一种数据库自动生成会计凭证的方法与流程

文档序号:13935012
一种数据库自动生成会计凭证的方法与流程

本发明涉及计算机领域,具体涉及一种将原始凭证单转换为电子形式,再通过数据库自动处理电子信息从而快速、准确生成会计凭证的方法、系统。



背景技术:

目前财务软件都是基于人工识别分析原始单据,对原始单据的经济类型、费用类型、支付方式、结算方式等会计原理进行判断,再根据相关会计法律法规(个人判断)做出相应的会计分录以及会计处理的方法。首先,这种方法耗时太过且容易出错,人工录入信息时出现错机率高,还不容易发现错误;其次,由于财务人员对会计科目理解不同,同一原始凭证会计处理方式不同,同一数据放入不同会计科目,导致会计报表、会计含义等会计资料的不同体现及不同意义。企业财务岗位一旦更换会计,就会导致会计资料出现不同体现及不同意义的问题。



技术实现要素:

有鉴于此,本发明的主要目的在于提供一种将原始凭证单转换为电子形式,再根据相关会计法律法规规定下进行数据库自动分析运算,从而快速、准确生成会计凭证的方法。

采用本方法,财务人员每天只需要花费几分钟时间便可完成以往需要花费一天甚至几天的会计处理工作,缩减了在会计处理上的时间,降低了会计数据录入、会计分录处理的错误率。同时,使每一家公司的会计处理方法保持一致,且不会因为任何原因导致其会计处理方法发生任何改变,从而使会计处理方法得到了统一,所有会计账簿以及会计资料中的科目名称不会受到任何改变。例如应收款中二级科目无论怎样多,都不会重复,后期核销工作量很小。这样,会计处理方法得到统一,相关部门的统计调查也更容易方便。

本发明原理在于将每张原始单据均视为一个电子信息,每个电子信息包含主要内容如:品名、时间、地址、经办人、金额等,利用电子形式提取内容将其转换为电子信息后与系统数据库关联,再由数据库根据分析、运算得出完整的会计分录,最后自动生成会计凭证。

本发明根据主要经济业务类型来确定借贷方向,如:银行存款收则是借方包含银行存款,银行付则是贷方包含银行存款,现金收则是借方包含现金,现金付则是贷方包含现金,对应科目就在相反方向体现。对应科目及金额则是根据数据库分析运算电子信息后得出,再根据电子信息中其他内容得出含日期、摘要、附件张数的完整会计分录。

对于往来款项的处理:则根据不同企业名,不同人名由系统自动设立明细科目。根据会计相关法律法规所规定的会计处理方法等原理,计算机数据库自行分析判断生成会计分录,最后导入生成记账凭证。

对于费用处理:在软件初始化中手工录入员工资料,将员工姓名、部门、身份信息、职位等信息录入系统,每月定时更新。数据库运算时根据会计相关法律法规所规定的会计处理方法等原理来确定费用归属。如销售部门人员在销售过程中发生的费用归为销售费用大类,管理人员购进办公耗材用于管理部门的费用则归为管理费用大类。

最后由主管会计审核凭证,凭证审核一经通过则可自动结转期末损益生成凭证、会计报表等。

附图说明

图1是数据库自动生成会计凭证的方法流程图。

图2是系统提示借贷不平预警图。

图3是系统提示差额方向图。

具体实施方式

如图1所示根据以下流程,自动生成凭证的方法。

步骤101,用户手工选择主要经济业务类型,具体为现金收、现金付、银行存款收、银行存款付及其他。该选择只作为确定经济业务支付或者来源渠道的方式,不作为任一种凭证类型。选择该模块后,出现借贷不平,优先计入往来科目中,可人工修改相关数据。

步骤102,通过电子形式提取原始凭证单据内容,并将内容生成电子信息导入数据库。该电子信息至少包括发生金额、业务日期及 业务内容。

步骤103,数据库自动分析业务内容并进行运算,判断借贷是否相等。

如借贷方向相等进入步骤104数据库后再一次进行分析运算,判断其逻辑性是否准确。若准确则直接跳入步骤105生成会计分录并导入系统生成记账凭证;若不准确,则进入步骤106系统优先将差额数放于往来科目生成会计分录,并预警错误信息,提示是否添加新的原始凭证(图2所示),若选择添加则回到步骤102添加新的电子单据,若选择不添加则选择步骤107手工修改系统已生成的分录信息或选择步骤108选择系统自动运算出的分录进而导入系统生成记账凭证。

若借贷方向不相等,则进入步骤106,系统优先将差额数放于往来科目生成会计分录,并预警错误信息,提示是否添加新的原始凭证(图2所示),若选择添加则回到步骤102添加新的电子单据,若选择不添加则可选择步骤107手工修改系统已生成的分录信息,也可选择步骤108选择系统自动运算出的分录进而导入系统生成记账凭证。

为更清晰的说明数据库自动生成会计凭证的方法、系统现列举实例进行说明。

实施例一:

步骤101用户手工选择业务类型为现金收。通过步骤102电子形式提取原始凭证单据内容为2016年10月21日向XXX公司开具增值税专用发票一张,销售产品10000元,应交增值税1700元的增值税专用发票一张。步骤103、步骤104、步骤105系统自动分析运算生成会计分录如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:现金 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 10000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 1700

步骤209根据以上会计分录导入系统生成记账凭证如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:现金 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 10000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 1700。

实施例二:

步骤101用户手工选择业务类型为银行存款收。通过步骤102电子形式提取原始凭证单据内容为2016年10月21日向XXX公司开具增值税专用发票一张,销售产品20000元,应交增值税3400元的,2016年10月21日银行进账单一张XXX公司转入款11700元。步骤103系统分析运算出现逻辑不吻合情况,步骤106系统优先将差额数放于往来科目生成会计分录,并预警错误信息借贷不平衡,提示是否添加新的原始凭证;

如果用户选择是,步骤102添加新的原始单据内容为2016年10月22日银行进账单XXX公司转入款11700元;

步骤103、步骤104、步骤105系统自动分析运算生成会计分录如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:银行存款 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-22 借:银行存款 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 20000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 3400

步骤109根据以上会计分录导入系统生成记账凭证如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:银行存款 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-22 借:银行存款 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 20000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 3400

如果用户选择否,则步骤107用户可在分录中进行手工修改(如图3),按照修改后的分录步骤109导入系统生成记账凭证;

如果用户选择否,也可直接选择步骤208系统自动生成会计分录如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:银行存款 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:应收账款——XXX公司 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 20000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 3400

步骤109根据以上会计分录导入系统生成记账凭证如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:银行存款 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:应收账款——XXX公司 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 20000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 3400

实施例三

步骤101用户手工选择业务类型为其他。通过步骤102电子形式提取原始凭证单据内容为2016年10月21日向XXX公司开具增值税专用发票一张,销售产品10000元,应交增值税1700元的增值税专用发票一张;

通过步骤103、步骤104、步骤105系统自动分析运算生成会计分录如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:应收账款——XXX公司 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 10000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 1700

步骤109根据以上会计分录导入系统生成记账凭证如下:

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 借:应收账款——XXX公司 11700

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:主营业务收入 10000

摘要:收销售款——XXX公司 2016-10-21 贷:应交税费-应交增值税(销项税额) 1700。

以上对本发明所提供的数据库自动生成会计凭证的方法进行了介绍,通过所举例子对本发明的使用方法、系统进行了详细阐释。使用本发明,企业会计将大大提高单据处理效率,减少费用报销时间,减轻制单工作量,准确生成会计凭证,快速、准确反映生产、经营情况,降低财务成本和企业生产、经营成本。

本发明对于本领域的技术人员来说,可根据以上描述的方法和构思做出改变和变形,且这此改变和变形均属于本发明的保护范围。

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