一种纸质文件智能回收管控方法和系统与流程

本发明涉及信息安全技术领域，尤其涉及一种纸质文件智能回收管控方法和系统。

背景技术：

随着信息技术的快速发展，企事业单位特别是涉密单位对于内部信息安全问题极为重视，需要对一些涉密文件、企业的经营信息等纸质文件进行回收和销毁。这些纸质文件上一般会有二维码或条码作为文件的身份标识，可用于文件溯源及生命周期管控。

现有纸质文件一般通过回收装置进行扫描回收，根据二维码或条码在文件中的位置调整扫描装置，扫描异常时需手持扫描枪处理，也可打开暂存仓，放置或取出文件，最终暂存仓中的文件要么直接进行粉碎，要么传送到回收仓，待回收仓纸满时推出文件或者由保密专员打开回收仓取出文件，再进行集中物理销毁。

现有技术中文件扫描不灵活，需要人工干预，费时费力；暂存仓可以打开，导致无法监控人工放置或取出的文件，存在安全隐患；同一批文件处理方式单一，需要人工清理回收仓文件，工作量大，而且存在信息泄露隐患。

技术实现要素：

鉴于上述的分析，本发明旨在提供一种纸质文件智能回收管控方法和系统，用以解决对一批回收文件处理方式单一，对回收仓中文件需人工处理销毁的问题。

一方面，本发明实施例提供了一种纸质文件智能回收管控方法，包括：获取并验证用户信息；用户信息验证通过后，接收用户的扫描选择信息，基于扫描选择信息对输入口内放置的至少1份文件进行扫描，生成电子扫描文件上传至服务器目录中加密存档，将扫描后的至少1份文件置于暂存仓或输出口；交互界面显示文件扫描记录及关联信息，基于关联信息中文件处理建议将所述暂存仓中文件撤销到输出口、存放到回收仓或传送到粉碎仓销毁；基于预设条件对回收仓中的文件进行二次销毁判断，分拣机构将符合二次销毁条件的文件筛选出来后传送到粉碎仓。

基于上述方法的进一步改进，文件包括零散类文件和/或整份的非零散类文件；将输入口内放置的至少1份文件依次传送到双面拍摄仪，双面拍摄仪对零散类文件的每页文件均双面拍照后生成电子扫描文件、对整份的非零散类文件的封面和封底双面拍照后生成电子扫描文件，并识别每页零散类文件电子扫描文件中的二维码或整份非零散类文件封面或封底的条码。

基于上述方法的进一步改进，扫描选择信息包括对扫描异常是否忽略的选择信息；对二维码或条码进行识别，当识别到二维码或条码存在于数据库中时，将对应二维码的零散文件页或对应条码的整份非零散文件传送到暂存仓；当识别到二维码或条码不存在于数据库中，如果接收到的扫描异常是否忽略为“否”，则将对应二维码的零散文件页或对应条码的整份非零散文件传送到输出口，如果接收到的扫描异常是否忽略为“是”，则将对应二维码的零散文件页或对应条码的整份非零散文件传送到暂存仓。

基于上述方法的进一步改进，解析识别到的二维码或条码，获取其中存储的文件唯一标识，与数据库中文件信息进行关联查询，在交互界面统计出扫描结果，包括：扫描文件总数、扫描异常数、扫描开始时间、扫描结束时间，显示文件扫描记录及关联信息，包括：文件名称、总页数、扫描页数、扫描异常是否忽略、文件类型、文件密级、到期日、到期天数、处理建议、文件状态；其中，基于预设的文件处理规则，处理建议显示为粉碎或回收，并提供撤销选项供用户调整；对忽略扫描异常得到的文件，关联信息显示为空，处理建议显示为粉碎。

基于上述方法的进一步改进，暂存仓中文件的存放顺序与文件扫描记录的存储顺序存在对应关系，当文件的处理建议为撤销时，将对应该份文件的暂存仓中的零散文件页或整份非零散文件撤销到输出口；当文件的处理建议为回收时，将对应该份文件的暂存仓中的零散文件页或整份非零散文件存放到回收仓，当文件的处理建议为粉碎时，将对应该份文件的暂存仓中的零散文件页或整份非零散文件传送到粉粹仓。根据所述处理建议，每一所述电子扫描文件被保存至对应的服务器目录，同时在所述数据库中更新所述回收仓的文件存储记录。

基于上述方法的进一步改进，回收仓中设置有传感器，用于采集回收仓内存储文件的高度信息；预设条件包括：回收仓中的传感器提醒纸满、数据库统计出回收仓中文件存储量达到告警阈值、到达配置的定期销毁时间，或者，接收到用户启动二次销毁的操作；基于预设条件对回收仓中的文件进行二次销毁判断，包括：当满足任意一个预设条件时，所述分拣机构接收回收仓中的文件，进行分拣处理，得到符合二次销毁条件的文件。

基于上述方法的进一步改进，二次销毁条件依据所述文件密级、所述到期天数、所述文件类型的一项或多项预先设置；分拣机构将符合二次销毁条件的文件筛选出来后传送到粉碎仓，不符合的文件再次传送回所述回收仓。

基于上述方法的进一步改进，还包括：接收用户对回收仓中文件的打印请求，当该打印请求认证通过后，基于该打印请求中包括的待打印文件信息，在数据库中检索得到对应该待打印文件的电子扫描件在服务器上的存储目录，再在所述服务器目录中找到电子扫描件；打印该电子扫描件并输出。

另一方面，本发明实施例提供了一种纸质文件智能回收管控系统，包括：服务器、安全认证设备、交互屏幕、输入口、输出口、双面拍摄仪、暂存仓、回收仓、粉碎仓和分拣机构；在服务器上部署有业务系统和数据库，业务系统包括用户管理模块、规则配置模块、扫描记录管理模块、电子扫描文件管理模块、回收仓文件管理模块。

各模块在交互屏幕上提供数据显示和管控按钮，在登录、扫描、暂存、回收、粉碎环节触发管控按钮，服务器接收数据后，进行相应环节的逻辑判断，控制所述硬件设备的运转，以及数据信息与数据库的交互。

基于上述系统的进一步改进，逻辑判断包括：在登录时，判断用户的唯一身份信息是否存在于预存用户信息中；判断用户的唯一身份信息是否与预存用户信息一致；在扫描时，解析电子扫描文件中的二维码或条码，判断能否解析；解析出来的内容中是否存在文件唯一标识；能否关联出文件信息；基于预设的文件处理规则，判断出所述暂存仓中文件处理建议；在暂存时，识别所述暂存仓中的零散文件页或整份非零散文件对应的处理建议；在回收时，判断是否满足任意一个对所述回收仓中的文件进行二次销毁的预设条件；判断所选文件是否允许再次使用；在粉碎时，判断所述回收仓中的文件是否满足二次销毁条件。

与现有技术相比，本发明至少可实现如下有益效果之一：

1、提供闭环的管控方法，即可灵活控制多份文件的扫描，暂存，回收和粉碎，又可对已回收的文件进行循环再处理，用一体化、自动化方法流程代替人力物力，实现封闭管理，安全可靠。

2、可同时放置多份不同类型的文件，双面扫描无需关注文件的正反放置，加快用户对回收文件的整理；加密存档电子文件，做到有迹可寻，有备无患。

3、对扫描出错的文件处理灵活，自动输出，无需人工打开暂存仓，忽略扫描异常，无需人工再识别，保密性好。

4、根据预设的文件处理规则，实时计算文件处理建议，实现一次设置，重复使用，同时提供调整能力，满足特殊处理。

5、充分利用扫描记录与暂存仓文件存放顺序的对应关系，对一批回收的文件实现多样化处理。

6、无需等待回收仓纸满再处理，提供多种方式对已回收文件触发循环再处理，减少后期清理工作。

7、根据回收仓实际存储情况，灵活配置二次销毁条件，更有效地清空回收仓文件，使回收仓的存储能力最大化。

8、利用纸质文件与电子扫描文件的关联，安全有效地实现回收仓文件的再使用。

9、系统功能丰富，覆盖回收操作各环节。

10、各环节业务逻辑自动识别和判断，提供智能化处理方式，提高系统运转能力。

本发明中，上述各技术方案之间还可以相互组合，以实现更多的优选组合方案。本发明的其他特征和优点将在随后的说明书中阐述，并且，部分优点可从说明书中变得显而易见，或者通过实施本发明而了解。本发明的目的和其他优点可通过说明书、权利要求书以及附图中所特别指出的内容中来实现和获得。

附图说明

附图仅用于示出具体实施例的目的，而并不认为是对本发明的限制，在整个附图中，相同的参考符号表示相同的部件。

图1为本发明实施例1中纸质文件回收管控方法的流程图；

图2为本发明实施例1中纸质文件回收管控方法的细分流程图。

具体实施方式

下面结合附图来具体描述本发明的优选实施例，其中，附图构成本申请一部分，并与本发明的实施例一起用于阐释本发明的原理，并非用于限定本发明的范围。

本发明的一个具体实施例，公开了一种纸质文件智能回收管控方法，如图1所示，包括如下步骤：

s101：获取并验证用户信息；

s102：用户信息验证通过后，接收用户的扫描选择信息，基于扫描选择信息对输入口内放置的至少1份文件进行扫描，生成电子扫描文件上传至服务器目录中加密存档，将扫描后的至少1份文件置于暂存仓或输出口；

s103：交互界面显示文件扫描记录及关联信息，基于关联信息中文件处理建议将所述暂存仓中文件撤销到输出口、存放到回收仓或传送到粉碎仓销毁；

s104：基于预设条件对回收仓中的文件进行二次销毁判断，分拣机构将符合二次销毁条件的文件筛选出来后传送到粉碎仓。

实施时，根据用户的选择和实际回收的文件、系统逻辑判断的结果，会有多种分支情况，如图2所示，对图1的各步骤进行了进一步地细分。

与现有技术相比，本实施例提供的纸质文件智能回收管控方法，既可在一次回收操作灵活控制多份文件的扫描，暂存，回收和粉碎，又可以对已回收的文件进行循环再处理，满足用户多场景需求，而且利用完整的闭环管控方法来实现封闭管理，通过一体化、自动化的方法流程减少人力和物力，提高安全可靠性。

需要说明的是，在步骤s101中，用户登录时可以选择通过安全认证设备识别，也可以录入登录信息，回收管控系统在获取用户的唯一身份信息后，先判断用户的唯一身份信息是否存在于预存用户信息中，如果不存在，用户信息验证失败，如果存在，再继续判断用户的唯一身份信息是否与预存用户信息一致，如果信息不一致，验证失败，如果一致，则用户验证通过，登录进入回收管控系统。

用户可以查看目前回收仓的文件存储情况，可以进入步骤s102，开始文件扫描操作，或者进入步骤s104，对回收仓的文件开始二次销毁操作。

当进入步骤s102中，用户进行文件扫描操作时，会生成一条文件扫描总记录，存储用户信息、回收时间，以及扫描选择信息，其中包括“扫描异常是否忽略”的选择，用户可以选择是，或者否；开始回收后，输入口打开，用户在输入口内放置至少1份文件，可以是零散类文件和/或整份的非零散类文件。输入口关闭后，文件依次被传送到双面拍摄仪，该双面拍摄仪对零散类文件的每页文件均双面拍照后生成电子扫描文件、对整份的非零散类文件的封面和封底双面拍照后生成电子扫描文件，将电子扫描文件加密存放在临时目录中，并识别每页零散类文件电子扫描文件中的二维码或整份非零散类文件封面或封底的条码。

回收管控系统将解析识别到的所述二维码或条码，获取其中存储的文件唯一标识，与所述数据库中文件信息进行关联查询，当识别到二维码或条码存在于数据库中时，可查出文件的关联信息，同时将对应二维码的零散文件页或对应条码的整份非零散文件传送到暂存仓；当识别到二维码或条码不存在于数据库中，文件的关联信息置空，如果接收到的扫描异常是否忽略为“否”，则将对应二维码的零散文件页或对应条码的整份非零散文件传送到输出口，如果接收到的扫描异常是否忽略为“是”，则将对应二维码的零散文件页或对应条码的整份非零散文件传送到暂存仓。

全部扫描一遍后，如果有文件被传送到输出口，输入口会打开，用户可以将该文件再次置于输入口，选中原文件扫描总记录，再次进行扫描，可反复尝试多次，如果反复尝试仍出现错误，用户可根据实际情况自行判断是否需要继续回收，如果需要，可以调整扫描异常是否忽略为“是”，确保将该文件传送到暂存仓中，如果不需要，表示本次待回收文件已全部传送到暂存仓中，用户确认完成文件扫描，输入口关闭。

此时，进入到步骤s103中，在交互界面，系统统计出扫描结果，包括：扫描文件总数、扫描异常数、扫描开始时间、扫描结束时间，用户点击扫描文件总数，可以查看每一文件扫描记录及关联信息，包括：文件名称、总页数、扫描页数、扫描异常是否忽略、文件类型、文件密级、到期日、到期天数、处理建议、文件状态；其中，处理建议是基于预设的文件处理规则显示为粉碎或回收，并提供撤销选项供用户调整；对忽略扫描异常得到的文件，关联信息为空，处理建议显示为粉碎。

需要说明的是，文件处理规则由用户预先设置好，可以根据文件多个属性进行规则配置，示例性地，根据文件密级和到期天数来预设文件处理规则：当文件到期天数小于等于0时，表示文件密级已过期，则处理规则为“粉碎”，当文件到期天数大于0时，如果文件密级为“秘密”，则处理规则为“粉碎”，如果文件密级为其它情况，则处理规则为“回收”。

用户确认好文件处理建议后，开始执行回收操作。由于暂存仓中文件的存放顺序与文件扫描记录的存储顺序存在对应关系，比如暂存仓中最上面的文件是最后扫描进入的，对应文件扫描记录中最新的一条文件明细记录，执行回收时，依次取出暂存仓中零散文件页或整份非零散文件，根据其存放顺序就能对应到文件扫描记录，识别出该文件的处理建议，当文件的处理建议为撤销时，将暂存仓中该文件撤销到输出口；当文件的处理建议为回收时，将暂存仓中该文件存放到回收仓，当文件的处理建议为粉碎时，将暂存仓中该文件传送到粉粹仓；同时将该文件对应的电子扫描文件从临时目录保存至服务器上撤销、回收、粉碎对应的目录中，在数据库中更新回收仓的文件存储数量，增加回收文件的文件明细。

暂存仓中的文件全部处理完后，这一批扫描文件的回收操作就可结束了，用户可以选择退出系统，也可以进入步骤s104，对回收仓的文件开始二次销毁操作。

在步骤s104中，有4种情况可以发出二次销毁提醒：

1、回收仓中的传感器提醒纸满：回收仓中设置有传感器，用于采集回收仓内存储文件的高度信息，达到高度时，会提醒纸满；

2、数据库统计出回收仓中文件存储量达到告警阈值：用户在系统中配置告警阈值和告警条件，示例性地，设置告警阈值为5000，告警条件为回收仓文件数量大于告警阈值，那么当系统定期检测告警条件时，如果回收仓文件数量大于5000，就会发出提醒；

3、到达配置的定期销毁时间：用户可配置定期销毁的周期和时间，示例性地，周期是按月，时间是每个月1号，凌晨3点，那么每月1号凌晨3点就达到了二次销毁的条件；

4、接收到用户启动二次销毁的操作：用户登录回收管控系统，手动点击二次销毁操作。

对第1和第2种情况，用户可以设置系统发出提醒的同时启动二次销毁操作，也可设置为在有效期内接收到用户的提醒确认后再启动二次销毁操作。满足这4种情况中的任一种即符合二次销毁的预设条件，开始二次销毁操作，回收管控系统查询回收仓中未被粉碎的文件记录，按回收时间升序排列后，进行二次销毁条件的识别，得出符合二次销毁条件的文件记录序号，回收仓中的文件从最下层开始依次被传送到分拣机构，分拣机构根据得到的符合二次销毁条件的文件记录序号，将对应文件传送到粉碎仓，将不符合条件的文件再次传送回回收仓，同时系统更新已粉碎文件的文件状态，调整电子扫描文件的存放目录，更新再次回到回收仓文件的回收时间，待下次开始二次销毁操作时再循环处理。需要说明的是，二次销毁条件可依据文件密级、到期天数、文件类型的一项或多项预先设置，示例性地，设置文件到期天数小于等于0，文件密级为“秘密”，表示对回收仓中文件密级不高但已到期的文件进行二次销毁。

为了满足用户对已回收的文件还要再次使用的需求，考虑到安全性和封闭性，用户可以在回收仓的文件记录中选择需要使用的文件，提出打印申请，回收管控系统关联数据库查询所选文件是否允许再次使用，在交互界面上弹出提醒，显示可再次使用的文件信息，以及不允许再次使用的文件信息，用户确认后，对允许再次使用的文件，系统在数据库中检索对应文件的电子扫描件在服务器上的存储目录，再在服务器目录中找到电子扫描件打印输出。

实施例2，

提供一种纸质文件智能回收管控系统，从而实现实施例1中的智能回收管控方法。该系统包括：服务器、安全认证设备、交互屏幕、输入口、输出口、双面拍摄仪、暂存仓、回收仓、粉碎仓和分拣机构。在服务器上部署有业务系统和数据库，其中，业务系统包括用户管理模块、规则配置模块、扫描记录管理模块、电子扫描文件管理模块、回收仓文件管理模块，各模块在交互屏幕上提供数据显示和管控按钮。

具体来说，用户管理模块包括：用户信息验证、显示、查询、新增、修改和删除；规则配置模块包括：规则参数、告警阈值、文件处理规则、回收仓文件存储数量告警规则、定期销毁规则、提醒规则、二次销毁条件的查询、配置、修改和删除；扫描记录管理模块包括：扫描记录查询、新增、修改和删除，扫描文件关联信息的显示，以及启动扫描、重试扫描、完成扫描、启动回收的管控操作；电子扫描文件管理模块包括：暂存仓文件、回收仓文件的电子扫描文件存储目录的显示、查询；回收仓文件管理模块包括：回收仓文件的显示、查询、文件存储数量的统计，以及二次销毁、打印申请的管控操作。

实施时，用户在登录、扫描、暂存、回收、粉碎环节触发管控按钮，服务器接收数据后，进行相应环节的逻辑判断，控制硬件设备的运转，以及数据信息与数据库的交互。

需要说明的是，各环节的逻辑判断包括：

在登录时，判断用户的唯一身份信息是否存在于预存用户信息中；判断用户的唯一身份信息是否与预存用户信息一致；

在扫描时，解析电子扫描文件中的二维码或条码，判断能否解析；解析出来的内容中是否存在文件唯一标识；能否关联出文件信息；基于预设的文件处理规则，判断出所述暂存仓中文件处理建议；

在暂存时，识别所述暂存仓中的零散文件页或整份非零散文件对应的处理建议；

在回收时，判断是否满足任意一个对所述回收仓中的文件进行二次销毁的预设条件；判断所选文件是否允许再次使用；

在粉碎时，判断所述回收仓中的文件是否满足二次销毁条件。

与现有技术相比，本实施例提供的纸质文件智能回收管控系统功能丰富，覆盖回收操作各环节，各环节业务逻辑自动识别和判断，提供智能化处理方式，提高系统运转能力。

本领域技术人员可以理解，实现上述实施例方法的全部或部分流程，可以通过计算机程序指令相关的硬件来完成，所述的程序可存储于计算机可读存储介质中。其中，所述计算机可读存储介质为磁盘、光盘、只读存储记忆体或随机存储记忆体等。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。