一种档案数字化管理系统的制作方法

文档序号:15479649发布日期:2018-09-18 22:19阅读:159来源:国知局

本实用新型属于档案管理技术领域,具体涉及一种档案数字化管理系统。



背景技术:

档案管理对于政府机关后者企事业单位来说,是一项非常重要的工作,但是目前的档案管理都只是将档案放置在档案架上,并在档案袋上贴上标签进行区分,标签上用笔写上档案信息,这样不仅在写档案信息的时候容易出错,导致档案存放错误,而且也不便于查找和管理,同时在档案取拿错误时后者违章带出档案室时也不能及时发现;现有的档案架层高都是固定的,不能调节,通用性较差,而且现有的档案架是用标识牌进行区分分类的,如果档案架上的档案有变更,则需要重新制作标识牌,造成了资源的浪费。



技术实现要素:

本实用新型实施方式的目的在于提供一种档案数字化管理系统,其使用方便,能够较好的改善上述问题。

本实用新型的实施方式是这样实现的:

本实用新型的实施方式提供了一种档案数字化管理系统,包括档案架、档案袋、RFID阅读器、扫码终端、计算机终端和服务器;所述档案架包括架体和支撑板,所述支撑板的数量为多块,多块所述支撑板沿所述架体的高度方向平行设置于所述架体内,相邻两块所述支撑板之间存在间距且构成置物层,所述架体的长度方向上的两端设有显示屏,所述显示屏与所述服务器电连接,所述显示屏用于显示档案架上的档案信息,所述档案袋用于存放档案,所述档案袋设置于所述置物层内,所述档案袋上设有RFID电子标签和条形码标签;所述RFID阅读器设置于档案室的门框上,所述RFID阅读器与所述服务器电连接,所述RFID阅读器用于识别所述RFID电子标签并将获取的信息传输至所述服务器;所述扫码终端与所述服务器电连接,所述扫码终端用于扫描所述条形码标签并将获取的信息传送至所述服务器;所述计算机终端与所述服务器电连接,所述计算机终端用于查询档案室内的档案信息。

进一步的,所述档案数字化管理系统还包括移动终端,所述移动终端与所述服务器通过通信网络信号连接,所述移动终端用于扫描所述条形码标签并将获取的信息传送至所述服务器。

进一步的,档案室的门框上还设有报警器,所述报警器与所述服务器电连接,所述报警器用于档案被违章带出档案室时进行报警。

进一步的,所述档案架上设有信号灯,所述信号灯与所述服务器电连接。

进一步的,每层所述置物层的内顶面设有紫外线消毒灯。

进一步的,所述置物层内还设有挡板,所述挡板的下端与所述支撑板可滑动的连接。

进一步的,所述档案架的底部设有滚轮,所述滚轮上设有刹车。

本实用新型的有益效果为:

本实用新型实施方式提供的档案数字化管理系统,其使用方便,档案架上设有显示屏,这样档案架上的信息发生变化时也会同步在显示屏上显示,而且从显示屏处还可以查询档案室内的档案信息,档案袋上设有RFID电子标签和条形码标签,RFID电子标签和条形码标签都是唯一的身份标识,这样就不会取拿错误,而且档案违章带出档案室时,报警器会报警,从而较好的保证了档案的管理,从计算机终端上可以查询档案的类别信息、名称信息、数量信息、位置信息以及借阅状态等,并且通过信号灯的指示可以快速的找到档案所在的档案架的位置,大大提高了工作效率。

附图说明

为了更清楚地说明本实用新型实施方式的技术方案,下面将对实施方式中所需要使用的附图作简单地介绍,应当理解,以下附图仅示出了本实用新型的某些实施方式,因此不应被看作是对范围的限定,对于本领域普通技术人员来讲,在不付出创造性劳动的前提下,还可以根据这些附图获得其他相关的附图。

图1为本实用新型实施方式提供的档案架的结构示意图;

图2为本实用新型实施方式提供档案数字化管理系统的系统框图。

图中:11-档案架;111-架体;112-支撑板;113-置物层;114-显示屏;115-挡板;116-紫外线消毒灯;117-滚轮;118-信号灯;12-档案袋;121-RFID电子标签;122-条形码标签;20-服务器;21-RFID阅读器;22-扫码终端;23-计算机终端;24-报警器;25-移动终端。

具体实施方式

为使本实用新型实施方式的目的、技术方案和优点更加清楚,下面将结合本实用新型实施方式中的附图,对本实用新型实施方式中的技术方案进行清楚、完整地描述,显然,所描述的实施方式是本实用新型一部分实施方式,而不是全部的实施方式。通常在此处附图中描述和示出的本实用新型实施方式的组件可以以各种不同的配置来布置和设计。

因此,以下对在附图中提供的本实用新型的实施方式的详细描述并非旨在限制要求保护的本实用新型的范围,而是仅仅表示本实用新型的选定实施方式。基于本实用新型中的实施方式,本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施方式,都属于本实用新型保护的范围。

需要说明的是,在不冲突的情况下,本实用新型中的实施方式及实施方式中的特征可以相互组合。

应注意到:相似的标号和字母在下面的附图中表示类似项,因此,一旦某一项在一个附图中被定义,则在随后的附图中不需要对其进行进一步定义和解释。

在本实用新型的描述中,需要说明的是,术语“内”、“顶”、“底”、“竖直”、“平行”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系,或者是该实用新型产品使用时惯常摆放的方位或位置关系,或者是本领域技术人员惯常理解的方位或位置关系,仅是为了便于描述本实用新型和简化描述,而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作,因此不能理解为对本实用新型的限制。

在本实用新型的描述中,还需要说明的是,除非另有明确的规定和限定,术语“设置”、“安装”、“相连”、“连接”应做广义理解,例如,可以是固定连接,也可以是可拆卸连接,或一体地连接;可以是机械连接,也可以是电连接;可以是直接相连,也可以通过中间媒介间接相连,可以是两个元件内部的连通。对于本领域的普通技术人员而言,可以具体情况理解上述术语在本实用新型中的具体含义。

参考图1和2所示,本实用新型实施方式提供了一种档案数字化管理系统,包括档案架11、档案袋12、RFID阅读器21、扫码终端22、计算机终端23和服务器20。

服务器20用于存储信息,服务器20可以采用现有技术。

档案架11包括架体111和支撑板112。

架体111为框架结构,架体111可以采用矩管或者角钢焊接制成,焊接的架体111结构强度好,当然,也可以使用螺钉连接制成,螺钉连接方便拆装。

支撑板112的数量为多块,支撑板112设置在架体111内且沿架体111的竖直方向平行排布,支撑板112把架体111的内部沿架体111的竖直方向分隔为多层置物层113,置物层113用于放置档案,支撑板112的两端与架体111的内侧壁可滑动的连接,这样就可以根据需要放置的档案的大小进行调节置物层113的高度,大大提高了档案架11的通用性。

需要说明的是,置物层113内还可以设有防虫药盒和干燥剂盒,这样可以保证档案不会受潮和生虫,对档案造成损坏。防虫药盒和干燥剂盒可以设置在置物层113的内顶面上。置物层113的前侧还可以设置防尘板,这样可以避免灰尘进入置物层113内对档案造成腐蚀。

架体111的长度方向上的两端还设有显示屏114,显示屏114可以采用触摸屏,显示屏114与服务器20电连接。显示屏114能够显示其对应档案架11上的档案信息,比如档案的类别信息、名称信息、数量信息、位置信息以及借阅状态等,这样方便工作人员快速查询档案。不同档案架11上的显示屏114都能够相互关联,实现档案信息共享,这样大大方便了工作人员查找档案的效率。

档案袋12用于存放档案,档案袋12设置在置物层113内,档案袋12上设有RFID电子标签121和条形码标签122,每个档案袋12上的RFID电子标签121和条形码标签122是唯一的。

档案袋12一般都是竖向放置在档案架11上的,这样档案袋12很容易倾倒,造成档案架11上的档案袋12不整齐。为了保证放置在档案架11上的档案袋12始终都整齐有条理,并且在工作人员从档案架11上拿取一些档案袋12后,剩下的放置在档案架11上的档案袋12也不会倾倒,可以在档案架11上设置挡板115,挡板115与支撑板112可滑动的连接。本实施方式中,支撑板112上设有滑槽,挡板115的下端设有滑动部,滑动部与滑槽滑动配合,挡板115能够沿滑槽滑动,从而压紧或松开档案袋12。

档案在被人们借用后,会携带大量细菌,长期放置在室内不动会产生异味,因此,可以在置物层113内设置紫外线消毒灯116,每层置物层113内均设有紫外线消毒灯116,本实施方式中,紫外线消毒灯116位于位于每层置物层113的内顶面。

一般的档案架11都很大,要移动非常不方便,特别是档案架11上放置了大量的档案时,更不方便移动,当需要对档案架11进行重新排布时,或者对档案室进行大扫除时,要把档案全部撤下,这样就增加了劳动强度,而且容易损坏档案。为了方便移动档案架11,可以在架体111的底部设置滚轮117,滚轮117处设置刹车。当要移动档案架11时,松开刹车,当档案架11移动到指定位置时,把刹车锁紧,滚轮117被制动住,档案架11就不会随便移动。档案架11的底部还可以设置调节脚,调节脚与滚轮117相邻,当档案架11移动到指定位置后,可以调节调节脚将档案架11升起,使得滚轮117离开地面,大大提高了档案架11的稳定性,而且调节脚还可以调节档案架11的水平度。

RFID阅读器21设置在档案室的门框上,RFID阅读器21与服务器20电连接,RFID阅读器21用于识别RFID电子标签121并将获取的信息传输至所述服务器20。档案室的门框上还设有报警器24,报警器24与服务器20电连接,报警器24用于档案被违章带出档案室时进行报警。

扫码终端22与服务器20电连接,扫码终端22用于扫描条形码标签122并将获取的信息传送至所述服务器20。扫描终端可以采用现有技术,比如扫码枪等。

计算机终端23与服务器20电连接,计算机终端23用于查询档案室内的档案信息。计算机终端23可以采用现有技术,比如日常用的电脑。

档案数字化管理系统还包括移动终端25,移动终端25与服务器20通过通信网络信号连接,移动终端25用于扫描条形码标签122并将获取的信息传送至所述服务器20。

需要说明的是,档案架11上还可以设有信号灯118,信号灯118与所述服务器20电连接,这样,当工作人员需要查找档案时,可以先从计算机终端23上进行查询,然后计算机终端23会将信息传输给服务器20,服务器20控制相应的信号灯118亮起,工作人员就可以快速找到相应的档案架11,大大提高了工作效率。

本实用新型不局限于上述可选实施方式,任何人在本实用新型的启示下都可得出其他各种形式的产品,但不论在其形状或结构上作任何变化,凡是落入本实用新型权利要求界定范围内的技术方案,均落在本实用新型的保护范围之内。

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