文件处理方法
【专利摘要】本发明提供一种文件处理方法，其适用于文件处理系统，文件处理系统包括用户端电脑与多功能事务机；文件处理方法包括下列步骤：当使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令时，文件处理系统判断电子文件是否已存档；若否，则在用户端电脑产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。
【专利说明】文件处理方法
【技术领域】
[0001]本发明是有关于一种文件处理技术，且特别是有关于一种文件处理方法。
【背景技术】
[0002]现有打印机在打印电子文件时无法提醒使用者储存档案，而当使用者忘记储存时，会遗失该份电子文件。又由于当电脑中毒或硬盘损毁也可能会遗失大量文件。此外，电子文件经打印或是纸本文件经复印/传真后，在打印机上无人领取的打印纸张，成为资料外泄的风险来源，因此未经授权的第三者很容易窃取其中的机密资料。因此如何管理打印/复印/传真之后的文件以及如何在文件处理过程中获得档案备份的保障，这是一个有待克服的课题。
【发明内容】
[0003]有鉴于此，本发明提出文件处理方法，藉以解决先前技术所述及的问题。
[0004]本发明提供一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括用户端电脑(client computer)以及多功能事务机(mult1-functional printer)。文件处理方法包括下列步骤:当使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令时，判断电子文件是否已存档；若否，则用户端电脑产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；以及将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。
[0005]本发明另提出一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，文件处理方法包括下列步骤:验证使用者的使用者识别信息；当使用者为允许的用户时，允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达复印指令；以及执行复印指令以将该纸本文件转换成文件图像，且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。
[0006]本发明另提出一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，文件处理方法包括下列步骤:当使用者从多功能事务机对用户端电脑的电子文件下达打印指令时，判断电子文件是否已存档；若否，则多功能事务机产生提醒请求以询问使用者是否对电子文件存档；若是或当使用者回应提醒请求对电子文件存档时，则多功能事务机根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值；以及将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。
[0007]本发明另提出一种文件处理方法，适用于文件处理系统，文件处理系统包括多功能事务机，文件处理方法包括下列步骤:验证使用者的使用者识别信息；当使用者为允许的用户时，允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达传真指令；以及执行传真指令以将纸本文件转换成文件图像，且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到接收端的纸张上，且将文件图像备份在储存单元。
[0008]在本发明的一实施例中，特征值包括一段文字、一段可解的编码、索引值或行动条码(QR code)的至少一者。
[0009]在本发明的一实施例中，特征值包括文件图像的储存路径。
[0010]在本发明的一实施例中，储存单元为多功能事务机的储存模块。
[0011]在本发明的一实施例中，储存模块包括硬盘、存储卡、存储盘、磁带机、光盘或磁盘阵列系统。
[0012]在本发明的一实施例中，储存单元包括档案库(archives)或云端服务器(cloudserver)及文件管理中心(file control center)的至少一者。
[0013]在本发明的一实施例中，使用者从文件处理系统登录储存单元时，验证使用者是否为允许的用户，若是，则进入还原档案执行程序，若否，则禁用而退出该储存单元。
[0014]在本发明的一实施例中，还原档案执行程序包括步骤:提供使用者主界面，并引导使用者输入特征值；以及提供使用者次界面，以搜索符合特征值对应的文件图像，并指示使用者还原档案。
[0015]在本发明的一实施例中，文件处理方法还包括步骤:文件处理系统允许使用者依其权限从用户端电脑查阅储存模块单元所储存的文件图像的历程记录。
[0016]在本发明的一实施例中，文件处理方法还包括步骤:文件处理系统允许使用者在查阅该文件图像的历程记录时要求将文件图像传送到特定位置，或以信息格式传送到特定位置。
[0017]在本发明的一实施例中，储存单元还包括记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。
[0018]在本发明的一实施例中，若使用者仍未回应该提醒请求对电子文件存档，则禁止对电子文件执行对应的处理。
[0019]在本发明的一实施例中，提醒请求为提醒窗口，以当判断电子文件未存档时，询问使用者是否对电子文件存档。
[0020]在本发明的一实施例中，用户端电脑为智能手机、平板电脑或个人电脑。
[0021]在本发明的一实施例中，使用者主界面的画面显示在用户端电脑的显示屏幕上或多功能事务机的显示屏幕上。
[0022]在本发明的一实施例中，使用者识别信息包括使用者密码或身份识别码。
[0023]在本发明的一实施例中，使用者从该文件处理系统登录储存单元时，验证使用者是否为允许的用户，若是，则进入还原档案执行程序，若否，则禁用而退出储存单元。
[0024]基于上述，本发明的文件处理方法在打印电子文件时，若电子文件尚未存档时会在用户端电脑提醒使用者。另一方面，倘若使用者对纸本文件进行复印或传真时，会先验证及确认使用者的使用者识别信息。此外，待打印的电子文件或待复印/待传真的纸本文件经转换成为文件图像之后可以备份到储存单元，且打印到纸张的内容包含特征值，方便使用者日后追踪所备份的文件图像。如此一来，使用者可以获得档案备份的保障以及提高信息管理的安全性。
[0025]为让本发明的上述特征和优点能更明显易懂，下文特举实施例，并配合所示附图作详细说明如下。【专利附图】
【附图说明】
[0026]图1是本发明一实施例的多功能事务机的电路方块图；
[0027]图2是本发明一实施例的文件处理系统的示意图；
[0028]图3是本发明一实施例执行打印功能的文件处理方法的流程图；
[0029]图4示出在用户端电脑的显示屏幕产生提醒窗口 ；
[0030]图5是本发明另一实施例的文件处理方法的流程图；
[0031]图6是本发明另一实施例执行复印功能的文件处理方法的流程图；
[0032]图7是本发明另一实施例执行传真功能的文件处理方法的流程图；
[0033]图8是本发明另一实施例执行还原档案功能的文件处理方法的流程图；
[0034]图9是本发明一实施例的使用者主界面示意图；
[0035]图10是本发明一实施例的使用者次界面示意图；
[0036]图11是本发明一实施例的具有嵌入特征值的打印文件示意图。
[0037]附图标记说明:
[0038]10:中央处理单元；
[0039]12:输入/输出模块；
[0040]14:扫描模块；
[0041]16:打印模块；
[0042]18:电脑界面模块；
[0043]20:储存模块；
[0044]22:存储器模块；
[0045]24:通信模块；
[0046]26:解码器；
[0047]100:多功能事务机；
[0048]110:用户端电脑；
[0049]120:档案库；
[0050]130:云端服务器；
[0051]140:文件管理中心；
[0052]200:文件处理系统；
[0053]P1、P2、P3、P4:位置;
[0054]S301 ?S317、S601 ?S611、S701 ?S711、S801 ?S817:步骤。
【具体实施方式】
[0055]现将详细参考本发明的实施例，并在附图中说明所述实施例的实例。另外，在附图及实施方式中使用相同标号的元件/构件代表相同或类似部分。
[0056]在例示性实施例中将提出文件处理系统的数种文件处理方法的流程。文件处理系统在执行电子文件的打印或对纸本文件复印/传真的过程中，将待打印的电子文件或待复印的纸本文件经转换成为文件图像。电子文件泛指可在电脑操作及显示的各种文件档案。在详细说明本发明的文件处理方法之前，为了使本领域的普通技术人员能够更清楚应用文件处理系统的相关架构，下文先明确地描述多功能事务机(mult1-functional printer)以及文件处理系统的电路架构。
[0057]图1是本发明一实施例的多功能事务机的电路方块图。请参阅图1，此多功能事务机100包括中央处理单元10、输入/输出(Input/Output，I/O)模块12 (例如，显示面板与按键、或是触控面板)、扫描模块14、打印模块16、电脑界面模块18、可用于备份文件图像的储存模块20、可作为资料缓冲器的存储器模块22 (例如，随机存取存储器)以及通信模块
24。中央处理单兀10包含解码器26。输入/输出模块12、扫描模块14、打印模块16、电脑界面模块18、储存模块20、存储器模块22及通信模块24连接中央处理单元10。储存模块20具体可以为硬盘、存储卡、存储盘、磁带机、光盘片或磁盘阵列系统，但不以此为限。
[0058]图2是本发明一实施例的文件处理系统的示意图。请合并参阅图1和图2，文件处理系统200包括用户端电脑(client computer) 110以及多功能事务机100。用户端电脑110可电性连接多功能事务机100，或者是用户端电脑110通过有线网络或无线网络而连接至多功能事务机100的通信模块24，通信模块24可以为无线网络、有线网络或者是传真模块或者其中的组合，在此不加以局限。多功能事务机100的储存模块20可用于备份文件图像。此外，用户端电脑110具体可以为智能手机、平板电脑或个人电脑，或是其他可编辑、阅读电子文件的电子设备。
[0059]值得一提的是，图2也显示另一种文件处理系统200的处理型态，包括用户端电脑110以及多功能事务机100。用户端电脑110可电性连接多功能事务机100，或者是用户端电脑Iio通过有线网络或无线网络而连接至多功能事务机100的通信模块24，通信模块24可以为无线网络、有线网络或者是传真模块或者其中的组合，在此不加以局限。从图2所示，打印的指令可以由用户端电脑110下达该等指令给多功能事务机100，也可以是多功能事务机100通过所述的通信模块24与用户端电脑110连接，即在多功能事务机100对用户端电脑110所开启或正在执行/作业的档案也或画面经操作后执行打印/传真作业，这些仅是对可行的文件处理方法的其中的方法之一，在其他可具体实施的部分应也均被涵盖。
[0060]多功能事务机100可通过网络连接到网络服务器以备份文件图像。举例而言，多功能事务机100将文件图像备份到档案库(archives) 120或云端服务器(cloudserver) 130 或文件管理中心(file control center) 140。
[0061 ] 下文将详细说明本发明的各种文件处理方法。
[0062][第一实施例]
[0063]当使用者在用户端开启电子文件或是在编辑电子文件之后，可能会进行打印。图3是本发明一实施例执行打印功能的文件处理方法的流程图。请参阅图3，文件处理方法的步骤如下。
[0064]如步骤S301所示，使用者从用户端电脑对电子文件下达打印指令。接着如步骤S303所示，文件处理系统判断电子文件是否已存档，倘若否则进入步骤S305，倘若是则进入步骤S307。
[0065]如步骤S305所示，电子文件尚否存档，为了避免使用者忘记储存电子文件，在用户端电脑提醒使用者。举例而言，图4示出在用户端电脑的显示屏幕产生提醒窗口，提醒窗口中具有提醒请求，可以询问使用者是否对电子文件存档。举例而言，使用者还可以选择欲储存档案的目地路径及/或文件名，并将电子文件存档。然后进入步骤S307。如步骤S307所示，判断使用者是否回应提醒请求而对电子文件存档，若判断结果为是，进入步骤S311。在步骤S307中若使用者仍未回应提醒请求，则禁止对电子文件执行对应的处理(步骤S309)。
[0066]如步骤S311所示，多功能事务机的中央处理单元可根据电子文件中的注记文字或打印信息产生特征值。接着如步骤S313所示，将特征值结合于电子文件内容而转换成文件图像，使特征值随着电子文件的内容打印到纸张上，且将文件图像备份在储存单元。
[0067]承上述，所指的注记文字可以是粗体文字、加底线文字或荧光文字等，而所产生的特征值可以包括一段文字、一段可解的编码、索引值或行动条码(QR code)，但不以此为限。优选地，特征值还可以包括所述文件图像的储存路径。
[0068]其中，文件图像的格式可以为pdf、doc、docx、html、jpg、png、bmp或gif,但不以此为限。
[0069]其中，多功能事务机的打印模块可将特征值打印在纸张的边沿或角落而不影响打印文件的内容，或者将特征值以粗体文字或加底线文字印在打印文件的内容之中，或者将特征值以浮水印形式打印在打印文件的背景内容。图11是本发明一实施例的具有嵌入特征值的打印文件示意图，请参照图11，举例而言，特征值的打印位置可以是在位置P1、P2、P3和P4的至少一者。图11中，特征值在位置P1、P2、P3和P4分别对应为粗体文字、加底线文字、行动条码和一段包含文件图像的储存路径的文字。本发明对于特征值的形式或打印位置不特别限制，可以根据使用者的需求而有所更动。
[0070]其中，储存单元可以如图1所示出的多功能事务机100的储存模块20。此外，储存单元也可以如图2所示出的档案库120、云端服务器130及文件管理中心140的至少一者，从而多功能事务机100的中央处理单元10可将文件图像储存至档案库120或云端服务器130或多功能事务机的储存模块20，或以电子邮件方式传送到文件管理中心140。文件管理中心140能够依照档案得知哪一个使用者使用了打印功能。此外，档案库120、云端服务器130、储存模块20或文件管理中心140还可记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。如此一来，使用者可以获得档案备份的保障。
[0071]为了完善上述方案，文件处理系统中的储存单元(例如，档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心)还可以设定使用者权限，且可依使用者的设定来加密，据以管理各文件图像及/或防止骇客窃取资料。
[0072]图5是本发明另一实施例的文件处理方法的流程图。请参阅图5。在例示性实施例中，如图3所示的步骤S313之后，还可以包括步骤S315与S317。
[0073]如步骤S315所示，文件处理系统允许使用者依其权限从用户端电脑查阅储存单元(例如，档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心)也可以通过多功能事务机配置的一 NFC模块、DLNA模块，将档案传输到对应的移动电话、平板电脑的储存装置或硬盘内；所储存的文件图像的历程记录。历程记录可以包括文件图像的事件名称说明、日期资料、时间资料、流水号。
[0074]由于档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心可记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息，因此使用者可通过智能手机、平板电脑或个人电脑依日期、使用者信息或电脑名称信息的排序来搜素相关的文件图像，从而方便使用者追踪所备份的文件图像。
[0075]接着如步骤S317所示，文件处理系统允许使用者在查阅文件图像的历程记录时要求将文件图像传送到特定位置，或以信息格式(例如电子邮件方式)传送到特定位置。
[0076]在又一例示性实施例中，由于打印后的纸张具有特征值，而特征值包括一段文字或索引值，甚者还包括文件图像的储存路径(例如在图11位置P4的特征值)。因此，使用者在步骤S315和步骤S317的过程中，可以参看纸张上的特征值来追踪所备份的文件图像。
[0077]在又一例示性实施例中，由于打印后的纸张具有特征值，而特征值可以是一段可解的编码。当使用者欲寻找打印文件的相关文件图像时，可通过多功能事务机的扫描模块对此特征值扫描，再通过文件处理系统来告知使用者，从而得知文件图像的储存路径。
[0078]在又一例示性实施例中，以图11的位置P3为例，特征值是行动条码(QR code)。当使用者欲寻找打印文件的相关文件图像时，可通过多功能事务机的扫描模块对行动条码扫描，或是以智能手机或平板电脑对行动条码扫描，再通过文件处理系统来告知使用者，例如显示在用户端电脑的显示屏幕上或多功能事务机的显示屏幕上，从而得知文件图像的储存路径。
[0079][第二实施例]
[0080]为了管理未经授权而使用多功能事务机的复印/传真功能，当使用者欲使用多功能事务机进行复印/传真功能前，必须在多功能事务机的输入/输出模块(例如，按键或触控面板)输入使用者密码，或是在多功能事务机的读卡机上验证感应卡，或者以其方式先验证使用者的身份。
[0081]图6是本发明另一实施例执行复印功能的文件处理方法的流程图。请参阅图6，文件处理方法的步骤如下。
[0082]如步骤S601所示，验证使用者的使用者识别信息，藉以提升信息管理的安全性及/或限制输出纸本文件。使用者识别信息可包括使用者密码或身份识别码，但不以此为限。
[0083]接着如步骤S603所示，多功能事务机判断使用者是否为允许的用户，倘若否则进入步骤S605，倘若是则进入步骤S607。
[0084]如步骤S605所示，使用者不是允许的用户，因此禁用多功能事务机。
[0085]如步骤S607所示，使用者是允许的用户，因此允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达复印指令的功能。
[0086]接着如步骤S609所示，当多功能事务机执行复印指令时，将纸本文件转换成文件图像且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到纸张上。
[0087]承上述，所指的注记文字可以是粗体文字、加底线文字或荧光文字等，而所产生的特征值可以包括一段文字、一段可解的编码、索引值或行动条码(QR code)，但不以此为限。此外，特征值还可以包括所述文件图像的储存路径(例如在图11位置P4的特征值)。
[0088]其中，文件图像的格式可以为pdf、doc、docx、html、jpg、png、bmp或gif,但不以此为限。
[0089]其中，多功能事务机的打印模块可将特征值打印在纸张的边沿或角落而不影响复印文件的内容，或者将特征值以粗体文字或加底线文字印在打印文件的内容之中，或者将特征值以浮水印形式打印在复印文件的背景。
[0090]接着如步骤S611所示，多功能事务机将文件图像备份在储存单元，例如将文件图像储存至档案库、云端服务器或储存模块，或以电子邮件方式传送到文件管理中心。文件管理中心或档案库或者是云端服务器能够依照档案得知哪一个使用者使用了复印功能。此夕卜，档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心还可记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。如此一来，使用者可以获得档案备份的保障及便于作为使用者目后搜索档案的特征值。
[0091]为了完善上述方案，文件处理系统中的档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心还可以设定使用者权限，且可依使用者的设定来加密，据以管理各文件图像及/或防止骇客窃取资料。
[0092]在又一例示性实施例中，如图6的步骤S611之后，还可包括如图5所示的步骤S315与S317。请参见图5对应的说明，在此不再赘述。
[0093][第三实施例]
[0094]图7是本发明另一实施例执行传真功能的文件处理方法的流程图。请参阅图7，文件处理方法的步骤如下。
[0095]如步骤S701所示，验证使用者的使用者识别信息，藉以提升信息管理的安全性及/或限制输出纸本文件。使用者识别信息可包括使用者密码或身份识别码，但不以此为限。
[0096]接着如步骤S703所示，多功能事务机判断使用者是否为允许的用户，倘若否则进入步骤S705，倘若是则进入步骤S707。
[0097]如步骤S705所示，使用者不是允许的用户，因此禁用多功能事务机。
[0098]如步骤S707所示，使用者是允许的用户，因此允许使用者从多功能事务机对纸本文件下达传真指令的功能。
[0099]接着如步骤S709所示，当多功能事务机执行传真指令时，将纸本文件转换成文件图像且根据文件图像中的注记文字或打印信息产生特征值，且将特征值结合纸本文件的内容而打印到接收端的纸张上。
[0100]承上述，所指的注记文字可以是粗体文字、加底线文字或荧光文字等，而所产生的特征值可以包括一段文字、一段可解的编码、索引值或行动条码(QR code)，但不以此为限。此外，特征值还可以包括所述文件图像的储存路径(例如在图11位置P4的特征值)。
[0101]其中，文件图像的格式可以为pdf、doc、docx、html、jpg、png、bmp或gif,但不以此为限。
[0102]其中，多功能事务机的打印模块可将特征值打印在纸张的边沿或角落而不影响传真文件的内容，或者将特征值以粗体文字或加底线文字印在打印文件的内容之中，或者将特征值以浮水印形式打印在传真文件的背景。
[0103]接着如步骤S711所示，多功能事务机将文件图像备份在储存单元，例如将文件图像储存至档案库、云端服务器或储存模块，通过多功能事务机配置的一 NFC模块、DLNA模块，将档案传输到对应的移动电话、平板电脑的储存装置或以电子邮件方式传送到文件管理中心。文件管理中心或档案库或者是云端服务器能够依照档案得知哪一个使用者使用了传真功能。此外，档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心还可记录关联于电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。如此一来，使用者可以获得档案备份的保障及便于作为使用者日后搜索档案的特征值。
[0104]在又一例示性实施例中，如图7的步骤S711之后，还可包括如图5所示的步骤S315与S317。请参见图5对应的说明，在此不再赘述。[0105][第四实施例]
[0106]由于通过打印/复印/传真之后的纸本上具有特征值，因此使用者可以根据这特征值去找寻对应的文件图像。图8是本发明另一实施例执行还原档案功能的文件处理方法的流程图。请参阅图8，文件处理方法的步骤如下。
[0107]如步骤S801所示，文件处理系统验证使用者权限，以便登录储存单元(储存单元例如图1至图2所示的档案库120或云端服务器130或文件管理中心140或储存模块20)。使用者可以在用户端电脑(例如手机、平板电脑)登录，或以使用者的卡片、辨识卡或是生理参数(指纹)通过接收器辨识验证通过后登录，或是从多功能事务机的输入/输出模块登录，或是通过连接此文件处理系统的外部服务器登录，本发明不以此为限。
[0108]接着如步骤S803所示，文件处理系统判断使用者是否为允许的用户，倘若判断结果为否则进入步骤S805，倘若判断结果为是则进入步骤S807。
[0109]如步骤S805所示，登录系统的使用者不是允许的用户，因此停用系统功能。
[0110]如步骤S807所示，提供一使用者主界面，并引导使用者输入特征值，或是文件处理系统可以设定属性预设值。举例而言，如图9示出的使用者主界面，倘若使用者点选属性为“文字”，接着使用者主界面可以引导使用者输入关键字或搜索位置。请再参照图11，相关范例如下。输入关键字的部分的范例1，使用者可以利用位置Pl的特征值，所输入粗体文字的内容为“换句话说，在移动式清洁装置…”。或者，输入关键字的部分的范例2，使用者可以利用位置P2的 特征值，所输入加底线文字的内容为“通常会将测量模块122…”。或者，输入搜索位置部分的范例3，使用者可以利用位置P4的特征值，所输入文字的内容为“C:\123\AAA\20120830160503”。
[0111]接着，如步骤S809所示，文件处理系统根据使用者的输入值来决定特征值属性。经判断后的特征值属性如步骤S811、S813、S815所示，可以分别为QR码、文字、其他属性的特征值，接着进入步骤S817。
[0112]如步骤S817所示，提供使用者主、次界面，并搜索符合特征值对应的文件图像，且指示使用者还原档案。请参照图9和图10。图9是本发明一实施例的使用者主界面示意图，图10是本发明一实施例的使用者次界面示意图。使用者主、次界面可以显示在使用者的电脑的显示屏幕上，或者是显示在多功能事务机的显示屏幕上，或者是使用者的电子产品的显示屏幕上，在此不加以局限。举例而言，如图10示出的使用者次界面，当特征值属性为QR码(如图11的位置P3)时，文件处理系统可以引导使用者，将文件(打印/复印/传真之后的纸张)置入扫描器进行辨识，并搜索符合特征值对应的文件图像。
[0113]在此须加以说明的是，文件在辨识的作业中，可先通过如图1所示出的多功能事务机的中央处理单元10的解码器26进行解码后，再进行档案的特征值搜索，以找出符合特征值的文件图像。此外，还原档案的处理方式可包括通过蓝牙或其他通信界面将档案以E-MAIL或存回指定文件夹方式传输至使用者的手机、平板电脑或其他终端机，或者仅打开符合特征值的文件图像的档案而不做任何传输处理。上述仅为各种举例，当然可以有其他的方式、态样在可达成情况下均被本实施例所包含。如此一来，使用者可以追踪所备份的文件图像，且可获得档案备份的保障。
[0114]综上所述，本发明实施例的文件处理方法在对电子文件执行打印过程中，倘若电子文件尚未存档时会在用户端电脑提醒使用者。另一方面，倘若使用者对纸本文件进行复印或传真时，会先验证及确认使用者识别信息而避免不允许的使用者使用多功能事务机。此外，将待打印的电子文件或待复印/待传真的纸本文件转换成为文件图像之后可以备份到档案库、云端服务器、储存模块或文件管理中心的其中一者，且打印到纸张的内容包含有特征值，方便使用者日后追踪所备份的文件图像。如此一来，使用者可以获得档案备份的保障、提高信息管理及文件管理的安全性。
[0115]最后应说明的是:以上各实施例仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述各实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解:其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围。
【权利要求】
1.一种文件处理方法，其特征在于，适用于一文件处理系统，该文件处理系统包括一用户端电脑以及一多功能事务机，该文件处理方法包括: 当一使用者从该用户端电脑对一电子文件下达一打印指令时，判断该电子文件是否已存档； 若否，则该用户端电脑产生一提醒请求以询问该使用者是否对该电子文件存档； 若是或当该使用者回应该提醒请求对该电子文件存档时，则该多功能事务机根据该电子文件中的注记文字或打印信息产生一特征值；以及 将该特征值结合于该电子文件内容而转换成一文件图像，使该特征值随着该电子文件的内容打印到纸张上，且将该文件图像备份在一储存单元。
2.根据权利要求1所述的文件处理方法，其特征在于，该特征值包括一段文字、一段可解的编码、一索引值及一行动条码的至少一者。
3.根据权利要求1所述的文件处理方法，其特征在于，该特征值包括该文件图像的储存路径。
4.根据权利要求1所述的文件处理方法，其特征在于，该储存单元为该多功能事务机的一储存模块。
5.根据权利要求4所述的文件处理方法，其特征在于，该储存模块包括一硬盘、一存储卡、一存储盘、一磁带机、一光盘或一磁盘阵列系统。
6.根据权利要求1所述 的文件处理方法，其特征在于，该储存单元包括一档案库、一云端服务器及一文件管理中心的至少一者。
7.根据权利要求4或6所述的文件处理方法，其特征在于，该使用者从该文件处理系统登录该储存单元时，验证该使用者是否为允许的用户，若是，则进入一还原档案执行程序，若否，则禁用而退出该储存单元。
8.根据权利要求7所述的文件处理方法，其特征在于，该还原档案执行程序包括: 提供一使用者主界面，并引导该使用者输入该特征值；以及 提供一使用者次界面，以搜索符合该特征值对应的该文件图像，并指示该使用者还原档案。
9.根据权利要求4或6所述的文件处理方法，其特征在于，还包括:该文件处理系统允许该使用者依其权限从该用户端电脑查阅该储存模块单元所储存的该文件图像的历程记录。
10.根据权利要求9所述的文件处理方法，其特征在于，还包括:该文件处理系统允许该使用者在查阅该文件图像的历程记录时要求将该文件图像传送到一特定位置，或以信息格式传送到该特定位置。
11.根据权利要求1所述的文件处理方法，其特征在于，该储存单元还包括记录关联于该电子文件的电脑名称信息、使用者信息或时间信息。
12.根据权利要求1所述的文件处理方法，其特征在于，若该使用者仍未回应该提醒请求对该电子文件存档，则禁止对该电子文件执行对应的处理。
13.根据权利要求1或12所述的文件处理方法，其特征在于，该提醒请求为一提醒窗口，以当判断该电子文件未存档时，询问该使用者是否对该电子文件存档。
14.根据权利要求1所述的文件处理方法，其特征在于，该用户端电脑为一智能手机、一平板电脑或一个人电脑。
15.根据权利要求8所述的文件处理方法，其特征在于，该使用者主界面的画面显示在该用户端电脑的显示屏幕上或该多功能事务机的显示屏幕上。
16.—种文件处理方法,其特征在于，适用于一文件处理系统，该文件处理系统包括一多功能事务机，该文件处理方法包括: 验证一使用者的一使用者识别信息； 当该使用者为允许的用户时，允许该使用者从该多功能事务机对一纸本文件下达一复印指令；以及 执行该复印指令以将该纸本文件转换成一文件图像，且根据该文件图像中的注记文字或打印信息产生一特征值，且将该特征值结合该纸本文件的内容而打印到纸张上，且将该文件图像备份在一储存单元。
17.根据权利要求16所述的文件处理方法，其特征在于，该使用者识别信息包括一使用者密码或一身份识别码。
18.根据权利要求16所述的文件处理方法，其特征在于，该储存单元为该多功能事务机的一储存模块。
19.根据权利要求18所述的文件处理方法，其特征在于，该储存模块包括一硬盘、一存储卡、一存储盘、一磁带机、一光盘或一磁盘阵列系统。
20.根据权利要求16所述的文件处理方法，其特征在于，该储存单元包括一档案库、一云端服务器及一文件管理中`心的至少一者。
21.根据权利要求18或20所述的文件处理方法，其特征在于，该使用者从该文件处理系统登录该储存单元时，验证该使用者是否为允许的用户，若是，则进入一还原档案执行程序，若否，则禁用而退出该储存单元。
22.根据权利要求21所述的文件处理方法，其特征在于，该还原档案执行程序包括: 提供一使用者主界面，并引导该使用者输入该特征值；以及 提供一使用者次界面，以搜索符合该特征值对应的该文件图像，并指示该使用者还原档案。
23.根据权利要求18或20所述的文件处理方法，其特征在于，还包括:该文件处理系统允许该使用者依其权限从一用户端电脑查阅该储存模块单元所储存的该文件图像的历程记录。
24.根据权利要求23所述的文件处理方法，其特征在于，还包括:该文件处理系统允许该使用者在查阅该文件图像的历程记录时要求将该文件图像传送到一特定位置，或以信息格式传送到该特定位置。
25.根据权利要求23所述的文件处理方法，其特征在于，该用户端电脑为一智能手机、一平板电脑或一个人电脑。
26.根据权利要求22所述的文件处理方法，其特征在于，该使用者主界面的画面显示在该用户端电脑的显示屏幕上或该多功能事务机的显示屏幕上。
27.—种文件处理方法,其特征在于，适用于一文件处理系统，该文件处理系统包括一用户端电脑以及一多功能事务机，该文件处理方法包括: 当一使用者从该多功能事务机对该用户端电脑的一电子文件下达一打印指令时，判断该电子文件是否已存档； 若否，则该多功能事务机产生一提醒请求以询问该使用者是否对该电子文件存档；若是或当该使用者回应该提醒请求对该电子文件存档时，则该多功能事务机根据该电子文件中的注记文字或打印信息产生一特征值；以及 将该特征值结合于该电子文件内容而转换成一文件图像，使该特征值随着该电子文件的内容打印到纸张上，且将该文件图像备份在一储存单元。
28.—种文件处理方法,其特征在于，适用于一文件处理系统，该文件处理系统包括一多功能事务机，该文件处理方法包括: 验证一使用者的一使用者识别信息； 当该使用者为允许的用户时，允许该使用者从该多功能事务机对一纸本文件下达一传真指令；以及 执行该传真指令以将该纸本文件转换成一文件图像，且根据该文件图像中的注记文字或打印信息产生一特征值，且将该特征值结合该纸本文件的内容而打印到一接收端的纸张上，且将该文件图像备份在一储存单元。
【文档编号】G06F21/60GK103679044SQ201310065940
【公开日】2014年3月26日 申请日期:2013年3月1日 优先权日:2012年9月11日
【发明者】刘政龙 申请人:金宝电子工业股份有限公司, 泰金宝电通股份有限公司