一种利用大数据自动生成投标文件的方法与流程

本发明涉及一种利用大数据自动生成投标文件的方法，属于办公自动化。

背景技术：

1、项目投标是每个公司都需要完成的一项长期工作。一直以来，制作投标文件都成为一项周期长、重复性高的体力型工作。涉及人员多，难以统一标准，修改困难。一旦出错，会给公司带来巨大损失。解决这一系列问题、满足业主招标结构合规性要求，提高标书制作效率和标书成品质量，成为企业日常管理的一项重要工作。

2、传统投标文件制作，虽然基本资料大致一样，然而不同平台业主招标，有着不同的要求。格式、模板都不一样。因此，制作投标文件，难以确立统一格式和数据。大部分标书制作人员为了节省制作时间，都是将上一次投标的投标文件资料手动粘贴到新文件中。这样处理有很大弊端：

3、一、重复性工作量大，费时费力

4、投标文件制作是一项技术含量低却费时费力的工作，复制、粘贴的重复性工作容易让人疲劳感，以人员和业绩文件编写时最为突出。

5、以南网投标文件人员简历表为例，一人资料填写需要7分钟左右，执业资格证、职称证等粘贴需要5分钟（不含搜集整理证明资料的时间），制作1人的资料需要12分钟，以30人资料计算，光人员简历表一项就需要花费360分钟（6小时）。加上业绩、资质、知识产权等信息至少需要花费20小时（3个工作日）的时间。

6、二、人员、业绩无法跟随公司实际履约运行情况更新

7、为了节省时间，大部分标书制作人员的工作过程都是粘贴以前标书的资料，而每个项目对人员专业及业绩的要求是不同的，简单的复制粘贴写出的投标文件是无法获得高分的。

8、同时，经营人员对全公司人力资源配备情况没有全面了解，大部分投标文件应用的都是同样的几个人员资料参与投标，无法全面展示公司人力资源实力，很多有执业资格、高级职称的人员无法出现在项目人员配备清单中，个人执业资格和职称、学历提升也无法及时在投标文件中得到体现。特殊工种的持证人员也无法安排到投标文件中的合适岗位上。人员配备无法达到最优，直接影响人员组织结构项的评分得分。

9、而且标书制作人员未及时删除辞职员工信息，增添新进员工信息，会导致投标文件中出现已经在别处任职的人员信息，极端情况甚至会出现竞争对手单位人员。这样极容易导致废标。

10、三、资质证明、财务报表等文件过期被忽视

11、传统投标文件制作通常都是机械操作，复制历史资料进新文件，资质证书这样有时效的文件过期了也容易被忽视，给后期校验审核工作带来巨大负担。一旦出现关键资质证书过期的情况，轻则影响商务评分得分，重则直接导致废标，给公司带来巨大损失。

12、四、校验改错工作异常繁重

13、投标文件是对公司综合实力的全面展现。因此，为保证投标文件的准确性，投标之前文件校对工作也显得异常重要。而每一次校对工作都需要对投标文件全面通读，投标文件大都在500页以上，反复校对的难度是显而易见的。

14、五、后期修改工作繁琐且易出错

15、由于投标文件业绩、人员、组织机构等的联动特性，一旦发现有错误需要修改，都必须反复精读标书，修改所有联动资料数据，一旦漏改，会导致前后资料不一致或者意思矛盾，影响评标得分，甚至废标。因此后期修改工作的工作量往往数倍于前期编写工作。

技术实现思路

1、本发明要解决的技术问题是：提供一种利用大数据自动生成投标文件的方法，以克服现有技术的不足。

2、本发明的技术方案是：一种利用大数据自动生成投标文件的方法，所述方法包括：

3、建立结构数据库，所述结构数据库包括人员信息库和项目信息库，人员信息库用于储存人员信息，人员信息库与人资平台数据库连接，项目信息库用于储存工程项目信息，项目信息库与工程项目管理数据库连接，结构数据库内设有存储目录的超级链接项；

4、建立非结构数据库，用于存储非结构型数据资料的，非结构型数据资料的存储目录根据结构数据库内的项目信息和人员信息统一建立目录结构并命名；

5、确定需求清单，在结构数据库中按照投标需求进行初步筛选，导出需求清单，对需求清单进行填写；

6、输出投标文件制作资料标准表，将需求清单导入access数据库进行处理，由access数据库输出投标文件制作资料标准表；

7、利用excel的宏功能，自动生成投标文件制作标准表格，以标准格式导出报表；

8、根据招标文件的不同要求，制作投标文件模板，利用word链接excel标准表数据源，提取标准表格内的数据完成word文档自动编写。

9、进一步地，所述分表中的非结构数据通过以下方式储存：

10、数据库自动读取项目编号等信息并利用批处理文件建立标准存档文件夹，按照统一格式建立非结构数据仓库，并由数据库自动创建超级链接访问链接。

11、进一步地，所述非结构数据仓库存放合同、收、付款资料、发票扫描件、项目过程文档。

12、进一步地，所述非结构型数据资料的存储目录根据结构数据库内的项目信息和人员信息统一建立目录结构并命名的方法为：非结构数据库建立之后，利用access数据库内部函数和表达式生成器，依据相关结构数据进行自动计算判别非结构数据储存的路径，存入结构数据库中。

13、进一步地，所述利用excel的宏功能，自动生成投标文件制作标准表格，以标准格式导出报表具体包括：

14、利用excel宏功能，建立标准填报模板；

15、利用vb语句操作打开数据库导出的标准表格；

16、利用vb命令，实现自动在数据库导出表格中选取需要的数据，对原始数据表进行读取和复制，并粘贴进标准填报模板中；

17、利用vb命令或者sql查询语句，对复制过来的数据进行预处理；

18、利用vb命令，预制定位填入经处理完成的格式数据至标准表格内；

19、利用vb命令，自动导出标准表格保存到规定路径；

20、利用word链接标准数据源，实现文档文字、图片信息自动按照标准格式填报。

21、本发明的有益效果是：与现有技术相比，

22、1）本发明通过构建结构数据库和非结构数据库，并通过连接人资平台数据库和工程项目管理数据库，大大减少了手动查找、复制、粘贴等重复劳动，降低了投标文件制作的时间成本；

23、2）数据库中的信息实时更新，减少了因手动更新数据而产生的错误。特别是资质证书过期等问题，可以通过数据库设置提醒，避免因为忽视而导致的损失；

24、3）可以根据不同的项目需求，实时查询适合的人员信息，使得人员配置更加优化，提升了投标成功率；

25、4）利用excel的宏功能，可以自动生成投标文件制作标准表格，以标准格式导出报表。再通过word链接excel标准表数据源，提取标准表格内的数据完成word文档自动编写，进一步提高了工作效率；

26、5）由于数据统一储存在数据库中，修改和校对工作变得更加便捷，大大减少了因修改数据而产生的错误。所有的数据都储存在数据库中，相比于传统的文件形式，数据的安全性和稳定性更高。