一种前台行政事务管理系统的制作方法

本发明涉及一种管理系统，具体是一种前台行政事务管理系统。

背景技术：

前台接待又叫行政前台，归属公司行政部管辖，它是现代企业职位之一，通常主要负责客户的来访及登记、电话转接等事务。前台接待迎候来宾、判断来宾意向并与接待、办理相关手续、接听来电、回访常见问题。

在现代企业中，前台作为一个公司第一批面对外来人员的公司员工，具有很重要的作用，前台文员作为前台人员的组成部分之一，主要负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，邮件处理、重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误，等工作。这些工作看似简单，实际操作的过程中确非常繁琐，现如今的办公系统很少有能够实现将前台的职能与其他各个部门进行无缝对接的，因此，将前台与各个部门进行无缝化对接成为现如今人们对便捷化办公的迫切需求，也能够是整个办公过程更加的便捷化。

技术实现要素：

本发明的目的在于提供一种前台行政事务管理系统，以解决上述背景技术中提出的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：

一种前台行政事务管理系统，包括云服务器、手机、考勤机、门禁机、智能前台、消费终端和电子商城，所述手机、考勤机、门禁机、智能前台、消费终端、电子商城均分别连接通过网络到云服务器上，所述门禁机包括通道控制终端和门锁控制终端，所述智能前台包括人证对比模块、屏幕终端、摄像头终端、证件读取终端、生物识别终端、数据传送终端、物品管理终端、订单制定平台、信息发布平台、支付终端、智能办公，所述物品管理终端包括打印机和扫描枪，所述智能办公包括灯控制端、空调控制端和通风系统控制端；所述云服务器、人证对比模块、证件读取终端、摄像头终端、生物识别终端、数据传送终端、考勤机共同组成员工入职模块；所述云服务器、生物识别终端、考勤机共同组成员工考勤模块；所述访客拜访模块包括云服务器、人证对比模块、证件读取终端、摄像头终端和打印；所述会议室管理模块包括云服务器、生物识别终端、门禁机；还包括快递收发模块、物品管理模块和消费模块；所述快递收发模块包括云服务器、物品管理终端、生物识别终端、数据传送终端；所述物品管理模块包括云服务器、物品管理终端、生物识别终端、数据传输终端；所述消费模块包括云服务器、支付终端、订单制定平台、信息发布平台、消费终端、电子商城。

作为本发明进一步的方案：所述员工入职模块包括以下步骤：

第一步：利用证件读取终端读取入职员工的身份证信息，若通过则进行第二步，若不通过则进行手动输入后直接进入第三步；

第二步：利用摄像头终端对入职人员进行现场拍照并与第一步中获得的信息进行比对，若是通过则直接进入第三步，若是不通过则进行手动输入后进入第三步；

第三步：将从第一步、第二步或手动输入的信息通过数据传送终端上传到云服务器；

第四步：云服务器将入职人员的对应资料推送到相应的考勤机；

第五步：通过生物识别终端将入职人员对应的生物识别信息采集后保存在考勤机内部并同步到云服务器；

第六步：完成入职。

作为本发明进一步的方案：所述员工考勤模块包括以下步骤：

第一步：启动考勤机，通过生物识别终端对员工的生物信息进行识别；

第二步：将生物识别终端获取的生物识别信息与考勤机内部储存的生物识别信息相对照，若是通过则考勤成功并将信息上传至云服务器；若不通过则考勤不成功需要再次通过生物识别终端对生物识别信息进行识别或联系管理人员重新进行生物识别信息的采集；

第三步：完成考勤。

作为本发明进一步的方案：所述访客拜访模块包括以下步骤：

第一步：通过摄像头终端对拜访人员的信息进行比对，判断拜访人员是否通过云服务器进行网络预约拜访，若进行预约则直接进入第三步，若没有预约则进入第二步；

第二步：联系被访人员确认是否接受拜访，如果接受临时拜访则进入第三步，不接受则请拜访人员离开；

第三步：通过摄像头终端对拜访人员的信息进行比对，确定无误后打印小票并发放临时通路id；

第四步：拜访完成之后交回临时通路id。

作为本发明进一步的方案：所述会议室管理模块包括以下步骤：

第一步：通过云服务器进行会议时间的预约并选择需要的会议室；

第二步：通过信息发布平台发布会议信息，

第三步：在云服务器上输入参会人员信息；

第四步：将会议时间、参会人员信息传送给相应的门禁机；

第五步：参会人员通过个人信息进行参会。

作为本发明进一步的方案：所述快递收发模块包括以下步骤：

第一步：前台接收快递或员工发出快递请求；

第二步：将第一步中接收或要发出的快递通过物品管理终端进行信息扫描入库并上传至云服务器；

第三步：云服务器将从第二步中获得的信息通过数据传送终端将相关信息发出传送给相应员工或快递公司；

第四步：员工在接收到第三步中发出的信息之后通过生物识别终端识别身份领取快递，或快递公司快递员通过物品管理终端通过接收到的第三步中的信息进行收件；

第五步：物品管理终端确认快递被领取或发出并将信息上传至云服务器；

作为本发明进一步的方案：所述物品管理模块包括以下步骤：

第一步：将每个物品进行扫码入库并输入到物品管理终端；

第二步：获取员工物品借/领用申请；

第三步：取出员工要借/领用的物品通过扫描物品的条码进行借/领用记录；

第四步：通过生物识别终端确认借/领用人信息并与第三步中的借用记录相匹配；

第五步：上传第四步中的借/领用信息记录情况至云服务器；

第六步：打印借/领用物品信息单；

第七步：借/领用人进行物品领取。

作为本发明进一步的方案：所述消费模块包括以下步骤：

第一步：将物品信息上传至云服务器；

第二步：云服务器将物品信息通过信息发布模块在电子商城和消费终端上进行发布；

第三步：外部人员通过电子商城选取物品后通过订单制定平台进行终端订单制定，内部人员通过消费终端选取需要的物品；

第四步：外部人员或内部人员对第三步中生成订单的物品或选取的物品通过支付终端进行支付；

第五步：外部人员支付完成之后安排配送，内部人员支付完成之后直接进行物品领取。

作为本发明进一步的方案：所述考勤机和门禁机能够进行的生物识别信息包括人脸信息、掌纹信息、掌静脉信息、指纹信息。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

本发明中的系统能够很好的解放前台，让前台工作更轻松，是公司成本更低，服务更好，效率更高；本系统中包括员工入职模块、员工考勤模块、访客拜访模块、会议室管理模块、快递收发模块、物品管理模块、消费模块能够很好的将公司日常经营活动中一系列的事务囊括进去，能够有效的保证公司事务高效的进行；本发明能够将所有的前台行为都记录在云服务器数据库中，可以进行查询并输出报表，方便进行成本管控；所有的记录都是基于设备对人对物的识别并记录，减少了人为失误。

附图说明

图1为前台行政事务管理系统的整体结构示意图。

图2为前台行政事务管理系统中员工入职模块的连接结构示意图。

图3为前台行政事务管理系统中员工考勤模块的连接结构示意图。

图4为前台行政事务管理系统中访客拜访模块的连接结构示意图。

图5为前台行政事务管理系统中会议室管理模块的连接结构示意图。

图6为前台行政事务管理系统中快递收发模块的连接结构示意图。

图7为前台行政事务管理系统中物品管理模块的连接结构示意图。

图8为前台行政事务管理系统中消费模块的连接结构示意图。

具体实施方式

下面结合具体实施方式对本专利的技术方案作进一步详细地说明。

请参阅图1-8，一种前台行政事务管理系统，包括云服务器、手机、考勤机、门禁机、智能前台、消费终端和电子商城，所述手机、考勤机、门禁机、智能前台、消费终端、电子商城均分别通过网络连接到云服务器上，所述门禁机包括通道控制终端和门锁控制终端，所述智能前台包括人证对比模块、屏幕终端、摄像头终端、证件读取终端、生物识别终端、数据传送终端、物品管理终端、订单制定平台、信息发布平台、支付终端、智能办公，所述物品管理终端包括打印机和扫描枪，所述智能办公包括灯控制端、空调控制端和通风系统控制端；所述云服务器、人证对比模块、证件读取终端、摄像头终端、生物识别终端、数据传送终端、考勤机共同组成员工入职模块；所述云服务器、生物识别终端、考勤机共同组成员工考勤模块；访客拜访模块包括云服务器、人证对比模块、证件读取终端、摄像头终端和打印；会议室管理模块包括云服务器、生物识别终端、门禁机；还包括快递收发模块、物品管理模块和消费模块；所述快递收发模块包括云服务器、物品管理终端、生物识别终端、数据传送终端；所述物品管理模块包括云服务器、物品管理终端、生物识别终端、数据传输终端；所述消费模块包括云服务器、支付终端、订单制定平台、信息发布平台、消费终端、电子商城。

所述员工入职模块包括以下步骤：

第一步：利用证件读取终端读取入职员工的身份证信息，若通过则进行第二步，若不通过则进行手动输入后直接进入第三步；

第二步：利用摄像头终端对入职人员进行现场拍照并与第一步中获得的信息进行比对，若是通过则直接进入第三步，若是不通过则进行手动输入后进入第三步；

第三步：将从第一步、第二步或手动输入的信息通过数据传送终端上传到云服务器；

第四步：云服务器将入职人员的对应资料推送到相应的考勤机；

第五步：通过生物识别终端将入职人员对应的生物识别信息采集后保存在考勤机内部并同步到云服务器；

第六步：完成入职。

所述员工考勤模块包括以下步骤：

第一步：启动考勤机，通过生物识别终端对员工的生物信息进行识别；

第二步：将生物识别终端获取的生物识别信息与考勤机内部储存的生物识别信息相对照，若是通过则考勤成功并将信息上传至云服务器；若不通过则考勤不成功需要再次通过生物识别终端对生物识别信息进行识别或联系管理人员重新进行生物识别信息的采集；

第三步：完成考勤。

所述访客拜访模块包括以下步骤：

第一步：通过摄像头终端对拜访人员的信息进行比对，判断拜访人员是否通过云服务器进行网络预约拜访，若进行预约则直接进入第三步，若没有预约则进入第二步；

第二步：联系被访人员确认是否接受拜访，如果接受临时拜访则进入第三步，不接受则请拜访人员离开；

第三步：通过摄像头终端对拜访人员的信息进行比对，确定无误后打印小票并发放临时通路id；

第四步：拜访完成之后交回临时通路id。

所述会议室管理模块包括以下步骤：

第一步：通过云服务器进行会议时间的预约并选择需要的会议室；

第二步：通过信息发布平台发布会议信息，

第三步：在云服务器上输入参会人员信息；

第四步：将会议时间、参会人员信息传送给相应的门禁机；

第五步：参会人员通过个人信息进行参会。

所述快递收发模块包括以下步骤：

第一步：前台接收快递或员工发出快递请求；

第二步：将第一步中接收或要发出的快递通过物品管理终端进行信息扫描入库并上传至云服务器；

第三步：云服务器将从第二步中获得的信息通过数据传送终端将相关信息发出传送给相应员工或快递公司；

第四步：员工在接收到第三步中发出的信息之后通过生物识别终端识别身份领取快递，或快递公司快递员通过物品管理终端通过接收到的第三步中的信息进行收件；

第五步：物品管理终端确认快递被领取或发出并将信息上传至云服务器。

所述物品管理模块包括以下步骤：

第一步：将每个物品进行扫码入库并输入到物品管理终端；

第二步：获取员工物品借/领用申请；

第三步：取出员工要借/领用的物品通过扫描物品的条码进行借/领用记录；

第四步：通过生物识别终端确认借/领用人信息并与第三步中的借用记录相匹配；

第五步：上传第四步中的借/领用信息记录情况至云服务器；

第六步：打印借/领用物品信息单；

第七步：借/领用人进行物品领取。

所述消费模块包括以下步骤：

第一步：将物品信息上传至云服务器；

第二步：云服务器将物品信息通过信息发布模块在电子商城和消费终端上进行发布；

第三步：外部人员通过电子商城选取物品后通过订单制定平台进行终端订单制定，内部人员通过消费终端选取需要的物品；

第四步：外部人员或内部人员对第三步中生成订单的物品或选取的物品通过支付终端进行支付；

第五步：外部人员支付完成之后安排配送，内部人员支付完成之后直接进行物品领取。

人员识别的场景：

所述考勤机和门禁机能够进行的生物识别信息包括人脸信息、掌纹信息、掌静脉信息、指纹信息。

员工入职：在前台通过身份证阅读器录入身份证信息，并且同时通过摄像头现场拍照，后台进行人证对比，确认持证人为身份证本人；这样能够避免了假证，并且避免了手工录人的错误，并且提高了效率，1秒以内可以录完全部信息数秒内完成人证对比。

考勤：员工可以直接通过本发明进行考勤，也可以额外购买本公司的考勤机，在多地点联网考勤，可以实现本地考勤，也可以使用云端考勤。

访客拜访：可能通过人证对比，确认访客的身份，并且可以通过小票打印机打印出访客信息，交给被访人签字带回消帐；访客离开，可以通过扫描枪扫描进门小票上的条码确认离开，也可以刷脸、刷身份证离开，销案，当然如果不是严格管理，也可以只对进来管控，无需销案。

如公司占地面积较大，或者是联合办公的场所，还可以下发客户资料到相关的门禁，让客户可以顺利到达目的地，如访客登记后，告诉他，请您上三楼可以刷脸进入第二个会议室等待张总过来。

会议室管理：各部门可以向前台登记预约会议室，到点后所有参会人员都可以刷脸，刷指纹等方式进入指定的会议室。

物品识别的场景：

员工物品领用：通过扫描枪扫描商品条码，然后刷脸确认领用人，高效便捷，前且易于统计每个员工的文具消耗情况，控制办公成本。

员工物品借用：如领用流程相同，归还时同样可以通过刷脸和扫条码确认退回

快递收发：收到快递，扫码，选择相应的员工，可以由系统app转告相关人员；员工发件，把快递放在前台，前台扫条码收件（入库），快递公司收件时，再次扫码（出库），避免手工操作。

本发明中的系统能够很好的解放前台，让前台工作更轻松，是公司成本更低，服务更好，效率更高；本系统中包括员工入职模块、员工考勤模块、访客拜访模块、会议室管理模块、快递收发模块、物品管理模块、消费模块能够很好的将公司日常经营活动中一系列的事务囊括进去，能够有效的保证公司事务高效的进行。本发明能够将所有的前台行为都记录在云服务器数据库中，可以进行查询并输出报表，方便进行成本管控；所有的记录都是基于设备对人对物的识别并记录，减少了人为失误。

上面对本专利的较佳实施方式作了详细说明，但是本专利并不限于上述实施方式，在本领域的普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本专利宗旨的前提下做出各种变化。