文档管理方法、文档管理装置及文档管理系统的制作方法

专利名称：文档管理方法、文档管理装置及文档管理系统的制作方法
技术领域：
本发明涉及用于管理文档的文档管理方法、文档管理装置及文档管理
系统。例如，本发明涉及一种将文档与用户的特性及用户配置文件(profile) 相关联地存储、由此自动地收集与后来使用该文档的用户的特性及配置文 件相关联的文档的文档管理方法、文档管理装置及文档管理系统。
背景技术：
在许多现存的文档管理系统中，文档被存储在具有层级结构的文件夹 中，或者文档看似被存储在具有层级结构的文件夹中。对使用该结构的文 档进行管理的用户例如通过将相关联的文档存储在单个文件夹中或者对文 档分配相同的索引或关键字来增加与特定的工作有关的文档的关联性。
然而，普通用户的上述使用未必与管理员所意图的文件夹结构(管理 员期望通过格式或标题来对文档进行分类)相匹配，并且有时候对管理员 带来分类操作或管理操作麻烦。
作为解决该问题的一种现有技术，日本专利特开第2006-268700号公报 已经做出了如下提议。准备"工作空间"概念，以使得普通用户可以使用 独立于由管理员进行分类并管理的文件夹结构的独自的分类方法。普通用 户将特定的文档收集在工作空间中，以便于后来使用它们。
作为解决该问题的另一种现有技术，日本专利特开第2003-173343号公 报提供了一种显示基于由用户所指定的任意检索条件的检索的结果的虚拟 文件夹型视图(称作"用户设定文件盘(tray)")。
文档管理系统的一个目的是"再使用所存储的文档或信息"。不仅一个 用户、而且与同一工作有关的或者属于同一组织的其他用户将使用文档或
"f曰息。
然而，在日本专利特开第2006-268700号公报的管理方法中，未提及如 何使其他用户使用由一用户所创建的工作空间。因此，不知晓由另一用户
6所创建的工作空间的存在的任一用户最终必须从常规的层级文件夹结构中 检索文档。
在日本专利特开2003-173343号公报的管理方法中，用户指定用于检索 的关键字。如果信息由用户来独自地管理，则该用户能够指定用于实际的 文档检索的关键字以获得所期望的结果。然而，该方法并不一定能有效地 收集由其他用户所创建的文档。

发明内容
为了解决上述问题而做出本发明，并且本发明的目的在于提供一种用 于使用用户的特性来检索并收集与该用户相关联的信息的文档管理方法、 文档管理装置及文档管理系统。本发明的另一目的在于提供用于进行常规 上麻烦的分类(例如，文件夹分类)的文档管理方法、文档管理装置及文 档管理系统。
为了解决上述问题，根据本发明的文档管理装置包括
用户特性信息获取单元，其适合于从用户的登录信息中获取用于识别
该用户的用户特性信息；
文档信息获取单元，其适合于获取文档的文档信息；
存储单元，其适合于，将由所述用户特性信息获取单元所获取的所述 用户特性信息作为所述文档的属性信息、与由所述文档信息获取单元所获 取的所述文档信息相关联地存储；
文档获取单元，其适合于，根据所述用户的登录，经由所述用户特性 信息获取单元来获取登录用户的所述用户特性信息，并基于所述用户特性 信息及存储在所述存储单元中的所述文档的所述属性信息来获取与所述用 户特性信息相关联的文档；以及
创建单元，其适合于创建用于显示用于识别由所述文档获取单元所获 取的所述文档的信息的显示内容。
根据本发明的另一方面，提供了一种文档管理方法，该文档管理方法 包括以下步骤
从用户的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息；获取文档的文档信息；
将在所述用户特性信息获取步骤中所获取的所述用户特性信息作为所 述文档的属性信息、与在所述文档信息获取步骤中所获取的所述文档信息 相关联地存储在存储单元中；
根据所述用户的登录来获取所述用户特性信息获取步骤中的登录用户 的所述用户特性信息，并基于所述用户特性信息及存储在所述存储单元中
的所述文档的所述属性信息来获取与所述用户特性信息相关联的文档；以 及
创建用于显示用于识别在所述文档获取步骤中所获取的所述文档的信 息的显示内容。
根据本发明的又一方面，提供了一种文档管理系统，该文档管理系统 包括用于进行登记并浏览文档的用户终端以及用于管理已登记的文档的文 档管理装置，
所述文档管理装置包括
用户特性信息获取单元，其适合于从所述用户终端所接收到的、 基于用户的登录的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息； 文档信息获取单元，其适合于获取文档的文档信息； 存储单元，其适合于将由所述用户特性信息获取单元所获取的所
述用户特性信息作为所述文档的属性信息、与由所述文档信息获取单元所 获取的所述文档信息相关联地存储；
文档获取单元，其适合于，根据所述用户的登录，经由所述用户 特性信息获取单元来获取登录用户的所述用户特性信息，并基于所述用户 特性信息及存储在所述存储单元中的所述文档的所述属性信息来获取与所 述用户特性信息相关联的文档；以及
创建单元，其适合于创建用于显示用于识别由所述文档获取单元 所获取的所述文档的信息的显示内容。
根据本发明的还一方面，提供了一种文档管理系统中的文档管理方法， 所述文档管理系统包括用于进行登记并浏览文档的用户终端以及用于管理 已登记的文档的文档管理装置，所述文档管理方法包括以下步骤-从用户的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息； 获取文档的文档信息；
将在所述用户特性信息获取步骤中所获取的所述用户特性信息作为所 述文档的属性信息、与在所述文档信息获取步骤中所获取的所述文档信息 相关联地存储在存储单元中；
根据所述用户的登录来获取所述用户特性信息获取步骤中的登录用户 的所述用户特性信息，并基于所述用户特性信息及存储在所述存储单元中 的所述文档的所述属性信息来获取与所述用户特性信息相关联的文档；以 及
显示用于识别在所述文档获取步骤中所获取的所述文档的信息。
根据本发明，用户特性的使用使得能够使用户在无需了解检索式的情 况下检索并收集与该用户相关联的信息。
还能够基于文档属性权重来确定文档的重要性，进行常规上麻烦的分 类操作(例如，文件夹分类)，并向用户呈现各个分类的状态。
由于根据用户特性来检索并收集与用户相关联的文档或文件夹，因此 能够再使用已经存在的与用户相关联的有用的信息。
由于基于预定规则来定义用户特性，因此能够使用根据用户特性的关 键字来收集文档。
参照附图，根据以下对示例性实施例的说明，本发明的其他特征将变 得明确。


图1是示出根据实施例的文档管理系统的概念的图； 图2是示出根据实施例的文档管理系统中的PC的硬件结构的框图； 图3是示出根据实施例的文档管理系统的软件结构的框图； 图4是示出根据第一实施例的文档管理系统的登录及用户特性登记处 理的概要的图5是例示根据第一实施例的文档管理系统的登录及用户特性登记处 理的流程9图6是示出根据第一实施例的文档管理系统中的用户特性表的示例的
图7是示出根据第一实施例的文档管理系统的文档登记处理的概要的
图8是例示根据第一实施例的文档管理系统的文档登记处理的序列的 流程图9是示出根据第一实施例的访问文档管理系统中的文档时的权重处 理的概要的图IO是例示根据第一实施例的访问文档管理系统中的文档时的权重处 理的序列的流程图11是示出根据第一实施例的登录到文档管理系统时的文档收集处理 的概要的图12是例示根据第一实施例的登录到文档管理系统时的文档收集处理 的序列的流程图13是示出根据第一实施例的在登录到文档管理系统之后显示文档收 集结果的用户界面的示例的图14是例示根据第二实施例的文档管理系统的文档属性权重改变处理 的序列的流程图15是例示根据第三实施例的登录到文档管理系统时的文档收集处理 的序列的流程图；以及
图16是示出根据第三实施例的在登录到文档管理系统之后显示文档收 集结果的用户界面的示例的图。
具体实施例方式
现将参照附图来对本发明的实施例进行说明。 <实施例的文档管理系统的结构的示例>
图1是示出根据实施例的文档管理系统的结构的图。在本发明中，提 供例如用于对用户A提供文档管理系统的功能的文档管理应用作为Web服 务(Web应用)。参照图1，以下设备经由网络而连接到实施例的文档管理系统。连接有
使用户A经由Web浏览器来访问Web应用的客户端PC 10 (也称为用户终 端)。还连接有提供实施例的文档管理系统的Web应用的Web应用服务器 PC 20。还连接有管理访问系统的用户的信息的用户管理服务服务器PC30。 还连接有具有存储/管理文档的功能的文档管理服务服务器PC 40。
Web应用服务器PC 20、用户管理服务服务器PC 30以及文档管理服务 服务器40是独立地布置的。然而，可以将这些功能布置在一个PC中。用 户A操作客户端PCIO。然而，用户可以操作三个服务器PC中的一个或者 与这些服务器PC等同的PC。
将根据本实施例的文档管理系统设计为使得用户经由Web浏览器来访 问它。然而，可以在客户端PC中安装专用的客户端应用(未示出)并且由 用户A来操作该专用的客户端应用。在这种情况下，不是Web应用服务器 PC 20而是文档管理服务服务器PC 40可以与该专用的客户端应用进行通 信。
<实施例的PC的硬件结构的示例>
图2示出了根据实施例的包括在文档管理系统中的各个PC的硬件结构 的示例。图2中所示的硬件结构等同于普通的信息处理装置的硬件结构。 普通的信息处理装置的硬件结构适用于本实施例的各个PC。
参照图2， CPU 100执行存储在ROM 102的程序ROM中的或者从硬 盘109加载到RAM 101的诸如OS的程序及应用程序。"OS"是在计算机 上运行的操作系统的简称。在下文中将把操作系统称为OS。能够在OS的 控制下通过执行程序来实现稍后描述的流程图的处理。RAM 101用作CPU 100的主存储器或工作区。键盘控制器103控制从键盘107或指示设备(未 示出)的键输入。显示控制器104控制在各种显示器108上的显示。磁盘 控制器105控制例如对存储各种数据的硬盘(HD) 109或软⑧盘(FD)的 数据存取。NC 106连接到网络以对连接到该网络的其他设备执行通信控制 处理。
<实施例的文档管理系统的软件结构的示例>
图3是示出根据实施例的文档管理系统的软件结构的示例的框图。图3示出了 Web应用服务器PC 20、用户管理服务服务器PC 30以及文档管理 服务服务器PC 40的软件结构。
参照图3， Web应用服务器PC 20中的主控制单元200对根据本实施例 的文档管理系统进行总体控制，由此向多个单元(稍后描述)发送指令， 并管理这些单元。数据发送/接收单元201接收由用户经由客户端PC 10中 的浏览器而输入的指令，并从主控制单元200向客户端PC IO返回结果。 当用户经由客户端PC 10中的浏览器来访问文档管理系统时，会话存储单 元202创建表示从单个用户的访问的会话信息。会话存储单元202将要重 复地使用的各种信息与会话信息相关联地保持，直到用户停止访问文档管 理系统(退出)、或者例如由于自动超时而导致会话结束为止。Web-UI创 建单元203根据接收到来自主控制单元200的指令时的情况来创建Web-UI (HTML)。由Web-UI创建单元203所创建的Web-UI不必一定是HTML, 而可以包含诸如Jav浐脚本的脚本语言。
用户管理服务服务器PC 30中的用户信息操作单元300根据来自主控 制单元200的指令，来进行诸如对存储在用户信息存储单元301中的能够 访问文档管理系统的用户以及用户特性的提取及编辑的操作。用户管理不 必是文档管理系统所独有的。用户信息操作单元300可以与诸如现用目录 或轻量级目录访问协议(LDAP)的己知技术相协同，并且用户信息存储单 元301可以仅存储用户特性。
文档管理服务服务器PC 40中的文档信息操作单元400根据来自主控 制单元200的指令，来进行诸如对存储在文档信息存储单元401中的实际 的文档以及包含索引信息的文档属性的登记、存储、提取及编辑的操作。 文档检索单元402根据来自主控制单元200的指令，来确定文档检索方法 并经由文档信息操作单元400而从文档信息存储单元401中获取检索结果。 比较单元403根据来自主控制单元200的指令来将文档属性与用户特性进 行比较，并且在必要时改变存储在文档信息存储单元401中的文档的属性 的权重。文档分类单元404根据来自主控制单元200的指令，基于文档属 性的计数(权重)值来执行分类，并且将结果返回给主控制单元200。
<第一实施例的文档管理系统的处理的示例〉
12以下将参照图1至图13来对根据本发明第一实施例的文档管理系统的 各个步骤中的处理进行详细的说明。 (登录及用户特性登记处理)在该处理中，用户A经由客户端PC IO的浏览器来访问(登录到)用 于提供文档管理系统的功能的Web应用，并且在第一次登录时，输入用户 特性并将该特性存储在文档管理系统中。图4示出了文档管理系统的登录及用户特性登记处理的系统操作的概 要。图5是例示文档管理系统的登录及用户特性登记处理的序列的示例的 流程图。该流程图表示Web应用服务器PC 20中的主控制单元200的处理。 图6是示出用户特性以及存储在用户信息存储单元301中的用户特性表60 的示例的图。以下将参照图4至图6来对登录及用户特性登记处理进行详 细的说明。在步骤S100中，用户A经由客户端PC 10的浏览器来访问用于提供文 档管理系统的功能的Web应用的首页。主控制单元200经由数据发送/接收 单元201而接收到请求，并将该请求发送给Web-UI创建单元203以创建首 页。作为响应，将文档管理系统的首页经由数据发送/接收单元201而返回 给客户端PC 10，并且将该首页显示在客户端PC 10的Web浏览器上。在步骤S101中，用户A向步骤S100中所显示的首页输入登录信息。 主控制单元200经由数据发送/接收单元201而接收到用户A的登录信息。 主控制单元200向用户管理服务服务器PC 30的用户信息操作单元300发 送查询，并确认己登录的用户A是否是登记在用户信息存储单元301中的 用户。如果用户信息存储单元301中不存在用户A或者密码错误，则主控 制单元200向Web-UI创建单元203发送请求以在步骤S102中创建登录失 败错误页。作为响应，将登录失败错误页经由数据发送/接收单元201而返 回给客户端PC 10，并且将该登录失败错误页显示在客户端PC lO的Web 浏览器上。在步骤S101中，如果确定用户信息存储单元301中已登记用户A，则 在步骤S103中，主控制单元200使会话存储单元202创建会话信息。然后， 主控制单元200向用户管理服务服务器PC 30的用户信息操作单元300发13送查询，并确认用户信息存储单元301中是否登记了用户A的用户特性。 会话信息创建定时并不限于此。在步骤S103中，如果确定未登记用户A的用户特性，则在步骤S104 中，主控制单元200请求Web-UI创建单元203创建用户特性输入页面。作 为响应，将用户特性输入页面经由数据发送/接收单元201而返回给客户端 PC 10，并且将该用户特性输入页面显示在客户端PC 10的Web浏览器上。 在步骤S105中，用户A向步骤S104中所显示的用户特性输入页面输入用 户特性。主控制单元200使Web应用经由数据发送/接收单元201而接收到 用户A的用户特性，并且获取用户特性信息(图4中的处理P11)。接下来，主控制单元200指示用户管理服务服务器PC 30的用户信息 操作单元300将用户A的用户特性登记在用户信息存储单元301中(图4 中的处理P12)。此时，主控制单元200还指示会话存储单元202将用户特 性与所创建的会话信息一起保持。由于不必每次都从用户信息存储单元301 中获取用户A的用户特性信息，因此能够增加处理速度。图6是示出用户特性的结构以及存储在用户信息存储单元301中的用 户特性表60的示例的图。与各个用户名61相对应的用户特性包括所属部门62、职位63、在部 门中的职责64、项目65、项目中的工作66及其他67。在稍后描述的自动 文档收集处理中将使用这些用户特性。注意，用户特性可以包括任何其他信息。用户特性的各个项可能具有 多个值。例如，优选的是，使得可以对涉及多个项目的用户选择多个值。 在用户特性输入页面中，用户优选地选择用户特性的项，而不是随意地输 入这些项。为此，处于文档管理系统的安装位置处的管理员等优选地预先 根据安装位置的用户环境来设定适当的选项。如果在步骤S103中确定己登记用户特性，或者在步骤S105中登记了 用户特性，则在步骤S106中执行与用户A的用户特性相对应的自动文档收 集处理(稍后描述)。在步骤S107中，主控制单元200使Web-UI创建单元 203基于在步骤S106中根据用户A的用户特性而收集并分类的显示内容来 创建用户A的页面。作为响应，将用户A的页面经由数据发送/接收单元201而返回给客户端PC 10，并将该用户A的页面显示在客户端PC 10的 Web浏览器上。图13示出了在步骤S107中显示在客户端PC IO上的用户A的页面的 示例，其包括根据用户特性而收集并分类的显示内容。下面将其与自动文 档收集处理相关联地进行详细的解释。 (文档登记处理)在该处理中，用户经由客户端PC IO的浏览器来访问(登录到)用于 提供文档管理系统的功能的Web应用，指定文档，并且将该文档登记在文 档管理系统中。图7示出了文档管理系统的文档登记处理的系统操作的概要。图8是 例示文档管理系统的文档处理的序列的流程图。下面将参照图7及图8来 对该处理进行详细的说明。步骤S200至S203是Web应用服务器PC 20中的主控制单元200的处理。在步骤S200中，用户(以下的说明中假定用户名为"Kazuo Haraguchi") 经由客户端PC 10的浏览器来访问用于提供文档管理系统的功能的Web应 用。登录处理与参照图5所描述的文档管理系统的登录及用户特性登记处 理的序列中的登录处理相同。在步骤S200中所显示的例如用户"KazuoHaraguchi"的页面上执行文 档登记。在步骤S201中，主控制单元200执行文档信息获取处理，以经由 数据发送/接收单元201而接收到文档(文档名为"Docl")作为文档信息。 会话存储单元202将所接收到的文档信息临时地、与会话信息相关联地存 储为已登记文档。在步骤S202中，主控制单元200获取在步骤S200中由会话存储单元 202所保持的用户"KazuoHaraguchi"的用户特性。注意，主控制单元200 可以指示用户信息操作单元300从用户信息存储单元301中获取用户 "KazuoHaraguchi"的用户特性。在步骤S203中，主控制单元200指示文档信息操作单元400将在步骤 S201中存储在会话存储单元202中的文档Docl存储在文档信息存储单元401中(图7中的处理P21)。此时，将在步骤S202中由会话存储单元202 所获取的、用户"Kazuo Hamguchi"的用户特性作为文档"Docl"的属性 信息来存储。稍后描述的自动文档收集处理自动地对登记文档的用户进行分类。由 于不必指定文档管理系统中的存储位置，因此将用户从确定存储位置的操 作中解放出来。已经对每次文档登记时将文档存储在用户信息存储单元301中的处理 进行了说明。然而，主控制单元200可以对由会话存储单元202所保持的 "Kazuo Haraguchi"的用户特性进行更新，并且在文档登记结束时将多个 文档一起存储在用户信息存储单元301中。 (文档属性权重处理)用户经由客户端PC IO的浏览器来访问(登录到)用于提供文档管理 系统的功能的Web应用，并且访问文档。该访问包括诸如浏览、打印以及 复制的操作。在该实施例中，将把浏览作为示例来进行说明。图9示出了文档管理系统的文档属性权重处理的系统操作的概要。图 10是例示文档管理系统的文档属性权重处理的序列的示例的流程图。该流 程图表示Web应用服务器PC 20中的主控制单元200的处理。以下将参照图9及图IO来对该处理进行详细的说明。在步骤S300中，用户(假定用户名为"Ami Takazawa")经由客户端 PC lO的浏览器来访问用于提供文档管理系统的功能的Web应用。登录处 理与参照图5所描述的文档管理系统的登录及用户特性登记处理的序列中 的登录处理相同。在步骤S301中，用户在步骤S300中所显示的用户"Ami Takazawa" 的页面上选择所期望的文档并执行浏览。主控制单元200经由数据发送/接 收单元201而接收到文档(文档名为在上述登记处理中由用户"Kazuo Hamguchi"所登记的"Docl")，并使会话存储单元202临时地将该文档与 会话信息相关联地存储。用于识别由用户"Ami Takazawa"所指定的用来 浏览的、且经由数据发送/接收单元201而接收到的文档的信息不必一定识 别文档名。也可以使用ID来识别文档。16在步骤S302中，主控制单元200获取在步骤S300中由会话存储单元 202所保持的用户"AmiTakazawa"的用户特性。注意，主控制单元200可 以指示用户信息操作单元300从用户信息存储单元301中获取用户"Ami Takazawa"的用户特性。
在步骤S303中，主控制单元200对在步骤S301中存储在会话存储单 元202中的文档Docl的文档属性进行存储。此时，主控制单元200指示文 档信息操作单元400从文档信息存储单元401中获取文档属性，并将该文 档属性与会话信息相关联地存储在会话存储单元202中。
在步骤S304中，主控制单元200指示比较单元403提取文档属性以及 用户"AmiTakazawa"的用户特性的项。所述文档属性是在步骤S303中所 获取的并存储在会话存储单元202中的文档Docl的文档属性。所述用户特 性是在步骤S302中所获取的、用户"AmiTakazawa"的用户特性。更具体 地说，在图9中，文档Docl的文档属性的第一项"所属部门"的值为"设 计1"。用户"Ami Takazawa"的用户特性的第一项"所属部门"的值也为 "设计1"。在步骤S305中，比较单元403将在步骤S304中所提取的文档 属性的项与用户特性的项进行比较，以确定这些项是否有相同的值。
在步骤S306中，如果确定在步骤S305中由比较单元403来比较的文 档属性的项与用户特性的项具有相同的值，则执行步骤S307中的处理。在 步骤S307中，比较单元403请求文档信息操作单元400对存储在文档信息 存储单元401中的文档Docl的文档属性的权重进行更新。更具体地说，如 图9所示，使文档Docl的文档属性的项"所属部门"的权重递增。在本实 施例中，基于比较单元403的比较结果来对存储在文档信息存储单元401 中的文档属性的各个项的权重进行更新。然而，可以一起反映所有的项的 比较结果。
在步骤S306中，如果确定文档属性的项及用户特性的项具有不同的值， 则在步骤S308中确认是否存在文档属性的下一项。更具体地说，存在"职 位"作为文档Docl的文档属性的第二项。因此，继续从步骤S304的处理。
重复步骤S304至S308中的处理。在提取了文档Docl的文档属性的最 后一项并且与用户特性的所有的项的比较结束时，文档属性权重处理结束。图9示出了紧接文档Docl的登记之后的文档属性权重91以及在用户 "Ami Takazawa"、 "Toshiki Yokoo"及"ShinKoda"浏览文档Docl之后的 文档Docl的文档属性权重92的改变结果。结果，文档属性的"项目"的 权重值大于"所属部门"的权重值。即，文档Docl相对于作为项目的"文 档管理"比作为所属部门的"设计1"的关联性高。在稍后描述的自动文档 收集处理的分类时，可以自动地确定相对于"项目"或作为项目的"文档 管理"的关联性高。
这样，在每次访问文档(例如，使用文档管理系统的用户浏览文档) 时都对被添加到文档的属性中的被认为相对于文档自身的关联性较高的任 一属性进行加权。这使得可以自动地收集(检索)与用户相关联的文档。 (第一实施例的自动文档收集处理)
用户A经由客户端PC IO的浏览器来访问(登录到)用于提供文档管 理系统的功能的Web应用(图11中的处理P31)。文档收集处理自动地运 行，并且所获取的文档的列表显示在客户端PC10的浏览器上。图ll示出 了文档管理系统的自动文档收集处理的系统操作的概要。图12是例示文档 管理系统的自动文档收集处理的序列的流程图。该流程图表示Web应用服 务器PC 20中的主控制单元200的处理。以下将参照图11及图12来对该 处理进行详细的说明。图12中的自动文档收集处理的流程图示出了用户A 登录到文档管理系统中之后的步骤。
在步骤S400中，主控制单元200获取由会话存储单元202所保持的用 户A的用户特性。注意，如由图11中的处理P32所指示的，主控制单元 200可以指示用户信息操作单元300从用户信息存储单元301获取用户A 的用户特性。
在步骤S401中，主控制单元200指示文档检索单元402基于在步骤 S400中所获取的用户特性来执行文档检索(图11中的处理P33)。对作为 用户特性的项的值的关键字设定OR条件，文档检索单元402指示文档信息 操作单元400从文档信息存储单元401中检索已经由登记者登记的且与所 述条件相匹配的文档。更具体地说，对于用户A ("KazuoHaraguchi")，使 用用户特性的"设计1"、"文档管理"及"安装者"作为关键字来进行检索。
18在步骤S402中，如果确定文档检索单元402在步骤S401中未找到满 足条件的文档，则执行步骤S403。在步骤S403中，主控制单元200请求 Web-UI创建单元203创建用于通知用户未找到与用户特性相匹配的文档的 错误页。作为响应，经由数据发送/接收单元201而将该错误页返回给客户 端PC 10，并且将其显示在客户端PC 10的Web浏览器上。
在步骤S402中，如果确定文档检索单元402找到一个或更多个满足条 件的文档，则主控制单元200执行步骤S404中的文档获取处理以获取检索 结果的文档列表。接下来，主控制单元200经由文档信息操作单元400而 从文档信息存储单元401中在检索结果的文档列表中仅提取用户A能够访 问的文档。
在步骤S405中，如果确定在步骤S404中未提取出用户A能够访问的 文档，则执行步骤S403。在步骤S403中，主控制单元200请求Web-UI创 建单元203创建用于通知用户未找到该用户能够访问的文档的错误页。作 为响应，经由数据发送/接收单元201而将该错误页返回给客户端PC 10， 并且将其显示在客户端PC 10的Web浏览器上。
在步骤S405中，如果确定作为基于用户特性的文档检索的结果而找到 一个或更多个文档并且提取出用户A能够访问的文档，则处理进入步骤 S406。在步骤S406中，主控制单元200指示文档分类单元404来确认所检
索到并提取出的文档中的各个文档的文档属性中的计数(权重)最大的项。 在步骤S407中，文档分类单元404基于文档属性中的计数(权重)最
大的项来对经确认的文档进行分类，并且创建包括分类后的文档的列表。 更具体地说，如果在文档的文档属性中"所属部门"的计数(权重)最大， 则将该文档分类到所属部分"设计1"中。
在步骤S408中，主控制单元200接收到在步骤S407中由文档分类单 元404进行分类的图11中的文档1101的列表(图11中的处理P34)。接下 来，主控制单元200请求Web-UI创建单元203创建显示根据用户特性而被 自动地收集到的并经分类的文档的列表的页面的显示内容(图11中的显示 1102)。作为响应，经由数据发送/接收单元201而将该页面返回给客户端 PC 10，并将其显示在客户端PC 10的Web浏览器上作为各个用户登录之后的页面(图11中的处理P35及显示1102)。
(第一实施例的文档收集结果显示画面的示例)
图13示出了在登录到用于提供文档管理系统的功能的Web应用之后显 示根据本实施例的文档收集结果的用户界面(UI)的示例。
在文档显示区1202中，显示根据用户A的特性而分类成的文档收集结 果。更具体地说，将被自动地收集到的并经分类的文档的列表显示在所属 部门"设计1"、该用户负责的项目"文档管理"及该用户负责的项目中的 工作"安装者"的区中。
在图13中，显示新到的文档或者对UI进行定制。还显示用于选择与 用户高度地相关的文件夹链接的用户区1201以及用于操作或控制文档的区 1203。
用作用户界面的Web-UI (HTML)的形式、结构及控制并不限于图13 中所示的示例的形式、结构及控制。可以使用任何其他结构，只要生成用 于实现必要的功能的HTML即可。
<第二实施例的文档管理系统的处理的示例>
将对根据本发明的第二实施例的处理的示例进行说明。在第二实施例 的处理示例中，除了根据第一实施例的文档管理系统的处理以外，还可以 改变文档属性权重以如用户所期望地对文档管理系统中己登记的文档进行 分类。文档管理系统的结构以及诸如用户及文档登记、加权、以及自动收 集的处理与第一实施例中相同，因此不再重复对其描述。 (文档属性权重改变处理)
图14是例示根据第二实施例的文档管理系统的文档属性权重改变处理 的序列的流程图。该流程图表示Web应用服务器PC 20中的主控制单元200 的处理。用户经由客户端PC 10的浏览器来访问(登录到)用于提供文档 管理系统的功能的Web应用，指定特定的文档，并且手动地改变自动的分 类后的文档的分类。以下将参照图14来对该处理进行详细的说明。
在步骤S500中，用户经由客户端PC 10的浏览器而登录到用于提供文 档管理系统的功能的Web应用。该登录处理与参照图5所描述的文档管理 系统的登录及用户特性登记处理的序列中的登录处理相同。
20在步骤S501中，主控制单元200确认用户是否在步骤S500中所显示 的用户页面上指定了所期望的文档并执行了将所指定的文档移动到其他分 类。如果确认未移动所指定的文档，则处理结束。
如果确认移动了所指定的文档，则主控制单元200将由用户所指定的 并经由数据发送/接收单元201而接收到的文档以及移动目的地的分类的信 息临时地、与会话信息相关联地存储在会话存储单元202中。用于识别由 用户所指定的并经由数据发送/接收单元201而接收到的文档以及移动目的 地的分类的信息不必一定识别名称。还可以使用ID来识别信息。
在步骤S502中，主控制单元200指示文档信息操作单元400从文档信 息存储单元401中获取在步骤S501中由用户所指定的、被移动到其他分类 并存储在会话存储单元202中的文档的文档属性。主控制单元200将文档 的文档属性与会话信息相关联地存储在会话存储单元202中。
在步骤S503中，主控制单元200对在步骤S502中存储在会话存储单 元202中的、由用户所指定的文档的文档信息的文档属性权重进行改变， 以如用户所期望和所指定地对文档进行分类，并且存储改变后的文档属性 权重。更具体地说，将与该分类相对应的文档属性的项的权重值增大为比 文档属性的任一其他项的权重值大的值，以使得如用户所期望和所指定地 对该文档进行分类。
在步骤S504中，主控制单元200请求文档信息操作单元400使用在步 骤S503中改变后的文档属性的权重值来更新存储在文档信息存储单元401 中的文档的文档属性权重，并存储该文档属性权重。
作为改变存储在文档信息存储单元401中的文档的文档属性权重的替 代，可以将所指定的文档的文档属性值作为用户的定制/个性化信息来存储。 在这种情况下，主控制单元200指示用户信息操作单元300将文档属性信 息以及表示所指定的文档的信息与用户信息相关联地保持在用户信息存储 单元301中。这使得下一次用户登录到文档管理系统时，如用户所期望地
自动地对文档进行分类。
将表示文档的信息以及文档属性信息存储在用户信息存储单元301中。
可以存储表示用户所期望的文档分类的结果的信息来替代文档属性信息。
21在本实施例中，已经描述了使用户改变文档分类的操作。然而，用户 操作并不限于此。例如，当用户删除了登录窗口上的文档时，可以将权重 改变成使得从下次起禁止将文档显示在用户的登录窗口上。例如能够通过 添加用于隐藏被指示删除的文档的属性信息来实现该处理。通过该方法而 被设定为隐藏的文档本身实际上未被删除。因此可以通过对存储所有的文 档的数据库进行目的性的检索来获取该文档。
由于第二实施例的处理使得用户可以改变文档分类，因此能够做出更 适当的分类。
<第三实施例的文档管理系统的处理的示例>
下面将对根据本发明第三实施例的处理的示例进行说明。第三实施例 的文档管理系统与第一实施例的文档管理系统的不同之处在于自动文档收 集处理。在第三实施例中，作为自动文档收集处理的结果，在客户端PCIO 的浏览器上以层级的方式显示文档列表。文档管理系统的结构以及诸如用 户及文档登记、加权、以及权重改变的处理与第一实施例中相同，因此不 再重复对其描述。
(第三实施例的自动文档收集处理)
图15是例示根据第三实施例的文档管理系统的自动文档收集处理的序 列的流程图。该流程图表示Web应用服务器PC 20中的主控制单元200的 处理。图15的特有特征是步骤S608至S610中的处理。图16示出了根据 第三实施例的文档管理系统中的显示文档收集结果的用户界面的示例。
在第三实施例中，当用户A经由客户端PC IO的浏览器来访问(登录 到)用于提供文档管理系统的功能的Web应用时，文档收集处理自动地运 行。对在客户端PC IO的Web浏览器上所获取的文档列表进行层级显示。 以下将参照图15及图16对该处理进行详细的说明。图15中的自动文档收 集处理的流程图示出了用户A登录到文档管理系统中之后的步骤。
在步骤S600中，主控制单元200获取由会话存储单元202所保持的用 户A的用户特性。注意，主控制单元200可以指示用户信息操作单元300 从用户信息存储单元301中获取用户A的用户特性。
在步骤S601中，主控制单元200指示文档检索单元402基于在步骤S600中所获取的用户特性来执行文档检索。对作为用户特性的项的值的关
键字设定OR条件，文档检索单元402指示文档信息操作单元400从文档信 息存储单元401中检索与所述条件相匹配的文档。更具体地说，对于用户A， 使用用户特性的"设计1"、"文档管理"及"安装者"作为关键字来进行检 索。
在步骤S602中，主控制单元200确定文档检索单元402是否找到一个 或更多个满足步骤S601中的条件的文档。如果未找到文档，则在步骤S603 中，主控制单元200请求Web-UI创建单元203创建用于通知用户未找到与 用户特性相匹配的文档的错误页。作为响应，主控制单元200经由数据发 送/接收单元201而向客户端PC IO返回错误消息，以使得在客户端PC 10 的Web浏览器上显示错误页。
在步骤S602中，如果确定文档检索单元402找到一个或更多个满足条 件的文档，则在步骤S604中，主控制单元200获取检索结果的文档列表。 接下来，主控制单元200经由文档信息操作单元400而从文档信息存储单 元401中在检索结果的文档列表中仅提取用户A能够访问的文档。
在步骤S605中，主控制单元200确定在步骤S604中是否提取出用户 A能够访问的文档。如果未提取出用户A能够访问的文档，则在步骤S603 中，主控制单元200请求Web-UI创建单元203创建用于通知用户未找到用 户能够访问的文档的错误页。作为响应，主控制单元200经由数据发送/接 收单元201而向客户端PC IO返回错误消息，以使得在客户端PC 10的Web 浏览器上显示错误页。
如果作为基于用户特性的文档检索的结果而找到用户A能够访问的一 个或更多个文档并提取出用户A能够访问的文档，则处理进入步骤S606。 在步骤S606中，主控制单元200指示文档分类单元404确认所检索到并提 取出的文档中的各个文档的文档属性中的计数(权重)最大的项。在步骤 S606中，当确认了所检索到并提取出的文档中的各个文档的文档属性中的 计数(权重)最大的项时，在步骤S607中，主控制单元200基于计数(权 重)最大的项而对所检索到并提取出的文档进行分类，并创建分类后的文 档的列表。更具体地说，如果在文档的文档属性中"文档管理"的计数(权重)最大，则将该文档分类到负责的项目"文档管理"中。
在步骤S608中，主控制单元200指示文档分类单元404确认在步骤 S607中经分类的文档的列表中的文档属性的各个项的值。在步骤S608中， 当确认了文档列表中的各个文档的文档属性的各个项的值并且文档属性的 项具有n个或更多个值时，在步骤S609中，主控制单元200重新对该项进 行分类。
更具体地说，假定在文档的文档属性中"文档管理"的计数(权重) 最大，并且文档属性的项"工作"具有n个或更多个值"计划项目"。在这 种情况下，将文档分类到负责的项目"文档管理"下的"计划项目"中(图 16)。
注意，n可以是可由用户经由用户界面(未示出)而指定的值，或者是 文档管理系统中的固定的值。
作为在步骤S608中简单地确认文档属性的各个项的值的替代，在步骤 S607中提取与文档属性中的计数(权重)最大的项相关联的文档属性的项， 然后，可以确认文档属性的各个项的值。更具体地说，如果在文档的文档 属性中"文档管理"的计数(权重)最大，则可以仅针对文档属性的项"工 作"来确认文档属性的该项是否具有n个或更多个值。这使得用户可以做 更多的有意义的层级分类。
在步骤S610中，主控制单元200确定是否难以或不必使文档分类单元 404对在步骤S609中经分类的文档的列表进行更精细的分类。更具体地说， 针对文档列表来确认与用于步骤S609中的分类确定的项相同的文档属性的 项是否具有n个或更多个值。如果不满足该条件，则停止分类处理，处理 进入稍后描述的步骤S611。
在步骤S611中，主控制单元200接收到在步骤S607及S609中经文档 分类单元404分类的文档的列表。接下来，主控制单元200请求Web-UI 创建单元203创建以层级的方式显示根据用户特性而被自动地收集到的并 经分类的文档的列表的页面。作为响应，经由数据发送/接收单元201而将 该页面返回给客户端PC 10，并将其作为各个用户登录之后的页面而显示在 客户端PC 10的Web浏览器上。
24(第三实施例的文档收集结果显示画面的示例) 图16示出了根据第三实施例的登录到用于提供文档管理系统的功能的
Web应用之后显示文档收集结果的用户界面的示例。
在文档显示区1302中，显示根据用户A的特性而分类成的文档收集结 果。更具体地说，将被自动地收集到的并经分类的文档的列表显示在所属 部门"设计1"、该用户负责的项目"文档管理"及该用户负责的项目中的 工作"安装者"的分类区中。如果对分类到"文档管理"中的文档进行进 一步的分类，则例如显示"计划项目"文件夹。当用户选择该文件夹时， 显示被分类到"计划项目"中的文档的列表。在图16中，显示新到的文档 或者对UI进行定制。还显示用于选择与用户高度地相关的文件夹链接的用 户区1301以及用于操作或控制文档的区1303。
用作用户界面的Web-UI (HTML)的形式、结构及控制并不限于图16 中所示的示例的形式、结构及控制。可以使用任一其他结构，只要生成用 于实现必要的功能的HTML即可。
根据第三实施例，能够将分类结果呈现为更详细的层级结构。这使得 可以以更精细的分类状态来访问所期望的文档。
注意，本实施例的系统结构使得可以无论该系统是连接到LAN还是经 由外部有线/无线网络而连接都执行相同的处理。
还可以通过向系统或装置提供记录有用于实现上述实施例的功能的软 件程序代码的存储介质(或记录介质)、并使系统或装置的计算机(或CPU 或MPU)读出并执行存储在存储介质中的程序代码，来实现本发明的目的。
在这种情况下，从存储介质中读出的程序代码本身实现上述实施例的 功能。存储程序代码的存储介质构成本发明。
不仅通过使计算机执行所读出的程序代码来实现上述实施例的功能。 本发明还包括以下情况计算机上所运行的操作系统(OS)基于程序代码 的指令而部分地或全部地执行实际的处理，由此实现上述实施例的功能。
本发明还包括以下情况将从存储介质中读出的程序代码写入插入到 计算机的功能扩展卡或连接到计算机的功能扩展单元的存储器中，并且功 能扩展卡或功能扩展单元的CPU基于程序代码的指令来部分地或全部地执行实际的处理，由此实现上述实施例的功能。
适用本发明的存储介质存储与上述流程图相对应的程序代码。 虽然参照示例性实施例而对本发明进行了说明，但是应当理解，本发 明并不限于所公开的示例性实施例。应对以下权利要求书的范围给予最宽 泛的解释，以使其涵盖所有这种变型例以及等同的结构及功能。
权利要求
1. 一种文档管理装置，该文档管理装置包括用户特性信息获取单元，其适合于从用户的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息；文档信息获取单元，其适合于获取文档的文档信息；存储单元，其适合于，将由所述用户特性信息获取单元所获取的所述用户特性信息作为所述文档的属性信息、与由所述文档信息获取单元所获取的所述文档信息相关联地存储；文档获取单元，其适合于，根据所述用户的登录，经由所述用户特性信息获取单元来获取登录用户的所述用户特性信息，并基于所述用户特性信息及存储在所述存储单元中的所述文档的所述属性信息来获取与所述用户特性信息相关联的文档；以及创建单元，其适合于创建用于显示用于识别由所述文档获取单元所获取的所述文档的信息的显示内容。
2. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其中，所述存储单元还将表示所述文档与包含在所述用户特性信息中的多个 项中的各个项之间的关联性的权重与所述多个项中的所述各个项相关联地 存储，作为所述文档的所述属性信息，并且所述创建单元创建用于基于由所述存储单元所存储的各个项的所述权 重来对用于识别由所述文档获取单元所获取的所述文档的所述信息进行分 类、并显示分类后的信息的显示内容。
3. 根据权利要求2所述的文档管理装置，该文档管理装置还包括改变 单元，其适合于，将由所述用户特性信息获取单元所获取的所述用户特性 信息与所述文档的所述属性信息相比较，并且如果所述文档的所述属性信 息已经包括与所述用户特性信息相匹配的项，则改变匹配的项的所述权重。
4. 根据权利要求2所述的文档管理装置，其中，所述创建单元创建用 于基于由所述存储单元所存储的各个项的所述权重来将用于识别由所述文 档获取单元所获取的所述文档的所述信息以层级的方式分类为多个项、并 显示分类后的信息的显示内容。
5. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其中，当接收到基于按照由 所述创建单元所创建的所述显示内容的显示的、所述登录用户的文档删除 指令时，在所述用户下一次登录时，所述创建单元创建不包含用于识别被 指示删除的文档的信息的显示内容。
6. —种文档管理方法，该文档管理方法包括以下步骤 从用户的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息； 获取文档的文档信息；将在所述用户特性信息获取步骤中所获取的所述用户特性信息作为所 述文档的属性信息、与在所述文档信息获取步骤中所获取的所述文档信息 相关联地存储在存储单元中；根据所述用户的登录来获取所述用户特性信息获取步骤中的登录用户 的所述用户特性信息，并基于所述用户特性信息及存储在所述存储单元中 的所述文档的所述属性信息来获取与所述用户特性信息相关联的文档；以 及创建用于显示用于识别在所述文档获取步骤中所获取的所述文档的信 息的显示内容。
7. 根据权利要求6所述的文档管理方法，其中，在所述存储步骤中，还将表示所述文档与包含在所述用户特性信息中 的多个项中的各个项之间的关联性的权重与所述多个项中的所述各个项相 关联地存储，作为所述文档的所述属性信息，并且在所述创建步骤中，创建用于基于由所述存储单元所存储的各个项的 所述权重来对用于识别在所述文档获取步骤中所获取的所述文档的所述信 息进行分类、并显示分类后的信息的显示内容。
8. 根据权利要求7所述的文档管理方法，该文档管理方法还包括以下 步骤将在所述用户特性信息获取步骤中所获取的所述用户特性信息与所 述文档的所述属性信息相比较，并且如果所述文档的所述属性信息已经包 括与所述用户特性信息相匹配的项，则改变匹配的项的所述权重。
9. 根据权利要求7所述的文档管理方法，其中，在所述创建步骤中， 创建用于基于由所述存储单元所存储的各个项的所述权重来将用于识别在所述文档获取步骤中所获取的所述文档的所述信息以层级的方式分类为多 个项、并显示分类后的信息的显示内容。
10. 根据权利要求6所述的文档管理方法，其中，当接收到基于按照在 所述创建步骤中所创建的所述显示内容的显示的、所述登录用户的文档删 除指令时，在所述用户下一次登录时，在所述创建步骤中，创建不包含用 于识别被指示删除的文档的信息的显示内容。
11. 一种文档管理系统，该文档管理系统包括用于进行登记并浏览文档 的用户终端以及用于管理已登记的文档的文档管理装置，所述文档管理装置包括用户特性信息获取单元，其适合于从所述用户终端所接收到的、 基于用户的登录的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息；文档信息获取单元，其适合于获取文档的文档信息；存储单元，其适合于将由所述用户特性信息获取单元所获取的所 述用户特性信息作为所述文档的属性信息、与由所述文档信息获取单元所 获取的所述文档信息相关联地存储；文档获取单元，其适合于，根据所述用户的登录，经由所述用户 特性信息获取单元来获取登录用户的所述用户特性信息，并基于所述用户 特性信息及存储在所述存储单元中的所述文档的所述属性信息来获取与所 述用户特性信息相关联的文档；以及创建单元，其适合于创建用于显示用于识别由所述文档获取单元 所获取的所述文档的信息的显示内容。
12. 根据权利要求ll所述的文档管理系统，其中， 所述用户终端与所述文档管理装置经由网络而彼此通信， 所述用户终端使所述用户经由网络浏览器而登录到用于进行登记并浏览文档的文档管理应用中，并且在所述网络浏览器上显示由所述创建单元 所创建的所述显示内容。
13. —种文档管理系统中的文档管理方法，所述文档管理系统包括用于 进行登记并浏览文档的用户终端以及用于管理已登记的文档的文档管理装 置，所述文档管理方法包括以下步骤从用户的登录信息中获取用于识别该用户的用户特性信息； 获取文档的文档信息；将在所述用户特性信息获取步骤中所获取的所述用户特性信息作为所 述文档的属性信息、与在所述文档信息获取步骤中所获取的所述文档信息 相关联地存储在存储单元中；根据所述用户的登录来获取所述用户特性信息获取步骤中的登录用户 的所述用户特性信息，并基于所述用户特性信息及存储在所述存储单元中 的所述文档的所述属性信息来获取与所述用户特性信息相关联的文档；以 及显示用于识别在所述文档获取步骤中所获取的所述文档的信息。
全文摘要
本发明涉及一种文档管理方法、文档管理装置及文档管理系统。将从用户的登录信息中所获取的用户特性信息作为属性信息与已登记的文档的文档信息相关联地存储。根据所述用户的登录，基于所获取的用户特性信息及所存储的用户特性信息来获取与所获取的用户特性信息相关联的文档。创建用于显示用于识别所获取的文档的信息的显示内容。作为所述文档的所述属性信息，将表示所述文档与包含在所述用户特性信息中的多个项中的各个项之间的关联性的权重与所述多个项中的所述各个项相关联地存储。创建用于基于各个项的所述权重来对用于识别所获取的文档的所述信息进行分类、并显示该信息的显示内容。
文档编号G06F17/30GK101504651SQ20091000872
公开日2009年8月12日 申请日期2009年2月6日 优先权日2008年2月6日
发明者柏冈敦之 申请人:佳能株式会社