一种在电子表格中发送邮件的方法与流程

本发明涉及一种在电子表格中发送邮件的方法，尤其涉及一种在电子表格中发送工资条邮件的方法。

背景技术：

在这个信息无处不在的年代，信息保密自然是比较重要的，例如公司员工的工资条信息对于员工个人来说就是是保密信息，这种信息必须要妥善处理；如果财务部门能够在列好所有员工的工资表之后将其通过邮件形式把每个员工的工资条单独发送给与员工个人，使其与其他员工互不可见，这样就很好地保护了各自的隐私，且降低了打印纸质工资条的成本。但是现有的工作方式是将工资条在表格中列明后，再通过电子邮件，一个个的发送工资条给对应的员工，这种工作方式相当的繁琐，当公司的财务和人事在处理员工工资信息时，面对的通常都是很庞大的数据，而且稍有出错就会有较大的影响。

因此，亟需提出一种新的技术方案来解决上述问题。

技术实现要素：

本发明的目的是解决现有技术中存在的问题，提供一种在电子表格中发送邮件的方法，采用的技术方案是：

一种在电子表格中发送邮件的方法，包括：

发件人于电子表格中设计表头信息，其中，所述表头信息包括收件人的电子邮箱地址；

于表格表头下方的单元格内填入与表头信息对应的数据信息；

发件人通过电子表格页面内的登录指令按键打开电子邮件的登录窗口，并登录邮箱；

于电子表格页面内编辑邮件发送模板，所述邮件发送模板包括邮件标题、邮件正文和邮件结语，其中所述邮件正文由所述电子表格中填入的数据信息组成；

选中电子表格中的目标发送信息，点击电子表格页面内的发送并预览指令按键，预览目标发送信息无误，点击发送指令按键，目标发送信息已电子邮件形式发送至收件人邮箱。

上述技术方案进一步的，所述电子表格的支持程序中植入有邮件处理插件，或所述电子表格的支持程序可调动计算机系统内的邮件处理插件或邮件支持程序。

进一步的，所述表头信息位于所述电子表格的第一行，发件人于电子表格中登录电子邮箱，邮件处理插件将电子表格中的信息整合至邮件发送模板中，发件人将电子表格中的信息发送至收件人的电子邮箱。

进一步的，所述邮件发送模板的邮件正文内容与所述表头信息及表头信息下方的单元格内容对应。

进一步的，所述邮件处理插件对电子表格的第一行进行信息识别，所述表头信息被所述邮件处理插件接收。

进一步的，所述电子表格的第一行的表头信息由植入电子表格内的插件自动生成。

进一步的，所述插件在所述电子表格中形成邮件发送功能区，所述功能区至少包括所述登录指令按键、发送并预览指令按键和发送指令按键。

进一步的，发件人在电子表格中将数据内容填充完成，点击所述发送并预览指令按键，所述电子表格中弹出对应弹窗，填充的数据内容在所述弹窗中显示，发件人于所述弹窗中核对数据内容是否正确，若数据内容不正确，则返回至电子表格页面，于对应单元格中修改数据内容，再重新点击发送并预览指令按键。

进一步的，发件人于所述弹窗中核对数据内容是否正确，若数据内容正确，则用户于电子表格中的所述邮件发送功能区中点击登录指令按键登录所述电子邮箱，所述邮件处理插件自所述电子表格中接收所述表头信息和表头下填充的数据内容，并将其作为邮件正文内容发送给收件人。

进一步的，表头信息和表头下填充的数据内容被所述邮件处理插件采集并整合为邮件正文内容后，所述邮件处理插件将邮件标题、邮件正文和邮件结语转化为承载信息的字符串，并设置邮件发送过程中的服务器、目标邮件地址及发件人信息的编码格式，再将所述字符串与设置的所述编码格式发送至收件人的邮箱服务器中。

进一步的，发件人通过所述邮件处理插件自定义设置邮件发送模板中邮件标题、邮件正文和邮件结语的内容及形式。

进一步的，发件人通过电子表格登录邮箱时需提供电子邮箱的第三方授权码，通过植入电子表格内的功能程序将邮箱账号和授权码提交至所述邮件处理插件服务器端进行验证登录。

进一步的，所述第三方授权码通过登录对应网页版邮箱获取。

与现有技术相比，本发明具有如下有益效果中的一个或多个：

1.本发明提供一种在电子表格中发送工资条邮件的方法，用户可以使用本发明所述方法校对员工工资信息，并且可以逐个向员工发送对应的工资条，可以较大地提升办公效率。

2.利用本发明所述的在电子表格中发送工资条邮件的方法，用户只需要在表格中将工资表的表头设计好(可以由插件生成初始的模板)，一般包括“姓名”、“基本工资”、“提成”、“绩效”、“奖金”、“邮箱”等一些相关信息，表头信息须放到第一行，以便插件可以提取每一列下面的内容，表头信息要放到第一行以便软件识别表头中的字段和字段下对应的工资信息；表头设计完成之后，就可以向下面的单元格填充工资数据了，工资数据填充完成之后，点击“发送并预览”按钮便会弹出一个包含有所有员工工资信息的弹窗，每个员工的姓名会生成一个按钮，点击按钮，该员工的工资信息会以表格的形式在一侧罗列出来，方便用户阅览并进行核对；当所有用户的工资信息都确定无误时，用户便可以登录自己的邮箱并发送邮件，由于本插件是将邮件系统嵌入到office中，所以其本质上是在office中装入第三方邮件客户端，只需要用户提供邮箱账户的第三方授权码，便可通过软件把邮箱账号和授权码提交到对应邮箱服务器进行验证并登录需要用邮箱服务商提供的授权码来登录使用(授权码可登陆对应邮箱网页版获取)；另外发送给员工的邮件版式(邮件主题、发件人称谓、开头语和问候语)是可以由用户自行设置的。

3.利用本发明所述的在电子表格中发送工资条邮件的方法，使得工作效率更高，且在发送邮件的时候不易出错，方便核对。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其它附图。

图1是应用本发明所述方法发送邮件的界面窗口示意图；

图2是在一种实施例中在电子表格中编辑目标发送的数据信息的窗口界面示意图；

图3是图2所示窗口界面示意图界面中未示出的延伸窗口界面示意图；

图4是在一种实施例中于电子表格中跳出电子邮箱登录窗口的窗口界面示意图；

图5是在一种实施例中于电子表格中编辑邮件发送模板的窗口界面示意图；

图6是在一种实施例中所述编辑邮件发送模板的窗口界面示意图；

图7是在一种实施例中于电子表格中发送并预览邮件目标发送内容的窗口界面示意图；

图8是在图7的基础上选中一个目标预览邮件的窗口界面示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例的附图，对本发明实施例的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

在本发明的描述中，需要理解的是，术语“上”、“下”、“顶”、“底”、“内”、“外”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或者元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。在本发明的描述中，“多个”的含义是两个或两个以上，除非另有明确具体的限定。

在本发明中，除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“相连”、“连接”、“固定”等术语应做广义理解，例如，可以是固定连接，也可以是可拆卸连接，或成一体；可以是机械连接，也可以是电连接；可以是直接相连，也可以通过中间媒介间接相连，可以是两个元件内部的连通或两个元件的相互作用关系。对于本领域的普通技术人员而言，可以根据具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。

下面结合附图与实施例进一步说明本发明要旨。

实施例：

针对现有技术中存在的问题，本发明提供一种在电子表格中发送邮件的方法，请参见图1-8，其中，图1是应用本发明所述方法发送邮件的界面窗口示意图；图2是在一种实施例中在电子表格中编辑目标发送的数据信息的窗口界面示意图；图3是图2所示窗口界面示意图界面中未示出的延伸窗口界面示意图；图4是在一种实施例中于电子表格中跳出电子邮箱登录窗口的窗口界面示意图；图5是在一种实施例中于电子表格中编辑邮件发送模板的窗口界面示意图；图6是在一种实施例中所述编辑邮件发送模板的窗口界面示意图；图7是在一种实施例中于电子表格中发送并预览邮件目标发送内容的窗口界面示意图；图8是在图7的基础上选中一个目标预览邮件的窗口界面示意图。

一种在电子表格中发送邮件的方法，包括：

发件人于电子表格中设计表头信息，其中，所述表头信息包括收件人的电子邮箱地址；

于表格表头下方的单元格内填入与表头信息对应的数据信息；

发件人通过电子表格页面内的登录指令按键打开电子邮件的登录窗口，并登录邮箱；

于电子表格页面内编辑邮件发送模板，所述邮件发送模板包括邮件标题、邮件正文和邮件结语，其中所述邮件正文由所述电子表格中填入的数据信息组成；

选中电子表格中的目标发送信息，点击电子表格页面内的发送并预览指令按键，预览目标发送信息无误，点击发送指令按键，目标发送信息已电子邮件形式发送至收件人邮箱。

在一种实施例中，所述电子表格的支持程序中植入有邮件处理插件，或所述电子表格的支持程序可调动计算机系统内的邮件处理插件或邮件支持程序。本发明所述的于电子表格中发送电子邮件的方法不限制电子表格与邮件支持程序或邮件支持插件的程序从属关系，只要可自电子表格中跳转出邮件登录窗口即可。

在一种实施例中，所述表头信息位于所述电子表格的第一行，发件人于电子表格中登录电子邮箱，邮件处理插件将电子表格中的信息整合至邮件发送模板中，发件人将电子表格中的信息发送至收件人的电子邮箱。

在一种实施例中，所述邮件发送模板的邮件正文内容与所述表头信息及表头信息下方的单元格内容对应。

在一种实施例中，所述邮件处理插件对电子表格的第一行进行信息识别，所述表头信息被所述邮件处理插件接收。

在一种实施例中，所述电子表格的第一行的表头信息由植入电子表格内的插件自动生成。

在一种实施例中，所述插件在所述电子表格中形成邮件发送功能区，所述功能区至少包括所述登录指令按键、发送并预览指令按键和发送指令按键。

在一种实施例中，发件人在电子表格中将数据内容填充完成，点击所述发送并预览指令按键，所述电子表格中弹出对应弹窗，填充的数据内容在所述弹窗中显示，发件人于所述弹窗中核对数据内容是否正确，若数据内容不正确，则返回至电子表格页面，于对应单元格中修改数据内容，再重新点击发送并预览指令按键。

在一种实施例中，发件人于所述弹窗中核对数据内容是否正确，若数据内容正确，则用户于电子表格中的所述邮件发送功能区中点击登录指令按键登录所述电子邮箱，所述邮件处理插件自所述电子表格中接收所述表头信息和表头下填充的数据内容，并将其作为邮件正文内容发送给收件人。

在一种实施例中，表头信息和表头下填充的数据内容被所述邮件处理插件采集并整合为邮件正文内容后，所述邮件处理插件将邮件标题、邮件正文和邮件结语转化为承载信息的字符串，并设置邮件发送过程中的服务器、目标邮件地址及发件人信息的编码格式，再将所述字符串与设置的所述编码格式发送至收件人的邮箱服务器中。

具体的说，在一种情况下可以将包含用户信息和问候语的邮件头部、包含工资数据的邮件主体以及包含落款相关的邮件尾部以html格式字符串的形式拼接在一起，然后使用org.apache.commons.mail.htmlemail类来设置发送过程的服务器，目标邮件地址，发件方信息，编码格式以及邮件主题并发送，用户在收到邮件之后，看到的便是html格式的工资条信息。

在一种实施例中，发件人通过所述邮件处理插件自定义设置邮件发送模板中邮件标题、邮件正文和邮件结语的内容及形式。

在一种实施例中，发件人通过电子表格登录邮箱时需提供电子邮箱的第三方授权码，通过植入电子表格内的功能程序将邮箱账号和授权码提交至所述邮件处理插件服务器端进行验证登录。

进一步的，所述第三方授权码通过登录对应网页版邮箱获取。

利用本发明所述方法获取邮箱授权码的方法如下，(以qq邮箱为例)：

登陆邮箱网页版(mail.qq.com)，点击“设置”、选择“账户、点击“开启服务”后“pop3/smtp服务”的“开启”按钮、按操作发送短息即可获取授权码。

本发明在office中进行邮件操作相关代码如下：

htmlemailemail＝newhtmlemail()；

email.sethostname("smtp."+servername+".com")；

email.setcharset("gbk")；

email.setfrom(mailaccount,sendname)；

email.setauthentication(mailaccount,mailcode)；

stringmaildata＝alluser.get(i).get(2)；

email.addto(mailaddress)；

email.setsubject(recname+"，您当月的工资条")；

email.setmsg("<b>"+recname+"，"+modelhead+"</b><br><br>"+maildata+"<br><b>"

+modelend+"</b><br>")；

email.send()；

利用本发明所述的在电子表格中发送工资条邮件的方法，用户只需要在表格中将工资表的表头设计好(可以由插件生成初始的模板)，一般包括“姓名”、“基本工资”、“提成”、“绩效”、“奖金”、“邮箱”等一些相关信息，表头信息须放到第一行，以便插件可以提取每一列下面的内容，表头信息要放到第一行以便软件识别表头中的字段和字段下对应的工资信息；表头设计完成之后，就可以向下面的单元格填充工资数据了，工资数据填充完成之后，点击“发送并预览”按钮便会弹出一个包含有所有员工工资信息的弹窗，每个员工的姓名会生成一个按钮，点击按钮，该员工的工资信息会以表格的形式在一侧罗列出来，方便用户阅览并进行核对；当所有用户的工资信息都确定无误时，用户便可以登录自己的邮箱并发送邮件，由于本插件是将邮件系统嵌入到office中，所以其本质上是在office中装入第三方邮件客户端，只需要用户提供邮箱账户的第三方授权码，便可通过软件把邮箱账号和授权码提交到对应邮箱服务器进行验证并登录需要用邮箱服务商提供的授权码来登录使用(授权码可登陆对应邮箱网页版获取)；另外发送给员工的邮件版式(邮件主题、发件人称谓、开头语和问候语)是可以由用户自行设置的。

利用本发明所述的在电子表格中发送工资条邮件的方法，使得工作效率更高，且在发送邮件的时候不易出错，方便核对。

本发明所述邮箱账号种类目前支持市面上主流邮箱服务商，如网易，腾讯、新浪等，用户只需登录邮箱，便可将所有工资条逐一发送给员工且员工之间互不知晓；不仅节省了宝贵的纸质资源，而且提升了办公效率。

进一步的，利用本发明所述方法每次发送向员工发送工资条都会生成一个日志，其中记录有发送时间，收件人，是否发送成功等信息，用户可以点击“发送历史记录”进行查看。

本发明使用java语言实现在office中进行邮件操作，而无须借助商业的邮件客户端，信息保密性较好。

邮件版式可由用户自己设计，满足个性化需求，且用户只需设计好表头并填充工资信息便可发送邮件，提升了办公效率。

本发明提供一种在电子表格中发送工资条邮件的方法，用户可以使用本发明所述方法校对员工工资信息，并且可以逐个向员工发送对应的工资条，可以较大地提升办公效率。

在本说明书的描述中，参考术语“一个实施例”、“一些实施例”、“示例”、“具体示例”或“一些示例”等的描述意指结合该实施例或示例描述的具体特征、结构、材料或者特点包含于本发明的至少一个实施例或示例中。在本说明书中，对上述术语的示意性表述不必针对的是相同的实施例或示例。而且，描述的具体特征、结构、材料或者特点可以在任何的一个或多个实施例或示例中以合适的方式结合。此外，本领域人员可以将本说明书中描述的不同实施例或示例进行接合和组合。

尽管上面已经示出和描述了本发明的实施例，可以理解的是，上述实施例是示例性的，不能理解为对本发明的限制，本领域的普通技术人员在本发明的范围内可以对上述实施例进行变化、修改和变型。