一种基于可视化软件系统的工程技术档案查找与归档方法与流程

本发明涉及一种基于可视化软件系统的工程技术档案查找与归档方法，属于工程技术档案处理技术领域。

背景技术：

目前，大多数办公室中的工程技术档案管理（包括每一工程项目的图纸、说明书等）方式主要采用人工管理模式，包括档案入库、整理、保管、查找、借出与归还等，都以手工为主，管理不是很科学、工作效率低，虽然档案信息化有了一定的基础，但与电子档案管理差距还很大。

在工作中需要手工检索档案信息时，一般工作人员的检索流程一般为：根据以往个人记忆及经验，缩小范围查找，若找不到，则逐个档案柜逐行依次查找资料；档案资料使用完毕后，由于未记录档案存放位置，导致无法恢复原位，随意乱放。这种资料查找方式耗费大量时间、且极易查找不全；潜在增加了他人下次档案资料查找的难度。越来越多的纸质档案资料使得在手工管理模式下工作的工作人员普遍感觉“力不从心”，迫切需要一种对档案资料进行系统、全面、高效的电子化管理的方法。

技术实现要素：

本发明的目的是提供一种基于可视化软件系统的工程技术档案查找与归档方法，只需输入关键词，便可迅速查找所需档案位置，快速、准确、全面，恢复容易，无需事先手工记录文档位置；充分利用了计算机系统优异的计算性能和友好的可视化图形界面，提高了档案查找的速度、准确性和全面性，缩短了档案查找的时间，提高了档案资料的可维护性，避免了由于图纸、说明书等档案资料携带不全导致现场工作无法进行的情况，工作效率明显提高，解决背景技术存在的上述问题。

本发明的技术方案是：

一种基于可视化软件系统的工程技术档案查找与归档方法，步骤如下：

步骤1：计算机内置可视化软件系统；

步骤2：将档案柜中的工程技术档案资料有序摆放，将工程技术档案资料的位置数据、工程技术档案的内容数据录入软件数据库；所述的工程技术档案的内容数据，包括：每一个工程项目的名称、图纸数量和说明书摘要；

步骤3：在计算机输入要查找工程技术档案资料的关键词，若找到相应内容，则以红字显示所需资料，并按可视化档案位置拿取工程技术档案；若未查到，则弹出“未找到所需档案”警告弹窗；所述关键词的数量为一个或多个；

步骤4：将工程技术档案资料放入档案柜归档时，输入之前查找工程技术档案资料的关键词，红色标记的档案即为需要恢复的工程技术档案，按照可视化档案位置，将用完的工程技术档案资料恢复原位。

所述可视化软件系统，为公知公用的系统，根据人机友好化、可视化、所见即所得的设计思路，利用相应编程工具编写软件，能够方便地录入、修改、保存、查找工程技术档案资料的实际摆放位置。档案柜中的工程技术档案资料根据约定规则有序摆放。

本发明的有益效果是：充分利用了计算机系统优异的计算性能和友好的可视化图形界面，提高了工程技术档案查找的速度、准确性和全面性，缩短了工程技术档案查找的时间，提高了工程技术档案资料的可维护性。只需输入关键词，便可迅速查找所需工程技术档案的位置，快速、准确、全面，恢复容易，无需事先手工记录工程技术档案资料位置，工作效率明显提高。

附图说明

图1为本发明工程技术档案查找软件界面示意图；

图2为本发明单关键词工程技术档案查找示意图；

图3为本发明单关键词工程技术档案查找结果展示图；

图4为本发明多关键词工程技术档案查找示意图；

图5为本发明多单关键词工程技术档案查找结果展示图；

图6为本发明多关键词工程技术档案查找未找到情况下的弹窗示意图。

具体实施方式

下面结合附图和实施例对本发明做进一步的说明：

一种基于可视化软件系统的工程技术档案查找与归档方法，步骤如下：

步骤1：计算机内置可视化软件系统；

步骤2：将档案柜中的工程技术档案资料有序摆放，将工程技术档案资料的位置数据、工程技术档案的内容数据录入软件数据库；所述的工程技术档案的内容数据，包括：每一个工程项目的名称、图纸数量和说明书摘要；

步骤3：在计算机输入要查找工程技术档案资料的关键词，若找到相应内容，则以红字显示所需资料，并按可视化档案位置拿取工程技术档案；若未查到，则弹出“未找到所需档案”警告弹窗；所述关键词的数量为一个或多个；

步骤4：将工程技术档案资料放入档案柜归档时，输入之前查找工程技术档案资料的关键词，红色标记的档案即为需要恢复的工程技术档案，按照可视化档案位置，将用完的工程技术档案资料恢复原位。

所述可视化软件系统，为公知公用的系统，根据人机友好化、可视化、所见即所得的设计思路，利用相应编程工具编写软件，能够方便地录入、修改、保存、查找工程技术档案资料的实际摆放位置。档案柜中的工程技术档案资料根据约定规则有序摆放。

在实施例中，附图1所示即为工程技术档案查找软件界面示意图。在实际应用中，依照各个档案柜中工程技术档案资料的实际摆放位置，将工程技术档案名称填入软件图形界面数据库中。附图1中为5个4行结构的档案柜，每行最多摆放16个工程技术档案，可根据实际情况调整。

附图2所示为单关键词查找的界面图，在关键词1的输入框中输入“车轴山”，并按下“查找”按钮，即可找到档案柜中所有名称包含“车轴山”的工程技术档案资料。在工程技术档案资料用完后归档时按照同样的方法输入关键词，即可得知需要将工程技术档案资料放回档案柜的具体位置。

附图3即为单关键词档案查找结果展示，所有包含“车轴山”关键词的工程技术档案资料都已被标红，按照软件图形界面中标红档案的位置即可方便地在档案柜中找到所需的工程技术档案资料。

附图4所示为多关键词查找的界面图，在关键词1的输入框中输入“车轴山”，在关键词2的输入框中输入“母差”，在关键词3的输入框中输入“二次”，并按下“查找”按钮，即可找到档案柜中所有名称同时包含“车轴山”、“母差”及“二次”关键词的工程技术档案资料。在工程技术档案资料用完后归档时按照同样的方法输入所有关键词，即可得知需要将工程技术档案资料放回档案柜的具体位置。

附图5即为多关键词工程技术档案查找结果展示，所有同时包含“车轴山”、“母差”及“二次”关键词的工程技术档案资料都已被标红，按照软件图形界面中标红档案的位置即可方便地在档案柜中找到所需的工程技术档案资料。

附图6为多关键词工程技术档案查找未找到情况下的弹窗示意图，由于档案柜中没有同时包含“南化”、“主变”及“图纸”关键词的工程技术档案资料，将弹出“没有找到南化-主变-图纸相关档案资料”警告框，提示查找人员档案柜中没有所需资料，免去了工作人员花费大量的时间去查找档案柜中不存在的档案。

表1所示为查找单一文档传统方法与本方法时间对比（随机抽取档案柜中的一个文档），有表中结果可知，查找单一文档资料时，应用可视化软件系统的档案查找方法查找时间仅为传统人工查找方法的四分之一，大大提高了查找效率。

表2所示为多文档查找传统方法与本方法时间对比（关键词：主变，共12个档案），由表中结果可知，当需要查找的文档不止一个时，应用可视化软件系统的档案查找方法的查找效率提升更为显著，效率几乎为传统查找方法的7-8倍，并且还能有效避免查找错、漏的情况发生。同时档案复归原位时间也比传统手工记录方法效率提高了4倍左右。

表3所示为查找及确认不存在的文档资料所需时间对比。由表中结果可知，当档案柜中不存在所需要的档案资料时，传统人工查找方法需要多次遍历所有档案柜才能确认找不到档案，而应用可视化软件系统的档案查找方法在几秒之内即可确认所需档案不存在，效率提升近20倍。