专利名称：电子文件管理系统与方法
技术领域：
本发明涉及一种电子文件的管理系统与方法，特别是指运用元件化(Component)结构，用以架构出可以管理电子文件、且具有极佳功能扩充性与维护便利性、以及使用上亲和性的电子文件管理系统与方法。
随着电子科技的发展，文件储存的方式也由往昔以书面文件为主的储存方式，演进到以电子文件为主的储存方式，不仅能够达到节省纸张、且可运用较少的空间以储存大量数据，更可达到通过电子邮件以进行快速数据交换的目的。另一方面，由于互联网的持续发烧，企业的国际化脚步也日渐加速，因此一个企业极可能在世界各地设立据点，而每个据点的子公司除了需要管理自己的文件数据之外，更需要将数据与其他据点的子公司进行数据分享，以使其他子公司可经由互联网以获取所分享的数据。为此之故，企业在进行文件管理时，除了需要考虑文件管理系统的功能与使用上的方便性之外，也需考虑文件管理系统的扩充性与经由网络进行数据分享时的数据一致性问题。
基本上，企业可运用套装软件、或以聘请专人的方式，并依据企业的状况来建立符合其需求的文件管理系统。由于文件管理系统是一个软件应用程序，而且包含许多可供电脑执行的程序码，因此软件程序码的结构便成为往后进行维护或功能扩充的难易度指标之一。举例而言，一个软件结构较差的文件管理系统，极可能在维护大量数据的一致性时，遭遇到对数据进行些微修改，便需对数据结构进行大幅度修正的情形；此外，当需要扩充文件管理系统的功能而需变更程序码时，原先的程序码却无法再利用而需重新撰写程序码。明显的，上述两种情况都会对企业的系统管理人员、甚至是系统开发人员造成相当程度的困扰，而且往往需要耗费更多的时间与人力方可克服这些问题。
本发明的主要目的是提供一种运用元件(Component)化的结构，用以架构出可以管理电子文件的管理系统与方法。
本发明的另一目的是提供一种具有极佳功能扩充性、维护便利性、以及使用上亲和性的电子文件的管理系统与方法。
本发明所揭示的电子文件的管理系统，是将电子文件管理系统分割为应用处理模组与系统处理模组两部分，其中应用处理模组包含在客户端电脑执行，并提供用户介面与该介面所需的相关支援等模组，其中应用处理模组更可依据实际的应用而变更；系统处理模组则包含大多数电子文件管理系统所需的文件处理模组、分散处理控制模组、权限控制模组、以及流程控制模组等四个软件模组。上述的文件处理模组是用以处理电子文件管理、搜寻、传递、格式转换等操作；分散处理控制模组则执行平衡多台服务器之间的工作负担，以及维持数据一致性等操作；权限控制模组是用以处理用户对各项功能及文件使用权限的操作；而流程处理模组则用以显示电子表单供做用户介面、以及处理由电子表单所接收的用户输入的流程控制管理，诸如产生企业组织架构、产生与编辑企业内部流程、存取电子表单等操作。此外，每个软件模组都以元件化结构来组成，而元件之间可以运用继承、或是提供产生另一个元件的方式，用以提供元件之间的相互支援且构筑出软件IC的架构，于是系统管理人员或系统开发人员即可运用上述的模组，轻易地架构出所需的企业组织与内部流程等操作，而系统管理人员或开发人员也可针对企业的不同，在时间与人力都花费不大之下，对上述的软件模组进行修改而且可达到便于往后维护的目的。
本发明所揭示的方法首先是利用元件化结构以编辑企业组织，其包含企业的部门、成员、角色与代理人等信息的订立。接下来可以所编辑的企业组织为基础，用以订立企业内部所需的作业流程(Flow)，而每个作业流程可在设定名称后，进而设定流程所包含的程序(State)，其中每个程序可设定跳跃条件，以转向至其他的程序或流程；每个程序更可包含多个路径(Path)，而每个路径则可设订在符合该程序条件下所需执行的功能。
本发明的较佳实施例将在往后的说明文字中辅以下列图形作更详细的阐述
图1是本发明较佳实施例中的软件模组架构图；图2是运用图1的软件模组架构，并通过互联网以构筑电子文件管理系统的情形，其中该电子文件管理系统是运用于具有多个据点的企业中图3是本发明较佳实施例中，用以建立静态电子文件的元件结构图；图4是本发明较佳实施例中，用以建立动态电子文件的元件结构图；图5是本发明较佳实施例中，用以建立企业组织的元件结构图；图6是本发明较佳实施例中，用以建立企业内部流程的元件结构图；图7是本发明较佳实施例中，用以建立企业组织的操作流程图；图8是本发明较佳实施例中，用以建立企业内部流程的操作流程图；图9是一用户介面实例，用以描绘在本发明的系统中，建立企业组织的操作介面示意图；图10是一用户介面实例，用以描绘在本发明的系统中，用以建立企业组织的操作示意图；图11是一用户介面实例，用以描绘在本发明的系统中，用以建立企业内部流程的操作示意图；图12是一用户介面实例，用以描绘在本发明的系统中，用以设定路径操作功能的示意图；图13是本发明较佳实施例中所使用的权限定义示意图；图14是本发明较佳实施例中，用以对函数功能进行权限定义的元件架构图。
请参阅图1，其是本发明所揭示的电子文件管理系统的软件模组架构图，其包含应用处理模组102与系统处理模组104。应用处理模组102是在客户端电脑执行的介面模组，用以由用户处输入指令，以及显示数据供用户观看，其可包含应用于电子商务的电子商务应用模组1022、应用于半导体类工厂或传统工厂的工程文件应用模组1024、使用于办公室自动化的办公室自动化应用模组1026、以及运用于规划企业所包含资源的企业资源规划(Enterprise Resource Planning，ERP)模组1028等模组。应注意的是，上述包含于应用处理模组102的四个模组是作说明之用，模组的数量可依据企业的需求而不同。例如在电子商务的应用中，可在客户端电脑上执行电子商务应用模组1022。另一方面，系统处理模组104则包含于服务器端执行，且是大多数应用处理模组102所需要的软件模组，其包含用以处理电子文件管理、搜寻、传递、格式转换等操作的文件处理模组1042；用以平衡多台服务器之间的工作负担，以及维持数据一致性的分散处理控制模组1044；用以处理用户对各项功能及文件使用权限的权限控制模组1046；以及用以显示电子表单供做用户介面、以及处理由电子表单所接收的用户输入的流程控制管理指令，诸如产生企业组织架构、产生与编辑企业内部流程、存取电子表单等操作的流程处理模组1048。同样的，企业也可依据其需求，而变更系统处理模组104所执行的软件模组。
举例而言，在办公室自动化系统中，可在其客户端电脑安装办公室自动化应用模组1026，而在服务器端执行系统处理模组104中的文件处理模组1042、权限控制模组1046、以及流程处理模组1048。如此一来，在所建立的办公室自动化系统中，便可在建立企业组织架构与相关的内部流程后，对所有的用户权限进行设定，以使企业内部流程与电子表单可在用户具有特定的权限下方可观看。此外，若该企业具有许多服务器，则可在服务器端执行分散处理控制模组1044，用以达成服务器之间负载平衡、以及维持服务器所储存数据的一致性等目的。
接下来请参阅图2，其是运用图1的软件模组架构，并通过互联网以构筑电子文件管理系统的连结关系示意图，其中电子文件管理系统是运用于具有多个据点的企业中，而该多个据点各自包含其区域网络202A、202B、202C，并通过互联网来分享数据。另一方面，客户端电脑204A、204B、204C也可经由互联网来查询或获取上述各据点的数据。在图2每个据点的区域网络202A、202B、202C中，可分别架设应用程序服务器(Applicationserver)APS_A、APS_B、APS_C，文件处理服务器(Document server)DocS_A、DocS_B、DocS_C，数据库服务器(Database server)DBS_A、DBS_B、DBS_C，以及分散处理控制服务器(Distribution control server)DCS_A、DCS_B、DCS_C四种服务器。
上述的应用程序服务器APS_A、APS_B、APS_C是依据企业的需求，用以选择应用处理模组102中的模组来执行(例如电子商务厂商可执行电子商务应用模组1022)，其也执行权限控制模组1046与流程处理模组1048，用以提供客户端电脑204A、204B、204C所需的电子表单等用户介面，并可同时依据用户的权限，在电子表单中显示相对应的数据以供用户观看。此外，文件处理服务器DocS_A、DocS_B、DocS_C是执行文件处理模组1042，用以处理与文件相关的工作，其也是所有文件档案的储存所在地。再者，数据库服务器DBS_A、DBS_B、DBS_C则是所有系统模组、电子表单、文件相关数据(例如表关栏位的关连性或索引等)的储存场所，其可以运用传统的关连式数据库(Relational database)，诸如SQL Server、或0racle、Informix、Sybase等数据库系统来构筑。另一方面，分散处理控制服务器DCS_A、DCS_B、DCS_C是执行分散处理控制模组，用以维持服务器之间的工作负载平衡，并确保区域网络202A、202B、202C之间的数据一致性。
应注意的是，在图2的示意图中，虽然将四种服务器分别架构在不同的服务器中，然而掌握传统技术的人员可依据实际的应用加以变更，例如运用一台功能强大的服务器来同时架构上述四个服务器。但就一般而言，因为几乎所有的处理都须经由文件处理服务器DocS_A、DocS_B、DocS_C的处理，因此文件处理服务器DocS_A、DocS_B、DocS_C的负荷基本上较其他服务器为重，所以若服务器功能并非相当强大时，将文件处理服务器DocS_A、DocS_B、DocS_C独立出来是一个较佳的考虑。
接下来利用图3、图4、图5、图6以及图14，用以描述本发明运用于架构电子文件管理系统的元件架构图。其中图3所示的元件架构，是运用在变动较少的静态文件，诸如请假单，请购单、会议记录等文件中。至于动态所产生的文件，诸如部门主管对请假员工的批阅文件等“非制式化”、且“非每次都会产生”的动态文件，则以图4所示的元件架构来构筑。此外，图5是用以建立企业组织的元件结构图；而图6则是用以建立企业内部流程的元件结构图；至于图14则是用以对函数功能进行权限定义的元件架构图。应注意的是，上述的元件架构是以物件导向(Object-Oriented)的架构来设计所有的元件(Component)，进而达成构筑软件IC，以使系统开发人员或管理人员，在往后开发新的电子文件管理系统、或进行系统维护与增删功能时，能快速地完成系统的功能设定。传统技术人员所熟知的物件导向语言(诸如C++等)都可用来构筑本发明所有的元件，然而所有基于本发明精神所作的修饰仍应包含在本发明的权利要求范围中。
首先请参阅图3所示的静态元件架构图。在图3中，所有的静态文件都继承静态文件基本元件302的特性而衍生，而静态文件基本元件302则包含一些文件基本功能设定，诸如文件的产生、开启、删除等功能。而由静态文件基本元件302所直接衍生的是静态文件置放夹(Fo1der)元件304，其可定义静态文件在文件处理服务器中的置放夹路径。接下来，直接继承静态文件置放夹元件304的特性的是静态文件模版(Template)元件306，该元件是用以定义静态文件所显示的外观，诸如静态文件的电子表格格式与其所包含栏位与栏位属性。应注意的是，由静态文件模版元件306所定义好的静态文件只是个外观与栏位虽都被定义的”空模版”，而静态文件实体仍未被真正产生出来。事实上，所有的静态文件实体是在文件模版被用户所呼叫时，由数据格式(Data form)元件310所产生，而数据格式元件310则在继承静态文件模版文件306的所有功能外，更包含将静态文件数据由用户介面输入、输出等功能。再者，由数据格式元件310也可衍生数据栏位(Data field)元件312与附加信息(Attachments)元件314，其中数据栏位元件312是包含栏位数据的输出输入的功能、以及判断用户在栏位所输入的数据是否与栏位属性相符；而附加信息元件314则负责处理与文件相关的附件数据，例如请假单所需的医生证明书等数据。另一方面，由静态文件模版文件306所衍生而出的元件也包含静态文件栏位定义元件308与静态文件索引元件316，其中静态文件栏位定义元件308是包含静态文件模版中所有栏位的定义信息，其包含往后对先前所定义栏位进行修改时所需的功能函数；而静态文件索引元件316则包含文件模版中所有栏位的索引，诸如Primary key与reference key等索引，用以在往后对静态文件进行搜寻之用。
事实上，由于实际上所使用的文件可能包含利用一些记录(Record)来记录一些相关度较高的数据，例如在电脑的报价单中可能包含许多厂商对电脑的报价数据，因此使用记录来描述上述电脑的报价数据，将在数据查询上比较具有便利性。因此，若需使用记录来储存文件数据时，可利用由数据格式元件310所衍生的记录元件320来储存，而记录元件320之下更可衍生数据栏位元件324来处理栏位数据。由于其所包含的函数功能与数据栏位元件312完全相同，故不再赘述。
接下来请参阅图4的元件架构图。在图4中，所有的动态文件都继承动态文件基本元件342的特性而衍生，而动态文件基本元件342是包含一些文件基本功能设定，诸如动态文件的产生、开启、删除等功能。而由动态文件基本元件342所直接衍生的是待处理动态文件记录元件344、动态元件内容元件346、以及动态文件个人收件元件348三个元件。其中的待处理动态文件记录元件344是将所有待处理动态文件进行记录、用以等候流程引擎(Routing engine)进行处理。而动态文件个人收件元件348则用以储存属于每个人的动态文件，其所记录的内容将随着操作流程的进行而变更。至于动态元件内容元件346则包含定义动态文件所显示的外观，诸如文件的电子表格格式与其所包含栏位与栏位属性等功能函数。在动态文件格式元件346之下也可衍生动态文件状态记录元件350、动态文件附加意见元件352、以及动态文件格式元件354三个元件。动态文件状态记录元件350是用以记录每个流程所进行的状态，并提供用户进行查询之用。动态文件附加意见元件352是负责储存流程进行时由与流程相关成员所附加的意见数据，而由动态文件附加意见元件352所衍生的动态文件附加信息元件356，则用以负责处理与动态文件相关的附件数据，例如部门主管对一员工的请假单进行批阅后，并提供其他医院或医生等相关数据供其参考等附件。另一方面，动态文件格式元件354则用以提供包含栏位的输出、输入的功能、以及判断用户在栏位所输入的数据是否与栏位属性相符合等功能函数。继承动态文件格式元件354的是动态文件栏位元件358，用以包含由用户介面输入、输出数据栏位内容等功能函数。
接着请参阅图5，其是在本发明较佳实施例中，建立企业组织的元件架构图。所有的组织都由组织元件402所衍生，其包含定义组织元件的基本功能，包含检查用户登入数据(例如密码等)的功能函数。继承组织元件402而产生的元件有角色(Role)元件404、部门(Department)元件406、成员(Member)元件408、以及别称(Alias)元件410四个元件。而别称元件410之下也可衍生出一代理人(Agent)元件412。其中，部门元件406是用以定义企业所包含的部门、成员元件408是用以定义企业所包含的成员、角色元件404是用以定义企业中某些成员所扮演的角色(例如部门主管)、别称元件410则用以定义成员在企业中的别名、而代理人元件412则定义企业成员的代理人数据。
至于图5所述元件的功能大致如下所述。首先部门元件406是定义企业部门，诸如会计部、业务部等部门所需的功能，例如部门名称、部门代号、上层部门代号(例如会计部的上层部门为董事长室)、部门主管别名(例如经理、主任、组长等)、是否为正式组织(例如福利委员会即非正式组织)、取得部门数据、以及删除部门数据等功能函数。成员元件408则包含用以定义企业中的成员名称、成员代号(例如工号)、分机号码、密码、电子邮件信箱、前次密码更改日期、取得成员数据、以及删除成员数据等功能函数。角色元件404是包含用以定义企业的角色名称(例如董事长或总经理)以及角色代号等功能函数。此外，别称元件410则用以定义企业成员的别名(例如系统管理员Administrator或福利委员会的委员)、成员代号、部门代号、角色代号、取得别名数据(例如指定别名、角色、部门等)、以及删除别名数据等功能函数。至于代理人元件412则定义代理人别名、代理人序号(也即代理人的代理顺序)、是否启用代理人、启用代理人的开始日期与结束日期、取得代理人数据、以及删除代理人等功能函数。
图6是本发明较佳实施例中，建立企业内部流程所需的元件结构图。首先，所有的流程都由流程基本元件502所衍生，其定义企业流程的基本功能函数，诸如确认用户权限以决定是否可修改流程等功能函数。接下来，流程(Flow)元件504则继承流程基本元件502，用以定义流程的名称、开启流程、关闭流程、修改流程内容、以及删除流程等功能函数。接着，程序(State)元件506则由流程元件504所衍生，用以定义在流程下所包含程序的功能，诸如程序名称、包含在程序中的程序码所执行的功能、该程序码的编辑、设定路径的条件(诸如跳跃至其他程序继续执行等)、修改程序内容、以及删除程序等功能函数。继承程序元件506的是路径(Path)元件508，该元件是用以定义在程序下所有路径的名称、路径所执行功能(诸如传送电子文件给特定角色或代理人)、修改路径工作内容、以及删除路径等功能函数。
至于权限的定义则可如图13所示，其中当权限被设定0时，并未开放任何权限予用户；当权限被设定为1时，用户拥有获得(Get)数据的权利；当权限被设定为2时，用户拥有在获得的数据中增加(Add)数据的权利；当权限被设定为3时，用户除了可在所获得数据中增加数据之外，更有登记(check out)以取出文件来修改、与登出(Check in)以将索取出文件归还的权利当权限被设定为4时，用户更包含作废(Obsolete)数据的权利，而拥有此权限的用户仍无法删除数据，故数据仍储存在系统中；当权限被设定为5时，用户更包含数据夹的编辑(Edit)、更名(Rename)、与复制(Copy)数据的权利；当权限被设定为6时，用户更拥有删除(Delete)数据的权利，于是用户可依据此权限将数据由系统中删除；最后，当权限被设定为9时，用户拥有上述全部的控制权。至于权限7、8则作为保留权限，掌握传统技术的人员可依据实际的应用对该权限进行设定。此外，在上述的权限中，较高权限可执行较其低的权限的所有功能，例如具有权限4的用户，可执行较权限4为低(也即权限3、2、1、0)的登入/登出、增加、以及获得的功能。
应注意的是，上述权限5的登入/登出对于维护数据一致性是相当重要的事，因为当依用户取出文件时，该档案便不可再被他人所取出并进行修改，否则当至少一人使用该文件时，便可能形成数据多数人同时修改同一份文件的内容，而形成数据不一致的问题。然而当某一文件被取出后，其他人可以用“只读”方式来开启文件，但无法在只读模式下进行文件内容的修改。此外，上述的权限可针对个别用户、部门、群组、或代理人等进行设定，掌握传统技术的人员可以依据实际的应用而变更设定的方式。
由于图13所描述的是对文件数据夹、或文件本身进行使用权限的设定，仍无法对个别文件甚至是个别应用程序的功能进行设定，然而运用图14所描绘的元件架构图，即可达成上述更进一步对应用程序的功能进行权限设定的目的。在图14中包含权限基本元件1102、应用程序功能权限定义元件1104、成员操作权限定义元件1106，其中权限基本元件1102包含定义权限、删除权限等设定权限的基本功能函数；而应用程序功能权限定义元件1104可由权限基本元件1102所衍生，并包含读取应用程序名称、应用程序所包含的功能表(Menu)信息、应用程序所包含的功能名称以及功能选项辨识玛(Identification)等功能函数。此外，成员操作权限定义元件1106则由应用程序功能权限定义元件1104所衍生，并进一步包含对企业成员，开放或取消对应用程序所包含的各项功能的执行权限等功能函数。因此，运用图14的元件架构图，便可对个别应用程序的个别功能进行使用权限的定义，以使个别用户可在启动相同的应用程序后，不仅可看到不同的用户介面，诸如不同的功能表(Menu)内容，并可开放不同的用户权限或不同的功能选项给特定用户，例如不开放报价单的复制或删除的功能给财务部门的群组或成员等，于是可达成对文件或数据夹具有相同权限的用户，进一步定义其使用权限的目的。应注意的是，图13与图14权限设定与其所衍生的架构图仅作说明之用，任何依据本发明精神所作的变更仍应包含在本发明的权利要求范围之中。
接下来针对图1所示的软件模组架构，以及上述图3￣图6、图14所示的元件架构之间的关系作进一步描述。应注意的是，由于应用处理模组102可依据企业的实际应用而变更，而且应用模组102只要能与系统处理介面104进行通讯，以获取用户所需数据并显示之即可，例如运用多层结构(Multi-tier，例如3-tier)来进行前端浏览器与端数据库的连结，由于其是掌握传统技术的人员所熟知的技术，所以在本发明中将不再对应用处理模组102进行详述。另一方面，因为本发明的元件架构与系统处理模组104有相当密切的关系，因此往后将以系统处理模组104与元件架构的关连性作描述。
首先，图3所描绘的文件元件结构图，基本上可以是文件处理模组1042的主体；而图5的组织元件架构、图6的企业内部流程元件架构图、以及图4动态电子文件的元件架构图，则可以结合成流程处理模组1048的主体；图14的元件架构可以是权限控制模组1046的主体。此外，分散处理控制模组1044也必须监控各服务器之间的负载，并依据服务器的负载决定是否需将用户的需求进行转向(Redirect)，而该项技术也属传统技术人员所熟知，或参考与本发明为同一申请人的申请案“虚拟服务器系统”所述的内容也可。另一方面，当本发明的元件需要与其他元件进行通讯以交换数据时，可以在元件中提供一个函数作切入点，用以产生所需元件。举例而言，在图5的企业组织元件架构中，可提供用以针对角色元件404、部门元件406、成员元件408等元件中提供可产生成员操作权限定义元件1106的入口，用以进行应用程序所提供的功能的权限控制管理。另一方面，权限控制模组1046的元件，也可提供能产生文件元件的函数，除了可依据所设定权限进行文件数据的获取外，更可依据权限来显示或输出所获取的文件数据。由于上述在一元件中提供用以产生其他元件的函数也为传统技术人员所熟知，一如在物件导向语言中所常用的技术，故在本发明中不再详述，然而依据本发明精神所作的修饰仍应包含在本发明的范围中。
接下来请参阅图6，其是本发明较佳实施例中，用以建立企业组织的操作流程图。首先，当系统管理人员启动组织编辑器以进行企业组织编辑时(步骤602)，将通过部门元件406所定义的函数来定义各部门的信息，诸如部门名称(例如董事长室)、部门代号(例如1000)、上层部门代号(例如会计室的上层部门为董事长室，部门代号为1000)、部门主管别名(例如业务部门主管为业务经理)、是否为正式组织(例如福利委员会为非正式组织)等信息(步骤604)之后，可在各部门之下设定该部门所包含成员的信息，诸如成员名称(例如姓名全名与英文名字)、成员代号(例如工号)、分机号码、密码、电子邮件信箱、前次密码更改日期等信息。应注意的是，步骤606是运用部门元件406内部用以产生成员元件408的函数，来进行成员信息的设定。接下来，系统管理人员可利用角色元件404，用以设定企业的角色名称(例如董事长或总经理)以及角色代号等信息(步骤608)。而同样的，步骤608也通过部门元件406中，用以产生角色元件408的函数来达成定义的目的。最后，系统管理人员可以通过别称元件410与代理人元件412，用以分别设定成员的别称与代理人(步骤610)，而设定方式也由部门元件406的内部函数来产生别称元件410与代理人元件412，进而达成设定的目的。
接下来请参阅9，其是在本发明的系统中，用以建立企业组织的用户介面示意图。在图9的用户介面80是在组织编辑器被启动后所显示的画面，其中的区域82显示目前被启动的是组织编辑器，而右方则显示几个可供放大、缩小或关闭用户介面80的按钮。区域84所显示的是一下拉式选单，其可显示目前已编辑过的组织名称列表。区域86显示的是供系统管理人员用以产生新的组织(按下按钮86A)、或删除一组织(按下按钮86B)的按钮，系统管理人员可在下拉式选单中选择一组织名称后，再按下按钮86A或86B以进行新增或删除组织的操作。此外，区域88则是用以显示在下拉式选单中，被选定的组织所包含的部门等信息，由于目前尚未建立任何组织，所以区域88未显示任何信息。区域88A是当系统管理人员在按下按钮88A后，由本发明的电子文件管理系统所产生的对话框，其是作组织名称输入之用，而系统管理人员可在输入组织名称后，按下“完成”按钮后来达成建立组织的操作。
另一方面，图10所描绘的是系统管理人员在完成组织编辑后，用以显示所编辑组织架构的介面示意图。在图10的用户介面800中，区域802是显示目前被打开的组织数据，而右方则显示几个可供放大、缩小，或关闭用户介面800的按钮。区域804所显示的是组织架构图，其包含组织名称804A显示区(为ABC科技股份有限公司)部门名称804B(董事长室)、804C(隶属于董事长室)、804D(隶属于网络信息软件事业处)、以及804E(隶属于设计科)，部门组织之下则包含许多成员804F，而在图10中所示的是设计一组的成员Danny与Mary等人。至于区域806所显示的信息是依据区域804所被选定者而定。在图10中，由于被选定的是成员Danny，因此将在区域806中显示与Danny相关的信息，例如个人的基本数据(可按下页码标签按钮806A)与代理人(可按下按钮806B)等信息。
由于在图10中所显示的是Danny的代理人信息，因此在区域806所显示的即为Danny的所有的代理人信息，例如在区域806B中显示代理人的别名、是否转送Danny的电子文件至代理人处，以及代理的开始与结束日期等信息；而按钮806C与806D则提供类似卷轴的上拉与下拉，以使系统管理人员在Danny的所有代理人中选择一位；此外，按钮806E、806F、806G则分别提供系统管理人员新增、修改、删除Danny的代理人相关信息。再者，当系统管理人员欲新增或修改Danny的代理人信息时，也可在区域806H的下拉式选单中挑选一成员，并在区域806I、806J、806K中分别对该代理人的电子邮件转送、转送开始日、以及转送停止日进行设定，并在设定完成后按下按钮808以离开介面800。
接下来请参阅图8，其是本发明较佳实施例中，用以建立企业内部流程的操作流程图。首先，当系统管理人员启动流程编辑器后(步骤702)，接着可定义企业内部流程(Flow)的名称，诸如请款单、请假单、以及意见提案书等流程名称(步骤704)，随后便可再进行每个流程所包含程序(State)的定义，以及程序的跳跃条件等设定(步骤706)。接下来，可再进行每个程序所包含路径的设定，诸如进行跳跃条件的程序码内容、以及电子邮件的传送方式与传送对象等设定(步骤708)。应注意的是，每个流程可依据企业的需求而订定其所需的程序；同样的，每个程序也可依据实际需求，来定义所包含的路径数量与所执行的功能，掌握传统技术的人员可基于本发明的精神作修饰。
接下来利用图11的实例，用以说明在本发明的系统中建立企业内部流程的用户介面示意图。图11的用户介面900是在流程编辑器被启动后所显示的画面，其中的区域902是表示目前被启动的是流程编辑器，而右方则显示几个可供放大、缩小或关闭用户介面900的按钮。区域904是显示一下拉式选单，用以点选一个欲进行编辑的流程，而图11目前所被点选的是“业务部门请假单”。此外，系统管理人员也可分别在区域906、908、910中点选按钮，用以分别对流程、程序、路径进行编辑。举例而言，当按钮906A与906B被按下时，可分别进行新增与删除流程的操作；当按钮908A与908B被按下时，可分别进行新增与删除程序的操作；而当按钮910A、910B、910C被按下时，可进行新增路径、删除路径、与设定路径功能的操作。接下来，区域912是显示在区域904中所选择以进行编辑的流程内容，而在图11中的“业务部门请假单”流程包含三个程序“请假单申请输入(代码10)”912A、“1部门内串签(代码20)”912B、“初审(代码30)”912C，其中程序912A尚包含一个路径“无条件(代码1)”；程序912B则包含四个路径“程序码(代码1)”、“条件设定(代码2)”、“条件设定(代码3)”、“条件设定(代码4)”912D；而“程序码(代码1)”则更包含四个功能设定项目“收信(To)”、“副本(Cc)”、“工作(Do)”912E。区域914所显示的，是依据目前在区域912中所被选定的程序、路径、或路径所包含功能的编辑项目。举例而言，在图11中的区域912中被选定的是“请假单申请输入(代码10)”912A，因此在区域914中将依据其显示前次的编辑内容，例如区域914A、914B、914C、914D中分别表示程序代码、程序名称、程序开始稽核时间(也即流程启动后，何时检查是否被处理)、程序稽核次数(也即稽核总数量)。
应注意的是，在图11中的程序20包含的三个条件设定，可分别设定其流程的跳跃条件。例如当业务部门成员请假日数低于一天时，由于此时只需业务经理签字，所以可在路径20中进行该条件的设定，并在业务经理签字后直接准假予该成员。此外，当成员请假日数超过一定天数，且依据企业的规定需由总经理签字认可时，也可在路径20中进行设定，以在业务经理签字后送往总经理处进行审该。至于路径30则可进行请假单送往人事室归档的设定等。再者，路径912D中所包含的三个功能(也即收信、副本、工作)是显示当成员请假时，其电子邮件将被发送给其职务代理人的情形(为部门编号3000，角色为0号的成员)。至于变更或编辑路径的介面示意图，则可参阅图12的用户介面1002，其中区域1004是在图11的区域912中点选路径912D(也即1程序码)的情形。在区域1004中是显示路径912D的类别1004A、跳跃条件(也即当1004A成立时则跳至30)1004B、程序名称(目前设定为“Absent”)1004C、以及设计程序码1004D四个功能项目，然而本发明的系统可依据路径的内容，而在区域1004显示不同的编辑对话框。应注意的是，图11甚至图12所示的介面都可利用类似图9的对话框来进行输入，而且显示于图11的介面内容也可依据实际的应用而变更。
明显的，由于本发明中的所有软件模组都由元件化结构所构筑，而且元件之间的关连可以运用物件导向的方式进行设计，因此对系统开发人员而言，其可依据其需求来设计其电子文件系统所需的功能。此外，因为每个元件的功能都被明确定义下来，因此在往后引用时，可如软件IC般直接运用，而不需再重新编写程序码。另一方面，对于系统管理人员而言，因为元件都被明确的结构化，所以其可轻易地决定需使用或删除那些元件，对于系统维护甚至修改也相当便利。
综合以上所述，本发明所揭示的电子文件管理系统与方法，是运用元件化结构以架构出可以管理电子文件的系统与方法，且能提供具有极佳功能扩充性、以及使用上亲和性的电子文件管理系统与方法，对于系统开发厂商甚至是系统管理人员，都可轻易地依据客户或企业的需求，经由变更元件的架构来达成建构管理系统的目的。
权利要求
1.一种用以管理电子文件管理系统的服务器系统，其中该电子文件管理系统是运用结构化元件而进行构筑，其特征在于该服务器系统至少包含文件处理模组，与该电子文件管理系统的应用介面耦合，用以执行电子文件管理、搜寻、传递、格式转换中至少之一的操作；流程处理模组，与该应用介面耦合，用以显示电子表单供做用户介面、以及或处理由该电子表单所输入的流程控制管理指令；分散处理模组，与该应用介面耦合，用以平衡该电子文件系统所包含服务器之间的工作负担，及维持该服务器的数据一致性；及权限处理模组，与该应用介面以及该文件处理模组合，用以设定使用权限以及控制依据该使用权限控制该用户对文件的使用。
2.如权利要求1所述的服务器系统，其特征在于其中上述的流程控管指令包含产生企业组织架构、产生与编辑企业内部流程、或存取电子表单的指令。
3.如权利要求1所述的电子文件管理系统，其特征在于其中上述的文件处理模组至少包含静态文件基本元件，用以定义静态文件的基本功能；静态文件置放夹(Folder)元件，用以包含该静态文件基本元件所定义的该基本功能，且用以定义静态文件的置放夹路径；静态文件模版(Template)元件，用以包含该静态文件置放夹元件所定义的该功能，且用以定义静态文件所显示外观的功能；数据格式元件，用以包含该静态文件模版元件所定义的该功能，且用以定义静态文件由用户介面输入、输出数据的功能；及数据栏位(Field)元件，用以包含该数据格式元件所定义的该功能，且用以定义静态文件栏位的数据输出、输入、以及判断栏位输入的数据是否与该栏位属性相符的功能。
4.如权利要求3所述的服务器系统，其特征在于其中上述的文件处理模组更包含一静态文件栏位定义元件，用以包含该静态文件模版元件所定义的该功能，且包含静态文件模版中所有栏位的定义信息。
5.如权利要求1所述的服务器系统，其特征在于其中上述的文件处理模组更包含一静态文件索引元件，用以包含该静态文件模版元件所定义的该功能，且用以包含静态文件模版中所有栏位的索引。
6.如权利要求3所述的服务器系统，其特征在于其中上述的数据格式元件更包含一附加信息(Attachment)元件，用以包含该静态文件模版元件所定义的该功能，且用以处理与该静态文件相关的附件数据。
7.如权利要求3所述的服务器系统，其特征在于其中上述的数据格式元件包含一记录元件，该记录元件包含至少一个该数据栏位(Field)元件，用以包含该数据格式元件所定义的该功能，且用以定义静态文件栏位的数据输出、输入、以及判断栏位输入的数据是否与该栏位属性相符的功能。
8.如权利要求1所述的服务器系统，其特征在于其中上述的流程处理模组至少包含组织元件架构，用以架构该电子文件管理系统所架设的企业架构；及流程元件架构，适应于该组织元件架构，用以架构该企业的作业流程。
9.如权利要求8所述的服务器系统，其特征在于其中上述的组织元件架构至少包含组织基本元件，用以定义检查用户登入数据的功能；角色元件，用以包含该组织基本元件所定义的该检查功能，且用以定义该企业中部分成员所扮演的角色；部门元件，用以包含该组织基本元件所定义的该检查功能，且用以定义该企业所包含部门的操作功能；成员元件，用以包含该组织基本元件所定义的该检查功能，且用以定义该企业所属成员的操作功能；及别称(Alias)元件，用以包含该组织基本元件所定义的该检查功能，且用以定义该企业的成员别名的操作功能。
10.如权利要求9所述的服务器系统，其特征在于其中上述的别称元件更包含一代理人元件，用以包含该别称元件的功能，且用以定义该企业的成员代理人的操作功能。
11.如权利要求9所述的服务器系统，其特征在于其中上述的组织基本元件、角色元件、部门元件、成员元件、或别称元件与该权限处理模组耦合，用以依据该使用权限以控制该用户对文件的使用。
12.如权利要求8所述的服务器系统，其特征在于其中上述的流程元件架构至少包含流程基本元件，用以确认用户权限以决定是否可修改流程与设定流程名称的功能；程序元件，用以包含该流程基本元件的该确认功能，且用以定义流程的操作功能；及路径元件，用以包含该程序元件的该操作功能，且用以定义路径的操作功能。
13.如权利要求8所述的服务器系统，其特征在于其中上述的流程处理模组包含动态文件产生模组，用以产生依据流程进行而产生的动态文件，该动态文件产生模组至少包含动态文件基本元件，用以包含定义动态文件的产生、开启、删除的功能函数；动态文件内容元件，用以该动态文件基本元件所定义的该功能函数，以及用以包含定义动态文件所显示的外观的功能函数动态文件格式元件，用以包含该动态文件内容元件的该功能函数，以及用以提供包含栏位的输出、输入、以及判断用户在栏位所输入的数据是否与栏位属性相符的功能函数；及动态文件栏位元件，用以包含该动态文件内容元件的该功能函数，以及用以包含由用户介面输入、输出数据栏位内容的功能函数。
14.如权利要求13所述的服务器系统，其特征在于其中上述的动态文件产生模组包含待处理动态记录文件元件，用以该动态文件基本元件所定义的该功能函数，以及用以将所有待处理的动态文件进行记录、用以等候一流程引擎(Routing engine)的处理；及动态文件个人收件元件，用以该动态文件基本元件所定义的该功能函数，以及用以记录每个该动态文件目前的处理状态，且其该处理状态所记录的内容将随着操作流程的进行而变更。
15.如权利要求13所述的服务器系统，其特征在于其中上述的动态文件产生模组包含一动态文件附加意见元件，用以该动态文件内容元件所定义的该功能函数，以及用以处理储存流程进行时由与流程相关成员所附加的意见数据。
16.如权利要求所述的服务器系统，其特征在于其中上述的权限处理模组至少包含多个权限值，其中每个该权限值都被定义为不同的使用权限，且每个该权限值都包含所有使用权限较该权限值为低的该权限值所能执行功能。
17.如权利要求1所述的服务器系统，其特征在于其中上述的权限处理模组包含权限基本元件，用以提供定义权限与删除权限的功能函数；应用程序功能权限定义元件，包含该权限基本元件所提供的该定义权限与删除权限的功能函数，且包含用以读取应用程序名称、应用程序所包含的功能表(Menu)信息、应用程序所包含的功能名称、以及功能选项辨识码(Identification)中至少一个的功能函数；及成员操作权限定义元件，包含该应用程序功能权限定义元件所定义的该功能函数，且包含用以对该应用程序开放或取消所包含的各项功能的执行权限予该企业成员中至少一个的功能函数。
18.一种运用结构化元件而进行构筑的电子文件管理方法，其特征在于该电子文件管理方法至少包含下列步骤编辑一企业的组织架构；设定该企业所包含成员的权限信息；设定该企业所执行应用程序的功能权限信息，其中该企业所包含成员应对一应用程序具有不同的功能权限信息；及编辑该企业的作业流程。
19.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述编辑该企业组织架构的方法至少包含下列步骤设定该企业的部门(Department)信息，用以定义该企业所包含部门的操作功能；设定该企业的成员(Member)信息，用以定义该企业所包含成员所能操作的功能；设定该企业的角色(Role)信息，用以定义企业中的部分成员于该企业中所扮演的角色；及设定该企业的代理人(AliaS)信息，其中该企业所包含的每个成员可以被设定为其他成员的代理人，且该企业所包含的每个成员可至少包含一个代理人。
20.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述编辑该作业流程的方法至少包含下列步骤设定一流程(Flow)叫的名称，且用以设定用户权限以决定是否可修改或设定该流程；设定该流程所包含的程序(State)内容，且用以定义该流程的操作功能；及设定每个该程序所包含路径(Path)的功能。
21.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于更包含用以执行静态文件管理的方法至少包含下列步骤设定静态文件基本功能；设定该静态文件的置放夹路径；设定该静态文件所显示外观；设定该静态文件由用户介面输入或输出数据的功能；及设定该静态文件栏位的数据输出或输入及判断该静态文件栏位所输入的数据是否与该静态文件栏位的属性相符。
22.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于更包含用以执行动态文件管理的方法至少包含下列步骤设定动态文件的基本功能；设定该动态文件所显示的外观设定该动态文件所包含栏位的操作功能函数；及设定处理该动态文件所包含的附件数据的操作功能函数。
23.如权利要求22所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述的栏位操作功能函数至少包含栏位的输出、栏位的输入、以及判断用户在该栏位所输入的数据是否与该栏位属性相符中至少一个的功能函数。
24.如权利要求22所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述的栏位操作功能函数包含设定由该用户介面输入或输出数据栏位内容中至少一个的功能函数；及
25.如权利要求22所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述的动态文件管理方法包含一记录该动态文件处理状态的步骤。
26.如权利要求22所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述的动态文件管理方法包含动态文件处理流程记录方法至少包含依据操作流程目前的处理状态，用以变更流程记录的步骤。
27.如权利要求22所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述的成员权限信息至少包含多个权限值，其中每个该权限值都被定义为不同的使用权限，且每个该权限值都包含所有使用权限较该权限值为低的该权限值所能执行功能。
28.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于其中上述功能权限信息的设定方法至少包含下列步骤读取应用程序的基本信息，该基本信息包含该应用程序的名称、该应用程序所包含的功能表(Menu)信息、该应用程序所包含的功能名称、以及功能选项辨识码(Identification)及开放或取消该企业成员对该应用程序所包含该功能的执行权限。
29.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于更包含显示电子表单供做用户介面、以及处理由该电子表单所输入的流程控制管理指令的方法。
30.如权利要求18所述的电子文件管理方法，其特征在于更包含用以平衡架构该电子文件管理方法的电子文件系统所包含各服务器之间的工作负担，以及维持该服务器的数据一致性的方法。
31.一种可供电脑读取的记录媒体，储存用以管理电子文件管理系统的方法，其特征在于其中该电子文件管理系统是运用结构化元件而进行构筑，该电脑记录媒体至少包含文件处理模组，用以储存提供予该电子文件管理系统，以执行电子文件管理、搜寻、传递、格式转换的操作中至少一个的控制码；流程处理模组，用以储存提供予该电子文件管理系统，以执行显示电子表单供做用户介面、以及处理由该电子表单所输入的流程控管指令操作中至少一个的控制码；分散处理模组，用以储存提供予该电子文件管理系统，以执行平衡该电子文件系统所包含各服务器之间的工作负担、以及维持该服务器的数据一致性的操作中至少一个的控制码；及权限处理模组，用以储存提供予该电子文件管理系统，以执行设定使用权限以及控制依据该使用权限控制该用户对文件的使用。
32.如权利要求31所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的流程控制管理指令包含产生企业组织架构、产生与编辑企业内部流程、或存取电子表单的指令。
33.如权利要求31所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的文件处理模组至少包含静态文件基本元件模组，用以定义文件基本功能；静态文件置放夹(Folder)元件模组，用以包含该静态文件基本元件模组所定义的该基本功能，且用以定义静态文件的置放夹路径；静态文件模版(Template)元件模组，用以包含该静态文件置放夹元件模组所定义的该功能，且用以定义静态文件所显示外观的功能；数据格式元件，用以包含该静态文件模版元件模组所定义的该功能，且用以定义静态文件由用户介面输入、输出数据的功能；及数据栏位(Field)元件，用以包含该数据格式元件所定义的该功能，且用以定义静态文件栏位的数据输出、输入、以及判断该静态文件栏位所输入的数据是否与该静态文件栏位的属性相符的功能。
34.如权利要求33所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的文件处理模组更包含一静态文件栏位定义元件模组，用以包含该静态文件模版元件模组所定义的该功能，且包含静态文件模版中所有该静态文件栏位的定义信息。
35.如权利要求33所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的文件处理模组更包含一静态文件索引元件模组，用以包含该静态文件模版元件模组所定义的该功能，且用以包含静态文件模版模组中所有该静态文件栏位的索引。
36.如权利要求33所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的数据格式元件模组更包含一附加信息(Attachment)元件模组，用以包含该静态文件模版元件模组所定义的该功能，且用以处理与该静态文件相关的附件数据。
37.如权利要求31所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的流程处理模组至少包含组织元件架构模组，用以储存可架构该电子文件管理系统所架设企业架构的控制码；及流程元件架构模组，用以储存可架构该企业的作业流程的控制码。
38.如权利要求37所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的组织元件架构模组至少包含组织基本元件模组，用以定义检查用户登入数据的功能；角色元件模组，用以包含该组织基本元件模组所定义的该检查功能，且用以定义该企业中部分成员所扮演的角色；部门元件模组，用以包含该组织基本元件模组所定义的该检查功能，且用以定义该企业所包含部门的操作功能；成员元件模组，用以包含该组织基本元件模组所定义的该检查功能，且用以定义该企业所成员的操作功能；及别称(Alias)元件模组，用以包含该组织基本元件模组所定义的该检查功能，且用以定义该企业的成员别名的操作功能。
39.如权利要求38所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的别称元件模组更包含一代理人元件模组，用以包含该别称元件模组的功能，且用以定义该企业的成员代理人的操作功能。
40.如权利要求38所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的组织基本元件模组、角色元件模组、部门元件模组、成员元件模组、或别称元件模组与该权限处理模组耦合，用以依据该使用权限以控制该用户对文件的使用。
41.如权利要求37所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的流程元件架构模组至少包含流程基本元件模组，用以确认用户权限以决定是否可修改流程与设定该流程的名称；程序元件模组，用以包含该流程基本元件模组的该确认功能，且用以定义该流程的操作功能；及路径元件模组，用以包含该程序元件模组的该操作功能，且用以定义路径的操作功能。
42.如权利要求31所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的流程处理模组包含动态文件产生模组，用以产生依据流程进行而产生的动态文件，该动态文件产生模组至少包含动态文件基本元件，用以包含定义动态文件的产生、开启、删除的功能函数；动态文件内容元件，用以该动态文件基本元件所定义的该功能函数，以及用以包含定义动态文件所显示的外观的功能函数；动态文件格式元件，用以包含该动态文件内容元件的该功能函数，以及用以提供包含栏位的输出、输入、以及判断用户在栏位所输入的数据是否与栏位属性相符的功能函数；及动态文件栏位元件，用以包含该动态文件内容元件的该功能函数，以及用以包含由用户介面输入、输出数据栏位内容的功能函数。
43.如权利要求42所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的动态文件产生模组包含待处理动态记录文件元件，用以该动态文件基本元件所定义的该功能函数，以及用以将所有待处理的动态文件进行记录、用以等候一流程引擎(Routing engine)的处理；及动态文件个人收件元件，用以该动态文件基本元件所定义的该功能函数，以及用以记录每个该动态文件目前的处理状态，且其该处理状态所记录的内容将随着操作流程的进行而变更。
44.如权利要求42所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的动态文件产生模组包含一动态文件个人收件元件模组，用以包含该动态文件基本元件模组所定义的该功能函数，且用以定义依据操作流程目前的处理状态用以变更流程记录的功能函数。
45.如权利要求31所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的权限处理模组至少包含多个权限值，其中每个该权限值都被定义为不同的使用权限，且每个该权限值都包含所有使用权限较该权限值为低的该权限值所能执行功能。
46.如权利要求31所述的电脑记录媒体，其特征在于其中上述的权限处理模组包含权限基本元件模组，用以提供定义权限与删除权限的功能函数；应用程序功能权限定义元件模组，包含该权限基本元件模组所提供的该定义权限与删除权限的功能函数，且包含用以读取应用程序名称、应用程序所包含的功能表(Menu)信息、应用程序所包含的功能名称、以及功能选项辨识码(identification)中至少一者的功能函数；及成员操作权限定义元件模组，包含该应用程序功能权限定义元件模组所定义的该功能函数，且包含用以对该应用程序开放或取消所包含的各项功能的执行权限予该企业成员中至少一个的功能函数。
全文摘要
一种电子文件管理系统与方法,由应用处理与系统处理两个模组组成,应用处理模组包含在客户端电脑执行,并提供用户介面与该介面所需的相关支援等模组,该模组更可依实际应用而变更;系统处理模组包含文件处理、分散处理控制、权限控制、以及流程控制等四个软件模组,用户可用上述软件模组,在架构出所需的企业组织后,再架构出企业内部所需的作业流程。上述每个软件模组都以元件化结构来组成,而元件之间可运用继承、或提供产生另一元件的方式,提供元件之间的相互支援。
文档编号G06F9/46GK1367431SQ0110229
公开日2002年9月4日 申请日期2001年1月21日 优先权日2001年1月21日
发明者陆志强, 黄兆煦 申请人:实密科技股份有限公司