一种文件管理系统及方法与流程

本发明属于计算机技术领域，具体地涉及一种文件管理系统及方法。

背景技术：

现有的互联网办公系统或ERP或管理系统，实现了云空间或本地服务器的存储、下载、查阅、删除等功能，通过用户权限的分配，获得权限的用户可以对文件进行存储、下载、查阅、和删除功能。

对于符合质量管理体系或安全管理体系等体系管理规定要求的文件规定，需要有文件更改审批流程和文件更改生效记录等，但现有的互联网办公系统或ERP或管理系统，均未实现将文件在线更改和文件更改记录很好的同步实现。因为文件更改，直接通过研发管理系统或ERP系统的文件在线编辑功能将导致过多的开发成本，且不能很好看出更改流程记录和审批记录，故一般是通过专门的文档操作软件(例如Office或Wps等办公软件)来操作，更改好再上传到线上进行更替，对于管理体系上要求的保留文件更改记录，一般还需要再进行线上填写专门的记录，不严谨且过程繁琐。这样就造成了体系文件不能实现完全的线上办公，只实现了线上存储、查阅、下载文件的作用，对于体系文件中要求的持续改进、文件审批流程，还是使用线下审批，做好线下修改记录，再将更新的文件和记录上传到系统上。

技术实现要素：

为了解决上述问题，本发明提供一种文件管理系统及方法，解决目前文件管理体系中，不能实现体系文件的线上更改审批流程、文件更改记录、文件更改节点信息的存储、以及文件通过审批后对原存储文件处理的缺陷。

本发明采取的技术方案为：

一种文件管理系统，包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：

所述权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断，包括管理权限、普通权限和审批权限；

所述系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，还用于设置文件更改审批流程；

所述文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作，还用于供管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；所述文件更改模块用于供普通权限的用户提交文件更改申请，并在申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作；还用于供审批权限的用户对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批生成并存储该文件对应的更改记录。

所述更改记录包括文件更改申请信息、审批对象、审批结果和审批意见，审批结果包括审批通过和审批不通过，审批意见为审批者填写的通过或不通过的意见，便于管理层更好的掌握文件的历史更改情况。

一种文件管理方法，运行于所述的一种文件管理系统中，包括以下步骤：

用户登录后，用于进入权限判断模块执行对登录的用户进行权限判断的步骤；

当用户的权限为普通权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作或下载操作，或者是进入文件更改模块提交申请，并在文件更改申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作的步骤；

当用户的权限为管理权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作、下载操作、新增操作、修改操作或删除操作的步骤；

当用户的权限为审批权限时，用于进入文件更改模块对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批，根据审批结果生成并存储该文件对应的更改记录的步骤；

所述普通权限的用户进入文件更改模块提交文件更改申请的步骤包括：

用于判断文件更改模式的步骤；

当文件更改模式为新增时，用于添加新增文件信息和待增加文件后，选择审批对象提交申请的步骤；

当文件更改模式为修改时，用于添加修改文件信息和修改后的文件后，选择审批对象提交申请的步骤；

当文件更改模式为删除时，用于添加删除文件信息后，选择审批对象提交申请的步骤；

所述新增操作为将待增加文件存入文件存储模块；所述修改操作为用修改后文件替换原始文件；所述删除操作为根据删除文件信息删除待删除文件的步骤；所述查询操作为在文件存储模块中查询文件，所述下载操作为在文件存储模块中下载文件，其中被删除或被替换的文件不出现在文件存储模块，但作为文件历史版本仍存储在服务器，可以在文件更改模块中查询文件更改申请记录查询到。

所述新增文件信息包括新增文件编号、新增文件名称、新增原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，这样方便审批者了解新增文件的详细情况，提高了审批效率。

所述修改文件信息包括修改文件编号、修改文件名称、修改原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，这样方便审批者了解修改文件的详细情况，提高了审批效率。

所述删除文件信息包括删除文件编号、删除文件名称、删除原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，这样方便审批者了解删除文件的详细情况，提高了审批效率。

所述审批对象为预设的审批流程和对象，或者是用户手动选择的审批对象，可供用户按照实际情况选择，提升用户体验。

所述的审批对象不少于1个，并可以按先后顺序设置出审批先后流程，通过多层审批，体现了公司体系管理流程，也避免了审批者的误操作。

所述审批标签的内容为紧急或正常，所述生效日期为审批通过后立即生效或预设的生效日期，通过添加标签内容，可优先处理紧急类的更改申请，提高了使用的灵活性和管理效率。

系统自动检索判断用户填写的更改文件编号，若新增时，新增文件编号与文件存储模块的文件编号出现重复时，将提示报错并且用户不能提交；若修改或删除时，用户可以从系统内选择文件编号或自行填写文件编号后，系统自动关联到文件存储模块中的对应文件，供用户点击预览，方便用户填写时进一步确认文件更改所填内容无误。

采用上述技术方案，具有以下优点：

本发明提出的一种文件管理方法，将文件线上更改审批流程与文件存储进行关联，通过记录文件更改审批流程记录，反馈出体系文件的管理更新情况，通过将更改文件最后的审批结果自动关联到文件存储，实现文件在线的新增、更新、删除，真正将线下的体系文件管理，搬到线上，提高了管理效率。

附图说明

图1为本发明的系统流程图；

图2为本发明的系统框图；

图3为本发明中文件更改流程图。

具体实施方式

为了使本发明要解决的技术问题、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图及具体实施例进行详细描述，这里的描述不意味着对应于实施例中陈述的具体实例的所有主题都在权利要求中引用了。

从图1、图2可以看出，一种文件管理系统，包括权限判断模块、系统设置模块、文件存储模块和文件更改模块；其中：

所述权限判断模块用于对登录的用户进行权限判断，包括管理权限、普通权限和审批权限；

所述系统设置模块用于供管理权限的用户分配用户的权限，还用于设置文件更改审批流程；

所述文件存储模块用于供用户执行查询操作或下载操作，还用于供管理权限的用户执行文件新增操作、修改操作或删除操作；所述文件更改模块用于供普通权限的用户提交文件更改申请，并在申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作；还用于供审批权限的用户对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批生成并存储该文件对应的更改记录。

所述更改记录包括文件更改申请信息、审批对象、审批结果和审批意见，审批结果包括审批通过和审批不通过，审批意见为审批者填写的通过或不通过的意见。

一种文件管理方法，在一种文件管理系统上运行，包括以下步骤：

用户登录后，用于进入权限判断模块执行对登录的用户进行权限判断的步骤；

当用户的权限为普通权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作或下载操作，或者是进入文件更改模块提交文件更改申请，并在文件更改申请审批通过后执行文件新增操作、修改操作或删除操作的步骤；

当用户的权限为管理权限时，用于进入文件存储模块执行查询操作、下载操作、新增操作、修改操作或删除操作的步骤，一般是指软件管理员和体系文件管理员有权限可以在此进行新增、修改和删除体系文件；

当用户的权限为审批权限时，用于进入文件更改模块对普通权限的用户提交的文件更改申请进行审批，根据审批结果生成并存储该文件对应的更改记录的步骤，所述更改记录存储在文件更改模块中；

所述普通权限的用户进入文件更改模块提交申请的步骤包括：

用于判断文件更改模式的步骤；

当文件更改模式为新增时，用于添加新增文件信息和待增加文件后，选择审批对象提交申请的步骤，所述新增文件信息包括新增文件编号、新增文件名称、新增原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，其中所述新增文件编号为体系文件编号，若与系统内已存在的文件编号相同，则提交时执行报错操作；

当文件更改模式为修改时，用于添加修改文件信息和修改后的文件后，选择审批对象提交申请的步骤，所述修改文件信息包括修改文件编号、修改文件名称、修改原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，其中所述修改文件编号及名称可以在线查询或关联选择，供用户点击预览；

当文件更改模式为删除时，用于添加删除文件信息后，选择审批对象提交申请的步骤，所述删除文件信息包括删除文件编号、删除文件名称、删除原因、文件描述、审批标签、负责部门、申请人、生效日期，用于获得文件审批流程的审批结果的步骤，其中所述删除文件编号和名称可以在线查询或关联选择，供用户点击预览；

为了满足用户审批的灵活性和避免误操作，所述审批对象为预设的审批对象，或者是用户手动选择的审批对象，所述的审批对象不少于1个，可以按照公司管理流程设置审批对象和先后顺序，所述审批标签的内容为紧急或正常，所述新增文件、修改文件、删除文件信息中的生效日期为审批通过后立即生效或预设的生效日期；

所述新增操作为将待增加文件存入文件存储模块，新增文件将出现在文件存储模块的文件列表中，在预设的生效时间上公示出来，供具备权限的用户查阅、下载、打印(即生效)；

所述修改操作为用修改后文件替换原始文件，在达到预设的生效时间后，新文件将覆盖原文件，原文件删除，新文件出现在文件存储模块的文件列表中，供具备权限的用户查阅、下载、打印(即生效)；

所述删除操作为根据删除文件信息删除待删除文件的步骤，根据用户申请时填写的文件编号和文件名称，系统检索定位到该文件，并在生效日期时将该文件删除，作为失效文件，不再出现在文件存储模块的文件列表中；

所述查询操作为在文件存储模块中查询文件，所述下载操作为在文件存储模块中下载文件，其中被删除或被替换的文件不出现在文件存储模块，但作为文件历史版本仍存储在服务器，可以在文件更改模块中查询文件更改申请记录查询到。

从图3可以看出，文件更改模块内的操作包含4个步骤；首先按照新增、修改、删除三种文件更改类型，填写文件更改申请内容，然后选择审批流程；其次审批流程按照预设的审批流程或是申请人员自主选择的审批对象进行审批；然后对申请的文件进行审批，无论是同意审批或是不同意审批，该文件更改申请及审批记录都将作为一条文件更改记录，存档在文件更改模块中；最后当文件更改申请获得最终通过后，会对照其申请类型对应处理，并更新到文件存储模块中，文件存储模块将出现新增或更新后的文件，申请删除的文件将作为失效文件，不再出现在文件存储模块的文件列表中。

通过本发明方法，所有文件的处理，不需要另外纸质打印。例如原来的文件更改审批手续，需要申请人纸质填写理由，并把需要修改的文件打印好，找各个部门的审批人签字，审批通过后再上传到电脑，供用户查阅下载使用；现在使用本发明方法后，文件的更改审批，将在线上实现，节省了纸张浪费，提高了办公效率，并且文件的更改将自动与对应文件管理，不需要人工再去检索更换；此外文件的更改记录也将长久的保管，并关联到每份文件下，用户可以根据需要，查询一段时间内所有文件的更改记录，也可以查询某个文件的历史更改记录(历史版本、更改原因、更改部门、申请者和审批者等)，适合管理者对体系管理的整体把握。

优选的实施例，本发明可以应用在一种航运船舶文件管理系统，里面包含了航运公司或船舶管理公司的安全管理体系功能，原基础拥有的体系文件管理功能有：体系文件的存储，并根据用户权限，对体系文件拥有查阅、编辑和删除功能。通过此发明，在体系文件管理功能内，增加了体系文件更改模块，各主办部门可以对自己职责范围内的文件进行更新，但需要经过体系办的领导审批通过后才能实施。各主办部门(用户A)填写文件更改申请，选择文件更改申请类型(新增、修改或删除)，填写申请原因，以及文件编号、文件名称、申请标签(紧急或正常)、生效日期或失效日期等必要内容，附上最新的文件，最后提交申请。如果是新增类型，则需要填写新的文件编号和名称(若与系统内现有文件的编号相同，则提交时会出现报错)，上传新的文件后，提交申请。如果是修改类型，则可以直接选择系统内现有的文件编号和文件名称，然后上传修改后的文件，提交申请。如果是删除类型，则直接选择系统内现有的文件编号和文件名称，然后提交申请。提交申请后，该申请将自动显示到拥有审批权限的用户(用户B，可以多个)的办公界面上，用户B经查阅审核后，给予意见，若不同意，则原来文件均不变化，该文件更改申请将作为一项纪录自动存储到系统内。若同意，则原来的文件对应发生变化(新增、更换或删除)，该文件更改记录也将作为一项纪录自动存储到系统的更改模块内。所有用户将对应自己的权限，使用到最新的体系文件列表，并查看文件更改记录。这样不需要线下再走文件修改申请手续，满足安全管理体系规定要求。

本发明的工作原理为：用户登录后，依照权限进入到文件存储模块或是文件更改模块中，普通权限和管理权限均可进入文件存储模块进行文件的查询或下载；需要对文件更改时，管理员用户，可直接进行文件的新增、修改、删除；普通用户则需要进入文件更改模块，按照申请的新增、修改、删除三种类型填写文件更改申请文件，选择审批流程，等待审批，无论提交申请是通过还是不通过，该文件更改申请及审批记录都将作为一条文件更改记录，存档在文件更改模块中；当审批结果为通过时，会对应处理原申请文件，并更新到文件存储模块中，文件存储模块将出现新增或更新后的文件，申请删除的文件将作为失效文件，不再出现在文件存储模块的文件列表中。

其中所述新增类型为：原体系文件中没有类似管理文件，用户需要新增一份体系文件；所述修改类型为：原体系文件因部分或全部内容不满足要求，需要使用新的文件进行替换；所述删除类型为：原体系文件已经过时，完全不满足需求，需要删除；

最后需要说明的是，上述描述为本发明的优选实施例，此类文件更改流程可以适用于各类体系管理，例如安全管理体系、质量管理体系、环境管理体系、能源管理体系等体系管理中的文件管理。本领域的普通技术人员在本发明的启示下，在不违背本发明宗旨及权利要求的前提下，可以做出多种类似的表示，可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分或者全部技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明各实施例技术方案的范围，这样的变换均落入本发明的保护范围之内。