一种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统及操作方法
【专利摘要】本发明公开了一种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统及操作方法。所述电子档案身份证管理系统包括：电子档案身份证单元、二维码扫描验证单元和数据库管理单元。本发明首先设计电子档案身份证元数据信息，然后利用扫描枪获取电子档案身份证二维码信息，并通过二维码扫描验证单元纠错译码出原始二维码信息，最后将信息传输到数据库管理系统，并添加操作日志记录，实现电子档案身份证的统一综合管理。根据本发明，可以有效实现电子档案身份证的前端控制和生命周期管理，且系统易于维护、鲁棒性强，对档案馆的信息化建设具有重大意义。
【专利说明】-种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统及操作方 法
【技术领域】
[0001] 本发明属于档案馆电子档案管理领域，特别的，涉及一种基于二维码技术的电子 档案身份证管理系统及操作方法。
【背景技术】
[0002] 随着移动互联网时代的到来，越来越多的移动设备通过网络连接在一起，其快捷、 方便的特点成为了人们生活中不可或缺的一种工具，在短短几年时间里，移动互联网已经 渗透到社会生活的方方面面，加速推动传统社会向智能社会迈进。二维码技术作为一种新 的信息存储、传递和识别技术，具有信息量大、容错率高、稳定性好、成本低廉等特点，凭借 其较强的纠错能力和较高的防伪度，现已成为移动互联网时代跨媒介服务的关键入口。人 们只需要通过"扫一扫"的简单操作，便可以立即读取二维条码内的信息，或通过诸如手机 等智能终端直接与互联网相连，实现从线下媒介快速进入线上网络，进而获取更多信息，因 而备受广大用户的青睐，成为推广信息社会建设的重要工具。如今，二维码已成为移动互联 网市场众多产品的标配，成为网络浏览、下载、购物、支付等各项应用的入口，渗透至用户餐 厅、地铁、电视、社交等日常生活的各个场所。
[0003] 二维码技术的不断成熟与广泛应用，给我国档案事业和档案管理工作在推进档案 信息化的过程中带来了诸多潜在的应用前景。目前档案管理工作的主要障碍出现在异构系 统中档案信息流转和长期保存阶段，具体表现在电子文件在流转过程中，同一份文件的信 息被不同机构或部门重复录入，进行辅助归档和档案移交时，也需通过手工录入的方式将 案卷和文件的信息输入数据库，这样容易出现数据录入不完整或录入错误数据等操作，大 大降低了工作效率。另一方面，电子文件容易修改且修改后不易留下痕迹，处于异构系统环 境下的电子档案在传递过程中难以保存其原始文件格式，以及在信息系统因技术升级而导 致电子档案文件格式的转换，从而无法确保电子档案的凭证价值的可靠性和合法性。
[0004] 针对此类问题，如果将二维条码技术引入电子文件管理中，不仅可以采集每份电 子文件自身的基本信息编码生成二维码，在电子文件流转过程中，只需要使用条码扫描器 识读文件的二维条码，就可以将该文件的相关信息保存到数据库，避免了大量的人工录入 工作，有效提高了业务办理效率。此外，还可以将二维码技术与现有档案管理系统和数字化 管理标准实现对接，赋予每一份电子档案唯一的二维码标签，忠实记录电子文件的内容特 征和文件形成、处理和利用的过程中形成的关键信息，结合二维码查阅软件，实现对每份档 案身份的识别与其流转过程的追溯，从而保障档案凭证的合法性和可靠性，进一步实现电 子档案的生命周期管理。
【发明内容】
[0005] 本发明的目的是提供一种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统及其操作 方法。通过设计电子档案身份证元数据信息，然后利用扫描枪获取电子档案身份证二维码 信息，并通过二维码扫描验证单元纠错译码出原始二维码信息，最后将信息传输到数据库 管理系统，并添加操作日志记录，实现电子档案身份证的统一综合管理。根据本发明，可以 有效实现电子档案身份证的前端控制和生命周期管理，且系统易于维护、鲁棒性强，对档案 馆的信息化建设具有重大意义。
[0006] 根据本发明的一个方面，提供了一种电子档案身份证管理系统，包括：电子档案身 份证单元、二维码扫描验证单元和数据库管理单元。
[0007] 其中，所述的电子档案身份证单元用于设计电子档案身份证元数据信息。
[0008] 优选的，所述的电子档案身份证包括下述中的数据信息：电子档案身份证编号、文 件标题、形成单位、形成时间、存放位置、类别、密级。
[0009] 优选的，所述的电子档案身份证编号包括下述信息：国家代码、档案馆代码、档案 形成单位代码、档案门类代码、电子档案形成年度、顺序号。
[0010] 其中，所述的二维码扫描验证单元，用于获取原始的电子档案身份证二维码信息。
[0011] 优选的，二维码扫描验证单元包含二维码扫描，利用二维码扫描枪获取二维码信 肩、。
[0012] 优选的，二维码扫描验证单元包含二维码验证，用于纠错译码出原始的二维码信 肩、。
[0013] 优选的，二维码编码类别采用下述中的一种：PDF417码或QR码或汉信码。
[0014] 优选的，二维码扫描枪以无线连接的方式与数据库管理单元通信。
[0015] 可选的，二维码扫描枪以有线连接的方式与数据库管理单元通信。
[0016] 其中，所述的数据库管理单元，实现电子档案身份证的统一综合管理。
[0017] 优选的，所述的数据库管理单元包含下述中的一种数据库：SQL SERVER或MYSQL 或ACESS数据库。
[0018] 根据本发明的另一个方面，提供了一种电子档案身份证管理系统的操作方法，所 述方法包括下述步骤：步骤S101，设计电子档案身份证元数据；步骤S102,二维码扫描；步 骤S103,二维码验证；步骤S104,添加操作日志记录；步骤S105,电子档案身份证统一综合 管理。
[0019] 其中，所述步骤S101中，结合电子档案身份证元数据信息，设计二维码中存储的 电子档案身份证编号、文件标题、形成单位、形成时间、存放位置、类别、密级信息，并形成原 始的二维码。
[0020] 其中，所述步骤S102中，利用二维码扫描枪获取电子档案身份证的二维码信息， 二维码具有较高的容错率，即使表面破损，也能纠错译码出原始二维码信息。
[0021] 其中，所述步骤S103中，根据二维码编码原理，纠错译码出原始二维码信息。
[0022] 优选的，获取电子档案身份证二维码信息后，以无线方式传输到数据库管理系统 单元中。
[0023] 可选的，获取电子档案身份证二维码信息后，以有线方式传输到数据库管理系统 单元中。
[0024] 其中，所述步骤S104中，数据库管理系统获取电子档案身份证二维码信息后，添 加操作日志记录，包括身份证编号、保管期限、操作日期、操作人员、操作行为、操作原因、审 核人员、审核日期。
[0025] 其中，所述步骤S105中，数据库管理单元获取电子档案身份证信息后，添加电子 档案身份证的操作日志记录，并对所有的电子档案身份证信息实现统一综合管理。
[0026] 优选的，数据库的数据字典中添加电子档案身份证的操作日志字段，包括身份证 编号、保管期限、操作日期、操作人员、操作行为、操作原因、审核人员、审核日期。
[0027] 根据本发明的电子档案身份证管理系统及操作方法，可以实现电子档案身份证的 前端控制和生命周期管理，且系统易于维护、鲁棒性强，对档案馆的信息化建设具有重大意 义。
【专利附图】
【附图说明】
[0028] 图1显示了本发明电子档案身份证管理系统基本结构框图；
[0029] 图2显示了本发明优选实施例的电子档案身份证编号设计示意图；
[0030] 图3显示了本发明具体实施例的电子档案身份证示意图；
[0031] 图4显示了本发明优选实施例的电子档案身份证操作方法流程图；
[0032] 图5显示了本发明具体实施例的电子档案身份证操作方法流程图。
【具体实施方式】
[0033] 为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚明了，下面结合【具体实施方式】并参 照附图，对本发明进一步详细说明。应该理解，这些描述只是示例性的，而并非要限制本发 明的范围。此外，在以下说明中，省略了对公知结构和技术的描述，以避免不必要地混淆本 发明的概念。
[0034] 本发明的目的是提供一种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统及操作方 法。本发明通过设计电子档案身份证元数据信息，利用扫描枪获取电子档案身份证二维码 信息，并通过二维码扫描验证单元纠错译码出原始二维码信息，最后将信息传输到数据库 管理系统，同时添加操作日志记录，实现电子档案身份证的统一综合管理。本发明可以有效 实现电子档案身份证的前端控制和生命周期管理，且系统易于维护、鲁棒性强，对档案馆的 信息化建设具有重大意义。
[0035] 图1是本发明提出的电子档案身份证管理系统基本结构框图。
[0036] 如图1所述，电子档案身份证管理系统包括电子档案身份证单元1、二维码扫描验 证单元2和数据库管理单元3。
[0037] 电子档案身份证单元1用于电子档案身份证的设计，其中电子档案身份证由电子 档案身份证编号、文件标题、形成单位、形成时间、存放位置、类别、密级组成。
[0038] 二维码扫描验证单元2包含二维码扫描和二维码验证，其中二维码扫描利用二维 码扫描枪获取二维码信息，二维码验证用于纠错译码出原始的二维码信息。
[0039] 数据库管理单元3包含数据库管理系统，其中数据库管理系统用于电子档案身份 证信息的统一综合管理，包括电子档案身份证原始信息和操作日志记录信息。
[0040] 图2显示了本发明优选实施例的电子档案身份证编号设计示意图。
[0041] 如图2所示，电子档案身份证编号具有28位标准编码，采取分层设计思想，编码总 长固定，编码方式简单，具有核心语义信息，电子档案身份证编号设计由以下六部分组成： [0042] 国家代码、档案馆代码、档案形成单位代码、档案门类代码、电子档案形成年度、顺 序号。
[0043] 本发明优选实施例中，将对以上六部分分别进行具体阐述。
[0044] 国家代码（2位）：采用《国家及下属地区名称代码第1部分：国家代码》（ISO 3166-1-2006)定义的国家代码，便于识别、维护。图2中，中国大陆的国家代码为CN。
[0045] 档案馆代码（6位）：依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》（国档发〔1987〕4 号）对档案馆所赋予的代码，便于识别、维护。图2中，421031代表鞍山市档案馆。
[0046] 档案形成单位代码（4位）：各级档案部门为属管辖范围内的全部档案移交单位统 一分配的编号。档案形成单位代码编制规则由《档号编制规则》(DA/T 13-1994)定义，便于 识别、维护。图2中电子档案形成单位编号为X043,代表鞍山市公安局。
[0047] 电子档案门类代码（2位）：电子档案门类代码是档案馆赋予档案门类的代码，由 每一门类拼音首字母组成。档案门类代码编码规则由表1《档案门类代码编码方案》定义。 图2中电子档案类型WS为文书档案门类。
[0048] 表1 :档案门类代码编码方案
[0049]
【权利要求】
1. 一种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统，包括： 电子档案身份证单元，用于设计电子档案身份证元数据信息； 二维码扫描验证单元，用于纠错译码出具有唯一标识的二维码信息； 数据库管理单元，实现电子档案身份证的综合管理。
2. 根据权利要求1所述的电子档案身份证管理系统，所述的电子档案身份证包括下 述中的数据信息：电子档案身份证编号、文件标题、形成单位、形成时间、存放位置、类别、密 级。
3. 根据权利要求1所述的电子档案身份证管理系统，所述的二维码扫描验证单元包 括： 二维码扫描，利用二维码扫描枪获取二维码信息； 二维码验证，用于纠错译码出原始的二维码信息。
4. 根据权利要求1所述的电子档案身份证管理系统，所述的二维码类别是TOF417码或 QR码或汉信码。
5. 根据权利要求1所述的电子档案身份证管理系统，所述的数据库管理单元是SQL SERVER或MYSQL或ACESS数据库管理系统。
6. -种基于二维码技术的电子档案身份证管理系统操作方法，所述方法包括下述步 骤： 步骤S101，设计电子档案身份证元数据； 步骤S102,二维码扫描； 步骤S103,二维码验证； 步骤S104,添加操作日志记录； 步骤S105,电子档案身份证统一综合管理。
7. 根据权利要求6所述的方法，所述步骤S101中，结合电子档案身份证元数据信息，设 计二维码中存储的电子档案身份证编号、文件标题、形成单位、形成时间、存放位置、类别、 密级信息。
8. 根据权利要求6所述的方法，所述步骤S102中，利用二维码扫描枪获取电子档案身 份证的二维码信息，之后进行二维码验证，纠错译码出原始二维码信息。
9. 根据权利要求6所述的方法，所述步骤S104中，操作日志包括下述信息：身份证编 号、保管期限、操作日期、操作人员、操作行为、操作原因、审核人员、审核日期。
10. 根据权利要求6所述的方法，所述步骤S105中，数据库管理单元获取电子档案身份 证信息，并实现所有电子档案身份证信息的统一综合管理。
【文档编号】G06Q10/06GK104091242SQ201410356877
【公开日】2014年10月8日 申请日期:2014年7月22日 优先权日:2014年7月22日
【发明者】丁子涵, 薛四新 申请人:中国人民大学