专利名称：档案管理系统和方法
技术领域：
本发明涉及档案管理领域，具体而言，涉及一种档案管理系统和方法。
背景技术：
随着计算机的日益发展，档案管理中逐步引进计算机管理技术，出现各种电子档案管理系统，并随着电子档案管理系统的不断发展，为了更好的做好文件与档案的无缝连接，在电子档案管理系统逐步出现了文档一体化管理。现在的文档一体化只是单纯的对办公流转过程产生的文件进行归档，此种一体化的缺点是归档范围较小，并且对文件的收集范围较为狭窄。针对相关技术中档案管理归档范围小的问题，目前尚未提出有效的解决方案。
发明内容
本发明的主要目的在于提供一种档案管理系统和方法，以解决档案管理归档范围小的问题。为了实现上述目的，根据本发明的另一方面，提供了一种档案管理系统。该系统包括接口模块，用于连接档案管理系统的外部业务系统，其中，外部业务系统用于产生待入档文件；档案形成模块，与接口模块相连接，用于接收外部业务系统产生的待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块，与档案形成模块相连接，用于存储档案。进一步地，接口模块还用于连接预设文件库，其中，预设文件库用于接收并存储用户输入的待入档文件；以及档案形成模块还用于接收预设文件库存储的待入档文件，并将待入档文件转换为档案。进一步地，档案形成模块包括文件管理单元，用于经由接口模块接收待入档文件；以及档案整编单元，用于对待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中， 档案包括待入档文件和档案信息，档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。进一步地，档案管理系统还包括档案服务平台，其中，档案服务平台包括信息接收单元，用于接收用户输入的档案查询信息，其中，档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；信息匹配单元，用于根据档案中的档案信息查询与档案查询信息匹配的档案； 以及档案显示单元，用于显示匹配的档案。进一步地，接口模块包括文件转换单元，用于将待入档文件的类型转换为XML文档类型。进一步地，外部业务系统包括自动化办公系统、合同管理系统、人力管理系统和 /或财务管理系统。为了实现上述目的，根据本发明的一个方面，提供了一种档案管理方法。该方法包括接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件；将待入档文件转换为档案；以及存储档案。进一步地，将待入档文件转换为档案包括对待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中，档案包括待入档文件和档案信息，档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。进一步地，该方法还包括接收用户输入的档案查询信息，其中，档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；根据档案中的档案信息查询与档案查询信息匹配的档案；以及显示匹配的档案。进一步地，在接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件之后，该方法还包括将待入档文件的类型转换为XML文档类型。通过本发明，采用包括以下部分的档案管理系统接口模块，用于连接档案管理系统的外部业务系统，其中，外部业务系统用于产生待入档文件；档案形成模块，用于接收待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块，用于存储档案，解决了档案管理归档范围小的问题，将归档范围扩大至档案管理系统外部的其他业务系统，进而达到了扩大归档范围的效果。
构成本申请的一部分的附图用来提供对本发明的进一步理解，本发明的示意性实施例及其说明用于解释本发明，并不构成对本发明的不当限定。在附图中图1是根据本发明实施例的档案管理系统组成框图；图2是根据本发明实施例的档案管理系统的架构图；图3是根据本发明实施例的档案业务工作流程图；图4是根据本发明实施例的档案管理系统主要数据流程图；以及图5是根据本发明实施例的档案管理方法流程图。
具体实施例方式需要说明的是，在不冲突的情况下，本申请中的实施例及实施例中的特征可以相互组合。下面将参考附图并结合实施例来详细说明本发明。图1是根据本发明实施例的档案管理系统组成框图，如图1所示，该系统10包括 接口模块11，用于连接档案管理系统10的外部业务系统30，其中，外部业务系统30用于产生待入档文件；档案形成模块13，与接口模块11相连接，用于接收外部业务系统30产生的待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块15，与档案形成模块13相连接，用于存储档案。在该实施例中，通过接口模块11，使得档案管理系统不止单纯的对办公流转过程产生的文件进行归档，接口模块11与多个外部业务系统30相连接，包括自动化办公系统、 合同管理系统、人力管理系统和/或财务管理系统等，使得文件的收集范围不断扩大，达到最大限度收集文件的功能。档案形成模块13通过接口模块11接收待入档文件并将其转换为档案。采用该实施例，在扩大归档范围的同时，还节省了人力资源及办公耗材资源。在人力资源方面一次录入，集中共享，避免了大量的重复劳动，提升工作效率。办公耗材方面 对于除却重大的、按规定要求必须纸质归档的剩余文件，完全可以实现直接电子归档，避免对于一些文件的从一个系统打印出来然后扫描之类的重复劳动，直接的提高档案管理员的工作效率。优选地，接口模块11还用于连接预设文件库50，其中，预设文件库50用于接收并存储用户输入的待入档文件；以及档案形成模块13还用于接收预设文件库50存储的待入档文件，并将待入档文件转换为档案。在该优选实施方式中，接口模块11同时连接预设文件库50，接收用户输入的待入档文件，在该文件库中，可以根据用户的要求设立的各种文件夹，存储待入档文件，使得档案管理系统10能够对用户已输入的文件进行收集录入。采用该优选实施方式，档案管理系统与所有产生有效性文件的系统连接，在最大范围内囊括了所有待入档的各类电子文件，并且能够利用预设文件库对系统未录入的文件进行补充，能够减少归档过程的漏项。为了使档案管理系统中存储统一格式的档案，并且使系统的对外接口标准化，优选地，系统提供标准归档接口，从而实现各类数据源头向档案系统的归档数据提交。接口模块中文件转换单元将待入档文件的类型转换为XML文档类型，然后将XML文档转入到档案
管理系统。通过编写通用的标准数据归档接口(即接口模块)，可以实现档案管理系统和OA、 合同管理、人力管理、财务管理、计划建设等系统的无缝集成。标准数据归档接口可以保持向后兼容，对于在后建立的业务系统，无须新开发接口程序，也无须修改现有接口代码，便可实现业务系统数据的归档。优选地，档案形成模块13包括文件管理单元，用于经由接口模块11接收待入档文件；以及档案整编单元，用于对待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中，档案包括待入档文件和档案信息，档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。文件是档案的源头，在该优选实施方式中，增加文件管理单元接收待入档文件，此时，文件管理单元可以起到暂时存放待入档文件的作用，同时，即使是不需要归档的文件资料也可以同时存放于该单元中，作为日常工作文件的存储平台，使用户对信息的读取不只局限于已归档的文件，数据读取范围逐步扩展到公司所有文件范围。从而能够加强文件的管理，使文件的利用覆盖面广，利用效率高，达到最大化的共享。优选地，档案管理系统10还包括档案服务平台17，其中，档案服务平台17包括 信息接收单元，用于接收用户输入的档案查询信息，其中，档案查询信息包括档案的名称、 归档时间以及编号；信息匹配单元，用于根据档案中的档案信息查询与档案查询信息匹配的档案；以及档案显示单元，用于显示匹配的档案。通过该优选实施方式，对录入的档案实现在线浏览，并且可以在档案服务平台17 设定保密级别，对高级用户开放权限，普通用户限制浏览权限，从而避免在借阅纸质文件过程中耗费的时间。图2是根据本发明实施例的档案管理系统的架构图，如图2所示，从档案系统角度分为档案管理系统及外部环境系统。外部环境系统包括基础支撑系统(网络平台、硬件平台、系统软件等)、外部业务系统(包括0A、PIP、LDAP/AD、数字化加工系统等)、企业门户系统等。档案管理系统包括档案管理平台、接口模块(图中未示出)以及数据存储系统(即数据存储模块)等三个部分。档案管理平台按照逻辑分层分为档案信息资源服务平台(即档案服务平台)、业务管理平台以及基础应用平台等结构。
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其中，业务管理平台包括文件管理单元；档案收集单元；收集整编单元(即档案整编单元)；数据管理单元；鉴定销毁单元；借阅管理单元；档案统计单元；档案编研单元； 年度项目管理单元；权限管理单元。其中，基础应用平台包括:Web报表引擎；格式转换服务；智能搜索引擎；缩略图； 流媒体服务；OCR服务；网站用户管理；基础组件平台。其中，数据存储系统包括系统库；目录库，用于存储档案的目录(包括档案归档时间、名称和编号等)；电子文件库；全文索引库；多媒体数据库；系统日志库，用于记录档案管理系统的操作、运行以及访问日志。图3是根据本发明实施例的档案业务工作流程图，如图3所示，从业务流程的角度，可将系统的整个业务工作分为标准接口、收集整理、档案管理、开发利用和档案信息资源服务五部分。其中，标准接口包括档案管理系统与其它业务系统间完成数据归档及查询利用的数据归档接口(即接口模块)；用户管理及认证接口 ；查询接口 ；以及审批流接口。档案管理系统的总体流程为首先，收集整理部分通过归档接口进行数据的收集， 和整理，在收集整理部分，首先进行文件管理和档案收集，然后对档案进行收集整编，其中， 年度项目管理和移交管理是对收集、整理、归档流程(即收集整编)的控制和管理；然后， 档案管理部分对收集整编之后的数据进行管理和维护(包括数据管理、辅助管理和鉴定销毁)；第三，各单位档案管理员可以对档案资源进行开发利用(包括借阅管理、档案统计和档案编研)；最后，以档案网站和信息查询利用的方式向档案利用者提供档案信息资源服务。图4是根据本发明实施例的档案管理系统主要数据流程图，如图4所示，图中的方框为档案管理业务，主要包括文件收集、整理、保管和开发利用，方框之间的箭头表示主要业务工作的流程，即主要流程为从收集、整理到档案保管和开发利用的业务流程。图中圆柱体为档案数据的逻辑库，主要包括文件库、中间库、整编库、档案库和编研库，各库之间的箭头表示档案数据的流向，其中从“中间库-整编库-档案库”的归档数据流程为主要数据流。中间库即预设文件库，可以为部门文件库。业务方框与档案数据库之间的箭头表示业务功能所针对的数据，例如收集录入功能针对中间库和整编库2个库进行操作，即在2个库的数据管理中都可以进行收集录入工作。图5是根据本发明实施例的档案管理方法流程图，如图5所示，该方法包括如下的步骤S102至步骤S108 步骤S102 接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件。步骤S104 将待入档文件的类型转换为XML文档类型。步骤S106 将待入档文件转换为档案。步骤S108:存储档案。通过该实施例，能够对档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件进行归档，扩大了归档范围。其中，通过步骤S104，能够使档案管理系统中的文档类型统一，便于后续开发和处理。优选地，将待入档文件转换为档案包括对待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中，档案包括待入档文件和档案信息，档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。采用该优选实施方式，在档案成型时，根据预设的档案信息对待入档文件进行归档，并且存储档案信息。优选地，该方法还包括接收用户输入的档案查询信息，其中，档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；根据档案中的档案信息查询与档案查询信息匹配的档案； 以及显示匹配的档案。采用该优选实施方式，能够将归档的档案对用户开放，用户输入档案信息后，显示出与其匹配的档案，方便档案借阅，节省行政资源。进一步，可通过设置查询权限，以使不同保密级档案对相适的用户开放。从以上的描述中，可以看出，本发明实现了如下技术效果将电子档案管理系统的归档范围扩大至需要立档的外部业务系统，从而使文件的收集范围不断扩大，以达到最大限度收集文件的目的，并且将文件的最初收集阶段与档案的成型阶段有效地结合在一起。显然，本领域的技术人员应该明白，上述的本发明的各模块或各步骤可以用通用的计算装置来实现，它们可以集中在单个的计算装置上，或者分布在多个计算装置所组成的网络上，可选地，它们可以用计算装置可执行的程序代码来实现，从而，可以将它们存储在存储装置中由计算装置来执行，或者将它们分别制作成各个集成电路模块，或者将它们中的多个模块或步骤制作成单个集成电路模块来实现。这样，本发明不限制于任何特定的硬件和软件结合。以上所述仅为本发明的优选实施例而已，并不用于限制本发明，对于本领域的技术人员来说，本发明可以有各种更改和变化。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。
权利要求
1.一种档案管理系统，其特征在于，包括接口模块，用于连接档案管理系统的外部业务系统，其中，所述外部业务系统用于产生待入档文件；档案形成模块，与所述接口模块相连接，用于接收所述外部业务系统产生的待入档文件，并将所述待入档文件转换为档案；以及数据存储模块，与所述档案形成模块相连接，用于存储所述档案。
2.根据权利要求1所述的档案管理系统，其特征在于，所述接口模块还用于连接预设文件库，其中，所述预设文件库用于接收并存储用户输入的待入档文件；以及所述档案形成模块还用于接收所述预设文件库存储的待入档文件，并将所述待入档文件转换为档案。
3.根据权利要求1或2所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案形成模块包括 文件管理单元，用于经由所述接口模块接收所述待入档文件；以及档案整编单元，用于对所述待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中， 所述档案包括待入档文件和档案信息，所述档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。
4.根据权利要求3所述的档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统还包括档案服务平台，其中，所述档案服务平台包括信息接收单元，用于接收用户输入的档案查询信息，其中，所述档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；信息匹配单元，用于根据档案中的档案信息查询与所述档案查询信息匹配的档案；以及档案显示单元，用于显示所述匹配的档案。
5.根据权利要求1所述的档案管理系统，其特征在于，所述接口模块包括 文件转换单元，用于将所述待入档文件的类型转换为XML文档类型。
6.根据权利要求1所述的档案管理系统，其特征在于，所述外部业务系统包括 自动化办公系统、合同管理系统、人力管理系统和/或财务管理系统。
7.一种档案管理方法，其特征在于，包括接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件； 将所述待入档文件转换为档案；以及存储所述档案。
8.根据权利要求7所述的档案管理方法，其特征在于，将所述待入档文件转换为档案包括对所述待入档文件按照预设的分类条件进行分类形成档案，其中，所述档案包括待入档文件和档案信息，所述档案信息包括档案名称、归档时间以及编号。
9.根据权利要求8所述的档案管理方法，其特征在于，还包括接收用户输入的档案查询信息，其中，所述档案查询信息包括档案的名称、归档时间以及编号；根据档案中的档案信息查询与所述档案查询信息匹配的档案；以及显示所述匹配的档案。
10.根据权利要求7所述的档案管理方法，其特征在于，在接收档案管理系统的外部业务系统产生的待入档文件之后，所述方法还包括 将所述待入档文件的类型转换为XML文档类型。
全文摘要
本发明公开了一种档案管理系统和方法。该系统包括接口模块，用于连接档案管理系统的外部业务系统，其中，外部业务系统产生待入档文件；档案形成模块，与接口模块相连接，用于接收外部业务系统产生的待入档文件，并将待入档文件转换为档案；以及数据存储模块，与档案形成模块相连接，用于存储档案。通过本发明，能够将档案管理系统的归档范围扩大至需要立档的外部业务系统，扩大了归档范围。
文档编号G06F17/30GK102368273SQ20111038840
公开日2012年3月7日 申请日期2011年11月29日 优先权日2011年11月29日
发明者郭树雄, 陈利峰 申请人:中国神华煤制油化工有限公司, 中国神华煤制油化工有限公司北京工程分公司, 神华集团有限责任公司