一种数字化档案资料管理系统的制作方法
【专利摘要】本发明公开了一种数字化档案资料管理系统，包括：文书管理模块，用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计；信函管理模块，用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计；合同管理模块，用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计；会议纪要管理模块，用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计；照片管理模块；声像管理模块，用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计；标准程序管理模块和科技资料管理模块。本发明使用户能够随时随地查阅文档资料。
【专利说明】一种数字化档案资料管理系统
【技术领域】
[0001]本发明涉及一种数字化档案资料管理系统，属于计算机【技术领域】。
【背景技术】
[0002]建设工程在建设过程中的资料(例如会议纪要、往来信函、标准、程序、文件、图纸、合同等)的查阅和利用率是非常高的，所以需要一套综合的资料管理系统将这些资料全面有机的管理起来，并提供在线的终端直接查询和文件包的组合推送，这对于保证和加快工程的建设是非常有利的。如能直接在系统中归档形成数字化档案馆，对于工程建成后的运行管理也是有莫大益处。虽然现在各种项目管理系统都含有资料或档案管理模块，但是区域的局限性太大，用户无法随时随地查阅文档资料，并且对于数据的安全性保护不到位。
【发明内容】
[0003]针对现有技术存在的不足，本发明目的是提供一种数字化档案资料管理系统，用户能够随时随地查阅文档资料。
[0004]为了实现上述目的，本发明是通过如下的技术方案来实现:
[0005]本发明的一种数字化档案资料管理系统，包括:
[0006]文书管理模块，用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计；
[0007]信函管理模块,用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计:
[0008]合同管理模块，用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计:
[0009]会议纪要管理模块，用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计:
[0010]照片管理模块，用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计；
[0011]声像管理模块，用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计:
[0012]标准程序管理模块，用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计；
[0013]和科技资料管理模块，用于根据各项目的管理情况定制，可以按工程阶段分类定制管理模块，可以按单项或单位工程分项定制管理模块，还可以按文件分类进行模块定制文件分类，各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。
[0014]本发明还包括全文检索模块，全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。[0015]本发明还包括部门管理模块，部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。
[0016]本发明还包括权限管理模块，权限管理模块包括分配系统权限、修改系统权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。
[0017]本发明还包括日志管理模块，日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计，用户访问统计，文件访问统计和词频统计。
[0018]本发明还包括系统管理模块，系统管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置。
[0019]本发明还包括资料移交管理模块，资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。
[0020]本发明实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理(立卷归档)及全文检索功能。系统可根据用户的职能，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的系统操作界面，做到了分工细致，权限明确。
【专利附图】
【附图说明】
[0021]图1为本发明的系统构架图；
[0022]图2为本发明的方法工作流程图。
【具体实施方式】
[0023]为使本发明实现的技术手段、创作特征、达成目的与功效易于明白了解，下面结合【具体实施方式】，进一步阐述本发明。
[0024]参见图1，本发明的数字化档案资料管理系统包括:
[0025]文书管理模块，用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计；
[0026]信函管理模块,用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计:
[0027]合同管理模块，用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计:
[0028]会议纪要管理模块，用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计:
[0029]照片管理模块，用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计；
[0030]声像管理模块，用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计:
[0031]标准程序管理模块，用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计；
[0032]和科技资料管理模块，用于根据各项目的管理情况定制，可以按工程阶段分类定制管理模块，可以按单项或单位工程分项定制管理模块，还可以按文件分类进行模块定制文件分类，各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。[0033]还包括全文检索模块，全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。
[0034]还包括部门管理模块，部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。
[0035]还包括权限管理模块，权限管理模块包括分配系统权限、修改系统权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。
[0036]还包括日志管理模块，日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计，用户访问统计，文件访问统计和词频统计。
[0037]还包括系统管理模块，系统管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置；
[0038]还包括资料移交管理模块，资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。
[0039]发明通过运用计算机及网络技术，结合大型数据库系统对文书档案、科技档案、财务档案、声像档案、照片档案、人事档案和实物档案实现档案数字化，并且对数字化档案数据实施全面管理，同时还提供方便的数字化档案信息查询服务。简单、方便地实现了文档一体化，真正实现了立卷归档、不立卷的归档文件整理的新旧档案规则的无缝连接，以及档案的集中统一电子化管理。
[0040]本发明实现了在网上对各种类型档案的著录标引、档案整理(立卷归档)及全文检索功能。通过各业务部门分散著录标引再由档案处统一接收的方式，不仅避免了档案数据的重复录入，达到一次录入多次使用，而且，基于网络多层的授权控制机制，较好地保证了数据的安全。该系统提供的立卷归档模式，具有较强的灵活性。该系统还实现了以网络为基础的电子档案为数据源的集成，包括扫描件、各种格式的图像文件、声音文件、视频文件的所有多媒体应用。当扫描录入批量档案时可以不与系统中的文件条目著录同步，但仍可实现系统的自动调用；并可同时智能地依次从磁盘阵列、服务器中存取相关数据，以提供利用。系统可根据用户的职能，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户有不同的系统操作界面，做到了分工细致，权限明确。
[0041]参见图2，下面简单描述本发明的使用情况:
[0042]步骤一:管理员进入用户管理模块进行用户建立和权限角色划分。
[0043]步骤二:用户登录系统后进入合同管理模块进行合同资料的录入和修改等。
[0044]步骤三:进入合同管理模块进行计划进度安排。
[0045]步骤四:进入会议纪要、文书管理、信函管理、声像管理、照片管理模块录入相关资料
[0046]步骤五:用户登录后可进入以上各模块进行档案资料的查询和借阅。
[0047]步骤六:超过时间后系统会自动提醒归还资料，或提醒上传需要更新的资料。
[0048]本发明具有以下特点:
[0049]1.任何复杂的档案查询时间不超过I秒；2.采用B/S结构为主，C/S结构或手机客户端为辅:3.可运行在Windows2000/NT/Linux/Unix等多种操作系统上:4.采用JAVA、中间件、连接池等先进的技术:5.系统采用多层结构的设计方式:6.实现了对文书档案、科技档案、视频档案、音频档案、照片档案、实物档案的全方位管理；7.真正实现了双层检索，包括数据条目检索和全文检索，对以系统产生的电子数据(数据库数据和电子文件)实现全面的管理:8.操作简单，会上网就会使用本系统；9.托管运行，系统维护工作量极小；10.多层系统安全设置，还可以自定义系统安全级别:11.方便灵活的系统权限管理，赋予用户不同的级别和权限，做到了分工细致，权限明确；12.详细的日志管理。
[0050]以上显示和描述了本发明的基本原理和主要特征和本发明的优点。本行业的技术人员应该了解，本发明不受上述实施例的限制，上述实施例和说明书中描述的只是说明本发明的原理，在不脱离本发明精神和范围的前提下，本发明还会有各种变化和改进，这些变化和改进都落入要求保护的本发明范围内。本发明要求保护范围由所附的权利要求书及其等效物界定。
【权利要求】
1.一种数字化档案资料管理系统，其特征在于，包括: 文书管理模块，用于文书著录、文书编辑、文书补录、文书导入、导入编辑、预归档和查询统计； 信函管理模块，用于信函著录、信函编辑、信函补录、信函导入、信函编辑、预归档和查询统计； 合同管理模块，用于合同著录、合同编辑、信函补录、合同导入、合同编辑、预归档和查询统计； 会议纪要管理模块，用于有会议纪要著录、会议纪要编辑、会议纪要补录、会议纪要导入、会议纪要编辑、预归档和查询统计； 照片管理模块，用于照片著录、照片编辑、照片补录、照片导入、照片编辑、预归档和查询统计； 声像管理模块，用于有声像著录、声像编辑、声像补录、声像导入、声像编辑、预归档和查询统计； 标准程序管理模块，用于标准程序著录、标准程序编辑、标准程序补录、标准程序导入、标准程序编辑、预归档和查询统计； 和科技资料管理模块，用于根据各项目的管理情况定制，可以按工程阶段分类定制管理模块，可以按单项或单位工程分项定制管理模块，还可以按文件分类进行模块定制文件分类，各分类功能模块中的著录模块参照合同管理模块。
2.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统，其特征在于， 还包括全文检索模块，全文检索模块包括模糊检索、分类检索、组合检索和文件推送模块。
3.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统，其特征在于， 还包括部门管理模块，部门管理模块包括部门信息注册、部门信息维护、员工信息注册和员工信息维护。
4.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统，其特征在于， 还包括权限管理模块，权限管理模块包括分配系统权限、修改系统权限、分配查询权限、修改查询权限和查询审批权限委托。
5.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统，其特征在于， 还包括日志管理模块，日志管理模块包括日志统计、日志清单、行踪日志查询、模块访问统计，用户访问统计，文件访问统计和词频统计。
6.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统，其特征在于， 还包括系统管理模块，系统管理模块包括用户注册、注册信息维护、安全模式和参数设置。
7.根据权利要求1所述的数字化档案资料管理系统，其特征在于， 还包括资料移交管理模块，资料移交管理模块包括移交登记、移交登记查询、移交清单、资料催交、实时信息发布和BBS讨论区。
【文档编号】G06F17/30GK103745302SQ201310705079
【公开日】2014年4月23日 申请日期:2013年12月19日 优先权日:2013年12月19日
【发明者】高志军, 杨阳 申请人:镇江锐捷信息科技有限公司