格式数据数据管理系统以及格式数据数据管理系统的控制方法

专利名称：格式数据数据管理系统以及格式数据数据管理系统的控制方法
技术领域：
本发明涉及存储关于格式数据(form data)的格式数据数据管理系统 以及格式数据数据管理系统的控制方法。
背景技术：
在合同书、申请书等的格式数据或这些格式数据的副本的制作时，广 泛进行如下的业务，例如，将包含复写纸的合同书交给顾客，顾客在对合 同书书写制作合同书的原件的同时，利用复写纸来制作纸介质的顾客用副 本或经营管理部用的副本。此外，已知针式打印机等具有对复写纸的印刷 功能的打印机(例如参照专利文献l)，利用该打印机除了制作原件之外 可同时制作副本。
专利文献l: JP特开2002 —137452号公报
但是，在上述的情况下，在利用复写纸、与原件同时制作的顾客用副 本或经营管理部用副本虽然能原样以纸介质交给顾客或经营管理部的负 责人，但是存在保管该副本需要空间、不能节约用纸等的问题。但是，尚 未出现不利用复写纸且有效地制作副本的书面的方法。

发明内容
本发明鉴于上述的问题而作出，其目的在于不使用复写纸来制作需要 副本的格式数据。
为了达成上述的目的，本发明提供一种格式数据数据管理系统，具备: 格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原 件，生成格式数据图像数据；数据库，存放所述格式数据图像数据；访问 用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像数据进 行访问的访问用代码；访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代 码；和格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数 据，对操作所述外部终端进行访问的用户的属性进行判别，根据判别的所 述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输 出所决定的范围。
根据该结构，将格式数据图像数据生成部所生成的格式数据图像数据 存放于数据库中，通过访问用代码生成部生成访问用代码，并通知给用户。 这里，若用户对终端进行操作并根据访问用代码来访问格式数据图像数据 输出部，则将与访问用代码对应的格式数据图像数据输出到用户操作的终 端。由此，由于用户可以看到基于访问用代码读取格式数据而获得的格式 数据图像数据，所以，若持有访问用代码来代替格式数据的原件的副本， 则不再需要保管格式数据的副本的书面。由此，由于不需要书面形式的副 本，所以不使用复写纸能实现需要副本的格式数据的记入以及制作。另外， 由于对于用户所操作的终端，输出格式数据图像数据中的、基于用户的属 性而决定的范围，在保持作为格式数据的副本的功能的同时，不发送用户 不需要的信息，或能够实现隐藏不适合广泛公开的信息、应该隐匿的信息 等的对应。由此，在确保与格式数据的副本的相同的便利性的同时，可以 谋求信息的保护。
这里，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述访问用代码输出 部也可以具备能够印刷所述访问用代码的印刷装置。
根据该结构，由于对于用户，在将访问用代码印刷在例如纸或合成树 脂等的薄片上的状态下输出，所以访问用代码的交接以及保管变得容易。 这里，由于用于印刷访问用代码的记录介质的大小与格式数据自身相比较 能够实现得较小，所以与保管书面的副本的情况相比，可以縮小为了保管 而应该确保的空间，可以削减保管的劳动力。
在该结构中，在构成为访问用代码以能够由用户所操作的终端读取的 状态下来印刷的情况下，用户不需要利用键盘等来输入访问用代码，通过 简单的动作，可以没有错误地进行用于获取格式数据图像数据的访问，提 高了用户的便利性。
另外，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述访问用代码输出 部也可以对应该由所述用户操作的预先设定的装置，以电子邮件输出所述访问用代码。
根据这样的结构，用于在对用户输出访问用代码时不再需要纸等，所 以可以谋求进一步的纸的消耗量的削减、保管空间的节约。
另外，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述格式数据图像数 据生成部也可以具备印刷装置，印刷所述原件；和扫描仪，自动扫描由 该印刷装置印刷好的所述原件，生成所述格式数据图像数据。
根据这样的结构，用于自动扫描由格式数据印刷装置输出的格式数据 的原件来生成格式数据图像数据，所以不仅仅是不使用复写纸来进行印刷 而制作格式数据的原件，还可以迅速且简单地生成格式数据图像数据。
另外，在上述发明的格式数据数据管理系统中，所述格式数据图像数 据输出部也可以仅以预先设定的限制次数对所述外部终端输出从所述数 据库中读出的所述格式数据图像数据。
根据该结构，用于能够限制输出格式数据图像数据的次数，所以例如 可以防止需要以上输出格式数据图像数据，由此，不需要担心格式数据图 像数据被不正当利用，可以谋求可靠性的提高。
另外，为了达成上述的目的，本发明提供一种格式数据数据管理系统 的控制方法，是管理格式数据图像数据的格式数据数据管理系统的控制方 法，在所述控制方法中，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件， 生成格式数据图像数据；存放生成的所述格式数据图像数据；生成用于访 问被存放的所述格式数据图像数据的访问用代码；将生成的所述访问用代 码输出给所述用户；当所述用户根据所述访问用代码操作外部终端来访问 所述格式数据数据管理系统时，读出与所述访问用代码对应的所述格式数 据图像数据；对操作所述外部终端进行访问的所述用户的属性进行判别； 根据所判别的属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端 的范围；输出决定的所述格式数据图像数据的所述范围。
发明效果
根据本发明，由于通过对用户输出访问用代码来代替格式数据的原 件，用户可以根据访问用代码看到格式数据图像数据，所以，不需要保管 格式数据的副本的书面，不使用复写纸能够实现需要副本的格式数据的记 入以及制作。另外，由于输出格式数据图像数据中的、与用户的属性对应的范围，所以在确保与格式数据的副本相同的便利性的同时，可以谋求信 息的保护。


图1是表示本实施方式的格式数据数据管理系统的结构的图。
图2 (A)是示意地表示存放于DB部的用户信息DB中的信息的图。 图2 (B)是示意地表示存放于DB部的格式数据图像信息DB中的信 息的图。
图3是表示格式数据数据管理系统的动作的流程图。
图4 (A)是表示访问用代码所记载的顾客用纸介质的实例的图。
图4 (B)是表示访问用代码所记载的经营管理部用纸介质的实例的图。
图5是表示格式数据数据管理系统的动作的流程图。 图6 (A)是表示顾客的用户侧终端的显示部所显示的电子格式数据 的实例的图。
图6 (B)是表示经营管理部的用户侧终端的显示部所显示的电子格 式数据的实例的图。
具体实施例方式
下面，参照附图，对本发明的实施方式进行说明。
图1是表示本实施方式的格式数据数据管理系统1的结构的图。该格 式数据数据管理系统1是作为电子格式数据来提供应该复制并提供给用户 的格式数据，而不是提供纸介质的系统，该系统具备格式数据图像数据生 成部IO、 DB (数据库)部11和主机12，该主机12通过未图示的接口与 格式数据图像数据生成部IO及DB部11能够通信地连接。在该主机12， 通过因特网、移动通信网等的网络13连接有用户侧终端14。
另外，在下面的说明中，所谓格式数据是合同书、申请书、发票等制 作为书面具有效力的物品， 一般指除了原件之外还要求制作副本的种类的 物品，不论公私，关于格式数据所具有的效力的种类或依据则不受任何限 制。电子格式数据指在作为用户所操作的终端的用户侧终端14的显示部 27上，在显示有格式数据图像数据的状态下，显示中的格式数据图像数据。 该显示中的格式数据图像数据相当于将书面的格式数据电子化后的物品。 所谓"对用户发行电子格式数据"动作，具体指的是在该用户操作的终端 的画面上，显示格式数据图像数据的动作。
另外，所谓用户，不仅指应该接受根据原件制作的电子格式数据的提 供的人，不仅是一般的顾客，例如还包含经营管理部门的负责人等。
格式数据图像数据生成部10具备打印机16和扫描仪17。
打印机16是对纸或合成树脂等构成的薄片状的记录介质印刷包含文 字的图像的印刷装置。在本实施方式中，对纸质的记录介质(以下称为纸 介质)印刷包含文字的图像，印刷输出格式数据。打印机16根据从主机 12送过来的作为应印刷的图像的数据(以下称为"印刷数据")的数据， 执行印刷。打印机16除了作为印刷格式数据的原件的格式数据印刷装置 发挥作用以外，还作为印刷后述的访问用代码的代码印刷装置发挥作用， 能够使用印刷格式数据时使用的大尺寸或普通尺寸的纸介质和印刷访问 用代码时使用的小型的纸介质。
扫描仪17是具备有CCD或CMOS等的摄像元件的读取部(图示略)， 按照主机12的控制通过读取部读取由纸或合成树脂等构成的薄片状的介 质上记录的文字或图像，来生成读取图像数据的装置。在本实施方式中， 读取在规定的用纸上手写录入的格式数据以及由打印机16印刷输出的格 式数据，来生成"格式数据图像数据"。
这里，本实施方式所涉及的打印机16以及扫描仪17具备将打印机16 印刷输出的格式数据直接传输到扫描仪17的读取部(图示略)的硬件结 构。因此，在主机12的控制下，通过使打印机16和扫描仪17联动动作， 由扫描仪17自动地读取打印机16输出的格式数据，生成格式数据图像数 据。具体地，在从主机12送来与格式数据的原件相关的印刷数据的情况 下，打印机16根据该印刷数据，印刷/输出格式数据的原件，在由传输机 构将该输出的格式数据的原件传输到扫描仪17的规定的位置之后，扫描 仪17读取格式数据的原件，生成格式数据图像数据。
DB部11具备作为数据库的用户信息DB19和格式数据图像信息DB20。
图2 (A)是示意地表示存放于DB部1的用户信息DB19中的信息 的结构例的图。图2 (B)是示意地表示存放于DB部11的格式数据图像 信息DB20中的信息的结构例的图。
用户信息DB19是按每个用户来存放用户的各种信息的数据库，如图 2 (A)所示，将唯一赋予每个用户的用户ID、包含姓名、地址等用户的 个人信息的信息即用户信息、包含用于进行用户认证的口令等的认证信 息、和表示用户的属性的属性信息建立对应而存放。所谓用户的属性是指 在预先决定的组中用户所属的组，在本实施方式中，存在表示一般顾客的 "顾客"和表示经营管理部的"经营管理部"。
格式数据图像数据DB20是存放格式数据图像数据生成部0生成的 格式数据图像数据的数据库，如图2 (B)所示，与用户ID建立对应来存 放应提供给该用户ID的相应用户的格式数据图像数据和用于从连接于网 络13的用户侧终端14访问该格式数据图像数据的URL(统一资源定位器， Uniform Resource Locator)。
主机12控制格式数据数据管理系统1整体，如上述，与格式数据图 像数据生成部10的打印机16以及扫猫仪17发送接收印刷数据等的各种 数据，另外，访问DB部11的各个数据库。主机12如图1所示，具备访 问用代码生成部21、认证部22、属性获取部23和图像数据加工部24。
访问用代码生成部21生成一种代码，该代码是用于访问存放于格式 数据图像数据DB20中的格式数据图像数据的代码，而且是能够由用户侧 终端14读取的代码。具体地，在将格式数据图像数据存放于格式数据图 像数据DB20时，主机12生成用于从用户侧终端14访问该格式数据图像 数据的上述的URL，将该URL、格式数据图像数据和用户ID建立对应并 存放于格式数据图像数据DB20中。这时，访问用代码生成部21根据生 成的URL，生成与包含表示该URL的信息的访问用代码相关的数据。作 为该访问用代码的具体的实例，举出通过在一个方向上排列的黑色和空白 的两种颜色的区域来表示信息条形码OAN码、EAN、 UPC、 ITF码、 CODE39、 CODE128、 NW—7等)以及通过在水平方向和垂直方向排列 的黑色区域和空白区域来显示信息的2维代码(QR码(注册商标)、PDF417、 CODE49等)等。在本实施方式的格式数据数据管理系统1中， 作为访问用代码的一例，应用2维代码。
在从用户侧终端14通过网络13对主机12进行访问时，认证部22对 利用该用户侧终端14的用户进行认证。具体地，在从用户侧终端14对主 机12进行访问时，根据需要，对于用户侧终端14要求输入用户ID、 口令， 根据响应该要求而输入的用户ID，访问DB部11的用户信息DB19，进行 包含用户ID和口令的对照的各种认证动作。
在从用户侧终端14对主机12请求要获取存放于格式数据图像数据 DB20的格式数据图像数据的情况下，属性获取部23在将格式数据图像数 据输出到用户侧终端之前先获取用户的属性信息。具体地，在从用户侧终 端14对主机12请求要获取存放于格式数据图像数据DB20的格式数据图 像数据的情况下，属性获取部23访问用户数据DB19，根据对主机12进 行访问的用户侧终端14的用户的用户ID，获取该用户的属性信息。
图像数据加工部24在对于用户侧终端14输出格式数据图像数据时， 根据由属性获取部23获取的属性信息，将所输出的格式数据图像数据的 范围变更而输出。另外，属性信息与所输出的格式数据图像数据的范围之 间的具体的对应、即在何种属性信息时在何种范围内输出格式数据图像数 据的具体实例及其效果，将在后面详述。
另外，通过网络13与主机12连接的用户侧终端14是至少具备读取 访问用代码的代码读取部26、能够视觉确认地显示从主机12输出的复写 纸图像数据的显示部27的装置，包括例如具备用于读取2维代码的2维 代码读取器的个人计算机、构成为能够读取2维代码的带照相机的便携式 电话等。
接着，对于格式数据数据管理系统l的动作进行说明。 另外，在下面的说明中，设为存在一般的顾客(下面仅称为"顾客") 以及经营管理部的负责人(下面仅称为"经营管理部")，对于该顾客和 经营管理部发行电子格式数据。另外，对于顾客以及经营管理部已经赋予 了用户ID，将其与用户信息、认证信息、以及属性信息一起存放于用户信 息DB19。另外，对于顾客赋予"顾客"作为属性信息，对于经营管理部 赋予"经营管理部"作为属性信息。另外，设为顾客事先制作了合同书的原件作为格式数据，在该合同书的原件，未使用复写纸，顾客没有在书写 合同书的原件的同时没有制作合同书的副本。
图3是表示在由扫描仪17读取了合同书的原件后，将用于访问存放
于格式数据图像数据DB20中的格式数据图像数据的访问用代码输出给用 户之前的一系列的动作的流程图。在图3中，(A)栏表示主机12的动作， (B)栏表示格式数据图像数据生成部10的动作。
首先，通过格式数据图像数据生成部10的扫描仪17读取顾客书写的 合同书的原件，生成该原件的格式数据图像数据(下面为了说明的方便， 这里将生成的格式数据图像数据称为"合同书图像数据")(步骤SB1)。 由于在该步骤SB1生成的合同书图像数据根据顾客书写的合同书的原件 而生成，使用包含顾客的笔记或压印的印章等的图像的数据。
接着，格式数据图像数据生成部10将生成的合同书图像数据发送给 主机12 (步骤SB2)。
接收到的合同书图像数据的主机12将该合同书图像数据存放到格式 数据图像数据DB20中(步骤SA1)。这时，主机生成用于从用户侧终端 14访问该合同书图像数据的URL，将该URL和合同书图像数据、用户ID 建立对应并存放于格式数据图像数据DB20中。并且，主机12的访问用 代码生成部21基于生成的URL，生成与包含表示该URL的信息的访问用 代码相关的数据(步骤SA2)。并且，主机12将生成的访问用代码的数 据作为印刷数据发送给格式数据图像数据生成部10的打印机16 (步骤 SA3)。这时，主机12为了印刷两份记载有访问用代码的纸介质，其中一 份提供给顾客，而另一份提供给经营管理部，所以作为印刷数据将与访问 用代码相关的数据和表示顾客用的数据一起发送给打印机16，与此分开， 作为印刷数据将与访问用代码相关的数据和表示经营管理部用的数据一 起发送给打印机16。
图4 (A)表示由打印机16印刷，提供给顾客的纸介质的实例，图4 (B)表示由打印机16印刷，提供给经营管理部的纸介质的实例。
接收到与访问用代码相关的印刷数据的格式数据图像数据生成部10 的打印机16在纸介质(下面称为"提供用纸介质")上印刷该访问用代 码(步骤SB3)。具体地，基于与表示顾客用的数据一起被发送的访问用代码的印刷数据，如图4 (A)所示，将印刷有访问用代码以及是顾客用
的内容(图4 (A)的"客人副本"的记载)的提供用纸介质输出，并且，
基于与表示是经营管理部用的数据一起被发送的访问用代码的印刷数据，
如图4 (B)所示，将印刷有访问用代码以及是经营管理部用的内容(图4 (B)的"经营管理部副本"的记载)的提供用纸介质输出。这里所输出 的提供用纸介质被提供(输出)到顾客以及经营管理部(步骤SB4)。即 打印机16通过印刷提供用纸介质来作为访问用代码输出部发挥作用。
这样，在本实施方式中，在顾客书写合同书的原件之后，取代合同书 的副本，将图4 (A)以及图4 (B)所示那样的印刷有服务用代码的提供 用纸介质提供给顾客以及经营管理部。这里，过去，利用复写纸将与原件 同时制作的顾客用副本或经营管理部用副本交给顾客或经营管理部，但 是，这些副本记载有合同内容或顾客信息、各种注意事项等，往往是大规 模。但是，在本实施方式中，由于对提供用纸介质印字访问用代码即简单 的信息即足够，所以可以实现提供用纸介质的小型化，节约纸。进而，可 以縮小为了保管而应确保的空间，可以削减保管提供用纸介质的劳动力。 特别是，现有的合同书等的副本由于合同的内容、种类而大小不同的情况 也较多，但在本实施方式中，由于对全部的提供用纸介质印刷访问用代码 以及简单的信息即可，所以提供用纸介质的大小均匀，保管的作业容易。 另外，由于不再需要复写纸，所以削减复写纸的成本。
进而，过去的书面的副本包含顾客的姓名、住址等的个人信息、合同 的内容等、应当隐匿的信息的情况较多。在本实施方式中送来的提供用纸 介质，由于不印刷格式数据自身所包含的信息，所以可以谋求信息的保护。
接着，对于用户为了阅览合同书图像数据担当图像，提供用户侧终端 14访问主机12后，将合同书图像数据输出给用户侧终端14，将其显示在 显示部27作为电子格式数据之前的一系列的动作，使用图5的流程图进 行说明。
首先，主机12对是否从用户侧终端14有了对合同书图像数据的获取 请求进行监视(步骤SC1)。这里，若对基于用户侧终端14的对合同书 图像数据的获取请求进行说明，首先，阅览合同书图像数据的图像的用户 通过用户侧终端14的代码读取部26读取印刷在提供用纸介质上的访问用代码。由此，根据附加有访问用代码的URL的信息，对主机12进行该 URL所涉及的对合同书图像数据的获取请求。
这样，在本实施方式的格式数据数据管理系统1中，为了获取合同书 图像数据而通过用户侧终端14访问主机12的情况下，例如由于不需要利 用键盘敲打URL，可以通过由代码读取部26读取访问用代码的简单的动 作来进行访问，提高了用户的便利性。
在有了对合同书图像数据的获取请求的情况下(步骤SC1YES)，主 机12的认证部22进行认证动作，确认从正当的用户有了对合同书图像数 据的获取请求(步骤SC2)。这样，在本实施方式中，在有了对合同书图 像数据的获取请求的情况下，执行认证动作。因此，即使在用户丢失提供 用纸介质，并且他人获取该丢失的提供用纸介质的情况下，该他人也无法 获取合同书图像数据，安全性提高。
接着，主机12的属性获取部23提高获取用户的属性信息，判别该用 户端属性(步骤SC3)。进而，主机12访问格式数据图像数据DB20，获 取从用户侧终端14进行访问时的与URL相关的合同书图像数据(步骤 SC4)。
获取合同书图像数据之后，主机12的图像数据加工部24按照与属性 获取部23获取的用户的属性信息即被判别的属性相对应，决定(变更) 应该输出到用户侧终端14的合同书图像数据的范围，并输出该决定(变 更)的范围的方式，加工合同书图像数据(步骤SC5)。这里，关于步骤 SC5的动作进行详述。
在本实施方式的格式数据数据管理系统1中，预先，按照主机12的 每个用户的属性，设定应该输出到用户侧终端14的合同书图像数据的范 围。
具体地，在顾客的电子格式数据上显示有顾客姓名、地址等的个人信 息的全部信息才适当地作为合同书的副本发挥作用。因此，主机12的使 用者在属性信息为"顾客"的情况下，将合同书图像数据的全部的范围作 为输出对象来决定。另一方面，在经营管理部的电子格式数据上，有时即 使在没有显示有顾客姓名、地址等个人信息、顾客压印的印章的图像等的 情况下，也不会对业务造成影响。并且，这些个人信息从防止泄露的观点来看，要求不显示在经营管理部的电子格式数据上。因此，主机12的使 用者在属性信息为"经营管理部"的情况下，对于个人信息以及印章的图 像，不作为输出对象来决定。另外，上述功能通过安装于主机12的专用 的程序来实现。
并且，在步骤SC5中，主机12的图像数据加工部24按照将主机12 的使用者预先决定的合同书图像数据的范围输出到用户侧终端14的方式， 按每个属性信息加工合同书图像数据，变更应该向用户侧终端14输出的 合同书图像数据的范围。这时，图像数据加工部24对于向顾客的用户侧 终端14输出的合同书图像数据，附加表示顾客用的内容的数据，并且， 对于向经营管理部的用户侧终端14输出的合同书图像数据，附加表示经 营管理部用的内容的数据。
在由图像数据加工部24加工了合同书图像数据之后，主机12经由网 络13，将加工过的合同书图像数据输出到用户侧终端14 (步骤SC6)。 由此，能够将合同书图像数据的电子格式数据显示在用户侧终端14的显 示部27，并且用户能够视觉识别电子格式数据。
另外，在上述的步骤SC5 SC6所示的动作中，主机12作为格式数 据图像数据输出部发挥作用。
图6 (A)是表示显示在顾客的用户侧终端14的显示部27上的电子 格式数据的实例的图，图6 (B)是表示显示在经营管理部的用户侧终端 14的显示部27上的电子格式数据的实例的图。
如图6 (A)所示，在顾客的用户侧终端14显示电子格式数据时，显 示表示顾客用的副本的内容(图6 (A)中的"客人副本"的显示)，并 且，原样显示顾客书写的合同书的原件的图像。因此，顾客可以参照顾客 的笔迹或压印的印章的图像，可以识别在显示部27上显示的电子格式数 据是正确地基于合同书的原件而制作的事实。
另一方面，如图6 (B)所示，在经营管理部的用户侧终端14显示电 子格式数据时，显示表示顾客用的副本的内容(图6 (B)中的显示为"经 营管理部用"的显示)，并且，显示合同书的原件的图像。这时，通过比 较图6 (B)与图6 (A)，可清楚地知道，处于不显示与顾客的姓名相关 的信息、与地址相关的信息、以及压印的印章的图像的状态。由此，可靠地防止顾客的个人信息的泄漏。
如以上的说明，根据本实施方式，将格式数据图像数据生成部10生
成的格式数据图像数据存放于格式数据图像数据DB20，并且，由访问用 代码生成部21生成访问用代码，对于用户，代替格式数据的原件的副本， 提供印刷有该访问用代码的提供用纸介质。这里，过去，将利用复写纸与 原件同时制作的顾客用副本或经营管理部用副本交给顾客或经营管理部， 这些副本记载有合同内容或顾客信息、各种注意事项等，往往是大规模。 但是，在本实施方式中，由于对提供用纸介质印刷访问用代码即简单的信 息即足够，所以可以实现提供用纸介质的小型化，节约纸。进而，可以縮 小为了保管而应确保的空间，可以削减保管提供用纸介质的劳动力。
另外，根据印刷在提供用纸介质上的访问用代码，在对于主机12有 了格式数据图像数据的获取请求时，由主机12的属性获取部23获取用户 的属性信息，根据该属性信息，变更用户侧终端14输出的格式数据图像 数据的范围。由此，在将电子格式数据显示于显示部27时，由于不显示 不需要的信息，所以可以谋求信息的保护。
另外，根据本实施方式，通过由打印机16印刷记载有访问用代码的 提供用纸介质，将该提供用纸介质提供给用户，由此，将访问用代码提供 给(输出)用户。由此，如上述，由于只要对提供用纸介质印刷访问用代 码以及简单的信息即足够，所以可以实现提供用纸介质的小型化，节约纸。 进而，可以縮小为了保管而确保的空间，可以削减提供用纸介质的保管的 劳动力。进而，用户为了获取合同书图像数据而通过用户侧终端14访问 主机12的情况下，例如，不需要利用键盘敲打URL，通过由代码读取部 26读取记载于提供用纸介质上的访问用代码的简单的动作，可以没有错误 地访问希望的格式数据图像数据，提高了用户的便利性。
另外，上述的实施方式仅是表示本发明的一个实施方式的形式，在本 发明的范围内能够任意进行变形以及应用。
在上述的实施方式中，通过将提供用纸介质提供给用户，由此将访问 用代码提供(输出)给用户，但对用户提供访问用代码的方法并不限于此。 例如，也可以向作为用户使用的终端装置而预先设定的用户侧终端14或 其他的个人计算机或便携式电话所对应的邮件地址，以电子邮件的方式，将与由访问用代码生成部21生成的访问用代码相关的数据发送给用户， 由此，将访问用代码提供给用户。
根据该结构，由于在对用户提供访问用代码时不需要纸，可以实现进 一步的纸的削减。
另外，虽然在上述的实施方式中，在图3的步骤SB1中，通过由扫描 仪17'读取合同书的原件，生成格式数据图像数据，但格式数据图像数据 的生成方法并不限于此。例如，如上述，也可以从主机12将与格式数据 的原件相关的印刷数据输出给打印机16，打印机16根据该印刷数据，印 刷输出格式数据的原件，在通过未图示的传输机构将所输出的格式数据的 原件传输到扫描仪17的规定的位置后，扫描仪17读取格式数据的原件， 生成格式数据图像数据。
根据该构成，由于根据由打印机16输出的格式数据的原件自动生成 格式数据图像数据，所以格式数据图像数据的生成变得简易。
另外，虽然在上述的实施方式中，将格式数据图像数据对用户侧终端 14输出的次数没有限制，但也可以对该输出次数设置限制。例如，在格式 数据图像数据DB存放格式数据图像数据时，主机12 —起存放表示输出 次数的数据。并且，在有了格式数据图像数据的输出请求时，主机12参 照表示该输出的次数的数据，仅在到达所设定的限制次数之前的期间内输 出格式数据图像数据，防止超过预先决定的次数输出格式数据图像数据。
这种情况下的限制次数可以按照每个格式数据图像数据而设定，也可以按 照每个用户或用户和格式数据图像数据的每个组合来设定。
根据该结构，例如，防止需要以上地输出格式数据图像数据，由此， 防止他人不正当地获取格式数据图像数据，可以谋求可靠性的提高。
另外，在上述的实施方式中，在将格式数据图像数据生成部10生成 的格式数据图像数据存放于格式数据图像数据DB20中时，也可以对该数
据进行加密。
根据该结构，能够将加密后的格式数据图像数据作为可靠性高的唯一 的数据，与纸件的格式数据的原件相同地处理。
另外，虽然在上述的实施方式中，在图3以及图5的流程图中，以合 同书作为格式数据进行说明，但格式数据并不限于合同书，可以广泛地应用在申请书、发票其他需要副本的格式数据中。
另外，虽然在上述的实施方式中，不在经营管理部的电子格式数据中 显示顾客的个人信息，但不被显示的信息不限于此，可以根据业务来是适 当设计。
另外，在上述的实施方式中，记载在提供用纸介质上的访问用代码对 于顾客和经营管理部而言是相同的。但是，在将格式数据图像数据存放于
格式数据图像数据DB20时，主机12也可以按照分别存放顾客和经营管 理部的各自的URL，顾客和经营管理部访问与各自的URL相关的格式数 据图像数据的方式，分别在提供用纸介质上记载访问用代码。
权利要求
1、一种格式数据数据管理系统，具备格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件，生成格式数据图像数据；数据库，存放所述格式数据图像数据；访问用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像数据进行访问的访问用代码；访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代码；和格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数据，对操作所述外部终端进行访问的用户的属性进行判别，根据判别的所述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输出所决定的范围。
2、 根据权利要求l所述的格式数据数据管理系统，其特征在于， 所述访问用代码输出部具备能够印刷所述访问用代码的印刷装置。
3、 根据权利要求1所述的格式数据数据管理系统，其特征在于， 所述访问用代码输出部对应该由所述用户操作的预先设定的装置，以电子邮件输出所述访问用代码。
4、 根据权利要求1 3中任意一项所述的格式数据数据管理系统，其 特征在于，所述格式数据图像数据生成部具备-印刷装置，印刷所述原件；和扫描仪，自动扫描由该印刷装置印刷好的所述原件，生成所述格式数 据图像数据。
5、 根据权利要求1 3中任意一项所述的格式数据数据管理系统，其 特征在于，所述格式数据图像数据输出部仅以预先设定的限制次数对所述外部 终端输出从所述数据库中读出的所述格式数据图像数据。
6、 一种控制方法，是管理格式数据图像数据的格式数据数据管理系 统的控制方法，在所述控制方法中，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件，生成格式数据图像数据；存放生成的所述格式数据图像数据；生成用于访问被存放的所述格式数据图像数据的访问用代码； 将生成的所述访问用代码输出给所述用户；当所述用户根据所述访问用代码操作外部终端来访问所述格式数据 数据管理系统时，读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数据；对操作所述外部终端进行访问的所述用户的属性进行判别；根据所判别的属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部 终端的范围；输出决定的所述格式数据图像数据的所述范围。
全文摘要
本发明提供一种格式数据数据管理系统。格式数据图像数据生成部，读取应该复制并提供给用户的格式数据的原件，生成格式数据图像数据。数据库，存放所述格式数据图像数据。访问用代码生成部，生成用于对存放于该数据库中的所述格式数据图像数据进行访问的访问用代码。访问用代码输出部，对所述用户输出所述访问用代码。格式数据图像数据输出部，当外部终端根据所述访问用代码进行访问时，从所述数据库读出与所述访问用代码对应的所述格式数据图像数据，对操作所述外部终端进行访问的用户的属性进行判别，根据判别的所述属性，从所述格式数据图像数据中决定输出到所述外部终端的范围，输出所决定的范围。
文档编号G06Q50/00GK101546399SQ200910129729
公开日2009年9月30日 申请日期2009年3月24日 优先权日2008年3月28日
发明者古屋智章, 高桥秀明 申请人:精工爱普生株式会社