本发明涉及档案著录领域，尤其涉及一种文件转化成档案的方法及终端。
背景技术：
档案著录指的是文件到档案的转化过程，即档案在生成前的整个周期中所进行的工作。现有的将文件转化为档案采用的方式是在文件被推送到电子档案系统后，直接进行元数据的填充以及档号的编辑，编档号后即明确档案归档成功，这也就意味着完成了文件到档案的转化。上述方式无论文件是从业务系统推送而来还是档案系统内部新增，或是已经归档成功的，都杂糅在一起进行，这就导致如下缺陷：
1、文件、档案的数据量是非常大的，而且类型繁多，全部工作以及列表展示都在一个阶段进行，不仅给系统的性能带来很大的负担，还会增加管理人员、系统维护人员的工作强度；
2、在系统中，文件、档案都有各自的类型，每个类型内文件在著录的过程中所使用的方法也是不一样的。同时文件/档案在处理过程中，有时候是可以集中在一起批量操作，有时候因为其特殊性是需要单条操作。如果管理人员在一份档案著录工作的开始，就得在这些重合交叉的一个集合内进行，是很难确定一份文件/档案所属集合，进而确定这份文件/档案所要进行的下一步操作。
技术实现要素：
本发明所要解决的技术问题是：提供一种效率高、成本低的文件转化成档案的方法及终端。
为了解决上述技术问题，本发明采用的一种技术方案为：
一种文件转化成档案的方法，包括步骤：
s1、接收各业务系统推送的文件，将所述文件存入第一集合，采集所述第一集合中需要归档的文件，将所述需要归档的文件推送至第二集合；
s2、判断所述第二集合中是否有第一类别的待编档号文件，若是，则依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据，并按照预设的档号规则依次对所述待编档号文件编档号，采集编档号后的文件，将所述编档号后的文件推送至第三集合；
s3、判断所述第三集合中是否有文件，若是，则依次检验所述第三集合中的文件的档号是否有效，若否，则将无效的档案推送至第三回收站。
为了解决上述技术问题，本发明采用的另一种技术方案为：
一种文件转化成档案的终端，包括存储器、处理器以及存储在所述存储器上并可在所述处理器上运行的计算机程序，所述处理器执行所述计算机程序时实现以下步骤：
s1、接收各业务系统推送的文件，将所述文件存入第一集合，采集所述第一集合中需要归档的文件，将所述需要归档的文件推送至第二集合；
s2、判断所述第二集合中是否有第一类别的待编档号文件，若是，则依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据，并按照预设的档号规则依次对所述待编档号文件编档号，采集编档号后的文件，将所述编档号后的文件推送至第三集合；
s3、判断所述第三集合中是否有文件，若是，则依次检验所述第三集合中的文件的档号是否有效，若否，则将无效的档案推送至第三回收站。
本发明的有益效果在于：分三个阶段实现文件到档案的转化，各个阶段分不同的集合进行整理操作，每个阶段循序渐进，方便整理，提高工作效率，降低成本，同时也提高系统性能，避免因为所有文件堆挤在一个阶段内操作而导致系统崩溃等问题，同时在每个阶段中进行明确的规划，整个文件到档案的转换过程规范化、系统化、高效化。
附图说明
图1为本发明实施例的一种文件转化成文档的方法的步骤流程图；
图2为本发明实施例的一种文件转化成文档的终端的结构示意图；
图3为本发明实施例的一种文件转化成文档的界面示意图；
图4为本发明实施例的根据部门划分的部门树示意图；
标号说明：
1、一种文件转化成文档的终端；2、存储器；3、处理器。
具体实施方式
为详细说明本发明的技术内容、所实现目的及效果，以下结合实施方式并配合附图予以说明。
本发明最关键的构思在于：分三个阶段实现文件到档案的转化，各个阶段分不同的集合进行整理操作，在每个阶段中进行明确的规划。
请参照图1，一种文件转化成档案的方法，包括步骤：
s1、接收各业务系统推送的文件，将所述文件存入第一集合，采集所述第一集合中需要归档的文件，将所述需要归档的文件推送至第二集合；
s2、判断所述第二集合中是否有第一类别的待编档号文件，若是，则依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据，并按照预设的档号规则依次对所述待编档号文件编档号，采集编档号后的文件，将所述编档号后的文件推送至第三集合；
s3、判断所述第三集合中是否有文件，若是，则依次检验所述第三集合中的文件的档号是否有效，若否，则将无效的档案推送至第三回收站。
从上述描述可知，本发明的有益效果在于：分三个阶段实现文件到档案的转化，各个阶段分不同的集合进行整理操作，每个阶段循序渐进，方便整理，提高工作效率，降低成本，同时也提高系统性能，避免因为所有文件堆挤在一个阶段内操作而导致系统崩溃等问题，同时在每个阶段中进行明确的规划，整个文件到档案的转换过程规范化、系统化、高效化。
进一步的，所述步骤s1中所述采集所述第一集合中需要归档的文件具体包括：
依次判断所述第一集合中的第一类别的文件是否有效，若否，则将无效的文件推送至第一回收站；若是，则进一步判断所述有效的文件是否需要归档，若否，则将不需要归档的文件推送至不归档库，采集所述第一集合中第一类别的剩余的文件。
由上述描述可知，通过对第一集合中的文件的判断，将无效的文件和不归档的文件分别推送至对应的位置，第一类别的剩余的文件即为需要进一步操作的文件，实现对文件的分门别类，操作简单，效率高。
进一步的，所述步骤s2中在依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据前还包括：
判断所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件是否需要归档，若否，则将不需要归档的文件推送至第一集合；若是，则进一步判断需要归档的文件是否有效，若否，则将无效的文件推送至第二回收站。
由上述描述可知，在进行元数据填充之前，再次对文件的属性进行判断，保证了元数据填充的有效性，不仅提高了效率，而且保证了文件转化过程中的可靠性和有效性。
进一步的，所述步骤s3还包括：
若所述第三集合中的文件的档号无效，则将档号无效的文件去档号后，推送至第二集合。
由上述描述可知，在步骤s3中若识别到文件无效，则可以对其进行重置后，推送回上一步骤s2，即文件能够被打回到上一阶段继续重新操作，从而使得整个转化过程形成一个闭环操作。
进一步的，还包括步骤：
s4、依次判断所述第三集合中的档案是否需要销毁，若是，则将需要销毁的档案推送至销毁库。
由上述描述可知，在文件转化成档案后，还能够进一步对所述档案进行判断归类，提高了灵活性。
请参照图2，一种文件转化成档案的终端，包括存储器、处理器以及存储在所述存储器上并可在所述处理器上运行的计算机程序，所述处理器执行所述计算机程序时实现以下步骤：
s1、接收各业务系统推送的文件，将所述文件存入第一集合，采集所述第一集合中需要归档的文件，将所述需要归档的文件推送至第二集合；
s2、判断所述第二集合中是否有第一类别的待编档号文件，若是，则依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据，并按照预设的档号规则依次对所述待编档号文件编档号，采集编档号后的文件，将所述编档号后的文件推送至第三集合；
s3、判断所述第三集合中是否有文件，若是，则依次检验所述第三集合中的文件的档号是否有效，若否，则将无效的档案推送至第三回收站。
从上述描述可知，本发明的有益效果在于：分三个阶段实现文件到档案的转化，各个阶段分不同的集合进行整理操作，每个阶段循序渐进，方便整理，提高工作效率，降低成本，同时也提高系统性能，避免因为所有文件堆挤在一个阶段内操作而导致系统崩溃等问题，同时在每个阶段中进行明确的规划，整个文件到档案的转换过程规范化、系统化、高效化。
进一步的，所述步骤s1中所述采集所述第一集合中需要归档的文件具体包括：
依次判断所述第一集合中第一类别的文件是否有效，若否，则将无效的文件推送至第一回收站；若是，则进一步判断所述有效的文件是否需要归档，若否，则将不需要归档的文件推送至不归档库，采集所述第一集合中第一类别的剩余的文件。
由上述描述可知，通过对第一集合中的文件的判断，将无效的文件和不归档的文件分别推送至对应的位置，第一类别的剩余的文件即为需要进一步操作的文件，实现对文件的分门别类，操作简单，效率高。
进一步的，所述步骤s2中在依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据前还包括：
判断所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件是否需要归档，若否，则将不需要归档的文件推送至第一集合；若是，则进一步判断需要归档的文件是否有效，若否，则将无效的文件推送至第二回收站。
由上述描述可知，在进行元数据填充之前，再次对文件的属性进行判断，保证了元数据填充的有效性，不仅提高了效率，而且保证了文件转化过程中的可靠性和有效性。
进一步的，所述步骤s3还包括：
若所述第三集合中的文件的档号无效，则将档号无效的文件去档号后，推送至第二集合。
由上述描述可知，在步骤s3中若识别到文件无效，则可以对其进行重置后，推送回上一步骤s2，即文件能够被打回到上一阶段继续重新操作，从而使得整个转化过程形成一个闭环操作。
进一步的，还包括步骤：
s4、依次判断所述第三集合中的档案是否需要销毁，若是，则将需要销毁的档案推送至销毁库。
由上述描述可知，在文件转化成档案后，还能够进一步对所述档案进行判断归类，提高了灵活性。
实施例一
请参照图1，一种文件转化成档案的方法，包括步骤：
s1、接收各业务系统推送的文件，将所述文件存入第一集合，采集所述第一集合中需要归档的文件，将所述需要归档的文件推送至第二集合；
其中，所述采集所述第一集合中需要归档的文件具体包括：
依次判断所述第一集合中的第一类别的文件是否有效，若否，则将无效的文件推送至第一回收站；若是，则进一步判断所述有效的文件是否需要归档，若否，则将不需要归档的文件推送至不归档库，采集所述第一集合中第一类别的剩余的文件；
s2、判断所述第二集合中是否有第一类别的待编档号文件，若是，则依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据，并按照预设的档号规则依次对所述待编档号文件编档号，采集编档号后的文件，将所述编档号后的文件推送至第三集合；
其中，在依次对所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件填充元数据前还包括：
判断所述第二集合中的所述第一类别的待编档号文件是否需要归档，若否，则将不需要归档的文件推送至第一集合；若是，则进一步判断需要归档的文件是否有效，若否，则将无效的文件推送至第二回收站；
在该步骤中，还包括新增不通过业务系统推送的文件，即提供给用户不走纸质的档案，直接是电子档案，直接对所述文件进行元数据填充以及档号的编写；
s3、判断所述第三集合中是否有文件，若是，则依次检验所述第三集合中的文件的档号是否有效，若否，则将无效的档案推送至第三回收站；
s4、依次判断所述第三集合中的档案是否需要销毁，若是，则将需要销毁的档案推送至销毁库；
在将相应的文件推送至第一回收站、第二回收站、第三回收站、不归档库或销毁库后，定期对所述文件进行判断：若文件需要归档，则从不归档库恢复到第一集合；若文件有效，则将文件恢复至之前所在的集合中，比如，如果是在步骤s1中将相应的文件推送至第一回收站，则将文件恢复至第一集合，如果是在步骤s2中将相应的文件推送至第二回收站，则将文件恢复至第二集合，如果是在步骤s3中将相应的文件推送至第三回收站，则将文件恢复至第三集合；若文件不需要销毁，则将文件恢复至第三集合。
实施例二
请参照图2，一种文件转化成档案的终端1，包括存储器2、处理器3以及存储在所述存储器2上并可在所述处理器3上运行的计算机程序，所述处理器3执行所述计算机程序时实现实施例一中的步骤。
实施例三
本实施例结合具体的应用场景来说明本发明的将文件转化成档案的方法，将文件转化成档案的过程分为三个阶段，如图3所述，第一阶段为文件管理阶段，对应实施例一中的步骤s1，第二阶段为文件整理阶段，对应实施例一中的步骤s2，第三阶段为档案管理阶段，对应实施例一中的步骤s3；
档案管理人员小陈根据部门划分配置部门树，如图4所示；
小陈当前需要整合的是2017年度5月份属于办公室部门的10份文件，这些文件都是从业务系统自动推送过来的，默认存储于名为中间库的集合中，如表1所示：
表1
文件管理阶段的步骤如下：
存放在中间库集合中的文件不仅仅只有办公室文档，还存储有其他部门其他年度的文档，因此，通过查询功能检索出2017年5月份中所属办公室的全部文档；
针对检索出来的文档进行集合定位，明确每份文档接下来所属的集合；经确认序号为2和序号为3的文档重复推送，因此，其中一份无效，将其放入中间库的回收站集合，序号为10的文档属于不归档类型，将其放入不归档集合库，因此，经过上述文档集合定位后，各个文档所述集合如表2所示：
表2
文件整理阶段的步骤如下：
将文件管理阶段中间库集合中的文件采集到文件整理阶段进行后续的处理，采集到文件整理阶段后，文件默认所属集合为工作库集合，如表3所示：
表3
在这一阶段，对工作库集合中的文件进行元数据填充，在对所述文件进行逐条填充元数据前，排查出序号为6的文档属于无效文档，因此纳入工作库中的回收站集合，同时，新增两条不走业务系统推送的文件：序号为11和12的文件，此时文档集合如表4所示：
表4
元数据填充完之后，根据预设的档案编号规则对工作库中的文件进行档号编号，档案编号规则可以是全宗号-年度-分类号-保管期限-件号，此时在工作库集合汇总的文件其年度、分类号、全宗号一致，因此只需要确认各份文件所述的保管期限，就可以按照生成日期排序进行件号确认，也就是批量性的编档号操作；
首先，确认工作库内保管期限为永久(y)的文件集合，根据生成时间排序规则，档号生成效果如表5所示：
表5
以此类推，将30年和10年的文件进行编档号，按照档号排序后的显示效果如表6所示：
表6
档案管理阶段的步骤如下：
将文件整理阶段中间库集合中的文件采集到档案管理阶段进行后续的处理，采集到档案管理阶段后，文件默认所属集合为永久库集合，其显示效果如表7所示：
表7
对永久库集合中的档案进行档号检验：档案是否存在档号断号或者重号记录，如果存在，打回第二阶段重新整理，不存在的话，则2017年度5月份属于办公室的所有文件归档成功；如果序号为12的档案过了保管期限，则将其放置如第三阶段的销毁库集合中。
综上所述，本发明提供的一种文件转化成档案的方法及终端，分三个阶段实现文件到档案的转化，各个阶段分不同的集合进行整理操作，每个阶段循序渐进，方便整理，提高工作效率，降低成本，同时也提高系统性能，避免因为所有文件堆挤在一个阶段内操作而导致系统崩溃等问题，同时在每个阶段中进行明确的规划，并且每个集合、阶段都有一定的方法打回到上一整理阶段，整个文件到档案的转化过程形成一个闭环操作，整个文件到档案的转换过程规范化、系统化、高效化。
以上所述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等同变换，或直接或间接运用在相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围内。