一种办公服务管理系统及其方法与流程

1.本发明涉及办公信息系统技术领域，更具体地说，它涉及一种办公服务管理系统及其方法。


背景技术：

2.办公信息系统指电子文件柜、电子会议和通信等。办公信息系统涉及行为科学、系统科学、计算技术和通信技术等学科。它是一个人机系统，设备和资源（包括数据和软件）是重要条件，但人是办公的决定因素。它所处理的数据已从单一的文本数据发展到包括文本、语音、图形、图像、动画、视频等的多媒体数据。在2000年11月的办公自动化国际学术研讨会上，有专家建议将办公自动化（oa）更名为办公信息系统（ois）。办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通讯技术等现代科学技术为支撑，以提高专向和综合业务管理和辅助决策的水平效果为目的的综合性人机交互系统。在该系统中，指导思想是灵魂，规范标准是基础，信息资源是前提，硬件设备和软件系统是工具，系统管理和维护是保证，系统应用是目的。
3.现有技术中最典型的办公信息系统是如钉钉以及其他非常多的办公信息系统，它们的共同特点是具有类似的功能，如：人事审批、业务审批、采购审批、外勤审批等审批功能以及线上会议、管理信息通知等。这些功能具有相同点之一是均会：发布通知。即：审批项需要不同节点的管理人员审批，会议通知需要及时通知到相关的参会人员。目前的方式是，当到达通知节点的时间时，对应节点工作人员需要进去至系统内部查看，或者是查看弹窗通知。
4.然而，上述的当办公信息系统中到达通知节点时，需要工作人员进入系统中查看信息，耗费工作人员大量查阅通知的时间，当通知或审批项目较多时，一条一条的阅读速度非常缓慢且非常疲累，因此如何节省办公时间和缓解阅读压力，存在改进之处。


技术实现要素：

5.针对背景技术中提出的在办公信息系统中，当通知或审批项目较多时，工作人员一条一条的阅读速度非常缓慢且非常疲累的技术问题，本发明利用视频一览审批节点或通知的形式对于工作人员来说查看非常轻松，从而能够快速从多条信息中可有选择的跳过可不当天处理的审批或通知，并合理延期处理，以达到大大缓解工作者的压力的目的。
6.为实现上述目的，本发明提供了如下技术方案一：一种办公服务管理系统，包括：后台服务器，所述后台服务器用于存储后台电子数据；办公和服务管理系统，所述办公和服务管理系统用于对后台服务器存储的电子数据进行归类从而对应指向不同的应用功能；用户办公软件端，所述用户办公软件端包括系统流程操作界面和视频查询窗口，所述系统流程操作界面与所述办公和服务管理系统的应用功能一一对应，所述视频查询窗
口用于以视频形式显示当前账号或多个权限账号中所述办公和服务管理系统的审批节点或通知。
7.通过上述技术方案，本发明中的视频查询窗口通过视频形式跳转出审批节点或通知的视频栏。视频中的展示形式多种多样，可以根据企业形式定制，还可配背景music。视频中将所有的审批节点和通知一次性展示给工作人员，工作人员则依据工作的重要性优先级处理其中重要的审批流程，其余流程可以流转至下一个工作日，且流转的节点会在下一次视频中体现，因此视频制作的素材是未处理的节点和未处理的通知。本发明整体方案的效果是，通过视频一览审批节点或通知的形式对于工作人员来说查看非常轻松，从而能够快速从多条信息中可有选择的跳过可不当天处理的审批或通知，并合理延期处理，大大缓解工作者的压力。
8.本发明进一步设置为：所述视频查询窗口显示的video为所述系统流程操作界面中审批节点或通知的截图所剪辑而成的提示视频。
9.通过上述技术方案，可知视频查询窗口视频的素材来自审批节点或通知界面的截图图片素材。
10.本发明进一步设置为：所述办公和服务管理系统包括事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统和服务管理系统。
11.通过上述技术方案，办公和服务管理系统的具体应用功能根据企业所需要的功能进行系统功能应用分配。
12.本发明进一步设置为：所述视频查询窗口显示的video为所述系统流程操作界面中对应事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统和服务管理系统的审批节点或通知的截图所剪辑而成的提示视频。
13.通过上述技术方案，可知视频查询窗口视频的素材来自审批节点或通知界面的截图图片素材，该审批节点或通知主要来源于事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统和服务管理系统中的审批节点或通知。
14.本发明进一步设置为：所述事务型办公系统包括文字处理模块、行文办理模块、邮件管理模块、文档管理模块、电子报表模块、排版印刷模块、日程安排模块和其他数据处理模块。
15.本发明进一步设置为：所述管理型办公系统包括计划管理模块、统计管理模块、财政管理模块、公文管理模块、人事管理模块、会务管理模块、外事管理模块和其他行政管理模块。
16.本发明进一步设置为：所述决策型办公系统包括决策模型模块、计划模型模块、预测模型模块、案例模块、评估模型模块、决策方法模块、方案比较模块和电子会议模块。
17.本发明进一步设置为：所述服务管理系统包括客户管理模块、房产管理模块、维修维护管理模块、查询模块、物业收费管理模块、财务管理模块、综合信息服务模块和设施预定管理模块。
18.为实现上述目的，本发明提供了如下技术方案二：一种办公服务管理系统的提示方法，包括以下步骤：获取截图素材步骤：定时获取当前（若干有权限）账号审批节点/通知界面截图；素材剪辑视频步骤：利用一剪成片剪辑插件将以上获取的截图有规律的整理成便
捷阅读小视频video；发布提示弹窗步骤：定时通过视频查询窗口弹出小视频video。
19.通过上述技术方案，可知视频查询窗口视频的素材来自审批节点或通知界面的截图图片素材，其中的图片素材可以来自当前账号或者当前账号所具有权限的其他账号的审批节点/通知。然后，利用剪辑插件进行剪辑形成小视频video，并定时（如上班时间9:00）投放至软件账号的视频查询窗口弹出，以便工作人员阅读。
20.本发明进一步设置为：所述获取截图素材步骤中，当天未处理的审批或通知，下一次定时获取界面截图时依然会重新引用。
21.通过上述技术方案，当天未处理的审批节点或通知依然会流转至第二日提醒。
22.综上所述，本发明具有以下有益效果：（1）本发明通过视频一览审批节点或通知的形式对于工作人员来说查看非常轻松；（2）本发明办公和服务管理系统中当天未处理的审批节点或通知依然会流转至第二日提醒；（3）本发明办公和服务管理系统具有事务型办公系统、管理型办公系统、决策型办公系统和服务管理系统，依据开发方向不同进行分类，节省开发时间，提高开发效率。
附图说明
23.图1为办公服务管理系统整体结构原理图；图2为视频查询窗口video制作流程示意图；图3为办公服务管理系统应用场景结构示意图。
24.附图标记：1、后台服务器；2、办公和服务管理系统；2-1、事务型办公系统；2-11、文字处理模块；2-12、行文办理模块；2-13、邮件管理模块；2-14、文档管理模块；2-15、电子报表模块；2-16、排版印刷模块；2-17、日程安排模块；2-18、其他数据处理模块；2-2、管理型办公系统；2-21、计划管理模块；2-22、统计管理模块；2-23、财政管理模块；2-24、公文管理模块；2-25、人事管理模块；2-26、会务管理模块；2-27、外事管理模块；2-28、其他行政管理模块；2-3、决策型办公系统；2-31、决策模型模块；2-32、计划模型模块；2-33、预测模型模块；2-34、案例模块；2-35、评估模型模块；2-36、决策方法模块；2-37、方案比较模块；2-38、电子会议模块；2-4、服务管理系统；2-41、客户管理模块；2-42、房产管理模块；2-43、维修维护管理模块；2-44、查询模块；2-45、物业收费管理模块；2-46、财务管理模块；2-47、综合信息服务模块；2-48、设施预定管理模块；
3、用户办公软件端；3-1、系统流程操作界面；3-2、视频查询窗口。
具体实施方式
25.下面结合实施例及附图对本发明作进一步的详细说明，但本发明的实施方式不仅限于此。
26.一种办公服务管理系统，如图1-图3所示，包括：后台服务器1、办公和服务管理系统2和用户办公软件端3三部分。本发明的发明点主要在于用户办公软件端3部分中对审批或通知的展现形式，通过视频展现审批节点或通知的新形式，让工作人员查看审批节点或通知变得非常轻松。如何在办公服务管理系统中实现这一点，如下所述。
27.本发明管理系统中的后台服务器1用于存储后台电子数据以及行使通信功能，系统中的办公和服务管理系统2的架构搭建决定该办公软件的应用功能形式，功能的行使通过前端的用户办公软件端3中的操作面板实现。
28.具体的，办公和服务管理系统2的架构搭建通过办公和服务管理系统2对后台服务器1存储的电子数据进行归类从而对应指向不同的应用功能。而用户办公软件端3的操作面板在本发明中包括：系统流程操作界面3-1和视频查询窗口3-2，系统流程操作界面3-1与办公和服务管理系统2的应用功能一一对应，从而系统流程操作界面3-1行使传统的办公审批和办公通知的功能。然而，本发明中的视频查询窗口3-2专用于以视频形式显示当前账号或多个权限账号中办公和服务管理系统2的审批节点或通知。
29.其中，视频查询窗口3-2显示的video为系统流程操作界面3-1中审批节点或通知的截图所剪辑而成的提示视频。本发明中，办公和服务管理系统2包括事务型办公系统2-1、管理型办公系统2-2、决策型办公系统2-3和服务管理系统2-4。因此，视频查询窗口3-2显示的video为系统流程操作界面3-1中对应事务型办公系统2-1、管理型办公系统2-2、决策型办公系统2-3和服务管理系统2-4的审批节点或通知的截图所剪辑而成的提示视频。
30.以下介绍本发明中的视频查询窗口3-2如何专用于以视频形式显示当前账号或多个权限账号中办公和服务管理系统2的审批节点或通知。本发明提供一种办公服务管理系统的提示方法，包括以下步骤：首先，获取截图素材步骤：定时获取当前若干有权限账号审批节点/通知界面截图。然后，素材剪辑视频步骤：利用一剪成片剪辑插件将以上获取的截图有规律的整理成便捷阅读小视频video；最后，发布提示弹窗步骤：定时通过视频查询窗口弹出小视频video。其中，最重要的是将一剪成片的剪辑插件应用在办公的审批节点或通知领域，剪辑插件通过blackwhite、colorx、fadein/out、gamma_corr、invert_colors、lum_contrast、mask_color等剪辑相关函数进行开发，完成对视频的制作并形成剪辑模板。
31.当然，在获取截图素材步骤中，当天未处理的审批或通知，下一次定时获取界面截图时依然会重新引用。
32.此外，以下介绍本发明中的办公和服务管理系统2的具体架构。
33.事务型办公系统2-1包括文字处理模块2-11、行文办理模块2-12、邮件管理模块2-13、文档管理模块2-14、电子报表模块2-15、排版印刷模块2-16、日程安排模块2-17和其他
数据处理模块2-18。事务型办公系统2-1开发的方向是针对文档类数据的进行归集，形成文档操作栏。
34.管理型办公系统2-2包括计划管理模块2-21、统计管理模块2-22、财政管理模块2-23、公文管理模块2-24、人事管理模块2-25、会务管理模块2-26、外事管理模块2-27和其他行政管理模块2-28。管理型办公系统2-2开发的方向是针对时间节点类时钟数据的归集，形成时间节点控制操作栏，保证事项按照规定时间进行。
35.决策型办公系统2-3包括决策模型模块2-31、计划模型模块2-32、预测模型模块2-33、案例模块2-34、评估模型模块2-35、决策方法模块3-36、方案比较模块3-37和电子会议模块3-38。决策型办公系统2-3开发的方向是针对建立模型类数据的进行归集，需要引用特定模型函数，形成企业管理模型操作栏。
36.服务管理系统2-4包括客户管理模块2-41、房产管理模块2-42、维修维护管理模块2-43、查询模块2-44、物业收费管理模块2-45、财务管理模块2-46、综合信息服务模块2-47和设施预定管理模块2-48。服务管理系统2-4开发的方向是针对费用数据的进行归集，形成费用操作栏。
37.以上所述仅是本发明的优选实施方式，本发明的保护范围并不仅局限于上述实施例，凡属于本发明思路下的技术方案均属于本发明的保护范围。应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理前提下的若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。