一种数字化会议信息管理系统的制作方法

本发明涉及铁路建设，更具体的是涉及一种数字化会议信息管理系统。

背景技术：

1、在铁路的建设过程中，针对铁路线路规划、站点布局、工程需求等内容需要采取举办会议的方式进行讨论，实现评审铁路工程的设计方案和施工图，检查设计的合理性和施工可行性，并提出修改意见和建议；由于铁路建设过程中执行方各部门分散，地域跨度大，规划需求复杂，但传统的会议信息管理通常是以纸质文档形式进行，包括会议议程、参会人员名单、会议记录等，频繁的汇聚各部门展开会议的方式并不适用于铁路建设会议的举办；

2、而数字化的会议信息管理利用技术手段将这些信息转化为电子格式，通过电脑、网络或其他电子设备来处理、存储和共享；这样可以提高会议信息的整合性、可读性和可搜索性，方便会议组织者和参与者随时获取和更新会议相关的信息；同时，数字化的会议信息管理也有助于提高会议效率、减少纸质文件的使用和存储成本；常见的数字化会议信息管理工具包括会议管理软件、电子表格、在线日历等；

3、但在现有技术中的管理系统通常是独立的软件或服务，它们分别解决其中的一个或几个会议管理方面的功能，如仅提供会议预约、会议记录或报告生成等；这种分散性可能导致不同的系统或工具之间数据和功能的不连贯，需要用户在多个平台之间切换和操作；现有技术往往是针对特定功能或特定部门进行开发的，难以满足企业的个性化需求，如果企业需要定制化的会议管理解决方案，可能需要额外的开发和集成工作，增加实施的复杂性和成本；现有技术缺乏一体化的系统视角，难以将不同的会议管理功能和数据统一起来，使得企业对整个会议生命周期的管理变得更加复杂；

4、因此，本发明提供一种数字化会议信息管理系统用以解决上述问题。

技术实现思路

1、为解决上述问题，本发明提供如下技术方案：

2、一种数字化会议信息管理系统，包括：

3、会议预约模块，其用于对企业中各部门进行级别划分，由最高级别部门召开会议，邀请次级部门参加；根据会议邀请信息建立次级部门与高级部门之间的数据端口，次级部门通过数据端口与高级部门连通；

4、人员记录模块，其用于在会议开始时记录参与会议的部门信息、部门内的人员信息，生成本次会议的参会人员信息和缺会人员信息；

5、实时互动模块，其用于为各级部门建立互动权限，高级部门具备发言权利，低级部门需要向高权限部门申请，同意后低级部门能够与高级部门互动；

6、决策记录模块，其与所述实时互动模块连接，通过语音识别技术为参会员工配备语音助手，用于记录各个参会员工提供的方案，并以文本形式输出；会议过程中通过所述实时互动模块确认本次会议的重点决策，会议结束后汇总方案文本及各方案文本对应的人员信息；

7、报告生成模块，其与所述人员记录模块和所述决策记录模块连接，用于在会议结束后自动生成会议报告；所述会议报告包括参会人员信息、缺会人员信息、方案文本摘要、互动结果以及重点决策信息。

8、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述会议预约模块包括：

9、级别划分单元，其用于获取企业内的部门信息，将各个部门按照预设的划分准则划分为高级部门和次级部门；

10、高级部门和次级部门均设置有中转设备，用于完成在会议进行过程中的数据上传功能，并通过次级部门的中转设备记录参与会议的人员信息；

11、会议设定单元，其与高级部门的中转设备连接，用于记录高级部门召开会议的主题信息和被邀请部门信息；

12、端口建立单元，其与所述会议设定单元、高级部门和次级部门的中转设备连接，用于根据被邀请部门信息建立高级部门和次级部门的中转设备间的数据传输端口；所述数据传输端口用于连通高级部门和次级部门之间的数据输送线路；

13、保密单元，其与所述会议设定单元和次级部门的中转设备连接，用于在各个次级部门的中转设备上分别设定访问权限，并根据各次级部门信息以及本次会议主题信息生成与各次级部门对应的密钥信息；将密钥信息发送至各次级部门的员工的终端设备；

14、各次级部门员工的终端设备通过网络连接至所在部门的中转设备，中转设备检测到员工的终端设备时向其下发验证消息，员工将密钥信息输入进行验证，验证成功后允许员工的终端设备访问其所在部门的中转设备。

15、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述会议预约模块还包括：

16、并会单元，其与高级部门的中转设备连接，用于在多个高级部门召开会议且需要将多个会议合并时，由任意高级部门向其他高级部门申请，申请通过后建立两个高级部门的中转设备之间的数据传输端口，无需设定访问权限直接连接；

17、会议级别设定单元，其与所述会议设定单元连接，用于在记录高级部门召开会议的主题信息和被邀请部门信息的同时，设定并记录会议级别信息；

18、在进行低级别的会议时不设置访问权限、不生成密钥信息，人员通过终端设备远程连接次级部门的中转设备参与会议；

19、在进行高级别的会议时设置访问权限、生成密钥信息，次级部门的中转设备仅支持固定范围内的终端设备连接访问。

20、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述人员记录模块包括：

21、人员身份数据库，其预先存储有企业全部员工的身份信息，并按照员工所在部门进行分类；

22、参会匹配单元，其与所述人员身份数据库和各次级部门的中转设备连接，用于将各次级部门的中转设备记录的参与会议的人员信息与人员身份数据库进行匹配，根据匹配结果确定是否出现人员缺失、员工与所在部门不匹配的现象；

23、参会记录单元，其与所述参会匹配单元连接，用于记录参与会议的人员身份信息及对应的部门；

24、缺会记录单元，其与所述参会匹配单元连接，用于记录未参与会议的人员身份信息及对应的部门。

25、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述实时互动模块包括：

26、语音发言单元，其设置于各员工的终端设备上，用于通过终端设备将人员语音数据实时传输到部门对应的中转设备处，再经过数据传输端口发送到其他部门对应的中转设备上，进而将语音数据传送至其他员工的终端设备；

27、文字发言单元，其设置于各员工的终端设备上，用于通过终端设备将人员录入的文本数据实时传输到部门对应的中转设备处，再经过数据传输端口发送到其他部门对应的中转设备上，进而将文本数据传送至其他员工的终端设备；

28、视频展示单元，其设置于各员工的终端设备上，用于通过终端设备将人员的视频数据实时传输到部门对应的中转设备处，再经过数据传输端口发送到其他部门对应的中转设备上，进而将视频数据传送至其他员工的终端设备；

29、投票单元，其设置于各员工的终端设备上，由指定员工发起投票，其他员工通过终端设备进行投票，规定时间后生成投票结果；

30、互动中转平台，其与所述文字发言单元和所述投票单元连接，用于记录并显示人员上传的文本数据、视频数据以及投票结果；

31、互动申请单元，其与所述语音发言单元、所述文字发言单元、所述视频展示单元和所述投票单元连接，用于限制除高级部门员工外的其他员工的发言权限、视频展示权限以及投票发起权限；其他员工需要通过向高级部门员工申请，申请通过后该员工的终端设备具备发言权限、视频展示权限以及投票发起权限中的一种或多种。

32、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述决策记录模块包括：

33、会议方案数据库，其与所述互动中转平台连接，用于记录历史会议中的文本数据、视频数据以及投票结果；

34、智能语音助手，其设置于各员工的终端设备上，并与所述互动中转平台连接，用于在员工进行语音发言时通过语音识别技术实时将语音数据翻译为文本数据，并将其实时发送在所述互动中转平台上显示；

35、重点决策生成单元，其与所述投票单元和所述互动中转平台连接，用于通过授权人员将所述互动中转平台上的多个文本数据作为决策发起投票，经过投票后得票率高的文本数据作为重点决策输出；

36、人员汇总单元，其与所述参会匹配单元、所述参会记录单元和所述缺会记录单元连接，用于在会议结束后统计本次会议的参会人员信息、缺会人员信息、员工与部门不匹配信息。

37、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述报告生成模块包括：

38、人员报告单元，其与所述人员汇总单元连接，用于存储参会人员信息、缺会人员信息、员工与部门不匹配信息，并统计参会人员和缺会人员的比例，生成员工参会数据；

39、摘要报告单元，其与所述会议方案数据库连接，用于获取本次会议中的文本数据、视频数据以及投票结果，基于预设的神经网络模型进行分析，生成基于各个文本数据、视频数据的会议发言摘要信息以及基于投票结果的投票结果摘要；

40、决策报告单元，其与所述重点决策生成单元连接，用于存储本次会议输出的重点决策及其对应的部门或员工；

41、报告整合单元，其与所述人员报告单元、所述摘要报告单元和所述决策报告单元连接，汇总信息，生成包含员工参会数据、会议发言摘要、投票结果摘要和重点决策的会议报告；

42、报告存储单元，其与所述报告整合单元连接，用于存储历史会议报告。

43、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，所述报告生成模块还包括：

44、时间记录单元，其与所述互动中转平台连接，用于在所述互动中转平台记录并显示人员上传或转换的文本数据和投票结果时插入上传或转换时刻的时间数据；

45、所述报告整合单元生成会议报告时，将报告中信息按照其对应的时间数据进行排序。

46、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，还包括：

47、数字化会议信息管理系统能够应用于会议；

48、当会议召开时所述会议级别设定单元将本次会议自动设定为高级别会议。

49、优选的，在上述的一种数字化会议信息管理系统中，还包括：

50、数字化存储所述人员身份数据库、所述会议方案数据库和所述报告存储单元内部的数据。

51、经由上述的技术方案可知，本技术与现有技术相比，其有益效果在于：

52、本发明公开了一种数字化会议信息管理系统，包括：会议预约模块、人员记录模块、实时互动模块、决策记录模块和报告生成模块；会议预约模块通过部门级别划分、端口建立，实现人员邀请和数据传输；人员记录模块记录参会和缺会人员信息；实时互动模块提供语音、文字、视频和投票的互动功能；决策记录模块记录会议提供的方案和重要决策信息；报告生成模块在会议结束后根据会议记录生成会议报告；本发明提供了具有综合性的数字化会议信息管理系统，实现了会议信息管理的自动化和智能化，能够在会议结束后生成报告并归档；能够便于铁路建设会议的举办，为不同的铁路部门角色提供不同权限和功能，增加管理灵活性，同时能够实现会议的数字化管理。