理，确定要添加的新的预约流程结构信息2851的记录2855的项的值。新注册该信息，并且结束步骤S4311。
当用户通过打开预约流程指定画面3201上的单选按钮3210来选择创建新的预约流程时，进行步骤S4312的处理。在该处理中，创建并注册预约流程信息2841的新记录2845。以下面的方式确定包括在记录2845中的项的值。
作为预约流程ID 2842，任意创建和设置唯一识别预约流程信息2841的信息。在该实施例中，在该处理中任意创建该信息。然而，用户可以指定值。管理用户ID 2843是当前登录的用户的ID。根据图32中的新预约流程信息指定区域3211中的单选按钮3212和3213的状态来确定流程调整2844。当单选按钮3212处于ON时，设置“调整”。当单选按钮3213处于ON时，设置“不调整”。基于以上内容创建记录2845，并且将记录2845新记录在预约流程信息2841中。处理进入下一步骤。
当例如在检查预约时期中检测到重叠错误时，执行步骤S4313。将错误内容输出给图36中的错误画面3601，以通知用户该错误内容。当用户确认该错误信息，并按下错误画面3601上的按钮3605时，在不进行预约的情况下结束注销预约处理。
当结束该处理时，显示图34中的注销预约完成画面3401。
用于使文档管理设备101确认预约时期的结束状态的处理的例子 图44是示出图1所示的文档管理设备101的预约注销时期结束状态确认处理的过程的例子的流程图。
不是响应于用户的动作来执行该处理，而是在文档管理设备101中定期地和自动地执行该处理。执行间隔没有特别限制。图44示出该定期执行的处理的一个循环的序列。文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713通过使用图2中的CPU201执行该处理。
该处理所需的数据有结束警告的预约时期中剩余天数的阈值。预先在文档管理设备101中设置该内容。
如图44所示，在步骤S4401，根据下面的条件获取存在于图28D中的注销预约信息2831中的多个预约信息中的、预约时期要结束的预约信息。
获取条件 状况2838不是“处理后”； 且 ((该处理执行的当前日期)+(该系统中设置的剩余天数的阈值))＞(预期登记日期2836)。
使用第一获取条件以从注销预约信息3831获取状况2838为“未处理”(＝仍未执行注销)的或“处理中”(＝当前正在执行注销)的信息。使用下一获取条件以根据预期登记日期2836已过去了的处理日期或信息获取预期登记日期2836接近预定时期(预约时期中剩余天数的阈值)的信息。假定基于文档ID排序满足该条件的注销预约信息2831的记录。当结束该获取处理时，处理进入步骤S4402。
在步骤S4402，判断是否存在在步骤S4401中所获取的注销预约信息2831的至少一个记录。如果至少存在一个记录，则处理进入步骤S4403。如果不存在记录，则结束该处理。
在步骤S4403，进行直到S4407的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S4401中所获取的注销预约信息2831的记录数量一样多。
首先，指定注销预约信息2831的记录中的一个，并且处理进入步骤S4404。在步骤S4404，使用从在步骤S 4403中指定的注销预约信息2831的记录所获取的文档ID 2833作为关键字。通过使用注销信息操作单元2704从注销信息存储单元2703获取相应注销信息2821的记录。当结束该记录获取处理时，处理进入步骤S4405。
在步骤S4405，确认是否存在在步骤S 4404中所获取的注销信息2821。如果存在该信息，则处理进入步骤S4406。如果不存在该信息，则处理进入步骤S4407。
在步骤S4406，使用在步骤S4404中所获取的注销信息2821的记录的正在注销的用户ID 2824作为关键字。通过使用用户信息操作单元2710从用户信息存储单元2709获取相应的用户信息2861。使用同一注销信息2821的记录的文档ID 2822作为关键字。通过使用文档信息操作单元2702从文档信息存储单元2701获取相应的文档信息2801。
使用这些多个所获取的信息，发送使用图42所示的邮件格式4201的邮件。以下面的方式设置在邮件格式4201中要指定的多个信息。在目的地4203中设置所获取的用户信息2861的邮件地址2864。在标题4204中设置字符串“确认注销终止日期”。在文档名称4206中设置所获取的文档信息2801的文档名称2803。在注销终止日期4207中设置在步骤S4403中指定的注销预约信息2831的预期登记日期2836和预约注销日期2834中满足步骤S4401中的获取条件的其中一个。将消息“接近注销的终止日期。请进行登记操作、或在指定的终止日期之前取消注销预约。”应用于消息4208。立即发送所创建的邮件。当结束邮件发送时，处理进入步骤S4407。
在步骤S4407，判断是否处理了在步骤S4401中所获取的注销预约信息2831的所有记录。如果存在未处理的记录，则处理返回到步骤S4403。如果不存在未处理的记录，则该处理退出该循环，并且结束该处理。
用于使文档管理设备101注销预约时期将开始的文档的处理的例子 图45是示出图1所示的文档管理设备101的注销预约执行处理的过程的例子的流程图。
不是响应于用户的动作来执行该处理，而是在文档管理设备101中定期地和自动地执行该处理。执行间隔没有特别限制。图45示出该定期执行的处理的一个循环的序列。文档管理设备101的文档注销预约处理控制单元2713通过使用图2中的CPU201执行该处理。
如图45所示，在步骤S4501，根据下面的条件获取存在于图28D中的注销预约信息2831中的多个预约信息中的、预约时期将开始的预约信息。
获取条件 状况2838不是“处理后”； 且 (该处理执行的当前日期)≥(预约注销日期2834)。
假定基于文档ID 2833和预约注销日期2834排序满足该条件的注销预约信息2831的记录。如果存在多个相同文档ID2833，则仅留下预约注销日期2834表示最早日期的记录，并且从目标记录删除其余记录。当结束基于该条件的目标记录获取处理时，处理进入步骤S4502。在步骤S4502，判断是否存在在步骤S4501中所获取的注销预约信息2831的至少一个记录。如果存在至少一个记录，则处理进入步骤S4503。如果不存在记录，则结束该处理。
在步骤S4503，进行直到S4509的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S4501中所获取的注销预约信息2831的记录数量一样多。
首先，指定注销预约信息2831的记录中的一个，并且处理进入步骤S4504。在步骤S4504，启动图47所示的注销实际处理。执行在步骤S4503中所指定的、与在要处理的注销预约信息2831的记录中描述的文档ID 2833相对应的文档的注销处理。当结束图47中的注销实际处理时，存储处理结果，并且处理进入步骤S4505。
在步骤S4505，判断在步骤S4504中所存储的注销实际处理的结果。如果正常结束该处理，则处理进入步骤S4506。如果异常结束了该处理，则处理进入步骤S4508。
在步骤S4506，由于正常结束了注销处理，因而以下面的方式更新注销的预约信息。将在步骤S4503中所指定的注销预约信息2831的记录的状况2838的值改变为“处理中”。通过注销预约信息操作单元2706更新存储在注销预约信息存储单元2705中的注销预约信息2831。当结束更新处理时，处理进入步骤S4507。
在步骤S4507，由于结束了该文档的注销处理，因而通过邮件向预约了注销的用户通知注销了该文档。为了该目的，通过使用将在步骤S4503中所指定的注销预约信息2831的文档ID2833用作为关键字的文档信息操作单元2702，从文档信息存储单元2701获取相应的文档信息2801。另外，通过使用将正在预约的用户ID 2835用作为关键字的用户信息操作单元2710，从用户信息存储单元2709获取相应的用户信息2861。
该步骤中要发送的邮件使用图42中的邮件格式。以下面的方式在邮件格式4201中指定多个信息。在目的地4203中设置在该步骤中获取的用户信息2861的邮件地址2864。在标题4204中设置字符串“注销完成”。在文档名称4206中设置该步骤所获取的文档信息2801的文档名称2803。在注销终止日期4207中设置在步骤S4503中所指定的注销预约信息2831的预期登记日期2836。在消息4208中指定消息“你的注销时期开始。请开始注销的文档的操作”。当结束该创建的邮件的发送时，处理进入步骤S4509。
在步骤S4508，根据步骤S4504中的注销实际处理的错误，分别向用户发送邮件，其中一个用户是预期注销用户，而另一用户是现在正在注销的用户。
对于预期注销用户，发送表示没有正常进行预约的注销的邮件。为了该目的，通过使用将在步骤S4503中所指定的注销预约信息2831的文档ID 2833用作为关键字的文档信息操作单元2702，从文档信息存储单元2701获取相应的文档信息2801。另外，通过使用将正在预约的用户ID 2835用作为关键字用户信息操作单元2710，从用户信息存储单元2709获取相应的用户信息2861。
该步骤中要向预期注销用户发送的邮件使用图42中的邮件格式4201。以下面的方式在邮件格式4201中指定多个信息。在目的地4203中设置该步骤所获取的用户信息2861的邮件地址2864。在标题4204中设置字符串“注销失败”。在文档名称4206中设置该步骤所获取的文档信息2801的文档名称2803。在注销终止日期4207中设置在步骤S 4503中所指定的注销预约信息2831的预约注销日期2834。将消息“已到你的注销时期，但是注销处理失败。”应用于消息4208。
对于现在正在注销的用户，发送用于请求登记执行或注销取消的邮件。为了该目的，通过使用将在步骤S4503中所指定的注销预约信息2831的文档ID 2833用作为关键字的文档信息操作单元2702，从文档信息存储单元2701获取相应的文档信息2801。另外，通过使用将注销信息2821的正在注销的用户ID2824用作为关键字的用户信息操作单元2710，从用户信息存储单元2709获取相应的用户信息2861。通过使用注销信息操作单元2704使用文档ID 2833作为关键字，从注销信息存储单元2703获取正在注销的用户ID 2824。
该步骤中要向现正在注销的用户发送的邮件使用图42中的邮件格式4201。以下面的方式在邮件格式4201中指定信息。在目的地4203中设置该步骤所获取的用户信息2861的邮件地址2864。在标题4204中设置字符串“紧急登记”。在文档名称4206中设置该步骤所获取的文档信息2801的文档名称2803。在注销终止日期4207中设置在步骤S 4503中所指定的注销预约信息2831的预约注销日期2834。将消息“你的注销时期已终止。由于其它用户已作出了该文档的下一注销预约，因而请执行该文档的紧急登记或取消该文档的注销。”应用于消息4208。当结束所创建的邮件的发送时，处理进入步骤S 4509。
在步骤S4509，判断是否处理了在步骤S4501中所获取的注销预约信息2831的所有记录。如果存在未处理的记录，则处理返回到步骤S4503。如果不存在未处理的记录，则该处理退出该循环，并且结束该处理。
用于使用户执行注销的处理的例子 图46是示出图1所示的文档管理设备101的注销执行处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的、图37中的注销画面3701上的按钮3706来启动图46中的处理。图46示出由文档管理设备101的文档注销处理控制单元2711所执行的文档注销处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有在注销画面3701上所指定的文档ID3702和正在执行该操作的用户的用户ID。
如图46所示，在步骤S4601，获取与输入的数据的文档ID3702相对应的注销预约信息的列表。通过经由注销预约信息操作单元2706从注销预约信息存储单元2705获取与文档ID3702相对应的注销预约信息2831来进行该处理。假定基于项的预约注销日期2834按照升序排序此时所获取的注销预约信息2831的记录。当结束该获取处理时，处理进入步骤S4602。
在步骤S4602，判断是否存在在步骤S4601中所获取的注销预约信息2831的记录。如果存在记录，则处理进入步骤S4603。如果不存在记录，则处理进入步骤S4610。
在步骤S4603，进行直到S4607的重复处理的控制，进行的次数与在步骤S4601中所获取的注销预约信息2831的记录数量一样多。
首先，指定注销预约信息2831的记录中的一个，并且处理进入步骤S4604。在步骤S4604，获取在步骤S 4603所指定的注销预约信息2831的记录的预约注销日期2834和预期登记日期2836。当结束该获取处理时，处理进入步骤S4605。
在步骤S4605，使用在步骤S4604中所获取的预约注销日期2834和预期登记日期2836的信息，根据下面的条件将该处理执行的当前日期与预约时期进行比较。
比较条件 (该处理执行的当前日期)≥(预约注销日期2834)； 且 (该处理执行的当前日期)＜(预期登记日期2836)。
如果满足这些条件，则当前时间包括要待注销的文档的预约时期中。因此判断为注销处理本身是不可能的。因为该原因，如果满足该条件，则处理进入步骤S4611。如果不满足这些条件，则所比较的记录没有包括在注销时期中，并且处理进入步骤S4606。
在步骤S4606，检查在注销时期外是否满足以下条件。该检查的比较条件如下。
比较条件 (该处理执行的当前日期)＜(预约注销日期2834)。
如果满足该条件，则仍没有开始注销时期，但是后边的预约施加了注销限制。处理进入步骤S4608。否则，在预约信息端不存在注销限制，并且处理进入步骤S4607。
步骤S4607表示结束在步骤S4601中所获取的注销预约信息2831的一个记录的重叠检查。如果注销预约信息2831仍具有未处理的记录，则处理返回到步骤S4603。如果处理了注销预约信息2831的所有记录，则处理进入步骤S4610。
通过步骤S4606中的比较判断为在当前注销处理后将开始预约的注销。因此，在步骤S4608，为正在注销的用户显示图38中的注销限制接受画面3801。通过使文档注销处理控制单元2711准备表示注销时期受限的信息、并将该信息发送给显示内容创建单元2717，进行该显示。
在注销限制接受画面3801上显示在步骤S4603中指定的注销预约信息3831的文档ID 2833和预约注销日期2834。特别地，将预约注销日期2834包含在该消息中。步骤S4608包括直到在客户设备102的CRT 409上显示该画面的处理。当看见该画面的用户按照他/她的判断按下图38中的注销限制接受画面3801上的按钮3805或3806时，处理进入步骤S4609。
在步骤S4609，判断用户按下了按钮3805(取消)或按钮3806(接受)中的哪一个。对于取消，在不执行注销处理的情况下结束该处理。对于接受，判断为用户接受对于注销时期的限制。该处理退出步骤S4604～S4607的循环，并且处理进入步骤S4610。
在步骤S4610，由于确认不存在注销预约重叠，因而执行注销实际处理。后面将参考图47中的流程图说明该注销实际处理详细内容。当完成步骤S4610中的注销实际处理时，结束该处理。
在步骤S4605判断为预约注销时期已开始，并且另一用户正在执行注销。因此，在步骤S4611，显示错误画面3601以向正请求注销的用户通知已注销了目标文档。当用户按下错误画面3601上的按钮3605时，结束该处理。
文档管理设备101中的注销实际处理的例子 图47是示出图1所示的文档管理设备101的注销实际处理的过程的例子的流程图。
在图45和46中的注销处理序列中启动图47中的处理。图47示出由文档管理设备101的文档注销处理控制单元2711所执行的文档注销实际处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有注销目标的文档ID和正在执行该操作的用户的用户ID。
如图47所示，在步骤S4701，获取与输入数据所指定的文档ID相对应的注销预约信息2831和注销信息2821。当结束文档信息2801和注销信息2821的获取时，处理进入步骤S4702。
在步骤S4702，判断是否存在在步骤S4701中所获取的文档信息2801。如果不存在该文档信息，则发生错误，并且处理进入步骤S4708。如果存在该文档信息，则处理进入步骤S4703。在步骤S4703，判断是否存在在步骤S4701中所获取的注销信息2821。如果存在该信息，则另一用户正在注销该文档，并且发生错误。该处理进入步骤S4708。如果不存在该注销信息2821，则用户可以注销该文档，并且处理进入步骤S4704。如果在步骤S4701中所获取的文档信息2801的状况2804具有“正常”以外的值，则发生错误，并且处理进入步骤S4708。如果状况为“正常”，则结束所有允许/禁用注销检查，并且处理进入步骤S4705。
在步骤S4705，将在步骤S4701中所获取的文档信息2801的状况值改变成“注销中”。通过使文档注销处理控制单元2711通过文档信息操作单元2702更新文档信息存储单元2701中的现有数据，来进行该处理。当结束该文档信息更新处理时，处理进入步骤S4706。
在步骤S4706，将该文档信息添加给图28C中的注销信息2821，以表示该文档处于注销中。使用以下多个信息作为注销信息2821的项。将作为输入的数据给予该处理的文档ID用作文档ID 2822。使用该处理的执行日期作为注销日期。象文档ID一样，作为输入数据给予该处理的、正在执行该操作的用户的用户ID用作正在注销的用户ID 2824。使用这些数据，文档注销处理控制单元2711通过注销信息操作单元2704向注销信息存储单元2703添加新数据。当结束该注销信息添加处理时，处理进入步骤S4707。
在步骤S4707，判断在步骤S4705和S4706中所执行的更新处理。利用该处理判断，完成注销处理，并且结束该处理。
在步骤S4708，执行在各步骤中发生了的错误的处理。向处理启动源通知该错误，并且结束该处理。
用于使用户执行登记的处理的例子 图48是示出图1所示的文档管理设备101的登记执行处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的、图40中的登记画面4001上的按钮4009来启动图48中的处理。图48示出由文档管理设备101的文档登记处理控制单元2712所执行的文档登记处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有在登记画面4001上所指定的文档ID4003、在文档文件信息显示区域4007中或利用按钮4008所指定的注册的文档文件、以及正在执行该操作的用户的用户ID。
如图48所示，在步骤S4801，用户登记具有在图40中的登记画面4001上所指定的文档ID的文档。后面将参考图50的流程图详细说明该处理。在该步骤中，执行图50中从处理启动到处理结果获取的处理。在存储该处理结果后，处理进入步骤S4802。
在步骤S4802，获取步骤S4801中的登记处理结果。如果该结果是错误，则处理进入步骤S4816。如果正常结束了该处理，则处理进入步骤S4803。
在步骤S4803，确认是否存在与登记的文档的文档ID相匹配的注销预约信息2831。在该步骤中，注销预约信息操作单元2706获取满足下面的条件的注销预约信息2831。
搜索条件 文档ID 2833＝输入数据“文档ID 4003”， 且 (预约注销日期2834)≥(处理执行日期)， 且 (预期登记日期2836)≥(处理执行的日期)。
当结束该信息获取处理时，处理进入步骤S4804。
在步骤S4804，检查在步骤S4803中所获取的注销预约信息2831是否具有记录。如果注销预约信息2831不具有记录，则判断为当前注销不是根据预约处理的注销，而是使用图46中的处理序列、根据图37中的画面的直接注销处理。在这种情况下，处理进入步骤S4815。如果存在记录，则处理进入步骤S4805以处理该记录。
在步骤S4805，从在步骤S4803中所获取的注销预约信息2831的记录信息获取预期登记日期2836。临时存储该信息，并在后面的步骤S4806和S4809中使用该信息。将该记录的状况2838改变成“处理后”，并且将预期登记日期2836改变成处理执行日期。文档登记处理控制单元2712通过注销预约信息操作单元2706更新注销预约信息存储单元2705中的现有数据。当结束该文档信息更新处理时，处理进入步骤S4806。
在步骤S4806，判断是否需要预约流程提前处理。将在步骤S4805中临时存储的预期登记日期2836与当前处理的实际处理执行日期进行比较。
比较条件 (临时存储的预期登记日期)＞(处理执行日期) 这里没有比较时间，而是仅比较了“日期”。
如果满足该比较条件，也就是说，如果为真，则表示在预期日期的前一天执行登记。在这种情况下，将临时存储的预期登记日期与处理日期之间的天数临时存储为“提前进行注销操作的日期数”。当“提前进行注销操作的日期数”为一或更多时，也就是说，当满足上述比较条件时，已执行了登记的用户的预约流程需要调整，即，用于提前随后的预约的处理。因此，处理进入步骤S4807。如果不满足比较条件，即，如果为假，则处理进入步骤S4809。
在步骤S4807，从在步骤S4805中更新的注销预约信息2831的记录信息获取预约ID 2832。给出预约ID 2832、正在执行该操作的用户的用户ID和在步骤S4806中临时存储的“提前进行注销操作的日期数”，以执行预约流程调整处理。后面将参考图49详细说明预约流程调整处理。
在步骤S4808，获取步骤S4807中预约流程调整处理的结果。如果该结果为错误，则处理进入步骤S4816。如果正常结束该处理，则处理进入步骤S4809。
在步骤S4809，获取接着登记的文档的下一预约信息。在该步骤中，注销预约信息操作单元2706获取满足下面的条件的注销预约信息2831。对于该搜索条件，使用在步骤S4805中临时存储的预期登记日期2836。
搜索条件 文档ID 2833＝输入数据“文档ID 4003”； 且 (预约的注销日期2834)≥((临时存储的预期登记日期)+1天))； 且 前一预约跟踪标志2837＝真 当结束基于该搜索条件的信息搜索处理时，处理进入步骤S4810。
在步骤S4810，检查在步骤S4809中所获取的注销预约信息2831是否具有记录。如果不存在记录，则不必通过跟踪提前开始预约的注销，并且处理进入步骤S4815。如果存在记录，则处理进入步骤S4811。
在步骤S4811，获取在步骤S 4809中所获取的注销预约信息2831的正在预约的用户ID 2835。使用正在预约的用户ID 2835作为后面的执行步骤S4812中的输入数据。将记录的状况2838改变成“处理中”，并且将预约注销日期2834改变成处理执行日期。文档注销处理控制单元2711通过注销预约信息操作单元2706更新注销预约信息存储单元2705中的现有数据。当结束该文档信息更新处理时，处理进入步骤S4812。
在步骤S4812，给出在步骤S4811中存储的正在预约的用户ID和输入数据的文档ID。文档注销处理控制单元2711根据图47所示的注销实际处理序列开始注销处理。当结束该注销实际处理时，处理进入步骤S4813。
在步骤S4813，判断步骤S4812中的注销处理是否是正常结束的。如果该处理不是正常结束的，则发生错误，并且处理进入步骤S4816。如果正常结束该处理，则处理进入步骤S4814。
在步骤S4814，向具有预约注销的用户发送邮件。为了该目的，通过使用将在步骤S4809中所指定的注销预约信息记录的文档ID 2833用作为关键字的文档信息操作单元2702，从文档信息存储单元2701获取相应的文档信息2801。另外，通过使用将在步骤S4811中存储的正在预约的用户ID用作为关键字的用户信息操作单元2710，从用户信息存储单元2709获取相应的用户信息2861。
该步骤中药发送的邮件使用图42中的邮件格式4201。以下面的方式在邮件格式4201中指定多个信息。在目的地4203中设置该步骤所获取的用户信息2861的邮件地址2864。在标题4204中设置字符串“注销完成”。在文档名称4206中设置该步骤所获取的文档信息2801的文档名称2803。在注销终止日期4207中设置在步骤S4803中所指定的注销预约信息2831的预期登记日期2836。将消息“在安排的结束日期前完成了操作者的前一存在，因此，你的注销时期已开始。请开始注销文档的操作。”指定为消息4208。当结束所创建的邮件的发送时，处理进入步骤S4815。
在步骤S4815，判断在该处理中改变的所有多个信息。当结束信息判断时，结束该处理。
文档管理设备101中预约流程调整处理的例子 图49是示出图1所示的文档管理设备101的预约流程调整处理的过程的例子的流程图。
通过按下显示在客户设备102的CRT 409上的、图40中的登记画面4001上的按钮4009所启动的登记处理(参考图48所述)来激活图49中的处理。在图2中的CPU 201的控制下，通过文档管理设备101的文档登记处理控制单元2712执行图49中的处理。
从图48中的步骤S4807开始传送该处理所需的数据。更具体地，该数据包括经过图48中的序列的登记的注销预约信息2831的预约ID 2832、正在执行该操作的用户的用户ID、以及提前进行注销操作的日期数。
在步骤S4901，基于传送给该处理的预约ID 2832和用户ID获取要处理的预约流程信息。首先，指示预约流程信息操作单元2708获取满足下面的条件的预约流程结构信息2851。
搜索条件 预约ID 2832＝预约ID 2854。
从由此获取的预约流程结构信息2851的记录获取预约流程ID 2852。指示预约流程信息操作单元2708获取满足下面的条件的预约流程信息2841 搜索条件 预约流程ID 2852＝预约流程ID 2842； 且 管理用户ID＝正在进行该操作的用户的用户ID 且 流程调整2844＝调整。
在下面的情况下发现预约流程信息2841的记录2845。也就是说，当包括要处理的预约信息的预约流程信息是如下的预约流程信息时，发现该记录当发生文档登记时，该预约流程信息由正在执行该处理的用户管理，并且要经过预约流程调整。当结束该信息获取时，处理进入步骤S4902。
在步骤S4902，检查是否存在在步骤S4901中所获取的预约流程信息的记录2845。如果不存在记录，则结束该序列，而不管该处理是否正常结束。如果存在该记录，则处理进入步骤S4903。
在步骤S4903，指定在步骤S4902中确认存在的预约流程信息的记录2845的预约流程ID 2852。指示预约流程信息操作单元2708获取满足下面的条件的预约流程结构信息2851。
搜索条件 (预约流程信息的记录2845的预约流程ID 2852)＝预约流程ID 2852。
按照流程顺序2853的升序获取预约流程结构信息2851。当获取目标的预约流程结构信息2851的记录2855时，处理进入步骤S4904。
在步骤S4904，重点在于在步骤S4903中所获取的预约流程结构信息2851的记录2855的预约ID 2854。可以获取了两个或多个记录2855。记录2855其中一个的预约ID 2854始终具有与从图48中的步骤S4807传送的预约ID 2832的值相同的值。按照流程顺序2853的升序获取记录2855。因此，从最上面开始顺序读取所获取的记录。当到达预约ID 2854具有与从图48中的步骤S4807所传送的预约ID 2832的值相同的值的记录时，已读取了由于不需要而丢弃的记录前的记录。对于具有相同值的记录和其余未读取的记录，处理进入步骤S4905。
在步骤S4905，判断在步骤S4904中未被丢弃的其余记录中是否存在作为流程调整目标的后一预约流程结构信息。
未被丢弃的其余记录2855的其中一个具有等于从图48的步骤S4807传送的预约ID 2832的预约ID 2854。该记录的下一记录是作为流程调整目标的后一预约流程结构信息。因此，检查是否存在未被丢弃的两个或多个其余记录2855。
如果其余记录2855的数量为1或小于1，则由从图48的步骤S 4807所传送的预约ID 2832所表示的注销预约为包括该注销预约的预约流程的最后一个注销预约。在这种情况下，不存在待调整的后一注销预约。因此，结束该序列，而不管该处理是否正常结束。如果在步骤S4904中存在未被丢弃的两个或多个其余记录2855，则处理进入步骤S4906。
对于未被丢弃的第二和随后的其余记录2855中的每个重复执行步骤S4906～S4911中的处理。当处理了所有记录时，该处理退出步骤S4911，并且进入下一步骤。
由于从未被丢弃的其余记录2855的第二记录开始执行该处理，因此始终存在前一数据。在步骤S4907，通过参考记录2855中的当前处理目标记录和前一记录进行处理。在步骤S4907，获取预约流程中的前一注销预约信息的预期登记日期。获取前一记录2855的预约ID 2854。指示注销信息操作单元2704获取满足下面的条件的注销预约信息2831。
搜索条件 前一记录的预约ID 2854＝预约ID 2832。
将满足该条件的记录2839的预期登记日期2836临时存储为“前一流程的预期登记日期”。在后面说明中的步骤S4909中使用该数据。
在步骤S4908，获取与如下文档相对应的前一注销预约信息的预期登记日期该文档与当前处理目标的预约流程结构信息的记录2855的文档相同。从处理目标的记录2855获取预约ID2854。指示注销信息操作单元2704获取满足下面的条件的注销预约信息2831。
搜索条件1 预约ID 2854＝预约ID 2832。
当获取满足该条件的记录2839时，将预约注销日期2834临时存储为“当前预约的预约注销日期”。在后面说明的步骤S4909中使用该数据。
获取文档ID 2833和预约注销日期2834。指示注销信息操作单元2704获取满足下面的条件的注销预约信息2831。
搜索条件2 (基于搜索条件1所获取的文档ID 2833)＝文档ID 2833； 且 (基于搜索条件1所获取的预约注销日期2834)＞(预期登记日期2836)。
假定按照预期登记日期2836的升序排序基于搜索条件2所获取的多个注销预约信息2831。在这种情况下，最后一个所获取的记录2839具有最大的预期登记日期2836。因此，最后的记录2839的预期登记日期2836是与如下文档相对应的前一注销预约信息的预期登记日期，该文档与当前处理目标的预约流程结构信息的记录2855的文档相同。将预期登记日期2836临时存储为“前一预约的预期登记日期”。处理进入步骤S 4909。
如果不存在满足搜索条件2的记录，则没有发现“前一预约的预期登记日期”，并且处理进入步骤S4909。
在步骤S4909，通过使用下面的信息判断是否允许提前预约流程中的注销预约信息的预约注销日期和预期登记日期。
作为该信息，使用在开始该序列时所传送的“提前进行注销操作的日期数”、在步骤S4908中所获取的“当前预约注销日期”、在步骤S4907中获取的“前一流程的预期登记日期”、以及在步骤S4908中获取的“前一预约的预期登记日期”。
通过计算“允许提前的日期数”判断是否允许提前日期。如果允许提前的日期数是1或大于1，则判断为允许提前日期。
以下面的方式计算“允许提前的日期数”。
用以计算允许提前的日期数的公式1 (允许提前的日期数)＝((当前预约的预约注销日期)-(前一流程的预期登记日期))。
基于上面的公式计算日期差。当该值为负的时，日期数为“0”。
用以计算允许提前日期数的公式2 (允许提前的日期数)＝((当前预约的预约注销日期)-(前一预约的预期登记日期))。
基于上面的公式计算日期差。当该值为负的时，日期数为“0”。
如果在步骤S 4908中没有发现“前一预约的预期登记日期”，则认为日期差等于“提前进行注销操作的日期数”。
比较利用“用以计算允许提前的日期数的公式1”、“用以计算允许提前的日期数的公式2”所获得的相差日期、以及“提前进行注销操作的日期数”。将最小的日期数确定为“允许提前的日期数”。
如果以上述方式所获得的“允许提前的日期数”为1或大于1，则允许提前日期。处理进入步骤S4910。如果“允许提前的日期数”小于1，则不允许提前日期。处理进入步骤S4911。
在步骤S4910，从待处理的记录2855获取预约ID 2854。指示注销信息操作单元2704获取满足下面的条件的注销预约信息2831。
搜索条件 预约ID 2854＝预约ID 2832。
当获取满足该条件的记录2839时，将预约注销日期和预期登记日期提前“允许提前的日期数”，从而更新记录2839。
在步骤S4911，如果存在在步骤S4905中未被丢弃的其余记录2855的下一记录，则处理返回到步骤S4907以重复该处理。如果不存在记录，则结束该序列。
文档管理设备101中的登记实际处理的例子 图50是示出图1所示的文档管理设备101的登记实际处理的过程的例子的流程图。
在图48中的登记实际处理序列中启动图50中的处理。图50示出由文档管理设备101的文档登记处理控制单元2712所执行的文档登记实际处理的序列。图2中的CPU 201执行该处理。
该处理所需的数据有注销目标的文档ID、在输入画面上所指定的注册的文档文件、以及正在执行该操作的用户的用户ID。
如图50所示，在步骤S5001，搜索并获取满足下面的搜索条件的注销信息2821。
搜索条件 文档ID 2822＝输入数据“文档ID”。
当结束基于该搜索条件的信息获取处理时，处理进入步骤S5002。
在步骤S5002，判断在步骤S5001中所获取的注销信息2821是否具有记录。如果该文档当前处于注销中，则应该存在相应的记录。如果存在记录，则处理进入步骤S5003。如果不存在记录，则发生错误，并且处理进入步骤S5008。在步骤S5003，检查在步骤S5001中所获取的注销信息2821的记录的正在注销的用户ID 2824是否与作为输入数据给出的、正在执行该操作的用户的用户ID一致。如果用户ID不同，则由于非法登记访问而发生错误，并且处理进入步骤S5008。如果用户ID相互一致，则处理进入步骤S5004。在步骤S5004，确认是否存在作为输入数据给出的注册的文件。如果不存在文档文件，则发生错误，并且处理进入步骤S5008。如果存在该文件，则处理进入步骤S5005。
在步骤S5005，添加所指定的文档的版本作为登记处理。首先，注销信息操作单元2704通过使用输入数据的文档ID作为关键字从存储在注销信息存储单元2703中的版本信息获取最新版本的版本号。增大最新版本的值以获得新版本的版本号，从而创建版本信息2811的新记录。
对于新记录，指定以下多个信息。将输入数据的文档ID指定为文档ID 2812。将通过增大所获得的新版本号指定为版本ID2813。将处理执行日期指定为注册日期2814。将输入数据的正在操作的用户ID指定为正在注册的用户ID 2815。将输入数据的登记的文档文件指定为文件内容2816。文档登记处理控制单元2712进行控制，以使文档信息操作单元2702执行新版本添加操作，以在文档信息存储单元2701中新注册由以上数据所创建的记录。当结束该版本信息记录注册时，处理进入步骤S5006。
在步骤S5006，根据版本添加更新多个相关信息。首先，文档登记处理控制单元2712进行控制，以使注销信息操作单元2704执行信息删除操作，以从注销信息存储单元2703删除在步骤S5001中所获取的记录。接着，文档信息操作单元2702执行文档信息获取操作，以从文档信息存储单元2701获取与输入数据的文档ID相匹配的文档信息2801的记录。将所获取的记录的状况2804的值改变成“正常”。文档登记处理控制单元2712进行控制，以使文档信息操作单元2702执行文档信息更新操作，以根新文档信息存储单元2701中的相同文档ID的记录。当结束该步骤中的更新处理时，处理进入步骤S5007。
在步骤S5007，判断在步骤S5005和S5006中所执行的更新操作。当结束该信息判断处理时，结束该处理。
在步骤S5008，执行在各步骤中发送的错误的处理。向处理启动源通知该错误，并且结束该处理。
这些实施例中所述的设备的配置、信息的格式和流程图的过程仅是用以实现本发明的例子。本发明还包含可以做出的改变和修改。
本发明还适用于包括多个装置(例如，主机、接口装置和打印机)的系统或集成设备、或包括单个装置的设备。
甚至通过向系统或设备提供记录用于实现上述实施例的功能的软件程序代码的存储介质(或记录介质)，并使该系统或设备的计算机(或CPU或MPU)读取和执行存储在该存储介质中的程序代码，实现本发明的目的。
在这种情况下，从存储介质读取的程序代码本身实现上述实施例的功能，并且存储该程序代码的存储介质构成本发明。
不仅仅通过使计算机执行读取的程序代码来实现上述实施例的功能。当运行在计算机上的操作系统(OS)基于该程序代码的指令部分或全部执行实际处理时，同样实现上述实施例的功能。
将从存储介质读取的程序代码写在插入计算机中的功能扩展卡或在计算机连接的功能扩展单元的存储器中。然后，该功能扩展卡或功能扩展单元的CPU基于该程序代码的指令部分或全部执行实际处理。通过这样的处理同样实现上述实施例的功能。
当将本发明应用于存储介质时，该存储介质存储与上述流程图相对应的程序代码。
尽管已经参考典型实施例说明了本发明，但是应该理解，本发明不局限于所公开的典型实施例。所附权利要求书的范围符合最宽的解释，以包含所有这类修改和等同结构及功能。
权利要求
1.一种文档管理设备，用于将可由多个用户通过网络访问的电子文件存储在存储单元中作为共享文档、并对所述电子文件进行管理，所述文档管理设备包括
注销开始日期预约单元，用于预约基于所述多个用户中的用户的指令将共享文档设置为专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在所述专用状态中，所述用户能够更新所述共享文档，但是其它用户不能更新所述共享文档；
注销单元，用于在当前日期已到达所述注销开始日期时，将已预约了所述注销开始日期的所述共享文档设置为所述专用状态；以及
登记单元，用于响应于注销所述共享文档的所述用户的指令，使所述共享文档从所述专用状态释放出来。
2.根据权利要求1所述的文档管理设备，其特征在于，所述注销开始日期预约单元包括预期登记日期预约单元，所述预期登记日期预约单元用于预约所述注销开始日期后的预期登记日期，以使所述登记单元将所述共享文档从所述专用状态释放出来。
3.根据权利要求2所述的文档管理设备，其特征在于，所述注销开始日期预约单元还包括
比较单元，用于将从所述共享文档的所述注销开始日期到所述预期登记日期的预期注销时期与另一用户为所述共享文档已指定的预期注销时期进行比较；以及
判断单元，用于基于所述比较单元的比较结果，当所述预期注销时期重叠时，判断为所述注销开始日期和所述预期登记日期的预约有错。
4.根据权利要求3所述的文档管理设备，其特征在于，所述注销单元还包括注销开始单元，所述注销开始单元用于在没有预约所述注销开始日期的情况下从所述用户接收到注销指令时，当所述注销指令的注销时期与另一用户为所述共享文档已指定的所述预期注销时期不重叠时，将从所述用户接收到所述注销指令的所述共享文档设置为所述专用状态。
5.根据权利要求2所述的文档管理设备，其特征在于，还包括指示单元，用于指示终端显示从为所述共享文档所预约的注销开始日期到预期登记日期的所有预期注销时期。
6.根据权利要求2所述的文档管理设备，其特征在于，还包括取消单元，用于取消为所述共享文档所预约的所述注销开始日期和所述预期登记日期的信息。
7.根据权利要求1所述的文档管理设备，其特征在于，还包括注销开始日期改变单元，用于当被设置为所述专用状态的所述共享文档已从所述专用状态释放时，将为所述共享文档所预约的所有注销开始日期中最接近所述预期登记日期的后一预约注销开始日期改变成紧接已从所述专用状态释放了所述共享文档的日期后的日期。
8.根据权利要求7所述的文档管理设备，其特征在于，还包括选择单元，用于在指定所述共享文档的所述注销开始日期时，选择是否使所述注销开始日期改变单元与来自所述用户的指定相应地改变所述后一预约注销开始日期。
9.根据权利要求2所述的文档管理设备，其特征在于，还包括组管理单元，用于创建包括至少两个预期注销时期的注销预约组，并对所创建的注销预约组进行管理，其中，每个所述预期注销时期通过用户为所述共享文档指定的一对注销开始日期和预期登记日期来表示。
10.根据权利要求9所述的文档管理设备，其特征在于，所述组管理单元进行管理，以允许每个用户具有至少两个注销预约组。
11.根据权利要求9所述的文档管理设备，其特征在于，所述组管理单元包括用于防止属于注销预约组的所述预期注销时期的重叠的预期注销时期检查单元。
12.根据权利要求9所述的文档管理设备，其特征在于，所述组管理单元包括第一预期注销时期改变单元，所述第一预期注销时期改变单元用于当在注销预约组中的预期登记日期前已进行了登记时，在属于所述注销预约组的所述预期注销时期不重叠的情况下，改变后一预期注销的所述预期时期。
13.根据权利要求9所述的文档管理设备，其特征在于，所述组管理单元还包括
插入单元，用于以所述注销预约组的期望的顺序插入所述共享文档的预期注销；以及
预约注销取消单元，用于从所述注销预约组取消所述共享文档的预期注销。
14.根据权利要求13所述的文档管理设备，其特征在于，所述插入单元包括用于在插入所述共享文档的所述预期注销前基于所述预期注销时期判断是否能够插入所述预期注销的的判断单元。
15.根据权利要求13所述的文档管理设备，其特征在于，所述组管理单元还包括第二预期注销时期改变单元，所述第二预期注销时期改变单元用于在所述预约注销取消单元已取消了所述共享文档的所述预期注销后，改变后一预期注销的所述预期注销时期。
16.一种文档管理系统，包括至少一个客户设备和文档管理设备，其中，所述文档管理设备用于将可由多个用户通过网络从所述客户设备访问的电子文件存储在存储单元中作为共享文档，并对所述电子文件进行管理，所述文档管理系统包括
注销开始日期预约单元，用于预约基于所述多个用户中的用户的指令来将共享文档设置为专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在所述专用状态中，所述用户能够更新所述共享文档，但是其它用户不能更新所述共享文档；
注销单元，用于在当前日期已到达所述注销开始日期时，将预约了所述注销开始日期的所述共享文档设置为所述专用状态；以及
登记单元，用于响应于正在注销所述共享文档的所述用户的指令，使所述共享文档从所述专用状态释放出来。
17.一种文档管理方法，用于将可由多个用户通过网络访问的电子文件存储在存储单元中作为共享文档，并对所述电子文件进行管理，所述文档管理方法包括
预约步骤，用于预约基于所述多个用户中的用户的指令来将共享文档设置为专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期，其中，在所述专用状态中，所述用户能够更新所述共享文档，但是其它用户不能更新所述共享文档；
注销步骤，用于在当前日期已到达所述注销开始日期时，将预约了所述注销开始日期的所述共享文档设置为所述专用状态；以及
登记步骤，用于响应于正在注销所述共享文档的所述用户的指令，使所述共享文档从所述专用状态释放出来。
18.根据权利要求17所述的文档管理方法，其特征在于，所述预约步骤包括用于预约所述注销开始日期后的预期登记日期以在所述登记步骤中使所述共享文档从所述专用状态释放出来的步骤。
19.根据权利要求18所述的文档管理方法，其特征在于，所述预约步骤还包括
比较步骤，用于将从所述共享文档的所述注销开始日期到所述预期登记日期的预期注销时期与另一用户为所述共享文档已指定的预期注销时期进行比较；以及
判断步骤，用于基于所述比较步骤的比较结果，当所述预期注销时期重叠时，判断为所述注销开始日期和预期登记日期的预约有错。
20.根据权利要求18所述的文档管理方法，其特征在于，还包括管理步骤，用于创建包括至少两个预期注销时期的注销预约组，其中，每个所述预期注销时期通过用户为所述共享文档所指定的一对注销开始日期和预期登记日期来表示。
全文摘要
本发明提供一种文档管理方法、系统和设备。基于用户的指令，预约用于将多个用户通过网络访问的共享文档设置为专用状态的注销处理的开始日期，作为注销开始日期。在该专用状态中，该用户可以更新该共享文档，但是其它用户不能更新该共享文档。在当前日期已到达注销开始日期时，将该共享文档设置为该用户的专用状态。可以响应于正在注销该共享文档的用户的指令，将该共享文档从专用状态释放出来。可以预约注销开始日期后的、用以从专用状态释放共享文档的预期登记日期。本发明使得能够进行文档操作的预约，并可以防止用户操作效率的任何下降。
文档编号G06F12/00GK101334870SQ20081000836
公开日2008年12月31日 申请日期2008年2月26日 优先权日2007年6月26日
发明者藤川真治, 龟川干彦 申请人:佳能株式会社