一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法及系统与流程

本发明涉及公路工程领域，特别指一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法及系统。

背景技术：

随着城市化的发展、产生了大量的基建需求，由此产生了一大批公路工程项目，而建设项目文件是项目建设过程的历史记录，也是项目竣工验收后，对项目进行维修、管理、改建以及扩建等工作的依据。因此，对建设项目文件进行收集归档显得尤为重要。然而公路工程的建设项目存在建设周期长、参建单位多以及工程资料复杂等特点，导致项目文件(项目档案)管理工作存在一定的难度。

针对项目文件的管理，传统的做法是在项目完工之后，由人工对项目文件进行收集整理。传统的做法存在有如下缺点：

1、使用人工对项目文件进行收集整理，工作量大、工作效率低下，需要占用大量人力物力成本；2、由于部分参建单位没有很好的对项目文件进行集中统一管理、工作人员流动频繁以及工作交接不到位，导致存在项目文件遗失的情况；3、由于参建单位多，各参建单位的文化管理理念存在差异，工作标准不统一，对项目文件归档要求的理解存在差异，导致项目文件归档的标准不统一，归档质量参差不齐；4、由于项目文件往往由现场技术人员负责，而现场技术人员没有受过档案归档的专业培训，导致项目文件的管理工作常常无法达到规范要求，无法对项目文件进行全面的收集；5、由于采用人工对项目文件进行收集整理，不便于数据的检索以及统计，容易发生漏算、错算的现象，从而影响统计数据的准确性和实效性，无法有效发挥项目文件应有的作用。

因此，如何对项目文件的收集归档方法进行优化，进而提升项目的价值，成为一个叩待解决的问题。

技术实现要素：

本发明要解决的技术问题之一，在于提供一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法，用于提升项目文件收集归档的效率、以及质量，降低项目文件收集归档的成本。

本发明是这样实现技术问题之一的：一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法，所述方法包括如下步骤：

步骤s10、定义项目文件收集归档规则；

步骤s20、云服务器依据项目文件收集归档规则，从各参建单位的业务系统自动收集项目文件并进行归档操作。

进一步地，所述步骤s10具体包括如下不分先后顺序的步骤：

步骤s11、定义项目文件类别以及档案类别；

步骤s12、定义项目文件自动收集的触发条件；

步骤s13、定义项目文件命名规则以及档案命名规则；

步骤s14、定义项目文件以及档案的著录项的格式以及卷盒的格式；

步骤s15、定义档案的组卷规则。

进一步地，所述步骤s11具体为：依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义项目文件类别以及档案类别；

所述步骤s12具体为：定义项目文件完成签章手续为项目文件自动收集的触发条件；

所述步骤s13具体为：定义项目文件命名规则为：单位名称+分部工程名称+分项工程名称+文件类型；定义档案命名规则为：档案类别+项目名称+里程桩号+文件类型；

所述步骤s14具体为：依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义著录项的格式以及卷盒的格式；所述卷盒的格式至少包括卷盒封面、卷内目录、备考表以及背脊模板格式；

所述步骤s15具体为：依据工程类型定义档案的组卷规则；所述组卷规则包括分项组成、文件内容、分卷页数以及档号规则。

进一步地，所述步骤s20具体包括：

步骤s21、各参建单位的业务系统满足项目文件收集的触发条件后，将项目文件自动推送至云服务器；

步骤s22、云服务器将项目文件依据项目文件类别自动归入预先设立的卷盒中；

步骤s23、云服务器依据组卷规则将各卷盒归档至档案中。

进一步地，所述步骤s23具体为：云服务器依据组卷规则将各卷盒进行归档至档案中，自动生成卷盒目录，并对档案进行锁定。

本发明要解决的技术问题之二，在于提供一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法，用于提升项目文件收集归档的效率、以及质量，降低项目文件收集归档的成本。

本发明是这样实现技术问题之二的：一种基于规则化的建设项目文件收集归档系统，所述系统包括如下模块：

定义规则模块、用于定义项目文件收集归档规则；

归档模块、用于云服务器依据项目文件收集归档规则，从各参建单位的业务系统自动收集项目文件并进行归档操作。

进一步地，所述定义规则模块具体包括如下不分先后顺序的单元：

类别定义单元、用于定义项目文件类别以及档案类别；

触发条件定义单元、用于定义项目文件自动收集的触发条件；

命名规则定义单元、用于定义项目文件命名规则以及档案命名规则；

著录项的格式定义单元、用于定义项目文件以及档案的著录项的格式以及卷盒的格式；

组卷规则定义单元、用于定义档案的组卷规则。

进一步地，所述类别定义单元具体为：依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义项目文件类别以及档案类别；

所述触发条件定义单元具体为：定义项目文件完成签章手续为项目文件自动收集的触发条件；

所述命名规则定义单元具体为：定义项目文件命名规则为：单位名称+分部工程名称+分项工程名称+文件类型；定义档案命名规则为：档案类别+项目名称+里程桩号+文件类型；

所述著录项的格式定义单元具体为：依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义著录项的格式以及卷盒的格式；所述卷盒的格式至少包括卷盒封面、卷内目录、备考表以及背脊模板格式；

所述组卷规则定义单元具体为：依据工程类型定义档案的组卷规则；所述组卷规则包括分项组成、文件内容、分卷页数以及档号规则。

进一步地，所述归档模块具体包括：

项目文件推送单元、用于各参建单位的业务系统满足项目文件收集的触发条件后，将项目文件自动推送至云服务器；

项目文件收集单元、用于云服务器将项目文件依据项目文件类别自动归入预先设立的卷盒中；

卷盒归档单元、用于云服务器依据组卷规则将各卷盒归档至档案中。

进一步地，所述卷盒归档单元具体为：云服务器依据组卷规则将各卷盒进行归档至档案中，自动生成卷盒目录，并对档案进行锁定。

本发明的优点在于：

1、通过定义项目文件自动收集的触发条件，使得参建单位满足条件时自动推送项目文件至云服务器进行归档，提升了项目文件收集归档的效率、以及质量，降低了项目文件收集归档的成本，实现了项目施工过程中同步收集、整理、归档项目文件。

2、通过将项目文件的收集、整理以及组卷进行规则化，提高了项目文件的管理效率、降低了项目文件管理的成本。

3、通过将项目文件归集到云服务器，使得项目文件的处理、利用以及传输更加高效便捷，也杜绝了因为工作人员流动大、工作交接不清楚而导致项目文件丢失的情况。

4、依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义项目文件类别以及档案类别，定义著录项的格式以及卷盒的格式，在保证档案编制效率的同时，避免了因标准不同所造成的项目档案编制结果不统一，档案编制质量良莠不齐的情况。

5、通过将项目文件归档至云服务器，借助计算机技术，能够更好的对项目文件进行检索，使得检索工作更加高效、便捷以及精准；还可以对项目文件进行汇总计算，避免了人工的错算、漏算以及计算数据不完整等问题，使得汇总计算的准确性以及时效性得到强有力的保证。

附图说明

下面参照附图结合实施例对本发明作进一步的说明。

图1是本发明一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法的流程图。

具体实施方式

请参照图1所示，本发明一种基于规则化的建设项目文件收集归档方法的较佳实施例，包括如下步骤：

步骤s10、定义项目文件收集归档规则；

步骤s20、云服务器依据项目文件收集归档规则，从各参建单位的业务系统自动收集项目文件并进行归档操作。通过将项目文件归集到云服务器，使得项目文件的处理、利用以及传输更加高效便捷，也杜绝了因为工作人员流动大、工作交接不清楚而导致项目文件丢失的情况。

所述步骤s10具体包括如下不分先后顺序的步骤：

步骤s11、定义项目文件类别以及档案类别；用于对项目文件以及档案进行分类；

步骤s12、定义项目文件自动收集的触发条件；通过定义项目文件自动收集的触发条件，使得参建单位满足条件时自动推送项目文件至云服务器进行归档，提升了项目文件收集归档的效率、以及质量，降低了项目文件收集归档的成本，实现了项目施工过程中同步收集、整理、归档项目文件。

步骤s13、定义项目文件命名规则以及档案命名规则；便于一眼识别项目文件以及档案的基本信息，统一命名规则便于管理；

步骤s14、定义项目文件以及档案的著录项的格式以及卷盒的格式；

步骤s15、定义档案的组卷规则。通过将项目文件的收集、整理以及组卷进行规则化，提高了项目文件的管理效率、降低了项目文件管理的成本。

所述步骤s11具体为：依据国家标准(gb/t50903-2013)、行业标准(cjj/t275-2018)以及项目档案管理办法(gbt50328-2014)，定义项目文件类别以及档案类别；

所述步骤s12具体为：定义项目文件完成签章手续为项目文件自动收集的触发条件；

所述步骤s13具体为：定义项目文件命名规则为：单位名称+分部工程名称+分项工程名称+文件类型；定义档案命名规则为：档案类别+项目名称+里程桩号+文件类型；

所述步骤s14具体为：依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义著录项的格式以及卷盒的格式；所述卷盒的格式至少包括卷盒封面、卷内目录、备考表以及背脊模板格式；依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义项目文件类别以及档案类别，定义著录项的格式以及卷盒的格式，在保证档案编制效率的同时，避免了因标准不同所造成的项目档案编制结果不统一，档案编制质量良莠不齐的情况。

所述步骤s15具体为：依据工程类型定义档案的组卷规则；所述组卷规则包括分项组成、文件内容、分卷页数以及档号规则；所述工程类型至少包括路基工程、桥梁工程、隧道工程、互通立交工程、路面工程、房建工程、机电工程及绿化工程。

所述步骤s20具体包括：

步骤s21、各参建单位的业务系统满足项目文件收集的触发条件后，将项目文件自动推送至云服务器；通过将项目文件归档至云服务器，借助计算机技术，能够更好的对项目文件进行检索，使得检索工作更加高效、便捷以及精准；还可以对项目文件进行汇总计算，避免了人工的错算、漏算以及计算数据不完整等问题，使得汇总计算的准确性以及时效性得到强有力的保证。

步骤s22、云服务器将项目文件依据项目文件类别自动归入预先设立的卷盒中；对于没有存储在业务系统的项目前期文件、项目管理文件等，可通过著录的方式录入至卷盒中；

步骤s23、云服务器依据组卷规则将各卷盒归档至档案中。

所述步骤s23具体为：云服务器依据组卷规则将各卷盒进行归档至档案中，自动生成卷盒目录，并对档案进行锁定，即对档案设置密码。可对存储于档案内的项目文件进行各种计算以及统计、并输出各类型的统计报表。云服务器可将档案通过网络移交给上级单位或者主管部门。

本发明一种基于规则化的建设项目文件收集归档系统的较佳实施例，包括如下模块：

定义规则模块、用于定义项目文件收集归档规则；

归档模块、用于云服务器依据项目文件收集归档规则，从各参建单位的业务系统自动收集项目文件并进行归档操作。通过将项目文件归集到云服务器，使得项目文件的处理、利用以及传输更加高效便捷，也杜绝了因为工作人员流动大、工作交接不清楚而导致项目文件丢失的情况。

所述定义规则模块具体包括如下不分先后顺序的单元：

类别定义单元、用于定义项目文件类别以及档案类别；用于对项目文件以及档案进行分类；

触发条件定义单元、用于定义项目文件自动收集的触发条件；通过定义项目文件自动收集的触发条件，使得参建单位满足条件时自动推送项目文件至云服务器进行归档，提升了项目文件收集归档的效率、以及质量，降低了项目文件收集归档的成本，实现了项目施工过程中同步收集、整理、归档项目文件。

命名规则定义单元、用于定义项目文件命名规则以及档案命名规则；便于一眼识别项目文件以及档案的基本信息，统一命名规则便于管理；

著录项的格式定义单元、用于定义项目文件以及档案的著录项的格式以及卷盒的格式；

组卷规则定义单元、用于定义档案的组卷规则。通过将项目文件的收集、整理以及组卷进行规则化，提高了项目文件的管理效率、降低了项目文件管理的成本。

所述类别定义单元具体为：依据国家标准(gb/t50903-2013)、行业标准(cjj/t275-2018)以及项目档案管理办法(gbt50328-2014)，定义项目文件类别以及档案类别；

所述触发条件定义单元具体为：定义项目文件完成签章手续为项目文件自动收集的触发条件；

所述命名规则定义单元具体为：定义项目文件命名规则为：单位名称+分部工程名称+分项工程名称+文件类型；定义档案命名规则为：档案类别+项目名称+里程桩号+文件类型；

所述著录项的格式定义单元具体为：依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义著录项的格式以及卷盒的格式；所述卷盒的格式至少包括卷盒封面、卷内目录、备考表以及背脊模板格式；依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义项目文件类别以及档案类别，定义著录项的格式以及卷盒的格式，在保证档案编制效率的同时，避免了因标准不同所造成的项目档案编制结果不统一，档案编制质量良莠不齐的情况。

所述组卷规则定义单元具体为：依据工程类型定义档案的组卷规则；所述组卷规则包括分项组成、文件内容、分卷页数以及档号规则。所述工程类型至少包括路基工程、桥梁工程、隧道工程、互通立交工程、路面工程、房建工程、机电工程及绿化工程。

所述归档模块具体包括：

项目文件推送单元、用于各参建单位的业务系统满足项目文件收集的触发条件后，将项目文件自动推送至云服务器；通过将项目文件归档至云服务器，借助计算机技术，能够更好的对项目文件进行检索，使得检索工作更加高效、便捷以及精准；还可以对项目文件进行汇总计算，避免了人工的错算、漏算以及计算数据不完整等问题，使得汇总计算的准确性以及时效性得到强有力的保证。

项目文件收集单元、用于云服务器将项目文件依据项目文件类别自动归入预先设立的卷盒中；对于没有存储在业务系统的项目前期文件、项目管理文件等，可通过著录的方式录入至卷盒中；

卷盒归档单元、用于云服务器依据组卷规则将各卷盒归档至档案中。

所述卷盒归档单元具体为：云服务器依据组卷规则将各卷盒进行归档至档案中，自动生成卷盒目录，并对档案进行锁定，即对档案设置密码。可对存储于档案内的项目文件进行各种计算以及统计、并输出各类型的统计报表。云服务器可将档案通过网络移交给上级单位或者主管部门。

综上所述，本发明的优点在于：

1、通过定义项目文件自动收集的触发条件，使得参建单位满足条件时自动推送项目文件至云服务器进行归档，提升了项目文件收集归档的效率、以及质量，降低了项目文件收集归档的成本，实现了项目施工过程中同步收集、整理、归档项目文件。

2、通过将项目文件的收集、整理以及组卷进行规则化，提高了项目文件的管理效率、降低了项目文件管理的成本。

3、通过将项目文件归集到云服务器，使得项目文件的处理、利用以及传输更加高效便捷，也杜绝了因为工作人员流动大、工作交接不清楚而导致项目文件丢失的情况。

4、依据国家标准、行业标准以及项目档案管理办法，定义项目文件类别以及档案类别，定义著录项的格式以及卷盒的格式，在保证档案编制效率的同时，避免了因标准不同所造成的项目档案编制结果不统一，档案编制质量良莠不齐的情况。

5、通过将项目文件归档至云服务器，借助计算机技术，能够更好的对项目文件进行检索，使得检索工作更加高效、便捷以及精准；还可以对项目文件进行汇总计算，避免了人工的错算、漏算以及计算数据不完整等问题，使得汇总计算的准确性以及时效性得到强有力的保证。

虽然以上描述了本发明的具体实施方式，但是熟悉本技术领域的技术人员应当理解，我们所描述的具体的实施例只是说明性的，而不是用于对本发明的范围的限定，熟悉本领域的技术人员在依照本发明的精神所作的等效的修饰以及变化，都应当涵盖在本发明的权利要求所保护的范围内。